Hệ thống thông tin kế toán - Ths Bùi Quang Hùng

Chia sẻ: Lanh Nguyen | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:13

Thêm vào BST

Báo xấu

71
lượt xem 8
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Quy trình kế toán tổng hợp là các bước công việc kế toán kế tiếp nhau theo một trật tự nhất định trong thực tiễn làm kế toán. Quy trình kế toán tổng hợp rất quan trọng ở bất kỳ Doanh nghiệp nào. Vậy quy trình kế toán bao gồm những bước nào? có ý nghĩa gì đối với công tác kế toán?

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Hệ thống thông tin kế toán - Ths Bùi Quang Hùng

M c tiêu Chương này s cung c p các ki n th c v : Chương 1 Khái ni m v h th ng thông tin T ng quan Các thành ph n c a m t HTTT v h th ng thông tin k toán T ng quan v các chu trình kinh doanh và nhu c u thông tin Vai trò, ch c năng c a m t HTTTKT T ch c h th ng thông tin k toán Các công c mô t h th ng 1 2 H th ng Khái ni m – Là m t t ng th bao g m các b ph n, thành Ph n 1: T ng quan v h th ng thông ph n có m i quan h v i nhau th c hi n nh ng m c tiêu chung nh t nh tin k toán B A M c tiêu C D 3 4 Ths. Bùi Quang Hùng - H Kinh T TP.HCM Chương 1 – H th ng thông tin k toán 1
H th ng con H th ng thông tin M t h th ng s có nhi u h th ng con tương ng v i các m c tiêu b ph n Là h th ng thu nh n các d li u u vào, x lý các d li u và cung c p thông tin cho ngư i s d ng B D Lưu tr M c tiêu C A Thu th p X lý Cung c p d li u thông tin Ki m soát - ph n h i A Thông thư ng, khái ni m HTTT g n li n v i môi A1 A2 trư ng x lý h tr b i CNTT 5 6 H th ng thông tin qu n lý D LI U thu th p phát sinh g n li n v i n i Là h th ng thông tin ghi nh n, lưu tr , x lý d li u c a dung c a t ng ho t ng th c hi n trong quá các quá trình s n xu t kinh doanh nh m cung c p các thông trình SXKD tin h u ích cho các nhà qu n tr DN Ngu n l c Ho t i tư ng ng (Resources) Agent) ( Lưu tr (Event) Quá - -Ngu n l c s d ng i tư ng th c hi n trình Thu th p X lý Cung c p - -Ngu n l c t o ra i tư ng liên quan SXKD d li u thông tin Ki m soát - ph n h i M i ho t ng khi th c hi n s liên quan n các i tư ng và ngu n l c 7 8 Ths. Bùi Quang Hùng - H Kinh T TP.HCM Chương 1 – H th ng thông tin k toán 2
Quá trình SXKD, ho t ng và chu trình kinh doanh Chu trình kinh doanh M t chu i các ho t ng ư c th c hi n liên quan n 1 quá trình v n ng, trao i ngu n l c c a quá trình SXKD Chu trình DT Chu trình kinh doanh hay còn g i là chu trình k toán Ho t ng A Bao g m: Quá trình Chu trình CP S n xu t Chu trình doanh thu Ho t ng B kinh doanh Chu trình chi phí Chu trình SX Ho t ng C Chu trình s n xu t Chu trình TC Chu trình nhân s Ho t ng … Chu trình tài chính Ho t ng … Chu trình Ns Ho t ng … 9 10 Chu trình kinh doanh M i liên h gi a các chu trình k toán Chu trình doanh thu: T p h p các ho t ng liên quan n Chu trình s n xu t S n ph m Chu trình doanh thu quá trình cung c p hàng hóa/d ch v và thu ti n. NVL, NC -> SP hoàn thành Bán hàng –> Thu ti n Chu trình chi phí: T p h p các ho t ng liên quan n quá trình mua hàng hóa/d ch v và thanh toán. D li u D li u Ti n Chu trình s n xu t: T p h p các ho t ng liên quan n quá NVL H th ng l p báo cáo, trình chuy n hóa các y u t u vào thành s n ph m hoàn thành. cung c p thông tin Chu trình nhân s : T p h p các ho t ng liên quan n quá trình tuy n d ng và tr lương Chu trình chi phí D li u Chu trình tài chính Chu trình tài chính: T p h p các ho t ng liên quan n Mua hàng – tr ti n Nh n ti n – Chi ti n Ti n quá trình huy ng, s d ng v n và phân ph i k t qu s d ng v n Ti n Chu trình nhân s Nhân công Tuy n d ng – Tr lương 11 12 Ths. Bùi Quang Hùng - H Kinh T TP.HCM Chương 1 – H th ng thông tin k toán 3
Phân lo i và xác nh thông tin Thông tin và nhà qu n tr Phân lo i theo i tư ng s d ng Nhà qu n tr các c p khác nhau thì tính ch t c a – i tư ng bên ngoài: Thông tin theo yêu c u, quy nh thông tin yêu c u khác nhau – Bên trong DN: Thông tin cho ho t ng qu n tr DN Phân lo i theo tính ch t thông tin Nhà qu n – Thông tin d báo, chi n lư c lý c p cao D báo/ chi n lư c – Thông tin t ng h p, phân tích nh kì Nhà qu n lý T ng h p/ – Thông tin thư ng xuyên xét duy t, th c hi n các ho t b c trung phân tích ng Ngư i th c Tác nghi p, Phân lo i và xác nh thông tin cung c p là cơ s c a vi c hi n th c hi n thi t l p 1 h th ng thông tin Tính ch t c a thông tin 13 14 Nh n d ng yêu c u thông tin H th ng thông tin k toán Quá trình kinh doanh M c tiêu Ch c năng Chu trình kinh doanh DN K toán AIS Các ho t ng Th c hi n các Cung c p các Là 1 h th ng ho t ng cung thông tin h tr c p hàng hóa ho ch nh, th c ư c thi t l p Thông tin tác Thông tin t ng d ch v có giá hi n, ki m soát, nh m thu th p, nghi p/th c hi n h p/phân tích tr cho khách ánh giá các lưu tr và cung hàng ho t ng c a c p thông tin k Thông tin liên quan n DN toán cho ngư i Thông tin t ng h p ho t ng các i tư ng, ngu n l c và phân tích ho t ng theo các s d ng xét duy t, th c hi n i tư ng, ngu n l c liên quan ho t ng 15 16 Ths. Bùi Quang Hùng - H Kinh T TP.HCM Chương 1 – H th ng thông tin k toán 4
Các thành ph n c a HTTT k toán Ch c năng c a HTTT k toán Ch ng t Thu th p Tài kho n d li u i tư ng qu n lý Ghi nh n, lưu tr các d li u c a các ho t ng hàng ngày c a doanh nghi p Th t c ki m soát Quy trình x lý L p và cung c p các báo cáo cho các i tư ng bên Lưu tr X lý B máy x lý ngoài Phương th c x lý H tr ra quy t nh cho nhà qu n lý doanh nghi p Ho ch nh và ki m soát Báo cáo tài chính Thông tin S k toán Thi t l p m t h th ng ki m soát n i b Báo cáo qu n tr 17 18 Phân lo i HTTT k toán Vì sao ph i t ch c HTTTKT ? Các yêu c u v Phân lo i theo tính ch t thông tin cung c p S phát tri n qu n lý, ki m CNTT soát… – HTTT K Toán tài chính AIS – HTTT K toán qu n tr Yêu c u lu t pháp S phát tri n Phân lo i theo phương th c x lý DN – HTTT k toán x lý th công Nhu c u thông tin – HTTT k toán x lý trong môi trư ng máy tính Gi i quy t các v n t n t i c a h th ng hi n Lý do phát hành (sai sót, nhi u r i ro, ko hi u qu …) áp ng các yêu c u m i tri n AIS S thay i, ng d ng CNTT 19 20 Ths. Bùi Quang Hùng - H Kinh T TP.HCM Chương 1 – H th ng thông tin k toán 5
T ch c h th ng thông tin k toán Quá trình t ch c HTTT k toán Nhu c u thay Là quá trình thi t l p t t c các thành ph n c a 1 i AIS V n hành h h th ng thông tin k toán th ng Vi c t ch c HTTT k toán ph i ư c th c hi n trên cơ s các m c tiêu ra Phân tích h Th c hi n h Vi c t ch c 1 h th ng thông tin k toán không th ng th ng ph i là công vi c n i b c a b ph n k toán liên quan và nh hư ng n toàn doanh nghi p Thi t k h th ng Là 1 quá trình bao g m các công vi c ư c th c hi n theo 1 trình t . -> Chu kì phát tri n c a HTTT k toán 21 22 Quá trình t ch c HTTT k toán Các i tư ng liên quan n HTTT k toán Phân tích h th ng: Xem xét, ánh giá h th ng hi n Ngư i s d ng tr c ti p hành và ưa ra các yêu c u, gi i pháp phát tri n Thi t k h th ng: Phác th o b ng mô hình, hình v , văn Nhà qu n lý b n các thành ph n c a h th ng thông tin k toán theo yêu c u c a giai o n phân tích. Chuyên gia tư v n HTTT k toán Th c hi n h th ng: Tri n khai th c hi n k t qu c a quá Ki m toán viên trình thi t k h th ng vào trong doanh nghi p và chuy n i sang h th ng m i Ngư i cung c p d ch v k toán, thu (Theo IFAC, Guideline 11, “Information Technology in the V n hành h th ng: Ti n hành s d ng và ánh giá m c Accounting Curriculum, 1995) áp ng yêu c u c a h th ng m i 23 24 Ths. Bùi Quang Hùng - H Kinh T TP.HCM Chương 1 – H th ng thông tin k toán 6
Tình hu ng: Quá trình thu ti n bán ch u KH tr ti n cho NVBH kèm theo thông báo tr n c a cty. NVBH nh n ti n, l p phi u thu 2 liên và ghi s ti n thanh toán, s phi u thu vào thông báo tr ti n kèm theo. NVBH chuy n phi u thu và ti n cho th qu , chuy n thông báo tr ti n cho k toán Pthu. Th qu nh n ti n, ki m tra s ti n trên phi u thu và óng d u xác nh n. Sau ó chuy n 1 phi u thu cho k toán Pthu, phi u còn l i Ph n 2: Các công c mô t h dùng ghi vào s qu và lưu theo s th t th ng thông tin k toán K toán Pthu nh n gi y báo tr n do NVBH chuy n n. Lưu l i theo h sơ khách hàng. Sau khi nh n phi u thu t th qu , k toán ki m tra, i chi u v i gi y báo tr n , sau ó nh p vào chương trình qu n lý ph i thu. Ph n m m ki m tra mã khách hàng, s hóa ơn còn chưa tr . N u úng, ph n m m s cho phép ghi nh n nghi p v thanh toán làm gi m n ph i thu c a khách hàng theo t ng hóa ơn. nh kì, ph n m m s in b ng t ng h p thanh toán và chuy n cho k toán t ng h p. nh kì, th qu l p gi y n p ti n cho ngân hàng, sau ó chuy n ti n cho ngân hàng. 25 26 V n t ra SƠ DÒNG D LI U (Data Flow Diagram - DFD) Nh ng ai tham gia vào quá trình trên DFD mô t b ng hình nh dòng lưu chuy n d li u trong h th ng. Bao g m i m kh i u, i m n Các ch ng t luân chuy n như th nào và nơi lưu tr d li u c a m t h th ng thông tin Ph n m m x lý ra sao DFD có nhi u c p ánh giá ki m soát c a quá trình x lý trên DFD khái quát (c p 0) ……. DFD c p 1 DFD c p 2 …. 27 28 Ths. Bùi Quang Hùng - H Kinh T TP.HCM Chương 1 – H th ng thông tin k toán 7
SƠ DÒNG D LI U SƠ DÒNG D LI U Các kí hi u: Phân c p DFD – Có 4 kí hi u bi u di n – Các quá trình x lý c a DFD (hình tròn) s ư c chi ti t hóa thành nhi u c p – Quá trình x lý c p chi ti t ư c ánh s theo c p cao hơn (1.1, 1.2, 1.3 …) – Dòng d li u vào và ra các c p chi ti t khi t ng Ho t ng x Dòng d i tư ng Lưu tr d h p l i s trùng v i c p cao hơn lý li u bên ngoài h li u th ng ( i m – Phân c p DFD s th y ư c các ho t ng x lý u, k t chi ti t bên trong c a h th ng thúc) 29 30 SƠ DÒNG D LI U SƠ DÒNG D LI U Phân c p DFD Phân c p DFD i m u i m u Lưu tr D I 1.2 D 2.0 E C A 3.1.1 A A 1.1 3.1 1.0 Lưu tr G J H th ng H I F D 1.3 3.0 3.1.2 B 3.2 1.4 i m cu i B C H i m cu i C p0 D B C p1 C p2 C p3 31 32 Ths. Bùi Quang Hùng - H Kinh T TP.HCM Chương 1 – H th ng thông tin k toán 8
DFD c p 0 (khái quát) DFD c p 0 (khái quát) Là sơ c p cao nh t mô t 1 cách khái quát n i N p ti n NH dung c a h th ng b i 1 hình tròn, bi u di n dòng Khách hàng Thanh toán H th ng d li u i vào (inflow) và i ra (outflow) gi a h th ng thu ti n và các i tư ng bên ngoài h th ng. bán ch u Ngân hàng i tư ng: Ngư i ho c v t (máy tính) th c hi n ho c T ng h p thanh i u khi n các ho t ng toán K toán t ng i tư ng bên ngoài h th ng: ch cho ho c nh n DFD khái quát cho bi t h p d li u c a h th ng (ko x lý d li u) Có vai trò là các i m u, i m cu i c a h th ng – H th ng này là gì – D li u b t ut âu và k t thúc âu 33 34 DFD c p 1 DFD c p 1 L p gi y Bi u di n h th ng b ng hình v các ho t ng x Khách Ti n, Nh n chuy n lý, dòng d li u i vào, i ra các ho t ng x lý hàng gi y òi n thanh ngân hàng toán ó. Gi y òi n ã 1.0 3.0 xác nh n Cho chúng ta bi t d li u ư c x lý qua các quá S qu trình như th nào mà không quan tâm n do ai Chuy n ti n Chuy n ti n làm, dư i hình th c gì và âu Ghi nh n và Phi u thu thanh toán Phi u thu ã Chú tr ng n các ch c năng mà h th ng th c 4.0 xác nh n hi n Chuy n phi u Ngân hàng thu ã xác i chi u nh n v i ti n K toán t ng th c nh n 35 h p 2.0 36 Ths. Bùi Quang Hùng - H Kinh T TP.HCM Chương 1 – H th ng thông tin k toán 9
V SƠ DÒNG D LI U c p 0 V SƠ DÒNG D LI U c p 0 Bư c 1: Mô t h th ng hi n hành b ng các o n Bư c 3: ánh d u các ho t ng x lý d li u văn mô t trong các ho t ng trong b ng mô t bư c 2 Bư c 2: L p b ng i tư ng và các ho t ng liên Ho t ng x lý d li u bao g m: truy xu t, chuy n quan n các i tư ng ó hóa, lưu tr d li u. Các ho t ng nh p li u, s p x p, i tư ng Ho t ng xác nh n, tính toán, t ng h p… Khách hàng Tr ti n và gi y òi ti n Các ho t ng chuy n và nh n d li u gi a các i Nhân viên BH L p phi u thu tư ng không ph i là ho t x lý d li u Nhân viên BH Ghi s ti n, s hóa ơn, s phi u thu vào gi y òi ti n Các ho t ng ch c năng: nh p xu t, bán hàng, mua …… …….. hàng… không ph i là ho t ng x lý d li u Th qu Mang ti n n p ngân hàng 37 38 V SƠ DÒNG D LI U c p 0 V SƠ DÒNG D LI U c p 1 Bư c 4: Nh n di n các i tư ng bên ngoài h th ng Bư c 6: li t kê các ho t ng x lý d li u theo trình t di n ra các ho t ng ó. – Là các i tư ng không th c hi n các ho t ng x lý d li u nào Bư c 7: Nhóm các ho t ng x lý d li u trên theo các cách trong h th ng sau: Bư c 5: – Nhóm các ho t ng x y ra cùng 1 nơi và cùng th i i m – V các hình ch nh t bi u di n các i tư ng bên ngoài – Nhóm các ho t ng x y ra cùng th i i m nhưng khác nơi x y ra – V 1 vòng tròn bi u di n n i dung chính trong ho t ng x lý c a h th ng hi n hành. cho DFD d c, ch nên s d ng t 5 n 7 hình tròn trong m i sơ , m i c p – V các dòng d li u n i vòng tròn và các i tư ng bên ngoài h Bư c 8: V hình tròn và t tên chung cho m i nhóm ho t ng th ng theo 1 ng t nêu b t n i dung chính các ho t ng trong nhóm – t tên cho các dòng d li u theo các ng t ch hành ng nh n và g i d li u 39 40 Ths. Bùi Quang Hùng - H Kinh T TP.HCM Chương 1 – H th ng thông tin k toán 10
V SƠ DÒNG D LI U c p 1 LƯU (Flowchart) Bư c 9:. c l i b ng mô t h th ng và n i các hình tròn v i Lưu mô t h th ng b ng hình v quá trình v n nhau theo m i liên h h p lý hành c a h th ng: Bư c 10: B sung các nơi lưu tr d li u n u th y h p lý – Các ho t ng, n i dung th c hi n Phân c p DFD – Các i tư ng, b ph n liên quan Bư c 11: – Phương th c x lý d li u Ti p t c nhóm nh các ho t trong m i nhóm bư c 7 M i – Phương chuy n, lưu tr d li u nhóm nh trong 1 nhóm l n là các hình tròn x lý c p con cho hình tròn l n. Lưu mô t ng th i c khía c nh v t lý và lu n Th c hi n các bư c 8,9,10 lý c a h th ng. 41 42 LƯU CH NG T - LƯU H TH NG LƯU CH NG T (Document Flowchart) K toán ti n Th qu Lưu ch ng t mô t trình t luân chuy n c a ch ng t , s liên ch ng t , ngư i l p, ngư i nh n, A nơi lưu tr , tính ch t lưu tr …trong các ho t ng KH kinh doanh (bán, mua, nh p xu t…) Phi u thu Phi u thu Lưu h th ng mô t trình t x lý d li u, cách L p th c x lý, cách th c lưu tr trong ho t ng x phi u Ghi nh t Xác nh n thu S lý c a máy tính kí ghi s qu K t h p lưu ch ng t và lưu h th ng trong mô t h th ng s th y ư c các ho t ng h u Phi u Phi u NK Phi u K toán thu hình và vô hình trong h th ng. thu Thu ti n thu công n A N 43 Quá trình thu ti n KH 44 Ths. Bùi Quang Hùng - H Kinh T TP.HCM Chương 1 – H th ng thông tin k toán 11
LƯU H TH NG (System Flowchart) KÍ HI U C A LƯU ơn t hàng Nh p ơn t hàng Kí hi u u vào c a khách hàng Ch ng t u vào Nh p Phi u thu Hóa ơn BH (ho c ch ng t , báo vào PM cáo u ra) b ng gi y Hi n th T p tin khi nh p HTKho C p nh t Nh p ch ng t vào ơn hàng Nh p li u máy tính (nh p b ng tay) T p tin KH ưa d li u vào h T p tin ơn t hàng N th ng b ng th lưu tr Th lưu tr ơn hàng ã x lý 45 46 KÍ HI U C A LƯU KÍ HI U C A LƯU Kí hi u x lý Kí hi u lưu tr Tính giá HTK T p tin hàng X lý b ng máy tính Lưu tr trong máy tính t n kho Lưu tr th công L p phi u thu X lý th công N: Lưu tr theo s th t N Kí hi u u ra A: Lưu tr theo Alphabet D: Lưu tr theo ngày Hi n th trên màn hình Kí hi u k t n i A 2 B t u S , báo D li u u vào/ra i m n i trong cùng 1 i m n i sang trang sau cáo B t u/k t thúc 47 trang (A, B, C…) (S trang: 1,2,3…) 48 Ths. Bùi Quang Hùng - H Kinh T TP.HCM Chương 1 – H th ng thông tin k toán 12
V LƯU V LƯU Bư c 1: Xác nh các i tư ng bên trong và bên ngoài c a h th ng (xem l i ph n DFD) Bư c 4: Hoàn thành lưu : Bư c 2: Chia lưu thành các c t – N i các kí hi u thành ph n b ng các dòng thông tin –M i i tư ng bên trong là m t c t trên lưu – S d ng các d u n i khi dòng thông tin chuy n qua c t khác – Các c t ư c s p x p sao cho dòng lưu chuy n c a các tránh v nhi u các ư ng k ngang/d c ho t ng t trái sang ph i – Các ho t ng x lý liên ti p nhau có th g p chung thành 1 Bư c 3: Xác nh các thành ph n c a t ng c t ho t ng x lý (n u c n) – c l i b ng mô t l n lư t t ng ho t ng – Các ch ng t không th là i m b t u và i m k t thúc – S p x p các thành ph n c a lưu theo hư ng di – Cách duy nh t có l y d li u ho c lưu tr d li u trong chuy n thông tin t trên xu ng dư i thi t b máy tính là thông qua ho t ng x lý máy (hình ch nh t) Nguyên t c Sandwich: B t kì kí hi u x lý nào ub k p gi a 2 kí hi u u vào và u ra. 49 50 Ý NGHĨA V n d ng sơ và lưu Mô t h th ng b ng DFD s giúp: ánh giá ho t ng c a h th ng hi n hành – Xác nh n i dung, ch c năng, trình t c a các ho t ng – ánh giá dòng d li u i vào các ho t ng -> ánh giá x lý trong h th ng cơ s th c hi n các ho t ng – Nh n bi t ư c n i dung các dòng d li u c n thi t cho – ánh giá dòng d li u i ra -> ánh giá vi c th c hi n các ho t ng x lý ch c năng c a ho t ng Mô t h th ng b ng lưu s giúp: T ch c th c hi n các ho t ng cho h th ng m i – Phác th o quy trình x lý các ho t ng c p chi ti t nh t – Nh n bi t và phân tích ư c các ho t ng x lý theo các b ng sơ i tư ng, b ph n liên quan – Xác nh các b ph n và phương th c x lý – Phương th c th c hi n các ho t ng x lý – V lưu mô t h th ng m i – Phương th c chuy n d li u 51 52 Ths. Bùi Quang Hùng - H Kinh T TP.HCM Chương 1 – H th ng thông tin k toán 13