Luận văn Thạc sĩ Định hướng ứng dụng: Hiện đại hóa công tác quản lý văn bản tại Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội

Chia sẻ: Hao999 Hao999 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:81

Thêm vào BST

Báo xấu

53
lượt xem 5
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục đích nghiên cứu của luận văn là nghiên cứu tổng quan cơ sở lý luận về HĐH công tác QLVB, từ đó đánh giá thực trạng trong giai đoạn 2015 – 2019, nhằm đề xuất một số giải pháp khắc phục những tồn tại và định hướng phù hợp với thực tiễn trong HĐH công tác QLVB tại UBND huyện Sóc Sơn trong giai đoạn 2020 – 2025.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Định hướng ứng dụng: Hiện đại hóa công tác quản lý văn bản tại Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI NGÔ QUỲNH ANH HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN SÓC SƠN, THÀNH PHỐ HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG QUẢN LÝ CÔNG Hà Nội - 7/2020
BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI NGÔ QUỲNH ANH HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN SÓC SƠN, THÀNH PHỐ HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 8340403 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS. LƯU KIẾM THANH Hà Nội - 7/2020
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn thạc sĩ “Hiện đại hóa công tác quản lý văn bản tại Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội” là công trình nghiên cứu của tôi. Trong công trình nghiên cứu này, tôi có tham khảo và tổng hợp kết quả của nhiều công trình nghiên cứu khác và đã có chú thích theo quy định. Công trình này chưa từng được công bố trên bất cứ phương tiện truyền thông nào. Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Hội đồng khoa học về nội dung nghiên cứu của đề tài này. Hà Nội, ngày tháng năm 2020 HỌC VIÊN Ngô Quỳnh Anh
LỜI CẢM ƠN Trước hết, để hoàn thành được chương trình học cao học và hoàn thành luận văn, tôi luôn nhận được sự hướng dẫn, tạo mọi điều kiện và giúp đỡ quý báu của các thầy, cô giáo của Phòng Quản lý sau đào tạo và Khoa Hành chính học của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, gia đình và bạn bè đã luôn ở bên cạnh và ủng hộ. Đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới PGS.TS Lưu Kiếm Thanh - người thầy đã tận tâm giúp đỡ, hướng dẫn tôi trong suốt quá trình thực hiện và hoàn thành luận văn. Sau cùng, tôi xin trân thành cảm ơn tới các cán bộ, công chức công tác tại Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn đã tạo mọi điều kiện thuận lợi trong suốt quá trình học tập nghiên cứu và hoàn thành luận văn. Để hoàn thành luận văn này, tôi đã dành nhiều thời gian và công sức nghiên cứu. Tuy có nhiều nỗ lực và cố gắng nhưng luận văn cũng không tránh khỏi những thiếu sót. Tôi rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến quý báu của quý thầy, cô giáo và bạn đọc để đề tài luận văn bản thân được hoàn thiện hơn và có cơ sở để phát triển hướng nghiên cứu tiếp theo. Xin trân trọng cảm ơn./. Hà Nội, ngày tháng năm 2020 HỌC VIÊN Ngô Quỳnh Anh
DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CÁC CHỮ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Từ viết đầy đù 1 BNV Bộ Nội vụ 2 CBCC Cán bộ, công chức 3 CCHC Cải cách hành chính 4 CNTT Công nghệ thông tin 5 CP Chính phủ 6 CPĐT Chính phủ điện tử 7 CQNN Cơ quan nhà nước 8 CQHCNN Cơ quan hành chính nhà nước 9 DNNN Doanh nghiệp nhà nước 10 HĐH Hiện đại hóa 11 HĐND Hội đồng nhân dân 12 NĐ Nghị định 13 NQ Nghị quyết 14 QĐ Quyết định 15 QLNN Quản lý nhà nước 16 QLVB Quản lý văn bản Quản lý văn bản và điều hành 17 QLVB&ĐHTN tác nghiệp 18 TT Thông tư 19 TTHC Thủ tục hành chính 20 UBND Ủy ban nhân dân
DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ SƠ ĐỒ: Sơ đồ 1.1. Quy trình quản lý văn bản đi ................................................................ 13 Sơ đồ 1.2. Quy trình quản lý văn bản đến .............................................................. 13 BẢNG BIỂU: Bảng 2.1. Trình độ chuyên môn của nhân sự làm công tác văn thư trên địa bàn huyện Sóc Sơn ........................................................................................................ 27 Bảng 2.2. Bảng thống kê số lượng văn bản phát hành tại UBND huyện Sóc Sơn (đơn vị: văn bản) .................................................................................................... 29 Bảng 2.3. Bảng thống kê số liệu thống kê văn bản đến của UBND huyện Sóc Sơn (đơn vị: văn bản) .................................................................................................... 30
MỤC LỤC MỞ ĐẦU .................................................................................................................. 1 1. Lý do chọn đề tài ................................................................................................... 1 2. Tình hình nghiên cứu ............................................................................................ 3 3. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu ............................................................................ 3 4. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu............................................................................. 5 5. Phương pháp nghiên cứu ....................................................................................... 5 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn .................................................................................. 6 7. Kết cấu của đề tài .................................................................................................. 6 CHƯƠNG 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ............................................................................................. 8 1.1. Quan niệm về công tác quản lý văn bản ............................................................ 8 1.1.1. Khái niệm văn bản và quản lý văn bản ........................................................ 8 1.1.1.1. Khái niệm văn bản .................................................................................. 8 1.1.1.2. Khái niệm quản lý văn bản ................................................................... 10 1.1.2. Vai trò của văn bản và quản lý văn bản ..................................................... 11 1.1.3. Nguyên tắc, yêu cầu quản lý văn bản......................................................... 12 1.1.4. Quy trình quản lý văn bản .......................................................................... 13 1.1.4.1. Quy trình quản lý văn bản đi ................................................................. 13 1.1.4.2. Quy trình quản lý văn bản đến .............................................................. 13 1.2. Quan niệm về hiện đại hóa công tác quản lý văn bản ...................................... 14 1.2.1. Khái niệm về hiện đại hóa.......................................................................... 14 1.2.2. Sự cần thiết phải hiện đại hóa công tác quản lý văn bản ........................... 15 1.2.3. Các yếu tố tác động đến hiện đại hóa công tác quản lý văn bản ............... 17 1.2.4. Nội dung của hiện đại hóa công tác quản lý văn bản ................................ 18 1.2.4.1. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản.......................... 18 1.2.4.2. Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO trong quản lý văn bản ............................................................................................................... 22 1.2.4.3. Về cơ sở vật chất, cung cấp trang thiết bị kỹ thuật hiện đạị trong quản lý văn bản ............................................................................................................... 23
TIỂU KẾT CHƯƠNG 1 .......................................................................................... 24 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN SÓC SƠN, THÀNH PHỐ HÀ NỘI ............................................................................................................................... 25 2.1. Khái quát chung về Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn ................................... 25 2.1.1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn ........................................................................................................................ 25 2.1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy của Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn .................. 26 2.1.3. Tình hình hoạt động chung của Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn ............ 26 2.2. Công tác quản lý văn bản tại Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội ........................................................................................................................... 27 2.2.1. Đội ngũ nhân sự thực hiện công tác quản lý văn bản của Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn ...................................................................................................... 27 2.2.2. Quản lý văn bản đi – đến của Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn ............... 29 2.3. Phân tích thực trạng hiện đại hóa công tác quản lý văn bản của Uỷ ban Nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội ................................................................... 30 2.3.1. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản của Uỷ ban Nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội ....................................................................... 30 2.3.1.1. Giới thiệu phần mềm quản lý văn bản của Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn.................................................................................................................... 31 2.3.1.2. Chức năng chính của phần mềm quản lý văn bản của Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn .................................................................................................. 31 2.3.1.3. Nhóm chức năng quản lý văn bản đến trong phần mềm của Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn .................................................................................. 32 2.3.1.4. Nhóm chức năng quản lý văn bản đi trong phần mềm của Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn ........................................................................................... 33 2.3.1.5. Phân quyền sử dụng văn bản trong phần mềm quản lý của Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn .................................................................................. 34 2.3.1.6. Đăng ký và quản lý văn bản đến ......................................................... 35 2.3.1.7. Đăng ký và quản lý văn bản đi............................................................ 35 2.3.2. Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO trong quản lý văn bản của Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội ...................... 35
2.3.2.1. Quy trình xử lý văn bản đi của Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn ........ 36 2.3.2.2. Quy trình xử lý văn bản đến của Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn ..... 38 2.3.3. Cơ sở, trang thiết bị kỹ thuật phục vụ công tác quản lý văn bản Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn ...................................................................................... 40 2.4. Đánh giá, nhận xét ............................................................................................ 41 2.4.1. Kết quả ....................................................................................................... 41 2.4.2. Hạn chế ....................................................................................................... 43 2.4.3. Nguyên nhân .............................................................................................. 44 TIỂU KẾT CHƯƠNG 2 .......................................................................................... 46 CHƯƠNG 3. PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN SÓC SƠN, THÀNH PHỐ HÀ NỘI ...................................................... 47 3.1. Phương hướng tăng cường hiện đại hóa công tác quản lý văn bản tại Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội .......................................................... 47 3.1.1. Chủ trương của Nhà nước .......................................................................... 47 3.1.2. Phương hướng của Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn ................................ 48 3.2. Một số giải pháp tăng cường hiện đại hóa công tác quản lý văn bản tại Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội .......................................................... 49 3.2.1. Hoàn thiện việc ban hành hệ thống văn bản hướng dẫn về hiện đại hóa công tác quản lý văn bản ...................................................................................... 49 3.2.2. Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức về hiện đại hóa công tác quản lý văn bản .................................................................................................... 50 3.2.3. Đổi mới nhận thức, tư duy làm việc, ý thức trách nhiệm của cán bộ, công chức về hiện đại hóa công tác quản lý văn bản .................................................... 53 3.2.4. Đẩy mạnh áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO trong quản lý văn bản .............................................................................................................................. 54 3.2.5. Đẩy mạnh cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật phục vụ công tác quản lý văn bản ................................................................................................................. 55 3.2.6. Đẩy mạnh công tác thanh tra, kiểm tra, giám sát việc thực hiện hiện đại hóa công tác quản lý văn bản ............................................................................... 57 3.2.7. Một số giải pháp khác ................................................................................ 57
3.3. Một số đề xuất về tăng cường hiện đại hóa công tác quản lý văn bản tại Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn ................................................................................ 58 KẾT LUẬN .......................................................................................................... 60
1 MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Sự hội nhập quốc tế cùng sự phát triển của cách mạng khoa học – công nghệ, đặc biệt là sự bùng nổ của CNTT đã đặt ra yêu cầu đối các nhà lãnh đạo quốc gia cũng cần phải có sự thay đổi trong cách quản lý, điều hành nhà nước đảm bảo hoạt động đó mang lại hiệu lực hiệu quả. Trước sự thay đổi đó, vấn đề hoàn thiện tổ chức bộ máy và hoạt động quản lý hành chính nhà nước theo hướng hiện đại và CCHC là một bộ phận không thể tách rời trong tổng thể CCHC nhà nước nói chung [25, tr 480], từ đó đã nghiên cứu và lồng ghép tiến trình HĐH trong quá trình quản lý trên mọi ngành, mọi lĩnh vực và sự ra đời của CPĐT được hình thành. CPĐT ra đời có thể dễ dàng đáp ứng yêu cầu của toàn cầu bằng cách áp dụng công nghệ hiện đại [2, tr 12], đây là một xu thế tất yếu cho sự phát triển và CCHC nhà nước. Một trong những nội dung góp phần xây dựng và kiến tạo nên CPĐT là việc HĐH công tác QLVB. Văn bản là một loại hình thức phương tiện để ghi nhận, lưu giữ và truyền đạt thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác. Do vậy QLVB là hoạt động không thể thiếu, việc làm thường xuyên và quan trọng ở trong mỗi cơ quan, tổ chức. Và để làm tốt được việc QLVB, cần thiết phải xây dựng và không ngừng cải tiến các văn bản này để hình thành QLVB một cách khoa học, ngăn nắp, theo thứ tự, để dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm, đồng thời tránh được những rủi ro mất mát thiếu sót văn bản của mỗi cơ quan, đơn vị. Trong thời đại công nghệ mới hiện nay công tác QLVB, việc quản lý theo truyền thống dùng, tức là sử dụng hình thức văn bản giấy đã thể hiện rõ sự không còn phù hợp. Từ việc có thể xảy ra trong sai sót trong giải quyết cho đến chuyển giao, tìm kiếm đến lưu trữ văn bản theo hình thức thủ công có thể gây nên tình trạng mất giấy tờ, mất thời gian và lãng phí nguồn lực cho cơ quan, tổ chức; nhất là với CQNN. Do vậy mà cần phải HĐH công tác QLVB để dần dần thay đổi phương thức hoạt động, tác nghiệp từ truyền thống sang hiện đại. Tuy nhiên, việc HĐH không chỉ nhằm vào các hoạt động ứng dụng CNTT, ứng dụng các sản phẩm của khoa học công nghệ vào thực hiện công việc mà còn tập trung vào sự thay đổi quy
2 trình làm việc, cách suy nghĩ trong quản lý cùng với tăng cường về công sở, cơ sở vật chất để đáp ứng cho HĐH công tác QLVB nói riêng và HĐH hành chính nói chung. Theo Nghị quyết số 17/NQ-CP của CP ngày 07.3.2019 về một số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển CPĐT giai đoạn 2019 – 2020, định hướng đên 2025 đã xác định mục tiêu và chỉ tiêu cốt lõi cần thực hiện từ nay đến 2020, từ đó có những định hướng mới trong giai đoạn tiếp theo nhằm hoàn thiện mục tiêu phát triển CPĐT nhà nước. Khẩn trương xây dựng, phát triển Trục liên thông văn bản quốc gia; 100% phần mềm QLVB và điều hành của các bộ, ngành, địa phương được kết nối, liên thông qua Trục liên thông văn bản quốc gia; 90% văn bản trao đổi giữa các CQNN dưới dạng điện tử; giảm tối đa việc sử dụng tài liệu giấy,… Đây là những nội dung chủ yếu trong việc góp phần xây dựng và hoàn thiện CPĐT cũng như là một phần trong HĐH công tác QLVB hiện nay của nước ta. Là một huyện thuộc phía Bắc thành phố Hà Nội, được sát nhập về thành phố Hà Nội từ năm 1978, huyện Sóc Sơn vẫn luôn được thành phố quan tâm sát sao chỉ đạo, điều hành kịp thời cùng sự phát triển chung của thành phố. Sự phát triển kinh tế - xã hội nhanh chóng vào những năm gần đây, khiến cho huyện Sóc Sơn đã những tiến bước thay đổi tích cực mạnh mẽ, nhưng kèm theo đó cũng có những hạn chế. Trên thực tế, công tác QLVB của các CQNN tại địa phương cho thấy đã có nhiều sự đổi mới trong quá trình thực hiện: đã ứng dụng CNTT trong QLVB, tất cả văn bản đều được thao tác thông qua môi trường mạng số,… Tuy nhiên trong quá trình thực hiện đã bộc lộ những hạn chế như vẫn còn sử dụng nhiều văn bản giấy, vấn đề QLVB điện tử vẫn còn bất cập. Xuất phát từ sự cần thiết đó, tôi lựa chọn đề tài “HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN SÓC SƠN, THÀNH PHỐ HÀ NỘI” làm luận văn tốt nghiệp cho chuyên ngành quản lý công. Với mong muốn thông qua quá trình tìm hiểu, nghiên cứu về vấn đề này sẽ giúp bản thân hiểu rõ, nắm vững kiến thức về QLVB và công cuộc HĐH hiện nay, từ đó có sự đánh giá và những ý tưởng mới, giải pháp hữu hiệu có thể vận dụng vào thực
3 tiễn nhằm HĐH công tác QLVB của các CQNN, nhất là CQNN tại địa phương ngày một hiệu lực và hiệu quả hơn. 2. Tình hình nghiên cứu Những năm gần đây, các nghiên cứu liên quan đến chủ đề về công tác văn thư nói chung, công tác QLVB nói riêng cũng như HĐH công tác văn thư đã thu hút sự quan tâm của nhà khoa học thực hiện ở một số đề tài từ những góc độ và phạm vi khác nhau. Một số nghiên cứu liên quan đến HĐH và HĐH công tác văn thư: - Bài viết của PGS.TS Lưu Kiếm Thanh (2011), “HĐH hành chính trong nền kinh tế tri thức” được đăng trên Kỷ yếu hội thảo Cải cách hành chính nhà nước ở Việt Nam từ góc nhìn của các nhà khoa học. Bài viết cho thấy nội dung HĐH hành chính trong thời đại của nền kinh tế tri thức, chủ yếu trên nền thông tin số hóa tập trung vào các mặt: HĐH thể chế, HĐH tổ chức bộ máy, HĐH tài chính công, nâng cao hiệu quả làm việc CBCC, sử dụng kỹ thuật CNTT phục vụ hoạt động hành chính. - Bài viết “Đổi mới công tác văn thư trong quá trình xây dựng chính phủ điện tử – những vấn đề cần nghiên cứu” của ThS. Nguyễn Thị Tâm (Nguyên Phó Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước) (2015). Bài viết đã phân tích CPĐT là gì và xác định “quá trình xây dựng Chính phủ điện tử là quá trình điện tử hóa hoạt động của Chính phủ nhờ ứng dụng công nghệ thông tin và truyền thông”. Tác giả cũng đã đề xuất một số nhóm vấn đề cần nghiên cứu nhằm góp phần quản lý thống nhất công tác văn thư trong quá trình xây dựng CPĐT. - Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ của Viện khoa học tổ chức nhà nước (BNV) của Thạc sĩ Nguyễn Thùy Trang, chủ nhiệm đề tài, công bố vào năm 2015 “Công tác văn thư trong quá trình xây dựng CPĐT”. Đề tài nghiên cứu tổng quát và phân tích khẳng định mối quan hệ chặt chẽ giữa CPĐT và công tác văn thư và đưa ra những đánh giá, nhận xét về công tác văn thư trong quá trình xây dựng CPĐT Việt Nam. - Luận văn thạc sĩ “HĐH công tác văn thư tại Viện hàm lâm khoa học và công nghệ Việt Nam” của Nguyễn Thanh Hà năm 2016. Luận văn đã đánh giá
4 được thực trạng HĐH công tác văn thư của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam từ năm 2013 - 2016, để từ đó đề xuất được một số giải pháp nhằm góp phần tăng cường HĐH công tác văn thư của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam trong thời gian tiếp theo. Luận văn cũng nêu rõ những điểm quan trong việc HĐH công tác văn thư, lưu trữ. Một số nghiên cứu về công tác QLVB như: - Năm 2008, TS. Lưu Kiếm Thanh có đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ “Nghiên cứu phương pháp QLVB điện tử tại CQNN ở Việt Nam hiện nay”. Đề tài đã góp phần cải thiện công tác QLVB, đặc biệt là đưa ra các vấn đề nghiên cứu liên quan đến văn bản điện tử và vấn đề xử lý văn bản trên môi trường mạng. - Luận văn “Các giải pháp nâng cao hiệu quả QLVB của văn phòng cấp sở tại thành phố Hồ Chí Minh” của Liêng Bích Ngọc tập trung nghiên cứu công tác QLVB gồm QLVB đến, QLVB đi trong giai đoạn văn thư. khảo sát thực tiễn công tác QLVB các Sở hiện nay để từ đó nhận định những ưu điểm cũng như những hạn chế, tìm ra nguyên nhân và bài học kinh nghiệm. Từ các kết quả khảo sát thực tế, vận dụng cơ sở khoa học về quản lý và cơ sở lý luận về QLVB đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả QLVB cho Văn phòng cấp Sở phục vụ cho công tác quản lý, điều hành của các Sở ở Thành phố Hồ Chí Minh. - Luận văn thạc sĩ quản lý công của tác giả Trần Minh Huyền công bố vào năm 2017 với đề tài “Hiệu quả công tác QLVB đi, đến tại Sở Y tế Hà Nội”, Luận văn thạc sĩ quản lý công. Tuy nhiên thì những nghiên cứu mới chỉ dừng lại ở nội dung công tác QLVB riêng và ứng dụng CNTT - một phần của nội dung HĐH trong công tác QLVB mà chưa thể hiện nhiều về sự HĐH toàn diện trong công tác QLVB. Các công trình nghiên cứu nói trên tuy không trực tiếp nghiên cứu về HĐH công tác QLVB, nhưng cũng gợi mở những vấn đề có ý nghĩa, bổ ích cho chúng tôi tiếp thu trong quá trình nghiên cứu làm Luận văn. Xác định HĐH công tác QLVB là một trong những nội dung để tăng cường vào công cuộc CCHCNN, nhất là HĐH hành chính và xây dựng, kiến tạo nên CPĐT, do vậy vấn đề này cần có sự đầu tư nghiên cứu sâu sắc hơn nữa cả về lý luận và thực tiễn. Đôi với UBND huyện Sóc Sơn cho
5 đến thời điểm hiện tại chưa có công trình hay đề tài nào đề cập một cách chuyên sâu về phương diện lý luận và thực tiễn về HĐH công tác QLVB. 3. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu 3.1. Mục đích nghiên cứu Nghiên cứu tổng quan cơ sở lý luận về HĐH công tác QLVB, từ đó đánh giá thực trạng trong giai đoạn 2015 – 2019, nhằm đề xuất một số giải pháp khắc phục những tồn tại và định hướng phù hợp với thực tiễn trong HĐH công tác QLVB tại UBND huyện Sóc Sơn trong giai đoạn 2020 – 2025. 3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu - Hệ thống hóa các vấn đề lý luận về QLVB và HĐH công tác QLVB. - Phân tích thực trạng HĐH công tác QLVB tại UBND huyện Sóc Sơn để có cơ sở đánh giá kết quả, thuận lợi và khó khăn khi gặp phải. - Đề xuất phương hướng, giải pháp nhằm tăng cường HĐH công tác QLVB tại UBND huyện Sóc Sơn nói riêng và hệ thống CQHCNN nói chung. 4. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 4.1. Đối tượng nghiên cứu Nghiên cứu về HĐH công tác QLVB tại UBND huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội. 4.2. Phạm vi nghiên cứu - Không gian: tại UBND huyện Sóc Sơn. - Thời gian: dữ liệu, số liệu sử dụng trong thời gian từ năm 2015 – 2019. - Nội dung tập trung vào những vấn đề sau: ứng dụng CNTT trong QLVB; áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO trong QLVB; cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật hiện đạị trong QLVB. 5. Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp luận: chủ yếu là phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử.
6 - Phương pháp khảo cứu tài liệu nhằm mục đích thu thập các thông tin, tài liệu tin, hệ thống các khái niệm và luận điểm, cơ sở lý luận liên quan đến vấn đề cần nghiên cứu từ các công trình nghiên cứu, tài liệu khác có liên quan. - Phương pháp phân tích – tổng hợp. Phân tích để lý giải, làm sáng rõ các vấn đề, nội dung lớn mà nghiên cứu cần phải giải quyết; từ đó tổng hợp các số liệu, báo cáo, thông tin thu thập được qua phân tích để luận giải các vấn đề mà nghiên cứu muốn hướng tới. - Phương pháp thống kê được sử dụng để thu thập các số liệu thống kê cần thiết phục vụ cho việc nghiên cứu. - Phương pháp so sánh, sử dụng số liệu đó để đối chiếu, so sánh với từng thời điểm khác nhau, từ đó có sự nhận xét, đánh giá chất lượng cho vấn đề cần nghiên cứu. 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn 6.1. Ý nghĩa lý luận Hệ thống hóa kiến thức lý luận chung về QLVB và HĐH công tác QLVB. 6.2. Ý nghĩa thực tiễn Kết quả nghiên cứu của luận văn sẽ góp phần nhất định vào đánh giá kết quả thực hiện công tác QLVB và HĐH hành chính trong giai đoạn mới tại UBND huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội góp phần giúp đạt được những mục tiêu nhất định cho công cuộc xây dựng và hoàn thiện CPĐT. Từ những đánh giá đó, phát hiện ra những thuận lợi, khó khăn gặp phải trong quá trình thực hiện HĐH công tác QLVB theo hướng phát triển và hoàn thiện CPĐT, đồng thời đề xuất những hướng giải pháp phù hợp với tình hình thực tiễn của địa phương. Ngoài ra, luận văn cũng có thể góp phần giúp cho các nhà quản lý, đội ngũ CBCC phụ trách công tác QLVB tại UBND huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội hiểu sâu rộng hơn về các vấn đề, yếu tố liên quan đến việc làm thế nào để thực hiện nhiệm vụ HĐH công tác QLVB đạt hiệu quả tốt hơn trong giai đoạn tới. 7. Kết cấu của đề tài
7 Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo và Phụ lục thì nội dung của luận văn bao gồm 03 chương: - Chương 1: Những vấn đề chung về hiện đại hóa công tác quản lý văn bản. - Chương 2: Thực trạng hiện đại hóa công tác quản lý văn bản tại Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội. - Chương 3: Phương hướng và giải pháp tăng cường hiện đại hóa công tác quản lý văn bản tại Uỷ ban nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội.
8 CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1. Quan niệm về công tác quản lý văn bản 1.1.1. Khái niệm văn bản và quản lý văn bản 1.1.1.1. Khái niệm văn bản Hoạt động giao tiếp của nhân loại được thực hiện chủ yếu bằng ngôn ngữ ngay từ buổi đầu của xã hội loài người. Hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ có thể được diễn ra dưới hình thức giao tiếp bằng ngôn ngữ viết hoặc hình thức giao tiếp bằng ngôn ngữ nói. Sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ nói được gọi là diễn ngôn, còn sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ viết thì được gọi là ngôn bản, hay tên còn gọi thông thường là văn bản. Văn bản là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học, nhiều lĩnh vực khác nhau. Tùy theo góc độ nghiên cứu và mục đích tiếp cận, người ta có nhiều các định nghĩa về văn bản. Theo nghĩa rộng thì văn bản là một loại hình phương tiện để ghi nhận, lưu giữ và truyền đạt các thông tin từ chủ thể này sang chủ thể khác bằng ký hiệu gọi là chữ viết. Nó gồm tập hợp các câu có tính trọn vẹn về nội dung, hoàn chỉnh về hình thức, có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới một mục tiêu giao tiếp nhất định. Theo nghĩa hẹp, văn bản là một dạng sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ được thể hiện ở dạng viết trên một chất liệu nào đó. Văn bản bao gồm các tài liệu, tư liệu, giấy tờ có giá trị pháp lý nhất định, được sử dụng trong hoạt động của các CQNN, các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội, các tổ chức kinh tế... như: các văn bản pháp luật, các công văn, tài liệu, giấy tờ. Ngoài ra còn một số cách hiểu khác từ các nhà nghiên cứu khác nhau: - Quan niệm 1: “Văn bản là một loại tài liệu được hình thành trong các hoạt động khác nhau của đời sống xã hội” [4]; - Quan niệm 2: Theo quan niệm của các nhà ngôn ngữ: “Văn bản là một chỉnh thể ngôn ngữ, thường bao gồm một tập hợp các câu và có thể có một đầu đề,
9 có tính nhất quán về chủ đề, trọn vẹn về nội dung, được tổ chức theo một kết cấu chặt chẽ” [4]; - Quan niệm 3: Theo quan niệm của các nhà nghiên cứu hành chính thì nghĩa rộng của văn bản “là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ hay một ký hiệu ngôn ngữ nhất định” [4]. Tại Điều 3 của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về Công tác văn thư đã khái quat chung lại, “Văn bản” là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định. Văn bản như một hình thức, công cụ, phương tiện với mục tiêu nhằm truyền đạt từ chủ thể này đến chủ thể khác một cách chính xác nhất. Để làm được việc này thì cần thiết phải có sự QLVB, không chủ nhằm mục tiêu truyền đạt thông tin chính xác mà còn để từ đó làm căn cứ thực hiện các hoạt động theo từng bước nhất định, nhằm khiến cho đối tượng hiểu chủ thể mong muốn hướng tới theo một nghĩa duy nhất. Văn bản điện tử là một dạng của văn bản nói chung và bắt đầu khi loại hình văn bản này được ghi lại ở mô hình kĩ thuật ghi tin, lưu trữ và truyền tin. Khái niệm về “văn bản điện tử” xuất hiện khá nhiều trên một số văn bản pháp luật của nhà nước như: Theo quy định tại Nghị định số 64/2007/NĐ-CP về ứng dụng CNTT trong hoạt động QLNN, “Văn bản điện tử” là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu. Đây là khái niệm chung nhất về thuật ngữ này và có cái nhìn khái quát chung xuất hiện trong quá trình ứng dụng thông tin trong QLNN. Theo quy định tại Khoản 7 Điều 3 Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, cũng quy định rõ về việc giấy tờ phục vụ cho việc đăng ký doanh nghiệp cũng giải thích: Văn bản điện tử là dữ liệu điện tử được tạo trực tuyến hoặc được quét (scan) từ văn bản giấy theo định dạng “.doc” hoặc “.pdf” và thể hiện chính xác, toàn vẹn nội dung của văn bản giấy. Theo Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày 24.01.2019 của BNV Quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc
10 của các cơ quan, tổ chức cũng quy định: Văn bản số hóa từ văn bản giấy là văn bản điện tử được tạo lập từ việc số hóa đầy đủ, chính xác nội dung, thể thức văn bản giấy và có chữ ký số của cơ quan, tổ chức thực hiện số hóa. Theo Điều 3 của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về Công tác văn thư mới nhất hiện nay, “Văn bản điện tử” là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định. Do vậy, với tính chất là một loại hình văn bản, văn bản điện tử trước hết cũng phải đảm bảo yêu cầu ổn định, thống nhất, cố định và truyền đạt thông tin cho nhiều đối tượng. Điểm khác biệt giữa văn bản bản điện tử với văn bản giấy và các loại hình văn bản khác chính ở kỹ thuật ghi tin, lưu trữ và truyền tin. Các công đoạn này được thực hiện bằng các phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ và các công nghệ tích hợp. 1.1.1.2. Khái niệm quản lý văn bản Để tổ chức và thực hiện CCHC quốc gia cần phải thiết lập một hệ thống về các mục tiêu, tiêu chí cũng như đưa ra nhiệm vụ tối ưu nhằm từng bước hoàn thiện và HĐH hành chính cần thiết có sự tham gia, hỗ trợ của hệ thống văn bản và QLVB. QLVB là việc tổ chức thực hiện quản lý hệ thống văn bản đến và văn bản đi của cơ quan theo nguyên tắc và trình tự nhất định. QLVB áp dụng các phương pháp và nghiệp vụ để xử lý các văn bản đi, đến và lưu hành trong cơ quan tổ chức, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hằng ngày của cơ quan tổ chức, đảm bảo luân chuyển văn bản kip thời nhằm phục vụ các nhu cầu tra cứu, sử dụng khai thác văn bản. Là một trong bốn mặt của hoạt động của công tác văn thư, vì vậy QLVB góp phần hỗ trợ, củng cố và hoàn thiện hơn các hoạt động trong công tác văn thư, làm cơ sở tiền đề cho công tác lưu trữ được nhanh chóng, dễ dàng. QLVB nhằm mục tiêu phục vụ thông tin trong công việc. “Quản trị hành chính văn phòng trong đó đặc biệt là quản trị thông tin đều nhằm mục đích phục vụ