Bài giảng Quản trị học: Bài 4 - TS. Hoàng Quang Thành

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PPTX | Số trang:27

Thêm vào BST

Báo xấu

16
lượt xem 6
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài giảng "Quản trị học: Bài 4 - Thông tin quản trị" được biên soạn nhằm cung cấp những kiến thức cơ bản về thông tin, các trở ngại thường gặp và biện pháp khắc phục nhằm đảm bảo quá trình thông tin hữu hiệu phục vụ quản trị. Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Quản trị học: Bài 4 - TS. Hoàng Quang Thành

QUẢN TRỊ HỌC TS. HOÀNG QUANG THÀNH BÀI 04
MỤC ĐÍCH VÀ YÊU CẦU Ø Mục đích Cung cấp những kiến thức cơ bản về thông tin, các trở ngại thường gặp và biện pháp khắc phục nhằm đảm bảo quá trình thông tin hữu hiệu phục vụ quản trị. Ø Yêu cầu - Nắm được khái niệm và các yếu tố của quá trình thông tin quản trị - Phân biệt các loại thông tin và yêu cầu đối với thông tin quản trị - Nắm được các bước xây dựng hệ thống bảo đảm thông tin trong quản trị - Nhận diện được các trở ngại và biện pháp khắc phục trong thông tin.
BỐ CỤC 1. Khái niệm thông tin 2. Phân loại thông tin 3. Yêu cầu đối với thông tin trong quản trị 4. Tổ chức hệ thống bảo đảm thông tin trong quản trị 5. Các trở ngại thường gặp trong thông tin quản trị 6. Biện pháp khắc phục các trở ngại trong thông tin
1. Khái niệm thông tin v Để quản trị một tổ chức, nhà quản trị phải biết được hiện trạng cũng như xu hướng biến đổi của các yếu tố nội bộ lẫn bên ngoài môi trường. v Trong quản trị, thông tin được hiểu là những tin tức (tín hiệu) mới, được nhận, được hiểu và được đánh giá là có ích cho việc ra quyết định và tổ chức thực hiện các quyết định. v Thông tin là quá trình chuyển ý nghĩ từ một người để trở thành nhận thức ở một người khác. Vì vậy, thực chất của thông tin là quá trình phản ánh và tiếp nhận phản ánh đó, biến phản ánh thành hiểu biết và tri thức nhằm mục đích phục vụ việc ra quyết định của nhà quản trị.
Vai trò của thông tin trong quản trị § Thông tin là cơ sở, là điều kiện và là công cụ của mọi quá trình điều khiển, trong đó có quản trị. § Thông tin là “nguyên liệu” đầu vào để “sản xuất” ra các quyết định quản trị. Bản thân quyết định quản trị cũng là thông tin. § Thông tin là cơ sở để thực hiện mọi chức năng quản trị. § Tài năng của nhà quản trị suy cho cùng được thể hiện qua năng lực của họ trong việc thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin. § Thông tin là chiếc cầu nối giữa tổ chức với môi trường bên ngoài. § Mọi phương tiện, thiết bị kỹ thuật phục vụ quản trị đều hướng vào việc
Quá trình thông tin Quá trình thông tin và các yếu tố tham gia vào quá trình này được minh họa qua sơ đồ sau đây: Phản hồi Ý Mã Truyền Tiếp Giải Nhận nghĩ hóa đạt nhận mã thức Người gửi Người nhận Nhiễu
Các yếu tố của quá trình thông tin § Người gửi: có thể là nhà quản trị, có thể là không, có thể là bộ phận hay tổ chức. § Mã hóa: Là dịch ý tưởng của Người gửi thành những ký hiệu có hệ thống thể hiện ý đồ và mục đích truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc bằng tín hiệu phi ngôn ngữ. § Giải mã: là thuật ngữ kỹ thuật chỉ quá trình suy nghĩ của người nhận, gắn với việc giải thích dựa vào những kinh nghiệm sẵn có và các khung tham chiếu. § Người nhận: Bức thông điệp sau khi được tiếp nhận thì sẽ được giải mã theo ngôn ngữ mà người nhận có thể hiểu được để biến thành nhận thức ở họ. § Nhận thức: là quan niệm của người nhận sau khi tiếp nhận thông điệp từ người gửi. § Phản hồi: Là dòng thông tin nối ngược từ người nhận đến người gửi, là yếu tố cơ bản, không thể thiếu trong mọi quá trình điều khiển. § Nhiễu: Những yếu tố làm lệch lạc nhận thức ở người nhận so với ý nghĩ người gửi.
2. Phân loại thông tin  Theo phạm vi của thông tin + Thông tin bên trong: phản ánh tình hình nội bộ của tổ chức (tài liệu nghiệp vụ, biểu bảng thống kê, báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch v.v…) + Thông tin bên ngoài: liên quan các yếu tố trong môi trường hoạt động của tổ chức. Gồm: (1) Các tài liệu có tính bắt buộc (văn bản pháp luật, chỉ thị, nghị quyết, mệnh lệnh, nghị định, thông tư hướng dẫn v.v…); và (2) loại tài liệu có tính chất tham khảo nhằm điều chỉnh các hoạt động của tổ chức cho phù hợp với sự biến động của môi trường.
2. Phân loại thông tin (TT)  Theo tính chất của thông tin + Thông tin chỉ đạo: các mệnh lệnh, chỉ thị, chủ trương, định hướng, quan điểm, nguyên tắc do cơ quan cấp trên đưa xuống để hướng dẫn cấp dưới thực hiện, phục vụ việc định hướng hoạt động của đối tượng. + Thông tin thực hiện: báo cáo tình hình tiến độ, vấn đề phát sinh, kết quả thực hiện, kiến nghị, đề xuất, phản ánh của cấp dưới với cấp trên. Đây là thông tin phản hồi giúp chủ thể có thể kiểm soát và thực hiện các hoạt động điều chỉnh cần thiết .
2. Phân loại thông tin (TT)  Theo tính chất sử dụng của thông tin + Thông tin đầu vào: Là thông tin dưới dạng nguyên liệu (thông tin tra cứu) mà nhà quản trị cần có để ra các quyết định (đường lối, thể chế, pháp luật, quan hệ với bên ngoài, tình hình nội bộ v.v…) + Thông tin đầu ra: là những thông tin được đưa ra dưới dạng các quyết định mà cấp dưới có trách nhiệm phải thực hiện.
2. Phân loại thông tin (TT)  Theo hướng của thông tin: + Thông tin đi xuống: từ các cá nhân, các bộ phận thuộc các cấp cao hơn đến các các cấp thấp hơn, (tài liệu hướng dẫn, các bản ghi nhớ chính thức, các chính sách, quy định thủ tục, sổ tay tham khảo, ẩn phẩm của tổ chức v.v...) + Thông tin đi lên: truyền đạt từ các cấp thấp đến các cấp cao hơn trong tổ chức. + Thông tin ngang: nối các cá nhân, bộ phận cùng cấp trong hệ thống tổ chức. + Thông tin chéo: dòng thông tin nối các cá nhân, các bộ phận thuộc các cấp khác nhau nhưng không có quan hệ báo cáo trực tiếp.
2. Phân loại thông tin (TT)  Theo cấp độ xử lý thông tin + Thông tin sơ cấp: có được qua kết quả của các cuộc điều tra khảo sát ban đầu, chưa qua xử lý và chưa từng được công bố trước đó. + Thông tin thứ cấp: những thông tin đã qua xử lý, phân tích, công bố hoặc đã được sử dụng vào các mục đích khác.
2. Phân loại thông tin (TT)  Theo kênh tiếp nhận + Thông tin chính thức: những thông tin có địa chỉ rõ ràng về nguồn gốc phát đi lẫn đối tượng tiếp nhận, được truyền đi một cách chủ động theo các kênh chính thức, có mục đích, gắn với trách nhiệm của những cá nhân và bộ phận cụ thể, đã được quy định. + Thông tin không chính thức: thông tin không rõ ràng về nơi phát đi lẫn nơi tiếp nhận, được truyền đi một cách tự phát dưới dạng tin đồn, dư luận.
2. Phân loại thông tin (TT)  Theo cách tiếp nhận: + Thông tin có hệ thống: thông tin được đưa đến cho đối tượng nhận tin theo định kỳ (hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, hàng năm v.v…), thường được quy định trước về yêu cầu, nội dung, trình tự hoặc báo cáo theo mẫu thống nhất. + Thông tin không có tính hệ thống: thông tin được đưa đến cho đối tượng nhận tin một cách ngẫu nhiên không thể dự kiến trước được về thời gian cũng như về nội dung diễn biến của những sự kiện.
2. Phân loại thông tin (TT)  Theo phạm vi lĩnh vực: + Thông tin về tình hình sản xuất, kinh doanh + Thông tin về nhân sự + Thông tin về tài chính + Thông tin về kỹ thuật + Thông tin về thị trường + Thông tin pháp luật v.v…
3. Yêu cầu đối với thông tin  Tính chính xác: Thông tin không chính xác không thể giúp nhà quản trị đưa ra được các quyết định đúng đắn. Để đảm bảo tính chính xác, thông tin cần phải cụ thể, rõ ràng, trung thực và khách quan.  Tính kịp thời: Thời gian làm cho thông tin trở nên lỗi thời và vô ích, dẫn đến việc bỏ lỡ thời cơ hoặc gây ra những tổn thất. Muốn đảm bảo tính kịp thời, đòi hỏi thông tin liên tục phải được cập nhật.  Tính đầy đủ, tính hiện đại và tính hệ thống: thông tin không đầy đủ, chắp vá, lạc hậu thì khó có thể đưa ra được các quyết định có hiệu quả.
3. Yêu cầu đối với thông tin (TT)  Tính logic và tính ổn định: Tính logic của thông tin đòi hỏi tránh xẩy ra mâu thuẩn hoặc loại bỏ lẫn nhau, ổn định trong một thời gian đủ dài, tránh thay đổi bất thường dẫn tới sự hoang mang, mất tin tưởng.  Tính rõ ràng và cô đọng: thông tin phải không thừa, không thiếu, có tính đơn nghĩa, tránh các cách hiểu khác nhau.  Thông tin phải đảm bảo tính kinh tế: Thông tin thu được phải giúp giải quyết thành công, hiệu quả vấn đề với phí tổn nhỏ nhất về thời gian, tiền bạc và công sức cho việc thu thập, xử lý, truyền đạt và lưu trữ.
3. Yêu cầu đối với thông tin (TT)  Tính bảo mật: để bảo vệ tiềm năng, tính độc lập, tạo lợi thế bất ngờ, sẵn sàng thích ứng với các tình huống trong cạnh tranh.  Tính minh bạch: Cần phải công khai, minh bạch đối với những thông tin trong trường hợp cần công khai, minh bạch
4. Tổ chức hệ thống bảo đảm thông tin trong quản trị 4.1. Khái niệm  Hệ thống bảo đảm thông tin là tổng thể các quy tắc, kỹ năng, phương pháp, kỹ thuật và cơ chế hoạt động được mô tả một cách rõ ràng, theo đó con người và thiết bị thực hiện việc thu thập, lưu trữ và xử lý thông tin nhằm đáp ứng nhu cầu ra quyết định.  Hệ thống giúp sắp xếp hợp lý công việc, con người và thiết bị, tạo điều kiện thực hiện tốt các hoạt động thông tin trong tổ chức.
4.2. Các bước xây dựng hệ thống  Bước 1: Xác định nhu cầu thông tin Căn cứ vào đặc điểm của lĩnh vực họat động, đặc điểm của tổ chức, mức độ phức tạp và phạm vi của vấn đề cần giải quyết cần phải xác định rõ: số lượng và loại thông tin cần thiết; thời gian và kinh phí cần thiết và có thể đáp ứng cho việc thực hiện thu thập.  Bước 2: Xác định và lựa chọn nguồn thông tin + Nguồn thông tin sơ cấp: sơ cấp nội bộ; sơ cấp bên ngoài + Nguồn thông tin thứ cấp: thứ cấp nội; thứ cấp bên ngoài.