Khoá luận tốt nghiệp: Áp dụng phương pháp 5S xây dựng môi trường làm việc hiệu quả tại Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:86

Thêm vào BST

Báo xấu

1
lượt xem 0
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Khoá luận "Áp dụng phương pháp 5S xây dựng môi trường làm việc hiệu quả tại Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên" được hoàn thành với mục tiêu nhằm tìm hiểu và phân tích thực trạng hoạt động của Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên dưới góc độ 5 thành tố của phương pháp 5S; Đánh giá những ưu, nhược điểm và chỉ rõ nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế; đề xuất mô hình áp dụng phương pháp 5S tại Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Khoá luận tốt nghiệp: Áp dụng phương pháp 5S xây dựng môi trường làm việc hiệu quả tại Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ÁP DỤNG PHƯƠNG PHÁP 5S XÂY DỰNG MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC HIỆU QUẢ TẠI VĂN PHÒNG HĐND&UBND THÀNH PHỐ PHÚC YÊN Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS. ĐINH THỊ HẢI YẾN Sinh viên thực hiện : DƯƠNG THỊ PHƯƠNG ANH Mã số sinh viên : 2005QTVB001 Khóa : 2020-2024 Lớp : 2005QTVB HÀ NỘI - 2024
LỜI CAM ĐOAN Tác giả xin cam đoan đây là bài cáo cáo tốt nghiệp của tác giả trong thời gian qua dưới sự hướng dẫn của ThS. Đinh Thị Hải Yến. Các thông tin từ tài liệu, số liệu được tác giả sử dụng trong đề tài đều có nguồn gốc rõ ràng, đáng tin cậy và được trích dẫn nguồn tài liệu tham khảo. Nội dung phân tích, kết quả của đề tài nghiên cứu là trung thực và chưa được công bố dưới bất cứ hình thức nào. Tác giả xin chịu hoàn toàn trách nhiệm về đề tài của mình.
LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài nghiên cứu “ Áp dụng phương pháp 5S xây dựng môi trường làm việc hiệu quả tại Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên”, tác giả đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ từ các cá nhân, tổ chức. Tác giả xin bày tỏ lòng biết ơn đối với: Quý Ban Lãnh đạo, Quý thầy, cô Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng nói riêng và Học viện Hành chính Quốc gia nói chung đã truyền đạt cho tác giả các kiến thức, kỹ năng cần thiết để phục vụ cho đề tài nghiên cứu của mình. Đặc biệt, tác giả xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới ThS. Đinh Thị Hải Yến - giảng viên hướng dẫn đề tài nghiên cứu. Trong quá trình nghiên cứu tuy gặp nhiều khó khăn, nhưng cô vẫn luôn sát sao, định hướng và động viên để tác giả có thể hoàn thành bài báo cáo của mình một các tốt nhất. Tác giả xin trân trọng cảm ơn Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên đã tạo điều kiện trong suốt quá trình tác giả thực tập và khảo sát tại đơn vị để tác giả có thể thuận lợi thu thập thông tin, tài liệu phục vụ cho bài báo cáo tốt nghiệp của mình. Mặc dù tác giả đã cố gắng nhưng trong quá trình thực hiện vẫn không tránh khỏi những thiếu sót do kiến thức và kỹ năng nghiên cứu còn hạn chế. Tác giả rất mong nhận được ý kiến đóng góp của Quý thầy, cô và những người quan tâm để bổ sung đề tài hoàn thiện hơn. Xin chân thành cảm ơn ! Hà Nội, ngày tháng năm 2024 CHỦ NHIỆM Dương Thị Phương Anh
DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên ............................................................................................................................. 18 Sơ đồ 3.1. Sơ đồ quá trình tiến hành Sàng lọc .......................................................... 46 Sơ đồ 3.2. Sơ đồ quá trình tiến hành Sắp xếp vật dụng/hồ sơ/tài liệu ...................... 48 Sơ đồ 3.3. Sơ đồ quá trình tiến hành Sắp xếp công việc ...........................................48 DANH MỤC BẢNG Bảng 2.1: Bảng tổng hợp thông tin chung của đối tượng tham gia khảo sát ...........19 Bảng 2.2: Đánh giá thực trạng thực hiện hoạt động Sắp xếp ....................................24 Bảng 2.3: Đánh giá thực trạng thực hiện hoạt động Sạch sẽ .................................... 28 Bảng 2.4: Đánh giá thực trạng thực hiện hoạt động Săn sóc .................................... 30 Bảng 2.5: Đánh giá thực trạng thực hiện hoạt động Sẵn sàng .................................. 32 DANH MỤC BIỂU ĐỒ Biểu đồ 2.1: Những vấn đề bất cập trong văn phòng dưới góc độ phương pháp 5S.......20 Biểu đồ 2.2: Tần suất thực hiện hoạt động Sàng lọc .................................................21 Biểu đồ 2.3: Tình trạng vật dụng/tài liệu/hồ sơ không dùng đến ( thừa, hỏng, hết hạn, không có giá trị,..) tại phòng làm việc ....................................................................... 22 Biểu đồ 2.4: Tần suất thực hiện hoạt động Sắp xếp ..................................................23 Biểu đồ 2.5: Thời gian tìm kiếm vật dụng/tài liệu/hồ sơ .......................................... 27 Biểu đồ 2.6: Mức độ tham gia hoạt động vệ sinh phòng làm việc ........................... 27 DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 2.1. Hình ảnh minh họa cho cây cau tiểu trâm .................................................25 Hình 2.2. Hình ảnh minh họa cho cây cau trầu bà leo .............................................. 25 Hình 3.1. Mô hình áp dụng phương pháp 5S tại Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên ............................................................................................................. 41
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ 1 UBND Ủy ban nhân dân 2 HĐND Hội đồng nhân dân 3 NXB Nhà xuất bản 4 CB Cán bộ 5 CC Công chức
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC SƠ ĐỒ DANH MỤC BẢNG DANH MỤC BIỂU ĐỒ DANH MỤC HÌNH ẢNH DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU .........................................................................................................1 1. Lý do chọn đề tài ...................................................................................................1 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu ...........................................................................2 3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu ........................................................................ 5 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ........................................................................ 6 5. Phương pháp nghiên cứu ...................................................................................... 6 6. Giả thuyết nghiên cứu ...........................................................................................7 7. Đóng góp mới của đề tài .......................................................................................7 8. Kết cấu của đề tài ..................................................................................................7 CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ VIỆC ÁP DỤNG PHƯƠNG PHÁP 5S XÂY DỰNG MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC HIỆU QUẢ TẠI VĂN PHÒNG ...... 8 1.1. Một số khái niệm ............................................................................................... 8 1.1.1. Khái niệm về phương pháp 5S ....................................................................... 8 1.1.2. Khái niệm về văn phòng ...............................................................................10 1.1.3. Khái niệm về môi trường làm việc hiệu quả ................................................11 1.2. Nội dung áp dụng phương pháp 5S xây dựng môi trường làm việc hiệu quả trong văn phòng ...................................................................................................... 12 1.3. Ý nghĩa của việc áp dụng phương pháp 5S xây dựng môi trường làm việc hiệu quả tại văn phòng ............................................................................................ 13 1.4. Yếu tố ảnh hưởng tới việc áp dụng thành công phương pháp 5S xây dựng môi trường làm việc hiệu quả tại văn phòng ................................................................. 15 TIỂU KẾT CHƯƠNG 1 ......................................................................................... 16
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HĐND&UBND THÀNH PHỐ PHÚC YÊN DƯỚI GÓC ĐỘ 5 THÀNH TỐ CỦA PHƯƠNG PHÁP 5S .......................................................................................17 2.1. Khái quát chung về Văn phòng HĐND&UBND Thành phố Phúc Yên ........ 17 2.1.1. Giới thiệu chung về Văn phòng HĐND&UBND Thành phố Phúc Yên .....17 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng HĐND&UBND Thành phố Phúc Yên .......................................................................................................... 17 2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên ....... 17 2.2. Tình hình hoạt động của Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên dưới góc độ phương pháp 5S ..................................................................................18 2.2.1. Thông tin chung về đối tượng khảo sát ........................................................18 2.2.2. Tình hình hoạt động của Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên dưới góc độ phương pháp 5S ..................................................................................20 2.2.2.1. Dưới góc độ Sàng lọc ................................................................................ 21 2.2.2.2. Dưới góc độ Sắp xếp ................................................................................. 23 2.2.2.3. Dưới góc độ Sạch sẽ .................................................................................. 27 2.2.2.4. Dưới góc độ Săn sóc ..................................................................................30 2.2.2.5. Dưới góc độ Sẵn sàng ................................................................................32 2.3. Đánh giá chung về tình hình hoạt động của Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên .......................................................................................................... 33 2.3.1. Ưu điểm ........................................................................................................ 33 2.3.2. Tồn tại, hạn chế .............................................................................................34 2.3.3. Nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế ..................................................... 35 TIỂU KẾT CHƯƠNG 2 ......................................................................................... 38 CHƯƠNG 3. ĐỀ XUẤT MÔ HÌNH VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI ÁP DỤNG PHƯƠNG PHÁP 5S XÂY DỰNG MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC HIỆU QUẢ TẠI VĂN PHÒNG HĐND&UBND THÀNH PHỐ PHÚC YÊN .. 39 3.1. Điều kiện thực tế để áp dụng phương pháp 5S xây dựng môi trường làm việc hiệu quả tại Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên ..............................39 3.2. Xây dựng mô hình áp dụng 5S xây dựng môi trường làm việc hiệu quả tại Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên ..................................................41
3.3. Quy trình triển khai mô hình áp dụng phương pháp 5S xây dựng môi trường làm việc hiệu quả tại Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên ..........................43 3.4. Một số giải pháp .............................................................................................. 51 3.4.1. Nhóm giải pháp khắc phục những rào cản để triển khai 5S tại Văn phòng HĐND& UBND thành phố Phúc Yên ................................................................... 51 3.4.2. Nhóm giải pháp duy trì và phát triển phương pháp 5S tại Văn phòng HĐND& UBND thành phố Phúc Yên ................................................................... 54 TIỂU KẾT CHƯƠNG 3 ......................................................................................... 56 PHẦN KẾT LUẬN .................................................................................................. 57 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................... 58 PHỤ LỤC ..................................................................................................................60
PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài 5S là phương pháp quản lý được áp dụng lần đầu tiên tại Toyota và sau đó tiếp tục phát triển nhanh chóng ở các công ty Nhật Bản, rồi lan rộng sang nhiều nước khác. Phương pháp này được xem như một công cụ hữu ích giúp các tổ chức xây dựng môi trường làm việc hiệu quả, nâng cao chất lượng công tác và năng suất trong mọi hoạt động mà chi phí thực hiện ít tốn kém. Phương pháp 5S không chỉ áp dụng đối với đồ vật, vật dụng, công cụ, thiết bị, v.v… mà còn áp dụng cho việc quản lý hồ sơ giấy tờ cùng các thủ tục hành chính ( Nguyễn Quang Vinh, 2018) [12] . Tương tự như vật dụng, áp dụng phương pháp 5S cho hồ sơ, tài liệu và thủ tục hành chính bao gồm 5 nội dung, bao gồm: Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng. Đối tượng có thể áp dụng phương pháp 5S cũng rất linh hoạt, từ doanh nghiệp tư nhân cho tới cơ quan nhà nước với quy mô lớn nhỏ khác nhau và bất kỳ lĩnh vực nào. Vì những đặc điểm và những lợi ích mà phương pháp 5S mang lại nên tại rất nhiều quốc gia trên thế giới, bao gồm cả Việt Nam đã và đang có xu hướng áp dụng phương pháp này. Mặt khác, văn phòng có vai trò vô cùng quan trọng trong mọi cơ quan, tổ chức. Văn phòng là đơn vị có chức năng tham mưu, tổng hợp thông tin phục vụ lãnh đạo trong việc quản lý, điều hành cơ quan, tổ chức, đồng thời làm chức năng hậu cần, quản lý, sắp xếp, phân phối các điều kiện và phương tiện làm việc phục vụ cho mọi hoạt động nhằm nâng cao hiệu quả công tác của cơ quan, tổ chức đó. Xuất phát từ thực tiễn, văn phòng phải có ý thức đi trước một bước so với các đơn vị khác trong công tác đổi mới nhằm góp phần bảo đảm và cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời cho hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành cũng như thực hiện tốt các nhiệm vụ, công việc được giao. Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên là bộ phận tham mưu, giúp việc cho UBND thành phố Phúc Yên - cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc. Những năm qua, dưới sự chỉ đạo, hướng dẫn của các cơ quan cấp trên cũng như của Đảng và Nhà nước, Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên đã có nhiều tiến bộ trong công tác đổi mới và nâng cao chất lượng mọi mặt của văn phòng nhằm đáp ứng yêu cầu của nền hành chính trong thời đại mới. Tuy nhiên, trong quá trình thực tập tại đây, tác giả nhận thấy vẫn còn tồn 1
tại những bất cập nhất định ảnh hưởng tới chất lượng công tác trên mọi mặt của văn phòng như: máy móc thường xuyên gặp vấn đề, các vật dụng/hồ sơ thừa, không cần thiết cho công việc vẫn được giữ lại trong phòng làm việc, các vật dụng/hồ sơ bám bụi, không được vệ sinh định kỳ, đối mặt với nguy cơ mối mọt, hư hỏng. Do đó, vấn đề đặt ra hiện nay là cần áp dụng phương pháp quản lý mới góp phần loại bỏ lãng phí, không những loại bỏ lãng phí hữu hình ( diện tích phòng làm việc bị quá tải bởi chứa những vật dụng không cần thiết, các máy móc, trang thiết bị không được sử dụng hết công suất, thời gian tìm kiếm hồ sơ, tài liệu, vật dụng lâu,..) mà còn loại bỏ lãng phí vô hình ( tư duy phát triển, quy trình triển khai công việc,..), tạo ra một môi trường làm việc khoa học, ngăn nắp và hiệu quả, tạo tiền đề phát huy sự sáng tạo của cán bộ, công chức, nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng mà 5S là phương pháp tốt nhất để hướng tới. Chính vì những lý do trên, tác giả quyết định lựa chọn đề tài “ Áp dụng phương pháp 5S xây dựng môi trường làm việc hiệu quả tại Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên” để thực hiện nghiên cứu. Qua quá trình nghiên cứu làm sáng tỏ vấn đề lý luận và thực tiễn sẽ làm cơ sở cho việc xây dựng mô hình, quy trình và đề xuất giải pháp áp dụng thành công phương pháp 5S tại Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên. 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu * Tình hình nghiên cứu nước ngoài: 5S được giới thiệu lần đầu tiên vào năm 1980, được phát triển dựa trên hệ thống sản xuất của Toyota (Toyota’s Total Production System – TPS) bởi ông Sakichi Toyoda và Taichi Ohno cùng với các kỹ sư công nghiệp người Nhật Bản. Phương pháp 5S được xem như một phần trụ cột của "Hệ thống sản xuất của Toyota", giúp tạo ra một môi trường làm việc tinh tươm, có trật tự góp phần làm tăng tính hiệu quả trong quy trình sản xuất, kinh doanh, giảm thiểu lãng phí và tăng sự an toàn cho nhân viên. Sau đó, phương pháp này vẫn tiếp tục được các nhà nghiên cứu, học giả ở các nước trên thế giới đào sâu và phát triển. Một số nghiên cứu tiêu biểu như: Mohd Nizam Ab Rahman và cộng sự (2010), Implementation of 5S Practices in the Manufacturing Companies: A Case Study, nghiên cứu việc thực hiện 5S với hai công ty sản xuất. Kết quả cho thấy cả hai công ty về cơ bản đều thực hành 5S tốt, 2
tuy nhiên vẫn còn một số điểm yếu cần được xem xét như việc sắp xếp tài liệu, dụng cụ, thiết bị. Hơn nữa, cả hai công ty đều đồng ý rằng việc việc thực hành 5S là hiệu quả, có thể cải thiện các tiêu chuẩn vệ sinh, hiệu quả môi trường, sức khỏe và an toàn tại nơi làm việc của họ. Đề tài này nhấn mạnh yếu tố then chốt quyết định sự thành công của việc thực hành 5S là sự ủng hộ, tham gia của lãnh đạo cấp cao vào hoạt động này. Anthony Manos và Jennifer Molski (2011), The very best of 5S, đã nói về sự xuất hiện của phương pháp 6S và 7S bởi nhiều công ty Mỹ đưa ra dựa trên phương pháp 5S. Các công ty đã phát triển và đề xuất thêm các chữ “S” như Safety (An toàn), Security (Bảo vệ) hay Spirit (Tinh thần). Tuy nhiên, nếu thực hiện tốt các tiêu chí của 5S ban đầu thì đã bao hàm đầy đủ ý nghĩa của các chữ “S” được đề xuất thêm vào. Bên cạnh đó, nhóm tác giả đã chứng minh việc áp dụng phương pháp 5S là phương pháp hiệu quả và hiệu quả nhất trong ba phương pháp nêu trên. Đó cũng là một trong những lý do vì sao hầu hết các nước tiên tiến cũng như các nước đang phát triển trên thế giới áp dụng phương pháp 5S. Bhavesh Chandrayan và cộng sự (2019), Study of 5S lean technique: a review paper. Mục tiêu của đề tài là nghiên cứu quá trình thực hiện 5S trong tất cả các tình huống sản xuất khác nhau và nhấn mạnh những kết quả tích cực đáng kể của 5S. Đề tài dựa trên việc xem xét các tài liệu được hệ thống hóa nhằm theo dõi cách thức thực hiện 5S trong các tổ chức khác nhau, sau đó phân loại tài liệu đã xuất bản thành ba loại khác nhau dựa trên tính ngắn gọn và cách tiếp cận có hệ thống để phân tích phương pháp luận. Đề tài đánh giá tính ưu việt các phát hiện của nhiều nhà nghiên cứu và nêu bật các đề xuất cũng như ứng biến nhằm đảm bảo việc thực hiện 5S hiệu quả và hiệu quả trong bất kỳ tổ chức nào. Các kết quả cho thấy tính hiệu quả của phương pháp 5S trong việc nâng cao hiệu suất, giúp cho tổ chức đạt được sự cải tiến liên tục và hiệu suất cao hơn. * Tình hình nghiên cứu trong nước: Năm 1993, khái niệm 5S lần đầu tiên xuất hiện tại Việt Nam khi Nhật mở rộng đầu tư vào Việt Nam và công ty Việt Nam đầu tiên áp dụng phương pháp này là công ty Vikyno. Từ đó cho đến nay, có khá nhiều sách, đề tài nghiên cứu có liên quan tới phương pháp 5S. Tiêu biểu như: a, Sách, giáo trình 3
Cuốn sách Thực hành 5S - Nền tảng cải tiến năng suất của tác giả Phan Chí Anh ( 2008), NXB. Lao động - Xã hội, đã đưa ra định nghĩa về phương pháp 5S bằng Tiếng Việt, bao gồm: Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng. Cuốn sách này cung cấp cơ sở lý luận về phương pháp 5S để tác giả có cái nhìn tổng quát hơn. Cuốn sách Quản trị tinh gọn tại Việt Nam - đường tới thành công, tái bản lần thứ hai, của tác giả Nguyễn Đăng Minh (2017), NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, đã chỉ ra rằng “ tâm thế” được xem là yếu tố quan trọng quyết định tới sự thành công của việc áp dụng phương pháp 5S, thế nhưng yếu tố này lại bị coi nhẹ và thường hay bị bỏ qua. Qua cuộc khảo sát được tiến hành với hơn 300 doanh nghiệp tại Việt Nam, tác giả đã tìm ra nguyên nhân tại sao phương pháp 5S chưa áp dụng thành công tại Việt Nam, Từ đó, đề xuất mô hình và các giải pháp nhằm triển khai áp dụng thành công phương pháp này. b, Đề tài nghiên cứu Đề tài nghiên cứu của nhóm tác giả Nguyễn Đăng Minh và cộng sự ( 2013), Áp dụng 5S tại các doanh nghiệp sản xuất nhỏ và vừa đã chỉ ra rằng 5S giúp các doanh nghiệp loại bỏ lãng phí, nâng cao chất lượng sản phẩm và năng lực cạnh tranh trên thị trường trong nước cũng như quốc tế. Bài nghiên cứu đã đưa ra lý thuyết và 5S, tiến hành khảo sát thực trạng của 52 doanh nghiệp tại Việt Nam. Kết quả cho thấy việc áp dụng 5S còn hạn chế. Phần lớn các doanh nghiệp đã áp dụng 5S mới dừng lại ở việc thực hiện 3S đầu tiên trong 5S. Từ đó, chỉ ra nguyên nhân chính bằng cách sử dụng phương pháp phân tích nhân - quả và đề xuất giải pháp khuyến nghị nhằm phát triển 5S tại Việt Nam. Đề tài nghiên cứu của tác giả Bùi Thị Hảo ( 2020), Kinh nghiệm áp dụng 5S từ thực tế trường Đại học Công nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh, làm rõ cơ sở lý thuyết, phân tích tính hiệu quả của quá trình thực hiện 5S tại trường Đại học Công nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh kết hợp với việc chắt lọc ý kiến từ các chuyên gia Nhật Bản, từ đó rút ra 05 bài học kinh nghiệm về việc áp dụng 5S đảm bảo môi trường làm việc hiện đại, chuyên nghiệp để vận dụng vào trường đại học giai đoạn hiện nay. Đề tài nghiên cứu của nhóm tác giả Lâm Hữu Đức và cộng sự ( 2021), Đánh giá kiến thức về 5S và một số yếu tố liên quan đến kiến thức thực hành 5S tại Bệnh viện Đa khoa Thành phố Cần Thơ năm 2021, thực hiện trên 96 nhân viên y tế hiện đang làm việc tại Bệnh viện Đa khoa thành phố Cần Thơ. Nghiên cứu sử dụng bảng kiểm 5S của 4
tổ chức JICA gồm 37 nội dung và 6 mức điểm để đánh giá. Kết quả nghiên cứu cho thấy phần lớn nhân viên y tế có kiến thức đúng về 5S ở yếu tố sạch sẽ và số lượng nhân viên y tế có kiếnn thúc đúng về sàng lọc ít nhất. Từ đó, phải tăng cường phổ biến kiến thức về 5S cho nhân viên y tế, trong đó tập trung vào khâu thực hiện là khâu Sàng lọc Cho tới hiện nay, mặc dù phương pháp này đã xuất hiện tại Việt Nam 20 năm qua nhưng vẫn có khá ít công trình nghiên cứu về việc áp dụng phương pháp 5S vào cơ quan hành chính nhà nước, cũng chưa có công trình nào trực tiếp nghiên cứu về “Áp dụng phương pháp 5S xây dựng môi trường làm việc hiệu quả tại Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên”. Vì vậy, đề tài mà tác giả lựa chọn là đề tài mới, không trùng lặp với các công trình trước đây đã công bố. Đề tài tập trung vào phân tích thực trạng hoạt động của Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên dưới góc độ 5 thành tố của phương pháp 5S nhằm đánh giá ưu điểm, hạn chế và tìm ra nguyên nhân của hạn chế khi áp dụng phương pháp 5S tại Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên. Từ đó, xây dựng mô hình, giải pháp áp dụng phương pháp 5S tại Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên thành công và có hiệu quả. 3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu - Mục tiêu nghiên cứu: Thông qua khảo sát thực tế hoạt động văn phòng, nghiên cứu đề xuất mô hình áp dụng phương pháp 5S tại Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên - Nhiệm vụ nghiên cứu: + Hệ thống hóa cơ sở lý luận của đề tài, làm rõ hiệu quả của phương pháp 5S khi áp dụng trong văn phòng + Tìm hiểu và phân tích thực trạng hoạt động của Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên dưới góc độ 5 thành tố của phương pháp 5S. + Đánh giá những ưu, nhược điểm và chỉ rõ nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế + Đề xuất mô hình áp dụng phương pháp 5S tại Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên + Xây dựng quy trình triển khai mô hình áp dụng phương pháp 5S tại Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên + Kiến nghị các nhóm giải pháp nhằm khắc phục những rào cản và duy trì thực hiện khi áp dụng phương pháp 5S tại Văn phòng HĐND&UBND thành phố 5
Phúc Yên 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Phương pháp 5S áp dụng tại Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên - Phạm vi nghiên cứu: + Về không gian: Nghiên cứu được tiến hành tại Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên + Về thời gian: Tác giả nghiên cứu, thu thập các thông tin, tài liệu có liên quan về vấn đề nghiên cứu trong khoảng thời gian từ trước cho tới tháng 3/2024. Quá trình điều tra, khảo sát, phỏng vấn được thực hiện trong khoảng thời gian từ 8/1/2024 - 22/3/2024 + Về nội dung: Tác giả tập trung nghiên cứu việc áp dụng phương pháp 5S xây dựng môi trường làm việc hiệu quả tại Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên. 5. Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp luận: Đề tài nghiên cứu vận dụng phương pháp này nhằm mục đích có cái nhìn toàn diện khi đánh giá các vấn đề liên quan tới việc áp dụng phương pháp 5S tại Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên. - Phương pháp thu thập, tổng hợp, phân tích tài liệu: Đề tài sử dụng phương pháp này để hệ thống hóa cơ sở lý luận và thu thập, phân tích và đánh giá những thông tin, số liệu theo từng nội dung. - Phương pháp quan sát: Tác giả sử dụng phương pháp này để quan sát, kiểm chứng các lý thuyết về các vấn đề liên quan tới việc áp dụng phương pháp 5S tại văn phòng. Từ đó, tác giả có cơ sở đánh giá về thực trạng hoạt động của Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên dưới góc độ 5 thành tố của phuơng pháp 5S. - Phương pháp sử dụng phiếu hỏi: Sử dụng phiếu hỏi, phiếu điều tra các cán bộ, công chức làm việc tại Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên để tìm hiểu thực trạng hoạt động của Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên dưới góc độ 5 thành tố của phương pháp 5S. - Phương pháp phỏng vấn sâu: Tác giả sử dụng phương pháp này để trao đổi thêm với lãnh đạo văn phòng, các cán bộ, công chức các vấn đề có liên quan tới việc áp dụng phương pháp 5S tại Văn phòng HĐNDN&UBND thành phố Phúc Yên. 6
6. Giả thuyết nghiên cứu Nếu Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên áp dụng thành công phương pháp 5S, sẽ tạo ra môi trường làm việc khoa học, tinh gọn, hiệu quả. Hơn nữa, phương pháp 5S giúp cho tổ chức cắt giảm được sự lãng phí, bao gồm lãng phí hữu hình ( diện tích phòng làm việc bị quá tải bởi chứa những vật dụng không cần thiết, các máy móc, trang thiết bị không được sử dụng hết công suất, thời gian tìm kiếm hồ sơ, tài liệu, vật dụng lâu,..) và lãng phí vô hình ( tư duy phát triển, quy trình triển khai công việc,..), tạo động lực làm việc và phát huy tính sáng tạo của cán bộ, công chức. Từ đó, nâng cao chất lượng công tác mọi mặt của văn phòng nói riêng và góp phần hiện đại hóa, xây dựng nền hành chính hiệu lực, hiệu quả. 7. Đóng góp mới của đề tài Về mặt lý luận: Đề tài hệ thống hóa và bổ sung thêm các vấn đề lý luận chung về việc áp dụng phương pháp 5S xây dựng môi trường làm việc hiệu quả tại văn phòng, nhất là chủ thể áp dụng phương pháp 5S đã hướng tới cơ quan nhà nước chứ không dừng lại ở các doanh nghiệp như trước đây. Kết quả của đề tài có thể sử dụng làm tài liệu tham khảo cho những đề tài nghiên cứu khác có vấn đề nghiên cứu liên quan. Về mặt thực tiễn: Đề tài chỉ ra thực trạng Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên dưới góc độ phương pháp 5S, làm rõ những ưu, nhược điểm và tìm hiểu nguyên nhân của những nhược điểm đang tồn đọng. Từ đó, đề ra những giải pháp áp dụng thành công và duy trì, phát triển phương pháp 5S xây dựng môi trường làm việc hiệu quả tại Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên 8. Kết cấu của đề tài Chương 1: Lý luận chung về việc áp dụng phương pháp 5S xây dựng môi trường làm việc hiệu quả tại văn phòng Chương 2: Thực trạng hoạt động của Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên dưới góc độ 5 thành tố của phương pháp 5S Chương 3: Đề xuất mô hình và một số giải pháp triển khai áp dụng phương pháp 5S xây dựng môi trường làm việc hiệu quả tại Văn phòng HĐND&UBND thành phố Phúc Yên. 7
CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ VIỆC ÁP DỤNG PHƯƠNG PHÁP 5S XÂY DỰNG MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC HIỆU QUẢ TẠI VĂN PHÒNG 1.1. Một số khái niệm 1.1.1. Khái niệm về phương pháp 5S 5S là phương pháp quản lý theo phương pháp Nhật Bản, là nền tảng cơ bản nhất để áp dụng các công cụ và phương pháp hiện đại khác nhằm phát triển hệ thống quản lý tập trung song song với sử dụng quản lý chất lượng tổng thể (Bamber và cộng sự, 2000) [15] . Hiện nay, phương pháp này được áp dụng thành công tại nhiều doanh nghiệp Nhật Bản và các nước khác trên thế giới. Bất cứ tổ chức nào muốn hướng tới các mô hình đẳng cấp thế giới thì cầu nối quan trọng và không thể thiếu là phương pháp 5S với mục đích chính là loại bỏ lãng phí trong sản xuất, tối ưu hóa quy trình làm việc, tạo ra một môi trường làm việc ngăn nắp, tinh gọn, an toàn và chất lượng, nâng cao tính tự giác của mỗi cá nhân trong tổ chức, nâng cao hiệu quả và hiệu suất công việc. 5S là thuật ngữ viết tắt của 5 từ tiếng Nhật, đó là: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke ( Osada, 1991 và Ho, 1997) [21],[17]. Tại các nước khác nhau, 5S được dịch thành nhiều từ khác nhau song về ý nghĩa của chúng, cơ bản là không hề thay đổi. Khi dịch sang tiếng Anh, 5S được dịch thành Sorting, Straitening, Shining, Standardizing, Sustaining ( Lonnie Wilson, 2010) [18] . Khi du nhập vào Việt Nam, 5S mang ý nghĩa là Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Chuẩn hóa và Tâm thế (Nguyễn Đăng Minh, 2017) [9]. Khi dịch sang tiếng Việt, Phan Chí Anh (2008) và một số học giả dịch 5S như sau : Seiri - Sàng lọc, Seiton - Sắp xếp, Seiso - Sạch sẽ, Seiketsu - Săn sóc và Shitsuke - Sẵn sàng [1] cho đồng nhất với các thuật ngữ khác cũng được bắt đầu bằng chữ “S”. Tác giả đồng ý với cách dịch này. Cụ thể: S1 - Sàng lọc ( Seiri ): Đây là công việc đầu tiên trong thực hành phương pháp 5S. Sàng lọc là hoạt động xem xét và phân loại những vật dụng cần thiết, chưa cần thiết hoặc không cần thiết, liên quan, chưa liên quan hoặc không liên quan tại nơi làm việc, từ đó giữ lại những vật dụng cần thiết, liên quan tới công việc tại một vực và loại bỏ hoặc di dời những vật dụng chưa/ không cần thiết, chưa/ không liên quan ra khỏi khu vực đó. Do con người có xu hướng giữ mọi thứ cho trường hợp dự phòng nên dẫn tới việc phát sinh ra những vật dụng thừa, vô tình cản trở họ trong quá trình làm việc, ảnh hưởng tới năng suất và chất lượng công việc. Chính vì vậy, 8
mục tiêu mà Sàng lọc hướng tới chính là phân loại những vật dụng cần thiết, chưa/ không cần thiết, liên quan, chưa/ không liên quan để loại bỏ hoặc thanh lý những vật dụng thừa nhằm tiết kiệm được thời gian tìm kiếm vật dụng phục vụ cho công việc, tạo ra một môi trường làm việc khoa học và an toàn hơn. S2 - Sắp xếp ( Seiton) : Công việc tiếp theo sau khi phân loại và di dời, loại bỏ những vật dụng không cần thiết là sắp xếp những vật dụng còn giữ lại một cách khoa học và có hiệu quả. Đó chính là nội dung của Sắp xếp. Hiệu quả của hoạt động Sắp xếp thể hiện ở chỗ các vật dụng phải được bố trí ở chỗ hợp lý, sao cho dễ thấy, dễ tìm, dễ lấy và dễ trả lại. Căn cứ vào tần suất sử dụng và công dụng, phân tích trình tự sao cho tiết kiệm thời gian di chuyển và làm việc, từ đó đưa ra quyết định vị trí của từng vật dụng kèm theo ký hiệu, dấu hiệu cụ thể để dễ dàng nhận biết. Sắp xếp tạo ra môi trường làm việc ngăn nắp, gọn gàng, thuận tiện, khuyến khích tinh thần và tạo cảm hứng làm việc cho nhân viên trong tổ chức. S3 - Sạch sẽ ( Seiso): Sạch sẽ là giữ gìn vệ sinh các trang thiết bị, máy móc, cơ sở vật chất và khu vực làm việc để đảm bảo mỹ quan và chất lượng môi trường làm việc. Sạch sẽ không chỉ dừng lại ở việc giữ gìn vệ sinh trong tổ chức bằng cách lau chùi, quét dọn nơi làm việc, mà còn là việc kiểm tra máy móc, các trang thiết bị phục vụ cho công việc, phát hiện ra những vấn đề tiềm ẩn như bụi bẩn, lỏng ốc,...từ đó có những giải pháp sửa chữa vấn đề và nâng cao năng suất máy móc, trang thiết bị, góp phần bảo đảm an toàn trong lao động. S4 - Săn sóc ( Seiketsu): Săn sóc là hoạt động kiểm tra, đánh giá và duy trì kết quả của 3S đầu tiên ( Sàng lọc, Sắp xếp, Sàng lọc), đồng thời liên tục cải tiến môi trường làm việc để hiệu quả tỉ lệ thuận với sự cải tiến, tức là càng nâng cấp môi trường làm việc lên cao hơn thì hiệu quả nhận được sẽ càng tốt hơn. Tuy nhiên, nếu tổ chức muốn 3S đầu tiên hoạt động có hiệu quả thì đó phải là cả một quá trình, chứ không thể là ngày một, ngày hai. Vì vậy, S4 hướng tới việc duy trì các hoạt động S1, S2, S3 lâu dài, liên tục cải tiến và tạo ra hiệu quả, dần tiến tới hoàn thiện phương pháp 5S trong tổ chức. S5 - Sẵn sàng (Shitsuke): Sẵn sàng là hoạt động cuối cùng và cũng là hoạt động quan trọng nhất, góp phần duy trì và đưa phương pháp 5S phát triển tới mức cao nhất. Xuất phát từ triết lý “Lấy con người làm trung tâm”, Sẵn sàng có ý nghĩa xây dựng ý thức cho con nguời thấu hiểu về công việc mà họ đang làm là có ích cho 9
chính họ, nếu con người muốn phát triển về năng lực tư duy và năng lực làm việc thì chỉ có học thật, làm thật với công việc của họ. Mà muốn như vậy thì con người cần phải có ý thức, thái độ, đạo đức tốt và có trách nhiệm với công việc. Từ đó, nâng cao ý thức tự giác thực hiện phương pháp 5S của các cá nhân trong tổ chức, duy trì và phát triển phương pháp 5S trong tổ chức, góp phần nâng cao năng suất và chất lượng công việc. 1.1.2. Khái niệm về văn phòng Tại Việt Nam, từ “văn phòng” xuất hiện khá sớm, được sử dụng phổ biến trong các văn bản hành chính và trong thực tế. Qua tìm hiểu sách, giáo trình và công trình nghiên cứu có liên quan, tác giả nhận thấy khái niệm “văn phòng” được hiểu theo nhiều nghĩa với nhiều góc độ tiếp cận khác nhau. Theo Đại Từ Điển Tiếng Việt : “ Văn phòng là bộ phận phụ trách giấy tờ trong cơ quan” [13] Trong cuốn giáo trình Quản trị văn phòng ( 2003) của hai tác giả Nghiêm Kỳ Hồng và Trần Như Nghiêm, văn phòng được hiểu theo 3 cách dưới đây: - Cách thứ nhất:Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác quản lý, điều hành việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan. - Cách thứ hai: Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan mà ở đó diễn ra các hoạt động nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đó. - Cách thứ ba: Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong cơ quan [7] Theo tác giả Nguyễn Thành Độ đề cập tới trong cuốn giáo trình Quản trị Văn phòng : “ Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị” [3] Như vậy, thông qua những định nghĩa được đưa ra bởi nhiều tác giả, có thể thấy được khái niệm“ văn phòng” được tiếp cận dưới rất nhiều góc độ khác nhau. Tuy nhiên, tác giả Vũ Thị Phụng đã có nghiên cứu và rút ra định nghĩa tổng hợp về “văn phòng” trong cuốn giáo trình Lý luận chung về Quản trị văn phòng như sau: “Văn phòng là bộ máy tham mưu, giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo, có chức năng bảo đảm thông tin, điều kiện làm việc; giúp lãnh đạo tổ chức, thực thi và kiểm soát 10
công việc thông qua hoạt động quản lý hành chính” [10] 1.1.3. Khái niệm về môi trường làm việc hiệu quả  Môi trường làm việc Tác giả Brown và Leigh (1996) đề cập tới môi trường làm việc có nghĩa là sự hiểu biết và nhận thức của nhân viên tại đơn vị theo khía cạnh an toàn và ý nghĩa. [22] Tác giả Opperman ( 2002 ) cho rằng môi trường làm việc là hệ thống, quy trình, cấu trúc của các công cụ hay những điều kiện có tác động đến hiệu quả công việc của các cá nhân cũng như việc người lao động thực hiện các chức năng công việc của họ một cách thuận lợi hay không thuận lợi. Nó bao gồm các chính sách, quy chế, quy định, văn hóa, vị trí và mối quan hệ trong công việc, tài nguyên, các yếu tố bên trong và bên ngoài. [20] Trong bài khóa luận này, tác giả sử dụng khái niệm được đề cập tới trong bài viết Môi trường làm việc là điều kiện để cán bộ, công chức phát huy khả năng công tác của tác giả Lý Thị Kim Bình ( 2004): “Môi trường làm việc là một khái niệm rộng bao gồm tất cả những gì có liên quan, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động và sự phát triển, nâng cao năng lực công tác của mỗi cá nhân, cán bộ, công chức (bao gồm môi trường bên trong và môi trường bên ngoài)”[2]  Hiệu quả Theo định nghĩa của từ điển Oxford: “Hiệu quả là khả năng tạo ra một kết quả mong muốn”. [11] Cũng có quan điểm cho rằng: “Hiệu quả là phạm trù phản ánh trình độ lợi dụng các nguồn lực (nhân tài, vật lực, tiền vốn) để đạt được mục tiêu xác định. Trình độ lợi dụng các nguồn lực chỉ có thể được đánh giá trong mối quan hệ với kết quả tạo ra để xem xét với mỗi sự hao phí nguồn lực xác định có thể tạo ra kết quả ở mức độ nào. ” [5] Theo Đại Từ Điển Tiếng Việt: “ Hiệu quả là kết quả đích thực”.[13] Hiệu quả được hiểu là kết quả đạt được trên thực tế từ hoạt động nhất định nào đó. Đây cũng chính là cách tiếp cận về của tác giả về khái niệm của “hiệu quả”.  Môi trường làm việc hiệu quả Từ các khái niệm cơ bản: “môi trường làm việc”, “hiệu quả” đã được phân tích ở trên, khái niệm “môi trường làm việc hiệu quả” được hiểu là môi trường bao 11
gồm các điều kiện bên trong và bên ngoài, có liên quan tới công việc của các cá nhân, nhằm đảm bảo cho sự phát triển và nâng cao năng lực công tác, góp phần hoàn thành tốt và xuất sắc công việc được giao của cán bộ, công chức, người lao động, hướng tới sự phát triển bền vững cho tập thể, tổ chức. 1.2. Nội dung áp dụng phương pháp 5S xây dựng môi trường làm việc hiệu quả trong văn phòng Sàng lọc trong văn phòng thể hiện ở việc phân loại và tiến hành loại bỏ những vật dụng, văn bản, tài liệu không cần thiết ( trùng, thừa, hết giá trị..) bỏ ra khỏi khu vực làm việc và có những biện pháp xử lý phù hợp. Ngoài ra, Sàng lọc còn được thể hiện ở việc xây dựng, ban hành các quy trình, hướng dẫn phân loại vật dụng, hồ sơ, tài liệu. Sắp xếp trong văn phòng là hoạt động bố trí, sắp xếp các vật dụng,hồ sơ, tài liệu trong phòng làm việc với mục đích tạo ra sự thuận tiện cho hoạt động tìm kiếm và sử dụng tài liệu. Sắp xếp được thể hiện trong các họat động cụ thể sau: + Sắp xếp, bố trí phòng làm việc + Sắp xếp hồ sơ, tài liệu + Sắp xếp máy móc, trang thiết bị văn phòng + Đánh dấu, dán nhãn tại các vật dụng, hồ sơ Ngoài ra, Sắp xếp trong văn phòng còn thể hiện ở việc sắp xếp, bố trí các công việc trong văn phòng một cách khoa học, hợp lý cho mỗi cá nhân trong văn phòng. Từ đó, mỗi cá nhân thực hiện sắp xếp bằng cách lên kế hoạch, phân loại các nhiệm vụ cần thực hiện để công việc mà mình đảm nhận diễn ra một cách thuận lợi, trơn tru. Điều đó sẽ góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả công việc của mỗi cá nhân trong văn phòng nói riêng và hiệu quả hoạt động của văn phòng nói chung. Sạch sẽ trong văn phòng không chỉ có nghĩa là vệ sinh môi trường làm việc không để bám bụi mà còn là có các biện pháp để giảm thiểu các nguyên nhân phát sinh chi phí lãng phí, các nguyên nhân dẫn đến việc vật dụng, hồ sơ, tài liệu bị hư, hỏng, mối, mọt, ẩm mốc, ảnh hưởng xấu tới sức khỏe của người lao động. Săn sóc trong văn phòng được hiểu là duy trì các hoạt động của 3S đầu tiên, có thể được thực hiện thông qua việc xây dựng và ban hành các quy định chuẩn hóa các hoạt động Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ và hoạt động kiểm tra, khen thưởng,.. Sẵn sàng trong văn phòng thể hiện ở ý thức tự giác, thái độ tích cực, chủ 12