Đề tài : Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện hạch toán kế toán và quản lý nguyên liệu, vật liệu tại điện lực Ba Đình - Hà Nội.

Chia sẻ: Nguyen Ngoc Lan | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:97

Thêm vào BST

Báo xấu

266
lượt xem 127
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Trong quá trình sản xuất sản phẩm ở doanh nghiệp, ba yếu tố hình thành chi phí tương ứng: chi phí tiêu hao vật liệu, chi phí tiền lương, chi phí khấu hao tư liệu lao động. Theo quan điểm của Mác Lênin thì đó chính là chi phí lao động vật hóa và lao động sống. Vậy vật liệu là đối tượng lao động đã được thay đổi do lao động có ích của con người tác động. Trong các doanh nghiệp sản xuất vật chất, vật liệu là tài sản dự trữ quan trọng nhất của sản xuất,...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Đề tài : Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện hạch toán kế toán và quản lý nguyên liệu, vật liệu tại điện lực Ba Đình - Hà Nội.

Đề tài : Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện hạch toán kế toán và quản lý nguyên liệu, vật liệu tại điện lực Ba Đình - Hà Nội.
PHẦN MỘT CƠ SỞ LÝ LUẬN HẠCH TOÁN NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP. I)NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU: 1) Khái niệm nguyên liệu, vật liệu: Một doanh nghiệp sản xuất phải có đủ ba yếu tố: - Lao động. - Tư liệu lao động. - Đối tượng lao động. Ba yếu tố này có sự tác động qua lại với nhau để tạo ra của cải vật chất cho xã hộ i. Đối tượng lao động là một trong những điều kiện không thể thiếu trong bất cứ quá trình sản xuất nào. Biểu hiện cụ thể của đối tượng lao độ ng ở đây chính là các loại vật liệu. Theo Mác, bất kỳ một loại vật liệu nào cũng là đối tượng lao động song không phải bất cứ đố i tượng lao độ ng nào cũng là vật liệu mà chỉ khi đố i tượng lao động thay đổi do tác động của yếu tố con người thì khi đó nó mới trở thành vật liệu. Ví dụ như các loại quặng nằm trong lòng đất thì không phải là vật liệu nhưng than đá, sắt, đồng, thiếc... khai thác được trong các quặng ấy lại là vật liệu cho các nghành công nghiệp chế tạo, cơ khí... Trong quá trình sản xuất sản phẩm ở doanh nghiệp, ba yếu tố hình thành chi phí tương ứng: chi phí tiêu hao vật liệu, chi phí tiền lương, chi phí khấu hao tư liệu lao động. Theo quan điểm của Mác Lênin thì đó chính là chi phí lao động vật hóa và lao động sống. Vậy vật liệu là đ ối tượng lao động đã được thay đổi do lao độ ng có ích của con người tác độ ng. Trong các doanh nghiệp sản xuất vật chất, vật liệu là tài sản dự trữ quan trọng nhất của sản xuất, thuộc tài sản lưu độ ng. Theo kế toán Pháp, vật liệu là đối tượng lao động trong tình trạng sử dụng tốt mà xí nghiệp mua vào làm chất liệu ban đầu để sản xuất các sản phẩm công nghiệp mới.
Trong chuẩn mực kế toán Quốc tế (IAS) số 2, vật liệu được xếp vào hàng tồn kho dùng để sử d ụng trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp các dịch vụ. 2) Đặc điểm và vai trò của nguyên liệu, vật liệu trong hoạt động sản xuất kinh doanh: Vật liệu là thành phần chủ yếu cấu tạo nên thành phẩm, dịch vụ, là đầu vào của quá trình sản xuất. Xét trên các phương diện khác nhau, ta thấy rõ đ ặc điểm, vị trí quan trọ ng của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh: - Vật liệu là đối tượng lao độ ng biểu hiện dưới d ạng vật hóa, là một trong ba yếu tố cơ bản không thể thiếu được của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất tạo thành sản phẩm mới. Kế hoạch sản xuất phụ thuộc rất nhiều vào việc cung cấp vật liệu có đầy đủ, kịp thời, đúng chất lượng hay không. Nếu vật liệu có chất lượng tốt, đúng quy định sẽ tạo điều kiện cho sản xuất tiến hành thuận lợi, chất lượng sản phẩm tạo khả năng cạnh tranh trên thị trường. - Vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định, khi tham gia vào sản xuất thì vật liệu chịu sự tác động của lao động, chúng sẽ bị tiêu hao hoàn toàn hoặc bị thay đổi hình dáng vật chất ban đầu tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. - Về m ặt giá trị, khi tham gia vào sản xuất, vật liệu chuyển dịch một lần toàn bộ giá trị của chúng vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Điều này thể hiện ở chỗ chi phí vật liệu là kho ản chi phí phân bổ một lần. - Vật liệu thuộc tài sản lưu độ ng, giá trị vật liệu thuộ c vố n lưu đ ộng dự trữ của doanh nghiệp, vật liệu thường chiếm một tỷ trọng rất lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm ở các doanh nghiệp, cho nên việc quản lý quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản d ự trữ và sử dụng vật liệu trực tiếp tác động đ ến những chỉ tiêu quan trọng nhất của doanh nghiệp như chỉ tiêu sản lượng, chỉ tiêu lợi nhuận, chỉ tiêu giá thành, chất lượng sản phẩm... 3) Yêu cầu quản lý nguyên liệu, vật liệu: Đặc điểm và tính chất chuyển hoá giá trị của vật liệu vào giá trị sản phẩm, đ òi hỏi công tác quản lý và hạch toán kế toán vật liệu phải được tổ chức khoa họ c hợp lý. Điều đó có ý nghĩa thiết thực trong quản lý kiểm soát tài sản lưu động của doanh nghiệp và kiểm soát chi phí, giá thành sản phẩm. Đ ể tổ
chức tốt vật liệu thì công tác quản lý doanh nghiệp phải thực hiện các yêu cầu sau: - Các doanh nghiệp phải có đ ầy đủ kho tàng để bảo quản vật liệu, kho phải được trang b ị các phương tiện b ảo quản và cân, đo, đong, đếm cần thiết, phải bố trí thủ kho và nhân viên bảo quản có nghiệp vụ thích hợp và có khả năng nắm vững và thực hiện việc ghi chép ban đầu cũng như sổ sách hạch toán kho. Việc bố trí sắp xếp vật liệu trong kho phải theo đúng yêu cầu và kỹ thuật bảo quản, thuận tiện cho việc nhập, xuất và theo dõi kiểm tra. - Đối với mỗi thứ vật liệu phải xây dựng định mức dự trữ, xác định rõ giới hạn dự trữ tối thiểu, tối đa để có căn cứ phòng ngừa các trường hợp thiếu vật tư phục vụ sản xuất hoặc dự trữ vật tư quá nhiều gây ứ đọng vốn. Cùng với việc xây d ựng định mức dự trữ, việc xây dựng định mức tiêu hao vật liệu là điều kiện quan trọ ng để tổ chức quản lý và hạch toán vật liệu. H ệ thố ng các đ ịnh mức tiêu hao vật tư không những phải có đầy đ ủ cho từng chi tiết, từng bộ sản phẩm mà còn phải không ngừng được cải tiến và hoàn thiện để đ ạt tới các định mức tiên tiến. - Xây dựng sổ d anh điểm cho từng loại vật liệu, tạo điều kiện thuận lợi, tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý, hạch toán. Việc lập sổ danh điểm có tác dụng lớn đến quản lý, hạch toán như đơn giản, tiết kiệm thời gian trong đối chiếu kho với kế toán trong công tác tìm kiếm thông tin về từng lo ại vật liệu. Từ đặc điểm và yêu cầu quản lý, tổ chức tốt công tác hạch toán là điều kiện không thể thiếu được trong quản lý vật liệu. Điều này thể hiện kế toán phải phản ánh kịp thời đầy đ ủ số lượng, giá trị thực tế vật liệu nhập, xuất, tồn kho; kiểm tra tình hình chấp hành định mức tiêu hao, sử dụng vật liệu; kiểm kê phát hiện kịp thời vật liệu thừa, thiếu; phân tích tình hình, hiệu quả sử dụng vật liệu. 4) Sự cần thiết tổ chức kế toán vật liệu trong doanh nghiệp và nhiệm vụ của kế toán: Vật liệu là mộ t trong những nhân tố cấu thành nên sản phẩm, sau quá trình sản xuất kinh doanh giá trị của nó chuyển d ịch hết vào giá trị sản phẩm. Vật liệu chiếm tỉ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Do đó vật liệu có vai trò rất quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh. Để đ ạt được mục tiêu cao nhất của doanh nghiệp là lợi nhuận thì mục tiêu trước m ắt là giảm giá thành sản phẩm. Quản lý vật liệu chặt chẽ là góp phần nâng cao hiệu quả sử d ụng vật liệu,
hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận. K ế toán là một công cụ của quản lý, tổ chức tốt công tác kế toán vật liệu sẽ góp phần kiểm soát, tránh thất thoát, lãng phí vật liệu ở tất cả các khâu dự trữ, sử dụng, thu hồ i... , ngoài ra còn đ ảm bảo việc cung cấp đầy đủ kịp thời, đồng bộ những vật liệu cần thiết cho sản xuất. Vì vậy cần thiết phải tổ chức hạch toán vật liệu trong các doanh nghiệp và có làm tốt điều này mới tạo được tiền đ ề cho việc thực hiện các mục tiêu lợi nhuận. Xuất phát từ những điều như trên, kế toán cần làm tố t các nhiệm vụ sau: Xây dựng hệ thống chứng từ ban đầu phù hợp với yêu cầu hạch toán tại đơn  vị. Theo dõi chi tiết tình hình nhập, xuất, tồn kho từng vật liệu bằng các thước  đo hiện vật và tiền tệ. Chọ n phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu phù hợp với đơn vị.  Tiến hành tập hợp và phân bổ vật liệu phù hợp với từng đối tượng chịu chi  phí. Định kỳ phải tiến hành kiểm kê từng thứ vật liệu để phát hiện các nguyên  nhân thừa thiếu, có biện pháp giải quyết kịp thời. Tiến hành xây dựng từng danh điểm vật liệu một cách khoa họ c tiện cho việc  theo dõi. Kết hợp với các phòng ban khác tổ chức công tác b ảo quản, sắp xếp một  cách khoa học để hạn chế thấp nhất sự thiệt hại về vật liệu. 5) Phân loại và tính giá vật liệu: Phân loại vật liệu: Vật liệu cần được hạch toán chi tiết theo từng thứ, từng loại, từng nhóm theo cả hiện vật và giá trị. Trên cơ sở đó, xây dựng "danh điểm vật liệu" nhằm thố ng nhất tên gọ i, ký - mã hiệu, quy cách, đơn vị tính và giá hạch toán của từng thứ vật liệu. Do vậy cần thiết phải tiến hành phân loại vật liệu nhằm tạo điều kiện cho việc hạch toán và quản lý vật liệu. Có nhiều tiêu thức để phân loại vật liệu, mỗi tiêu thức có ý nghĩa khác nhau đối với quản trị doanh nghiệp và kế toán. Căn cứ vào vai trò và tác dụng của vật liệu trong quá trình sản xuất, vật liệu  chia thành:
- Nguyên, vật liệu chính: Là những thứ mà sau quá trình gia công, chế biến sẽ thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm (kể cả b án thành phẩm mua vào). - Vật liệu phụ: Là những vật liệu chỉ có tác d ụng phụ trợ trong sản xuất, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính đ ể làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các tư liệu lao động hay phục vụ cho lao động của công nhân viên chức (dầu nhờn, hồ keo, thuố c nhuộ m, thuốc tẩy, thuốc chố ng rỉ, hương liệu, xà phòng, giẻ lau...). - Nhiên liệu: Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất, kinh doanh như than, củi, xăng, dầu, hơi đốt, khí đốt... - Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết, phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải... - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ...) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản. - Phế liệu: Là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài (phôi bào, vải vụn, gạch, sắt...) - Vật liệu khác: Bao gồm các lo ại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên như bao b ì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng... Hạch toán theo cách phân loại nói trên đáp ứng được yêu cầu phản ánh tổng quát về mặt giá trị đ ối với mỗ i loại vật liệu. Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán về số lượng và giá trị đối với từng thứ vật liệu, trên cơ sở p hân loại vật liệu doanh nghiệp phải xây dựng " Sổ danh điểm vật liệu", xác định thố ng nhất tên gọi của từng thứ vật liệu, ký mã hiệu, quy cách của vật liệu, số hiệu của mỗ i thứ vật liệu, đơn vị tính và giá hạch toán của vật liệu. Sổ danh điểm vật liệu có tác dụng trong công tác quản lý và hạch toán đặc biệt trong điều kiện cơ giới hoá công tác hạch toán ở doanh nghiệp. Ngoài cách phân lo ại trên, doanh nghiệp còn có thể sử dụng cách phân lo ại  khác như:  Phân loại theo nguồ n hình thành (sử dụng tiêu thức mua hay tự sản xuất).  Phân loại theo quyền sở hữu.
 Phân loại theo nguồ n tài trợ.  Phân loại theo tính năng lý học, hoá học, theo quy cách, phẩm chất. Trong kế toán quản trị, để tạo điều kiện cho cung cấp thông tin kịp thời về chi phí, vật liệu thường được chia ra: nguyên vật liệu trực tiếp, nguyên vật liệu gián tiếp. Trên cơ sở hai loại vật liệu này để hình thành hai lo ại chi phí: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nguyên vật liệu gián tiếp. Việc phân lo ại này cho phép nhà quản trị đưa ra quyết định một cách nhanh nhất. Tính giá vật liệu: Giá trị vật liệu chiếm một vị trí quan trọ ng trong giá thành sản phẩm ở các doanh nghiệp sản xuất. Trong bảng cân đối kế toán, vật liệu được đưa vào tài sản lưu động và thường có tỷ lệ cao trong tài sản lưu động. Do độ lớn tương đối vật liệu nên sai sót trong việc đánh giá vật liệu có thể ảnh hưởng đến giá thành của kỳ này và các kỳ tiếp theo. Giá trị vật liệu luôn có sự giao động, nhập xuất diễn ra thường xuyên. Khi có nghiệp vụ nhập xuất xảy ra, kế toán tiến hành đánh giá về mặt giá trị cho từng loại vật liệu. Tính giá vật liệu về thực chất là việc xác định giá trị ghi sổ của vật liệu. Theo quy định, vật liệu được tính theo giá thực tế (giá gốc). Nguyên tắc này được kế toán Việt Nam thừa nhận chuẩn mực kế toán quố c tế về hàng tồn kho (IAS) số 2. Tuỳ theo doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp hay phương pháp khấu trừ mà trong giá thực tế có thể có thuế V AT (nếu tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp) hay không có thuế VAT (nếu tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ). Giá thực tế nhập kho: Với vật liệu mua ngoài: Giá thực tế gồm giá mua ghi trên hoá đơn của người  bán cộng (+) thuế nhập khẩu (nếu có) và các chi phí thu mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nhân viên thu mua, chi phí của bộ p hận thu mua độc lập, chi phí thuê kho, thuê bãi, tiền phạt lưu kho, lưu hàng, lưu bãi...) trừ các kho ản giảm giá hàng mua được hưởng. Với vật liệu tự sản xuất: Tính theo giá thành sản xuất thực tế.  Với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế gồm giá trị vật liệu  xuất chế biến cùng các chi phí liên quan (tiền thuê gia công, chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức...).
Với vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia liên  doanh: Giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định cộng (+) với các chi phí tiếp nhận (nếu có). Với phế liệu: Giá thực tế là giá ước tính có thể sử dụng được hay giá trị thu  hồi tối thiểu. Với vật liệu được tặng, thưởng: Giá thực tế tính theo giá thị trường tương  đương cộng (+) chi phí liên quan đến việc tiếp nhận. Giá thực tế xuất kho: Đối với vật liệu xuất dùng trong kỳ, tuỳ theo đ ặc điểm hoạt đ ộng của từng doanh nghiệp, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, có thể sử dụng một trong các phương pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng: Phương pháp giá đơn vị bình quân: Theo phương pháp này, giá thực tế vật  liệu xuất dùng trong kỳ được tính theo công thức: G iá thực tế Số lượng vật liệu G iá đơn vị = x vật liệu xuất dùng xuất dùng bình quân Trong đó, giá đơn vị b ình quân có thể tính theo mộ t trong ba cách sau:  Cách 1: Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ (Weight Average Cost) : Giá đơn vị bình quân Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ = cả kỳ dự trữ Lượng thực tế vật liệu tồn đ ầu kỳ và nhập trong kỳ - Ưu điểm: + V iệc tính giá vật liệu xuất kho không phụ thuộc vào tần suất nhập - xuất trong kỳ. + Đơn giản, dễ làm, phù hợp với doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, số lần nhập xuất nhiều, giá cả biến động đột ngột. - Nhược điểm: Công việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung.  Cách 2: Giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước: Giá đơn vị = G iá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước)
bình quân cuối Lượng thực tế vật liệu tồ n kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước) kỳ trước - Ưu điểm: Đơn giản, phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ. - Nhược điểm: Độ chính xác không cao vì không tính đến sự biến động của giá cả vật liệu kỳ này.  Cách 3: Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập: G iá thực tế vật liệu tồ n kho sau mỗi lần G iá đơn vị nhập = bình quân sau mỗi lần nhập Lượng thực tế vật liệu tồn sau mỗ i lần nhập - Ưu điểm: Việc tính giá chính xác, phản ánh kịp thời sự b iến đ ộng của giá cả. - Nhược điểm: Việc tính toán rất phức tạp, tốn nhiều công sức, chỉ nên áp dụng với những doanh nghiệp có ít danh điểm vật liệu, số lần nhập xuất không nhiều và thực hiện kế toán bằng máy vi tính. Phương pháp nhập trước, xuất trước (First in, First out):  Theo phương pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Nói cách khác cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trước và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm. - Ưu điểm: + Gần đúng với luồ ng nhập - xuất vật liệu trong thực tế. + Phản ánh được sự b iến động của giá vật liệu tương đối chính xác. - Nhược điểm:
+ Làm cho doanh thu hiện tại không phù hợp với những khoản chi phí hiện tại. Theo phương pháp nhập trước - x uất trước, doanh thu hiện tại được tạo ra bởi giá trị vật liệu đã được mua vào từ cách đó rất lâu. + K hối lượng công việc hạch toán nhiều. Phương pháp này thường được áp d ụng ở những doanh nghiệp có ít vật liệu, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều. Phương pháp nhập sau xuất trước ( Last in, First out):  Phương pháp này giả định những vật liệu mua sau cùng sẽ được xuất trước tiên, ngược lại với phương pháp nhập trước - xuất trước ở trên. Phương pháp nhập sau - xuất trước thích hợp trong trường hợp lạm phát. - Ưu điểm: Doanh thu hiện tại được phù hợp với những khoản chi phí hiện tại. - Nhược điểm: + Phương pháp này bỏ q ua việc nhập xuất vật liệu trong thực tế. + Chi phí quản lý vật liệu của doanh nghiệp có thể cao vì phải mua thêm vật liệu nhằm tính vào giá vốn hàng bán những chi phí mới nhất với giá cao. + Giá trị vật liệu tồn kho và vốn lưu động của doanh nghiệp được phản ánh thấp hơn so với thực tế. Điều này làm cho khả năng thanh toán của doanh nghiệp bị nhìn nhận là kém hơn so với khả năng thực tế. Phương pháp trực tiếp ( Specific unit cost):  Theo phương pháp này, vật liệu được xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (trừ trường hợp điều chỉnh). Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó. Do vậy, phương pháp này còn có tên gọi là phương pháp đặc điểm riêng hay phương pháp giá thực tế đích danh và thường sử dụng với các loại vật liệu có giá trị cao và có tính cách biệt. Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô vật liệu nhập kho. - Ưu điểm: + Tính giá vật liệu xuất kho chính xác.
+ Áp dụng có hiệu quả trong các doanh nghiệp có số lượng danh điểm nguyên vật liệu ít nhưng có giá trị lớn và mang tính đặc thù. - Nhược điểm: Đòi hỏi công tác quản lý, bảo hành và hạch toán chi tiết, tỉ m ỉ. Phương pháp giá hạch toán:  Theo phương pháp này, toàn bộ vật liệu biến độ ng trong kỳ được tính theo giá hạch toán (giá kế hoạch hoặc một loại giá ổ n định trong kỳ). Cuố i kỳ, kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức: Giá thự c tế vật liệu xuất dùng Giá hạch toán vật liệu Hệ số giá = x (hoặc tồn kho cuối kỳ) xu ất dùng (ho ặc tồn kho cuố i kỳ) vật liệu Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm ho ặc từng thứ vật liệu chủ yếu tuỳ thuộ c vào yêu cầu và trình độ q uản lý. Giá thực tế vật liệu tồn đầu k ỳ + Giá thực tế vật liệu nh ập trong k ỳ Hệ số giá = vật liệu Giá hạch toán vật liệu tồn đầu k ỳ + Giá h ạch toán vật liệu nhập trong kỳ - Ưu điểm: Phương pháp này kết hợp được hạch toán chi tiết vật liệu và hạch toán tổng hợp để tính giá vật liệu, không phụ thuộc vào cơ cấu vật liệu sử dụng nhiều hay ít. - Nhược điểm: + Phải tổ chức hạch toán tỉ m ỉ, khối lượng công việc dồ n vào cuối kỳ hạch toán, phải xây dựng được giá hạch toán khoa học. Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật liệu và có trình độ kế toán tuơng đối tốt. Các phương pháp này có ảnh hưởng đến chi phí vật liệu và giá thành sản phẩm. Trong một thị trường ổn định giá không đổi, việc lựa chọn phương pháp tính giá là không quan trọng lắm. Tuy nhiên, trong một thị trường không ổn định, khi giá lên xuống thất thường, mỗi phương pháp có thể cho một kết quả khác nhau. Thực tế, nếu giá mua nhập vật liệu tăng lên qua các kỳ thì phương pháp nhập trước - x uất trước cho giá thành sản phẩm thấp nhất, ngược lại phương pháp nhập sau - xuất trước cho giá thành sản phẩm là cao nhất, giá thành sản phẩm của phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ nằm giữa
hai phương pháp trên. Phương pháp trực tiếp thì phụ thuộc vào vật liệu nào được xuất dùng. Phương pháp giá hạch toán sử dụng giá hạch toán ổ n đ ịnh trong các kỳ kế toán. Các doanh nghiệp có quyền lựa chọn phương pháp thích hợp với đặc điểm sản xuất của doanh nghiệp. Theo các nguyên tắc được thừa nhận (GAAP), nguyên tắc nhất quán, liên tục đòi hỏi doanh nghiệp phải sử dụng phương pháp giố ng nhau từ kỳ này sang kỳ khác bảo đảm tính chất so sánh được của số liệu. Nguyên tắc này không có nghĩa là doanh nghiệp không bao giờ có thể thay đổi phương pháp. Doanh nghiệp có thể thay đổi phương pháp tính giá xuất nhưng phải có sự thông báo công khai; ghi đúng, đủ, trung thực số liệu có thể thấy rõ ảnh hưởng của sự thay đổi. Trong chuẩn m ực kế toán Quốc tế (IAS) số 2, các phương pháp nhập trước - xuất trước, phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ, phương pháp trực tiếp là những phương pháp được chấp nhận hạch toán chi phí. Phương pháp nhập sau - xuất trước là phương pháp hạch toán thay thế cho các phương pháp hạch toán chuẩn: nhập trước - x uất trước và phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ. Trong kế toán Việt Nam, các phương pháp này đều được chấp nhận là phương p háp hạch toán chi phí. Như vậy, việc lựa chọn phương pháp tính giá xuất kho ở Việt Nam hoàn toàn tuân thủ q uy định chuẩn mực Quốc tế. II) HẠCH TOÁN NGUYÊN LIỆU, VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP: 1) Hạch toán chi tiết vật liệu: Vật liệu trong doanh nghiệp thường có nhiều chủng loại khác nhau, nếu thiếu một lo ại nào đó có thể gây ra ngừng sản xuất, chính vì vậy hạch toán vật liệu phải đảm bảo theo dõi được tình hình biến độ ng của từng loại vật liệu. V ật liệu là một trong những đối tượng kế toán, là tài sản cần phải được tổ chức, hạch toán chi tiết không chỉ về mặt giá trị mà cả về hiện vật, không chỉ ở từng kho mà phải chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ... và phải được tiến hành đồ ng thời ở cả kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở các chứng từ nhập, xuất kho. Hạch toán chi tiết vật liệu được hiểu là việc các doanh nghiệp tổ chức hệ thố ng chứng từ, mở các sổ kế toán chi tiết và lựa chọn, vận dụng các phương pháp kế toán chi tiết vật liệu cho phù hợp, nhằm tăng cường công tác quản lý tài sản nói chung, quản lý vật liệu nói riêng.
Để kế toán chi tiết vật liệu, các doanh nghiệp sử dụng một số chứng từ ban đầu như: - Phiếu nhập kho - (Mẫu 01 - V T) - Phiếu xuất kho - (Mẫu 02 - V T) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - (Mẫu 03 - VT) - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá - (Mẫu 08 - VT) - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho - (Mẫu số 02 - BH) - Hoá đơn cước phí vận chuyển - (Mẫu 03 - BH) Ngoài các chứng từ bắt buộ c sử dụng theo mẫu thống nhất theo quy đ ịnh của Nhà nước, các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn khác như: - Phiếu xuất vật tư theo hạn mức - (Mẫu số 04 - VT) - Biên bản kiểm nghiệm vật tư - (Mẫu số 05 - VT) - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ - (Mẫu số 07 -VT) ... Việc tổ chức kế toán chi tiết vật liệu được sử d ụng một trong ba phương pháp: Phương pháp thẻ song song, Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển và Phương pháp sổ số dư. Mỗi phương pháp có ưu điểm, nhược điểm và phạm vi áp dụng riêng. Ở một số nước như Mỹ, việc hạch toán chi tiết rất đơn giản như một dạng hạch toán phụ. Kế toán Mỹ chỉ dùng một sổ kho mở chi tiết cho từng vật liệu. Sổ kho theo dõi liên tục nhập xuất tồn về số lượng, đơn giá, thành tiền và dùng để đối chiếu với sổ cái tại mọ i thời điểm. a) Phương pháp thẻ song song: Theo phương pháp thẻ song song, để hạch toán nghiệp vụ nhập, xuất và tồn kho vật liệu, ở kho phải m ở thẻ kho để ghi chép về mặt số lượng và ở phòng kế toán phải m ở sổ kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép về mặt số lượng và giá trị. Thẻ kho do kế toán lập theo m ẫu quy định thống nhất (mẫu 06 - VT) cho từng danh điểm vật liệu và phát cho thủ kho sau khi đã vào sổ đăng ký thẻ kho.  Ở kho:
Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn vật tư về mặt số lượng. Mỗi chứng từ ghi mộ t dòng vào thẻ kho. Thẻ được mở cho từng danh điểm vật tư. Cuối tháng, thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập, xuất, tính ra số tồn kho về m ặt lượng theo từng danh điểm vật tư.  Ở phòng kế toán: Kế toán vật tư mở thẻ kế toán chi tiết vật tư cho từng danh điểm vật tư tương ứng với thẻ kho mở ở kho. Thẻ này có nội dung tương tự thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị. Hàng ngày, hoặc định kỳ, khi nhận các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho chuyển tới, nhân viên kế toán vật tư phải kiểm tra, đối chiếu và ghi đơn giá hạch toán vào thẻ kế toán chi tiết vật tư và tính ra số tiền. Sau đó lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất vào các thẻ kế toán chi tiết vật tư có liên quan. Cuố i tháng tiến hành cộng thẻ và đ ối chiếu với thẻ kho. Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và chi tiết, kế toán phải căn cứ vào các thẻ kế toán chi tiết để lập Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho về m ặt giá trị của từng lo ại vật tư. Số liệu của bảng này được đố i chiếu với số liệu của phần kế toán tổng hợp. Ngoài ra để quản lý chặt chẽ thẻ kho, nhân viên kế toán vật tư còn mở sổ đăng ký thẻ kho, khi giao thẻ kho cho thủ kho, kế toán phải ghi vào sổ . Sơ Đồ1: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp thẻ song song Phiếu nhập Kế toán tổng Bảng tổng hợp kho Thẻ hợp h oặ c nhập, xuất, tồn sổ kho vật tư chi Thẻ kho tiết vật tư Ghi chú: G hi hàng ngày Phiếu xuất kho Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng
- Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu, đ ảm bảo sự chính xác của thông tin và có khả năng cung cấp thông tin nhanh cho quản trị hàng tồn kho. - Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng, do vậy hạn chế chức năng của kế toán. - Điều kiện áp dụng: Áp dụng thích hợp với những doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, khối lượng các nghiệp vụ nhập, xuất ít, phát sinh không thường xuyên và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của các nhân viên kế toán chưa cao. b) Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển: Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển được hình thành trên cơ sở cải tiến một bước phương pháp thẻ song song. Theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển, công việc cụ thể tại kho giố ng như phương pháp thẻ song song ở trên. Tại phòng kế toán, kế toán vật tư không mở thẻ kế toán chi tiết vật tư mà mở sổ đố i chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và số tiền của từng thứ (danh điểm) vật tư theo từng kho. Sổ này ghi m ỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập xuất phát sinh trong tháng của từng thứ vật tư, mỗi thứ chỉ ghi mộ t dòng trong sổ. Cuối tháng đối chiếu số lượng vật tư trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp. Sơ đồ 2: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Phiếu nhập kho Bảng kê nhập Sổ đối chiếu Kế toán tổng Thẻ kho luân chuyển hợp Phiếu xuất kho Bảng kê xuất
Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu - Ưu điểm: Phương pháp này đơn giản, dễ làm, khối lượng ghi chép có giảm bớt so với phương pháp thẻ song song. - Nhược điểm: + Việc ghi sổ vẫn trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lượng. + Việc kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán chỉ được tiến hành vào cuối tháng, vì vậy hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán. + Nếu không lập bảng kê nhập, xuất vật liệu thì việc sắp x ếp chứng từ nhập, xuất trong cả tháng để ghi sổ đố i chiếu luân chuyển dễ p hát sinh nhầm lẫn, sai sót. N ếu có lập b ảng kê nhập, xuất thì khối lượng ghi chép lớn. + Theo yêu cầu cung cấp thông tin nhanh phục vụ quản trị hàng tồn kho thì doanh nghiệp không nên sử dụng phương pháp này, vì muốn lập báo cáo nhanh hàng tồn kho cần dựa vào số liệu trên thẻ kho. - Điều kiện áp dụng: Áp d ụng thích hợp cho các doanh nghiệp không có nhiều nghiệp vụ nhập xuất, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu do vậy không có điều kiện ghi chép, theo dõi tình hình nhập xuất hàng ngày. c) Phương pháp sổ số dư: Phương pháp sổ số dư là mộ t bước cải tiến căn bản trong việc tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu. Đặc điểm nổi bật của phương pháp này là kết hợp chặt chẽ việc hạch toán nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của phòng kế toán. Ở kho chỉ hạch toán về mặt số lượng và ở p hòng kế toán chỉ hạch toán về giá trị của vật liệu, vì vậy đã xoá bỏ được sự ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kế toán, tạo điều kiện thực hiện kiểm tra thường xuyên và có hệ thố ng của kế toán đố i với thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác, kịp thời. Theo phương pháp sổ số dư, công việc cụ thể tại kho giố ng như các phương pháp trên. Định kỳ, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải tập hợp toàn bộ
chứng từ nhập kho, xuất kho phát sinh theo từng vật tư quy định. Sau đó lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất vật tư. Ngoài ra, thủ kho còn phải ghi số lượng vật tư tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm vật tư vào sổ số dư. Sổ số dư được kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm, trước ngày cuối tháng, kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ. Ghi xong thủ kho phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền. Tại phòng kế toán, định kỳ, nhân viên kế toán phải xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ. Khi nhận được chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá theo từng chứng từ (giá hạch toán), tổng cộng số tiền và ghi vào cộ t số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Đồng thời ghi số tiền vừa tính được của từng nhóm vật tư (nhập riêng, xuất riêng) và bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật tư. Bảng này đuợc mở cho từng kho, mỗi kho một tờ, được ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất vật tư. Tiếp đó, cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số dư đầu tháng để tính ra số dư cuối tháng của từng nhóm vật tư. Số dư này được dùng để đối chiếu với cộ t “số tiền” trên sổ số dư (số liệu trên sổ số dư do kế toán vật tư tính bằng cách lấy số lượng tồn kho x giá hạch toán).
Sơ đồ 3: Sơ đồ hạch toán chi tiết vật tư theo phương pháp sổ số dư Phiếu nhập kho Phiếu giao nhận chứng từ nhập Sổ số dư Thẻ kho Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật tư Kế toán tổng hợp Phiếu xuất kho Phiếu giao nhận chứng từ xu ấ t Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuố i tháng Quan hệ đố i chiếu - Ưu điểm: +Tránh được sự ghi chép trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, giảm bớt khối luợng ghi chép kế toán, công việc được tiến hành đều trong tháng. + Kế toán thực hiện kiểm tra thường xuyên đối với việc ghi chép của thủ kho trên thẻ kho cũng như b ảo quản hàng trong kho của thủ kho. - Nhược điểm: Khó kiểm tra sai sót vì phòng kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị của từng nhóm vật liệu. - Điều kiện áp dụng: Phù hợp với các doanh nghiệp có nhiều danh điểm vật liệu, nghiệp vụ nhập, xuất vật liệu nhiều, dùng giá hạch toán để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu và yêu cầu trình độ kế toán cao. 2) Hạch toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu: Xuất phát từ yêu cầu quản lý kinh doanh trong kinh tế thị trường, để đ ưa ra các quyết định chỉ đạo tổ chức hoạt độ ng kinh doanh, ban lãnh đạo cần phải
có những thông tin đa d ạng, theo các mức độ khác nhau và ở nhiều bộ phận khác nhau và đặc biệt là thông tin của bộ phận tài chính. Ở các nước như Anh, Mỹ..., để đáp ứng nhu cầu thông tin, họ đã xây dựng hệ thống kế toán tài chính và hệ thố ng kế toán quản trị. Sự kết hợp của hai hệ thống cho phép chủ doanh nghiệp quyết đ ịnh nên mua vật liệu nào với giá bao nhiêu, lựa chọn nhà cung cấp nào... Để hạch toán vật liệu nói riêng và các loại hàng tồn kho khác nói chung, kế toán có thể áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kê định kỳ. Như vậy, kế toán Việt Nam đã có sự hoà nhập với kế toán quốc tế trong việc lựa chọ n phương pháp theo dõi hàng tồn kho. Các chứng từ được sử dụng trong hạch toán vật liệu ở doanh nghiệp thường bao gồm: Hoá đơn bán hàng (nếu tính thuế theo phương pháp trực tiếp), Hoá đơn giá trị gia tăng (nếu tính thuế theo phương pháp khấu trừ), Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nộ i bộ, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất vật tư theo hạn mức, ... tuỳ theo nội dung nghiệp vụ cụ thể. Căn cứ vào giấy báo nhận hàng, khi hàng về đến nơi, doanh nghiệp có trách nhiệm lập ban kiểm nghiệm để kiểm nghiệm vật tư thu mua cả về số lượng, chất lượng, qui cách, mẫu mã. Ban kiểm nghiệm sẽ căn cứ vào kết quả kiểm nghiệm thực tế để ghi vào "Biên b ản kiểm nghiệm vật tư", sau đó bộ phận cung ứng sẽ lập "Phiếu nhập kho vật liệu" trên cơ sở hoá đơn, giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm rồi giao cho thủ kho. Thủ kho sẽ ghi sổ số thực tế nhập kho vào phiếu rồi chuyển lên phòng kế toán làm căn cứ ghi sổ. Trong trường hợp phát hiện thừa, thiếu, sai qui cách thì thủ kho phải báo ngay cho bộ phận cung ứng biết và cùng người giao hàng lập biên bản. Khi xuất kho vật liệu với các mục đích khác nhau, kế toán sử dụng chứng từ khác nhau. Trong trường hợp x uất kho vật liệu không thường xuyên với số lượng ít thì sử d ụng "Phiếu xuất vật tư". Phiếu này được lập thành ba liên, 1 liên giao cho bộ phận lĩnh vật tư, 1 liên giao cho bộ phận cung ứng vật tư và 1 liên giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán. Trong trường hợp vật tư xuất thường xuyên trong tháng và doanh nghiệp đã lập định m ức tiêu hao vật tư cho sản phẩm thì sử dụng "Phiếu xuất vật tư theo hạn mức". Phiếu này được lập thành hai liên, 1 liên giao cho thủ kho, 1 liên giao cho đơn vị lĩnh, sau mỗi lần xuất kho, thủ kho ghi số thực xuất vào thẻ kho. Cuối tháng hoặc sau khi đã xuất hết hạn mức, thủ kho phải thu lại phiếu của đơn
vị lĩnh, kiểm tra đối chiếu với thẻ kho, ký và chuyển một liên cho bộ phận cung ứng, liên còn lại chuyển cho phòng kế toán. Đối với trường hợp xuất bán vật liệu, bộ phận cung ứng sẽ lập "Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho" lập thành ba liên: 1 liên lưu lại ở phòng cung ứng, 1 liên giao cho khách hàng và 1 liên thủ kho ghi vào thẻ kho và chuyển lên cho phòng kế toán. Trường hợp xuất kho vật liệu để gia công chế b iến, di chuyển nội bộ, doanh nghiệp sử dụng "Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nộ i bộ". a) Hạch toán tổng hợp nguyên liệu, vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên: Phương pháp kê khai thường xuyên (perpetual inventory method) là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm hàng tồn kho mộ t cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho. Phương pháp này được sử dụng phổ b iến hiện nay ở nước ta vì những tiện ích của nó. Tuy nhiên với những doanh nghiệp có nhiều chủng lo ại vật tư, hàng hoá có giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán mà áp dụng phương pháp này sẽ tốn rất nhiều công sức. D ầu vậy, phương pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho mộ t cách kịp thời, cập nhật. Theo phương pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào, kế toán cũng có thể xác định được lượng nhập, xuất, tồn kho từng loại hàng tồn kho nói chung và nguyên vật liệu nói riêng. Theo chuẩn mực kế toán Quốc tế số 2, giá trị vật liệu được hạch toán vào giá phí hàng tồ n kho, những khoản chi phí không nằm trong giá phí hàng tồn kho và được tính vào chi phí phát sinh trong kỳ: Nguyên vật liệu phế thải, chi phí dự trữ tồn kho trừ phi khoản chi phí này là cần thiết trong quá trình sản xuất trước một giai đoạn sản xuất tiếp theo. Ở V iệt Nam, kế toán đã vận dụng có chọn lọc chuẩn mực vào hạch toán vật liệu. Để hạch toán nguyên liệu, vật liệu, kế toán sử dụng các tài khoản sau:  Tài khoản 152: "Nguyên liệu, vật liệu": Tài khoản này được dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng, giảm của các nguyên, vật liệu theo giá thực tế, có thể m ở chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ... tuỳ theo yêu cầu quản lý và phương tiện tính toán.