LUẬN VĂN: Lưu trữ tại Công ty Thương mại Bình Minh Việt –Hà Nội

Chia sẻ: Nguyen Hai | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:29

Thêm vào BST

Báo xấu

199
lượt xem 35
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Những năm gần đây, với yêu cầu cải cách nền hành chính Nhà nước nhầm đáp ứng sự phát triển nhanh chóng của đất nước, chính vì vậy hệ thống văn bản quy phạm phát luật văn thư lữu rất được quan tâm. Bởi vì công tác văn thư có liên quan đến mọi hoạt động quản lý từ việc đề ra những chủ trương, chính sách xây dựng chương chình kế hoạch cho đến việc phản ánh tình hình và nêu những ý kiến lên cấp trên hoặc giải quyết nhằm nâng cao chất lượng, hệ thống quản...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: LUẬN VĂN: Lưu trữ tại Công ty Thương mại Bình Minh Việt –Hà Nội

LUẬN VĂN: Lưu trữ tại Công ty Thương mại Bình Minh Việt –Hà Nội
A. Lời nói đầu Những năm gần đây, với yêu cầu cải cách nền hành chính Nhà nước nhầm đáp ứng sự phát triển nhanh chóng của đất nước, chính vì vậy hệ thống văn bản quy phạm phát luật văn thư lữu rất được quan tâm. Bởi vì công tác văn thư có liên quan đến mọi hoạt động quản lý từ việc đề ra những chủ trương, chính sách xây dựng chương chình kế hoạch cho đến việc phản ánh tình hình và nêu những ý kiến lên cấp trên hoặc giải quyết nhằm nâng cao chất lượng, hệ thống quản lý hành chính nhà nước đòi hỏi người cán bộ phải năng cao năng lực chuyên muôn nghiệp vụ. Nhận thấy công việc trao đổi thông tin và lưu giữ thông tin ở các cơ quan nhà nước cũng như các tổ chức là quan trọng.Vì công tác văn thư – lưu trữ có thể nói là sợi dây gắn kết các chủ trương chính sách của nhà nước với các cơ quan đơn vị đoàn thể và sự phản hồi, giúp những chủ trương đó đi vào thực tế.Vậy để có một đội ngũ cán bộ có khả năng đảm nhiệm công việc được cọi là thước đo chất lượng quản lý nhà nước, các tổ chức thì công tác đào tạo đang rất được chú trọng và quan tâm. Trường đào tạo bồi dưỡng cán bộ công chức ngành GTVT là một đơn vị được phép đào tạo cho đất nước những cán bộ làm về lĩnh vực này,Thật may mắn cho tôi khi được học tập và rèn luyện trong môi trường như vậy.Tôi nghĩ học đi đôi với hành ,lý luận luôn gắn liền với thực tiễn, thì mọi công việc sẽ trở lên dễ dàn g hơn,đặc biệt phải nói đến quãng thời gian học sinh được đi thực tập tại các đơn vị cơ quan về đúng ngành học trong trường.Bản thân mỗi học sinh sẽ được thâm nhập thực tế đó là môi trường làm việc trong các cơ quan, trong tổ chức. Họ được tiếp cận, thực hành các nghiệp vụ văn thư – lưu trữ và sử dụng các trang thiết bị văn phòng để nâng cao nghiệp vụ chuyên môn của mình. Đồng thời có thể so sánh giữ lý thuyết với thực tế từ đó học sinh đúc rút ra những kinh nghiệm cần có về chuyên môn nghiệp vụ đối với một cán bộ phục trách công tác công văn giấy tờ ở trong các cơ quan, các tổ chức.Đặc biệt những học sinh qua khóa thực tập có thể nâng cao khả năng giao tiếp tác phong làm việc tại cơ quan vì đây cũng là yếu tố quyết định sự thành bại trong giải quyết công. Thật vậy, thực tập tốt nghiệp là khoảng thời gian để khép lại quy trình đào tạo, học sinh có điều kiện rèn luyện thêm kỹ năng nghề nghiệp, chuyên môn trên nền tảng kiến thức đã học ở trường. Để sau này khi tốt nghiệp học sinh có thể đáp ứng được các yêu cầu khắt ke của công việc và góp phần vào việc phát triển kinh tế xã hội
Nội dung của chuyên đề thực tập (Gồm 3 chương) Tìm hiểu chức năng nhiệm vụ, quyền hạn cơ cấu tổ chức của Chương I: công ty thương mại Bình Minh Việt – số 6, ngõ 228 – Kim Giang – Hà Nội. Công tác văn thư – l ưu trữ và quản trị văn phòng tại công ty C hương II: Những nhận xét, kiến nghị và thu hoạch của bản thân. Chương III:
Chương I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của công ty thương mại Bình Minh Việt số 6, ngõ 228 – Kim Giang – Hà Nội.  Vài nét về sự hình thành và phát triển của công ty: Công ty Thương mại Bình Minh Việt được thành lập ngày 26 thánh 06 năm 1997 theo quyết định số 420/QD – UBND HN Trụ sở chính đóng tại số 6, ngõ 228- Kim Giang – Hà Nội có tiềm năng kinh doanh do nằm ở mặt phố. Giai đoạn đầu mới thành lập công ty chỉ vẻn vẹn có trên dưới 15 nhân viên chưa kể giám đốc, không có kho, xưởng, chỉ có một văn phong làm việc để giới thiệu mặt hành và bán hành. Sau 2năm dưới sự chỉ đạo của ban lãnh đạo kết hợp với sự lỗ lực của các nhân viên trong công ty và đặc biệt phải nói đến là những chính sách của nhà nước ưu đại cho các doanh nghiệp trẻ công ty đã dần lớn mạnh tham gia vào tất các khâu của sản xuất, nghĩa là từ khâu sản xuất cho đến tay người tiêu dùng để đáp ứng công việc, công ty đã xây dưng lại một hệ thống quản lý có bài bản phù hợp với mô hình công ty. Cụ thể là có các phòng chuyên trách đảm nhiệm các công việc khác nhau.Như phòng kinh doanh chuyên tìm kiếm khác hàng, chịu trách nhiệm lập các phương án kinh doanh để Giám đốc xem xét quyết định, phòng hành chính chuyên giải quyết các công việc giấy tờ công văn của công ty hay như phòng tài chính – kế toán lại thực hiện tổ chức công tác việc hoạch toán kế toán và thiết lập báo cáo kế toán,cung cấp thông tin về số liệu cần thiết cho hoạt động SXKD….Đến nay, công ty có 200 nhân viên làm cả ở xưởng, kho và trụ sở chính. Là đơn vị xản suất kinh doanh hoạch toán kết toán độc lập có tài khoản và con dấu riêng. Doanh thu của công ty tăng đều hàng năm, đời sống nhân viên ngày càng được cải thiện và uy tín của công ty ngày càng được nâng cao.Công ty được thành lập và hoạt động với nhiệm vụ chủ yếu: - Công ty kinh doanh về mặt hành văn phòng phẩm, sửa chữa và tu bổ các thiết bị sử dụng trong học tập, trong công việc văn phòng.
- Tổ chức kinh doanh mua bán làm đại lý các mặt hàng trong nước và mặt hành nhập khẩu Có thể nói đây là 1 công ty không lớn về quy mô song hoạt động rất hiệu quả.Đặc biệt công ty luôn chấp hành nghiêm chỉnh các chế độ về thuế và các chính sách với người lao động. Là một doanh nghiệp luôn chấp hành đúng mọi chủ trương chính sách về kinh doanh của nhà nước quy định. I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cơ cấu tổ chức của công ty thương mại Bình Minh Việt. Do là công ty tư nhân nên chức năng, nhiệm vụ quyền hạn không nhiều chủ yếu xoay quanh việc kinh doanh những thủ tục kinh doanh và nghĩa vụ đối với nhà nước. 1. chức năng: Công ty Thương mại Binh Minh Việt là đơn vị kinh doanh. Chịu sự giám soát, kiểm tra của bộ thương mại, UBND nơi công ty xin cấp giấy phép hoạt động. Công ty được tham gia các loại hình hoạt động kinh doanh cũng như kinh danh các mặt hàng không bị phát luật nhà nước cũng như pháp luật quốc tế cấm. Công ty tổ chức và hoạt động theo nguyên tác tập chung ý kiến, đúng đầu là giám đốc có quyền quyết định mọi vấn đề của công ty. Các phòng, ban có chức năng tham mưu. Mọi hoạt động của công ty được thống nhất từ trên xuống dưới. 2.Nhiệm vụ quyền hạn của công ty: - Do luật doanh nghiệp quy định: Công ty trách nhiệm hữu hạn có tư cách pháp nhân kể từ ngày cấp giấy. 2.1.Trong lĩnh vực kinh tế: Chịu sự phê chuẩn kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội của quận, thành phố. Thực hiện nộp ngân sách địa phương (thuế) Không được phát hành cổ phiếu. 2.2. Trong lĩnh vực kinh doanh : Tuân thủ tất cả các hính thức kinh doanh, cạnh tranh lành mạng
VD: Xây dựng tổ chức thực hiện các chương trình khuyến mại nhằm thúc đẩy sự phát triển của công ty. Kinh doanh mặt hành mà công ty đã đăng ký. Chấp hành hiến pháp, luật pháp các văn bản cơ quan nhà nướcđối với doanh nhiệp tư. 3. Cơ cấu tổ chức của công ty thương mại Bình Minh Việt Căn cứ vào luật doanh nghiệp công ty được tổ chức như sau: Có một giám đốc, hai phó giám đốc . + Phó Giám đốc kinh doanh + Phó Giám đốc kĩ thuật Giám đốc là người đứng đầu và chỉ đạo chung công việc của công ty, kèm theo quyền lợi là nghĩa vụ. Nghĩa vụ với đất nước với người lao động, trách nhiệm trước pháp luật. Hai Phó Giám đốc là trợ lý giúp việc trực tiếp cho người đứng đầu trong các lĩnh vực cụ thể VD: Phó giám đốc kĩ thuật thì tham mưu mọi lĩnh vực liên quan đến kĩ thuật trong các kế hoạch xây dưng dây chuyền sản xuất Dưới giám đốc là các trưởng phòng, chịu trách nhiệm giải quyết các công việc: - 01 Trưởng phòng tài chính – kế toán - 01 Trưởng phòng hành chính - 01 Trưởng phòng kỹ thuật - 01 Trưởng phòng kinh doanh - 01 Trưởng phòng kế hoạch Các nhân viên khác của công ty vào làm được thông qua hình thức tuyển chọn, và được sắp xếp làm ở các bộ phận thích hợp. II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng hành chính:
Trước tiên phải nói là hoạt đông của văn thư lưu trữ tập chung hết ở phòng hành chính. Do không phải là cơ quan của nhà nước nên chức năng của phòng hành chính chỉ trong phạm vi nhỏ và không phức tạp. 1.Chức năng: Phòng hành chính là bộ phận giúp việc cho Giám đốc, có chức năng tham mưu tổng hợp, tổ chức nơi làm việc, đảm nhiệm mọi yêu cầu hậu cần phục vụ các hoạt đông của công ty. 2. Nhiệm vụ: Trực tiếp soạn thảo các văn bản, các đề án do trưởng phòng giao,trình giám đốc xem xét và quyết định. Tổ chức công việc bố trí, truyền đạt các quyết định của Ban Giám đốc để các phòng đơn vị liên quan biết. Quản lý cán bộ, quản lý tài sản của công ty Thực hiện tốt, kịp thời các nhiệm vụ đột xuất do giám đốc giao. Quản lý thống nhất việc xây dựng và ban hành các văn bản công ty theo phát luật. 3.Cơ cấu tổ chức của phòng hành chính: Bộ phận này được tổ chức sao cho phù hợp với quy mô của công ty.Gọn nhẹ nhưng vẵn đảo bảo tính chất công việc: - Ông Trần Đức Minh trưởng phòng hành chính(phụ trách chung) - Bà Tống Thanh Tâm chánh văn phòng - Bà Lê Minh Hằng chuyên viên theo dõi khối kinh tế- kinh doanh của công ty - Chị Tạ Thanh Vi cán bộ theo dõi khối kỹ thuật - Chị Lương Anh Thu cán bộ chuyên trách văn thư(kiêm đanh máy photo) - Chị Hà Thùy Linh cán bộ chuyên trách lưu trữ - Anh Vũ Quý Toàn nhân viên lái xe Chương II Công tác văn thư – lưu trữ và quản trị văn phòng của công ty I. Công tác văn thư:
Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý, gồm toàn bộ các công việc tổ chức quản lý văn bản hình thành, tổ chức quản lý và sử dụng con dấu trong hoạt động các tổ chức chính trị – xã hội của cơ quan nhà nước . Công tác văn thư là khâu quan trọng. Thực hiện tốt công tác này có ý nghĩa lớn. Để góp phần nâng cao năng xuất và chất lượng việc tại cơ quan đảm bảo cho công việc nhanh chóng và chính xác kịp thời. Văn bản khi ban hành với thể thức. Đăng ký vào sổ chính xác, chuyển giao nhanh chóng đúng nơi cơ quan nhận góp phần giải quyết công việc kịp thời. Quản lý văn bản và lưu trữ đầy đủ các thông tin chứng từ về mọi hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết các văn bản sẽ là nguồn gốc bằng chứng phát lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan một cách trân thực. Hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng sơ hở trong việc quản lý văn bản để làm việc trái pháp luật. Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần bảo vệ bí mật của nhà nước, bí mật của cơ quan. Văn thư là nguồn bổ sung chủ yếu ,thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia các hồ sơ, tài liệu có giá trị từ văn bản được nộp lưu vào lưu trữ cơ quan. Để đạt hiệu quả như trên văn thư cần phảI làm đúng và khoa học. 1. Quản lý chỉ đạo công tác văn thư của công ty Trong công ty giám đốc là người chụi trách nhiệm chung về quản lý công tác văn thư thuộc phạm vị của cơ quan mình và chỉ đạo nghiệp vụ công tác ở các phòng. Khi thực hiện quản lý công tác văn thư lãnh đạo cơ quan có nhiệm vụ giải quyết nhanh chóng văn bản đến. Đồng thời có thể giao cho cấp dưới như phó giám đốc, thừa lệnh những văn bản không quan trọng. Đặc điểm ở các công ty tư nhân là quyền hạn ban hành các loại văn bản chỉ trong phạm vị nhỏ chủ yếu nhằm đáp ứng những hoạt động kinh doanh của công ty. Nên bộ phận này ngoài nhiệm vụ soạn thảo văn bản quản lý văn bản đi, đến và quản lý con dấu, còn thêm cả tư vấn và đi giao dịch với khác hàng.
Để giúp cho công tác văn thư được tốt và không ngừng đưa công tác văn thư vào nề nếp, ngoài việc tổ chức các khậu nghiệp vụ cũng phải tổ chức hợp lý khoa học nơi làm việc. Phòng làm việc của văn thư được bố trí ở tầng hai tiện cho khác đến cơ quan giao dịch gần với phòng giám đốc để công việc chỉ đạo được tiến hành nhanh chóng. Trang bị cơ sở vật chất cho công tác văn thư: phòng hành chính văn phòng của công ty được cung cấp đầy đủ mọi loại trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư khá hiện đại như: máy tính có nối mạng, máy photo, máy fax, điện thoại… và các loại dụng cụ khác phục vụ cho công tác văn thư, còn công tác lưu trữ cũng được trang bị đầy đủ như: giá đựng tài liệu, tủ, cặp, ghim, kẹp…. Cũng được trang bị đầy đủ. Công tác kiểm tra: Để nắm bắt được tình hình công tác văn thư của cơ quan, phó phòng hành chính đã lập kế hoạch kiểm tra định kỳ thường xuyên pháp hiện ra những sai xót để đưa ra các biện pháp khắc phục.Bên cạnh đó cũng có chế độ khen thưởng và kỷ luật đổi với công tác văn thư để công tác văn thư tốt hơn phục vụ cho hoạt động của cơ quan. Hình thức tổ chức công tác văn thư của công ty là hình thức văn thư tập trung.Tất cả các văn bản đi và đến được tập trung ở bộ phận văn thư. Sau đó bộ phận văn thư dóng dấu văn bản và chuyển văn bản đến các cơ quan,đối tác hoặc cá nhân Công ty thương mại Bình Minh Việt có cơ cấu tổ chức cũng không quá phức tạp nên công tác văn thư được tổ chức theo hình thức tổng hợp chính vì vậy văn phòng được bố tri như sau: Trình độ STT Công việc phụ trách Đại học Cao đẳng Trung cấp 1 - Trưởng phòng 01 2 - Chánh văn phòng 01 3 - Công tác lưu trữ 01 4 - Công tác văn thư 01 5 - Đánh máy, in ấn 01
Cách tổ chức và bố trí cán bộ văn thư, đã đáp ứng yêu cầu giải quyết lượng công việc của công ty, tuy nhiên, trình độ cán bộ còn chữ đồng đều nên ảnh hưởng đến chất lượng chung trong công việc. Ví dụ: Cán bộ phụ trách công tác văn thư nghỉ đột xuất thì khá năng thay thế rất khó khăn ảnh hưởng tới chất lượng công việc chung. 2. Công tác soạn thảo: 2.1 Thẩm quyền ban hành loại văn bản Do đặc điểm là công ty tư nên các loại văn bản quy phạm phát luật không được ban hành mà chỉ nhận văn bản như quyết định chỉ thị nghị quyết của nhà nước về chính sách kinh tế. Cụ thể công ty ban hành các loại văn bản hành chính thông thường như: Thông báo, báo cáo, hợp đồng, kế hoạch, giấy mời, tờ trình, hướng dẫn, công điện, sao lục. Hầu hết các văn bản ban hành đều phù hợp với chủ trương chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước và sự chỉ đạo của lãnh đạo, đúng thảm quyền và thể thức quy định. 2.2 Tình hình soạn thảo văn bản Công tác soạn thảo và quy trình soạn thảo văn bản của Công ty Thương mại Bình Minh Việt do cán bộ văn thư tại phòng văn thư đảm nhiệm.Với những văn bản chuyên ngành về kinh doanh như hợp đồng thì có bản thảo mang tính chất công việc của thư ký làm căn cứ. Tuy đặc điểm và nội dung của từng văn bản có khác nhau nhưng hậu hết việc soạn thảo văn bản được tuân thủ theo qui trình sau: 1. Xác định mục đích, tính chất của văn bản. 2. Xác định tên loại văn bản 3. Thu thập và xử lý thông tin. 4. Xây dựng để cường và việt bản thảo. 5. Nhân bản văn. 6. ban hành văn bản.  Qui trình soạn thảo văn bản của công ty như sau:
Hoạt động của công ty chủ yếu xoay quanh việc kinh doanh nên để có một văn bản sát với nội dung công việc thì người chịu trách nhiệm công việc đó sẽ phác thảo một bản rùi trình cho lãnh đạo duyệt và đồng ý thì thư ký hoặc người đó chuyển cho phòng văn thư đưa cho cán bộ chuyên viên đánh máy lần cuối. Người soạn thảo văn bản có trách nhiệm soát lại văn bản in trước khi trình ký. 2.3. Thể thức văn bản của công ty: Về thể thức văn bản của công ty đang sử dụng mẫu trình bày văn bản của nhà nước theo tiêu chuẩn VN: 6909: 2001, bảo đảm tính trang trọng nghiêm túc theo đúng quy định của nhà nước. 1. Quốc hiệu 2. Tên cơ quan 3. Số và kí hiệu 4. Địa danh và ngày tháng 5. Tên loại và trích yếu 6. Nội dung văn bản 7. Chữ ký 8. Dấu cơ quan 9. Nơi nhân Ngoài ra còn có các thành phần bổ sung là: Dấu chỉ mức độ mật, chỉ mức độ khẩn Văn bản đánh máy thống nhất trong khổ A4, cách trình bày như sau:  Trang mặt trước: Lề bên trái cách 2,5 cm - Lề dưới cách 2,0 cm - Lề trái cách 3,5 cm - Lề phải cách 2,0 cm -  Trang mặt sau: Lề bên trái cách 2,5 cm - Lề bên dưới cách 2,0 cm - Lề trái cách 2,0 cm -
Chữ trình bày trong các văn bản của công ty thống nhất VnTime hoặc VnTime cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, khi xuống dồng phải cách dòng, đầu dòng phảI viết hoa,đánh lùi vào cách lề 1 tab và không được viết tắt những chữ không thông dụng.  Vị trí trình bày các thành phần thể thức 1 Quốc hiệu:Được trình bày về phía phảI, trang củ văn bản dòng trên trình bày bằn phôn chữ VnTimeH cỡ chữ 13,kiểu chữ đậm, dòng dưới trình bày bằn phông chữ VnTime, cỡ chữ 14 kiểu chữ đậm, giữa các cụm từ có các gạch nối, phía dưới có dòng kẻ ngang bằn độ dài của dòng dưới. VD: Cộng hòa xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập - tự do - hạnh phúc 2.Tác giả văn bản: Được trình bày ở góc bên trái trên trang đầu của văn bản, bằn phôn chữ VnTimeH, cỡ chữ 13 đậm, phía dưới có đường gạch ngang, nét liền. VD : Công ty thương mại Bình Minh Việt 1. số và ký hiệu văn bản Được trình bày ở góc dưới văn bản, số ngăn cách với ký hiệu bằng 1 gạch chéo, băng phông chữ VnTime cỡ chữ 13 kiểu chữ đứng. 2. Địa danh, ngày tháng văn bản Được trình bày dưới quốc hiệu văn bản, bằn phông chữ VnTime cỡ chữ 14, kiểu chữ nghiêng.Tên địa danh phải viết hoa, sau địa danh có dấu phẩy. Số ngày tháng ban hành văn bản phải viết bằng số ả rập. VD: Cộng hòa xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập – Tự do - hạnh phúc Hà Nội, ngày tháng năm 3. Tên loại và trích yếu nội dung: - Tên loại: Trình bày ở chính giữ, dưới địa danh bằng phông chữ VnTimeH kiểu chữ đứng đậm. - Trích yếu: Trình bày dưới tên loại, băng phông chữ VnTime kiểu chữ đứng đậm.
VD: Quyết định của…… Về việc ………….. Đối với văn bản không có tên loại trích yếu nội dung được tricnhf bày ở góc tráI số kí hiệu văn bản bằng phông chữ VnTime, cỡ chữ 14, nghiêng. 4. Nội dung Được trình bày bằng phông chữ VnTime, cỡ chữ 14, trình bày ngắn gọn xác định, đúng trọng tâm, trọng điểm, không tráI pháp luật một số văn bản được trình bày bằng cả hai thứ tiếng (hợp đồng). 5. Chữ ký : Được trình bày ở dưới góc phải của văn bản Thể thức đề ký được quy định. - VD: Giám đốc (Ký tên, đóng dấu) - Giám đốc ký trực tiếp hoặc theo thể thừa lệnh những văn bản theo quy định VD: TL. Giám đốc Chánh văn phòng (Ký tên,đóng dấu) 6. Dấu của cơ quan Dấu được coi là tư cách pháp nhân của cơ quan ban hành văn bản. Dấu của cơ quan có 2 loại: dấu chức danh và dấu cơ quan. Ngoài ra còn có dấu chỉ mức độ mật, khẩn.Dấu chỉ được đóng lên văn bản khi đã có chữ ký và dấu đóng phải ngay ngắn, rõ ràng, trùm 1/3 bên trái chữ ký. 7. Nơi nhận Được trình bày ở góc trái cuối trang văn bản, bằng phông chữ VnTime cỡ chữ 12 kiểu chữ nghiêng đậm, phía được trình bày tên cơ quan, tổ chức, các nhân nhân văn
bản bằng phông chữ VnTime, cỡ chữ 11, kiểu đứng.Đối với văn bản có tên loại có thêm cụm từ “như trên”. VD: Nơi nhận Nơi nhận: - Các phòng ban, công ty  Nhận xét về công tác soạn thảo văn bản Quy trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản tại một công ty tư nhân khá ngắn gọn phù hợp với yếu tố công việc nhưng không thiếu sự chặt chẽ và nghiêm túc: từ soạn thảo, đánh máy, kiểm tra trước khi ký… góp phần nâng cao năng chất lượng công việc. 3.Quản lý văn bản đi, đến 3.1. Chuyển giao văn bản đi Tất cả văn bản do cơ quan ban hành và gửi đến cơ quan, đơn vị, đối tác thì gọi là công văn đi. Việc quản lý văn bản đi của công ty do cán bộ văn thư phụ trách. Cán bộ văn thư có trách nhiệm giao cho cán bộ đánh máy, đánh máy và in văn bản. Các tủ tục chuyển giao văn bản đi Bước 1: trình văn bản đi Văn bản đi của cơ quan sau khi được soạn thảo và in ấn song thì phải trình cho chánh văn phòng xem xét sau đó mới trình cho ban lãnh đạo là giám đốc ký chính thức. Bước 2: Xem lại thể thức, ghi sổ, ngày tháng văn bản Văn thư có nhịêm vụ soát lại lần cuối tất cả các yếu tố và thể thức văn bản theo quy định hịên hành, những văn bản không đủ về thể thức nhất thiết phảI sửa lại trước khi chuyển giao đến người có trách nhiệm giải quýêt . Bước3: Nhân bản, ký, đóng dấu văn bản đi - Nhân bản : là văn bản được photo theo đúng thành phần nơi nhận. - Sau khi soạn thảo và in ấn song thì chánh văn phòng phải xem xét lại rồi mới trình lên giám đốc. - Đón dấu: Việc đóng dấu văn bản do cán bộ văn thư đóng dấu công văn đI văn bản có chữ ký hợp lệ và có chữ ký nháy ở cuối văn bản thì mới đúng với thể thức.dấu đóng phải rõ ràng đúng màu mực quy định.
Bước 4: Đăng ký văn bản đi Tất cả văn bản đi do cơ quan phát hành được đăng ký thống nhất vào sổ công văn đi của cơ quan để tiện theo dõi, quản lý văn bản được chặt chẽ. Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức đăng ký văn bản bằng số. Qua khảo sát tìm hiểu và được làm thực tế tại công ty tôi thấy phương pháp đăng ký văn bản đi của công ty so với lý thuyết đã được học giống nhau. Mẫu sổ đến có 8 cột: Cột thứ nhất là:Ngày, tháng của văn bản - Cột thứ hai là: Số ký hiệu văn bản - Cột thứ ba là: Tên loại và trích yếu nội dung - Cột thứ tư là: Người ký - Cột thứ năm là: Nơi nhân - Cột thứ sáu là: Đơn vị hoặc người nhân bản lưu - Cột thứ bảy là: Số lượng văn bản - Cột thứ tám là: Ghi chú - Bước 5: Chuyển, giao văn bản Khi chuyển giao văn bản đi thì văn bản phải được cho vào phong bì, dán cẩn thận và ngoài bì ghi rõ nơi nhận. Cuối cùng văn thư chuyển văn bản qua đường bưu điện hoặc trực tiếp đưa đến địa chỉ nơi nhận, tất cả các loại văn bản đều phải vào sổ. Chuyển, giao công văn đi có kèm theo phiếu gửi để cán bộ văn thư dễ theo dõi, kiểm tra chặc chẽ việc vận chuyển để nắm chắc kết quả giao, nhận, kịp thời phát hiện xử lý trường hợp chậm trễ, thất lạc. Bước 6: Lưu công văn đi Mỗi công văn đề lưu ít nhất 2 lần: 1 bản để lập hộ sơ theo dõi công văn ở cá nhân hoặc đơn vị soạn thảo văn bản, bản ký chính thức được sắp xếp theo thừng văn bản để tra tìm, phục vụ khi cần. Những bản lưu được sắp xếp theo từng loại, tháng, năm và sau 3 tháng được bàn giao vào lưu trữ. Số lượng văn bản ban hành 2006-2007 là 988 văn bản Quyết định : 105 văn bản Báo cáo : 97 văn bản Thông báo : 230 văn bản Công văn : 350 văn bản
Giấy mời họp : 79 văn bản Và một số loại văn bản khác Nhận xét: ưu điểm: Văn bản của công ty đã áp dụng sổ đăng ký công văn đi để đảm bảo cho công tác quản lý công văn giấy tờ của cơ quan được chặt chẽ, tránh thất thoát góp phần giải quyết công việc được thuận tiện, dễ dàng và nhanh chóng năng cao hiệu quả công việc. Nhược điểm: Văn thư của công ty đôi khi đánh máy còn thừa văn bản hoặc thiếu văn bản làm ảnh hưởng chất lượng chất công việc. Do tính chất công việc kinh doanh cần tính chính xác và nhanh chóng nên cán bộ văn thư đôi lúc còn bỏ qua nhiều khâu. 3.2. Quản lý văn bản đến Văn bản đến là văn bản từ cơ quan ngoài gửi đến bằng con đường trực tiếp hay qua đường bưu điện. Văn thư ở công ty là nơi tiếp nhận tất cả các loại công văn giấy tờ đến cơ quan. Văn thư có trách nhiệm tiếp nhận và chuyển văn bản đến các phòng, cá nhân để giải quyết. Nguồn văn bản đến của công ty không rộng chủ yếu là các hợp đồng ký kết trong kinh doanh, các đơn vị có liên quan đến lĩnh vực kinh tế, số ít là của các UBND mà công ty có cơ sở đóng tại đó. Văn thư đảm nhiệm công việc nhận văn bản đến, ký nhận sau đó chuyển tới người có trách nhiệm giải quyết.Trong trường hợp giám đốc đi vắng chánh văn phòng có thể trực tiếp bọc bì văn bản đến của công ty. 3.3. Tiếp nhận và chuyển văn bản để giải quyết Cán bộ văn thư sau khi nhận công văn từ chánh văn phòng,từ đây chánh văn phòng căn cứ chức năng nhiệm vụ quyền hạn của cá nhân để phân phụ trách giải quyết sau đó nhân viên trong phòng tiến hành đóng dấu đến vào số ký hiệu, trích yếu nội dung … từ đó nhân viên căn cứ vào ý kiến của chánh văn phòng và chuyển giao văn bản: thời gian, địa chỉ chuyển đến cho ai, phòng nào để giải quyết. Thực tế cho thấy việc bóc bì văn bản so với kiến thức được học có sự khác nhau. Đối với công ty thì giám đốc trực tiếp bóc bì tất cả các giấy tờ, công văn gửi đến, rồi cho ý kiến chỉ đạo giải quyết. Chánh văn phòng nhận và mới chuyển cho cán bộ văn thư vào sổ, photo và chuyển giao. Còn theo lý thuyết được học sau khi văn bản đến
cơ quan cán bộ văn thư là người trực tiếp bóc bì văn bản, phân loại văn bản sau đó vào sổ quản lý văn bản đến rồi chuyển lãnh đạo cơ quan xem xét cho ý kiến giải quyết. Từ đó cán bộ văn thư căn cứ vào đó để chuyển văn bản tới người có trách nhiệm giải quyết. So với lý thyết vào thực tiễn tuy khác nhau nhưng chất lượng giải quyết công việc trong công ty vẫn đạt hiệu quả cao. Việc đóng dấu đến sau khi nhận văn bản từ chánh văn phong rồi văn thư tiến hành đóng dấu đến và vào sổ quản lý văn bản đến. Điều này nhằm mục đích kiểm soát được toàn bộ khối lượng văn bản đến công ty vào ngày nào, số lượng văn bản là bao nhiêu, cần photo gửi đi đến cá nhân nào,đối tác và đơn vị nào. Bảng kê số lượng các văn bản đến của công ty trong năm 2006- 2007: Trong quá trình kinh doanh và giao dịch công ty tiếp nhận 264 văn bản đến bao gồm: 12 văn bản của thành phố,phương. 210 văn bản của đối tác làm kinh doanh. 42 của bộ thương mại. Nhận xét: Thực tế việc tiếp nhận quản lý văn bản đến của công ty cho thấy văn thư công ty làm rất tốt khâu này ngày từ khâu tiếp nhận văn bản và chuyển giao văn bản tới người giải quyết. Cũng như văn bản đi, sổ ghi văn bản đến mỗi năm của công ty cũng được thay đổi.Việc theo dõi giải quyết văn bản đến sau khi chuyển giao cho các phòng cá nhân để giải quyết chánh văn phòng là người có trách nhiệm theo dõi kiểm tra đôn đốc thực hiện văn bản đó. 4. Quản lý con dấu. Trong công ty tư con dấu không chỉ là yếu tố thể thức văn bản mà còn thể hiện tính chân thực và hiệu lực pháp lý của mọi giấy tờ công văn của công ty. Quản lý con dấu của công ty được thực hiện theo văn bản hướng dẫn của nhà nước: Nghị định của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu. Công ty không phải cơ quan nhà nước nên không có nhiều thẩm quyền chỉ được dùng nhưng con dấu theo quy định của nhà nước cho phép sử dụng cụ thể là dấu chức danh, dấu thể hiện hiệu lực của công ty. * Quản ký và sử dụng con dấu Chánh văn phòng là người chịu trách nhiệm về quản lý con dấu trước công ty.
Cán bộ văn thư là người được giao giữ và sử dụng con dấu và chịu trách chánh nhiệm trước chánh văn phòng Các văn bản khi được giám đốc ký thì được mang đến phòng văn thư đóng dấu. Con dấu luôn được cán bộ văn thư có trách nhiệm bảo quản trong hộp và khi dóng dấu song và hết giờ làm việc hộp dấu được đưa vào tủ khóa cẩn thận, con dấu được quản lý rất chặc chẽ, văn thư không cho ai mượn con dấu khi không có ý kiến của cấp trên nếu có thì phải có biên bản bàn giao. Thực tế công việc không nhiều cho văn thư trong công ty nên công việc quản lý con dấu là khá tốt và cẩn thận.Dấu dóng theo đúng quy định của nhà nước đóng dấu chùm 1/3 chữ ký. Công ty không có hiện tưởng đóng dấu khống và khi đóng dấu,đóng dấu thì phải có chữ ký của giám đốc hoặc người được ủy quyền mới được đóng dấu. 5. Công tác lập hồ sơ và lưu ở công ty Lập hồ sơ là khâu cuội cùng trong công tác văn thư và nó là mắt xích, là cầu nối liền giữa công tác văn thư và lưu trữ vì thế công ty cũng có một số quy định về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ như sau: Công ty chỉ có một phòng chuyên làm công tác văn thư và khối lượng văn bản không đồ sộ nên việc thu thập các văn bản rất dễ dàng.Nhận thấy đặc điểm vậy,Cán bộ văn thư chỉ cần tổng hợp lại dựa trên những sổ đã lập ở đầu năm và có trách nhiệm lập hồ sơ đối với những văn bản chưa được lập hồ sơ. - Chỉ lưu lại những văn bản phản ánh đến chức năng nhiệm vụ quyền hạn của công ty. - Hồ sơ được lập ra phải được biên nhận đầy đủ và chính xác. - Việc lập hồ sơ hiện hành của công ty được tiến hành vào thời gian cuối năm hoặc sau khi một kế hoạch kết thúc.Các phòng, cá nhân căn cứ vào những công việc được giao và những văn bản hình thành trong quá trình giải quyếtt công việc để phân loại ra từng vấn đề.  Cách biên nhận bên trong, bên ngoài hồ sơ * Biên mục bên ngoài bìa hồ sơ công ty dùng bìa hồ sơ theo dúng mẫu quy định, gồm các thành phần - Tên cơ quan hình thành phông: khi lập hồ sơ đơn vị, cá nhân ghi đầy đủ, chính xác tên cơ quan.
Công ty thương mại Bình Minh Việt -Tên đơn vị: ghi tên đơn vị lập hồ sơ Phòng Kế hoạch - Tiêu đề hồ sơ: Ghi ngắn gọn, phản ánh đầy đủ, chính xác nội dung vấn đề hình thành trong quá trình giải quyết công việc. Ví dụ: Hồ sơ về tổ chức nhân viên của toàn công ty - Thời gian bắt đầu và kết thúc: Được ghi phía dưới tiêu đề hồ sơ Từ ngày 1/1/2005 đến 1/1/2007 - Tờ số: là tờ văn bản trong hồ sơ Ví dụ: Hồ sơ có 80 văn bản - Thời hạn bảo quản: Được qui định theo 3 mức tạm thời vĩnh viễn, lâu dài. - Số lưu trữ: Gồm số phông - Mục lục số - Hồ sơ số * Biên mục bên trong hồ sơ - Viết mục lục văn bản : kể tất cả những văn bản có trong hồ sơ và tờ mục lục văn bản (theo mẫu) Số KH Ngày tháng Tác giả Tên loại và S TT Tờ số Ghi số Văn bản văn bản văn bản trích yếu ND 1 2 3 4 5 6 7 - Ghi chứng từ kết thúc: Là ghi những thông tin cần thiết về hồ sơ Ví dụ : Đơn vị bảo quản có 27 tờ Mục lục văn bản có 01 tờ Đặc điểm trạng thái văn bản A: Không bị nấm mốc, ố vàng
Hà Nội, ngày tháng năm Người lập hồ sơ II. Quản trị văn phòng 1. Mô hình văn phòng Trụ sở của công ty tuy không rộng nhưng các phòng được bố trí khá thích hợp và khoa học cho hoạt đông kinh doanh. Do tích chất là công ty tư nên chỉ có khác của công ty chứ không tiếp nhân dân như các văn phòng, cơ quan của nhà nước chính vì vậy phòng văn thư được bố trí ở tầng hai và gần với phòng giám đốc nhầm thuận tiện cho quá trình giải quyết công việc. Cách bố trí làm việc vủa cán bộ văn thư rất kéo và khoa học phù hợp với diện thích 17 m2, trong phòng có 3 bàn làm việc 1 bàn lớn được đặt đối diện cửa vào, sát tường.Đây là bàn làm việc của người phục trách của phòng(chánh văn phòng)2 bàn nhỏ hơn được kê đối nhau làm ở hai bên của bàn lớn, là bàn làm việc của nhân viên.Phòng còn có bàn uống nước để tiếp khác của công ty.Những trang thiết bị văn phòng khá đầy đủ và hiện đại: Máy vi tính,máy photo, máy Fax, máy in, quạt, điều hòa, tủ đựng tài liệu, hộp đựng con dấu, điện thoại.Cửa văn phong là kính cách âm,phù hợp cho văn phong gần đường hạn chế được tiếng ồn do xe gây ra tạo môi trường làm việc yên tĩnh cho nhân viên. 2.Tổ chức lao động khoa học Hiện nay công ty có 148 nhân viên, đảm nhiệm các công việc khác nhau của công ty trong đó có 3 nhân viên phụ trách công tác giấy tờ( hành chính văn thư). Người đứng đầu Công ty là Giám đốc Châu Bá Minh – chánh văn phòng là người phụ trách công tác văn thư – lưu trữ dưới có hai nhân viên trợ giúp.Công việc chuyên môn không nhiều nên bộ phận văn thư còn là lực lượng tham mưu trong công việc kinh doanh cho giám đốc. VD: Có những chuyến đi công tác tìm kiếm mặt hàng thì nhân viên phòng văn thư đôi lúc cũng đi cùng Tuy là tuyển người làm ở cả hai lĩnh vực văn thư và lưu trữ nhưng cán bộ vẫn làm lẫn công việc của nhau, nhiều lúc việc cấp bách cần giải quyết sớm thì phải sử dụng tất cả nhân lực.Đây có thể là điểm khác giữa bộ phận văn thư của các cơ quan nhà nước với công ty tư nhân