Khoá luận tốt nghiệp: Tổ chức công tác nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng tại Công ty TNHH MTV Thuốc Lá Cửu Long

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:123

Thêm vào BST

Báo xấu

20
lượt xem 5
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn "Tổ chức công tác nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng tại Công ty TNHH MTV Thuốc Lá Cửu Long" nhằm nghiên cứu thực trạng tổ chức công tác nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng tại Công ty TNHH MTV Thuốc Lá Cửu Long trên cơ sở đó: Đưa ra nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng tại công ty.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Khoá luận tốt nghiệp: Tổ chức công tác nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng tại Công ty TNHH MTV Thuốc Lá Cửu Long

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC CỬU LONG KHOA KẾ TOÁN - TÀI CHÍNH - NGÂN HÀNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI TỔ CHỨC CÔNG TÁC NHẬP KHO NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV THUỐC LÁ CỬU LONG GVHD: ThS. NGUYỄN HỮU THANH TÙNG SVTH: NGUYỄN THỊ CẨM HỒNG LỚP: KẾ TOÁN - K17 MSSV: 1711044004 Vĩnh Long, năm 2020
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC CỬU LONG KHOA KẾ TOÁN - TÀI CHÍNH - NGÂN HÀNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: TỔ CHỨC CÔNG TÁC NHẬP KHO NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV THUỐC LÁ CỬU LONG GVHD: ThS. NGUYỄN HỮU THANH TÙNG SVTH: NGUYỄN THỊ CẨM HỒNG LỚP: KẾ TOÁN - K17 MSSV: 1711044004 Vĩnh Long, năm 2020 i
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN  .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. Vĩnh Long, ngày…tháng…năm 2020 Giáo viên hướng dẫn (Ký tên, ghi rõ họ và tên) ii
NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP  .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. .................................................................................................................................. Vĩnh Long, ngày…tháng…năm 2020 Giám Đốc (Đóng dấu, ký tên) iii
LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên em xin chân thành cảm ơn quý Thầy, Cô trường Đại Học Cửu Long, những người đã trực tiếp giảng dạy, truyền đạt những kiến thức bổ ích cho em trong suốt thời gian qua, hỗ trợ rất nhiều để giúp em hoàn thiện bài báo cáo này. Bên cạnh đó, em cũng xin được gửi lời cảm ơn chân thành tới ban lãnh đạo công ty đã tạo điền kiện cho em được thực tập tại công ty. Trong thời gian thực tập tại công ty, em đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của các anh chị trong phòng kế toán, giúp em củng cố lại kiến thức cơ bản, bổ sung kiến thức đã học và hiểu biết thêm về công tác kế toán tại đơn vị và tạo mọi điều kiện để em tiếp cận với nguồn số liệu thực tế góp phần làm cho bài báo cáo của em được tốt hơn. Vì chưa có kinh nghiệm thực tế và sự hiểu biết còn hạn chế nên bài viết không thể tránh những thiếu sót nhất định. Em kính mong nhận được sự góp ý, nhận xét từ phía quý Thầy, Cô cũng như Anh, Chị trong công ty để đề tài của em được hoàn thiện hơn. Cuối lời, em xin kính chúc mọi người luôn vui vẻ hạnh phúc, dồi dào sức khỏe và thành công trong công việc. Chúc Công ty TNHH MTV Thuốc Lá Cửu Long ngày càng phát triển và thành công hơn nữa. Em xin chân thành cảm ơn! Vĩnh Long, ngày…tháng…năm 2020 Sinh viên thực tập Nguyễn Thị Cẩm Hồng iv
DANH SÁCH TỪ VIẾT TẮT SỬ DỤNG BTC Bộ Tài Chính GTGT Gía trị gia tăng MTV Một thành viên PYC Phiếu yêu cầu QĐ Quyết định SDCK Số dư cuối kỳ SDĐK Số dư đầu kỳ TK Tài khoản TNHH Trách nhiệm hữu hạn TP Thành phố TT Thông tư TXVL Thị xã Vĩnh Long v
DANH SÁCH CÁC BẢNG SỬ DỤNG Trang Bảng 1.1: Các ký hiệu của lưu đồ chứng từ ..............................................................29 vi
DANH SÁCH CÁC SƠ ĐỒ, LƯU ĐỒ Trang SƠ ĐỒ Sơ đồ 1.1: Phương pháp ghi thẻ song song .................................................................7 Sơ đồ 1.2: Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển .....................................................9 Sơ đồ 1.3: Phương pháp sổ số dư ..............................................................................10 Sơ đồ 2.1: Quy trình công nghệ sản xuất ..................................................................40 Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy hoạt động tại Công ty ..........................................41 Sơ đồ 2.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty ...............................................44 Sơ đồ 2.4: Sơ đồ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ .........................................46 LƯU ĐỒ Lưu đồ 1.1: Lưu đồ luân chuyển của Phiếu yêu cầu mua hàng ................................16 Lưu đồ 1.2: Lưu đồ luân chuyển của Bảng báo giá ..................................................17 Lưu đồ 1.3: Lưu đồ luân chuyển đơn đặt hàng .........................................................19 Lưu đồ 1.4: Lưu đồ luân chuyển của Phiếu nhập kho ..............................................22 Lưu đồ 1.5: Lưu đồ luân chuyển của Phiếu giao hàng..............................................23 Lưu đồ 1.6: Lưu đồ luân chuyển Hóa đơn GTGT ....................................................25 Lưu đồ 1.7: Lưu đồ luân chuyển của Uỷ nhiệm chi..................................................27 Lưu đồ 1.8: Lưu đồ luân chuyển của Phiếu chi ........................................................28 Lưu đồ 2.1: Lưu đồ luân chuyển chứng từ mua nguyên vật liệu và nhận hóa đơn từ nhà cung cấp ..............................................................................................................54 Lưu đồ 2.2: Lưu đồ thanh toán bằng tiền mặt ...........................................................56 Lưu đồ 2.3: Lưu đồ thanh toán bằng tiền gửi............................................................58 vii
MỤC LỤC Trang LỜI MỞ ĐẦU ............................................................................................................1 1. Sự cần thiết của đề tài .......................................................................................1 2. Mục tiêu nghiên cứu ..........................................................................................2 2.1 Mục tiêu chung...............................................................................................2 2.2 Mục tiêu cụ thể ...............................................................................................2 3. Phương pháp nghiên cứu ..................................................................................2 4. Phạm vi nghiên cứu ...........................................................................................2 5. Bố cục đề tài .......................................................................................................3 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC NHẬP KHO NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG CHO NHÀ CUNG CẤP .............................................................................................................................4 1.1 Khái quát về tổ chức công tác nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp ..................................................................................4 1.1.1 Đặc điểm .....................................................................................................4 1.1.2 Mục tiêu ......................................................................................................4 1.1.3 Chức năng ..................................................................................................5 1.1.3.1 Xử lý các đơn đặt hàng ........................................................................5 1.1.3.2 Nhận hàng hóa hay dịch vụ ..................................................................5 1.1.3.3 Ghi nhận các khoản nợ người bán .......................................................5 1.1.3.4 Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán ..........................6 1.1.4 Các thủ tục hay yêu cầu khi nhập kho .....................................................6 1.1.5 Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu ...................................7 1.2 Hệ thống tài khoản sử dụng ..........................................................................11 1.2.1 Tài khoản Tiền mặt tại quỹ - 111 ............................................................11 1.2.2 Tài khoản Tiền gửi ngân hàng – 112 .....................................................12 1.2.3 Tài khoản Thuế GTGT được khấu trừ - 133 ..........................................13 1.2.4 Tài khoản Hàng mua đang đi trên đường – 151 ....................................13 1.2.5 Tài khoản Nguyên vật liệu – 152 ............................................................14 viii
1.2.6 Tài khoản Phải trả cho người bán – 331 ................................................14 1.3 Hệ thống chứng từ phát sinh có liên quan đến hoạt động nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp .............................15 1.3.1 Các loại chứng từ phát sinh có liên quan đến hoạt động nhập kho nguyên vật liệu ..................................................................................................15 1.3.1.1 Phiếu yêu cầu mua hàng.....................................................................15 1.3.1.2 Bảng báo giá.......................................................................................17 1.3.1.3 Đơn đặt hàng ......................................................................................18 1.3.1.4 Biên bản kiểm nghiệm .......................................................................20 1.3.1.5 Biên bản giao nhận hàng ....................................................................20 1.3.1.6 Phiếu nhập kho ...................................................................................21 1.3.1.7 Phiếu giao hàng ..................................................................................22 1.3.1.8 Hóa đơn bán hàng hoặc Hóa đơn GTGT ...........................................24 1.3.2 Các loại chứng từ phát sinh liên quan đến hoạt động thanh toán cho nhà cung cấp .....................................................................................................25 1.3.2.1 Giấy đề nghị thanh toán .....................................................................25 1.3.2.2 Ủy nhiệm chi ......................................................................................26 1.3.2.3 Phiếu chi .............................................................................................27 1.4 Lưu đồ.............................................................................................................29 1.5 Phương pháp hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh ................................30 1.6 Các loại sổ kế toán sử dụng ..........................................................................31 1.6.1 Sổ chi tiết ..................................................................................................31 1.6.2 Sổ tổng hợp ..............................................................................................32 1.7 Báo cáo kế toán ..............................................................................................32 1.8 Các hoạt động kiểm soát ...............................................................................32 1.8.1 Kiểm soát trong khâu nhập kho nguyên vật kiệu và thanh toán tiền hàng ...................................................................................................................32 1.8.2 Kiểm soát trong khâu ghi chép, phản ánh nghiệp vụ ............................33 ix
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC NHẬP KHO NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH MTV THUỐC LÁ CỬU LONG .............................................................................................................35 2.1 Giới thiệu tổng quan về Công ty TNHH MTV Thuốc lá Cửu Long .........35 2.1.1 Giới thiệu chung về công ty .....................................................................35 2.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty ........................................35 2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu và quyền hạn của công ty ...................37 2.1.3.1 Chức năng ..........................................................................................37 2.1.3.2 Nhiệm vụ ............................................................................................37 2.1.3.3 Mục tiêu .............................................................................................38 2.1.3.4 Quyền hạn ..........................................................................................38 2.1.4 Tổ chức sản xuất kinh doanh..................................................................38 2.1.5 Tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty .......................................................40 2.1.5.1 Tổ chức bộ máy quản lý .....................................................................40 2.1.5.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban .......................................41 2.1.6 Tổ chức công tác kế toán tại Công ty ......................................................43 2.1.6.1 Tổ chức bộ máy kế toán .....................................................................43 2.1.6.2 Chức năng và nhiệm vụ chủ yếu của bộ máy kế toán ........................44 2.1.6.3 Hình thức kế toán ...............................................................................45 2.1.6.4 Hệ thống chứng từ và tài khoản sử dụng ...........................................47 2.1.6.5 Chế độ và phương pháp kế toán .........................................................47 2.1.6.6 Ứng dụng tin học trong công tác kế toán ...........................................49 2.1.7 Thuận lợi, khó khăn và phương hướng phát triển ................................50 2.1.7.1 Thuận lợi ............................................................................................50 2.1.7.2 Khó khăn ............................................................................................50 2.1.7.3 Phương hướng phát triển ...................................................................51 2.2 Thực trạng tổ chức công tác nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng tại Công ty TNHH MTV Thuốc Lá Cửu Long........................................51 2.2.1 Thu mua nguyên vật liệu .........................................................................51 x
2.2.2 Phương thức mua nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng tại công ty ........................................................................................................................52 2.2.3 Đặc điểm tổ chức chứng từ thực tế phát sinh và lưu đồ luân chuyển chứng từ trong công tác nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng tại Công ty Thuốc Lá Cửu Long ......................................................................53 2.2.3.1 Chứng từ sử dụng ...............................................................................53 2.2.3.2 Lưu đồ luân chuyển chứng từ mua nguyên vật liệu ...........................53 2.2.3.3 Lưu đồ thanh toán bằng tiền mặt .......................................................55 2.2.3.4 Lưu đồ thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng.......................................57 2.2.3.5 Tài khoản sử dụng ..............................................................................59 2.2.3.6 Phương pháp hạch toán ......................................................................59 2.2.3.7 Sổ sách sử dụng..................................................................................62 2.2.4 Hoạt động kiểm soát đối với hoạt động nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp ...........................................................................72 2.2.4.1 Hoạt động kiểm soát trong khâu nhập kho nguyên vật liệu ...............72 2.2.4.2 Hoạt động kiểm soát trong khâu thanh toán tiền hàng ......................73 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ ........................................................74 3.1 Nhận xét ..........................................................................................................74 3.1.1 Nhận xét về tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH MTV Thuốc Lá Cửu Long .....................................................................................................74 3.1.2 Nhận xét về công tác tổ chức nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng tại Công ty TNHH MTV Thuốc Lá Cửu Long ...............................75 3.1.3 Hoạt động kiểm soát về công tác tổ chức nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng tại Công ty TNHH MTV Thuốc Lá Cửu Long ............78 3.2 Kiến nghị ........................................................................................................78 3.2.1 Kiến nghị về tổ chức công tác kế toán tại Công ty .................................79 3.2.2 Kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng tại Công ty .................................................................80 xi
3.2.3 Kiến nghị nhằm hoàn thiện hoạt động kiểm soát về công tác tổ chức nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng tại Công ty TNHH MTV Thuốc Lá Cửu Long .........................................................................................82 3.2.4 Một số kiến nghị bổ trợ khác...................................................................83 KẾT LUẬN ..............................................................................................................84 PHỤ LỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO xii
Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Hữu Thanh Tùng LỜI MỞ ĐẦU 1. Sự cần thiết của đề tài Như chúng ta đã biết, kể từ khi gia nhập WTO nền kinh tế Việt Nam ta đang càng ngày phát triển và có những bước tiến vượt bậc trong hoạt động sản xuất cũng như trong hoạt động xuất khẩu. Hòa theo xu thế đó là sự ra đời của hàng loạt các công ty sản xuất lớn nhỏ với các nghành nghề và lĩnh vực sản xuất khác nhau. Song, ở mọi lĩnh vực nghành nghề nào đi nữa thì cũng tồn tại sự cạnh tranh trong các công ty. Nhất là trong giai đoạn nền kinh tế đang phát triển và đi vào hội nhập như hiện nay thì môi trường cạnh tranh này ngày càng gay gắt. Vì vậy, muốn chiếm được ưu thế trên thị trường đòi hỏi các công ty không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm hơn nữa. Và một trong những yếu tố quan trọng để đảm bảo về mặt chất lượng cho hàng hóa đầu ra chính là nguyên vật liệu đầu vào. Vì nguyên vật liệu đầu vào thường chiếm tỉ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất nên chỉ cần một biến động nhỏ của nguyên vật liệu cũng ảnh hưởng đến giá thành. Do vậy, công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu và quản lý nguyên vật liệu nhập kho có ý nghĩa quan trọng trong bất kỳ công ty sản xuất nào. Nó không những giúp cung cấp kịp thời nguyên vật liệu để phục vụ cho sản xuất mà còn giúp cho công ty sử dụng hiệu quả, tiết kiệm chi phí sản xuất tạo điều kiện thuận lợi cho việc cạnh tranh trên thị trường. Ngoài việc quản lý nguyên vật liệu nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm tăng tính cạnh tranh để gia tăng lợi nhuận thì việc thanh toán cho nhà cung cấp cũng là một trong những hoạt động ảnh hưởng lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Vì nếu quản lý tốt công tác này các khoản phải trả người bán sẽ được đảm bảo thanh toán đúng hạn, mang lại uy tín đối với nhà cung cấp giúp ổn định nguồn cung ứng nguyên vật liệu trong sản xuất đồng thời tối đa hóa được nguồn vốn từ khoản phải trả nhà cung cấp. Vì những lý do trên em đã chọn đề tài: “Tổ chức công tác nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng tại Công ty TNHH MTV Thuốc Lá Cửu Long” làm đề tài cho khóa luận tốt nghiệp của mình. SVTH: Nguyễn Thị Cẩm Hồng 1
Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Hữu Thanh Tùng 2. Mục tiêu nghiên cứu 2.1 Mục tiêu chung Nghiên cứu thực trạng tổ chức công tác nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng tại Công ty TNHH MTV Thuốc Lá Cửu Long trên cơ sở đó: Đưa ra nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng tại công ty. 2.2 Mục tiêu cụ thể Tìm hiểu công tác kế toán và lập, luân chuyển chứng từ trong hoạt động mua nguyên vật liệu nhập kho và thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp tại công ty. Từ những tìm hiểu, quan sát tại công ty đưa ra một số nhận xét và kiến nghị về công tác kế toán nói chung và công tác tổ chức nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng nói riêng. 3. Phương pháp nghiên cứu Phương pháp tiếp cận trao đổi trực tiếp để ghi nhận thông tin tại công ty. Phương pháp thu thập số liệu và chứng từ kế toán tại công ty. Phương pháp ghi chép các số liệu từ sổ sách, báo cáo của công ty như: sổ chi tiết, bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Từ các thông tin số liệu thu thập được kết hợp tham khảo ý kiến của giáo viên hướng dẫn qua đó đánh giá công tác tổ chức công tác nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng tại Công ty TNHH MTV Thuốc Lá Cửu Long. 4. Phạm vi nghiên cứu Không gian nghiên cứu: đề tài nghiên cứu được thực hiện tại Công ty TNHH MTV Thuốc Lá Cửu Long. Số liệu sử dụng cho việc phân tích trong năm tháng 01/2019. Thời gian nghiên cứu: từ ngày 17/02/2020 đến ngày 26/04/2020. SVTH: Nguyễn Thị Cẩm Hồng 2
Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Hữu Thanh Tùng 5. Bố cục đề tài Ngoài lời mở đầu và kết luận, khóa luận gồm 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức công tác nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng tại Công ty TNHH MTV Thuốc Lá Cửu Long. Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng tại Công ty TNHH MTV Thuốc Lá Cửu Long. Chương 3: Nhận xét và kiến nghị SVTH: Nguyễn Thị Cẩm Hồng 3
Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Hữu Thanh Tùng CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC NHẬP KHO NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ THANH TOÁN TIỀN HÀNG CHO NHÀ CUNG CẤP 1.1 Khái quát về tổ chức công tác nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp 1.1.1 Đặc điểm Tổ chức kế toán trong hoạt động nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng bao gồm các hoạt động kế toán xử lý như tổ chức chứng từ, báo cáo và các lưu trữ thông tin trên sổ sách hoặc trong các tập tin có liên quan để trình bày chi tiết về cách tổ chức dữ liệu cần lưu trữ. Các hoạt động này cần phải được kiểm toán trong các cuộc kiểm toán bởi vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến tính kịp thời trong sản xuất kinh doanh cũng như chi phí, giá thành và khả năng thanh toán của công ty. Hay cụ thể hơn nó ảnh hưởng đến nhiều khoản mục quan trọng trên báo cáo tài chính như hàng tồn kho, tiền, tài sản, nguồn vốn. Công tác tổ chức nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán tiền hàng rất cần thiết trong mỗi chu trình kinh doanh của công ty. Vì nó bao gồm các quyết định và quá trình cần thiết để có nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của công ty và thường được bắt đầu bằng sự khởi xướng của một đơn đặt hàng của người có trách nhiệm cần vật tư, hàng hóa và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp vật tư, hàng hóa đã nhận được. 1.1.2 Mục tiêu Đảm bảo chứng từ hóa đơn đi kèm với hàng hóa và dịch vụ là hợp pháp, đầy đủ và chính xác. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải được ghi nhận kịp thời, chính xác và đầy đủ. Theo dõi cụ thể thời hạn và số tiền phải thanh toán với từng nhà cung cấp trên sổ kế toán chi tiết phải trả người bán. Đảm bảo tất cả các khoản phải chi trả đều chính xác, hợp lý và đúng lúc. SVTH: Nguyễn Thị Cẩm Hồng 4
Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Hữu Thanh Tùng Đảm bảo các chứng từ được lập theo đúng quy định và được luân chuyển cho các bộ phận một cách nhanh chóng, kịp thời có sự phê duyệt chặt chẽ giữa các bộ phận. Các chứng từ được lưu trữu, bảo quản một cách khoa học đầy đủ, dễ kiểm tra, kiểm soát, tạo điều kiện cung cấp thông tin kịp thời, chính xác khi cần đến. 1.1.3 Chức năng 1.1.3.1 Xử lý các đơn đặt hàng Sau khi nhận được yêu cầu mua hàng từ các bộ phận có liên quan trong công ty, bộ phận mua hàng lựa chọn hoặc tìm kiếm nhà cung cấp nhằm đạt ba yêu cầu cơ bản: giá cả, chất lượng hàng mua và sự tin cậy trong bán hàng, giao hàng. Sau khi lựa chọn nhà cung cấp, bộ phận mua hàng đàm phán và lập đơn đặt hàng gửi cho nhà cung cấp đã lựa chọn để xác định các yêu cầu về hàng mua cũng như yêu cầu liên quan tới việc giao hàng. Một bản sao của đơn đặt hàng chuyển cho bộ phận nhận hàng để làm cơ sở kiểm tra khi nhận hàng. 1.1.3.2 Nhận hàng hóa hay dịch vụ Khi nhận hàng, bộ phận hàng hóa có nhiệm vụ kiểm tra số lượng, chất lượng hàng, đối chiếu với giấy gửi hàng của nhà cung cấp và đối chiếu với đơn đặt hàng sau đó lập biên bản giao nhận hàng. Bản sao của biên bản giao nhận hàng được chuyển đến bộ phận có liên quan (bộ phận mua hàng và phòng kế toán) theo quy định. Sau khi kiểm nhận, bộ phận nhận hàng lập phiếu nhập kho báo cáo về hàng nhận và hàng được làm thủ tục nhập kho. Lúc này, thủ kho ký vào phiếu nhập kho và trách nhiệm quản lý hàng được chuyển giao cho bộ phận kho hàng. 1.1.3.3 Ghi nhận các khoản nợ người bán Khi nhận được hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp, kế toán kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ và tính toán trên hóa đơn mua hàng. Sau đó, tiến hành đối chiếu các thông tin liên quan như: tên hàng, số lượng, quy cách, mẫu mã, đơn giá,… trên hóa đơn bán hàng với các chứng từ gốc có liên quan như: biên bản nhận hàng, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho. Hóa đơn và phiếu nhập kho là cơ sở để ghi tăng hàng hóa, dịch vụ SVTH: Nguyễn Thị Cẩm Hồng 5
Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Hữu Thanh Tùng mua vào còn hóa đơn thì dùng để ghi vào tài khoản phải trả người bán (nếu chưa thanh toán). 1.1.3.4 Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán Đối với hầu hết các đơn vị, các biên lai do kế toán thanh toán lưu giữ cho đến khi thanh toán. Thanh toán thường được thực hiện bằng ủy nhiệm chi hoặc phiếu chi làm thành nhiều bản, một bản gốc gửi cho người được thanh toán, một bản sao được lưu lại trong hồ sơ theo nhà cung cấp được thanh toán. Người ký duyệt chứng từ phải kiểm tra các chứng từ như: hóa đơn, biên bản nhận hàng và đơn đặt hàng. Những chứng từ sau khi đã được sử dụng để thanh toán thì cần được đánh dấu “đã thanh toán” để đảm bảo các chứng từ dùng để ghi sổ nghiệp vụ thanh toán cho người bán. 1.1.4 Các thủ tục hay yêu cầu khi nhập kho  Kiểm tra nguyên vật lệu Khi hàng nhập kho, thủ kho có trách nhiệm mời nhân viên mua hàng, nhân viên bán hàng xuống cùng kiểm tra chất lượng hàng. Kiểm tra số lượng, cân, đo, đếm từng lô, từng kiện, xác định số lượng theo phương pháp đồng dạng. Kiểm tra chất lượng theo tiêu chuẩn từ hợp đồng mua hàng. Kiểm tra về quy cách. Thủ kho tiến hành lập biên bản kiểm tra nguyên vật liệu, biên bản có chữ ký xác nhận của thủ kho, nhà cung cấp, phòng cung ứng. Nếu hàng không đạt hoặc một phần không đạt hoặc không đúng theo thỏa thuận, phòng cung ứng phải làm việc với nhà cung cấp giao hàng lại theo đúng hợp đồng. Trường hợp nguyên vật liệu đạt yêu cầu thì tiến hành nhập kho. Bộ phận nhận hàng lập phiếu nhập kho, phiếu nhập kho phải chuyển cho phòng kế toán, phòng cung ứng. Phiếu nhập kho được lập theo mẫu của Bộ Tài Chính.  Nhập kho và sắp xếp Nguyên vật liệu khi nhập kho sẽ được sắp xếp theo bảng hướng dẫn lưu kho. Công việc lưu kho sẽ được thủ kho hướng dẫn cho nhân viên kho. SVTH: Nguyễn Thị Cẩm Hồng 6
Khóa Luận Tốt Nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Hữu Thanh Tùng Thủ kho tiến hành lưu hồ sơ hàng nhập, hồ sơ phải rõ ràng, dễ dàng cho việc tìm kiếm. Sau khi nguyên vật liệu đã được nhập kho, thủ kho tổ chức ghi đầy đủ nội dung vào thẻ kho. Thẻ kho ghi nội dung hàng cả nhập và xuất. Thẻ kho được ghi theo thứ tự thời gian nhập xuất vào cột đầu tiên. Mỗi loại phải được ghi một thẻ kho riêng. 1.1.5 Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu Để thuận tiện theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng danh điểm nguyên vật liệu cũng như quá trình hạch toán chi tiết và phục vụ tốt cho quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị mình. Công ty thường lựa chọn một trong 3 phương pháp sau:  Phương pháp ghi thẻ song song: (1) Thẻ kho (1) Phiếu nhập Phiếu xuất (2) Sổ chi tiết nguyên vật liệu Bảng tổng hợp Nhập, Xuất, Tồn kho vật liệu Sơ đồ 1.1: Phương pháp ghi thẻ song song Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra SVTH: Nguyễn Thị Cẩm Hồng 7