Bài giảng về Kỹ năng điều hành một cuộc họp

Chia sẻ: Truong Thinh | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:32

Thêm vào BST

Báo xấu

950
lượt xem 327
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tại sao phải có người vận hành cuộc họp? Chức năng của cuộc họp là gì? Có những kiểu họp gì? Cần chuẩn bị gì có một cuộc họp chất lượng và hiệu quả... là những vấn đề là nhà quản lí luôn luôn phải nắm rõ bởi kết quả của mỗi cuộc họp ảnh hưởng trực tiếp đến chiến lược cũng như sự phát triển của doanh nghiệp. Tham khảo ngay "Bài giảng về Kỹ năng điều hành một cuộc họp" để trang bị thêm và hiểu rõ hơn về vấn đề này nhé. Ngoài ra, bạn cũng có thể học thêm nhiều kỹ năng khác mà nhà quản lí cần có từ Bộ tài liệu Hướng dẫn Đào Tạo nội bộ Doanh nghiệp mà TaiLieu.VN đã sưu tầm và tổng hợp. Mời các bạn ghé xem.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng về Kỹ năng điều hành một cuộc họp

ÑIEÀU HAØNH MOÄT CUOÄC HOÏP NH
Noäi dung chính No dung ch Taïi sao phaûi ñieàu haønh moät cuoäc hoïp? Ta nh Caùc chöùc naêng cuûa moät cuoäc hoïp Ca Caùc kieåu hoïp Ca Chuaån bò cho moät cuoäc hoïp Chua Ñònh nghóa muïc tieâu Con ngöôøi Con Baøi thuyeát trình Ba Chuû toïa Chu Ñieàu haønh cuoäc hoïp nh Thôøi gian trình baøy Thô Keát thuùc cuoäc hoïp Ke
Taïi sao phaûi vaän haønh cuoäc hoïp? Ta nh Caùc cuoäc hoïp laø laõng Caùc giaûi phaùp cho caùc Ca Ca vöôùng maéc trong theá giôùi ng phí thôøi gian quyù baùu thöïc ñöôïc tìm thaáy xuyeân vaø tieàn. qua cuoäc hoïp vaø thaûo luaän nhoùm Moät cuoäc hoïp vaãn toát hôn laø Mo ñieän thoaïi, maùy fax, hoäi Caùc cuoäc hoïp laø ñaày Ca nghò baèng video, maùy vi ng daãy caùc vaán ñeà, tranh tính, caùc saûn phaåm khaùc cuûa caõi, maâu thuaån vaø neáu coâng ngheä thoâng tin hoaëc coù chæ laø moät ít söï ñoàng ng caùc caù nhaân laøm vieäc moät thuaän vaø giaûi phaùp. mình
Taïi sao phaûi vaän haønh cuoäc hoïp? Ta nh Những cuộc họp đóng vai trò rất quan trọng, vì Nh đó là nõi mà bầu không khí và văn hoá của tổ chức đựợc duy trì, là một trong những cách thức để các tổ chức nói với đội ngũ nhân viên của mình rằng: “Bạn là một thành viên của tập thể” Nếu bạn tổ chức những cuộc họp buồn tẻ, yếu kém mà lại kéo dài lê thê, thì các nhân viên sẽ bắt đầu tin rằng mình đang làm việc cho một công ty tẻ nhạt, kém cỏi và không biết quý trọng thời gian
h kin ø C o ân ùc, ù,va g thö gia n ñvoùn ieäc eán aùnh g daâ go taäp t õ ki g s e öï ñ oán ca heå ùp ia äm , s àn th nv Ch ù ha aø sö e hie uy gian ng aùc tr ï ân c Caùc chöùc naêng cuûa moät cuoäc hoïp Ra caùc quyeát ñònh quyeát Söï hình thaønh nhoùm ñoaùn vaø cam keát v Ñö aø nh nho o ùc aáu tín ùm/ c ùm hñ h cu oâng an Tr ûa laõn vieäc h ña ïo Ca
Caùc kieåu hoïp Ca Hoäi nghò Ho Hoäi ñoàng Ho ng Uûy ban Thöôøng xuyeân Th ng Ñieàu ñình, thoûa thuaän Ñoäng vieân ng Ra quyeát ñònh Ra Haøng ngaøy Ha ng Haøng tuaàn hoaëc haøng thaùng Ha ng ng ng Baát thöôøng, khoâng thöôøng xuyeânhoaëc keá hoaïch ñaëc bieät Ba ng ng ch
Chuaån bò cho moät cuoäc hoïp Chua “Caùc quan heä maät thieát gì ñeå naém chaéc vaø naém vöõng cuoäc hoïp ....” “Sau khi hoïp xong, coù baát kyø tieâu chuaån naøo hoaëc cô cheá ñeå co xaùc ñònh coù hay chaêng cuoäc hoïp laø thaønh khoâng hoaëc thaát baïi...” hay chaê nh
Chuaån bò cho moät cuoäc hoïp Chua Xác định rõ những mục tiêu và kết quả mong đợi. Bạn cần biết chính xác mình đang cố gắng đạt được điều gì thông qua cuộc họp. Xác định xem liệu những hoạt động khác có thể sẽ phù hợp hõn không, hay nhất thiết phải tổ chức các cuộc họp bàn. Đã có không ít cuộc họp vô bổ được triệu tập, trong khi chỉ một vài cuộc điện thoại, trao đổi email, hay gặp gỡ trực tiếp sẽ hiệu quả hõn rất nhiều.
Chuaån bò cho moät cuoäc hoïp Chua Xác định các chủ đề trọng tâm và hình thức thảo luận tốt nhất của mỗi cá nhân. Bạn cần hiểu rõ mình muốn đạt được điều gì thông qua những thảo luận này. Ước lượng thời gian cho cuộc họp. Những người tham gia cần biết thời lượng cuộc họp để lên kế hoạch công việc cho phù hợp.
Lịch trình cuộc họp một cách chi tiết và cụ thể: Tuyên bố thời điểm bắt đầu và thời điểm kết Tuyên thúc. Thời gian là vàng bạc … hãy lên kế hoạch một cách sáng suốt! Xác định địa điểm tổ chức cuộc họp. Lên danh sách những người tham dự và khách Lên mời.
Lịch trình cuộc họp một cách chi tiết và cụ thể: Thống kê vai trò của những người tham gia cuộc họp và Th những điều bạn mong đợi ở họ. Việc này “bắt buộc” những người tham dự thu thập tất cả những thông tin có liên quan mà họ cần mang tới cuộc họp. Chuẩn bị cho những cuộc thảo luận được diễn ra một cách Chu có tổ chức, phù hợp với mục tiêu, chủ đề và định hướng chung của cuộc họp. Gửi trước lịch trình cho những người tham dự để họ có thời gian lên kế hoạch và chuẩn bị cho cuộc họp.
Phân công người ghi chép (lập biên Phân bản cuộc họp) Những ai đã có mặt. Nh Những vấn đề nào cần được thảo luận. Nh Những quyết định chủ chốt nào cần hướng tới. Nh Các bước tiếp theo (hành động cụ thể): Những ai phải hoàn thành nhiệm vụ đặt ra – lên Nh danh sách các tập thể và các thành viên bên ngoài. Ngày bắt đầu và ngày kết thúc nhiệm vụ. Ng Những việc họ cần hoàn thành chính xác là gì. Nh
Ñònh nghóa muïc tieâu Cung caáp thoâng tin - Caùi gì Cung Deå hieåu aøo Ta Coù caáu truùc- nguyeân Co eá n ïi sao thuûy Th Caùc traùch nhieäm thi Ca ch haønh nh Ô Ûñ Boä khung phaùp lyù Bo Ai aâu Khi naøo
Con ngöôøi ng Toái öu hoùa soá ngöôøi tham döï cuoäc hoïp. To Keá hoaïch sô boä cuûa cuoäc hoïp vaø thaûo luaän vôùi caùc Ke ch thaønh vieân chuû choát tröôùc cuoäc hoïp. nh
Vaên kieän Vaê Taøi lieäu quan troïng nhaát trong moät cuoäc hoïp laø Ta ng chöông trình nghò söï vì vaäy haõy chuaån bò noù thaät caån thaän. Phaân loaïi chuùng caån thaän: caùi naøo cho thoâng tin, caùi Phaâ ng naøo cho thaûo luaän, hoaëc caùi naøo cho quyeát ñònh ñeå maø söï quan troïng vaø thôøi gian ñaõ ñöôïc yeâu caàu, coù ng theå ñöôïc tieán haønh treân moãi loaïi nh
Chuû toïa Chu Baïn laø “xeáp”, ñieàu ñoù ñuùng nhöng ñöøng quaù nhaán Ba ng ng maïnh vaøo ñieàu ñoù khi ñieàu haønh moät cuoäc hoïp nh nh Laéng nghe, vaø khoâng noùi maõi cho ñeán khi naøo baïn La ng thaáy laø caàn thieát. Vai troø cuûa baïn laø hoå trôï nhoùm ñeå ñi ñeán moät keát Vai luaän toát nhaát coù theå hoaëc quyeát ñònh trong moät caùchch coù hieäu quaû nhaát vaø daãn ñeán moät quyeát ñònh chaáp nhaän ñöôïc hoaëc moät quyeát ñònh maø ñöôïc hieåu vaø ñöôïc chaáp nhaän bôûi ña soá.
Bắt đầu cuộc họp Truyền đạt mục tiêu và kết quả mong muốn tới tất cả Truy những người tham dự cuộc họp. Làm rõ những cách thức tham gia và giao tiếp trong cuộc họp mà bạn mong muốn. Đặt ra những nguyên tắc cõ bản (Tiêu chuẩn): Khi nào cuộc họp dừng lại và kết thúc. Khi Các thành viên sẽ được nghe bàn thảo như thế nào. Các mâu thuẫn, xung đột sẽ được giải quyết như thế nào. Mong đợi những gì ở mỗi thành viên. Mong Những chủ đề chỉ được lưu hành nội bộ. Nh Hãy thể hiện rằng bạn thực sự đánh giá cao các ư kiiến, Hãy k nhận định và chất vấn của mọi người.
Dẫn dắt cuộc họp Dành thời gian để trò chuyện và nghe mọi người nói, đồng thời chia sẻ với họ những câu chuyện đó. Làm rõ và diễn giải cẩn thận những ư kiiến then k chốt. Đề nghị mọi người đưa ra quan điểm của mình, bảo vệ những ư tưởng mới. Sử dụng những “kỹ năng động não” (brainstorming techniques). Ghi lại những ư tưởng và lưu ư trên một biểu đồ Ghi trên minh hoạ:
Dẫn dắt cuộc họp Sử dụng các màu sáng và chữ in đậm. Sử dụng hình ảnh cùng các câu chữ. Sử dụng các dấu hoa thị (*) để nhấn mạnh các điểm them chốt. Sử dụng không quá 7 từ trên một dòng và 7 dòng trên một biểu đồ. Đăng tải tất cả các biểu đồ để mọi người có thể Đă dễ dàng tham khảo khi cần thiết. Vào cuối cuộc họp, chuyển các biểu đồ này tới người thư kư ghi chép để sau đó đưa chúng vào biên bản cuộc họp.
Dẫn dắt cuộc họp Đưa ra những câu hỏi mở nhằm khuyến khích sự đóng góp Đư ư kiiến của mọi người. k Hướng sự tập trung vào ư tưởng, quan điểm, chứ không phải vào những con người. Ấn định những bước tiếp theo trong thời gian diễn ra cuộc họp và đảm bảo rằng những hành động này đều được phân công một cách cụ thể. Bám sát chủ đề của cuộc họp đã đề ra trong lịch trình. Đừng quá lệch hướng khỏi những chủ đề đã định hay làm cho nó trở nên rối rắm. Lịch trình cuộc họp xứng đáng để được thực hiện một cách nghiêm túc … nhưng đừng dập tắt sự sáng tạo hay làm tổn thưõng đến những người tham dự cuộc họp đang đi lệch hướng