Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Chuyển đổi số trong công tác văn thư tại các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:120

Thêm vào BST

Báo xấu

34
lượt xem 15
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục đích nghiên cứu của luận văn "Chuyển đổi số trong công tác văn thư tại các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế" là đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác này tại các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Chuyển đổi số trong công tác văn thư tại các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ …………/………… ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA LÊ THỊ QUỲNH NGA CHUYỂN ĐỔI SỐ TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HUẾ, TỈNH THỪA THIÊN HUẾ LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG THỪA THIÊN HUẾ - NĂM 2023
ii BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ …………/………… ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA LÊ THỊ QUỲNH NGA CHUYỂN ĐỔI SỐ TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HUẾ, TỈNH THỪA THIÊN HUẾ LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG CHUYÊN NGÀNH QUẢN LÝ CÔNG Mã số: 8 34 04 03 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC TS. NGHIÊM XUÂN DŨNG THỪA THIÊN HUẾ - NĂM 2023
iii LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan Luận văn “Chuyển đổi số trong công tác văn thư tại các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế” là công trình nghiên cứu của riêng em dưới sự hướng dẫn của TS. Nghiêm Xuân Dũng. Các thông tin, số liệu được phản ánh trong luận văn có độ tin cậy, xác thực, nguồn gốc rõ ràng và xuất phát từ thực tiễn Chuyển đổi số trong công tác văn thư tại các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế, không trùng lắp với các công trình nghiên cứu khác./. Thừa Thiên Huế, tháng 8 năm 2023 Học viên Lê Thị Quỳnh Nga
iv LỜI CẢM ƠN Trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu, tôi đã nhận được rất nhiều sự quan tâm giúp đỡ, động viên, hướng dẫn của các cấp lãnh đạo, thầy cô tại Học viện Hành chính Quốc gia; sự ủng hộ, hỗ trợ của các anh chị em học viên Lớp cao học Quản lý công HC26.T2. Trước hết, Tôi xin được chân thành cảm ơn TS. Nghiêm Xuân Dũng - Học viện An ninh nhân dân, người đã dành nhiều thời gian, tâm sức giúp định hướng, nhận xét, chỉnh sửa để luận văn của tôi từng bước được hoàn thiện như ngày hôm nay. Tôi xin trân trọng biết ơn đối với Lãnh đạo Học viện Hành chính Quốc gia, các Khoa, Phòng, Ban trong Học viện, Quý thầy, cô giáo giảng dạy tại Học viện Hành chính Quốc gia. Xin chân thành cảm ơn Ban Lãnh đạo, Văn phòng và các phòng nghiệp vụ UBND thành phố Huế, UBND các xã/phường trên địa bàn thành phố Huế, Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Thừa Thiên Huế đã nhiệt tình giúp đỡ, cộng tác và cung cấp những tài liệu cần thiết để tôi có thể hoàn thiện Luận văn này. Cảm ơn sự hỗ trợ, chia sẻ, động viên, nhiệt tình giúp đỡ của các đồng nghiệp, bạn bè và người thân trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu. Mặc dù đã có nhiều cố gắng, nhưng Luận văn không tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế. Kính mong quý Thầy, Cô giáo, đồng nghiệp tiếp tục giúp đỡ, đóng góp để Luận văn được hoàn thiện hơn. Tôi xin chân thành cảm ơn! Học viên Lê Thị Quỳnh Nga
v MỤC LỤC Lời cam đoan Lời cảm ơn Mục lục Danh mục viết tắt Danh mục bảng, biểu đồ, hình PHẦN 1. MỞ ĐẦU .......................................................................................... 1 PHẦN 2. NỘI DUNG ...................................................................................... 8 Chương 1. CƠ SỞ KHOA HỌC CHUYỂN ĐỔI SỐ TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC ................ 8 1.1. Một số vấn đề cơ bản về công tác văn thư và chuyển đổi số trong công tác văn thư........................................................................................................ 8 1.1.1. Công tác văn thư ..................................................................................... 8 1.1.2. Chuyển đổi số trong công tác văn thư tại các cơ quan hành chính nhà nước ................................................................................................................. 10 1.1.2.1. Khái niệm ........................................................................................... 10 1.1.2.2. Bản chất của chuyển đổi số trong công tác văn thư........................... 11 1.1.2.3. Nội dung chuyển đổi số trong công tác văn thư tại các cơ quan hành chính nhà nước ................................................................................................ 13 1.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến chuyển đổi số trong công tác văn thư tại các cơ quan hành chính nhà nước ...................................................................... 17 1.3. Các tiêu chí đánh giá mức độ Chính quyền số các cấp tỉnh Thừa Thiên Huế áp dụng cho đánh giá chuyển đổi số trong công tác văn thư tại các cơ quan hành chính nhà nước ........................................................................... 20 1.3.1. Chuyển đổi số nhận thức ....................................................................... 21 1.3.2. Kiến tạo thể chế ..................................................................................... 21 1.3.3. Hạ tầng và nền tảng số .......................................................................... 21
vi 1.3.4. Nền tảng chính quyền số ....................................................................... 22 1.3.5. Dữ liệu số .............................................................................................. 22 1.3.6. Hoạt động Chính quyền số .................................................................... 22 1.3.7. An toàn, an ninh mạng .......................................................................... 23 1.3.8. Đào tạo và phát triển nhân lực Chính quyền số .................................... 23 Tiểu kết chương 1 .......................................................................................... 25 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CHUYỂN ĐỔI SỐ TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HUẾ, TỈNH THỪA THIÊN HUẾ GIAI ĐOẠN 2019-2022 ......26 2.1. Điều kiện tự nhiên và tình hình kinh tế - xã hội tác động đến chuyển đổi số trong công tác văn thư tại các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế ........................................... 26 2.1.1. Điều kiện tự nhiên ................................................................................. 26 2.1.2. Tình hình kinh tế - xã hội ...................................................................... 27 2.2. Khái quát về công tác văn thư tại cơ quan hành chính nhà nước tại thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế ......................................................... 30 2.2.1. Các văn bản quy phạm pháp luật .......................................................... 30 2.2.2. Về tổ chức bộ máy ................................................................................ 31 2.2.3. Về cơ sở vật chất ................................................................................... 33 2.2.4. Về nguồn nhân lực ................................................................................ 35 2.2.5. Về tài chính (cho chuyển đổi số) .......................................................... 42 2.3. Thực trạng chuyển đổi số trong công tác văn thư tại các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế ....... 43 2.3.1. Hệ thống thông tin quản lý công tác văn thư tại các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn thành phố Huế ............................................................. 43 2.3.2. Thực trạng chuyển đổi số hoạt động soạn thảo, ký ban hành văn bản . 46 2.3.3. Thực trạng chuyển đổi số hoạt động quản lý văn bản .......................... 48
vii 2.3.3.1. Quản lý văn bản đi ............................................................................. 48 2.3.3.2. Quản lý văn bản đến........................................................................... 51 2.3.4. Sao văn bản ........................................................................................... 52 2.3.5. Thực trạng chuyển đổi số hoạt động lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan ......................................................................................... 53 2.3.6. Thực trạng chuyển đổi số hoạt động quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư........................................................... 56 2.4. Đánh giá chung về chuyển đổi số trong công tác văn thư tại các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế .................................................................................................................. 59 2.4.1. Kết quả đạt được ................................................................................... 59 2.4.2. Hạn chế và nguyên nhân ....................................................................... 66 2.4.2.1. Hạn chế............................................................................................... 67 2.4.2.2. Nguyên nhân ...................................................................................... 71 Tiểu kết Chương 2 ......................................................................................... 73 CHƯƠNG 3. PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CHUYỂN ĐỔI SỐ TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HUẾ, TỈNH THỪA THIÊN HUẾ ..................................................................................... 74 3.1. Phương hướng về chuyển đổi số trong công tác văn thư tại các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế .................................................................................................................. 74 3.2. Giải pháp hoàn thiện chuyển đổi số trong công tác văn thư tại các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế .................................................................................................................. 79 3.2.1. Hoàn thiện các văn bản pháp lý ............................................................ 79 3.2.2. Nâng cao nhận thức về công tác chuyển đổi số trong công tác văn thư..... 81
viii 3.2.3. Phát triển hạ tầng số, nền tảng số, dữ liệu số ........................................ 82 3.2.4. Phát triển nguồn nhân lực ..................................................................... 83 3.2.5. Ứng dụng công nghệ thông tin, công nghệ số trong công tác văn thư ....... 86 3.2.6. Bảo đảm an toàn, an ninh mạng ............................................................ 88 Tiểu kết Chương 3 ......................................................................................... 91 KẾT LUẬN .................................................................................................... 92 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC
ix DANH MỤC VIẾT TẮT Ký hiệu Nguyên nghĩa ATTT An toàn thông tin CBCCVC Cán bộ, công chức, viên chức CĐS Chuyển đổi số CNTT Công nghệ thông tin CQHCNN Cơ quan hành chính nhà nước CSDL Cơ sở dữ liệu CTVT Công tác văn thư HĐND Hội đồng nhân dân HTTT Hệ thống thông tin UBND Ủy ban nhân dân
x DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU ĐỒ, HÌNH Bảng Bảng 2.1. Các chỉ tiêu Kinh tế - Xã hội chủ yếu của Thành phố Huế ........... 28 Bảng 2.2. Thống kê đội ngũ CBCCVC làm công tác chuyển đổi số, an toàn, an ninh mạng ........................................................................................................ 41 Bảng 2.3. Số lượng văn bản đi, văn bản đến phát hành trên Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành ....................................................................................... 52 Bảng 2.4. Kết quả chuyển đổi số tỉnh Thừa Thiên Huế năm 2022 ................. 63 Biểu đồ Biểu đồ 2.1. Phân công theo nhiệm vụ (chuyên trách, kiêm nhiệm) từ 2021- 2023 ................................................................................................................. 37 Biểu đồ 2.2. Phân công theo nhiệm vụ (đúng chuyên ngành) từ 2021-2023.... 38 Biểu đồ 2.3. Phân công theo nhiệm vụ (khác chuyên ngành) từ 2021-2023 .... 38 Hình Hình 1.1. Số hóa các thực thể ......................................................................... 12 Hình 1.2. Chuyển đổi tín hiệu số từ camera lên đám mây .............................. 13 Hình 1.3. Số hóa tài liệu .................................................................................. 16 Hình 2.1. Giao diện các ứng dụng trên Hệ thống xác thực tập trung của UBND tỉnh Thừa Thiên Huế (SSO) ............................................................................ 44
1 MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài luận văn Trên thế giới nhiều quốc gia đã và đang triển khai các chiến lược quốc gia về CĐS. CĐS có nội dung rất rộng và đa dạng nhưng nhìn chung có một số nội dung chính sau: chính phủ số (như dữ liệu mở, dịch vụ công trực tuyến), kinh tế số (như thương mại điện tử, tài chính số), xã hội số (như văn hóa, y tế, giáo dục) và CĐS trong các ngành trọng điểm (như du lịch, giao thông, điện lực…). Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm đến cải cách hành chính nhà nước, đặc biệt trong bối cảnh khoa học, công nghệ phát triển nhanh như vũ bão, nổi bật là Chỉ thị số 16/CT-TTg về việc Tăng cường năng lực tiếp cận Cuộc cách mạng Công nghiệp lần thứ tư; Quyết định số 749/QĐ-TTg (gọi tắt là Quyết định 749) ngày 03 tháng 6 năm 2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt chương trình CĐS quốc gia đến 2025, định hướng đến 2030, làm tiền đề cho việc đổi mới căn bản, toàn diện hoạt động quản lý, điều hành của chính phủ, phát triển môi trường số an toàn, rộng khắp. CĐS hiện nay đang là một xu thế hiện diện trong gần như tất cả các lĩnh vực của đời sống kinh tế - xã hội, mà công tác văn thư cũng nằm trong guồng quay đó. Đối với các cơ quan, tổ chức nói chung và CQHCNN nói riêng, một trong những hoạt động có vai trò đặc biệt quan trọng, là mắt xích không thể thiếu đó là CTVT. Như chúng ta đã biết, CTVT bao gồm các nội dung như: Quản lý văn bản đến, văn bản đi, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ.... Theo đó, việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đến, văn bản đi, quản lý, sử dụng con dấu, phát hành văn bản đi là trách nhiệm của người làm văn thư; việc cho ý kiến chỉ đạo, phân phối giải quyết văn bản đến, ký văn bản để phát hành thuộc thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan, tổ chức; việc soạn thảo văn bản, lập hồ sơ là trách nhiệm của mỗi cá nhân khi được giao giải quyết công việc… Thực tiễn cho thấy, tất cả các cá nhân, từ thủ trưởng đến nhân viên trong cơ
2 quan, tổ chức đều tham gia thực hiện các nội dung của CTVT, chịu trách nhiệm với công việc được giao đó. Điều này khẳng định rằng không chỉ riêng người làm văn thư mới thực hiện CTVT. Ngày 05 tháng 3 năm 2020, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP (gọi tắt là Nghị định 30) về CTVT, nghị định này được xây dựng trên cơ sở tổng kết, đánh giá, rút kinh nghiệm thực tế CTVT; bổ sung những quy định cần thiết để đáp ứng yêu cầu quản lý CTVT và văn thư trong môi trường điện tử. Nghị định 30 còn đảm bảo tính hợp hiến, hợp pháp, đồng bộ, thống nhất của hệ thống pháp luật về CTVT; trong đó kế thừa những quy định của pháp luật còn phù hợp, nội dung cơ bản của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP và các Thông tư hướng dẫn thi hành. Việc thực hiện Nghị định 30 đáp ứng yêu cầu cấp thiết đổi mới CTVT lưu trữ, đặc biệt trong bối cảnh Chính phủ đang đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT, chuyển đổi việc xử lý văn bản, thủ tục hành chính từ môi trường truyền thống sang môi trường điện tử nhằm hiện đại hóa nền hành chính nhà nước trong cuộc cách mạng công nghệ 4.0 hiện nay. Thời gian qua, các CQHCNN trên địa bàn thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế đã có những bước đi căn bản trong ứng dụng CNTT, CĐS cho các hoạt động của mình. Tuy nhiên, việc ứng dụng CNTT, CĐS tại các cơ quan này vẫn còn nhiều tồn tại, bất cập như ứng dụng các HTTT một cách rời rạc, hạ tầng CNTT, hạ tầng số lạc hậu, không đáp ứng được các nhiệm vụ của CĐS trong tình hình hiện nay; nhận thức các cấp lãnh đạo, công chức, viên chức còn chưa đúng, chưa đủ về tầm quan trọng của công tác CĐS; nhân lực đội ngũ chuyên trách về CNTT còn mỏng, không có nhân sự chuyên trách về ATTT,… Xuất phát từ tình hình trên tác giả chọn đề tài: “Chuyển đổi số trong công tác văn thư tại các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế” làm nội dung nghiên cứu cho luận văn của mình.
3 2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn Trong những năm gần đây ở Việt Nam, việc tìm kiếm các định hướng giải pháp CĐS trong CTVT ở các CQHCNN nói chung đã thu hút được sự quan tâm của nhiều nhà khoa học, các nhà quản lý và các nghiên cứu sinh, các học viên cao học với nhiều phạm vi, góc độ nghiên cứu khác nhau. Vấn đề CĐS nói chung và CĐS trong CTVT tại các CQHCNN nói riêng đã được một số tác giả nghiên cứu, có thể tổng quan một số công trình như sau: - Cuốn sách “Cơ sở lý luận và thực tiễn về hành chính nhà nước” (Nxb Chính trị Quốc gia, 2013) do PGS.TS Nguyễn Hữu Hải chủ biên, bao gồm 08 chương, cung cấp những kiến thức cơ bản của khoa học hành chính nói chung và hành chính nhà nước nói riêng. - Cuốn sách “Nghiệp vụ văn thư lưu trữ” của tác giả Hoàng Lê Minh (Nxb Văn hóa thông tin 2009) đã trình bày những nội dung, những bước cơ bản trong CTVT lưu trữ, có tính hướng dẫn nghiệp vụ khá chi tiết cho những người làm CTVT lưu trữ. - Giáo trình “Văn bản quản lý nhà nước và CTVT lưu trữ trong các cơ quan nhà nước”của Học viện Hành chính Quốc gia (Nxb Giáo dục 1997) cung cấp những kiến thức cơ bản về văn bản quản lý nhà nước và những hiểu biết về CTVT trong cơ quan nhà nước; - Giáo trình “Hành chính Nhà nước và cải cách hành chính Nhà nước” (Nxb Tư pháp, 2016) do PGS.TS Ngô Thành Can chủ biên. Trình bày những vấn đề cơ bản về hành chính nhà nước; công vụ, công chức; cải cách hành chính nhà nước; thực hiện cải cách hành chính; các giải pháp thúc đẩy cải cách hành chính nhà nước ở Việt Nam và một số kinh nghiệm quốc tế về cải cách hành chính. - Giáo trình “Chính phủ điện tử” của Học viện Hành chính Quốc gia (Nxb Bách khoa Hà Nội 2020), tác giả Bế Trung Anh (Chủ biên) cung cấp
4 những kiến thức cơ bản về chính phủ điện tử; - Bài viết “Đổi mới CTVT và lưu trữ để thực hiện mục tiêu cải cách hành chính nhà nước”, Nguyễn Trọng Điều, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam- 8/2007; - Bài viết “Công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ ở nước ta trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước” - TS. Trần Hoàng, Tạp chí tổ chức nhà nước - 01+02/2006 - Bài viết “Các yếu tố tác động đến xây dựng chính phủ điện tử ở Việt Nam - từ thực tiễn tỉnh Thừa Thiên Huế” của tác giả Nguyễn Hoàng Hiển đưa ra tại Kỷ yếu hội thảo khoa học: Xây dựng chính quyền điện tử, CĐS tại các tỉnh miền Trung, năm 2021. Bài báo này đã cung cấp các yếu tố tác động đến xây dựng chính quyền điện tử tỉnh Thừa Thiên Huế; - Bài viết “Xu thế CĐS trên thế giới và hàm ý chính sách cho Việt Nam” của tác giả Vũ Hoàng Mạnh Trung đưa ra tại Kỷ yếu hội thảo khoa học: Xây dựng chính quyền điện tử, CĐS tại các tỉnh miền Trung, năm 2021; Có thể thấy những công trình trên đã tiếp cận ở những góc độ khác nhau xung quanh vấn đề về những giải pháp hoàn thiện quy trình CĐS trong thời gian qua. Đây là nguồn tài liệu tham khảo rất quan trọng và quý giá cho tôi để sử dụng tham khảo nghiên cứu viết luận văn cao học của mình. Khoảng trống nghiên cứu: Từ trước tới nay chưa có công trình riêng biệt về CĐS trong CTVT nói chung và CĐS trong CTVT tại các CQHCNN nói riêng. Bằng những kiến thức đã được học trong quá trình đào tạo thạc sĩ quản lý công, tôi hy vọng sẽ xây dựng được nền tảng lý luận, đánh giá đúng thực trạng hoạt động chuyển đổi số trong công tác văn thư tại các CQHCNN trên địa bàn thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế trong thời gian qua cũng như đề xuất những định hướng giải pháp để góp phần nâng cao hiệu quả thực hiện CĐS trong CTVT
5 tại các CQHCNN trên địa bàn thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế. 3. Mục đích và nhiệm vụ của luận văn - Mục đích của luận văn: Mục đích nghiên cứu của luận văn là đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác này tại các CQHCNN trên địa bàn thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế. - Nhiệm vụ của luận văn: Để thực hiện được mục đích nói trên, luận văn có những nhiệm vụ cụ thể sau: + Hệ thống hóa, phân tích và làm rõ những vấn đề lý luận, các khái niệm cơ bản về CĐS trong CTVT tại các CQHCNN, xây dựng bộ tiêu chí đánh giá về CĐS. + Phân tích, đánh giá thực trạng công tác CĐS trong CTVT tại các CQHCNN trên địa bàn thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế từ năm 2019 đến năm 2021. Từ đó chỉ ra những kết quả, hạn chế, vướng mắc; nguyên nhân của những hạn chế và những vấn đề cần quan tâm giải quyết. + Xác định quan điểm, mục tiêu về CĐS; đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác CĐS trong CTVT tại các CQHCNN trên địa bàn thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: CĐS trong CTVT tại các CQHCNN trên địa bàn thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế. - Phạm vi nghiên cứu: + Về nội dung: Tập trung nghiên cứu về các nội dung CĐS trong CTVT tại CQHCNN, tuy nhiên chỉ tập trung nghiên cứu sâu CTVT khi ban hành các văn bản hành chính ở các cơ quan chuyên môn mà không tìm hiểu chi tiết CTVT khi ban hành văn bản quy phạm pháp luật vì số lượng văn bản quy phạm pháp luật được ban hành không nhiều, không phổ biến, từ đó phân tích, đánh giá thực trạng CĐS trong CTVT tại các CQHCNN trên địa bàn thành phố Huế,
6 tỉnh Thừa Thiên Huế, đưa ra các kết quả đạt được, hạn chế và nguyên nhân của các hạn chế, đồng thời đề xuất các nhóm giải pháp hoàn thiện CĐS trong CTVT tại các CQHCNN trên địa bàn thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế. + Về không gian: Các CQHCNN trên địa bàn thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế. + Về thời gian: Phân tích và đánh giá thực trạng trong khoảng thời gian từ năm 2019 đến hết năm 2022. Các giải pháp hoàn thiện CĐS trong CTVT được đề xuất cho giai đoạn 2023 - 2025. 5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu - Phương pháp luận: Luận văn được nghiên cứu dựa trên cơ sở vận dụng phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng, chủ nghĩa duy vật lịch sử; các quan điểm của Đảng và Nhà nước về CĐS trong CTVT. - Phương pháp nghiên cứu: * Phương pháp thu thập số liệu: - Tạp chí, Báo điện tử và các kết quả nghiên cứu về thực trạng và các giải pháp nâng cao hiệu quả việc thực hiện CĐS trong CTVT; - Báo cáo kết quả thực hiện CĐS từ năm 2019 đến năm 2021; * Phương pháp thống kê, so sánh số liệu: - Phương pháp thống kê mô tả: Thông qua số liệu thu thập được, hệ thống hóa và tổng hợp thành các bảng số liệu và các biểu đồ theo các tiêu thức phù hợp với mục tiêu nghiên cứu. - Phương pháp so sánh: So sánh kết quả đạt được giữa các năm của đối tượng nghiên cứu, so sánh các chỉ tiêu để đánh giá sự biến động của các chỉ tiêu phân tích khi có sự thống nhất về thời gian, không gian theo một số tiêu thức nhất định. 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn
7 - Ý nghĩa lý luận: Luận văn góp phần làm rõ một số khái niệm cơ bản, hệ thống hóa những vấn đề mang tính lý luận chung về CĐS trong CTVT tại các CQHCNN; kế thừa có chọn lọc các công trình nghiên cứu khoa học có nội dung gần gũi với luận văn. - Ý nghĩa thực tiễn: Trên cơ sở đánh giá thực trạng CĐS trong CTVT tại các CQHCNN trên địa bàn thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế, các giải pháp nêu ra trong luận văn sẽ là cơ sở góp phần giúp các cấp lãnh đạo tỉnh Thừa Thiên Huế có cách xem xét, vận dụng vào hoạt động CĐS trong CTVT. Luận văn có thể làm tài liệu tham khảo cho những người quan tâm nghiên cứu và cũng là tư liệu thực tiễn phục vụ cho việc nghiên cứu, giảng dạy về CĐS trong CTVT điều kiện tương tự. 7. Kết cấu của đề tài Ngoài các phần Mở đầu, Kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo, nội dung chủ yếu của đề tài gồm có 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận chuyển đổi số trong công tác văn thư tại các cơ quan hành chính nhà nước; Chương 2: Thực trạng C chuyển đổi số trong công tác văn thư tại các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế; Chương 3: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện chuyển đổi số trong công tác văn thư tại các cơ quan hành chính nhà nước trên địa bàn thành phố Huế.
8 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUYỂN ĐỔI SỐ TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC 1.1. Một số vấn đề cơ bản về công tác văn thư và chuyển đổi số trong công tác văn thư 1.1.1. Công tác văn thư Văn bản là phương tiện giao tiếp trong các cơ quan hành chính nhà nước (CQHCNN), được sử dụng trong hầu hết các lĩnh vực công tác, từ chỉ đạo điều hành, đến thực thi công việc trên thực tiễn, báo cáo các hoạt động... Văn bản được hình thành thường xuyên và gắn với chức năng, nhiệm vụ, hoạt động của các cơ quan, tổ chức và là một công cụ không thể thiếu giúp hoạt động có hiệu quả. Vì thế văn bản là phương tiện thể hiện và truyền đạt trong các cơ quan, tổ chức. Hai công tác luôn đi đôi với nhau và không thể thiếu trong quá trình hoạt động của CTVT là xử lý văn bản và quản lý chúng. Vì vậy tất cả các thao tác nghiệp vụ trong CTVT đều có liên quan đến nhiều bộ phận, nhiều cá nhân trong một cơ quan. Những thao tác nghiệp vụ này được xác định là nghiệp vụ chuyên môn thuộc lĩnh vực CTVT. Từ đó thuật ngữ “CTVT” được hình thành và được sử dụng thường xuyên trong hoạt động của các cơ quan và được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật. Theo Điều 1 tại Nghị định 30, “CTVT bao gồm các công việc về soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong CTVT” [9]. Với cách hiểu được đưa ra trong Nghị định 30, CTVT có thể được hiểu như sau: CTVT là hoạt động đảm bảo cung cấp thông tin bằng văn bản phục
9 vụ công tác quản lý, điều hành hoạt động ở các cơ quan, bao gồm toàn bộ các công việc về soạn thảo và ban hành văn bản; tổ chức quản lý và giải quyết văn bản; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật. Nội dung của công tác văn thư Công tác văn thư gắn liền hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan, tổ chức. Theo Nghị định 30, CTVT bao gồm các nội dung: (1) Soạn thảo, ký ban hành văn bản: Soạn thảo văn bản; Duyệt bản thảo văn bản; Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành; Ký ban hành văn bản. (2) Quản lý văn bản: - Quản lý văn bản đi: trình tự như sau: i/ Cấp số, thời gian ban hành văn bản; ii/ Đăng ký văn bản đi; iii/ Nhân bản, đóng dấu cơ quan, tổ chức, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, (đối với văn bản giấy); ký số của cơ quan, tổ chức (đối với văn bản điện tử); iv/ Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; v/ Lưu văn bản đi. - Quản lý văn bản đến: trình tự như sau: i/ Tiếp nhận văn bản đến; ii/ Đăng ký văn bản đến; iii/ Trình, chuyển giao văn bản đến; iv/ Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. - Sao văn bản: Sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy, sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử. Các hình thức bản sao: Sao y, sao lục và trích sao. (3) Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan Gồm các hoạt động: Lập Danh mục hồ sơ; Lập hồ sơ; Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. (4) Quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong CTVT Gồm các hoạt đông: Quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật; Sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật.
10 Các yêu cầu của công tác văn thư: Để CTVT đáp ứng với yêu cầu, trong quá trình thực hiện các nội dung công việc của các cơ quan, tổ chức, CTVT ở cơ quan phải bảo đảm các yêu cầu dưới đây. Nhanh chóng, kịp thời: Việc tiếp nhận, xử lý, chuyển giao văn bản nhanh hay chậm ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ giải quyết công việc chung. Vì vậy, để có thể tiết kiệm thời gian, chi phí cho cơ quan, tổ chức thì yêu cầu người làm CTVT phải khẩn trương thực hiện nhiệm vụ của mình. Chính xác: các khâu nghiệp vụ CTVT cần được thực hiện một cách chính xác về nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày... để có thể bảo đảm việc cung cấp thông tin bằng văn bản phục vụ tốt cho công tác quản lý, điều hành hoạt động của cơ quan, tổ chức. Bí mật: trong cơ quan, tổ chức nào cũng có tiếp nhận hoặc phát hành những văn bản chứa nội dung bí mật nhà nước. Vì vậy, từ việc lựa chọn cán bộ văn thư của cơ quan, vị trí phòng làm việc cho đến việc xây dựng, giải quyết và tổ chức quản lý văn bản phải được đảm bảo theo yêu cầu được quy định trong Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước. Hiện đại: việc thực hiện các nội dung trong CTVT luôn gắn liền với việc sử dụng các phương tiện, kỹ thuật văn phòng hiện đại. Vì vậy, để đảm bảo cho hoạt động của cơ quan, tổ chức có năng suất và chất lượng thì yêu cầu trước hết phải hiện đại hóa CTVT. Việc này có thể bắt đầu từ việc ứng dụng CNTT và trang bị các thiết bị hiện đại phục vụ CTVT. 1.1.2. Chuyển đổi số trong công tác văn thư tại cơ quan hành chính nhà nước 1.1.2.1. Khái niệm Trong thời đại CMCN 4.0 đang diễn ra mạnh mẽ ở tất cả lĩnh vực đời sống, kinh tế - xã hội, các tổ chức trên toàn thế giới đã, đang và sẽ phải trải qua những thay đổi lớn để đối phó với những thách thức trên nhiều mặt để tồn tại