Luận văn Thạc sĩ Định hướng ứng dụng: Tổ chức công tác lưu trữ tại các trường Cao đẳng trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh

Chia sẻ: Hao999 Hao999 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:107

Thêm vào BST

Báo xấu

22
lượt xem 3
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Luận văn được nghiên cứu với mục tiêu nhằm xác định được thực trạng tổ chức công tác lưu trữ tại các trường cao đẳng trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh. Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong tổ chức công tác lưu trữ tại các trường cao đẳng trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Định hướng ứng dụng: Tổ chức công tác lưu trữ tại các trường Cao đẳng trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI NGUYỄN VĂN CHÌ TỔ CHỨC CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CÁC TRƯỜNG CAO ĐẲNG TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG CHUYÊN NGÀNH: LƯU TRỮ HỌC Hà Nội, Tháng 12/2020
BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI NGUYỄN VĂN CHÌ TỔ CHỨC CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CÁC TRƯỜNG CAO ĐẲNG TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG Chuyên ngành: Lưu trữ học Mã số: 8320303 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. ĐỖ VĂN HỌC Hà Nội, Tháng 12/202
BẢN CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu của tôi, với sự hướng dẫn của TS. Đỗ Văn Học. Các trích dẫn, số liệu nêu trong luận văn là hoàn toàn trung thực, có nguồn gốc rõ ràng, không sao chép nguyên văn bất kỳ công trình nghiên cứu nào đã được công bố. ……, ngày ….tháng… năm 2020 Tác giả luận văn Nguyễn Văn Chì
LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành luận văn “Tổ chức công tác lưu trữ tại các trường Cao đẳng trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh”, trước hết tôi xin trân trọng cảm ơn đến Khoa Văn thư – Lưu trữ, phòng Đào tạo sau đại học trường Đại học Nội vụ Hà Nội cùng các thầy cô trực tiếp quản lý, giảng dạy đã truyền đạt, trang bị cho tôi những kiến thức vô cùng quý báu trong suốt thời gian học tập tại trường. Tôi xin trân trọng cảm ơn sự giúp đỡ của các cán bộ, viên chức làm công việc văn thư - lưu trữ cùng ban lãnh đạo tại 8 trường cao đẳng mà tôi trực tiếp khảo sát và lấy số liệu thực tế, các đồng chí, đồng nghiệp trong cơ quan đã tạo điều kiện cho tôi hoàn thành luận văn. Đặc biệt, tôi xin cảm ơn TS. Đỗ Văn Học người thầy đã tận tình chỉ dẫn và giúp đỡ tôi trong suốt quá trình nghiên cứu để hoàn thành luận văn. Trong suốt quá trình hoàn thành luận văn, bên cạnh sự nỗ lực của bản thân để tìm hiểu và nghiên cứu, còn có sự kế thừa, tổng hợp tài liệu của các nhà nghiên cứu đi trước, nhưng chắc chắn luận văn không tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được những ý kiến góp ý xây dựng để luận văn được hoàn thiện hơn. Xin trân trọng cảm ơn.
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT BGH Ban Giám hiệu BGDĐT Bộ Giáo dục và đào tạo CB-GV-NV Cán bộ, giảng viên, nhân viên CĐ Cao đẳng CĐN Cao đẳng nghề CTĐT Chương trình đào tạo CTCT-HSSV Công tác Chính trị - Học sinh Sinh viên CSGDNN Cơ sở giáo dục nghề nghiệp GDNN Giáo dục nghề nghiệp HSSV Học sinh Sinh viên KT&ĐBCL Khảo thí và Đảm bảo chất lượng KHCN Khoa học và công nghệ QLKH-HTQT Quản lý Khoa học - Hợp tác Quốc tế Sở LĐTB&XH Sở Lao động Thương binh và Xã hội Sở GD&ĐT Sở Giáo dục và Đào tạo Tp.HCM Thành phố Hồ Chí Minh TLLT Tài liệu lưu trữ TC-HC-TH Tổ chức – Hành chính – Tổng hợp TS-ĐT Tuyển sinh - Đào tạo UBND Ủy ban nhân dân
MỤC LỤC Trang phụ bìa Lời cam đoan Lời cảm ơn Danh mục các chữ viết tắt Mục lục Trang MỞ ĐẦU……………………………………………………………………...1 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC LƯU TRỮ …………………………………………………….7 1.1. Cơ sở lý luận về tổ chức công tác lưu trữ ………………………………..7 1.1.1. Một số khái niệm .………………………………………………...……7 1.1.2. Tổ chức công tác lưu trữ …..……………………………………..….....9 1.2. Cơ sở pháp lý về tổ chức công tác lưu trữ ……………………………...14 1.2.1. Quy định của Nhà nước ……………………..……………………......14 1.2.2. Quy định của UBND và Sở Nội vụ thành phố Hồ Chí Minh …....…...15 1.2.3. Quy định của một số trường cao đẳng ……..…………………..………...16 1.3. Thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của các trường cao đẳng ……………………..……………………………………………....16 1.3.1. Thành phần tài liệu của trường cao đẳng …………………...……….......16 1.3.2. Nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của trường cao đẳng…..17 1.3.3. Giá trị của tài liệu lưu trữ đối với trường cao đẳng …………………..18 Tiểu kết chương 1……………………………………………...…………… 20 Chương 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CÁC TRƯỜNG CAO ĐẲNG TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH…...21 2.1. Khái quát về các trường cao đẳng trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh……………………………………………………………...………….21 2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn cơ cấu tổ chức của trường cao đẳng ……..….…..22 2.2.1. Nhiệm vụ quyền hạn ………………………………………………….22 2.2.2. Cơ cấu tổ chức …………………………………………….………….23 2.3. Thực trạng tổ chức công tác lưu trữ tại các trường cao đẳng trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh ……………..…………………………………......23 2.3.1. Tổ chức hoạt động quản lý ...................................................................23
2.3.2. Tổ chức hoạt động nghiệp vụ công tác lưu trữ tại các trường cao đẳng …………………………………………………………………………30 2.4. Nhận xét và đánh giá về tổ chức công tác lưu trữ tại các trường cao đẳng trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh …………………...…………..………37 2.4.1. Ưu điểm………………………………………………………...……..37 2.4.2. Hạn chế của tổ chức công tác lưu trữ tại các trường …………………38 2.4.3. Nguyên nhân của những hạn chế ………………………..……………42 Tiểu kết chương 2 …………………………………………………...………43 Chương 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CÁC TRƯỜNG CAO ĐẲNG TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH………………………….……..44 3.1. Yêu cầu phải đổi mới công tác lưu trữ tại các trường cao đẳng ……………………………………………………………....................44 3.1.1. Yêu cầu phát triển của các trường cao đẳng trong hệ thống giáo dục quốc dân …………………………………………………………………….44 3.1.2. Yêu cầu đổi mới, hội nhập đáp ứng nhu cầu của xã hội ………...…....45 3.1.3. Yêu cầu đối với hoạt động chuyên môn và quản lý của các trường cao đẳng …………………………………………………………………………46 3.1.4. Yêu cầu đổi mới để quản lý và sử dụng tài liệu liệu lưu trữ hiệu quả…………………………………………………………………………...46 3.2. Một số giải pháp ………………..……………………………................47 3.2.1. Nhóm giải pháp về hoạt động quản lý……..………………………….48 3.2.2. Nhóm giải pháp về hoạt động chuyên môn nghiệp vụ ……..……...…51 Tiểu kết chương 3 ……………………………………………………...……58 Kết luận ………………………………………………..……………………59 Tài liệu tham khảo …………………………………………………………..61 Phụ lục ………………………………………………………………………66
1 MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Một là, Giáo dục luôn có vị trí cực kì quan trọng trong việc nâng cao dân trí, phát triển nguồn nhân lực, bồi dưỡng nhân tài, góp phần phát triển đất nước. Để phục vụ cho nhiệm vụ cao cả đó, cùng với hệ thống các trường giáo dục, đào tạo khác, hệ thống các trường cao đẳng có vị trí vô cùng quan trọng vào sự nghiệp giáo dục của cả nước, đào tạo đội ngũ cán bộ, đáp ứng yêu cầu xây dựng và bảo vệ tổ quốc. Hai là, trong quá trình hoạt động của các trường cao đẳng, một khối lượng tài liệu lớn đã sản sinh ra và có giá trị nhiều mặt đối với các hoạt động của Nhà trường, của sinh viên, của xã hội. Tuy nhiên công tác lưu trữ còn chưa đáp ứng được nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu cũng như bảo quản những tài liệu có giá trị. Ba là, với tình hình thực tế, việc tổ chức và hoạt động trong công tác lưu trữ của các trường cao đẳng trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh, trong đó có trường công lập và trường tư thục hiện nay còn nhiều tồn tại. Việc tổ chức công tác lưu trữ còn chưa đáp ứng được yêu cầu, thể hiện ở việc bố trí cán bộ chưa hợp lý, một số trường chưa có kho lưu trữ riêng, trang thiết bị bảo quản tài liệu còn thiếu, tài liệu còn nằm rải rác ở nhiều phòng, ban, đơn vị trong trường do các đơn vị tự quản lý bảo quản tài liệu. Tài liệu hiện nay chưa được quản lý tập trung, thống nhất, do đó khi có nhu cầu tra tìm tài liệu thì gặp nhiều khó khăn. Từ việc đánh giá thực trạng tổ chức công tác lưu trữ tại các trường cao đẳng, tìm ra những nguyên nhân và đề xuất những giải pháp phù hợp với tình hình thực tế, nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu quả hoạt động tổ chức công tác lưu trữ là vấn đề cần thiết và cấp bách để bảo quản an toàn tài liệu có giá trị hình thành trong các trường cao đẳng. Chính vì vậy, việc tác giả chọn đề tài: “Tổ chức công tác lưu trữ tại các trường Cao đẳng trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh” để làm luận văn thạc sĩ của mình là rất cần thiết.
2 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài Qua quá trình thực hiện luận văn thạc sĩ, tôi đã tham khảo và học tập được một số kinh nghiệm từ các công trình như sau: - Một số luận văn thạc sĩ liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ trong trường học: 1. Hoàng Văn Thanh, (năm 2010) “Công tác lưu trữ trong các trường Cao đẳng: Thực trạng và giải pháp”, tác giả đã thông qua việc nghiên cứu lý luận, pháp lý của công tác lưu trữ; nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của trường cao đẳng; khảo sát, đánh giá tình hình thực tế về công tác lưu trữ hướng tới việc nghiên cứu và đề xuất một số giải pháp tối ưu nhằm nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ trong các trường cao đẳng. 2. Lê Phương Bình, (năm 2016), “Giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại các trường cao đẳng công lập thuộc thành phố Hồ Chí Minh”, trên cơ sở nghiên cứu thực trạng về công tác văn thư, lưu trữ tại một số trường cao đẳng công lập thuộc thành phố Hồ Chí Minh, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại các trường Cao đẳng công lập thuộc thành phố Hồ Chí Minh. 3. Nguyễn Thị Mai Sa (năm 2019) “Tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ tại trường Đại học Sài Gòn”, trên cơ sở nghiên cứu lý luận và pháp lý về công tác lưu trữ, tác giả đánh giá thực trạng công tác tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ tại trường Đại học Sài Gòn, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ lãnh đạo, quản lý hoạt động của trường đại học Sài Gòn. - Ngoài ra còn có một số sách về lưu trữ như: + Phan Đình Nham - Bùi Loan Thùy (2015), Lưu trữ học đại cương Nxb Đại học Quốc gia TP. HCM. + Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (1990), Lý luận và thực tiễn công tác Lưu trữ, Nxb Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp , Hà Nội. - Một số báo, tạp chí, bài viết tham luận:
3 + Pham Đình Nham, “Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ trong thời kỳ đổi mới đất nước”, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 1/1994. + Vũ Thị Phụng, “Giá trị của tài liệu lưu trữ và trách nhiệm của các cơ quan lưu trữ Việt Nam”, Kỷ yếu hội thảo khoa học quốc tế “Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc”, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Hà Nội, tháng 4/2008. - Đối với những công trình nghiên cứu khác + Công trình hành chính: Luận văn chuyên ngành Quản lý công, Học viện Hành chính thành phố Hồ Chí Minh về “Quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại các trường cao đẳng công lập ở thành phố Hồ Chí Minh”, năm 2013 của tác giả Nguyễn Thị Ái Chi. Trong những công trình đã được nghiên cứu trước, nhiều tác giả như: tác giả Hoàng Văn Thanh đã làm rõ hơn nhận thức về công tác lưu trữ trong hoạt động của các trường cao đẳng; tác giả Lê Phương Bình, nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại các trường cao đẳng công lập thuộc thành phố Hồ Chí Minh; tác giả Nguyễn Thị Ái Chi, nhằm hoàn thiện công tác quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ tại các trường cao đẳng công lập thuộc thành phố Hồ Chí Minh. Các tác giả nêu trên đều hướng tới nghiên cứu công tác lưu trữ trong phạm vi đối các trường cao đẳng công lập. Đối với đề tài luận văn “Tổ chức công tác lưu trữ tại các trường cao đẳng trên địa bàn Thành phồ Hồ Chí Minh”, tôi đang hướng tới nghiên cứu tổ chức công tác lưu trữ không chỉ đối với các trường cao đẳng công lập mà còn nghiên cứu khảo sát cả các trường cao đẳng tư thục mà những tác giả trước chưa đề cập tới. Vì thế, đề tài luận văn mà tôi lựa chọn ở đây là đề tài mới, không có sự trùng lắp với bất kỳ công trình nào đã có từ trước. 3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 3.1. Mục tiêu Xác định được thực trạng tổ chức công tác lưu trữ tại các trường cao đẳng trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh.
4 Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong tổ chức công tác lưu trữ tại các trường cao đẳng trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh. 3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu Nghiên cứu cơ sở lý luận, pháp lý về tổ chức công tác lưu trữ; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của trường cao đẳng. Khảo sát thực tế tại một số trường cao đẳng về tổ chức công tác lưu trữ (tổ chức bộ phận lưu trữ, bố trí cán bộ, kho tàng, trang thiết bị, ban hành quy chế văn thư, lưu trữ, kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ); khảo sát việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ (thu thập, bổ sung tài liệu, xác định giá trị tài liệu, bảo quản an toàn tài liệu, thống kê xây dựng hệ thống công cụ tra cứu, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ) từ đó đánh giá những ưu điểm, tồn tại công tác này. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4.1. Đối tượng nghiên cứu Công tác lưu trữ tại các trường cao đẳng trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh như: về nhân sự, công tác hướng dẫn, kiểm tra, đánh giá, tài liệu lưu trữ, cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ lưu trữ. 4.2. Phạm vi nghiên cứu Thực hiện nghiên cứu, khảo sát từ 6 đến 10 trường cao đẳng trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh, trong đó chọn một số trường cao đẳng công lập và một số trường cao đẳng tư thục để khảo sát. Trong 45 trường Cao đẳng trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh [phụ lục số 02], tác giả chọn 8/45 trường để khảo sát với những tiêu chí như sau: - Những trường Cao đẳng có bề dày lịch sử hình thành và hoạt động trên 30, đào tạo có uy tín, chất lượng đáp ứng nhu cầu của xã hội. - Một số trường dưới sự quản lý của các sở, ngành khác nhau, như: Trường Cao đẳng Nghề, Trường Cao đẳng Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh, Trường Cao đẳng Lý Tự Trọng Thành phố Hồ Chí Minh dưới sự quản lý của Sở Lao động – Thương binh và xã hội; Trường Cao đẳng Giao thông Vận tải Thành phố Hồ Chí Minh dưới sự quản lý của Sở Giao thông vận tải Thành phố Hồ Chí Minh; Trường Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật Thành phố Hồ Chí Minh dưới sự quản lý của Sở Văn
5 hóa và thể thao, cùng một số trường cao đẳng tư thục để so sánh giữa trường công lập và trường tư thục, đây cũng là nguồn tài liệu phong phú, đa dạng trong hoạt động đào tạo, nghiên cứu. - Ngoài ra một số trường Cao đẳng công lập còn nằm trong danh mục nộp, lưu hồ sơ lưu trữ có giá trị thời hạn bảo quản vĩnh viễn về Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố. Các trường được khảo sát thực tế, gồm: - Trường Cao đẳng công lập: Trường Cao đẳng Nghề Thành phố Hồ Chí Minh; Trường Cao đẳng Giao thông vận tải Thành phố Hồ Chí Minh; Trường Cao đẳng Lý Tự Trọng Thành phố Hồ Chí Minh; Trường Cao đẳng Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh; Trường Cao đẳng Văn hóa Nghệ thuật Thành phố Hồ Chí Minh. - Trường Cao đẳng tư thục: Trường Cao đẳng Kinh tế - Công nghệ TP. HCM; Trường Cao đẳng Viễn Đông TP. HCM; Trường Cao đẳng Thực hành FPT tại TP. HCM. Về không gian: Đề tài thực hiện nghiên cứu về công tác tổ chức và hoạt động lưu trữ, về nhân sự, cơ sở vật chất, trang thiết bị, khối tài liệu lưu trữ của các trường cao đẳng trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh. Về thời gian: khảo sát công tác lưu trữ kể từ năm 2015 đến năm 2019 5. Phương pháp nghiên cứu Để thực hiện đề tài này, tác giả kết hợp sử dụng các phương pháp như: - Phương pháp luận của lưu trữ học: Nguyên tắc tính Đảng, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện, tổng hợp khi xem xét những vấn đề thành phần, nội dung tài liệu, cơ sở lý luận vào việc xác định giá trị tài liệu, thu thập, bổ sung, phân loại và xây dựng công cụ tra cứu cũng như trong việc tìm ra các giải pháp đổi mới để nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ đối với các trường cao đẳng. - Phương pháp phân tích: Vận dụng phương pháp này để tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của trường cao đẳng để xác định nguồn gốc hình thành và nội dung cơ bản của tài liệu lưu trữ tại các trường cao đẳng. - Ngoài ra tác giả còn sử dụng phương pháp điều tra bằng bảng câu hỏi để khảo sát thực tế; phương pháp phỏng vấn tác giả tiếp nhận được những thông tin từ
6 những cán bộ, viên chức, người lao động trực tiếp làm công tác lưu trữ, các giảng viên và lãnh đạo nhà trường về tình hình thực tế công tác lưu trữ tại trường. - Phương pháp hệ thống, so sánh, phân tích nghiên cứu khảo sát, phỏng vấn trực tiếp, gián tiếp… Tác giả còn sử dụng phương pháp thống kê số lượng hồ sơ, tài liệu, trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ, tổng hợp những báo cáo, số liệu đã thu thập được để lập bảng biểu so sánh một số trường cao đẳng. 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài Ý nghĩa lý luận: Đề tài góp phần làm sáng tỏ những vấn đề liên quan đến lý luận tổ chức công tác lưu trữ đối với loại hình cơ quan là trường cao đẳng đơn vị sự nghiệp công lập và tư thục; Ý nghĩa thực tiễn: Kết quả nghiên cứu của luận văn góp phần giúp cơ quan quản lý nhà nước về công tác lưu trữ có góc nhìn toàn diện hơn về công tác lưu trữ trong các trường cao đẳng. Từ đó có những tác động phù hợp từ góc độ quản lý nhà nước; kết quả nghiên cứu là tài liệu tham khảo bổ ích cho việc nghiên cứu và đào tạo trong công tác lưu trữ. Giúp ban lãnh đạo và cán bộ lưu trữ nhận ra tầm quan trọng của lưu trữ về sự phát triển của nhà trường nói riêng và các cơ quan, tổ chức nói chung. 7. Bố cục của luận văn Ngoài lời mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục, nội dung luận văn gồm ba chương: Chương 1: Cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về tổ chức công tác lưu trữ. Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác lưu trữ tại các trường Cao đẳng trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh. Chương 3: Các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động tổ chức công tác lưu trữ tại các trường Cao đẳng trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh.
7 Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC LƯU TRỮ 1.1. Cơ sở lý luận về tổ chức công tác lưu trữ 1.1.1. Một số khái niệm 1.1.1.1. Khái niệm tổ chức Tổ chức là sự “sắp xếp các bộ phận cho phối hợp với nhau để toàn bộ trở thành một cơ cấu nhất định”; nói cách khác “Tổ chức là sắp xếp, bố trí cho thành một chỉnh thể, có một cấu tạo, một cấu trúc và những chức năng chung nhất”. [51] Tổ chức là quá trình sắp xếp và bố trí các công việc, giao quyền hạn và phân phối các nguồn lực của tổ chức sao cho chúng đóng góp một cách tích cực và có hiệu quả vào mục tiêu chung của cơ quan. Theo Từ điển Bách khoa Việt Nam: Tổ chức là “hình thức tập hợp, liên kết các thành viên trong xã hội (cá nhân, tập thể) nhằm đáp ứng yêu cầu, nguyện vọng, lợi ích của các thành viên, cùng nhau hành động vì mục tiêu chung”. [52] 1.1.1.2. Khái niệm công tác lưu trữ Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. [59] Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội. Vì vậy, công tác lưu trữ được tổ chức ở tất cả các quốc gia trên thế giới và là một trong những hoạt động được các nhà nước quan tâm. Công tác lưu trữ bao gồm những vấn đề cơ bản sau: nghiên cứu, triển khai và thực hiện các biện pháp quản lý nhà nước về lưu trữ; thực hiện các nghiệp vụ về lưu trữ; nghiên cứu khoa học về lưu trữ.
8 1.1.1.3. Khái niệm tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ là kết quả hoạt động của một pháp nhân cụ thể, có nguồn gốc là tài liệu văn thư, nhưng không phải tất cả tài liệu văn thư nào đều trở thành tài liệu lưu trữ, mà chỉ gồm những tài liệu có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử. Hiện nay, những tài liệu được lựa chọn để lưu trữ được coi là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việc Nam xã hội chủ nghĩa. Theo Từ điển lưu trữ Việt Nam (1992), tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân được bảo quản cố định trong các lưu trữ để khai thác phục vụ các mục đích chính trị, văn hóa, khoa học, lịch sử, ... của toàn xã hội. Điều 2, khoản 3 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 quy định “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”. Có thể rất nhiều định nghĩa về tài liệu lưu trữ, theo tác giả thống nhất sử dụng khái niệm: “Tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức và được bảo quản trong kho lưu trữ để khai thác phục vụ”. [36] 1.1.1.4. Khái niệm tổ chức công tác lưu trữ Tổ chức công tác lưu trữ là toàn bộ công việc liên quan đến tổ chức quản lý nhằm giữ gìn an toàn tài liệu Phông lưu trữ và phục vụ nghiên cứu, sử dụng tài liệu có hiệu quả. Theo Từ điển Tiếng Việt của Viện ngôn ngữ học, NXB từ điển bách khoa, năm 2011-tr1228: “Sắp xếp, bố trí cho thành 1 chỉnh thể, có 1 cấu tạo, 1 cấu trúc và những chức năng chung nhất định, có trật tự, có nền nếp; Làm những gì cần thiết để tiến hành 1 hoạt động nào đó nhằm có được hiệu quả tốt nhất.
9 Tổ chức công tác lưu trữ là tập hợp các biện pháp nhằm tổ chức khoa học, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức hay doanh nghiệp. 1.1.2. Tổ chức công tác lưu trữ 1.1.2.1. Nguyên tắc tổ chức công tác lưu trữ Khi xây dựng tổ chức tài liệu lưu trữ ở trường cao đẳng phải đảm bảo được nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất. Tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ phải đáp ứng nguyên tắc sử dụng hiệu quả nguồn lực đầu tư cho hoạt động lưu trữ đó là nguồn lực về con người, nguồn lực về cơ sở vật chất. Tổ chức công tác lưu trữ ở trường cao đẳng phải đáp ứng nguyên tắc tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu lưu trữ. 1.1.2.2. Nội dung của tổ chức công tác lưu trữ a) Tổ chức bộ phận quản lý công tác lưu trữ Bộ phận quản lý công tác lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức của một cơ quan. Bộ phận quản lý công tác lưu trữ có chức năng giúp lãnh đạo quản lý công tác lưu trữ trong cơ quan bằng việc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể như: Xây dựng những văn bản quy định về công tác lưu trữ trong cơ quan; quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan; đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ cho cơ quan và hàng năm báo cáo tình hình thực hiện công tác lưu trữ trong cơ quan, lập kế hoạch thực hiện công tác lưu trữ của cơ quan trong thời gian tới. Tại cơ quan trường cao đẳng: tổ chức bộ phận quản lý công tác lưu trữ cơ quan được đặt trong phòng Tổ chức – Hành chính được thể hiện theo quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của đơn vị, quy chế công tác văn thư, lưu trữ cơ quan. b) Tổ chức tuyển dụng và bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ Cán bộ là nhân tố đóng vai trò quan trọng trong công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan. Trình độ của cán bộ lưu trữ có tác động trực tiếp đến phương pháp, cách thức tổ chức khoa học tài liệu trong kho lưu trữ cơ quan. Cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao sẽ tìm ra phương pháp phân loại và sắp xếp tài liệu của
10 cơ quan một cách khoa học hợp lý, dễ tra tìm. Ngược lại trình độ cán bộ chuyên môn thấp sẽ ảnh hưởng không tốt đến cách phân loại và sắp xếp tài liệu của cơ quan ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác khai thác và sử dụng tài liệu. Chính vì vậy, việc tuyển dụng và bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ ở cơ quan là một việc làm cần thiết cần được sự quan tâm trực tiếp sát sao của lãnh đạo văn phòng và lãnh đạo cơ quan. Theo Thông tư số 13/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định mã số và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ, được áp dụng đối với viên chức chuyên ngành lưu trữ làm việc trong các đơn vị sự nghiệp công lập. Tại Điều 2. Điều 3 Thông tư quy định cụ thể về hạng chức danh nghề nghiệp và tiêu chuẩn chung về đạo đức nghề nghiệp của viên chức chuyên ngành lưu trữ. c) Xây dựng kho tàng trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ là di sản văn hóa của dân tộc cần phải được bảo quản an toàn, tránh hư hỏng, mất mát. Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng, hướng dẫn yêu cầu các thông số kỹ thuật về kho lưu trữ chuyên dụng. Tại các lưu trữ cơ quan, việc xây dựng kho tàng, mua sắm các trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản tài liệu phụ thuộc vào sự quan tâm của lãnh đạo cơ quan và cán bộ quản lý văn phòng đối với công tác lưu trữ. Tuy nhiên, mặc dù hầu hết các lưu trữ hiện hành đều chưa xây dựng được kho lưu trữ chuyên dụng nhưng cũng đã có đầy đủ các trang thiết bị như; giá, tủ, hộp, cặp, hệ thống điều hoà nhiệu độ… đảm bảo ở mức tương đối yêu cầu bảo quản tài liệu ở giai đoạn hiện hành. d) Ban hành văn bản quy định và hướng dẫn về công tác lưu trữ Một trong những yếu tố làm căn cứ pháp lý cho việc thực hiện nguyên tắc quản lý tập trung, thống nhất về công tác lưu trữ trong toàn quốc là hệ thống văn bản quy phạm pháp luật của ngành lưu trữ. Hiện nay, nhà nước ta đã xây dựng và ban hành một hệ thống văn bản quy phạm pháp luật tương đối đầy đủ về công tác lưu trữ, cụ thể như:
11 Trước khi có Luật Lưu trữ thì văn bản có giá trị pháp lý cao nhất ngành lưu trữ là Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH ngày 04/4/2001 của Ủy ban thường vụ Quốc hội. Năm 2011, Quốc hội ban hành Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13; đây là bộ Luật cho ngành lưu trữ Việt Nam được thể hiện đầy đủ các Điều, khoản thực hiện các nghiệp vụ công tác lưu trữ. Một số các văn bản như Thông tư, hướng dẫn của Bộ Nội vụ cũng được ban hành để hướng dẫn thực hiện cho hoạt động lưu trữ được thống nhất, hiệu quả. Tại các cơ quan, tổ chức ngoài việc tuân theo những quy định của những văn bản trên cần phải thực hiện những quy định cụ thể của cơ quan ban hành. Những cơ quan được lãnh đạo quan tâm sát sao đến công tác lưu trữ thường ban hành những quy chế, quy định một số điều cụ thể về quản lý công tác lưu trữ, việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và trách nhiệm của các cán bộ, công chức, viên chức cơ quan đối với công tác lưu trữ. e) Kiểm tra, đánh giá hoạt động công tác lưu trữ Thanh tra, kiểm tra là khâu quan trọng trong việc thực hiện chức năng quản lý nhà nước của mỗi cơ quan. Thanh tra, kiểm tra có mục đích, ý nghĩa như: - Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của văn bản nhà nước trong thực tế xem có chính xác không, cần chỉnh sửa, bổ sung gì không. - Thanh tra kiểm tra để phát huy những điểm tích cực, kịp thời phát hiện những sai lệch (nếu có), từ đó tìm biện pháp khắc phục cho phù hợp với tình hình thực tế của từng cơ quan, đơn vị cụ thể. Công tác thanh tra, kiểm tra được tiến hành thường xuyên liên tục theo định kỳ và trong những trường hợp cần thiết thì tiến hành kiểm tra đột xuất. Đối với lưu trữ cơ quan các trường cao đẳng trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh chịu sự thanh tra, kiểm tra của Chi cục Văn thư – Lưu trữ thành phố Hồ Chí Minh. f) Tổ chức hoạt động nghiệp vụ công tác lưu trữ: thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ; phân loại, chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu; xác định giá trị tài liệu; công
12 cụ tra cứu tài liệu; bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ; tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ; thống kê, kiểm tra tài liệu. 1.1.2.3. Mục đích của tổ chức công tác lưu trữ Tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ nhằm giữ gìn an toàn tài liệu của các phông lưu trữ, góp phần giữ gìn tài liệu phông lưu trữ cơ quan. Đó chính là giữ gìn một phần di sản văn hóa của nhân loại. Phục vụ việc nghiên cứu, sử dụng tài liệu vào các mục đích chính đáng của các cơ quan và công dân nhằm phát huy các giá trị của tài liệu lưu trữ. Các cơ quan cần thực hiện tốt công tác lưu trữ để phục vụ thiết thực cho việc khai thác giải quyết công việc trước mắt, lâu dài. Đồng thời đây là nguồn sử liệu quý giá để giới thiệu lịch sử hoạt động của cơ quan. 1.1.2.4. Vai trò của tổ chức công tác lưu trữ của các trường cao đẳng - Đối với hoạt động đào tạo Giúp cho lãnh đạo nhà trường trong việc quản lý tài liệu lưu trữ giấy, tài liệu điện tử được thống nhất, khoa học và đầy đủ những thông tin liên quan đến công tác đào tạo của trường. Công tác lưu trữ có vai trò phục vụ công tác công tác báo cáo, thống kê số lượng, chất lượng đào tạo hàng năm; sơ kết, tổng kết, đánh giá kết quả đã thực hiện trong hoạt động đào tạo để từ đó có cơ sở định hướng, điều chỉnh cho phù hợp với sự phát triển của trường. Nhằn cung cấp, đối chiếu kết quả học tập, văn bằng, chứng chỉ cho học sinh, sinh viên trong quá trình học tập tại trường. Cung cấp những số liệu xác thực trong quá trình mở ngành đào tạo. Phục vụ lãnh đạo nhà trường, cán bộ, giảng viên, học sinh, sinh viên trong việc tra tìm tài liệu được nhanh chóng, chính xác và hiệu quả. - Đối với hoạt động nghiên cứu khoa học và hợp tác quốc tế Giúp lãnh đạo trường quản lý thống nhất, khoa học đối với tài liệu trong hoạt động nghiên cứu khoa học với những đề tài: cấp nhà nước; cấp bộ, ngành; cấp cơ sở. Giúp nhà trường quản lý tài liệu giấy, tài liệu phim ảnh, ghi âm trong các cuộc hội thảo khoa học của nhiều cấp khác nhau.
13 Nhằm đáp ứng những yêu cầu của lãnh đạo nhà trường, cán bộ, giảng viên, học sinh, sinh viên khi cần thiết tra tìm tài liệu phục vụ cho việc nghiên cứu, giảng dạy và học tập trong nhà trường. Đáp ứng cung cấp số liệu, báo cáo, thống kế trong công tác nghiên cứu khoa học, hợp tác quốc tế của nhà trường. Hồ sơ tài liệu phục vụ các chương trình liên kết đào tạo với các trường trong và ngoài nước. - Đối với hoạt động khảo thí và đảm bảo chất lượng Gúp quản lý đầy đủ tài liệu trong hoạt động khảo thí và đảm bảo chất lượng của nhà trường, cung cấp những hồ sơ tự đánh giá chất lượng giáo dục trường cao đẳng và tự đánh giá chất lượng chương trình đào tạo. Thu thập, bảo quản tài liệu lưu trữ trong hoạt động đánh giá của trường phục vụ tài liệu minh chứng trong công tác kiểm định trường chất lượng cao, đánh giá trường đạt tiêu chuẩn ISO. Nhằm nâng cao hiệu quả chất lượng các hoạt động trong nhà trường. - Đối với hoạt động quản lý học sinh sinh viên Gúp nhà trường quản lý đầy đủ những thông tin, tài liệu lưu trữ trong hoạt động quản lý học sinh sinh viên. Nhằm đáp ứng yêu cầu thống kê, báo cáo về số lượng học sinh, sinh viên từ nhiều năm về trước được đầy đủ và chính xác. Đáp ứng thông tin về số lượng sinh viên trong toàn trường theo từng khóa học, từng ngành nghề đào tạo để báo báo. - Đối với hoạt động tổ chức cán bộ Giúp nhà trường trong việc quản lý văn bản, quy định của nhà nước để xây dựng, ban hành những quy định, quy chế trong các hoạt động cơ quan thực hiện đúng quy định, pháp luật của nhà nước. Bảo quản lưu trữ hồ sơ cán bộ, viên chức cơ quan, sắp xếp hồ sơ khoa học, phục vụ công tác tra cứu được nhanh chóng, chính xác và hiệu quả. Giúp cho cán bộ, viên chức nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân.