Đề tài: Quy trình kiểm toán bán hàng - thu tiền trong kiểm toán Báo cáo tài chính của kiểm toán nội bộ các đơn vị hạch toán độc lập tại Tổng công ty Sông Đà

Chia sẻ: Sâu Hư | Ngày: | Loại File: DOCX | Số trang:108

Thêm vào BST

Báo xấu

1.070
lượt xem 257
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Chu trình bán hàng - thu tiền là giai đoạn cuối cùng đánh giá toàn bộ kết quả của một chu kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh. Tham khảo "Luận văn: Quy trình kiểm toán bán hàng - thu tiền trong kiểm toán Báo cáo tài chính của kiểm toán nội bộ các đơn vị hạch toán độc lập tại Tổng công ty Sông Đà" để hiểu hơn về quy trình kiểm toán này nhằm đưa ra phương pháp đánh giá tốt nhất.

Chủ đề:

Bình luận(1) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Đề tài: Quy trình kiểm toán bán hàng - thu tiền trong kiểm toán Báo cáo tài chính của kiểm toán nội bộ các đơn vị hạch toán độc lập tại Tổng công ty Sông Đà

Đề tài: Quy trình kiểm toán bán hàng- thu tiền trong kiểm toán Báo cáo tài chính của kiểm toán nội bộ các đơn vị hạch toán độc lập tại Tổng công ty Sông Đà
MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU ................................................................................................... 1 PhầnI: Lí luận chung về kiểm toán nội bộ và kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính ..................................................... 3 I. Khái quát chung về kiểm toán nội bộ .................................................................... 3 1. Bản chất của kiểm toán nội bộ................................................................................ 3 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của kiểm toán nội bộ .......................................... 5 3. Loại hình hoạt động của kiểm toán nội bộ .............................................................. 5 II. Quy trình kiểm toán bán hàng- thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính ..... 7 1. Nội dung kiểm toán bán hàng- thu tiền ................................................................ 7 1.1. Chức năng của chu trình bán hàng- thu tiền...................................................... 7 1.2. Kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng- thu tiền ....................................... 9 1.3. Mục tiêu kiểm toán bán hàng- thu tiền ............................................................ 12 2. Quy trình kiểm toán bán hàng- thu tiền .............................................................. 13 2.1. Lập kế hoạch kiểm toán ................................................................................... 13 2.2. Thực hiện kiểm toán ........................................................................................ 18 2.2.1. Kiểm soát nội bộ và trắc nghiệm đạt yêu cầu đối với chu trình bán hàng- thu tiền ... 18 2.2.1.1. Đối với nghiệp vụ bá n hàng…………………………………………...18 2.2.1.2. Đối với nghiệp vụ thu tiền…………………………………………….21 2.2.2. Phân tích và đánh giá tổng quát ................................................................................... 22 2.2.3. Thử nghiệm cơ bản đối với chu trình bán hàng- thu tiền............................................ 23 2.2.3.1. Đối với nghiệp vụ bá n hàng…………………………………………...23 2.2.3.2. Đối với nghiệp vụ thu tiền…………………………………………….25 2.2.4. Kiểm toán nợ phải thu khách hàng .............................................................................. 26 2.3. Kết thúc kiểm toán........................................................................................... 31 2.3.1. Chuẩn bị lập báo cáo kiểm toán ................................................................................... 31 2.3.2. Lập báo cáo kiểm toán ................................................................................................. 34 Phần II: Thực tế kiểm toán quy trình bán hàng- thu tiền trong kiểm toá n báo cáo tài chính của kiểm toán nội bộ các đơn vị hạch toán độc lập tại Tổng công ty Sông Đà .................................................................................... 36 I. Đặc điểm của Tổng công ty Sông Đà ................................................................... 36 1. Quá trình hình thành và phát triển ........................................................................ 36 2. Cơ cấu tổ chức...................................................................................................... 37 3. Kiểm toán nội bộ tại Tổng công ty Sông Đà ........................................................ 38 3.1. Đặc điểm chung .............................................................................................. 38 3.2. Quy trình kiểm toán......................................................................................... 41 2
3.2.1. Đặc điểm của các đơn vị hạch toán độc lập ảnh hưởng đến kiểm toán………...41 3.2.2. Lập kế hoạch kiểm toán ............................................................................ 42 3.2.3. Thực hiện kiểm toán ................................................................................. 42 3.2.4. Kết thúc kiểm toán .................................................................................... 42 II. Quy trình kiể m toán bán hàng- thu tiền trong kiểm toán báo cáo tài chính của kiểm toán nội bộ Tổng công ty Sông Đà tại Công ty cổ phần và cung ứng NLQT&TM Sông Đà, Trung tâm NC&ƯD KHCN Sông Đà ................................ 43 1. Lập kế hoạch kiểm toán ........................................................................................ 43 2. Thực hiện quy trình kiểm toán bán hàng- thu tiền ................................................. 47 2.1. Đối với Trung tâm NC&ƯD KHCN Sông Đà .................................................. 48 2.1.1. Kiểm toán khoản mục Doanh thu .............................................................. 48 2.1.2. Kiểm toán khoản mục Phải thu khách hàng ............................................... 56 2.2. Đối với Công ty cổ phần và cung ứng NLQT&TM Sông Đà ............................ 67 2.2.1. Đối với khoản mục Doanh thu bán hàng .................................................. 67 2.2.2. Đối với khoản mục Phải thu khách hàng ................................................... 72 3. Kết thúc kiểm toán ............................................................................................... 75 Phần III: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện quy trình kiểm toán bá n hàng- thu tiền của kiểm toán nội bộ tại Tổng công ty Sông Đà ................... 79 1. Đánh giá công tác kiểm toán nội bộ nói chung và kiể m toán quy trình bá n hàng- thu tiền nói riêng tại Tổng công ty Sông Đà ................................................. 79 1.1. Tổ chức và hoạt động kiểm toán nội bộ ........................................................... 79 1.2. Quy trình kiểm toán bán hàng- thu tiền ........................................................... 80 2. Sự cần thiết phải hoàn thiện ............................................................................. 84 2.1. Kiểm toán nội bộ tại Tổng công ty Sông Đà .................................................... 84 2.2. Quy trình kiểm toán bán hàng- thu tiền .......................................................... 85 3. Giải pháp và phương hướng hoàn thiện............................................................ 86 3.1. Kiến nghị......................................................................................................... 86 3.2. Điều kiện thực hiện kiến nghị .......................................................................... 90 KẾT LUẬN…………………………………………………………………….……93 3
LỜI MỞ ĐẦU Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của ngành kiểm toán nội bộ trên thế giới, kiể m toán nội bộ ở Việt Nam cũng đang dẫn trở thành một hoạt động quen thuộc và đóng vai trò nhất định tại các công ty, Tổng công ty lớn và là một yêu cầu thiết yếu mà các cơ quan Nhà nước đặt ra đối với các doanh nghiệp. Từ quyết định 832/TC/QĐ/CĐKT ngày 28 tháng 10 nă m 1997 hàng loạt các Tổng công ty thành lập kiểm toán nội bộ, trong đó có Tổng công ty Sông Đà. Đây là yêu cầu khách quan cho việc đảm bảo chất lượng thông tin kinh tế, tài chính của bản thân đơn vị. Chu trình bán hàng- thu tiền có ý nghĩa rất to lớn là một bộ phận có liê n quan đến rất nhiều chỉ tiêu trên Báo cáo tài chính, là giai đoạn cuối cùng đánh giá toàn bộ kết quả của một chu kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đối với kiểm toán nội bộ, việc thực hiện tốt quy trình kiểm toán này sẽ tiết kiệm được thời gian cũng như sức lực, nâng cao hiệu quả kiểm toán, đưa ra kiến nghị hợp lý cho đơn vị và cung cấp thông tin trung thực về tình hình kinh doanh, tiêu thụ của đơn vị cho Tổng giám đốc. Đối với đơn vị được kiểm toán, sẽ giúp cho Ban lãnh đạo thấy được những sai sót, yếu kém cần khắc phục về kế toán cũng như quản lý phần hành này, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh. Đối với Nhà nước, để các cơ quan hữu quan xác định đúng đắn trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước, có chính sách hợp lý hơn để phát triển hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nhận thức được tầm quan trọng của quy trình kiể m toán bán hàng- thu tiền và xuất phát từ mong muốn tìm hiểu sâu sắc hơn nữa quy trình này trong quá trình thực tập tại Công ty kiểm toán và tư vấn dịch vụ kế toán của Tổng công ty Sông Đà em đã chọn đề tài: "Quy trình kiểm toán bán hàng- thu tiền trong kiểm toán Báo cáo tài chính của kiểm toán nội bộ các đơn vị hạch toán độc lập tại Tổng công ty Sông Đà" Ngoài phần mở đầu và phần kết luận luận văn bao gồm 3 phần: Phần I: Lí luận chung về kiểm toán nội bộ và quy trình bán hàng-thu tiền trong kiểm toán Báo cáo tài chính của doanh nghiệp. 4
Phần II: Thực trạng quy trình kiểm toán bán hàng- thu tiền trong kiểm toán Báo cáo tài chính của kiểm toán nội bộ tại các đơn vị hạch toán độc lập - Tổng công ty Sông Đà. Phần III: Một số bài học kinh nghiệm và kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình kiểm toán bán hàng- thu tiền trong kiểm toán Báo cáo tài chính của kiểm tra nội bộ tại các đơn vị hạch toán độc lập tại Tổng công ty Sông Đà. Luận văn được hoàn thành với sự hướng dẫn tận tình của cô giáo Nguyễ n Hồng Thuý, do vốn kiến thức còn hạn chế và bước đầu đi vào thực tế nên bài viết không tránh khỏi những sai sót, em rất mong được sự đóng góp của thầy cô và các bạn để bài viết được hoàn thiện hơn. PHẦN I LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM TOÁN NỘI BỘ VÀ KIỂM TOÁN CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM TOÁN NỘI BỘ 1.Bản chất của kiểm toán nội bộ. Hoạt động kiểm toán trên thế giới đã có trên 100 nă m nay và ngày càng phát triển mạnh mẽ, thâm nhập vào mọi ngành, mọi lĩnh vực kinh tế. Kiểm toá n là một hoạt động mới xuất hiện ở nước ta khoảng 10 nă m nhưng đã có bước phát 5
triển lớn mà ngày càng khẳng định rõ vai trò của mình trong việc xác minh và bày tỏ ý kiến, tạo niềm tin cho những người quan tâm, củng cố nề nếp hoạt động tài chính và góp phần nâng cao hiệu qủa, năng lực quản lý. Kiểm toán là quá trình mà theo đó các cá nhân độc lập, có thẩm quyền thu thập và đánh giá các bằng chứng về các thông tin số lượng có liên quan đến một tổ chức kinh tế cụ thể nhằm mục đích xác định và báo cáo mức độ phù hợp giữa các thông tin số lượng đó với các chuẩn mực đã được xây dựng. Ngày nay trên thế giới xuất hiện nhiều loại hình kiểm toán khác nhau, nếu phân loại theo chủ thể kiểm toán có kiểm toán Nhà nước, kiểm toán độc lập và kiểm toán nội bộ. Cùng với sự ra đời và phát triển của các tổ chức kiể m toán độc lập, tổ chức kiểm toán Nhà nước, hoạt động kiể m toán nội bộ cũng phát triển rộng khắp và đem lại những trợ giúp tích cực, góp phần đáp ứng nhu cầu bảo vệ, tồn tạ i của doanh nghiệp nói riêng, của chính phủ cũng như xã hội nói chung đồng thời củng cố nền nếp hoạt động tài chính kế toán, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh cho các doanh nghiệp. Cho đến nay kiểm toán nội bộ có nhiều cách hiểu khác nhau: Theo liên đoàn kế toán quốc tế ( IFAC): “ Kiểm toán nội bộ là một hoạt động đánh giá được lập ra cho một doanh nghiệp như là một loại dịch vụ cho doanh nghiệp đó có chức năng kiểm tra, đánh giá và giám sát thích hợp và hiệu quả của hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ”. Theo Các Chuẩn mực hành nghề Kiểm Toán Nội Bộ ban hành tháng 5 năm 1978: “Kiểm toấn nội bộ là một chức năng thẩm định độc lập được thiết lập bên trong một tổ chức để xem xét và đánh giá các hoạt động của tổ chức đó với tư cách là một sự trợ giúp cho tổ chức đó". Như vậy ta có thể hiểu kiểm toán nội bộ như sau: Kiể m toán nội bộ là hoạt động kiểm tra giám sát của một bộ phận độc lập với bộ máy quản lý và điều hành doanh nghiệp nhằ m đánh giá tính hiệu quả, hiệu năng, tính kinh tế của các loại hình nghiệp vụ, đơn vị, bộ phận và tìm ra những giải pháp để nâng cao hiệu qủa hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp. 6
Kiể m toán nội bộ là một hoạt động chuyên sâu cần được đào tạo hướng dẫn được thực hiện bởi những người có trình độ và nghiệp vụ tương xứng. Là một trong những nhân tố cơ bản trong hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp, bộ phận kiể m toán nội bộ cung cấp một sự quan sát, đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm cả tính hiệu quả của việc thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục về kiểm soát nội bộ. Bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp cho doanh nghiệp có được những thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động trong doanh nghiệp, chất lượng của hoạt động kiể m soát nhằm kịp thời điều chỉnh và bổ sung các quy chế kiểm soát thích hợp và hiệu quả. Tại Việt Nam, Sau Quyết định 832-TC/QĐ/CĐKT ngày 28 tháng 10 năm 1997 hàng loạt các Tổng công ty thành lập kiểm toán nội bộ, đồng thời quy chế kiể m toán nội bộ cũng được ban hành kèm theo nhằ m hướng dẫn các Tổng công ty Nhà nước tổ chức thực hiện công tác kiểm toán nội bộ của Tổng công ty và từng công ty thành viên. Trong quy chế đó có quy định rõ: Doanh nghiệp phải thường xuyên tổ chức kiểm toán nội bộ nhằm đánh giá về chất lượng và độ tin cậy của thông tin kế toán, tài chính; về bảo vệ an toàn tài sản của doanh nghiệp; về chấp hành luật pháp, chính sách chế độ của Nhà nước cũng như các quyết định, nghị quyết của Hội đồng quản trị của Ban giám đốc doanh nghiệp đối với hoạt động của doanh nghiệp. 2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của kiểm toán nội bộ  Chức năng của kiểm toán nội bộ : Kiể m toán nội bộ có 3 chức năng: - Kiể m tra - Xác nhận - Đánh giá  Nhiệm vụ, quyền hạn của kiểm toán nội bộ: Theo Điều 6 Quy chế Kiểm toán nội bộ (áp dụng đối với doanh nghiệp Nhà nước) Kiể m toán nội bộ có các nhiệm vụ sau: - Kiểm tra tính phù hợp, hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ. 7
- Kiểm tra và xác nhận chất lượng, độ tin cậy của thông tin kinh tế, tài chính của Báo cáo tài chính, Báo cáo kế toán quản trị trước khi trình ký duyệt. - Kiểm tra sự tuân thủ các nguyên tắc hoạt động, quản lý kinh doanh, đặc biệt sự tuân thủ luật pháp, chính sách, chế độ tài chính, kế toán, chính sách, nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị, của Ban Giám đốc doanh nghiệp. - Phát hiện những sơ hở, yếu ké m, gian lận trong quản lý, trong bảo vệ tài sản của doanh nghiệp; đề xuất các giải pháp nhằm cải tiến, hoàn thiện hệ thống quản lý, điều hành kinh doanh của doanh nghiệp.  Bộ phận kiểm toán nội bộ chỉ phát huy tác dụng nếu thoả mãn 2 điều kiện: Về tổ chức: Kiểm toán nội bộ phải trực thuộc một cấp cao đủ để không giới hạn phạm vi hoạt động của nó, đồng thời phải được giao một quyền hạ n tương đối rộng rãi và hoạt động tương đối độc lập với phòng kế toán và các bộ phận hoạt động được kiểm tra. Về nhân sự: Kiểm toán nội bộ phải tuyển chọn những nhân viên có năng lực chuyên môn và đạo đức nghề nghiệp phù hợp với các quy định hiện hành. 3.Loại hình hoạt động của kiểm toán nội bộ Kiể m toán nội bộ có ba loại hình hoạt động: 8
 Kiểm toán hoạt động: Là việc kiểm tra, xác nhận và đưa ra đánh giá về hoạt động, tính hiệu quả của các hoạt động từ đó đưa ra kiến nghị nhằm cải tiến, và hoàn thiện hoạt động của mỗi đơn vị. Kiể m tra việc huy động phân phối sử dụng các nguồn lực (nhân lực, vật tư, tài sản, nguồn vốn, lợi thế kinh doanh). Kiể m tra tính hiệu quả của các hoạt động sản xuất, kinh doanh và sử dụng thu thập kết quả bảo toàn phát triển vốn. Kiể m tra và đánh giá tính hiệu quả hoạt động của các bộ phận chức năng trong việc thực hiện các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.  Kiểm toán tuân thủ: Là việc kiểm tra xác nhận và đưa ra những đánh giá về việc: Tuân thủ pháp luật, chính sách, chế độ tài chính, kế toán, chế độ quản lý của Nhà nước. Ban hành các chính sách, chế độ, nghị quyết, quyết định, quy chế của Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc cũng như lãnh đạo các đơn vị thành viên có phù hợp với luật pháp, chính sách chế độ đó của các đơn vị thành viên và của Tổng công ty. Tuân thủ các quy định về nguyên tắc, chính sách, các chuẩn mực kế toán từ khâu lập chứng từ, vận dụng hệ thống tài khoản, ghi sổ kế toán, tổng hợp thông tin và trình bày Báo cáo tài chính, Báo cáo quản trị đến việc lưu trữ tài liệu kế toán.  Kiểm toán Báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị của doanh nghiệp và của các đơn vị thành viên. Đây là việc kiểm tra, xác nhận và đánh giá kịp thời đầy đủ, khách quan, độ tin cậy của Báo cáo tài chính của các đơn vị thành viên, các đại diện, chi nhánh của Tổng công ty, cơ quan Tổng công ty, Báo cáo tài chính hợp nhất của toàn Tổng công ty trước khi Tổng giám đốc ký duyệt; đưa ra những kiến nghị và tư vấn cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm đảm bảo sự hợp lý và hiệu quả. 9
Việc kiểm toán Báo cáo tài chính có thể được tiến hành theo quý, năm tùy thuộc vào thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh của các đơn vị thành viên và toàn Tổng công ty, yêu cầu của Tổng giám đốc hay Hội đồng quản trị. II. QUY TRÌNH KIỂM TOÁN BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH 1. Nội dung kiểm toán bán hàng- thu tiền 1.1. Chức năng của chu trình bán hàng- thu tiền : Bán hàng- thu tiền là quá trình chuyển giao quyền sở hữu của hàng hoá qua quá trình trao đổi hàng- tiền. Nó bắt đầu từ yêu cầu mua hàng của khách hàng và kết thúc bằng việc chuyển đổi hàng hoá thành tiền. Các chức năng cơ bản của chu trình bán hàng- thu tiền gồ m:  Xử lý đặt hàng của người mua: Đặt hàng của người mua có thể là đơn đặt hàng, là phiếu yêu cầu mua hàng, là yêu cầu qua thư, fax, điện thoại và sau đó là hợp đồng về mua- bá n hàng hoá, dịch vụ… Về pháp lý, đó là việc bày tỏ sự sẵn sàng mua hàng hoá theo những điều kiện xác định. Do đó, có thể xem đây là điể m bắt đầu của toàn bộ chu trình. Trên cơ sở pháp lý này, người bán có thể xem xét để đưa ra quyết định bán qua phiếu tiêu thụ và lập hoá đơn bán hàng.  Xét duyệt bán chịu: Do bán hàng gắn liền với thu tiền trong cùng một khái niệ m tiêu thụ nên ngay từ thoả thuận ban đầu, sau khi quyết định bán cần xem xét và quyết định bán chịu một phần hoặc toàn bộ lô hàng. Quyết định này có thể đồng thời thể hiện trên hợp đồng kinh tế như một điều kiện đã được thỏa thuận trong quan hệ buôn bán trong hợp đồng. Tuy nhiên, ở nhiều công ty trước khi vận chuyển hàng hoá do một người am hiểu về tài chính và về khách hàng xét duyệt. Việc xét duyệt có thể được tính toán cụ thể trên lợi ích của cả hai bên theo hướng khuyến khích người mua trả tiền nhanh qua tỷ lệ giảm giá khác nhau theo thời hạn thanh toán. Trên thực tế, cũng có doanh nghiệp bỏ qua chức năng này và dẫn tới nợ khó đòi và thậm chí thất thu do khách hàng mất khả năng thanh toán hoặc cố tình không thanh toán do sơ hở trong thoả thuận ban đầu. 10
 Chuyển giao hàng: Là chức năng kế tiếp chức năng duyệt bán theo nghĩa hẹp của khái niệ m “tiêu thụ” thì vận chuyển hàng hoá đến người mua là điểm bắt đầu của chu trình (đặc biệt với các công ty bán buôn) nên thường là điểm chấp nhận được ghi sổ b á n hà ng. V à o l ú c giao hà ng ch ứ ng t ừ vậ n chuyể n c ũ ng đ ượ c lậ p. Chứ ng t ừ vậ n chuyể n th ườ ng l à h o á đ ơ n vậ n chuy ể n hay vậ n đ ơ n. C á c c ô ng ty c ó q uy mô lớ n, c ó d iễ n biế n th ườ ng xuy ê n về n ghi ệ p v ụ b á n h à ng th ườ ng l ậ p s ổ vậ n chuy ể n đ ể c ậ p nhậ t c á c chứ ng t ừ vậ n chuy ể n. M ặ t khá c, c á c c ơ q uan thuế q uan th ườ ng quy đ ị nh: khi vậ n chuy ể n h à ng ho á p hả i c ó ho á đ ơ n b á n h à ng. Trong tr ườ ng hợ p nà y ho á đ ơ n b á n hà ng phả i đ ượ c lậ p đ ồ ng thờ i vớ i vậ n đ ơ n ho ặ c kiê m ch ức n ă ng ch ứ ng t ừ vậ n chuy ể n.  Gửi hóa đơn tính tiền cho người mua và ghi rõ nghiệp vụ bán hàng: Ho á đ ơ n b á n h à ng là c h ứ ng t ừ c h ỉ rõ mẫ u mã s ố l ượ ng hà ng ho á , gi á c ả hà ng ho á gồ m c ả g iá gố c hà ng ho á , chi ph í vậ n chuy ể n, b ả o hiể m v à c á c yế u t ố k há c theo luậ t thuế g iá t r ị g ia t ă ng. Ho á đ ơ n đ ượ c lậ p thà nh 3 l i ê n: liê n đ ầ u đ ượ c gử i cho khá ch hà ng, c á c liê n sau đ ượ c l ư u lạ i ghi s ổ và t heo d õ i thu ti ề n. Như vậ y ho á đ ơ n v ừ a là p h ươ ng th ức ch ỉ rõ c ho khá ch hà ng về s ố t i ề n v à t hờ i hạ n thanh to á n c ủa t ừ ng th ươ ng v ụ , v ừa l à c ă n c ứ g hi s ổ N h ậ t k ý b á n hà ng và t heo d õ i c á c kho ả n phả i thu. N hậ t k ý b á n hà ng là s ổ g hi c ậ p nh ậ t c á c th ươ ng v ụ, nhậ t k ý g hi r õ d oanh thu c ủa nhi ề u mặ t hà ng v à p hâ n lo ạ i theo c á c đ ị nh kho ả n th ích hợ p.  Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền: Sau khi th ực hiệ n c á c c h ức nă ng về b á n h à ng c ù ng ghi s ổ k ế t o á n c á c nghiệ p v ụ nà y c ầ n th ực hi ệ n tiế p c á c chức nă ng thu tiề n c ả t rong đ i ề u k iệ n b ì nh th ườ ng v à k hô ng b ì nh th ườ ng. Trong mọ i tr ườ ng hợ p đ ề u c ầ n x ử l ý và g hi s ổ c á c kho ả n th ô ng thườ ng về t hu tiề n b á n hà ng. Trong việ c x ử l ý nà y, c ầ n đ ặ c biệ t ch ú ý k hả n ă ng b ỏ s ó t ho ặ c d ấ u diế m c á c kho ả n t hu nhấ t là t hu tiề n mặ t tr ực tiế p. 11
 Xử lý và ghi sổ hàng bán bị trả lại và khoản bớt giá: Các khoản giả m trừ doanh thu xảy ra khi người mua không thoả mãn về hàng hoá. Khi đó, người bán có thể nhận lại hàng hoặc bớt giá. Trường hợp này phải lập bảng ghi nhớ hoặc có thư báo Có hoặc hoá đơn chứng minh cho việc ghi giảm các khoản phải thu. Trên cơ sở đó ghi đầy đủ và kịp thời vào nhật k ý hàng bị trả lại và các khoản bớt giá đồng thời ghi vào sổ phụ.  Thẩm định và xoá sổ khoản phải thu không thu được: Có thể có những trường hợp người mua không chịu thanh toán hoặc không còn khả năng thanh toán. Sau khi thẩm định, nếu thấy khoản thất thu nà y là “bất khả kháng”, cần xem xét xoá sổ khoản phải thu đó.  Dự phòng nợ khó đòi: Được lập với yêu cầu đủ trang trải các khoản đã tiêu thụ kỳ này song không có khả năng thu được trong tương lai. Tuy nhiên, ở nhiều công ty, dự phòng này là số dư do điều chỉnh cuối năm của quản lý về bớt giá đối với các khoản không thu được tiền. 1.2. Kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng- thu tiền  Môi trường kiểm soát: Môi trường kiể m soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong và bên ngoài đơn vị có tính môi trường tác động đến việc thiết kế, hoạt động và xử lý dữ liệu của các loại hình kiểm soát nội bộ. Các nhân tố bên trong đơn vị bao gồm: đặc thù về quản lý, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, công tác kế hoạch, ủy ban kiể m soát. Các nhân tố bên ngoài đơn vị bao gồ m: sự kiểm soát của các cơ quan chức năng Nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đất nước…  Hệ thống kế toán: Hệ thống kế toán giữ một vai trò quan trọng nhằm cung cấp thông tin quản lý (bao gồm các thông tin về kế toán tài chính của đơn vị và các kết quả hoạt động kinh doanh khác) và thực hiện nhiều mặt hoạt động của đơn vị) thực hiện nhiệm vụ là nhận biết, thu nhập, phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ 12
kinh tế tài chính của đơn vị, thoả mãn chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động kế toán. Hệ thống này bao gồ m :  Hệ thống chứng từ kế toán: Trong chu trình bán hàng- thu tiền, hệ thống chứng từ kế toán thể hiện ở số lượng các loại chứng từ được lập khi có các nghiệp vụ bán hàng- thu tiền phát sinh tại doanh nghiệp như: Hoá đơn bán hàng, hợp đồng mua bán hàng hoá, phiếu vận chuyển, đơn đặt hàng, phiếu thu… và quy trình luân chuyển các loại chứng từ này trong các phòng ban, bộ phận của doanh nghiệp. Bảng số 1: Quy trình luân chuyển chứng từ trong chu trình bán hàng-thu tiền Khách hàng Phòng kinh doanh Giám đốc Phòng kinh doanh Nhu cầu Đơn đặt hàng của Phê chuẩn phương Lập hoá đơn mua hàng khách- phiếu tiêu thụ thức bán chịu, tiêu thụ thuế GTGT Thủ kho Phòng kinh doanh Phòng kế toán Lưu trữ và bả o Xuất kho Vận chuyển Ghi các loại sổ, quản chứng từ hàng, lập vận đơn định kỳ lập báo cáo  Hệ thống tài khoản kế toán: Với cách tiếp cận báo cáo tài chính theo các chu trình nghiệp vụ cơ bản thì các tài khoản liên quan đến chu trình sẽ giới hạn về phạ m vi đối tượng kiể m toán, theo đó không có khoản mục nào bị KTV bỏ qua. Các tài khoản này chính là kết quả xử lý các thông tin số liệu liên quan đến chu trình bán hàng và thu tiề n được thể hiện trên sổ sách kế toán. Các khoản mục này bao gồm: - Tài khoản Tiền mặt, Tài khoản Tiền gửi ngân hàng - Tài khoản Phải thu khách hàng - Tài khoản Dự phòng nợ phải thu khó đòi - Tài khoản Doanh thu bán hàng - Các khoản chiết khấu, giảm giá, hàng bán bị trả lại, thuế VAT 13
Ngoài ra còn một số thông tin liên quan khác được trình bày ngoài báo cáo tài chính mà được thể hiện trên hệ thống sổ sách kế toán như các khoản chi phí dự phòng liên quan đến khoản nợ không thu hồi được, chi phí bán hàng, giá vố n hàng bán, xử lý các khoản nợ không có khả năng thu hồi.  Hệ thống sổ kế toán: Hệ thống này dùng để ghi các nghiệp vụ bán hàng-thu tiền và các nghiệp vụ khác có liên quan, phát sinh trong một niên độ kế toán mà cơ sở để ghi sổ là các chứng từ đã được lập trước đó bao gồm: Nhật ký bán hàng, các sổ hạch toá n chi tiết nợ phải thu khách hàng, nhật ký thu tiền, sổ chi phí bán hàng, sổ hạch toán chi tiết hàng tồn kho..  Hệ thống báo cáo kế toán:. Hệ thống này được lập với mục đích thông tin cho các nhà quản lý cấp trên nắ m bắt được toàn bộ kết quả của chu trình qua một niên độ kế toán nhất định hay qua một thời kỳ nhất định. Cụ thể đó là các báo cáo tài chính nộp cho cơ quan thuế, cho Bộ chủ quản, cho Tổng công ty…hay các báo cáo bán hàng, tình hình thanh toán nợ của khách hàng.. cung cấp cho Ban quản trị hay Ban giá m đốc biết hoặc những người quan tâ m.  Thủ tục kiểm soát: Thủ tục kiể m soát là những chính sách và thủ tục do Ban giám đốc đơn vị thiết lập và thực hiện nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể. Khi thiết lập thủ tục kiểm soát phải đảm bảo 3 nguyên tắc cơ bản sau: nguyên tắc bất kiêm nhiệ m, nguyên tắc phân công, phân nhiệm rõ ràng, nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn. Ngoài ra, các thủ tục kiểm soát còn bao gồm: việc quy định chứng từ, sổ sách phải đầy đủ, quá trình kiểm soát vật chất đối với tài sản, sổ sách và kiể m soát độc lập việc thực hiện các hoạt động của đơn vị. Đặc biệt đối với chu trình bán hàng và thu tiền, việc hiểu được những đặc điể m cũng như những biểu hiện của hệ thống kiểm soát nội bộ đã góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả kiể m toán chu trình này. Đó cũng là lý do để chúng ta nhận thức được tầ m quan trọng của những thông tin trên trong khi đi vào thực hành kiể m toán chu trình. 14
1.3. Mục tiêu kiểm toán bán hàng- thu tiền. Chức năng của kiểm toán đã được cụ thể hoá thành các mục tiêu kiểm toán. Do chu trình bán hàng và thu tiền được cấu thành bởi các nghiệp vụ cụ thể và từ đó hình thành các khoản mục trên các Báo cáo tài chính nên các mục tiê u đặc thù của kiể m toán bán hàng và thu tiền cần cụ thể hoá cả mục tiêu kiểm toán tài chính và mục tiêu kiểm toán nghiệp vụ phù hợp với các đặc điểm của phầ n hành kiểm toán này. Mặt khác, mặc dù các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền có quan hệ chặt chẽ và tạo nên chu trình xác định, song mỗi loại nghiệp vụ này lại có yêu cầu riêng và phản ánh cụ thể vào sổ sách kế toán riêng theo trình tự độc lập tương đối. Do đó, mục tiêu đặc thù cho các khoản mục, nghiệp vụ bán hàng và nghiệp vụ thu tiền cần có định hướng cụ thể qua các mục tiêu kiể m toán đặc thù riêng biệt. Có thể khái quát các mục tiêu kiểm toán đặc thù phổ biến của 2 loại nghiệp vụ và khoản mục này theo bảng sau: Bảng số 2: Mục tiêu kiểm toán đặc thù của kiểm toán nghiệp vụ bán hàng và nghiệp vụ thu tiền Mục tiêu kiểm Mục tiêu kiểm toán nghiệp Mục tiêu kiểm toán nghiệp vụ thu tiền Toán chung vụ bán hàng Mục tiêu hợp Các khoản thu tiền đều Các nghiệp vụ bán hàng đều đảm bảo hợp lý chung c ó c ă n c ứ hợ p l ý lý chung Các mục tiêu chung khác Các khoản phải thu khách Hàng bán vận chuyển đến Hiệu lực hàng là có thực khách hàng là có thật Mọi khoản phải thu ở khách Mọi nghiệp vụ bán hàng đều Trọn vẹn hàng đều được ghi sổ được ghi sổ Hàng đã vận chuyển và có Các khoản phải thu được Định giá hoá đơn ghi giá bán được thoả đánh giá đúng thuận Quyền và Các khoản phải thu có Hàng hoá đã bán thuộc sở hữu người sở hữu của đơn vị nghĩa vụ Các khoản phải thu được Các nghiệp vụ bán hàng được Phân loại phân loại đúng phân loại thích hợp 15
Các nghiệp vụ ghi vào sổ tổng Chính xác Các khoản phải thu được hợp, chi tiết thích hợp và tính toán đúng c ơ học khớp đúng các số cộng Các mục tiêu kiểm toán nghiệp vụ Những thay đổi về thể thức, thời Các nghiệp vụ bán hàng kể cả Cho phép gian, thủ tục thanh toán tiền hàng bán chịu, vận chuyển được đều được cho phép đúng đắn cho phép đúng đắn Các nghiệp vụ phải thu Các khoản bán hàng được Kịp thời được ghi sổ đúng kỳ ghi sổ đúng thời gian 2. Quy trình kiểm toán bán hàng- thu tiền. 2.1. Lập kế hoạch kiểm toán.  Ý nghĩa của lập kế hoạch kiểm toán : Lập kế hoạch kiểm toán là giai đoạn đầu tiên của một cuộc kiểm toán có vai trò quan trọng, chi phối tới chất lượng và hiệu quả chung của toàn cuộc kiể m toán. Theo Chuẩn mực Kiể m toán Việt Nam số 300, Kế hoạch kiể m toán, " KTV và Công ty kiểm toán cần lập kế hoạch kiểm toán để có thể đảm bảo được rằng cuộc kiểm toán đã được tiến hành một cách có hiệu qủa". Đối với chu trình bán hàng- thu tiền việc lập kế hoạch kiể m toán sẽ giúp KTV thu thập được các bằng chứng kiểm toán đầy đủ và có giá trị làm cơ sở để đưa ra ý kiến xác đáng về các khoản mục doanh thu bán hàng và phải thu khách hàng trên Báo cáo tài chính từ đó giúp các KTV hạn chế các sai sót, giảm thiểu trách nhiệ m pháp lý, nâng cao hiệu quả công việc và giữ vững được uy tín nghề nghiệp đối với khách hàng. Trình tự lập kế hoạch kiểm toán bao gồm các bước sau:  Chuẩn bị cho kế hoạch kiểm toán: Công ty kiểm toán sẽ tiến hành các công việc cần thiết để chuẩn bị lập kế hoạch kiểm toán bao gồ m: đánh giá khả năng chấp nhận kiể m toán, nhận diện các lý do kiểm toán, lựa chọn đội ngũ nhân viên kiể m toán thực hiện kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền.  Thu thập thông tin cơ sở: KTV thu thập hiểu biết về ngành nghề, công việc kinh doanh của khách hàng, tìm hiểu về hệ thống kế toán cũng như các 16
chính sách kế toán đối với việc tiêu thụ của khách hàng. Xem xét lại kết quả của các cuộc kiểm toán trước đối với khoản mục doanh thu và phải thu khách hàng cũng như hồ sơ kiểm toán chung. KTV tiến hành tham quan nhà xưởng kho bãi, nhận diện các bên liên quan như danh sách khách hàng và những người nợ.  Thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng: Giúp cho KTV nắm bắt được các quy trình mang tính pháp lý có ảnh hưởng đến các mặt hoạt động kinh doanh này, những thông tin này được thu thập trong quá trình tiếp xúc với Ban giám đốc công ty khách hàng như: giấy phép thành lập và điều lệ hoạt động của công ty, các Báo cáo tài chính, Báo cáo kiểm toán, thanh tra hay kiể m tra của năm hiện hành và năm trước, các hợp đồng và cam kết quan trọng.  Thực hiện các thủ tục phân tích: Thủ tục phân tích là việc phân tích các số liệu, thông tin, các tỷ suất quan trọng, qua đó tìm ra những xu hướng biế n động quan trọng và tìm ra những mối quan hệ có mâu thuẫn với các thông tin liên quan khác hoặc có sự chênh lệch lớn so với giá trị đã dự kiến. KTV thường áp dụng hai phương pháp phân tích là phân tích ngang và phân tích dọc. Trong giai đoạn lập kế hoạch này KTV thường tiến hành so sánh doanh thu, các khoản phải thu giữa kỳ này so với kỳ trước, tính toán tỷ lệ phải thu khó đòi…  Đánh giá trọng yếu và rủi ro : Đánh giá trọng yếu: Trọng yếu là thuật ngữ dùng để thể hiện tầm quan trọng của một thông tin, một số liệu kế toán trong báo cáo tài chính. Mức độ trọng yếu phụ thuộc tầ m quan trọng của thông tin hay của sai sót đánh giá trong hoàn cảnh cụ thể. Để xác định mức trọng yếu KTV tiến hành các bước sau:. - Ước lượng ban đầu về mức trọng yếu: Mức ước lượng ban đầu về tính trọng yếu là lượng tối đa mà KTV tin rằng, ở mức đó các báo cáo tài chính có thể bị sai lệch nhưng vẫn chưa ảnh hưởng đến các quyết định của người sử dụng thông tin tài chính. Có thể ước tính theo quy mô hoặc ước tính theo bản chất. - Phân bổ ước lượng ban đầu về tính trọng yếu cho các khoản mục: Doanh thu bán hàng và phải thu khách hàng. Việc phân bổ được thực hiện theo cả hai chiều hướng mà các sai phạm có thể diễn ra đó là tình trạng khai khống và khia thiếu. Cơ sở để tiến hành phân bổ là bản chất của các khoản mục, rủi ro 17
tiề m tàng, rủi ro kiểm soát dựa vào kinh nghiệ m của KTV và chi phí kiể m toá n đối với từng khoản mục này. Đánh giá rủi ro trong chu trình bán hàng- thu tiền. Rủi ro kiểm toán là rủi ro do Công ty kiểm toán hoặc KTV đưa ra ý kiến không thích hợp khi báo cáo tài chính đã được kiểm toán còn có những sai sót trọng yếu - Rủi ro tiềm tàng của chu trình bán hàng- thu tiền (IR):. Là sự tồn tại sai sót trọng yếu trong bản thân chu trình bán hàng- thu tiền mà chưa tính đến sự tác động của bất kỳ hoạt động kiểm toán nào để cả hoạt động kiể m toán nội bộ. Trong khi tiến hành kiể m toán, KTV cần phải dự đoán nơi nào của chu trình bán hàng- thu tiền có khả năng sai sót nhất. Qua đó KTV có thể thu thập và phân bổ bằng chứng kiểm toán một cách hợp lý. Trong khi đánh giá rủi ro tiềm tàng KTV cần xem xét một số yếu tố sau: ` Bản chất công việc bán hàng- thu tiền của khách hàng ` Động cơ của khách hàng trong chu trình bán hàng- thu tiền ` Các nghiệp vụ bán hàng- thu tiền có thường xuyên liên tục xảy ra ` Kết quả những lần kiểm toán trước của chu trình bán hàng-thu tiền. ` Số dư của các tài khoản doanh thu bán hàng và phải thu khách hàng. - Rủi ro kiểm soát trong chu trình bán hàng- thu tiền (CR): Là sự tồn tại những sai sót trọng yếu mà hệ thống kiểm soát nội bộ không phát hiện và ngăn ngừa kịp thời, do hệ thống kiểm soát nội bộ của khách thể kiểm toán không hoạt động hoặc hoạt động không hiệu quả xảy ra trong chu trình bán hàng-thu tiền gây ảnh hưởng trọng yếu đến Báo cáo tài chính. Rủi ro kiểm soát đại diện cho sự đánh giá về cơ cấu kiểm toán nội bộ của khách hàng có hiệu quả đối với việc phát hiện và ngăn ngừa các sai sót xảy ra trong chu trình bán hàng-thu tiền hay không? Khi tiến hành kiểm toán chu trình bán hàng-thu tiền để đánh giá được rủi ro kiểm toán trong chu trình thì KTV cần hiểu được cơ cấu kiểm soát nội bộ, đánh giá mức rủi ro kiểm soát và sử dụng mô hình rủi ro kiểm toán. Rủi ro kiểm soát trong chu trình bán hàng- thu tiền thường gặp là: 18
` Các phương thức phê duyệt hàng bán trả chậm, giảm giá, xoá sổ các khoản phải thu khó đòi có được cấp có thẩm quyền phê duyệt hay do kế toán đơn vị tự ý làm các công việc này khi chưa có quyết định của cấp trên. ` Các hoá đơn, chứng từ có được đánh số trước hay không, có đầy đủ chữ ký, phê duyệt của cấp trên hay không. ` Có sự phân công rõ ràng giữa các công việc trong một bộ phận hay không, một người có thể làm các công việc liên quan đến một nghiệp vụ hay không? ví dụ vừa bán hàng vừa thu tiền. - Rủi ro phát hiện của chu trình bán hàng-thu tiền (DR): Là khả năng xả y ra các sai sót gian lận của các khoản mục của chu trình bán hàng-thu tiền trên Báo cáo tài chính mà không ngăn chặn hay phát hiện bởi hệ thống kiểm soát nội bộ và cũng không được KTV phát hiện trong quá trình kiểm toán. Các loại rủi ro phát hiện trong chu trình bán hàng- thu tiền: ` Số lượng các nghiệp vụ phát sinh nhiều, phức tạp và có liên quan đến nhiều nghiệp vụ của chu trình khác mà KTV không thể kiểm tra được mọi hóa đơn chứng từ. ` Một số nghiệp vụ bán hàng có phát sinh nhỏ nhưng lại là gian lận mà KTV không phát hiện ra khi kiểm toán. ` Trình độ của KTV còn ké m nên không phát hiện ra sai sót hoặc gian lận ở một nghiệp vụ có số dư lớn là m ảnh hưởng đến Báo cáo tài chính. Khi tiến hành kiể m toán KTV cần phải xem xét đến quan hệ giữa các loại rủi ro kiểm toán, mối quan hệ giữa trọng yếu và rủi ro để thu thập bằng chứng một cách hợp lý. Mối quan hệ giữa các loại rủi ro : AR = IR* CR*DR. Mối quan hệ giữa trọng yếu và rủi ro: Trọng yếu và rủi ro có mối quan hệ ngược chiều. Khi rủi ro được đánh giá ở mức cao thì KTV phải ước tính trọng yếu ở mức thấp để thu thập nhiều bằng chứng kiểm toán và ngược lại. 19
 Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ và đánh giá rủi ro kiểm soát: Nghiên cứu hệ thống kiể m soát nội bộ của khách hàng và đánh giá rủi ro kiể m soát là một phần việc hết sức quan trọng. Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400, Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ, "KTV phải có đủ hiểu biết về hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ của khách hàng để lập kế hoạch kiểm toán và xây dựng cách tiếp cận kiểm toán có hiệu qủa". - Tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ: KTV tiến hành xem xét các chính sách, thủ tục kiểm soát liên quan đến chu trình bán hàng-thu tiền trên cơ sở dựa vào kinh nghiệ m trước đây của KTV đối với kiể m toán. Thẩ m vấn nhâ n viên của công ty khách hàng, xem xét các sổ tay về thủ tục chế độ liên quan đến hệ thống kiể m soát nội bộ. KTV kiể m tra các chứng từ và sổ sách đã hoàn tất, quan sát các mặt hoạt động và quá trình hoạt động của công ty khách hàng. Để miêu tả hệ thống kiểm soát nội bộ, KTV sử dụng một trong 3 phương pháp hoặc kết hợp cả 3 phương pháp sau tuỳ thuộc đặc điể m đơn vị được kiể m toán và quy mô kiể m toán: Vẽ lưu đồ, lập bảng câu hỏi về kiểm soát nội bộ, Bảng tường thuật về kiể m soát nội bộ. - Đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát: để lập kế hoạch cho từng khoản mục phải thu khách hàng và doanh thu bán hàng. Đánh giá tính hiệu lực của hệ thống kiểm soát nội bộ trong việc ngăn ngừa, phát hiện và sửa chữa các sai phạ m trong hoạt động tiêu thụ sản phẩm của khách hàng. Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400, Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ, "Sau khi hiểu được hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ, KTV phải thực hiện đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm soát theo các cơ sở dẫn liệu cho số dư của mỗi tài khoản trọng yếu". Việc đánh giá rủi ro kiểm soát được tiến hành thông qua các bước: ` Nhận diện mục tiêu kiể m soát của chu trình bán hàng-thu tiền: nhận định mục tiêu nào nên áp dụng và có mục tiêu nào không tồn tại không ` Nhận diện quá trình kiểm soát đặc thù của chu trình: xem xét tác động của các chế độ và thể thức đó đến mục tiêu như thế nào? Xem xét chính sách quản lý tiền mặt, việc ghi nhận doanh thu, các khoản nợ được quản lý thế nào, việc trích lập dự phòng được quy định ra sao? 20