intTypePromotion=1
zunia.vn Tuyển sinh 2024 dành cho Gen-Z zunia.vn zunia.vn
ADSENSE
 » 
 » 

Đề tài ” Kỹ năng giao tiếp nơi công sở”

Chia sẻ: Vo Thi Anh Thi Anh Thi | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:63

Thêm vào BST
Báo xấu
1.891
lượt xem 272
download
 
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Ngày nay cùng với sự phát triển của xã hội, của nền kinh tế hàng hóa nhiều thành phần, lĩnh hội kỹ năng giao tiếp trở thành đòi hỏi cấp thiết của nhiều ngành nghề, đặc biệt quan trọng nhất là những người làm công tác kinh doanh, nhân viên văn phòng, khách sạn, lễ tân… kỹ năng giao tiếp tốt là điều kiện của sự thành đạt trong những lĩnh vực này. Hoạt động giao tiếp hết sức phức tạp, không đơn thuần chỉ là nói cho hay, giao tiếp còn bao gồm rất nhiều khía cạnh từ ngoại...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Đề tài ” Kỹ năng giao tiếp nơi công sở”

  1. Đồ án môn học Giao tiếp nơi công sở Luận văn Đề tài : Kỹ năng giao tiếp nơi công sở Nhóm thực hiện: 4U Trang i
  2. Đồ án môn học Giao tiếp nơi công sở LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay cùng với sự phát triển của xã hội, của nền kinh tế hàng hóa nhiều thành phần, lĩnh hội kỹ năng giao tiếp trở thành đòi hỏi cấp thiết của nhiều ngành nghề, đặc biệt quan trọng nhất là những người làm công tác kinh doanh, nhân viên văn phòng, khách sạn, lễ tân… kỹ năng giao tiếp tốt là điều kiện của sự thành đạt trong những lĩnh vực này. Hoạt động giao tiếp hết sức phức tạp, không đơn thuần chỉ là nói cho hay, giao tiếp còn bao gồm rất nhiều khía cạnh từ ngoại hình, phong thái đến cách xử sự trong nhiều tình huống và nhiều đối tượng khác nhau. Giao tiếp cũng có vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy hiệu quả hoạt động, hình thành phẩm chất, năng lực, kỹ năng nghề nghiệp. Nhờ giao tiếp mỗi cá nhân trở nên tích cực chủ động hơn trong công việc của mình. Theo nhiều kết quả khảo sát, thất bại trong giao tiếp thường không phải do khác biệt văn hóa hay bất đồng ngôn ngữ. Nhiều người gặp khó khăn trong giao tiếp với cấp trên hoặc cấp dưới của mình, dù rằng họ nói cùng thứ tiếng và có chung một nền văn hóa. Tuy nhiên, chúng ta vẫn có thể giao tiếp hiệu quả nếu cả hai phía đều biết lắng nghe và thấu hiểu lẫn nhau. Với những lý do trên chúng tôi chọn đề tài” Kỹ năng giao tiếp nơi công sở”. Với những mối quan hệ nơi công sở, thất bại trong giao tiếp thường là nguyên nhân của những bất đồng hoặc hiểu lầm giữa các đối tượng giao tiếp. Mục đích của bài đồ án này là giới thiệu về những kỹ năng cơ bản mà chúng ta không thể không có để thành công và hiểu thấu đáo hơn nghệ thuật giao tiếp trong môi trường làm việc của mình. Đồ án của nhóm chúng tôi gồm: Chương 1: Cơ sở lý luận về văn hóa giao tiếp nơi công sở Chương 2: Thực trạng văn hóa giao tiếp nơi công sở Chương 3: Xây dựng văn hóa giao tiếp nơi công sở Mặc dù, trong quá trình làm đồ án nhóm chúng tôi đã nhận được sự giúp đỡ rất nhiều của cô Nguyễn Thị Kim Ánh nhưng không tránh khỏi những thiếu sót. Vì vậy rất mong nhận được những ý kiến đóng góp và chỉnh sửa của cô để bài đồ án được hoàn thiện hơn. Xin chân thành cảm ơn! Nhóm thực hiện: 4U Trang ii
  3. Đồ án môn học Giao tiếp nơi công sở MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU .................................................................................. i CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN HÓA GIAO TIẾP NƠI CỒNG SỞ.........................................................................................1 1.1 Tổng quan về giao tiếp ...........................................................1 1.1.1 Khái niệm giao tiếp ..........................................................1 1.1.2 Bản chất của giao tiếp .......................................................2 1.1.3 Chức năng của giao tiếp ...................................................4 1.1.4 Vai trò và đặc điểm của giao tiếp......................................6 1.1.5 Mục tiêu của giao tiếp ......................................................7 1.2. Kỹ năng giao tiếp ...................................................................7 1.2.1. Kỹ năng nghe....................................................................7 1.2.2. Kỹ năng nói ....................................................................10 1.2.3. Kỹ năng đọc ...................................................................11 1.2.4. Kỹ năng viết ...................................................................12 1.2.5. Kỹ năng thuyết trình .......................................................13 1.2.5.3. Nội dung các bước thuyết trình ....................................14 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG GIAO TIẾP NƠI CÔNG SỞ .........17 2.1 Thực trạng giao tiếp nơi công sở ...........................................17 CHƯƠNG 3: XÂY DỰNG VĂN HÓA GIAO TIẾP NƠI CÔNG SỞ .................................................................................34 2.1. Thực trạng giao tiếp nơi công sở ..........................................59 Nhóm thực hiện: 4U Trang iii
  4. Đồ án môn học Giao tiếp nơi công sở CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN HÓA GIAO TIẾP NƠI CỒNG SỞ 1.1 Tổng quan về giao tiếp 1.1.1 Khái niệm giao tiếp Giao tiếp là vấn đề có ý nghĩa thực tiễn rất lớn, bởi vì giao tiếp đóng vai trò rất lớn trong sự phát triển của con người. Đồng thời, giao tiếp còn là phương tiện hiện nhân cách. Tâm lý của con người được hình thành trong giao tiếp với những người xung quanh. Vậy giao tiếp là : Là quá trình tiếp xúc tâm lý giữa những con người nhất định trong xã hội có tính mục đích và mang tính hệ thống chuẩn mực về hành vi, ngôn ngữ nhằm trao đổi thông tin, tình cảm, hiểu biết, vốn sống,..tạo nên những ảnh hưởng, tác động qua lại để con người đánh giá, điều chỉnh và phối hợp với nhau. Vì vậy giao tiếp là một quá trình hai chiều, tức là người phát tin không bao giờ chỉ muốn một mình mà không chú ý tới tiếp nhận thông tin phản hồi của người nhận tin. Một quá trình hoạt động tâm lý hết sức phức tạp, trải qua ba trạng thái: + Trao đổi thông tin, tiếp xúc tâm lý. + Hiểu biết lẫn nhau, rung cảm. + Tác động và ảnh hưởng lẫn nhau. Nếu không thực hiện tốt hoặc không thực hiện đủ cả ba quá trình đó thì sẽ làm cho quá trình giao tiếp kém hiệu quả và trục trặc. Nhóm thực hiện: 4U Trang 1
  5. Đồ án môn học Giao tiếp nơi công sở Quá trình trao đổi thông tin: Người gửi muốn truyền ý nghĩ/ý tưởng của mình cho người khác thì phải Mã hoá ý nghĩ/ý tưởng đó thành lời nói, chữ viết hay các hình thức biểu hiện phi ngôn ngữ khác (ký hiệu, ám hiệu…) gọi là thông điệp. Thông điệp được gửi đến Người nhận bằng nhiều kênh khác nhau như lời nói, thông báo, thư, điện thoại… Người nhận nhận được thông điệp, muốn hiểu được thông điệp thì phải Giải mã thông điệp đó. Giải mã là việc chuyển lời nói, chữ viết, hình ảnh của thông điệp sang dạng hiểu được. Giải mã là một quá trình phức tạp và thường là nguyên nhân chính gây hiểu sai, hiểu lầm trong giao tiếp (nói một đằng hiểu một nẻo, cùng một từ nhưng hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau, các khác biệt về xã hội, giai cấp, trình độ văn hoá..) Cuối cùng của giao tiếp là sự phản hồi/hồi đáp, người nhận phát tín hiệu cho người gửi biết rằng thông điệp của họ đã đến được đích, hoàn thành xong quá trình giao tiếp. 1.1.2 Bản chất của giao tiếp Giao tiếp được cấu thành từ các yếu tố:  Sender: Người gửi thông điệp.  Message: Thông điệp.  Channel: Kênh truyền thông điệp.  Receiver: Người nhận thông điệp.  Feedback: Những phản hồi.  Context: Bối cảnh. 1.1.2.1 Người gửi thông điệp Để trở thành một người giao tiếp tốt, trước tiên bạn phải tạo được cho mình sự tin tưởng. Bạn cũng phải biết được người tiếp nhận của mình (những cá nhân hay nhóm người mà bạn muốn truyền đạt thông điệp của mình tới). Việc không hiểu Nhóm thực hiện: 4U Trang 2
  6. Đồ án môn học Giao tiếp nơi công sở người mà mình sẽ truyền đạt thông điệp tới sẽ dẫn đến việc thông điệp của bạn có thể bị hiểu sai. 1.1.2.2 Thông điệp Các hình thức giao tiếp qua viết, nói hay các hình thức khác đều bị chi phối bởi giọng điệu của người truyền đạt thông điệp, tính căn cứ của lý luận, những gì được giao tiếp và những gì không nên được đưa vào, cũng như phong cách giao tiếp riêng của bạn. Thông điệp luôn luôn có cả yếu tố trí tuệ và tình cảm trong đó, yếu tố trí tuệ để chúng ta có thể xem xét tính hợp lý của nó và yếu tố tình cảm để chúng ta có thể có những cuốn hút tình cảm, qua đó thay đổi được suy nghĩ và hành động. 1.1.2.3 Kênh truyền thông điệp Các thông điệp được truyền đạt qua nhiều kênh, nói thì bằng cách gặp mặt đối mặt, gọi điện thoại, gặp qua video; viết thì bằng thư từ, email, bản ghi nhớ hay báo cáo.  Có hai kênh chính: - Kênh giao tiếp chính thức (formal communication networks). - Kênh giao tiếp không chính thức (informal comm. networks).  Kênh giao tiếp chính thức: - Từ cấp trên xuống cấp dưới (downward): hướng dẫn công việc, quan hệ công việc, quy trình, phản hồi, … - Từ cấp dưới lên cấp trên (upward): báo cáo, đề nghị, … - Giữa các đồng nghiệp (horizontal): hợp tác, giải quyết công việc, chia sẻ thông tin, thực hiện báo cáo, …  Kênh giao tiếp không chính thức: Các chức năng của kênh giao tiếp không chính thức: - Xác nhận thông tin. - Mở rộng thông tin. - Lan truyền thông tin. Nhóm thực hiện: 4U Trang 3
  7. Đồ án môn học Giao tiếp nơi công sở - Phủ nhận thông tin. - Bổ sung thông tin. 1.1.2.4 Người nhận thông điệp - Những thông điệp sau đó được truyền đạt đến người nhận. Không nghi ngờ gì là bạn sẽ trông chờ ở họ những phản hồi. - Hãy luôn nhớ là bản thân người nhận thông điệp cũng tham gia vào quá trình này với những ý tưởng và tình cảm có thể làm ảnh hưởng đến cách họ hiểu thông điệp của bạn cũng như cách họ phản hồi lại thông điệp đó. - Để thành công, bạn cũng nên nghiên cứu trước những yếu tố này để hành động một cách hợp lý. 1.1.2.5 Những phản hồi - Người tiếp nhận sẽ có những phản hồi, bằng lời hay các h ình thức khác đối với thông điệp của bạn. - Hãy chú ý sát sao đến những phản hồi này bởi nó thể hiện rõ ràng nhất việc người tiếp nhận thông điệp có hiểu chính xác thông điệp của bạn hay không. 1.1.2.6 Bối cảnh - Tình huống mà thông điệp của bạn được truyền đi chính là bối cảnh. - Nó có thể bao gồm yếu tố môi trường xung quanh hay rộng hơn là nền văn hóa (ví dụ như văn hóa nơi làm việc, văn hóa quốc tế, vv.). 1.1.3 Chức năng của giao tiếp Giao tiếp là quá trình giao tiếp có mục đích, nội dung và nhiệm vụ cụ thể. Nói cách khác con người ý thức được cần phải làm gì? Cần đạt được những gì? Đó là mặt nhận thức. Trong thực tiễn khi tiến hành giao tiếp không ít trường hợp chủ thể giao tiếp phải linh hoạt, tùy điều kiện , thời cơ mà thay đổi, lựa chọn phương tiện ( kể cả ngôn ngữ, cách diễn đạt, giọng điệu...) tùy đối tượng giao tiếp mà ứng xử. Giao tiếp còn có chức năng đặc thù xảy ra chính trong tiếp xúc giữa con người với con người. Giao tiếp gồm có 4 chức năng: Nhóm thực hiện: 4U Trang 4
  8. Đồ án môn học Giao tiếp nơi công sở 1.1.3.1 Chức năng truyền đạt thông tin Chức năng này có cội nguồn sinh học, để thông báo cho nhau một tin tức gì đó. Ở động vật thường phát ra âm thanh (ở mức độ tín hiệu đơn giản, bản năng, ăn uống, tự vệ, sinh đẻ, bảo tồn giống loài). - Chức năng thông tin có cả ở 2 phía của quá trình giao tiếp (chủ thể-đối tượng giao tiếp) - Để đạt mục đích điều hành trong quản lí, tổ chức trong nhóm xã hội nhất thiết phải thông qua giao tiếp (giao tiếp trực tiếp, gián tiếp thôn g qua các phương tiện thông tin khác nhau). - Truyền đạt trao đổi thông tin về mọi lĩnh vực: kiến thức, tình cảm, suy nghĩ, ... - Truyền đạt và chấp nhận thông tin trong mọi hoàn cảnh. - Đòi hỏi nội dung cần chính xác và đáng tin cậy 1.1.3.2 Chức năng nhận thức và đánh giá lẫn nhau Trong giao tiếp con người bao giờ cũng biểu hiện những thái độ nhất định như: thiện cảm, thờ ơ, vồn vã, cởi mở, chân thành, dấu diếm, trung thực…Giao tiếp bao giờ cũng được một con người cụ thể thực hiện, thái độ của cá nhân bao giờ cũng được bộc lộ trong tiến trình giao tiếp. Qua giao tiếp: - Con người tự nhận thức về mình và đối tượng. - Mối quan hệ giữa các đối tượng bắt đầu bộc lộ hành vi, tính cách và phát triển theo nhiều chiều hướng khác nhau. - Con người tự đánh giá và nhận thức lẫn nhau, tác động mạnh mẽ đến hành vi, nhân cách của mỗi người. 1.1.3.3 Chức năng phối hợp và hành động Con người có thể phối hợp các hoạt động để cùng nhau giải quyết công việc nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra. Sử dụng những phương pháp như ám thị, làm việc nhóm, tạo áp lực, thuyết phục và thể hiện cái tôi cá nhân trong quan điểm trao đổi thông tin, t ư duy và hình thành sự sáng tạo trong tiến trình đưa ra thông tin quyết định ảnh hưởng tới nó. Nhóm thực hiện: 4U Trang 5
  9. Đồ án môn học Giao tiếp nơi công sở 1.1.3.4 Chức năng điều chỉnh hành vi Giao tiếp là quá trình giao tiếp có mục đích, nội dung và nhiệm vụ cụ thể. Nói cách khác con người ý thức được cần phải làm gì? Cần đạt đợc những gì? Đó là mặt nhận thức. Trong thực tiễn khi tiến hành giao tiếp không ít trường hợp chủ thể giao tiếp phải linh hoạt, tùy điều kiện , thời cơ mà thay đổi, lựa chọn phương tiện( kể cả ngông ngữ, cách diễn đạt, giọng điệu...) tùy đối tượng giao tiếp mà ứng xử. Con người chủ động tự điều chỉnh hành vi của mình phù hợp với quy định, yêu cầu của công việc, cuộc sống. Hướng con người tiếp cận và hình thành nên những tiêu chuẩn đạo đức, tinh thần trách nhiệm, nghĩa vụ, tính trung thực. 1.1.4 Vai trò và đặc điểm của giao tiếp 1.1.4.1 Vai trò của giao tiếp Giao tiếp có vai trò quan trọng đối với sự hình thành và phát triển nhân cách. Nếu tách khỏi sự giao tiếp xã hội, con người không thể hình thành và phát triển nhân cách được. Mặt khác, giao tiếp có chức năng định hướng hoạt động, điều khiển, điều chỉnh hành vi của con người . Trong giao tiếp, mỗi người vừa là chủ thể, vừa là đối tượng. Mỗi chủ thể giao tiếp là một thực thể tâm lý - xã hội, là một nhân cách với những thuộc tính tâm lý, trí tuệ, tình cảm … khác nhau và đều có vai trò vị trí nào đó trong xã hội. Giao tiếp tích cực có tác dụng tạo sự tương giao tốt đẹp, tác động tốt đến tư tưởng, tình cảm của con người. Ngược lại, giao tiếp tiêu cực tạo cho con người sự đau khổ, căng thẳng, sa sút bản chất con người ở những mức độ khác nhau. Theo các nhà tâm lý học, dựa vào đặc điểm giao tiếp của một người chúng ta có thể biết được tính cách của người đó. 1.1.4.2 Đặc điểm của giao tiếp - Giao tiếp là những thông điệp về nhận thức, tình cảm thuộc về ý thức hay vô thức. - Giao tiếp là những chuỗi hành động bao gồm nghe, nói, cảm nhận và phản ứng với nhau. Nó là việc quản lý thông điệp nhằm tạo ra sự hiểu biết. - Giao tiếp là một quá trình con người ý thức được mục đính, nội dung và những phương tiện cần đạt được khi tiếp xúc với người khác. Trong quá trình giao Nhóm thực hiện: 4U Trang 6
  10. Đồ án môn học Giao tiếp nơi công sở tiếp thì cả đối tượng và chủ thể giao tiếp đều ý thức được những nội dung và biểu diễn tâm lý của mình trong giao tiếp. Nhờ đặc trưng này, chúng ta dễ dàng nhận ra được mục đích của quá trình giao tiếp, giao tiếp để làm gì? Nhằm mục đích gì?. 1.1.5 Mục tiêu của giao tiếp - Giúp người nghe hiểu những dự định của chúng ta. - Có được sự phản hồi từ người nghe. - Duy trì mối quan hệ tốt đẹp với người nghe . - Truyền tải được những thông điệp. Quá trình này có khả năng bị mắc lỗi do thông điệp thường được hiểu hoặc dịch sai đi bởi một hay nhiều hơn những thành phần khác tham gia vào quá trình này. Khi không thành công, những suy nghĩ, ý tưởng của bạn sẽ không phản ánh được những cái đó của chính bạn, gây nên sự sụp đổ trong giao tiếp và những rào cản trên con đường đạt tới mục tiêu của bạn - cả trong đời tư và trong sự nghiệp. 1.2. Kỹ năng giao tiếp 1.2.1. Kỹ năng nghe 1.2.1.1. Vai trò của kỹ năng nghe Paul Rankin đã tiến hành một nghiên cứu về hành vi giao tiếp ở một nhóm người ở nhiều ngành nghề khác nhau xem họ dành bao nhiêu thời gian cho việc nghe, nói, đọc, viết. Theo nghiên cứu thì các đối tượng đã dành 45% cho việc nghe, 55% cho các việc còn lại. Như vậy, họ đã dành gần một nửa thời gian cho việc lắng nghe. Theo như điều tra thì nghe là kỹ năng sống còn trong giao tiếp. Tuy nhiên, không phải ai cũng chú ý lắng nghe và biết nghe. “Bất hạnh thay, rất ít người biết lắng nghe. Các nhà nghiên cứu cho rằng ở mức thông tin thuần túy, 75% các thông báo miệng không được chú ý đến, bị hiểu sai hoặc bị lãng quên nhanh chóng. Khả năng lắng nghe và nắm bắt ý nghĩa sâu sắc trong lời nói của người khác lại càng hiếm” (D.Torring Ton). Như vậy, lắng nghe rất quan trọng và đem lại nhiều lợi ích cho chúng ta, song đó lại là kỹ năng khó đối với hầu hết chúng ta. Nhiều người cho rằng nó rất đơn giản Nhóm thực hiện: 4U Trang 7
  11. Đồ án môn học Giao tiếp nơi công sở nhưng sự thật không phải thế. Nhất là trong kinh doanh, thành bại của cả một công ty chỉ trong lời nói. Lợi ích của kỹ năng nghe 1.2.1.2. Giao tiếp thông thường: - Thoả mãn nhu cầu của đối tượng: biết lắng nghe chứng tỏ bạn tôn trọng người khác và thõa mãn nhu cầu được tôn trọng của người khác. - Thu thập được nhiều thông tin: thông tin chi tiết hơn sẽ dễ dàng khi ra quyết định. - Tạo mối quan hệ tốt đẹp: lắng nghe giúp tạo mối quan hệ và thắt chặt mối quan hệ và dễ dàng cho sự hợp tác tốt hơn. - Tìm hiểu người khác tốt hơn: lắng nghe giúp bạn nắm bắt thông tin, hiểu về đối tượng hơn vì họ sẽ bộc lộ cảm xúc khi nói. - Giúp người khác có sự lắng nghe hiệu quả. Bằng cách tạo dựng bầu không khí lắng nghe tốt, bạn sẽ giúp cho người nói chuyện với bạn trở thành người lắng nghe có hiệu quả. - Giúp chúng ta giải quyết vấn đề. Có nhiều vấn đề, nhiều mâu thuẫn không giải quyết được chỉ vì chúng ta không biết lắng nghe để hiểu nhau. Hãy khuyến khích người ta nói, bạn sẽ tìm được mấu chốt của sự mâu thuẫn và giải quyết vấn đề dễ dàng hơn. Giao tiếp trong tổ chức. - Tiếp thu đầy đủ và chính xác thông tin : giúp nhà quản trị và nhân viên hoàn thành công việc tốt hơn do hạn chế của các yếu tố gây nhiễu ra. - Cải thiện mối quan hệ giữa nhà quản trị và nhân viên. Nhân viên sẽ cảm thấy hài lòng nếu nhà lãnh đạo biết lắng nghe và hiểu họ. Thông qua đó nhà lãnh đạo cũng thu thập được nhiều thông tin, nắm bắt được tâm tư nguyện vọng của nhân viên để kịp thời phản ứng, tạo động cơ giúp họ làm việc tốt hơn. - Lượng hoá mức độ chính xác hợp lý của các quyết định: dựa vào thông tin phản hồi mà nhà quản trị biết được mức độ chính xác của quyết định mà họ đưa ra. Nhóm thực hiện: 4U Trang 8
  12. Đồ án môn học Giao tiếp nơi công sở - Nảy sinh các ý tưởng mới, sáng tạo trong việc giải quyết vấn đề. Nếu cả nhà quản trị và nhân viên đều viết lắng nghe thì sẽ có nhiều ý tưởng mới khi họ trao đổi cùng một vấn đề. Phân loại kỹ năng nghe 1.2.1.3. Không nghe - Là hiện tượng hoàn toàn không nghe những gì bên ngoài tác động vào. - Những âm thanh từ bên ngoài không được truyền lên não và không được tư duy. - Tâm lý của người giao tiếp hoàn toàn không muốn nghe, không muốn tiếp nhận. Giả vờ nghe - Người nghe suy nghĩ một vấn đề khác nhưng vẫn tỏ vẻ chú ý người đối thoại. - Chỉ tỏ thái độ lắng nghe vì lịch sự hoặc bắt buộc nhưng thực sự không tiếp thu nguồn thông tin vì không đúng với nhu cầu. Bản thân người nghe không hề có sự tư duy và suy nghĩ về nội dung của thông điệp. Nghe có chọn lọc - Người nghe chỉ tiếp thu những nội dung chọn lọc trong phần thông tin đối thoại. - Người nghe khi chọn kiểu nghe này phải chắc chắn những thông tin mà mình bỏ qua là những nội dung mà ta đã hiểu sâu sắc. Nghe chăm chú. - Nghe một cách nghiêm túc, tập trung nhưng cần có sự chủ động trong việc tiếp nhận thông tin. - Là quá trình nghe, hiểu, xác định thông tin đúng, sai và có chính kiến. Quá trình nghe cần có tư duy để không rơi vào thế nghe thụ động. Nghe thấu cảm. - Nghe thấu cảm là nghe, quan tâm đến tính cách của người đối thoại, phát hiện vấn đề của họ, nhìn và suy nghĩ theo cách của họ. Nhóm thực hiện: 4U Trang 9
  13. Đồ án môn học Giao tiếp nơi công sở - Nghe thấu cảm cần có sự chủ động trong suy nghĩ, thái độ, hành động tiếp thu, có sự phân tích, phản hồi, đánh giá. 1.2.2. Kỹ năng nói 1.2.2.1. Vai trò của kỹ năng nói - Lời nói thể hiện được trình độ giao tiếp, văn hóa, văn minh và sự hiểu biết. - Lời nói hiệu quả tạo một mối quan hệ tốt với mọi người. - Nói là điều kiện giữ mối quan hệ trong xã hội, là điều kiện để hình thành, phát triển nhân cách cá nhân. Kỹ năng nói tốt không những giúp con người giải quyết công việc đạt hiệu quả hơn mà còn giúp tự khẳng định bản thân trước tập thể, tự nâng cao uy tín của mình. Nói qua điện thoại và nói trục tiếp 1.2.2.2. Nói trực tiếp Người Việt Nam có câu” uốn lưỡi bảy lần trước khi nói” quả không sai. Tiếc thay chúng ta lại quên mất điều này. Mỗi ngày chúng ta dành khá nhiều thời gian trong việc trao đổi trực tiếp thế nhưng chúng ta quên rằng mình cần phát triển kỹ năng nói nếu muốn mọi người hiểu một cách chính xác và muốn họ làm theo những gì mình nói Bạn cần phải biết kết quả mà mình muốn đạt được trước khi nói. Khi có sai sót thì bạn hay bào chữa bằng các lý do này nọ. Vì thế khi muốn nói chuyện với ai bạn cần chú ý những điếm sau: - Chuẩn bị trước những gì bạn muốn nói, điều này sẽ giúp cho bạn đưa thông điệp rõ ràng hơn. - Tạo sự tập trung chú ý lắng nghe trước khi bạn nói, đơn giản chỉ là một câu hỏi. - Nói một cách rõ ràng và đủ nghe thì người nghe có thể nhận thông tin chính xác mà không cần bạn phải lặp lại. - Tùy hoàn cảnh, tình huống mà bạn cần có giọng điệu cho phù hợp để truyền tải thông điệp một cách chính xác. Nhóm thực hiện: 4U Trang 10
  14. Đồ án môn học Giao tiếp nơi công sở - Hãy sử dụng câu hỏi như một công cụ để bạn biết người nghe nhận thức như thế nào về những gì bạn đã nói. Nói qua điện thoại Trong cuộc sống hiện đại, điện thoại là phương tiện truyền thông không thể thiếu đối với con người. nhưng có nghững cuộc điện thoại bị cho là quấy rầy, làm xáo trộn cuộc sống riêng tư của người khác. Thế nên, bạn cần phải biết dung hòa với một phong cách vừa tế nhị, vừa khéo léo khi sử dụng điện thoại. Trong môi trường công ty, ấn tượng nổi bật nhất mà bất cứ một doanh nghiệp nào cũng muốn tạo dựng nơi khách hàng chính là hiệu quả và chất lượng của dịch vụ. thông thường tiếp xúc làm ăn đầu tiên là qua điện thoại. Những người gọi có khuynh hướng nhận định và đánh giá công ty qua trình độ giao tiếp của người trả lời điện thoại. vậy nếu muốn thành công trong môi trường kinh doanh thì bạn cần phải biết cách nói chuyện điện thoại thật khéo léo và tế nhị. 1.2.3. Kỹ năng đọc 1.2.3.1. Vai trò của kỹ năng đọc - Giúp chúng ta hiểu được những thông tin chính xác và nhanh chóng trong văn bản. - Giúp chúng ta mở rộng kiến thức, hiểu biết về xã hội, tự nhiên một cách hiệu quả. - Việc đọc sách khiến cho tư duy của chúng ta luôn hoạt động. Giúp cho trí tuệ luôn được rèn luyện và phát triển. - Thiếu kỹ năng đọc sách, con người sẽ tụt hậu so với thế giới… 1.2.3.2. Kỹ năng đọc hiệu quả  Đặt ra những câu hỏi trước khi đọc: - Đọc văn bản này nhằm mục đích gì? - Vấn đề cần khai thác là gì? - Cần nhớ gì sau khi đọc?  Ban đầu: Nhóm thực hiện: 4U Trang 11
  15. Đồ án môn học Giao tiếp nơi công sở - Đọc qua các mục đề, đọc nhanh và tập trung vào những ý chính, những điể m cốt yếu. - Chủ động tìm những ý, những nội dung mình cần. - Xác định được ý chính thì việc nghiền ngẫm sẽ giúp cho người đọc đi sâu vào nội dung của bài viết nhanh hơn, hiệu quả hơn.  Dùng kỹ thuật ghi nhớ: - Xác định bố cục của văn bản như ý chính, ý phụ, kết luận. - Dùng các ký hiệu, bút đánh dấu để phân biệt các ý quan trọng khác nhau. - Tóm tắt văn bản. 1.2.4. Kỹ năng viết 1.2.4.1. Cấu trúc Giai đoạn chuẩn bị: - Xác định mục đích bài viết đề cập. - Lên kế hoạch tìm và nghiên cứu tài liệu liên quan. - Lập dàn ý cho bài viết. Giai đoạn viết: - Viết phần mở đầu: Giới thiệu chung về chủ đề bằng hình thức quy nạp hay diễn dịch. - Phần khai triển: + Viết theo dàn ý đã lập sẵn. + Triển khai từng ý theo thứ tự. Mỗi ý triển khai nên viêt thành một đoạn văn. + Mỗi phần triển khai được viết theo hình thức nào phụ thuộc vào mục đích và nội dung của bài viết. - Viết phần kết: + Đúc kết lại toàn bộ nội dung bài viết. + Gợi lên những suy nghĩ cho vấn đề đã được đề cập và trình bày. Giai đoạn kiểm tra: Nhóm thực hiện: 4U Trang 12
  16. Đồ án môn học Giao tiếp nơi công sở - Lỗi chính tả. - Cấu trúc bài viết. - Số liệu, hình ảnh. 1.2.4.2. Viết thư thương mại hiệu quả Ngày nay, đất nước ta mở cửa đón nhận nền kinh tế, văn hóa từ nước ngoài. Các nhà doanh nghiệp không chỉ có mối quan hệ với các doanh nghiệp trong nước mà còn ở nước ngoài vì thế giao dịch thư tín ngày trở nên cấp bách. Nếu muốn viết được một lá thư thương mại hiệu quả, cần tuân thủ một số quy tắc sau:  Ý tứ rõ ràng, làm cho người nhận thông tin có thể hiểu và giải quyết được các vấn đề có liên quan.  Thư cần phác thảo, nêu bật được ý chính của vấn đè cần thảo luận và nêu vấn đề cần sự trả lời nhanh chóng.  Thư cần phải viết chính xác nhũng số liệu cần thiết như ngày, giờ họp, giao hàng.  Các ý trong thư phải nhất quán.  Thư viết phải nhã nhặn và lịch sự thể hiện thái độ tôn trọng dối tác.  Không nên viết những điều mà bản thân không nắm chắc. Ngoài ra cần phải chú ý thêm một số điểm sau:  Xác định nội dung và sắp xếp theo trật tự theo mối liên hệ tốt nhất.  Viết một cách tự nhiên, giọng văn phù hợp với môi trường và hoàn cảnh.  Dùng từ đơn giản, dễ hiểu, quen thuộc; tránh dung từ long,từ địa phương.  Lập đề cương nếu muốn viết thư dài. 1.2.5. Kỹ năng thuyết trình 1.2.5.1. Khái niệm thuyết trình Thuyết trình là quá trình truyền đạt thông tin của một người trước nhiều người về một vấn đề nào đó một cách có hệ thống. Nhóm thực hiện: 4U Trang 13
  17. Đồ án môn học Giao tiếp nơi công sở 1.2.5.2. Các bước thuyết trình  Chuẩn bị nội dung - Hãy biết mình - Tìm hiểu người nghe (trình độ, tuổi tác, nghề nghiệp, sự quan tâm,…)  Nội dung chương trình Xác định mục đích, mục tiêu cụ thể của buổi thuyết trình: - Phần mở đầu: Tạo sự chú ý, dẫn nhập vào đề tài, tránh các sai lầm, - Phần nội dung: Những ý chính, số liệu cụ thể, ví dụ, bản ghi sẵn,… - Phần kết: Tóm tắt, lời chúc,lời kêu gọi, địa điểm, tinh thần,…  Tiếp xúc: chú ý ngoại hình, tư thế, hình thức phi ngôn ngữ,..  Triển khai: trình bày rõ ràng, ngắn gọn, có minh họa, giọng to rõ, tránh các thói quen xấu, chú ý ánh mắt.  Kết thúc: đúng lúc, không dông dài, tóm tắt điểm chính, nêu câu hỏi kiểm tra, cảm ơn. 1.2.5.3. Nội dung các bước thuyết trình a. Bước 1: Chuẩn bị thuyết trình  Hãy biết mình: cần tạo ra sự sợ hãi, gạt bỏ tâm lý hướng nội và tạo niềm tin trước khi bước ra thuyết trình. Muốn thế, bạn cần phải:  Kiểm soát chất giọng của mình về khả năng tạo và thay đổi cường độ âm thanh cho phù hợp, diễn đạt rõ ràng bằng lời nói lưu loát và vui vẻ và khả năng phát âm từ ngữ chính xác.  Giới thiệu bản thân là cách tạo sự tin tưởng cho người nghe với mức sự thân thiện và khéo léo.  Khi trình bày, bạn hãy cố gắng đưa mắt về phía người nghe. Như thế bạn sẽ tự nhiên hơn và sự phản hồi của người nghe cũng tích cực hơn.  Sử dụng các phương tiện phi ngôn ngữ tư nhiên nhưng không nên quá lạm dụng. Nhóm thực hiện: 4U Trang 14
  18. Đồ án môn học Giao tiếp nơi công sở  Chú ý sắp đặt bục đứng để nói chuyện cho phù hợp. Bục đứng sẽ là nơi để tài liệu và là nơi bạn che giấu đôi bàn tay khi gặp lúng túng.  Linh hoạt điều chỉnh nội dung theo phản ứng của người nghe.  Tìm hiểu người nghe: để nắm bắt sự phản hồi của họ để điều chỉnh nội dung và phương pháp truyền đạt cho phù hợp. cần tìm hiểu một số vấn đề sau:  Quy mô/ số lượng người nghe.  Đối tượng nghe: vốn kiến thức, trình độ văn hóa, tuổi tác,..  Thái độ chung của họ về vấn đề mà bạn trình bày.  Họ đến là do sự quan tâm hay bị bắt buộc?  Không gian có phù hợp với tính chất của buổi thuyết trình?  Bạn thuyết trình vào thời gian nào và người nghe và thời gian nào là người nghe tỉnh táo? b. Bước 2: Trình bày thuyết trình Mục đích cuối cùng là sự thay đổi nơi người nghe, nếu không đạt được kết quả này thì việc làm của bạn là vô ích. Bạn hãy đặt mục tiêu cụ thể có thể kiểm tra được sau buổi thuyết trình.  Phần mở đầu: Người thuyết trình thiết lập mối quan hệ với người nghe, có thể phác thảo vài nội dung lớn sẽ trình bày để mọi người dễ theo dõi. Người nghe thường chỉ tập trung 30 giây đầu tiên và 30 giây cuối cùng. Vì thế bạn cần chọn thời điểm để gia tăng sự chú ý không chỉ để lôi cuốn mà còn gây thiện cảm cho người nghe. Tùy theo nội dung mà bạn chọn cách dẫn nhạp đề tài cho phù hợp để gay sự cuốn hút. Nhưng tránh các sai phạm sau:  Vào đề quá dài, ảnh hưởng xấu tới bài thuyết trình.  Vào đề không ăn nhập với nội dung bài thuyết trình.  Vào đề thiếu tự tin bằng những lời biện hộ.  Vào đề với lời xin lỗi. Nhóm thực hiện: 4U Trang 15
  19. Đồ án môn học Giao tiếp nơi công sở  Phần nội dung: Chứa đựng một số ý tưởng then chốt, đó là cách bạn muốn ấn sâu vào trí óc người nghe. Để lôi cuốn người nghe, những ý tưởng cần được xây dựng một cách logic. Bạn có thể sử dụng các số thống kê, lời trích dẫn để tăng tính thuyết phục hay sư dụng những lời nói đùa để bầu không khí bớt căng thẳng.  Phần kết: Nhắc lại những điểm then chốt mà nội dung đã trình bày. Tùy theo tính chất bài thuyết trình mà bạn có thể ra lời kêu gọi, lời chúc mừng, nhiệm vụ cho tương lai,…cần kết thúc ngắn gọn và đưa ra những câu hỏi kiểm tra cho người nghe. Cuối cùng, đừng quên lời cảm ơn. c. Bước 3: Sau khi thuyết trình Kết thúc một buổi thuyết trình không đồng nghĩa với sự kết thúc của tất cả mọi việc. nói trên một khía cạnh nào đó là sự bắt đầu mới. Nếu doanh nghiệp của bạn giới thiệu về sản phẩm mới thì vấn đề hậu thuyết trình cực kỳ quan trọng trong việc tìm kiếm và giữ chân khách hàng. Vậy sau buổi thuyết trình bạn cần lưu ý những điểm sau:  Thống kê được đánh giá của những người tham gia trong buổi thuyết trình.  Cung cấp cho người tham gia một số tài liệu, quà lưu niệm,.. để họ nhớ tới buổi thuyết trình của bạn.  Giữ liên lạc với khách mời, người tham dự. Nhóm thực hiện: 4U Trang 16
  20. Đồ án môn học Giao tiếp nơi công sở CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG GIAO TIẾP NƠI CÔNG SỞ 2.1 Thực trạng giao tiếp nơi công sở Sự hình thành và phát triển của xã hội loài người từ trước đến nay là nhờ quá trình giao tiếp với nhau. Nhờ giao tiếp được diễn ra giúp cho việc thiết lập nên các mối quan hệ với mọi người, giúp chúng ta nhận biết mình phải làm gì ? Làm như thế nào? Làm bằng phương tiện gì? Trong điều kiện ra sao? Cũng như phải tiếp xúc với ai? Ở đâu? Nhằm để làm gì? Và bằng cách nào để có thể tiến hành giải quyết được các nhiệm vụ giao tiếp một cách tối ưu? Như vậy giao tiếp đóng vai trò rất quan trọng trong đời sống, sinh hoạt, công tác và học tập của mỗi chúng ta. Trong thực tế cuộc sống hằng ngày, trong công tác cũng còn tuỳ thuộc vào điều kiện hoàn cảnh cụ thể về tâm trạng vui, buồn trong quan hệ giao tiếp mà thể hiện giao tiếp nhẹ nhàng, lịch sự, văn minh và có văn hoá... hay ngược lại. Mặc dù trong thời gian qua, vấn đề văn hóa giao tiếp công sở đã được các cấp lãnh đạo đặc biệt quan tâm thực hiện, song phải thừa nhận rằng thực trạng văn hóa giao tiếp nơi công sở ở một số nơi hiện chưa đáp ứng yêu cầu đòi hỏi của thực tiễn, vẫn còn nhiều hạn chế, yếu kém gây nên những bức xúc, bất bình trong nhân dân. Trên thực tế và qua các kênh thông tin như báo chí, phát thanh, truyền hình, chúng ta nhận thấy rằng, hiện nay, toàn xã hội đã và đang rất lưu tâm về văn hoá giao tiếp, ứng xử tại các cơ quan hành chính nhà nước. Qua thực tế, chúng ta có thể dễ dàng nhận thấy một vài biểu hiện khá phổ biến về thực trạng giao tiếp nơi công sở hiện nay như sau: - Một số cán bộ, công chức, viên chức chưa chú trọng kỹ năng giao tiếp cần thiết với đồng nghiệp và người đến liên hệ. Trong quan hệ với đồng nghiệp thì còn xảy ra ganh ghét, nói xấu hạ uy tín của nhau, không tôn trọng nhau , bằng mặt mà không bằng lòng. Một số ít cán bộ quản lý khi giao tiếp với cấp dưới và đồng nghiệp đôi lúc còn thiếu nhẹ nhàng, vui vẻ hoặc tỏ ra không thật sự quan tâm, thân thiện, thỉnh thoảng có người còn bộc lộ sự nóng tính nếu có những công việc chưa kịp hoàn thành hoặc không vừa ý. Việc cán bộ, công chức phê bình đồng nghiệp không đúng nơi, đúng chỗ, thiếu tế nhị, tạo tâm lý căng thẳng dễ dẫn đến mặc cảm và gây hiểu lầm lẫn nhau, hiện tượng bằng mặt không bằng lòng vẫn còn xảy ra. Từ đó tạo ra không khí nặng nề căng thẳng trong nhà trường, hiệu quả và chất lượng công việc sẽ bị ảnh hưởng là điều tất yếu. Nhóm thực hiện: 4U Trang 17
ADSENSE

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

TL.01: Bộ Tiểu Luận Triết Học
207 tài liệu
1474 lượt tải
THÔNG TIN
TRỢ GIÚP
HỖ TRỢ KHÁCH HÀNG
Theo dõi chúng tôi

Chịu trách nhiệm nội dung:

Nguyễn Công Hà - Giám đốc Công ty TNHH TÀI LIỆU TRỰC TUYẾN VI NA

LIÊN HỆ

Địa chỉ: P402, 54A Nơ Trang Long, Phường 14, Q.Bình Thạnh, TP.HCM

Hotline: 093 303 0098

Email: support@tailieu.vn

Giấy phép Mạng Xã Hội số: 670/GP-BTTTT cấp ngày 30/11/2015 Copyright © 2022-2032 TaiLieu.VN. All rights reserved.

 

Đồng bộ tài khoản
2=>2