intTypePromotion=1
zunia.vn Tuyển sinh 2024 dành cho Gen-Z zunia.vn zunia.vn
ADSENSE

Báo cáo: Công tác lưu trữ và quản trị văn phòng ở Phòng Nội vụ thuộc UBND huyện Thống Nhất tỉnh Đồng Nai

Chia sẻ: Hồ Duyên | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:105

113
lượt xem
12
download
 
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Báo cáo "Công tác lưu trữ và quản trị văn phòng ở Phòng Nội vụ thuộc UBND huyện Thống Nhất tỉnh Đồng Nai" gồm các nội dung sau: Khảo sát tình hình thực tế, thực hiện các nội dung nghiệp vụ,... Mời các em cùng tham khảo!

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Báo cáo: Công tác lưu trữ và quản trị văn phòng ở Phòng Nội vụ thuộc UBND huyện Thống Nhất tỉnh Đồng Nai

  1. Báo Cáo Thực Tập Chuyên Ngành 2                                                  Lớp: Lưu trữ­  QTVP PHẦN I: KHẢO SÁT TÌNH HÌNH THỰC TẾ 1. Tìm hiểu về quá trình hình thành, hoạt động của Văn phòng Ủy ban  nhân dân huyện Thống Nhất tỉnh Đồng Nai ; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn  và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Thống Nhất tỉnh  Đồng Nai. 1.1. Quá trình hình thành, hoạt động của Ủy ban nhân dân huyện Thống  Nhất tỉnh Đồng Nai  Huyện Thống Nhất Huyện Thống Nhất chính thức đi vào hoạt động từ  ngày 01/01/2004 theo nghị  định số 97/2003/NĐ­CP ngày 21/8/2003 của Chính phủ, đến nay sau 12 năm xây dựng   và phát triển, tình hình kinh tế, xã hội có nhiều chuyển biến tích cực, diện mạo của   huyện có nhiều thay đổi quan trọng Huyện Thống Nhất có 10 đơn vị  hành chính với tổng diện tích đất tự  nhiên là  24.717,93 ha; dân số 161.500 người. Có tuyến đường giao thông huyết mạch là Quốc  lộ1A đi qua dài 9,3km và Quốc Lộ  20 dài 17,3km; có tuyến Tỉnh lộ  769 dài 15,3km,   tuyến đường sắt Bắc – Nam chạy song song với quốc lộ 1A dài 9,0km. Nút giao thông   Ngã tư Dầu Giây là điểm tiếp nối giữa các tỉnh miền Bắc, miền Nam và Tây Nguyên   là nơi có lưu lượng phương tiện tham gia giao thông rất cao. Đặt biệt, Tuyến Quốc   Lộ 1A còn là điểm nút giao thông với đường Cao tốc Thành phố Hồ Chí Minh – Long  Thành – Dầu Giây – Đà Lạt dài 19km.  Phòng Nội vụ UBND Huyện Thống Nhất, tỉnh Đồng Nai ­ Phòng Nội vụ (trước đây là phòng Nội vụ­ Lao động Thương binh và xã hội )  được   thành   lập   theo   Quyết   định   34/2008/QĐ­   UBND   ngày   28/4/   2008   của  UBND tỉnh Đồng Nai, chính thức đi vào hoạt động từ ngày 01/5/2008. ­ Sau khi chia tách thành lập Phòng mới, mặc dù còn nhiều khó khăn về  cơ  sở  vật chất, một số  cán bộ,   công chức chưa có trang thiết bị  làm việc. Nhưng   được   sự   quan   tâm   lãnh   đạo,   chỉ   đạo   của   Thường   trực   Huyện   ủy,   UBND   SVTT: Nguyễn Thị Vân Dung_MSSV: 1256130008                              Trang 1
  2. Báo Cáo Thực Tập Chuyên Ngành 2                                                  Lớp: Lưu trữ­  QTVP huyện, sự hỗ trợ của các Ban thuộc Huyện  ủy, sự phối hợp chặc chẽ của các   cơ quan, ban ngành, đoàn thể; sự ủng hộ và nhiệt tình  hướng dẫn của các Sở,   Ban ngành trong tỉnh đặc biệt là Sở  Nội vụ  tỉnh. Phòng cơ  bản hoàn thành tốt   nhiệm vụ  tham mưu Huyện  ủy, UBND huyện trên các lĩnh vực thuộc chức  năng, nhiệm vụ được phân công. ­ Hiện nay phòng Nội vụ có 14 biên chế, Cán bộ, công chức trong cơ quan luôn   đoàn kết, có ý thức trách nhiệm trong công việc, có tinh thần khắc phục trong  khó khăn đã hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.  1.2. Vị trí, chức năng của Phòng Nội vụ, Ủy ban nhân dân huyện.  Vị trí chức năng a. Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc  Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị  xã, thành phố  thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là  Ủy ban nhân dân cấp huyện) là   cơ quan tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện chức năng quản   lý nhà nước về  các lĩnh vực: tổ  chức, biên chế  các cơ  quan hành chính, sự  nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành   chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức xã, phường,   thị trấn; hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước, tôn giáo; thi đua   khen thưởng. b. Phòng Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ  đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân cấp huyện,  đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của  Sở Nội vụ. c. Phòng Nội vụ chấp hành sự lãnh đạo, quản lý về tổ chức, vị trí việc làm, biên   chế  công chức, cơ  cấu ngạch công chức và công tác của  Ủy ban nhân dân  huyện, đồng thời chấp hành sự  chỉ  đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn,   nghiệp vụ của Sở Nội vụ.  Nhiệm vụ, quyền hạn SVTT: Nguyễn Thị Vân Dung_MSSV: 1256130008                              Trang 2
  3. Báo Cáo Thực Tập Chuyên Ngành 2                                                  Lớp: Lưu trữ­  QTVP a. Trình  Ủy ban nhân dân cấp huyện các văn bản hướng dẫn về công tác nội vụ  trên địa bàn và tổ chức triển khai thực hiện theo quy định. b. Trình  Ủy ban nhân dân cấp huyện ban hành quyết định, chỉ  thị; quy hoạch, kế  hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổ  chức thực   hiện các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao. c. Tổ  chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau  khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ  biến, giáo dục pháp luật về  các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao. d. Về tổ chức, bộ máy: ­ Tham mưu giúp  Ủy ban nhân dân cấp huyện quy định chức năng, nhiệm vụ,   quyền hạn và tổ chức các cơ quan chuyên môn cấp huyện theo hướng dẫn của  Ủy ban nhân dân cấp tỉnh; ­ Trình  Ủy ban nhân dân cấp huyện quyết định hoặc để   Ủy ban nhân dân cấp  huyện trình cấp có thẩm quyền quyết định thành lập, sáp nhập, giải thể các cơ  quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp huyện; ­ Xây dựng đề  án thành lập, sáp nhập, giải thể các tổ  chức sự nghiệp trình cấp  có thẩm quyền quyết định; ­ Tham mưu giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện quyết định thành lập, giải  thể, sáp nhập các tổ  chức phối hợp liên ngành cấp huyện theo quy định của  pháp luật. ­ Về quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp: ­ Tham mưu giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện phân bổ chỉ tiêu biên chế  hành chính, sự nghiệp hàng năm; ­ Giúp  Ủy ban nhân dân cấp huyện hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử  dụng  biên chế hành chính, sự nghiệp. SVTT: Nguyễn Thị Vân Dung_MSSV: 1256130008                              Trang 3
  4. Báo Cáo Thực Tập Chuyên Ngành 2                                                  Lớp: Lưu trữ­  QTVP ­ Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện tổng hợp chung việc thực hiện các quy định  về  chế  độ  tự  chủ, tự  chịu trách nhiệm đối với các cơ  quan chuyên môn, tổ  chức sự nghiệp cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã. e. Về công tác xây dựng chính quyền: ­ Giúp  Ủy ban nhân dân cấp huyện và các cơ quan có thẩm quyền tổ  chức thực   hiện việc bầu cử  đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo phân  công của  Ủy ban nhân dân cấp huyện và hướng dẫn của Ủy ban nhân dân cấp  tỉnh; ­ Thực hiện các thủ tục để Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện phê chuẩn các   chức danh lãnh đạo của  Ủy ban nhân dân cấp xã; giúp  Ủy ban nhân dân cấp   huyện trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phê chuẩn các chức danh bầu cử theo quy  định của pháp luật ­ Tham mưu, giúp  Ủy ban nhân dân cấp huyện xây dựng đề  án thành lập mới,   nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính trên địa bàn để Ủy ban nhân dân trình   Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua trước khi trình các cấp có thẩm quyền   xem xét, quyết định. Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa   giới hành chính của huyện; ­ Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện trong việc hướng dẫn thành lập, giải thể, sáp   nhập và kiểm tra, tổng hợp báo cáo về  hoạt động của thôn, làng,  ấp, bản, tổ  dân phố trên địa bàn huyện theo quy định; bồi dưỡng công tác cho Trưởng, Phó  thôn, làng, ấp, bản, tổ dân phố. f. Giúp  Ủy ban nhân dân cấp huyện trong việc hướng dẫn, kiểm tra tổng hợp báo   cáo việc thực hiện Pháp luật về dân chủ cơ sở đối với các cơ quan hành chính, đơn  vị sự nghiệp, xã, phường, thị trấn trên địa bàn huyện. g. Về cán bộ, công chức, viên chức: ­ Tham mưu giúp  Ủy ban nhân dân cấp huyện trong việc tuyển dụng, sử dụng,   điều động, bổ  nhiệm, bổ  nhiệm lại, đánh giá; thực hiện chính sách, đào tạo,   SVTT: Nguyễn Thị Vân Dung_MSSV: 1256130008                              Trang 4
  5. Báo Cáo Thực Tập Chuyên Ngành 2                                                  Lớp: Lưu trữ­  QTVP bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ và kiến thức quản lý đối với cán bộ, công  chức, viên chức; ­ Thực hiện việc tuyển dụng, quản lý công chức xã, phường, thị  trấn và thực  hiện chính sách đối với cán bộ, công chức và cán bộ  không chuyên trách xã,  phường, thị trấn theo phân cấp h. Về cải cách hành chính: ­ Giúp  Ủy ban nhân dân cấp huyện triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ  quan  chuyên môn cùng cấp và  Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện công tác cải cách  hành chính ở địa phương; ­ Tham mưu, giúp  Ủy ban nhân dân cấp huyện về  chủ  trương, biện pháp đẩy   mạnh cải cách hành chính trên địa bàn huyện; ­ Tổng hợp công tác cải cách hành chính ở địa phương báo cáo Ủy ban nhân dân  cấp huyện và cấp tỉnh. ­ Giúp  Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện quản lý nhà nước về  tổ  chức và   hoạt động của hội và tổ chức phi chính phủ trên địa bàn. i. Về công tác văn thư, lưu trữ: ­ Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện chấp hành chế độ,  quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ; ­ Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảo quản và  tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị  trên địa bàn huyện  và Lưu trữ huyện. k. Về công tác tôn giáo: ­ Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực   hiện các chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về tôn giáo   và công tác tôn giáo trên địa bàn; SVTT: Nguyễn Thị Vân Dung_MSSV: 1256130008                              Trang 5
  6. Báo Cáo Thực Tập Chuyên Ngành 2                                                  Lớp: Lưu trữ­  QTVP ­ Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp để thực hiện nhiệm vụ  quản lý nhà nước về  tôn giáo trên địa bàn theo phân cấp của  Ủy ban nhân dân   cấp tỉnh và theo quy định của pháp luật. l. Về công tác thi đua, khen thưởng: ­ Tham mưu, đề xuất với Ủy ban nhân dân cấp huyện tổ chức các phong trào thi   đua và triển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà nước trên   địa   bàn   huyện;   làm   nhiệm   vụ   thường   trực   của   Hội   đồng   Thi   đua   –   Khen  thưởng cấp huyện; ­ Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua, khen  thưởng trên địa bàn huyện; xây dựng, quản lý và sử  dụng Quỹ  thi đua, khen  thưởng theo quy định của pháp luật. m. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết các khiếu nại, tố  cáo và xử  lý các vi phạm về  công tác nội vụ theo thẩm quyền. n. Thực hiện công tác thống kê, thông tin, báo cáo Chủ  tịch  Ủy ban nhân dân cấp  huyện và Giám đốc Sở Nội vụ về tình hình, kết quả triển khai công tác nội vụ trên   địa bàn. o. Tổ  chức triển khai,  ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệ  thống   thông tin, lưu trữ  phục vụ  công tác quản lý nhà nước về  công tác nội vụ  trên địa   bàn. Ô. Quản lý tổ  chức, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế  độ  đãi ngộ, khen  thưởng, kỷ  luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ  đối với cán bộ,   công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của Phòng Nội vụ  theo quy định của  pháp luật và theo phân cấp của Ủy ban nhân dân cấp huyện. Ơ. Quản lý tài chính, tài sản của Phòng Nội vụ theo quy định của pháp luật và theo   phân cấp của Ủy ban nhân dân cấp huyện. p. Giúp  Ủy ban nhân dân cấp huyện quy định cụ  thể  chức năng, nhiệm vụ, quyền   hạn của  Ủy ban nhân dân xã, phường, thị  trấn về công tác nội vụ  và các lĩnh vực   SVTT: Nguyễn Thị Vân Dung_MSSV: 1256130008                              Trang 6
  7. Báo Cáo Thực Tập Chuyên Ngành 2                                                  Lớp: Lưu trữ­  QTVP công tác khác được giao trên cơ sở quy định của pháp luật và theo hướng dẫn của   Sở Nội vụ. q. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Ủy ban nhân dân huyện. .         1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy phòng Nội vụ Ủy ban nhân dân huyện  a. Phòng Nội vụ Trưởng Phòng, Phó Trưởng Phòng và cán bộ, công chức. ­ Trưởng phòng Nội vụ  chịu trách nhiệm trước  Ủy ban nhân dân, Chủ  tịch  Ủy   ban nhân dân cấp huyện và  trước pháp luật về  việc thực hiện chức năng,   nhiệm vụ, quyền hạn được giao và toàn bộ hoạt động của Phòng. ­ Phó Trưởng phòng giúp Trưởng phòng phụ  trách và theo dõi một số mặt công   tác; chịu trách nhiệm trước Trưởng Phòng và trước pháp luật về  nhiệm vụ  được phân công. Khi Trưởng phòng vắng mặt một Phó Trưởng phòng được  Trưởng phòng ủy nhiệm điều hành các hoạt động của Phòng. ­ Việc bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễn nhiệm, từ  chức, thực hiện chế độ, chính sách đối với Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng  do Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện quyết định theo quy định của pháp luật * Sơ  đồ  cơ  cấu tổ  chức bộ  máy phòng Nội vụ   Ủy ban nhân dân huyện   Thống Nhất, tỉnh Đồng Nai        TRƯỞNG PHÒNG       Ông: Bùi Văn Thạnh PHÓ TRƯỞNG  PHÓ TRƯỞNG  PHÓ TRƯỞNG  PHÒNG PHÒNG PHÒNG ễễn Th Ông: Nguy SVTT: Nguy Ông: Hà Văn Hải Bà: Nguyễn Thị H   Trang 7 n Lêị Vân Dung_MSSV: 1256130008                             ồng 
  8. Báo Cáo Thực Tập Chuyên Ngành 2                                                  Lớp: Lưu trữ­  QTVP TỔ TRƯỞNG 1 TỔ TRƯỞNG 2 TỔ TRƯỞNG 3 Ông: Trương Văn Vinh Ông: Vũ Bá Hoàng Ông: Phạm Tuấn Anh CHUYÊ CHUYÊN  CHUYÊN  CHUYÊN  CHUYÊN  CHUYÊN  CHUYÊN  N VIÊN VIÊN VIÊN VIÊN VIÊN VIÊN VIÊN Bà:Trần  Ông:Trầ Ông: Đỗ  Bà:Trần  Bà: Vũ  Ông:  Ông:  Thị Ánh  n Minh  Văn Huy Thị  Thị Bích  Nguyễn  Nguyễn  Nhi Thiện Phượng Hằng Văn Chín Ngọc  Châu 1.4. Biên chế  ­ Biên chế  hành chính Phòng Nội vụ  do Chủ  tịch    Ủy ban nhân dân cấp   huyện phân bổ  hàng năm theo yêu cầu nhiệm vụ  và khối lượng công   việc được giao. ­ Biên chế  sự  nghiệp của các đơn vị  trực thuộc Văn phòng  Ủy ban nhân   dân huyện do Ủy ban nhân dân huyện quyết định theo định mức biên chế  và theo quy định của pháp luật. 1.5. Chế độ làm việc ­ Trưởng phòng Nội vụ  của  ủy ban nhân dân huyện là người chịu trách   nhiệm điều hành mọi hoạt động của phòng theo chức năng, nhiệm vụ  được giao đúng quy định của pháp luật. 1.6. Mối quan hệ công tác  ­ Phòng Nôi vụ Ủy ban nhân dân huyện nằm trong cơ cấu tổ chức bộ máy   các cơ quan hành chính nhà nước cấp huyện, có mối quan hệ  mật thiết   với các sở, ban, ngành của huyện và  Ủy ban nhân dân các xã, thị  xã,   thành phố  trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, đảm bảo thực hiện kịp   SVTT: Nguyễn Thị Vân Dung_MSSV: 1256130008                              Trang 8
  9. Báo Cáo Thực Tập Chuyên Ngành 2                                                  Lớp: Lưu trữ­  QTVP thời yêu cầu lãnh đạo, chỉ đạo của Ủy ban nhân dân huyện và Chủ  tịch   Ủy ban nhân dân huyện. 2.  Về công tác Lưu trữ  Tài liệu hình thành ngày càng nhiều  ở  các cơ  quan đơn vị  yêu cầu khách quan  phải lựa chọn, thu thập, sắp xếp khoa học, bảo quản tốt, tra tìm nhanh chóng để phục  vụ nhu cầu giải quyết các công việc chuyên môn và tổ chức điều hành hoạt động của  từng cơ  quan. Công tác lưu trữ  trở  thành một mắc xích không thể  thiếu trong hoạt   động của từng cơ  quan, đơn vị, của bộ  máy nhà nước. Nhận thấy được tầm quan   trọng của công tác lưu trữ, Phòng Nội vụ  ủy ban nhân dân huyện quan tâm xây dựng  kho lưu trữ, mua sắm các trang thiết bị bảo quản, tuyển dụng cán bộ  lưu trữ  chuyên   trách để trực tiếp thực hiện công tác lưu trữ.  Phòng Nội vụ Ủy ban nhân dân huyện đã bố trí 03 cán bộ chuyên trách làm công  tác lưu trữ bảo đảm tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngạch công chức ngành văn thư và lưu  trữ  theo quy định; đồng thời cử  cán bộ  lưu trữ  đi học để  nâng cao trình độ  chuyên  môn. Cán bộ Lưu trữ của  phòng Nội vụ UBND huyện hằng năm thu thập tài liệu ở  các Chuyên viên, Phòng, Trung tâm sau đó tiến hành chỉnh lý, sắp xếp thành các hồ sơ,  bảo quản trong cặp, hộp để  lên giá trong kho lưu trữ, có mục lục hồ  sơ  thuận tiện   cho việc tra tìm nghiên cứu sử dụng khi cần thiết.  Phòng Nội vụ Ủy ban nhân dân huyện đã xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng để  thực hiện công tác bảo quản tài liệu. Diện tích hiện nay của kho là 48m 2. Các trang  thiết bị để bảo quản tài liệu trong kho gồm: quạt, quạt hút, máy điều hòa, bình chữa  cháy, giá để tài liệu. 2.1.Tổ chức­ Cán bộ lưu trữ của cơ quan: ­ Quy mô tổ chức bộ phận lưu trữ ( phòng, tổ, một số cán bộ chuyên trách   hoặc cán bộ lưu trữ kiêm nhiệm ) ­ Về số lượng: Tổng số công chức hiện có của phòng Nội vụ huyện là 14  người trong đó: SVTT: Nguyễn Thị Vân Dung_MSSV: 1256130008                              Trang 9
  10. Báo Cáo Thực Tập Chuyên Ngành 2                                                  Lớp: Lưu trữ­  QTVP + Cơ cấu độ tuổi: dưới 30 tuổi là 04 người, từ 31­40 tuổi là 06 người, từ  41­50 tuổi là 03 người, trên 50 tuổi là 01 người. + Trình độ lý luận chính trị: cao cấp cử nhân là 03 người, trung cấp là 04   người ( trong đó coa 02 người đang học cao cấp, cử nhân ) sơ  cấp là 04   người  + Trình độ  chuyên môn : Đại học là 12 người, cao đẳng 01 người , chưa   qua đào tạo 01 người ( hiện đang học đại học năm 2016 tốt nghiệp ) + Dân tộc kinh chiếm 100% + giới tính: nam chiếm 10 người ( tỷ  lệ  71,4 %), nữ  là 04 người, (tỷ  lệ  28,6 %) ­ Về chất lượng: Nhìn chung đội ngũ cán bộ công chức của phòng Nội vụ có trình độ chuyên môn   cao, đều từ  cao đẳng trở  lên, trình độ  đại học chiếm 85,7% trong đó chủ  yếu là các   ngành hành chính, quản lý kinh tế, luật… chỉ có vài người thuộc ngành khác. Như vậy   trình độ chuyên môn cơ bản đáp ứng nhu cầu nhiệm vụ được giao của nganh nội vụ.   ngoài ra qua quá trình công tác, tích lũy kinh nghiệm, đội ngũ cán bộ công chức phòng   Nội Vụ ngày một năng cao về kỹ năng làm việc.  Lãnh đạo cơ quan Trưởng phòng: Ông Bùi Văn Thạnh ­ Phụ trách chung và chịu trách nhiệm trước Huyện ủy, UBND Huyện, Sở  Nội Vụ, tỉnh về mọi mặt hoạt đọng của cơ quan. ­ Trực tiếp phụ  trách công tác tổ  chức, bộ  máy; cán bộ, công chức, viên   chức; quản lý và sử dụng biên chế hành chính, vị trí ciệc làm trong đơn vị  sự nghiệp; công tác xây dựng chính quyền; quản lý địa giơi hành chính. Phó trưởng phòng: Ông Nguyễn Lê Trường Sơn ­ Phụ  trách công tác Hội và tổ  chức phi chính phủ; công tác thanh niên;  quy chế dân chủ; dân vận chính quyền; đào tạo bồi dưỡng; kỹ luật cán  SVTT: Nguyễn Thị Vân Dung_MSSV: 1256130008                              Trang 10
  11. Báo Cáo Thực Tập Chuyên Ngành 2                                                  Lớp: Lưu trữ­  QTVP bộ; công chức và những người hoạt đọng không chuyên trách cấp xã;  theo dỗi công tác tổng hợp, báo cáo cơ  quan. Tham mưu giúp việc cho   trưởng phòng trong công tác xây dựng chính quyền, quản lý địa giới hành   chính Phó trưởng phòng: Ông Hà Văn Hải ­ Phụ  trách công tác tôn giá; thực hiện chế  độ  thăm hỏi, phún viếng đối   với cán bộ  lãnh đạo và thân nhân theo quy chế  UBND Huyện. kiêm  nhiệm kế toán cơ quan Phó trưởng phòng: Bà Nguyễn Thị Hồng Thắm ­ Phụ trách công tác cải cách hành chính; thi đua khen thưởng; văn thư lưu   trữ  nhà nước; lỹ  luật công chức viên chức cấp Huyện. tham mưu giúp  việc cho trưởng phòng trong quản lý công chức viên chức cấp huyện.  Bộ phận tham mưu giúp việc Bao gồm 10 chuyên viên chia thành 3 tổ phụ trách Tổ  1: Phụ  trách công tác tổ  chức bộ  máy, quản lý, sử  dụng công chức viên  chức cấp huyện; giải quyết chế độ chính sách đối với công chức viên chức cấp  huyện;kỹ  luật cán bộ, công chức, viên chức cấp huyện; cải cách hành chính;   công tác thanh niên. ­ Chuyên viên – Tổ trưởng: Ông Trương Văn Vinh  Chịu trách nhiệm về  công tác tổ  chức bộ  máy; quản lý công chức, viên chức cấp   huyện; giải quyết chế  đọ  chiinhs sách đối với công chức,viên chức cấp huyện; kỹ  luật cán bộ, công chức, viên chức cấp huyện.  ­ Chuyên viên: Bà Trần Thị Ánh Nhi Chịu trách nhiệm tham mưu tổng hợp giải quyết chế độ chính sách đối với công chức,   viên chức cấp huyên. Kiêm nhiệm tham mưu tổng hợp công tác tổ chức bộ máy; quản   lý và sử dụng biên chế hành chính ­ Chuyên viên: Ông Trần Minh Thiện  SVTT: Nguyễn Thị Vân Dung_MSSV: 1256130008                              Trang 11
  12. Báo Cáo Thực Tập Chuyên Ngành 2                                                  Lớp: Lưu trữ­  QTVP Chịu trách nhiệm trong tham mưu, tổng hợp công tác cải cách hành chín; công tác  thanh niên Tổ  2: Phụ  trách công tác xây dựng chính quyền, quản lí cán bộ  công chức và  những người hoạt động không chuyên trách cấp xã; giải quyết chế  đọ  chính   đối với cán bộ, công chức và những người hoạt đọng không chuyên trách  cấp   xã; kỹ luật CBCC và những người hoạt đọng không chuyên trách cấp xã; quản   lý địa giới hành chính; thực hiện quy chế dân chủ, dân vận chính quyền; công   tác đào tạo bồi dưỡng; công tác hội và tổ chức phi chính phủ; thống kê báo cáo  tổng hợp cơ quan. ­ Chuyên viên – Tổ trưởng: Ông Vũ Bá Hoàng Chịu trách nhiệm công tác xây dựng chính quyền; quản lý cán bộ, công chức và những  người hoạt động không chuyên trách cấp xã; giải quyết chế  độ  chính sách đối với   CBCC và những người hoạt động không chuyên trách cấp xã; kỹ  luật cán bộ, công  chức, những người hoạt động không chuyên trách cấp xã; quản lý địa giới hành chính;   thực hiện quy chế dân chủ; dan vận chính quyền. ­ Chuyên viên: Ông Đỗ Văn Huy Chịu trách nhiệm về  công tác thống kê, tổng hợp báo cáo của cơ  quan. Kiêm nhiệm  tham mưu, tổng hợp công tác xây dựng chính quyền. ­ Chuyên viên: Bà Trần Thị Phượng Chịu trách nhiệm về công tác hội và tổ  chức phi chính phủ; giải quyết chế độ  chính   sách đối với CBCC và những hoạt động không chuyên trách cấp xã ­ Chuyên viên: Bà Vũ Thị Bích Hằng Chịu trách nhiệm về  công tác văn thư, lưu trữ  cơ  quan; công tác đào tạo bồi dưỡng;   phụ trách hộp thư điện tử cơ quan theo quy định của UBND tỉnh, huyện; kiêm nhiệm   thủ quỹ cơ quan SVTT: Nguyễn Thị Vân Dung_MSSV: 1256130008                              Trang 12
  13. Báo Cáo Thực Tập Chuyên Ngành 2                                                  Lớp: Lưu trữ­  QTVP  Tổ 3:phụ trách công tác quản lý nhà nước về tôn giáo, thi đua, khen thưởng; văn   thư lưu trữ nhà nước; thực hiện chế đọ thăm hỏi, phúng viếng cán bộ  lãnh đạo   và thân nhân theo quy chế của UBND huyện ­ Chuyên viên – tổ trưởng: Ông Phạm Tuấn Anh Chịu trách nhiệm về công tác thi đua, khen thưởng ­ Chuyên viên: Ông Nguyễn Văn Chín Chịu trách nhiệm tham mưu, tổng hợp công tác quản lý nhà nước về  tôn giáo. Kiêm   nhiệm thực hiện chế độ tham hỏi, phúng viếng cán bộ lãnh đạo và thân nhân theo quy   chế UBND huyện ­ Chuyên viên: Bà Nguyễn Ngọc Châu Chịu trách nhiệm tham mưu tông hợp công tác văn thư, lưu trữ nhà nước. kiêm nhiệm  tham mưu tổng hợp công tác thi đua khen thưởng.  Nhận xét: Với việc bố trí nhân sự như trên, phòng đã tổ chức phân công công việc rõ   ràng đối với các cán bộ, nhân viên: cán bộ  nhân viên khi được phân công phụ  trách   mảng công việc nào thì chịu trách nhiệm về mảng công việc  ấy; có sự  phân công rõ   ràng của từng người không có sự   kiêm nhiệm công việc giữa người này với người   khác 2.2. Các văn bản chỉ đạo, hưỡng dẫn về công tác lưu trữ đã được cơ quan   ban hành. - Quyết định số  319/QĐ­ UBND ngày 01/3/2008   ban hành “ chỉ  tiêu thi  đua, khen thưởng về  công tác văn thư  lưu trữ  hằng năm đối với các cơ  quan, ban ngành huyện” và chỉ tiêu “ thi đua khen thưởng về công tác văn  thư, lưu trữ hằng năm đối với UBND các xã”. - Quyết định số  2248/QĐ­UBND ngày 24/9/2008 thành lập đoàn kiểm tra  công tác văn thư, lưu trữ năm 2014. - Công văn số 629/UBND­NV ngày 18/9/2009 về việc đề nghị báo cáo tình   hình công tác văn thư lưu trữ 9 tháng năm 2014. SVTT: Nguyễn Thị Vân Dung_MSSV: 1256130008                              Trang 13
  14. Báo Cáo Thực Tập Chuyên Ngành 2                                                  Lớp: Lưu trữ­  QTVP - Công văn số 284/VPUBND ­ HC ngày 31/10/2014 của phòng Nội Vụ Ủy   ban nhân dân huyện v/v tổ  chức thực hiện nghiêm túc quy định về  công   tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành. - Quyết định số 19 ngày 13/1/2014 về việc thành lập hội đồng chỉnh lý tài  liệu hành chính xã. - Công văn 622/ UBND – NV hướng dẫn công tác văn thư lưu trữ và chuẩn   bị hồ sơ nộp vào lưu trữ huyện. - Quyết định số  439/QĐ – P.NV ngày 7/9/2014, quyết định ban hành về  hoạt động văn thư, lưu trữ in ấn của phòng nội vụ huyện Thống Nhất. - Công văn số  109/CV VTLT – QLVTTL ngày 12/11/2014 về  việc nhắc   nhở các cơ quan, đơn vị thực hiện nghiêm túc cá quy định về công tác VT   – LT. - Số 1087/QĐ – UBND ngày 10/4/2014 về việc ban hành quy chế quy định  về  việc gửi, nhận văn bản điện tử  giữa các cơ  quan hành chính nhà  nước, đơn vị sự nghiệp trên địa bàn huyện Thống Nhất  Nhận xét: Các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ được ban hành kịp thời và   đúng thời điểm đã mang lại những hiệu quả to lớn trong công tác lưu trữ  của cơ  quan nhằm nâng cao chất lượng hiệu quả trong công tác lưu trữ của huyện.    2.3. Tình hình tài liệu của phòng Nội vụ   Ủy ban nhân dân huyện Thống  Nhất, tỉnh Đồng Nai  Hiện nay số lượng tài liệu đã được chỉnh lý hoàn chỉnh: 800 hộp = 8741 hồ sơ  (ĐVBQ) tương đương với 133 mét giá; tài liệu đã chỉnh lý sơ bộ: 70 mét giá = 804 cặp   ba dây. Thời gian có sớm nhất của tài liệu năm 2003, thời gian hiện nay của tài liệu   năm 2015. Qua khảo sát cho thấy, tình hình khối tài liệu hiện đang được bảo quản trong   kho lưu trữ vẫn còn nguyên vẹn, được bảo quản tốt, được sắp xếp trật tự  ngăn nắp   trên giá, kệ, có bìa, cặp hộp đựng hồ  sơ, trang bị  đầy đủ  các trang thiết bị  phòng   chống gây hại đối với tài liệu. Tài liệu được bảo quản trong kho chủ yếu là những tài   SVTT: Nguyễn Thị Vân Dung_MSSV: 1256130008                              Trang 14
  15. Báo Cáo Thực Tập Chuyên Ngành 2                                                  Lớp: Lưu trữ­  QTVP liệu hình thành trong quá trình hoạt động  Ủy ban nhân dân huyện và Văn phòng  Ủy   ban nhân dân huyện, sau khi giải quyết xong công việc những hồ sơ, tài liệu có giá trị  sẽ  được lựa chọn để  giao nộp vào Lưu trữ  cơ  quan để  bảo quản. Về  cơ  bản việc   giao nộp tài liệu vào Lưu trữ  cơ  quan được thực hiện đúng thời hạn không có tình   trạng tài liệu tồn đọng kéo dài nhiều năm. 2.4. Tình hình thực hiện các nội dung nghiệp vụ tại phòng Nội vụ Ủy ban   nhân dân huyện Thống Nhất, tỉnh Đồng Nai: a/ Thu thập, bổ sung tài liệu Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ là quá trình thực hiện các biện pháp nhằm xác  định nguồn tài liệu, thành phần tài liệu và tổ  chức chuyển giao tài liệu vào kho Lưu   trữ  theo thời hạn và phạm vi được nhà nước quy định. Thu thập, bổ  sung tài liệu là   một trong những khâu nghiệp vụ  quan trọng nhằm lựa chọn những tài liệu có giá trị  đưa vào bảo quản trong Lưu trữ hiện hành và Lưu trữ  lịch sử  để  quản lý, tránh mất   mát, thất lạc tài liệu và làm cơ  sở, tiền đề  thực hiện các khâu nghiệp vụ  tiếp theo.   Phòng Nội vụ Ủy ban nhân dân huyện đã ban hành các văn bản quy định về  công tác   thu thập bổ sung tài liệu như: ­ Công văn số 284/UBND­HC ngày 31/10/2012 của phòng Nội Vụ Ủy ban nhân   dân huyện v/v tổ chức thực hiện nghiêm túc quy định về công tác lập hồ sơ công việc  và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành. ­ Công văn số  311/UBND­HCTC ngày 18/11/2012 của phòng Nội Vụ   Ủy ban  nhân dân huyện v/v dự kiến danh mục, lập hồ sơ công việc năm 2015 và giao nộp hồ  sơ tài liệu  năm 2013. ­ Kế  hoạch số  297/KH ­ UBND ngày 27/10/2011 của phòng Nội Vụ   Ủy ban   nhân dân huyện về kế hoạch triển khai chỉ thị số 02/2011/CT­UBND của Chủ tịch về  việc lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ  cơ quan, lưu trữ lịch  sử các cấp. Các văn bản phòng Nội Vụ  Ủy ban nhân dân huyện đã áp dụng để  làm căn cứ  pháp lý thực hiện việc bổ sung thu thập tài liệu. SVTT: Nguyễn Thị Vân Dung_MSSV: 1256130008                              Trang 15
  16. Báo Cáo Thực Tập Chuyên Ngành 2                                                  Lớp: Lưu trữ­  QTVP ­ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 của Quốc hội ngày 11/11/2011. ­ Quyết định số 34/2012/QĐ­UBND ngày 19/9/2012 của UBND huyện  về việc   ban hành quy chế công tác Văn thư – Lưu trữ của UBND các cấp và các ngành thuộc   huyện. Nguồn bổ sung tài liệu chủ yếu vào Lưu trữ cơ quan của phòng Nội Vụ Ủy ban   nhân dân huyện:  ­ Tài liệu của lãnh đạo UBND huyện (hồ sơ cá nhân, sổ tay công tác); ­ Tài liệu của lãnh đạo phòng Nội Vụ UBND huyện (hồ sơ cá nhân, sổ tay công   tác); ­ Tài liệu của các phòng chuyên môn trực thuộc phòng Nội Vụ UBND huyện: + Phòng Hành chính ­ Tổ chức; + Phòng Quản trị ­ Tài vụ; + Phòng Kinh tế ngành; + Phòng Tổng hợp;  + Phòng Nội chính; + Phòng Văn xã; + Ban Tiếp công dân huyện. ­ Tài liệu của các đơn vị sự nghiệp trực thuộc phòng Nội Vụ UBND huyện: + Trung tâm tin học; + Trung tâm công báo; Đa số tài liệu thu thập về Lưu trữ cơ quan đã được lập hồ sơ sơ bộ, một phần   tài liệu còn trong tình trạng bó gói, lộn xộn, các chuyên viên chưa lập hồ  sơ  công   việc. Thủ  tục giao nhận tài liệu được thống kê theo cặp ba dây dây kèm theo Biên   bản giao nhận tài liệu lưu trữ với sự ký kết giữ hai bên giao và nhận. SVTT: Nguyễn Thị Vân Dung_MSSV: 1256130008                              Trang 16
  17. Báo Cáo Thực Tập Chuyên Ngành 2                                                  Lớp: Lưu trữ­  QTVP Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan: ­ Giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử theo đúng thời hạn quy định tại Điều 21   Luật Lưu trữ. Trường hợp cơ quan muốn giữ lại hồ s ơ, tài liệu đã đến thời hạn giao   nộp phải được sự  đồng ý bằng văn bản của Lưu trữ  lịch sử  có thẩm quyền thu  thập: ­ Giao nộp tài liệu trên cơ  sở  hồ  sơ  hoặc đơn vị  bảo quản được thống kê  thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”; ­ Giao nộp đầy đủ hộp, cặp và công cụ tra cứu kèm theo; ­ Vận chuyển tài liệu đến nơi giao nộp. Thời hạn giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử:  Trong thời hạn 10 năm, kể  từ  năm công việc kết thúc, Lưu trữ  cơ  quan có   trách nhiệm nộp lưu hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử  (Chi cục Văn thư – Lưu trữ huyện). Ưu điểm: tài liệu tương đối mới và hoàn chỉnh, Hạn chế: còn nhiều tài liệu rời lẻ, gây khó khăn cho việc lựa chon cách phân   loại b/ Công tác phân loại, chỉnh lý tài liệu. Khi phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, cán bộ lưu trữ thực hiện đúng quy trình  bao gồm tiến hành phân loại – hệ thống hóa tài liệu trong phông theo một phương án  khoa học; trong đó sữa chữa, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ, đơn vị bảo quản; xác định  giá trị  tài liệu; làm các công cụ  tra cứu nhằm tạo điều kiện tối  ưu cho công tác bảo   quản phục vụ khai thác tài liệu. Cán bộ  lưu trữ  đã chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu Phòng lưu trữ  UBND huyện  Thống Nhất từ  năm 2006 đên 2 ́ 010, và đang tiến hành chỉnh lý tài liệu của các năm  tiếp theo. SVTT: Nguyễn Thị Vân Dung_MSSV: 1256130008                              Trang 17
  18. Báo Cáo Thực Tập Chuyên Ngành 2                                                  Lớp: Lưu trữ­  QTVP Hiện nay, phần lớn tài liệu bảo quản trong kho lưu trữ của phòng Nội Vụ Ủy  ban nhân dân huyện đã được chỉnh lý hoàn chỉnh và cho vào hộp lưu trữ, còn 1 phần  tài liệu đã chỉnh lý sơ bộ và được bảo quản trong cặp ba dây:  ­ Số  lượng tài liệu đã được chỉnh lý: 400 hộp = 3741 hồ  sơ  (ĐVBQ) tương  đương 67 mét giá, chất lượng: tài liệu bên trong hồ  sơ  tốt, phản ánh đúng quá trình   giải quyết công việc, hoạt động của cơ quan, tài liệu bên trong có giá trị  cao do công   tác chỉnh lý đã thực hiện đúng các quy trình của nghiệp vụ Lưu trữ, chỉnh lý đúng thời   gian quy định. ­ Số  lượng tài liệu chưa được chỉnh lý: 70 mét giá = 804 cặp ba dây, tài liệu  được bỏ trong cặp ba dây và phân chia theo năm, đã phân chia theo các lĩnh vực của 20  chuyên viên phụ trách. Phương án phân loại và hệ thống hóa tài liệu của phòng Nội Vụ UBND huyện  để chỉnh lý phòng UBND huyện Thống Nhất: thời gian ­ mặt hoạt động. Hiệu quả của việc chỉnh lý thông qua việc tra tìm sử  dụng khối lượng tài liệu  đã chỉnh lý: do tài liệu được chỉnh lý hoàn chỉnh theo từng lĩnh vực cụ  thể  và theo   đúng quy trình nghiệp vụ  lưu trữ  nên tài liệu được tra tìm để  phục vụ  công tác tổ  chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ một cách nhanh chóng, chính xác, hiệu quả.  c/ Công tác xác định giá trị tài liệu: Các văn bản cơ quan đã vận dụng để xác định giá trị tài liệu : ­ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011; ­ Thông tư  số  09/2011/TT­BNV ngày 03/6/2011 của Bộ  Nội Vụ  Quy định về  thời hạn bảo quản hồ  sơ, tài liệu hình thành phổ  biến trong hoạt động của các cơ  quan, tổ  chức và hướng dẫn về  thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn, nghiệp vụ  của ngành để xác định giá trị tài liệu; ­ Thông tư  số  13/2011/TT­BNV ngày 24/10/2011 của Bộ  Nộ  vụ  quy định thời   hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND các huyện, thành phố  trực thuộc Trung Ương. SVTT: Nguyễn Thị Vân Dung_MSSV: 1256130008                              Trang 18
  19. Báo Cáo Thực Tập Chuyên Ngành 2                                                  Lớp: Lưu trữ­  QTVP  Đồng thời cơ quan cũng ban hành các văn bản để làm căn cứ xác định giá trị tài  liệu: ­ Quyết định số  07/QĐ­VPUBND ngày 10 tháng 01 năm 2013 của phòng Nội  Vụ  UBND huyện về việc ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu Phông Lưu trữ  UBND huyện Huyện Thống Nhất, tỉnh Đồng Nai; ­ Quyết định số  04/QĐ­UBND ngày 07 tháng 01 năm 2015 của phòng Nội Vụ  UBND huyện Huyện Thống Nhất, tỉnh Đồng Nai về việc ban hành Danh mục hồ sơ  của phòng Nội Vụ UBND huyện năm 2015. Để  thực hiện công tác xác định giá trị  tài liệu cán bộ  lưu trữ   ở  phòng Nội Vụ  UBND huyện đã  nghiên cứu và vận dụng các nguyên tắc và tiêu chuẩn của khoa học   lưu trữ để lựa chọn những tài liệu có giá trị để bảo quản, quy định thời hạn bảo quản   cho các hồ sơ, tài liệu đó; đồng thời loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy. Khi   xác định giá trị tài liệu đã đảm bảo được yêu cầu chính xác và thận trọng, vì cơ quan  ý thức được kết quả công tác xác định giá trị  tài liệu ảnh hưởng đến chất lượng nội   dung, thành phần tài liệu của phông lưu trữ, việc xác định không chính xác sẽ làm mất  đi những tài liệu có giá trị, và không loại được những tài liệu hết giá trị. Phương  pháp thực  hiện xác định giá trị  tài liệu tại cơ  quan là  áp dụng hai  phương pháp: kết hợp khi lập danh mục hồ sơ và khi lập hồ sơ công việc. Tại phòng Nội Vụ Ủy ban nhân dân huyện đã thành lập Hội đồng xác định giá  trị tài liệu. Thành phần của hội đồng xác định giá trị tài liệu để  xem xét tài liệu bảo   quản ở kho Lưu trữ cơ quan gồm có: ­ Trưởng phòng làm Chủ tịch hội đồng; ­ Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu: chuyên viên ­ Cán bộ Lưu trữ cơ quan có trình độ từ  trung cấp lưu trữ trở lên: chuyên viên  kiêm thư ký hội đồng. d/ Công tác thống kê SVTT: Nguyễn Thị Vân Dung_MSSV: 1256130008                              Trang 19
  20. Báo Cáo Thực Tập Chuyên Ngành 2                                                  Lớp: Lưu trữ­  QTVP Thống kê trong lưu trữ là vận dụng các phương pháp nghiệp vụ, các biểu mẫu  chuyên môn đê xác định rõ ràng, chính xác về số  lượng, chất lượng, thành phần, nội  dung, tình hình tài liệu và hệ thống bảo quản tài liệu trong các kho lưu trữ. Đối tượng   thống kê lưu trữ  của Văn phòng  Ủy ban nhân dân huyện bao gồm: thống kê tài liệu   lưu trữ (nội dung, thành phần, số lượng, chất lượng, tình hình tài liệu…), kho lưu trữ,  phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ và cán bộ, công chức lưu trữ. Các loại sổ  sách thống kê trong kho lưu trữ  của cơ  quan: Thống kê hệ  thống   công cụ tra cứu như các mục lục hồ sơ; sổ đăng ký văn bản đi, đến; sổ nhập tài liệu  lưu trữ; sổ xuất tài liệu lưu trữ… Việc thực hiện báo cáo thống kê về  lưu trữ  được thực hiện theo chế  độ  định  kỳ. Số  liệu thống kê lưu trữ  định kỳ  hàng năm được tính từ  0 giờ  ngày 01 tháng 01  đến 24 giờ ngày 31 tháng 12. Công tác kiểm tra tài liệu   phòng  Nội Vụ  Ủy ban nhân dân huyện được thực  hiện một cách thường xuyên để kiểm tra sự thiếu đủ của tài liệu, nhằm mục đích bổ  sung đầy đủ tài liệu không để tài liệu phân tán nhiều nơi ngoài kho lưu trữ. e/ Công tác bảo quản. ­ Bảo quản tài liệu lưu trữ là áp dụng các biện pháp khoa học, kỹ thuật nhằm  bảo đảm an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu để phục vụ các yêu cầu nghiên cứu,  sử dụng tài liệu trước mắt và lâu dài. Công tác bảo quản tài liệu có ý nghĩa rất quan  trọng. Tài liệu lưu trữ dễ bị hư hỏng khi chịu tác động bởi các nhân tố tự nhiên, môi   trường, hóa chất và nhân tố con người. ­ Nhìn chung, các trang thiết bị bảo quản tài liệu trong kho lưu trữ  tương đối   đầy đủ: giá đựng tài liệu, 2 máy lạnh, 2 quạt trần, 2 quạt hút, bình cứu hỏa để  phòng chống cháy nổ  và các trang thiết bị  này hiện nay đều sử  dụng tốt. Bên cạnh  đó phòng Nội Vụ  Ủy ban nhân dân huyện còn ban hành các quy định về  bảo quản,  bảo vệ an toàn tài liêụ: +   Nội   quy  PCCC   kho   lưu  trữ   của   phòng  Nội  Vụ  Ủy   ban   nhân   dân  huyện  Thống Nhất đã ban hành kèm theo Quyết định số 74/QĐ­UBND ngày 05/8/2013 của  SVTT: Nguyễn Thị Vân Dung_MSSV: 1256130008                              Trang 20
ADSENSE

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

 

Đồng bộ tài khoản
2=>2