intTypePromotion=1

Bài giảng Quản trị dự án - Bài 1: Tổng quan về dự án và quản trị dự án

Chia sẻ: You Can | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:30

0
81
lượt xem
7
download

Bài giảng Quản trị dự án - Bài 1: Tổng quan về dự án và quản trị dự án

Mô tả tài liệu
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài 1 trình bày những nội dung tổng quan về dự án và quản trị dự án. Bài này giúp người học nắm bắt những vấn đề cơ bản có tính tổng quan về dự án và quản trị dự án, nhà quản trị dự án, hiểu rõ về dự án và các vấn đề liên quan đến dự án, hiểu được các nội dung cụ thể của công tác quản trị dự án, nắm bắt được các yêu cầu đối với một nhà quản trị dự án, có thể triển khai được các bước đầu tiên của dự án và quản trị dự án.

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Quản trị dự án - Bài 1: Tổng quan về dự án và quản trị dự án

  1. Bài 1: Tổng quan về dự án và quản trị dự án 0 BÀI 1: TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN Nội dung • Tổng quan về tài chính doanh nghiệp. • Khái luận về dự án. • Khái luận về quản trị dự án. • Nhà quản trị dự án. Mục tiêu Hướng dẫn học • Nắm bắt những vấn đề cơ bản có tính • Để học tốt chương này học viên cần tổng quan về dự án và quản trị dự án, có cái nhìn tổng quan về quá trình nhà quản trị dự án. hoạt động kinh doanh. • Hiểu rõ về dự án và các vấn đề liên • Học viên cần chủ động trong toàn bộ quan đến dự án. quá trình học. • Hiểu được các nội dung cụ thể của • Học viên cần tập trung nghiên cứu nội công tác quản trị dự án. dung của giáo trình Quản trị dự án. • Hiểu, nắm bắt được các yêu cầu đối • Nghiên cứu mở rộng theo các tài liệu với một nhà quản trị dự án. tham khảo được cung cấp hoặc giới • Có thể triển khai được các bước đầu thiệu. tiên của dự án và quản trị dự án. • Chú ý tới các hướng dẫn của giảng viên. • Thực hiện đầy đủ các nội dung môn học như các bài thực hành, bài tập • Tập trung các vấn đề có thắc mắc để đề nghị giải đáp. Thời lượng học • 4 tiết 1
  2. Bài 1: Tổng quan về dự án và quản trị dự án TÌNH HUỐNG KHỎI ĐỘNG BÀI Tình huống dẫn nhập Một người có số tiền 2 tỷ đồng và quyết định xây một ngôi nhà. Một tổng công ty xây dựng đầu tư 200 tỷ đồng xây dựng một khu nhà chung cư. Câu hỏi 1. Đâu là dự án? 2. Trong hai công việc trên, công việc nào dễ quản lý hơn? 3. Cá nhân người kia có thể quản lý việc xây dựng chung cư hay không? Việc quản lý hai công việc trên có giống nhau không? Bài học này sẽ cho bạn câu trả lời. 2
  3. Bài 1: Tổng quan về dự án và quản trị dự án 1.1. Khái niệm về dự án 1.1.1. Khái niệm, đặc điểm và phân loại dự án 1.1.1.1. Các khái niệm về dự án • Dự án: o Theo góc độ tĩnh: dự án được hiểu là một hình tượng về một tình huống (hoặc một trạng thái) mà ta muốn đạt tới trong tương lai. o Theo góc độ động: Dự án được coi là một hoạt động đặc thù, tạo nên một cách có phương pháp và định tiến với các phương tiện đã cho nhằm tạo nên một thực tế mới. • Dự án đầu tư: o Theo Ngân hàng Thế giới: Dự án đầu tư là tổng thể các chính sách, hoạt động, chi phí có liên quan với nhau được hoạch định nhằm đạt những mục tiêu nào đó trong một khoảng thời gian nhất định. o Theo luật đầu tư năm 2005: Dự án đầu tư là tập hợp các đề xuất bỏ vốn trung và dài hạn để tiến hành các hoạt động đầu tư trên địa bàn cụ thể, trong khoảng thời gian xác định. • Dự án kinh doanh: Là dự án được hình thành và triển khai trong lĩnh vực kinh doanh. Ví dụ: ƒ Xây dựng một căn nhà. ƒ Xây dựng một khu đô thị mới. 1.1.1.2. Các đặc điểm của dự án Một dự án thường có năm đặc điểm là: • Phức tạp • Sáng tạo và duy nhất • Mục tiêu xác định • Vòng đời có giới hạn • Gắn với môi trường phức tạp. Ví dụ: Tổng công ty xây dựng và phát triển nhà Hà Nội có dự án xây dựng khu đô thị mới trên địa phận huyện Từ Sơn, Bắc Ninh. Đất phục vụ dự án lấy từ quỹ đất nông nghiệp của huyện. • Tính phức tạp Tính phức tạp của dự án thể hiện ở chỗ nó liên quan đến nhiều bộ phận khác nhau của tổ chức. Tính phức tạp thể hiện trong sự đòi hỏi phải thực hiện đến nơi đến chốn tất cả các hành động, quyết định và công việc. o Một dự án bao gồm nhiều công việc liên quan đến nhiều lĩnh vực, có khi con số đầu công việc lên tới hàng trăm, hàng ngàn… mà tất cả đều phải kết thúc bằng một kết quả cụ thể như giao nộp một sản phẩm, một kế hoạch hành động 3
  4. Bài 1: Tổng quan về dự án và quản trị dự án với các điều kiện thực hiện hiệu quả nhất. Do vậy, nó đòi hỏi những quyết định đảm bảo hài hoà các yêu cầu, các chi phí và chấp nhận rủi ro. o Trong hoạt động của dự án, các công việc lệ thuộc lẫn nhau vì chúng đều đáp ứng cùng một mối quan tâm chung (cùng mục đích) là sự thành công của dự án. Vì vậy, cần phải tôn trọng logic về thời gian. o Một dự án được soạn thảo là kết quả tổng hợp của nhiều những biến cố khác nhau như: Tầm quan trọng của tiến bộ công nghệ, số lượng các loại kỹ thuật và mức thành thạo chuyên môn cần thiết, số lượng các tác nhân có liên quan và thái độ của họ: khách hàng, nhà cung ứng, nhà tài trợ… những đòi hỏi về giá cả và thời hạn, tình phức tạp trong hệ thống điều hành… • Tính sáng tạo và duy nhất o Một dự án kinh doanh luôn là mới mẻ, trước nó chưa từng có, và do vậy đòi hỏi phải có các quyết định và hành động sáng tạo, không có khuôn mẫu, tiền lệ cho trước. o Một dự án hoạch định các hoạt động kinh doanh cho tương lai, do đó nó chứa đựng những yếu tố bất định, xuất hiện những rủi ro, không chắc chắn. Chính vì vậy, cần tìm hiểu một cách thấu đáo những đặc tính vốn có của dự án kinh doanh, nghiên cứu kỹ từng yếu tố của dự án, tránh những rủi ro không đáng có. Đó là những đòi hỏi không thể thiếu được đối với những nhà kinh doanh đặc biệt là trong điều kiện hiện nay. o Dự án được coi là công cụ để các doanh nghiệp tiến hành các hoạt động kinh doanh, do đó trong dự án chứa đựng nhiều yếu tố cơ bản của quá trình kinh doanh như là mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp nhằm giúp cho doanh nghiệp tiến vào thị trường và lĩnh vực kinh doanh mới. Doanh nghiệp cần đón trước những thời cơ phát triển kinh tế, nắm bắt những cơ hội làm ăn lâu dài có lợi nhuận lớn. • Mục tiêu của dự án là xác định o Dự án luôn nhằm đạt tới một mục tiêu và kết quả cụ thể, được dự tính trước. o Đó có thể là mục tiêu dài hạn, mục tiêu ngắn hạn, mục tiêu trước mắt và lâu dài, một mục tiêu cụ thể xác định hay một tập hợp mục tiêu. Chúng được xác định thông qua một hệ thống các chỉ tiêu kinh tế xã hội, biểu thị năng lực sản xuất, quy mô kinh doanh hay hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp và dự án. o Dự án sử dụng các nguồn lực có giới hạn như nguồn tài chính, nguồn lực vật chất (máy móc thiết bị, nguyên vật liệu…) nguồn nhân lực và công nghệ cần thiết cho dự án. • Vòng đời của dự án có giới hạn o Thời gian: Vòng đời dự án tính từ khi hình thành, triển khai cho đến khi kết thúc là có giới hạn về thời gian và đòi hỏi phải được tuân thủ nghiêm ngặt. o Kết quả: Dự án có yêu cầu chặt chẽ về kết quả, chất lượng, chi phí và thời gian thực hiện dự án. o Dự án thường có sự tham gia của nhiều cá nhân và tổ chức, hoạt động của dự án liên quan đến nhiều ngành, đòi hỏi chuyên môn khác nhau, tồn tại các quan 4
  5. Bài 1: Tổng quan về dự án và quản trị dự án điểm cũng không giống nhau. Bởi vậy, nhà quản trị dự án cần phải dung hoà và liên kết được các thành viên tạo lập ê kíp làm việc thuận lợi và có hiệu quả. • Môi trường của dự án là phức tạp Đôi khi thực hiện dự án với nhiều mục đích khác biệt, thậm chí trái ngược nhau như giảm chi phí để tăng lợi nhuận nhưng lại phải cải tạo môi trường sinh thái bằng các giải pháp xử lý chất thải chống ô nhiễm; nâng cao chất lượng sản phẩm đi đôi với hạ giá thành để cạnh tranh… 1.1.1.3. Phân loại dự án • Phân loại dự án theo lĩnh vực đầu tư, dự án được chia làm bốn loại: Dự án sản xuất Dự án thương mại Dự án dịch vụ Dự án xây dựng. o Dự án sản xuất: Trong đó có nhiều loại như dự án trong các lĩnh vực sản xuất công nghiệp nặng, công nghiệp nhẹ, nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp… o Dự án thương mại: Các dự án về phát triển thị trường, phát triển sản phẩm mới, cải tiến kênh phân phối… Dự án trong lĩnh vực thương mại là những dự án quy mô không lớn và tập trung chủ yếu vào vấn đề tiêu thụ sản phẩm nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp. o Dự án dịch vụ: Là những dự án kinh doanh nhằm tạo ra những hoạt động dịch vụ phục vụ cho các nhu cầu nhất định của xã hội, nâng cao chất lượng và hiệu quả các hoạt động dịch vụ như du lịch, bưu chính viễn thông, vận tải hàng hoá và hành khách… o Dự án trong lĩnh vực xây dựng: Dự án xây dựng cơ bản, xây dựng cơ sở hạ tầng. Ví dụ: 1. Dự án mở nhà máy sản xuất thép 2. Dự án phát triển thương hiệu bia Thăng Long của công ty bia Halida 3. Dự án làm hầm cầu vượt nút ngã tư Kim Liên 4. Dự án xây dựng khu Resort Vạn Chài tại Sầm Sơn • Phân loại dự án theo thời hạn ấn định, dự án có ba loại: Dự án ngắn hạn Trung hạn Dài hạn. o Dự án ngắn hạn: Là những dự án có thời gian hoạt động ngắn, thường là một năm tài khoá. Mục tiêu thực hiện của dự án gắn với việc thực hiện mục tiêu kế hoạch kinh doanh hàng năm của doanh nghiệp. 5
  6. Bài 1: Tổng quan về dự án và quản trị dự án o Dự án trung hạn: Là dự án có tuổi đời từ 3–5 năm. Mục tiêu của dự án này là thực hiện mục tiêu chiến lược phát triển trung hạn của doanh nghiệp. o Dự án dài hạn: Là những dự án có tuổi đời tương đối dài (thường là trên 5 năm). Những dự án này hình thành để triển khai thực hiện mục tiêu chiến lược dài hạn của doanh nghiệp. • Phân loại dự án theo quy mô kinh doanh, Dự án được chia thành hai loại: Dự án lớn Dự án nhỏ và vừa. o Dự án lớn ƒ Được đặc trưng bởi tổng chi phí huy động lớn, số lượng các bên tham gia thường là nhiều, có ảnh hưởng mạnh đến môi trường kinh tế – xã hội và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. ƒ Loại dự án này phải thiết kế cấu trúc tổ chức riêng biệt phù hợp, có mức độ phân cấp trách nhiệm khác nhau, có các quy chế hoạt động và phương pháp kiểm tra chặt chẽ. ƒ Tầm bao quát của dự án rộng làm cho người quản lý không thể đi sâu vào từng chi tiết trong quá trình thực hiện. Nhiệm vụ chủ yếu của người quản lý là một mặt thiết lập hệ thống quản lý và tổ chức (phân chia dự án thành dự án bộ phận và phân phối các dự án đó, cho phép mỗi cấp thực hiện trách nhiệm của mình) và mặt khác đảm bảo các mối quan hệ giữa các dự án với môi trường kinh doanh. o Dự án vừa và nhỏ ƒ Là những dự án không đòi hỏi kinh phí lớn, thời gian thực hiện dự án ngắn, cấu trúc dự án không phức tạp, số lượng các bên tham gia ít, công nghệ không phức tạp. ƒ Loại dự án này thường tồn tại trong bối cảnh sẵn có hoặc không được hưởng các khoản ưu đãi đặc biệt. Các nguồn lực huy động cho dự án thường eo hẹp và nhiều khi còn chưa có ngay. Mục tiêu và trách nhiệm đôi khi không được xác định rõ ràng, các bên tham gia ít có kinh nghiệm trong việc tổ chức các dự án. Chủ nhiệm dự án đảm bảo công tác đối nội và đối ngoại. ƒ Trên thực tế mỗi doanh nghiệp lựa chọn và xây dựng dự án tuỳ thuộc vào chiến lược kinh doanh, điều kiện và kỹ năng về mọi mặt của doanh nghiệp. 1.1.2. Các phương diện chủ yếu của dự án 1.1.2.1. Phương diện thời gian Mỗi dự án được đặc trưng bởi một khoảng thời gian ấn định. Đó chính là thời hạn hoàn thành toàn bộ hoặc những giai đoạn nhất định của mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. Xét theo đặc điểm triển khai hoạt động thì thời gian của dự án được chia làm ba thời kỳ: Thời kỳ đầu, thời kỳ triển khai, thời kỳ kết thúc. 6
  7. Bài 1: Tổng quan về dự án và quản trị dự án Thời kỳ kết thúc % tiến trình dự án Thời kỳ khởi đầu Thời gian của dự án Thời kỳ triển khai Sơ đồ 1.1. Sơ đồ về các thời kỳ của dự án • Thời kỳ khởi đầu: Các công việc của dự án tiến hành chậm chạp, thận trọng. Khối lượng thời gian dành cho thời kỳ này không lớn. • Thời kỳ triển khai dự án: Tất cả các công việc được thực hiện theo lịch trình đã định, tiến độ nhanh. Thời kỳ này chiếm đại bộ phận thời gian của dự án, đồng thời ở thời kỳ này các nguồn lực của dự án được huy động tối đa, khả năng đảm bảo hiệu quả kinh doanh là lớn nhất. • Thời kỳ kết thúc dự án: Đây là giai đoạn cuối cùng của vòng đời dự án. Nhà quản trị chủ yếu thực hiện chức năng kiểm soát để đánh giá kết quả kinh doanh của dự án. Mọi hoạt động kinh doanh cần phải được phân tích đánh giá, lượng hoá kết quả và xác định hiệu quả. Chính vì vậy tiến độ thực hiện công việc ở thời kỳ này thường chậm và thời gian dành cho thời kỳ này trong toàn bộ dự án là không lớn. Sự phân chia theo ba giai đoạn nêu trên cũng chỉ mang tính tương đối, bởi vì, trên thực tế, có những dự án không tuân thủ các đặc trưng cho mỗi thời kỳ, mặt khác, có những dự án bị bỏ dở, không đi đến hết vòng đời dự án, hoặc tệ hơn, không thể triển khai được. Thông thường, một dự án kinh doanh được xây dựng và phát triển trong một quá trình gồm nhiều giai đoạn riêng biệt, gắn bó chặt chẽ với nhau và đi theo một tiến trình logic gọi là chu trình dự án. Khi triển khai các hoạt động dự án, việc đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ thời gian của từng công việc, từng giai đoạn của dự án chính là điều kiện tiên quyết để đảm bảo thời gian cho toàn bộ dự án. Tuy nhiên trong thực tế, nhiều dự án không tuân thủ sự nối tiếp giữa các giai đoạn về thời gian, mà nó có thể chồng chéo lên nhau. Song các công việc, các giai đoạn của dự án luôn được phân định có một ý nghĩa khoa học và thực tiễn rõ nét, nó thể hiện tính logic cả về hình thức và nội dung khoa học. Ví dụ: Dự án làm hầm giao thông nút ngã tư Kim Liên có thời hạn hoàn thành là 3 năm. 7
  8. Bài 1: Tổng quan về dự án và quản trị dự án 1.1.2.2. Phương diện nguồn lực • Nguồn lực của dự án • Nguồn tài chính • Nguồn nhân lực • Các điều kiện kỹ thuật công nghệ phục vụ kinh doanh. Cụ thể: • Nguồn lực tài chính của mỗi dự án là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của dự án. Trên thực tế, nguồn lực này của dự án là hữu hạn và chịu ảnh hưởng của nhiều biến cố không lường trước có liên quan đến tính bất định của dự án. Nguồn lực này thường có nguy cơ vượt quá dự toán ban đầu, vì vậy cần phải xem xét kinh phí của dự án một cách thường xuyên và theo định kỳ hoặc kiểm tra kinh phí bất thường trong những trường hợp cần thiết. Các nguồn đầu tư tài chính cho dự án bao gồm: o Thứ nhất: Vốn của doanh nghiệp. o Thứ hai: Vốn vay của các đối tượng khác trên thị trường tài chính theo chế độ tín dựng hiện hành. • Nguồn nhân lực cho dự án. o Con người là yếu tố quyết định sự thành bại của mỗi dự án. Sự tác động của con người trong từng giai đoạn, đặc biệt nếu là các chuyên gia giỏi sẽ giúp cho dự án thành công đạt được mục tiêu xác định cả về kinh tế và xã hội. o Do tính đặc thù của dự án nên các tiêu chuẩn nhân sự của dự án cũng có nét đặc trưng riêng so với các lĩnh vực kinh doanh khác của doanh nghiệp: ƒ Nhân sự của dự án cần hội tụ đủ các phẩm chất cần có của nhà kinh doanh. ƒ Tiêu chuẩn hàng đầu của nhân sự dự án là khả năng giao tiếp, là năng lực tổ chức. ƒ Đặc biệt, ở những dự án có qui mô lớn đòi hỏi phải tập trung lực lượng của nhiều ngành, nhiều lĩnh vực có trình độ khác nhau thì vấn đề giao tiếp nội bộ là hết sức quan trọng. Để các thành viên, các bộ phận của dự án hoà hợp làm việc có hiệu quả cần phải xây dựng được tinh thần dự án. o Nhân sự của dự án cần có trình độ chuyên môn trong lĩnh vực tương ứng được coi là một yêu cầu cơ bản đồng thời phải có khả năng đối thoại trong các lĩnh vực chuyên môn khác liên quan. Trong thực tế, người ta có thể bổ sung khả năng chuyên môn bằng cách thuê chuyên gia hoặc thuê thực hiện từng mảng công việc với chuyên môn tương ứng. Những nhà quản trị dự án phải có khả năng hoạch định một kế hoạch tổng thể, đồng thời xác định rõ mục tiêu cho từng giai đoạn dự án. o Nhà quản trị dự án vừa biết khuyến khích, động viên các thành viên của ê kíp dự án đồng thời phải biết phối hợp các hoạt động của các thành viên, các bộ phận và các giai đoạn khác nhau của dự án sao cho các công việc tiến hành nhịp nhàng ăn khớp nhau, thực hiện được cả các mục tiêu trước mắt và lâu dài, mục tiêu bộ phận và mục tiêu chung của cả dự án. 8
  9. Bài 1: Tổng quan về dự án và quản trị dự án • Các điều kiện kỹ thuật và công nghệ kinh doanh của dự án. o Thiết bị kỹ thuật của dự án bao gồm các phương án thiết bị kỹ thuật, danh mục thiết bị kinh doanh chính, phụ, hỗ trợ, các phương tiện khác, phụ tùng thay thế... o Đối với công nghệ kinh doanh của dự án cần phân biệt các công nghệ kinh doanh chủ yếu, nội dung chuyển giao công nghệ, phương thức thanh toán và điều kiện tiếp nhận, những vấn đề về môi trường sinh thái và giải pháp chống ô nhiễm, bảo vệ môi trường sinh thái. o Các phương án trong lĩnh vực liên quan như phương án cung cấp các dịch vụ điện, nước, thông tin, vận tải... Ví dụ: Dự án làm hầm giao thông nút ngã tư Kim Liên có: Nguồn lực tài chính từ nguồn vốn vay của Chính phủ Nhật Bản Nguồn nhân lực lấy từ nguồn lao động trong nước kết hợp với các chuyên gia của Nhật Bản o Áp dụng công nghệ hiện đại của kỹ thuật làm đường hiện nay. 1.1.2.3. Phương diện kết quả • Kết quả của dự án được xác định theo các mục tiêu đặt ra và được đo lường bằng các đơn vị khác nhau. • Có thể đánh giá phương diện này theo góc độ mục tiêu từng giai đoạn của dự án hoặc theo mục tiêu cần đạt được của cả dự án. • Thông thường kết quả của dự án là kết quả tổng hợp, nó phản ánh kết quả thực hiện mọi mục tiêu của dự án trong một giai đoạn nhất định. Kết quả của dự án phản ánh các yêu cầu về kinh tế và xã hội đối với dự án. Kết quả được đánh giá theo hai khía cạnh chính là kết quả với doanh nghiệp và kết quả đối với xã hội. o Đối với doanh nghiệp, một dự án có thể đặt ra các mục tiêu cần đạt tới như: ƒ Mức lợi nhuận và khả năng tăng lợi nhuận. ƒ Thị phần và mức tăng thị phần cho doanh nghiệp ƒ Doanh thu và mức tăng doanh thu ƒ Nâng cao chất lượng sản phẩm hàng hoá và dịch vụ khách hàng... o Đối với xã hội, một dự án có thể đặt ra các mục tiêu cần đạt tới: ƒ Tạo việc làm và thu nhập ƒ Nâng cao trình độ dân trí ƒ Đóng góp cho ngân sách ƒ Bảo vệ môi trường (cải tạo môi trường sinh thái) ƒ Giảm phiền hà hay giảm nhẹ các thủ tục hành chính... • Trên thực tế một dự án có thể không khi nào đạt được tối ưu cả ba phương diện kể trên. Bởi vì, để thực hiện phương diện này lại chịu sự ràng buộc của phương diện khác, chẳng hạn như: Để đạt kết quả mong muốn dự án cần có dư kinh phí theo tiến độ đã hoạch định hoặc để rút ngắn thời gian thực hiện thì tốc độ giải ngân phải 9
  10. Bài 1: Tổng quan về dự án và quản trị dự án tăng và kết quả có thể chịu ảnh hưởng phần nào... Tuy vậy, mỗi dự án kinh doanh cần xác định giới hạn thực hiện của các phương diện cơ bản trên. Đó chính là mục tiêu tổng hợp của dự án cần đạt được. Mục tiêu tổng hợp của dự án là kết quả chung cuộc khi dự án được thực hiện thông qua sự kết hợp hài hoà giữa thời gian hoàn thành với kết quả đạt được của dự án trong phạm vi nguồn lực hợp lý. Ví dụ: Dự án làm hầm giao thông nút ngã tư Kim Liên hoàn thành thu được các kết quả: o Đối với doanh nghiệp: Có hợp đồng thi công o Đối với xã hội: Giải quyết được một số công ăn việc làm, Giải quyết được tình trạng tắc nghẽn giao thông… 1.1.3. Phân biệt hoạt động dự án với các hoạt động thường xuyên của doanh nghiệp • Bộ máy quản lý dự án là một tổ chức chỉ tồn tại theo vòng đời của dự án hay nói cách khác là một tổ chức bộ máy tạm thời trong bộ máy của doanh nghiệp. • Trong mỗi tổ chức doanh nghiệp, các hoạt động quản trị bao gồm các giai đoạn khác nhau. o Hoạch định mục tiêu chiến lược kinh doanh, o Tổ chức thực hiện mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Trong quá trình tổ chức thực hiện chiến lược kinh doanh thường phát sinh các hoạt động như: ƒ Mua bán các sản phẩm hàng hoá trên thị trường; ƒ Cung ứng các dịch vụ thoả mãn nhu cầu của khách hàng; ƒ Nghiên cứu thị trường để có các biện pháp cạnh tranh thích hợp, ƒ Xây dựng các chiến lược tiếp thị và dịch vụ khách hàng cũng như tăng cường khả năng và ảnh hưởng của doanh nghiệp trên thị trường. Đó là những công việc mà hàng ngày nhà kinh doanh phải quan tâm. Bên cạnh các hoạt động kể trên, mỗi doanh nghiệp muốn nâng cao vị thế cạnh tranh trên thị trường cũng cần có những hoạt động nghiên cứu để phát triển doanh nghiệp, phát triển thị trường, phát triển sản phẩm hay cải tiến phương thức phục vụ khách hàng... Những hoạt động này mang tính đặc thù để đáp ứng một mục tiêu nhất định của doanh nghiệp và được gọi là các hoạt động dự án. Nó giúp cho doanh nghiệp thực hiện tốt mục tiêu kinh doanh và hoạt động thường xuyên của doanh nghiệp đem lại hiệu quả cao hơn. Chiến lược kinh doanh Kế hoạch kinh doanh Hoạt động thường xuyên Hoạt động dự án Sơ đồ 2: Hoạt động dự án trong tổ chức hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp 10
  11. Bài 1: Tổng quan về dự án và quản trị dự án • Hoạt động dự án mang tính đặc thù riêng của nó, không như những hoạt động thường xuyên khác của doanh nghiệp. Ví dụ: Doanh nghiệp có thể phải tiến hành các hoạt động quảng cáo để hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh. Hoạt động quảng cáo phải được diễn ra thường xuyên, liên tục mới mang lại hiệu quả. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng có thể tiến hành các dự án không thường xuyên để thúc đẩy hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, Chẳng hạn như dự án phát triển, làm mới sản phẩm mà doanh nghiệp đang kinh doanh. • Mặc dù vậy, cho dù là hoạt động thường xuyên hay hoạt động dự án thì mục tiêu cuối cùng là giúp doanh nghiệp hoàn thành các mục tiêu đề ra. Như vậy chúng có chung một đặc điểm, đều là công cụ để doanh nghiệp thực hiện các mục tiêu đã đặt ra. 1.2. Khái luận về quản trị dự án 1.2.1. Khái niệm, vai trò của quản trị dự án 1.2.1.1. Khái niệm quản trị dự án Quản trị dự án là: tổng hợp những hoạt động quản trị liên quan đến việc lập, triển khai dự án nhằm đáp ứng một mục tiêu chuyên biệt, và qua đó góp phần thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp. Quản trị dự án là hoạt động đặc thù mang tính khách quan, trong đó phản ánh toàn bộ các chức năng quản trị như: Hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát. • Hoạch định dự án. Hoạt động này bao gồm các nội dung: o Thu thập và xử lý các thông tin, các tư liệu có liên quan đến dự án. o Xác định các mục tiêu của dự án về thời hạn, về kinh phí, độ hoàn thiện hay chất lượng và hiệu quả của dự án. o Xác định các phương tiện hay nguồn lực cần phải huy động và phân bổ cho các giai đoạn của dự án (như kỹ thuật, tài chính, nhân lực, cơ sở vật chất khác) tức là tất cả những gì được tính vào kinh phí của dự án. • Tổ chức điều phối và lãnh đạo các hoạt động của dự án. Hoạt động này bao gồm các nội dung công việc sau: o Lựa chọn mô hình tổ chức dự án và xác lập các quy định, nguyên tắc. o Bố trí sắp xếp và phối hợp nhân sự cũng như các bộ phận của cấu trúc tổ chức dự án. o Khuyến khích, động viên và duy trì kỷ luật. o Các công cụ điều phối dự án. o Kiểm tra, theo dõi thực hiện dự án. • Kiểm soát và đánh giá toàn bộ quá trình dự án. Hoạt động này bao gồm các công việc như: o Đánh giá sự tiến triển của dự án trên các phương diện chủ yếu so với mục tiêu ban đầu đề ra và kết quả cuối cùng phải đạt được. o Phân tích, kiểm soát rủi ro, đánh giá các rủi ro, đề xuất các biện pháp quản trị. o Điều chỉnh dự án. Ví dụ: Bạn muốn xây dựng một căn nhà trên diện tích đất 200m2, bạn phải làm gì? 11
  12. Bài 1: Tổng quan về dự án và quản trị dự án 1.2.1.2. Vai trò của quản trị dự án • Các hoạt động quản trị đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của hoạt động quản trị doanh nghiệp nói chung và hoạt động quản trị dự án nói riêng. Ví dụ: Bạn hãy hình dung một đội bóng đá. o Nếu đội bóng đó có huấn luyện viên thì sẽ thế nào? o Nếu đội bóng đó không có huấn luyện viên thì sẽ thế nào? o Nếu đó là một huấn luyện viên giỏi? o Nếu đó là một huấn luyện viên tồi. • Qua đó ta thấy quản trị dự án đóng vai trò quyết định đối với sự thành bại của dự án. o Quản trị dự án đảm bảo thực hiện các mục tiêu của dự án Mỗi dự án phải đảm bảo một hoặc một vài mục tiêu nhất định. Khi các mục tiêu của dự án được hoàn thành, chúng góp phần thực hiện mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra. Các nhà quản trị nói chung và các nhà quản trị dự án nói riêng có thể đặt ra mục tiêu tổng thể của dự án hoặc đặt ra mục tiêu theo từng công đoạn của dự án. Nhà quản trị dự án với những kỹ năng, năng lực và kiến thức của mình có trách nhiệm đảm bảo dự án đạt được những mục tiêu đã đề ra. o Quản trị dự án điều phối, phân bổ các nguồn lực của dự án Ví dụ: Bạn là sinh viên. Mỗi tháng bạn có một khoản tiền là 1.500.000đ để tiêu dùng cho sinh hoạt và học tập. Bạn sẽ chi tiêu thế nào để hiệu quả cao nhất??? Thông thường, một dự án từ khi hình thành đến khi kết thúc sẽ sử dụng một khối lượng không nhỏ các nguồn lực của doanh nghiệp. Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp phải huy động một phần trong yêu cầu về nguồn lực thông qua các quan hệ trên thị trường để đảm bảo cho hoạt động của dự án. Tuy nhiên, việc sử dụng các nguồn lực này sao cho đạt hiệu quả các nhất lại không hề đơn giản. Quản trị dự án sẽ thực hiện công việc này. Mọi hoạt động của dự án đều đã được lên kế hoạch từ trước với những định mức sử dụng nguồn lực khác nhau. Nhà quản trị dự án sẽ điều phối, phân bổ… các nguồn lực của dự án cho phù hợp với yêu cầu của từng công việc, từng giai đoạn cụ thể, đảm bảo các nguồn lực được sử dụng đúng việc, đúng mục đích và hợp lý về số lượng. Khi đó, nguồn lực không bị lãng phí và dự án vẫn thu được hiệu quả như mong muốn. o Quản trị dự án thống nhất các hoạt động của dự án Ví dụ: Bạn muốn vận hành một chiếc xe máy, bạn sẽ làm những thao tác gì? Cắm chìa khóa và ổ khóa Nổ máy Vào số Kéo ga Bạn có thể kéo ga để xe chạy khi chưa nổ máy không? • Dự án là một tập hợp của nhiều hoạt động khác nhau. Các hoạt động này không diễn ra cùng một lúc. Mặt khác, các hoạt động này được tiến hành theo tuần tự, có những hoạt động là tiền đề cho các hoạt động khác. Quản trị dự án có nhiệm vụ xây dựng lịch trình tiến hành các hoạt động của dự án một cách chính xác, khoa học và hợp lý đảm bảo các hoạt động được tiến hành theo đúng tiến độ, không bị chồng chéo nhằm mang lại cho dự án hiệu quả cao nhất có thể. 12
  13. Bài 1: Tổng quan về dự án và quản trị dự án • Quản trị dự án đảm bảo dự án được thực hiện đúng tiến độ Yếu tố thời gian là vô cùng cần thiết đối với dự án. Trong nhiều trường hợp, nếu không đảm bảo yếu tố về thời gian, dự án có thể sẽ thất bại mặc dù sản phẩm của nó không hề tồi. Đó là yếu tố về thời điểm thích hợp trong kinh doanh. Hiện nay, rất nhiều dự án trong nước sai tiến độ với thời gian khá lớn gây ra rất nhiều tổn thất về tiền bạc, công sức…, do vậy, nhà quản trị dự án cần điều phối dự án, phân bổ nguồn lực, công việc một cách khoa học, hợp lý để đảm bảo tiến độ của dự án theo đúng kế hoạch. Ví dụ: Bạn muốn xây dựng một căn nhà 200m2 hoàn thành đúng tiến độ và theo đúng ý bạn, bạn cần làm gì? 1.2.2. Các giai đoạn của quản trị dự án 1.2.2.1. Xác định dự án • Xác định dự án là giai đoạn đầu tiên của quản trị dự án nhằm phát hiện những ý đồ đầu tư, ý tưởng sáng tạo, phương án giải quyết vấn đề của doanh nghiệp mà trước đó chưa có tiền lệ... • Ý đồ về một dự án có thể xuất phát từ các nguồn sau: o Những chiến lược phát triển kinh tế – xã hội hay chiến lược phát triển ngành, lĩnh vực. o Thông qua việc phát hiện những bất cập trong việc phối trí và sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp. o Những nhu cầu sản xuất và tiêu dùng chưa được thoả mãn (trong nước, quốc tế). o Yêu cầu khắc phục những khó khăn trở ngại đối với sự phát triển kinh tế – xã hội do thiếu các điều kiện vật chất cần thiết. • Sau khi đã hình thành được một danh mục các ý đồ dự án, doanh nghiệp cần phải tiến hành sàng lọc chúng nhằm chọn ra được những ý đồ dự án triển vọng nhất. Điều này là hết sức quan trọng, bởi vì dự án có thể thất bại hay không đạt được kết quả mong muốn bất chấp việc thực hiện và chuẩn bị dự án tốt đến đâu, nếu như ý đồ ban đầu đã chứa đựng những sai lầm cơ bản. • Bài tập: Từ các nguồn xuất phát ý tưởng, lựa chọn cho mình một ý tưởng kinh doanh khả quan nhất. 1.2.2.2. Phân tích và lập dự án • Phân tích và lập dự án là giai đoạn nghiên cứu chi tiết ý đồ dự án đã được đề xuất trên sáu phương diện chủ yếu: kỹ thuật, tổ chức – quản lý, thể chế – xã hội, thương mại, tài chính, kinh tế. Để phục vụ cho việc phân tích và lập dự án, nhà quản trị phải tổ chức thu thập đầy đủ thông tin cần thiết về thị trường, môi trường tự nhiên, các nguồn nguyên liệu tại chỗ, các đặc điểm văn hoá, xã hội, dân cư trong vùng, các quy định của chính phủ. 13
  14. Bài 1: Tổng quan về dự án và quản trị dự án • Nội dung chủ yếu của giai đoạn phân tích và lập dự án là nghiên cứu một cách toàn diện tính khả thi của dự án. Trong trường hợp dự án có quy mô lớn, phức tạp, thì tốt hơn hết nên có thêm bước nghiên cứu tiền khả thi. o Nghiên cứu tiền khả thi ƒ Mục đích của nghiên cứu tiền khả thi là chứng minh một cách khái quát sự đúng đắn của ý đồ dự án và cần thiết phải tiến hành ý đồ đó. ƒ Trong bước nghiên cứu tiền khả thi, tất cả các nội dung của phân tích và lập dự án đều được đề cập tới nhưng ở mức độ chi tiết vừa đủ. ƒ Những nội dung này bao gồm: cơ sở pháp lý của dự án, vai trò, đóng góp của dự án, kiểm tra đánh giá thông tin về định vị thị trường để khẳng định mục tiêu quy mô của dự án, xác định phương án sản phẩm, hình thức đầu tư và năng lực sản xuất, kết luận về khả năng huy động nguồn tài chính, lao động; lợi ích kinh tế xã hội và hiệu quả tài chính của dự án, các rủi ro tiềm năng và phương hướng khắc phục, các điều kiện thực hiện. ƒ Nghiên cứu tiền khả thi cũng góp phần loại bớt những vấn đề không cần thiết, xác định những trọng tâm cần chú ý, nhờ đó giúp định hướng nghiên cứu và tiết kiệm chi phí chuẩn bị đầu tư. o Nghiên cứu khả thi ƒ Nghiên cứu khả thi (còn gọi là lập luận chứng kinh tế – kỹ thuật) là bước phân tích dự án đầy đủ và toàn diện nhất, có nhiệm vụ tạo cơ sở để chấp thuận hay bác bỏ dự án, cũng như để xác định một phương án tốt nhất trong các phương án còn lại. ƒ Nghiên cứu khả thi, đúng như tên gọi của nó, nhằm chứng minh khả năng thực hiện của dự án về tất cả mọi phương diện có liên quan. ƒ Những nội dung của dự án khả thi bao gồm: Những căn cứ để nghiên cứu sự cần thiết phải đầu tư, Lựa chọn hình thức đầu tư, công suất, chương trình sản xuất và các yêu cầu đáp ứng (sản xuất, nhu cầu đầu vào, chương trình bán hàng) Phương án về khu vực địa điểm thi công, Phần công nghệ – kỹ thuật, Phần xây dựng và tổ chức thi công xây lắp, Tổ chức quản trị sản xuất và bố trí lao động, Phân tích tài chính, kinh tế. ƒ Phân tích và lập dự án khả thi là một công việc rất phức tạp, liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau. Phạm vi và thời gian của nó phụ thuộc vào tính chất của dự án: Dự án có phức tạp hay không, đã được nhận thức đến mức độ nào, có tính sáng tạo hay chỉ lặp lại. Kinh phí dùng cho bước này thường chiếm khoảng 5% toàn bộ kinh phí dự án. Thời hạn thực hiện phân tích và lập dự án khả thi có thể được tính theo tháng hoặc theo năm phụ thuộc vào độ lớn, độ phức tạp của dự án. ƒ Thực tế đã cho thấy tầm quan trọng của công tác phân tích và lập dự án. Phân tích kỹ lưỡng sẽ làm giảm những khó khăn trong giai đoạn thực hiện, cũng như cho phép đánh giá đúng đắn hơn tính hiệu quả và khả năng thành công của dự án. Bài tập: Từ ý tưởng trên, căn cứ vào các yêu cầu, phân tích và tiến đến hình thành dự án kinh doanh. 14
  15. Bài 1: Tổng quan về dự án và quản trị dự án 1.2.2.3. Thẩm định và phê duyệt dự án • Dự án được hình thành cần phải được thẩm định một cách cẩn thận và cụ thể. Việc thẩm định càng được triển khai tốt càng giúp cho dự án có khả năng thành công cao. Việc thẩm định có thể được tiến hành với từng công đoạn, từng phần việc của dự án hoặc tiến hành với toàn bộ dự án. Thông thường, ngay từ khi hình thành ý tưởng về dự án, các nhà quản trị dự án đã tiến hành thẩm định ý tưởng, tức là họ tiến hành thẩm định với từng phần việc cụ thể. Sau khi dự án hình thành, việc thẩm định toàn bộ dự án là rất cần thiết. Đây là việc khẳng định lại sự phù hợp và khả năng thành công của dự án khi đưa vào thực hiện. • Phê duyệt dự án thường được thực hiện với sự tham gia của cơ quan nhà nước, các tổ chức tài chính và các thành phần khác tham gia dự án để xác minh lại toàn bộ những kết luận đã được đưa ra trong quá trình phân tích và lập dự án, trên cơ sở đó chấp nhận hay bác bỏ dự án. Dự án được chấp nhận và đưa vào triển khai thực hiện nếu nó được xác nhận là có hiệu quả và khả thi, ngược lại, trong trường hợp còn có những bất hợp lý, thì tuỳ theo mức độ, dự án có thể được sửa đổi hay buộc phải xây dựng lại hoàn toàn. • Nhà quản trị dự án phải chuẩn bị tốt về thủ tục cũng như tâm thế để bảo vệ dự án trước các chủ thể có thẩm quyền phê duyệt dự án. • Bất kỳ một dự án nào, dù ở bước tiền khả thi hay khả thi cũng phải trải qua thẩm tra, xét duyệt và chỉ sau khi được thông qua hay có quyết định hoặc được cấp phép mới được triển khai thực hiện. • Mục đích của giai đoạn này là nhằm xác minh lại toàn bộ những kết luận được đưa ra trong quá trình chuẩn bị và phân tích dự án ở trên, đánh giá tính hợp lý, tính khả thi và hiệu quả của dự án, trên cơ sở đó chấp nhận hay bác bỏ dự án của doanh nghiệp. Trong trường hợp dự án còn có những bất hợp lý trong thiết kế (xác lập), thì tuỳ theo mức độ khác nhau, dự án có thể phải sửa lại từng phần hay buộc phải xây dựng lại hoàn toàn. • Là người bảo vệ dự án, doanh nghiệp phải đảm bảo đầy đủ thủ tục hồ sơ xin phê duyệt dự án, bao gồm giấy chứng nhận hay giấy phép đăng ký kinh doanh, đối với doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài (như công ty liên doanh) còn phải có hợp đồng hợp tác kinh doanh, giấy phép liên doanh, đơn xin phê duyệt dự án và luận chứng (hay giải trình) kinh tế – kỹ thuật của dự án. • Thông thường, giai đoạn duyệt dự án được thực hiện với sự tham gia của các cơ quan có đủ thẩm quyền do pháp luật quy định (cơ quan nhà nước, tổ chức tài chính, các thành phần khác tham gia dự án). • Cơ quan hội đồng thẩm định chỉ tiến hành thẩm tra, xét duyệt khi hồ sơ dự án đảm bảo đúng thủ tục quy định. Hồ sơ dự án được quy định khác nhau đối với dự án tiền khả thi và dự án khả thi, dự án có hay không có yếu tố đầu tư nước ngoài. Cơ quan hội đồng thẩm định hình thành theo sự phân cấp xét duyệt đối với các dự án (theo quy định của Chính phủ). Ví dụ: có một dự án phát triển sản phẩm mới trong doanh nghiệp, bạn thử thành lập một hội đồng thẩm định cũng như xây dựng các nội dung cần thẩm định. 15
  16. Bài 1: Tổng quan về dự án và quản trị dự án 1.2.2.4. Triển khai thực hiện dự án • Giai đoạn triển khai thực hiện dự án được coi là bắt đầu từ khi kinh phí được đưa vào cho đến khi dự án kết thúc hoạt động. Trên thực tế, người ta thường chia giai đoạn này thành những giai đoạn nhỏ hơn để tiện cho việc theo dõi và quản lý. Chẳng hạn, người ta chia nó thành ba thời kỳ: thời kỳ thứ nhất là thi công các hạng mục công trình cơ sở; thời kỳ thứ hai là thời kỳ dự án bắt đầu hoạt động và sinh lợi; thời kỳ thứ ba là thời kỳ dự án đạt tới sự phát triển toàn bộ hay các công trình đầu tư ban đầu đã sử dụng hết công suất, và kéo dài cho đến khi dự án chấm dứt hoạt động. • Mặc dù, các nhà quản trị dự án đã lập dự án công phu, song dự án thường ít khi hoàn thành đúng tiến độ kế hoạch, hoặc thiếu kinh phí, hoặc giải pháp kỹ thuật không đảm bảo như thiết kế... Những khó khăn này cần phải được các nhà quản trị dự án tiên liệu và có phương án ứng phó. Có thể nêu lên một số nhóm khó khăn, trở ngại đối với quá trình thực hiện dự án: Khó khăn tài chính, trục trặc về kỹ thuật, hạn chế về nhân sự, quản trị, các biến động bất lợi về chính trị, kinh tế, xã hội... Để thực hiện đúng tiến độ và khắc phục các trở ngại, các nhà quản trị dự án thường sử dụng các công cụ trợ giúp mang tính đặc thù, trong đó đáng chú ý là biểu đồ Gantt và sơ đồ Pert. Ví dụ: Khi triển khai xây nhà, với vai trò là chủ nhà, bạn cần làm gì để thực hiện việc xây nhà đúng tiến độ và khắc phục các trở ngại? 1.2.2.5. Nghiệm thu, tổng kết và giải thể dự án Nhiệm vụ của giai đoạn nghiệm thu, tổng kết và giải thể dự án là làm rõ những mặt thành công, những hạn chế của toàn bộ chu trình dự án nhằm rút ra những bài học kinh nghiệm cho công tác quản trị các dự án của doanh nghiệp trong tương lai. Bên cạnh đó, kết thúc và giải thể dự án cần tính đến hai công việc quan trọng, đó là: • Bàn giao hay phân phối sử dụng các kết quả của dự án, cũng như những phương tiện mà dự án còn để lại. • Bố trí lại cho các thành viên tham gia dự án, nhất là những người đã được biệt phái hoàn toàn khỏi doanh nghiệp của họ trong suốt một thời gian dài làm việc cho dự án. Ví dụ: Khi căn nhà xây xong, bạn phải làm gì? Tóm lại, các giai đoạn quản trị dự án có quan hệ tác động qua lại lẫn nhau, vừa quy định vừa bổ sung cho nhau. 1.3. Nhà quản trị dự án 1.3.1. Các phẩm chất cần có của nhà quản trị dự án 1.3.1.1. Bản lĩnh chính trị • Bản lĩnh chính trị (còn gọi là độ tin cậy về con người) là một trong những yêu cầu hàng đầu mà một nhà quản trị dự án cần phải có. 16
  17. Bài 1: Tổng quan về dự án và quản trị dự án • Bản lĩnh chính trị của nhà quản trị dự án được đo lường bằng những tiêu chí như: Trung thành với doanh nghiệp, có niềm tin vào sự thắng lợi của dự án nói riêng, doanh nghiệp nói chung, có lập trường vững vàng trước các biến cố của thương trường, có quan điểm quản trị phù hợp với chiến lược phát triển chung của doanh nghiệp, với quan điểm đường lối của Nhà nước, ngành đối với lĩnh vực dự án đang tiến hành, trong sáng về đạo đức, tận tâm với công việc, coi trọng tập thể và người lao động. 1.3.1.2. Năng lực tổ chức điều hành • Năng lực tổ chức điều hành của nhà quản trị dự án được thể hiện qua các khía cạnh sau: o Một là: Nhanh trí, vận dụng nhanh chóng kiến thức, kinh nghiệm vào công việc dự án, cởi mở, sẵn sàng tiếp xúc và lắng nghe ý kiến của người khác, biết gợi mở và thu nhận thông tin cần thiết. o Hai là: Có khả năng suy xét sâu sắc vấn đề, biết nêu sáng kiến, có khả năng quan sát, tinh thần tổ chức kỷ luật, biết sắp xếp công việc một cách nề nếp, khoa học. o Ba là: Nhạy cảm về tổ chức, có khả năng truyền nghị lực và ý chí của mình cho nhân viên dưới quyền, có năng lực khai thác chất xám, trí tuệ và lòng nhiệt thành của người khác, phối hợp tốt về mặt tổ chức. • Năng lực chuyên môn Dự án là lĩnh vực mới, chưa có tiền lệ, vì vậy nhà quản trị dự án bắt buộc phải có năng lực chuyên môn sâu về hoạt động mà dự án đang tiến hành. Năng lực chuyên môn của nhà quản trị dự án được thể hiện qua các tiêu thức sau: o Am hiểu sâu lĩnh vực chuyên môn của dự án, ngoài ra, còn phải có những kiến thức hiểu biết về các lĩnh vực có liên quan. o Có tư duy hệ thống về chuyên môn, có khả năng xử lý các tình huống của toàn bộ dự án. o Chỉ đạo và điều hành (ra quyết định đúng lúc, kịp thời và tổ chức chỉ đạo thực hiện quyết định với kết quả, hiệu quả thiết thực). 1.3.1.3. Năng lực lãnh đạo, động viên Năng lực quan trọng của nhà quản trị dự án chính là biết lãnh đạo điều hành. Năng lực này được bộc lộ qua 5 đặc điểm sau: • Phải có độ tin cậy cao về chuyên môn và con người Mặc dù trình độ chuyên môn không được xếp vào loại quan trọng hàng đầu nhưng trong quản trị dự án rất cần những người có trình độ chuyên môn giỏỉ đối với các lĩnh vực có liên quan. Mặt khác, phẩm chất cá nhân như : đạo đức, lòng trung thành, nhân cách… là những tố chất không thể thiếu và cho ta những thông tin đánh giá độ tin cậy về con người mà tổ chức doanh nghiệp mới có thể yên tâm về nhà quản trị dự án của mình trước các mối quan hệ đối tác phức tạp. Ở nước ta, đây là vấn đề hết sức quan trọng. 17
  18. Bài 1: Tổng quan về dự án và quản trị dự án • Là tấm gương mẫu mực và thực hiện các hành động dẫn đầu Nhà quản trị dự án phải là người đứng đầu trong các nhóm của tổ chức dự án, tạo ra sự phấn khích, lôi kéo, thúc đẩy các thành viên êkíp nhiệt tình có trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ được giao. Những tác động vào các dự án viên phải thực sự là những tấm gương để họ noi theo, và vấn đề cơ bản là nhà quản trị dự án chỉ dẫn cho các dự án viên biết các phương pháp hành động có hiệu quả. • Năng động, nhiệt tình và tích cực sáng tạo Bản thân dự án là hoạt động đặc thù thể hiện tính sáng tạo, thậm chí là “độc nhất vô nhị” để tạo ra thực tế mới mà ta muốn có. Chỉ dựa trên cơ sở những hiểu biết kết hợp với những tìm tòi khám phá bằng chính sự nhiệt tình và năng động của mình, nhà quản trị dự án mới có khả năng thành công. Người ta thường nói nhà quản trị có sự nhiệt tình, trách nhiệm cao chưa đủ, vì trong suốt tiến trình dự án, nhiều vấn đề khó khăn, phức tạp cũng như xung khắc, mâu thuẫn nảy sinh. Do vậy, rất cần tới sự năng động, sáng tạo trên nền tảng của kiến thức và hiểu biết của nhà quản trị. • Có quan điểm, lập trường độc lập Phải có cách nhìn nhận riêng hay quan điểm lập trường rõ ràng, nhất là những dự án phức tạp về quan hệ do nhiều bên tham gia và chịu ảnh hưởng mạnh mẽ từ môi trường. Nhà quản trị có năng lực lãnh đạo, không quá phụ thuộc vào đối tác đến mức trở thành người chỉ có chức danh đại diện, chứ không phải là người điều hành dự án. • Biết uỷ nhiệm (giao trách nhiệm cho người khác) Không bao giờ nhà quản trị giao việc cho người khác thực hiện cũng đều đạt được lợi ích vốn có của nó (sử dụng tốt nguồn nhân lực, nâng cao năng lực của cán bộ và giúp nhà quản trị có thêm thòi gian để làm việc khác). Sở dĩ như vậy vì uỷ nhiệm cũng gặp phải nhiều vấn đề khó khăn, trở ngại như mất quyền điều hành, giảm lợi ích kinh tế. Uỷ nhiệm cái gì? Khi cần đàm phán họ không có quyền hạn và tư cách pháp lý, kiểm soát bằng cách nào?... Nhiều khi lý do chính gây cản trở trong uỷ nhiệm của nhà quản trị dự án lại chính là ở chỗ nó làm mất thời gian hơn là tự mình làm lấy. Tuy nhiên trong thực tế, công việc của nhà quản trị dự án có những thời kỳ rất bề bộn, không giao bớt công việc của mình cho cộng sự, cho cấp dưới thì không thể hoàn thành được nhiệm vụ. Vấn đề là chỗ uỷ nhiệm cần phải có kế hoạch, phải đàm phán với người được uỷ nhiệm về công việc uỷ nhiệm và vấn đề kiểm soát. Mặt khác cần coi uỷ nhiệm là một nghệ thuật lãnh đạo của nhà quản trị dự án và trước hết phải khẳng định nó là cần thiết và có thể làm được. Trong quản trị dự án, nhà quản trị dự án thường sử dụng tác phong lãnh đạo của mình để thực hiện công tác lãnh đạo. Trên thực tế có thể xem xét phong cách lãnh đạo từ nhiều góc độ khác nhau, tuy nhiên, ở đây chỉ nhấn mạnh đến phong cách lãnh đạo dựa trên góc độ phân tích mối quan hệ con người – công việc. Xét đến cùng, cách xử thế của nhà quản trị hoặc là dựa trên cơ sở công việc, hoặc trên cơ sở quan hệ, hoặc kết hợp cả hai. 18
  19. Bài 1: Tổng quan về dự án và quản trị dự án 1.3.1.4. Năng lực giao tiếp Giao tiếp trong quản trị dự án thường đề cập tới những dạng sau đây: • Theo chiều giao tiếp có hai dạng: o Giao tiếp một chiều (ra chỉ thị, mệnh lệnh...) o Giao tiếp hai chiều (đàm thoại, nói chuyện, trao đổi...), nghĩa là liên quan tới quan hệ phát và thu nhận thông tin. Theo cách phân loại này, giao tiếp hai chiều có dạng phổ biến hơn. Để giao tiếp có hiệu quả, thậm chí trong giao tiếp một chiều vẫn cần những yếu tố theo chiều ngược lại, như trạng thái tâm lý tinh thần của người nhận thông tin phản hồi... Mỗi cuộc giao tiếp một chiều cũng có thể là một phần trong cả quá trình giao tiếp hai chiều, dài hạn và đầy đủ hơn. • Theo phạm vi giao tiếp có hai dạng o Giao tiếp nội bộ (các quan hệ phát và nhận thông tin trong nội bộ dự án) o Giao tiếp bên ngoài (quan hệ giữa dự án với các đối tác, cơ quan có liên quan), trong đó dạng thứ hai rất quan trọng và thường khó khăn phức tạp hơn, nhất là dự án có yếu tố bên ngoài, ở đó nổi lên vấn đề hết sức quan trọng là các đặc tính văn hoá dân tộc của quốc gia có đối tác thành viên tham gia dự án. Những tố chất biểu hiện phẩm chất năng lực của nhà quản trị dự án về giao tiếp bao gồm: • Đủ thoáng để nhận và phát tin. Nhà quản trị dự án phải linh hoạt trong việc sử dụng các hình thức tổ chức, các loại quan hệ chính thức và không chính thức để thu nhận, xử lý thông tin và ra quyết định kịp thời. Không bị gò bó lệ thuộc vào cơ chế thu và phát thông tin của hệ thống tổ chức chính thức. • Can thiệp cần thiết và đúng lúc, nhà quản trị thông thoáng trong việc nhận và phát tin là cần thiết, nhưng phải ra quyết định và có những hành động can thiệp đúng thời điểm thích hợp mới có hiệu quả. • Có khả năng giải thích, thuyết phục, đàm phán và thương lượng. Nhà quản trị dự án không chỉ giỏi trong quan hệ nội bộ mà cần phải giỏi cả trong quan hệ với các đối tác, các chuyên gia, cố vấn, chính quyền địa phương hoặc Chính phủ. Nhiều mâu thuẫn và khó khăn trở ngại xuất hiện trong suốt quá trình thực thi dự án. Vì vậy, họ phải là người chứng tỏ khả năng thuyết phục người khác, biết thương lượng để tìm các biện pháp dung hoà một cách có hiệu quả. Ngoài ra, nhà quản trị dự án cần phải biết lắng nghe ý kiến của người khác để tích luỹ thêm kinh nghiệm và nâng cao sự hiểu biết, phải biết tuyên truyền cho dự án, tránh thụ động, bi quan trước những khó khăn của dự án. Phải thiết lập và duy trì các quan hệ đó cho dự án. Để giao tiếp có hiệu quả, nhà quản trị cần phải nhận rõ những yếu tố gây cản trở trong giao tiếp và yếu tố quyết định thành công, giữ vai trò nền tảng trong giao tiếp – đó là sự hiểu biết lẫn nhau. 19
  20. Bài 1: Tổng quan về dự án và quản trị dự án 1.3.1.5. Năng lực tạo dựng nhóm làm việc Cùng với việc tạo dựng bộ máy quản trị dự án là vấn đề xây dựng“ê kíp” dự án. • Khái niệm ê kíp o Ở đây “ê kíp” dự án được hiểu là tập hợp những con người (hay nhóm người) có những trình độ, đặc điểm, cá tính… khác nhau, nhưng có thể phối hợp với nhau để hoàn thành nhiệm vụ được giao và mục tiêu đã đề ra với chất lượng tốt. o Mỗi người trong “ê kíp” dự án đảm nhận những công việc khác nhau, số lượng thành viên của “ê kíp” thay đổi tuỳ thuộc quy mô và tính phức tạp của dự án, nhưng vai trò của “ê kíp” dự án thì không thay đổi. Năng lực của nhà quản trị dự án trong việc tạo dựng và duy trì “ê kíp” dự án được thể hiện qua các nội dung sau: • Biết kết hợp linh hoạt, sáng tạo quan hệ giữa ê kíp chính thức (hữu hình) và ê kíp không chính thức (vô hình). Vai trò của ê kíp vô hình càng quan trọng hơn, khi mà môi trường dự án ngày càng khó tiên liệu đã làm cho ê kíp hữu hình không đủ sức ứng phó với sự bất định. Mặt khác, nhà quản trị dự án cần phải thấy rằng ê kíp vô hình có thể có những biểu hiện hoạt động chệch hướng hoặc lệch lạc. Chính nhờ sự tồn tại của hai loại ê kíp này đã giúp cho nhà quản trị dự án khả năng điều chỉnh tốt hơn. • Liên kết, gắn bó, phối hợp hoạt động của các thành viên trong ê kíp dự án. o Nhân tố phối hợp là tiền đề của quản trị và lãnh đạo thành công. Nhà quản trị dự án chỉ khi phối kết hợp hoạt động của các thành viên êkíp thì mới có thể giải quyết các vấn đề của dự án, đặc biệt là khi gặp phải khó khăn, mâu thuẫn. Nhân tố phối hợp là tiền đề của quản trị và lãnh đạo thành công. Nhà quản trị dự án làm việc (ở một góc độ nào đó) phải chịu sức ép từ nhiều phía: sức ép bên trong từ các thành viên của dự án, sức ép bên ngoài của khách hàng, của lãnh đạo doanh nghiệp, của bộ, ngành…. Vì vậy phải tìm biện pháp dung hoà bằng cách huy động, khai thác mặt mạnh của các thành viên êkíp, bù đắp các điểm yếu, hiệu chỉnh các lệch lạc nếu có, nhất là khuynh hướng mỗi chuyên gia, cố vấn đều muốn đề cao lĩnh vực của mình, them chí theo đuổi quan điểm cá nhân về tiến trình của dự án. o Kinh nghiệm thực tiễn đã chỉ ra rằng để liên kết các thành viên của êkíp dự án, làm cho êkíp hoạt động có hiệu quả, cần chú trọng vận dụng có hiệu quả vấn đề khuyến khích, động viên, coi trọng nguyên tắc cân bằng, năng động. Bởi vì không ai là không có những hạn chế, nhược điểm trong quá trình quản trị, vấn đề là ở chỗ biết khuyến khích, động viên êkíp, làm cho đóng góp vào thành công dự án của thành viên này chẳng những không làm cản trở mà công thúc đẩy các thành viên khác góp phần mình nhiều hơn nữa vào kết quả và thắng lợi của dự án. • Khuyến khích động viên các thành viên trong ê kíp dự án. o Đây vừa là nhu cầu vừa là động lực kích thích các thành viên êkíp dự án làm việc một cách hào hứng và tích cực. Mặc dù trong thực tế, người ta đã áp dụng 20
ADSENSE
ADSENSE

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

 

Đồng bộ tài khoản
2=>2