Bài giảng Quản lý dự án IT - Chương 5: Kiểm soát dự án

Chia sẻ: Van Tuyen | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:36

Thêm vào BST

Báo xấu

113
lượt xem 18
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Nội dung Bài giảng Quản lý dự án IT - Chương 5: Kiểm soát dự án giúp các bạn hiểu rõ sự cần thiết của việc kiểm soát dự án, quy trình kiểm soát dự án, kiểm soát chi phí dự án theo phương pháp truyền thống và giá trị làm ra.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Quản lý dự án IT - Chương 5: Kiểm soát dự án

KIEÅM SOAÙT DÖÏ AÙN 1
NOÄI DUNG Söï caàn thieát cuûa vieäc kieåm soaùt döï aùn Quy trình kieåm soaùt döï aùn Kieåm soaùt chi phí döï aùn theo phöông phaùp truyeàn thoáng vaø giaù trò laøm ra 2
THAÛO LUAÄN Anh/ Chò haõy chia seû nhöõng kinh nghieäm ñeå cho thaáy söï caàn thieát cuûa vieäc kieåm soaùt döï aùn? 3
SÖÏ CAÀN THIEÁT CUÛA VIEÄC KIEÅM SOAÙT DÖÏ AÙN Ñaûm baûo döï aùn ñaït ñöôïc muïc tieâu ñeà ra Thaáy sôùm nhöõng vaán ñeà naûy sinh ñeà coù theå coù nhöõng haønh ñoäng xöû lyù chuùng Trao ñoåi thoâng tin vôùi caùc neân lieân quan cuûa DA Khuyeán khích nhaân vieân, taùi khaúng ñònh cam keát vaøo muïc tieâu DA Ruùt ra baøi hoïc kinh nghieäm cho nhöõng döï aùn khaùc (hieän taïi vaø töông lai) 4
SÖÏ CAÀN THIEÁT CUÛA VIEÄC KIEÅM SOAÙT DÖÏ AÙN % hoaøn thaønh Khoâng ñuùng thôøi haïn Coâng vieäc ñöôïc 100% hoaïch ñònh 80% Tieán trieån 60% ñöôïc baùo caùo Tieán trieån ñaït ñöôïc 40% 20% 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Thôøi gian 5
QUY TRÌNH KIEÅM SOAÙT VAØ ÑAÙNH GIAÙ DÖÏ AÙN Baét ñaàu Coâng boá keá hoaïch ñaàu tieân Thu thaäp thoâng tin veà döï aùn Coâng boá keá hoaïch hieäu chænh So saùnh tieán trieån vaø muïc tieâu Khoâng Thöïc hieän haønh Thoûa maõn? ñoäng hieäu chænh Coù Khoâng Döï aùn ñöôïc hoaøn thaønh? Coù Keát thuùc döï aùn Ñaùnh giaù döï aùn Keát luaän Keát thuùc 6
CHUÙNG TA KIEÅM SOAÙT CHO AI? Chuùng ta kieåm soaùt cho ai?  Chính Ban QLDA  Cô quan thöïc hieän (chuû döï aùn)  UBND vaø caùc boä phaän chöùc naêng lieân quan  Boä chuû quaûn, Boä ñaàu tö, vaø caùc cô quan coù lieân quan trong Chính phuû  Caùc nhaø taøi trôï  Tö vaán - Nhaø thaàu - Nhaø cung caáp  Caùc cô quan truyeàn thoâng, toå chöùc xaõ hoäi, nhaân daân ñòa phöông,.. Hoï caàn bieát ñieàu gì? Vaø vì muïc ñích gì? Vaø thöôøng xuyeân nhö theá naøo? Chuùng ta cung caáp nhöõng thoâng tin ñöôïc giaùm saùt döôùi daïng naøo? 7
THU THAÄP THOÂNG TIN Khoái löôïng coâng vieäc ñaõ hoaøn thaønh, chaát löôïng coâng trình Thôøi gian vaø nguoàn löïc ñaõ söû duïng Ruûi ro laøm döï aùn khoâng ñuùng theo keá hoaïch  Treã tieán ñoä  Vöôït chi phí  Nguoàn löïc thay ñoåi Nhöõng khoù khaên coù theå xaûy ra 8
THU THAÄP THOÂNG TIN BAÛNG THÔØI GIAN Nhaân vieân: John Smith Ngaøy baùo caùo haøng tuaàn (cuoái tuaàn): 26/03/99 Soá giôø laøm vieäc cuûa caùc coâng taùc ñöôïc phaân coâng theo keá hoaïch Döï aùn MS Moâ taû Soá % Ngaøy hoaøn Ngaøy hoaøn c.vieäc giôø/ hoaøn thaønh theo thaønh döï tuaàn thaønh keá hoaïch baùo P21 A243 Maõ hoùa module A3 12 30 24/4/99 24/4/99 P34 B771 Soaïn thaûo taøi lieäu 20 90 1/4/99 29/3/99 Toång soá giôø 32 Soá giôø laøm vieäc cuûa caùc coâng taùc khoâng phaân coâng theo keá hoaïch MS coâng vieäc Moâ taû Soá giôø/ tuaàn Ñöôïc ñeà nghò bôûi Z99 Thieát keá module X 8 Giaùm ñoác döï aùn Toång soá giôø 8 9
THU THAÄP THOÂNG TIN Bieåu maãu xaùc ñònh ruûi ro Soá hieäu döï aùn:______ Soá hieäu ruûi ro: ______ Ngaøy: _____________ Khaû naêng xaûy ra Thôøi gian Möùc aûnh höôûng Coù khaû naêng (p > 50%)  Gaàn  Nghieâm troïng  Ít coù khaû naêng (p < 50%)  Xa  Ñaùng keå  Khoâng ñaùng keå  Phaùt bieåu ruûi ro AÛnh höôûng tieàm aån Ñeà xuaát giaûi quyeát caùc ruûi ro 10
LYÙ DO D.A KHOÂNG ÑUÙNG KEÁ HOAÏCH TREÃ TIEÁN ÑOÄ  Thôøi tieát xaáu  Thieát bò hö hoûng  Thieáu voán  Khan hieám nguyeân vaät lieäu  Öôùc tính thôøi gian quaù ngaén  Caùc coâng vieäc bò cheånh maûng 11
LYÙ DO D.A KHOÂNG ÑUÙNG KEÁ HOAÏCH VÖÔÏT CHI PHÍ  Vöôït quaù thôøi gian  Söû duïng nhieàu nhaân löïc hôn  Söû duïng nhieàu thieát bò hôn  Chi phí nhaân löïc cao hôn  Chi phí nguyeân vaät lieäu cao hôn  Caùc coâng vieäc bò cheånh maûng 12
LYÙ DO D.A KHOÂNG ÑUÙNG KEÁ HOAÏCH NGUOÀN LÖÏC THAY ÑOÅI  Thieát bò hö hoûng  Nhaân vieân bò beänh  Nhaân vieân nghæ vieäc  Chi phí nhaân löïc cao hôn  Öôùc tính nguoàn löïc quaù thaáp 13
SO SAÙNH TIEÁN TRIEÅN VAØ MUÏC TIEÂU Yeâu caàu kyõ thuaät: giöõa yeâu caàu kyõ thuaät ñöa ra vôùi thöïc teá ñaït ñöôïc Tieán ñoä döï aùn: giöõa thôøi gian döï kieán vôùi thôøi gian thöïc teá Chi phí thöïc hieän: giöõa chi phí, ngaân saùch theo döï truø vôùi chi tieâu thöïc teá  Kieåm soaùt chi phí döï aùn theo truyeàn thoáng  Kieåm soaùt chi phí döï aùn theo giaù trò laøm ra (keát hôïp thôøi gianvaø chi phí) 14
THAÛO LUAÄN Anh/ chò ñöôïc phaân coâng nhieäm vuï xaây döïng heä thoáng kieåm soaùt cho döï aùn (ñaõ neâu ôû phaàn tröôùc). Haõy thaûo luaän caùc khía caïnh sau ñaây:  Thoâng soá naøo neân ñöôïc duøng ñeå ño löôøng keát quaû?  Caùc caùch naøo ñeå thu thaäp döõ lieäu thích hôïp cho vieâc ñaùnh giaù tình traïng hieän taïi cuûa döï aùn?  Caùc döõ lieäu naøo ñöôïc choïn ñeå ñaùnh giaù döï aùn?  Döõ lieäu neân ñöôïc phaân tích nhö theá naøo?  Caùc keát quaû ñöôïc baùo caùo nhö theá naøo? 15
ÑAÙNH GIAÙ DÖÏ AÙN Ñaùnh giaù döï aùn laø quaù trình nhaän ñònh veà döï aùn moät caùch heä thoáng vaø khaùch quan:  Vieäc thöïc hieän döï aùn treân toång theå  Tính hieäu quaû vaø tính hôïp lyù lieân tuïc cuûa chieán löôïc vaø thieát keá döï aùn theo muïc tieâu tröôùc maét vaø daøi haïn  Nhöõng aûnh höôûng vaø tính beàn vöõng trong töông lai cuûa keát quaû döï aùn  Ñaùnh giaù döï aùn luoân luoân bao goàm caû vieäc ruùt ra nhöõng baøi hoïc vaø kinh nghieäm caàn thieát 16
ÑAÙNH GIAÙ DÖÏ AÙN Ñaùnh giaù giöõa kyø Ñaùnh giaù Ñaùnh giaù Ñaùnh giaù c.kyø, Ñaùnh giaù nhu caàu pheâ chuaån baùo caùo c. kyø tieáp theo Kieåm soaùt Xaùc Hoaïch Thöïc Keát 2 - 5 - 10 ñònh ñònh hieän thuùc naêm sau... - Muïc ñích - WBS - Caùc hoaït ñoäng - Chuyeån giao/ - Ñaùnh giaù - Muïc tieâu - Laäp KH taøi chính vaø keát quaû baøn giao taùc ñoäng - Thieát keá DA - Thôøi gian bieåu DA - ÑG tieán ñoä vaø - Khoùa soå - Baøi hoïc - Nhaân söï vaø toå chöùc vieäc thöïc hieän - Thanh toaùn ruùt ra - Kyõ thuaät/ haäu caàn - Giaûi quyeát vaán ñeà - Giaùmsaùt/ kieåm tra - Giao tieáp 17
ÑAÙNH GIAÙ DÖÏ AÙN Taïi sao caàn ñaùnh giaù DA (giöõa vaø cuoái DA)  Ñeå coù 1 caùi nhìn toaøn dieän vaø heä thoáng veà hieän traïng nhaèm ñöa ra nhöõng quyeát ñònh quan troïng coù tính chieán löôïc veà DA  Ñeå coù söï ñaùnh giaù ñoäc laäp vaø khaùch quan veà vieäc thöïc hieän DA  Ñeå theâm vaøo nhöõng kinh nghieäm cuûa DA töông töï nhaèm cho pheùp caùc ñeà nghò coù theå coù treân moät dieän roäng hôn  Ñeå ñaùnh giaù hieäu quaû cuûa Ban QLDA vaø heä thoáng kieåm soaùt döï aùn  Ñeå coù nhöõng baøi hoïc trao ñoåi So vôùi kieåm soaùt, vieäc ñaùnh giaù DA ñöôïc thöïc hieän khoâng thöôøng xuyeân baèng nhöng toaøn dieän hôn, vaø thoâng thöôøng coù söï tham gia cuûa caùc chuyeân gia beân ngoaøi 18
ÑAÙNH GIAÙ DÖÏ AÙN Khung ñaùnh giaù cô baûn  Vieäc thieát keá vaø laäp keá hoaïch döï aùn  Muïc tieâu DA coù coøn phuø hôïp khoâng?  Caùc giaû ñònh trong thieát keá DA coøn ñuùng hay khoâng?  Vieäc thöïc hieän döï aùn  Döï aùn coù ñaït ñöôïc caùc muïc tieâu ñeà ra khoâng? aûnh höôûng cuûa döï aùn?  Döï aùn coù baûo ñaûm caùc yeâu caàu chaát löôïng hay kyõ thuaät khoâng?  Hieäu quûa kinh teá vaø xaõ hoäi cuûa döï aùn? So saùnh lôïi ích vaø chi phí? 19
ÑAÙNH GIAÙ DÖÏ AÙN  Khaû naêng beàn vöõng cuûa döï aùn  Tính hieäu quaû cuûa heä thoáng giaùm saùt DA ñang thöïc hieän  Nhöõng aûnh höôûng vaø taùc ñoäng hieän coù vaø coù theå coù cuûa döï aùn  Nhöõng baøi hoïc kinh nghieäm 20