Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương

Chia sẻ: Tuhai999 Tuhai999 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:116

Thêm vào BST

Báo xấu

55
lượt xem 13
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục đích nghiên cứu của đề tài là đề xuất một số giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương trong thời gian tới.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ -----/---- ---/--- HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA DƯƠNG THỊ HOA CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG TỔNG CỤC THUẾ TRUNG ƯƠNG LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG Mã số: 60 34 04 03 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. NGUYỄN BÙI NAM Hà Nội, Năm 2018
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan: Luận văn này là công trình nghiên cứu thực sự của cá nhân tôi, được thực hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của TS. Nguyễn Bùi Nam. Các số liệu và kết quả nghiên cứu trong luận văn này là trung thực, chưa từng được ai công bố và không trùng lắp với các đề tài khác.Tôi xin chịu trách nhiệm về nghiên cứu của mình. Hà Nội, ngày 20 tháng10 năm 2018 Tác giả Dương Thị Hoa
LỜI CẢM ƠN Trong quá trình thực hiện đề tài: “ Công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương”, tôi đã nhận được nhiều sự giúp đỡ, tạo điều kiện của Ban Giám đốc Học viện, các thầy, cô giáo đã giảng tại lớp cao học HC21.B8 - Học viện Hành chính Quốc gia. Tác giả xin bày tỏ lòng cảm ơn chân thành về sự giúp đỡ đó. Đặc biệt, tác giả xin chân thành cảm ơn TS.Nguyễn Bùi Nam đã dành nhiều thời gian tâm huyết, trực tiếp hướng dẫn tận tình, chỉ bảo và tạo điều kiện thuận lợi để học viên hoàn thành luận văn này. Tác giả xin cảm ơn lãnh đạo Văn phòng, lãnh đạo phòng Hành chính – Lưu trữ thuộc Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương cùng các cán bộ, công chức của các Vụ, đơn vị thuộc cơ quan Tổng cục Thuế đã tạo điều kiện thuận lợi và giúp đỡ tác giả thu thập những tài liệu cần thiết, cảm ơn bạn bè, đồng nghiệp và gia đình đã động viên, khích lệ, giúp đỡ trong suốt quá trình thực hiện và hoàn thành luận văn. Mặc dù cố gắng để thực hiện luận văn, song do kiến thức và kinh nghiệm làm việc còn hạn chế nên không thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Tác giả rất mong nhận được sự góp ý của quý thầy, cô để luận văn được hoàn thiện hơn. Xin chân thành cảm ơn./. Hà Nội, ngày 20 tháng 10 năm 2018 Tác giả Dương Thị Hoa
MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU .................................................................................. 1 Chương 1 ............................................................................................ 9 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ ................ 9 1.1. Những vấn đề chung về công tác văn thư ........................................... 9 1.1.1. Khái niệm, vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư ................................ 9 1.1.2. Nội dung của công tác văn thư ....................................................... 10 1.2. Những vấn đề chung về công tác lưu trữ .......................................... 13 1.2.1. Khái niệm, vị trí, tính chất, ý nghĩa của công tác lưu trữ ............... 13 1.2.2. Chức năng của công tác lưu trữ ...................................................... 15 1.2.3. Nội dung của công tác lưu trữ. ....................................................... 17 1.3. Các yếu tố ảnh hưởng, mối quan hệ giữa công tác văn thư, lưu trữ ...................................................................................................................... 19 1.3.1. Yếu tố ảnh hưởng đến chuyên môn nghiệp vụ ............................... 19 1.3.2. Yếu tố ảnh hưởng môi trường và điều kiện làm việc đến công tác văn thư, lưu trữ.......................................................................................... 19 1.3.3. Yếu tố tuyển dụng và sử dụng nhân sự trong công tác văn thư, lưu trữ .............................................................................................................. 20 1.3.4. Mối quan hệ giữa công tác văn thư, lưu trữ.................................... 21 1.4. Kinh nghiệm về công tác văn thư, lưu trữ tại một số bộ ngành địa phương và bài học kinh nghiệm ............................................................... 23 1.4.1. Cục Văn thư Lưu trữ trực thuộc Bộ Nội vụ.................................... 23 1.4.2. Công tác văn thư lưu trữ tại thành phố Hà Nội .............................. 24 1.4.3. Bài học kinh nghiệm về công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương ...................................................................... 27 TIỂU KẾT CHƯƠNG 1 ..................................................................... 30
Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG TỔNG CỤC THUẾ TRUNG ƯƠNG ............................ 31 2.1. Giới thiệu tổng quan về cơ quan Tổng cục Thuế Trung ương ....... 31 2.1.1. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan Tổng cục Thuế Trung ương ............................................................. 31 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương................................................................................................ 32 2.2. Thực trạng công tác văn thư tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương ............................................................................................................. 34 2.2.1. Tổ chức và biên chế văn thư chuyên trách ..................................... 34 2.2.2. Quy định về giải quyết văn bản ...................................................... 34 2.2.3. Quản lý và sử dụng con dấu............................................................ 54 2.2.4. Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ ............................................... 55 2.3. Thực trạng công tác lưu trữ ............................................................... 59 2.3.1. Tình hình tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ của Tổng cục Thuế 59 2.3.2. Tình hình khối lượng tài liệu được bảo quản, lưu trữ .................... 61 2.3.3. Tình hình tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ...................... 65 2.3.4. Tình hình sử dụng tài liệu tại cơ quan Tổng cục Thuế ................... 66 2.3.5. Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ ........................... 69 2.3.6. Về công tác đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ, nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ .................................................................................... 69 2.4. Đánh giá chung về thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương........................................................... 70 2.4.1. Những kết quả đạt được .................................................................. 70 2.4.2. Tồn tại và nguyên nhân ................................................................... 72 TIỂU KẾT CHƯƠNG 2 ..................................................................... 76
Chương 3 PHƯƠNG HƯỚNG, GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG TỔNG CỤC THUẾ TRUNG ƯƠNG ................................................................................. 77 3.1. Phương hướng về công tác văn thư, lưu trữ .................................... 77 3.1.1. Tiếp tục quán triệt quan điểm chỉ đạo của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức Trung ương .. 77 3.2. Giải pháp về công tác văn thư, lưu trữ ............................................. 78 3.2.1. Nhóm giải pháp về quản lý công tác văn thư, lưu trữ .................... 78 3.2.2. Nhóm giải pháp tăng cường hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ..... 80 3.2.3. Nhóm giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin, xây dựng và nâng cấp chương trình phần mềm quản lý văn thư, lưu trữ .............................. 81 3.2.4. Nhóm giải pháp tăng cường chất lượng chế độ báo cáo thống kê cơ sở và thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ ................................... 83 3.2.5. Nhóm giải pháp nâng cao chất lượng phục vụ trong bộ phận văn thư, lưu trữ ................................................................................................ 84 3.2.6. Nhóm giải pháp tiếp tục đầu tư kinh phí, cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị phục vụ công tác văn thư, lưu trữ ........................................ 86 3.2.7. Tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ. ..... 87 3.2.8. Nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức nhất là văn thư cơ quan về vai trò, vị trí, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ. ............... 87 3.3. Một số kiến nghị .................................................................................. 88 3.3.1. Bộ Nội vụ ........................................................................................ 88 3.3.2. Bộ Tài chính.................................................................................... 89 TIỂU KẾT CHƯƠNG 3 ..................................................................... 90 KẾT LUẬN ....................................................................................... 92 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................. 94
DANH MỤC BẢNG Bảng 2.1 Phân loại mã số văn bản đến .................................................. 40 Bảng 2.2 Bảng quy định thời hạn xử lý văn bản thường ........................... 45 Bảng 2.3. Mẫu sổ đăng ký văn bản đến Tổng cục Thuế( Ban hành kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ)............... 46 Bảng 2.4 Mẫu dấu đến Tổng cục Thuế( Ban hành kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ)................................. 49 Bảng 2.5 Số lượng văn bản đến từ năm 2013 đến năm 2017 .................... 49 Bảng 2.6: Mẫu sổ đăng ký văn bản đi Tổng cục Thuế (Ban hành kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ)............... 51 Bảng 2.7 Sổ gửi văn bản đi bưu điện (Ban hành kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ)................................. 52 Bảng 2.8 Số lượng văn bản đi từ năm 2013 đến năm 2017 ....................... 54 Bảng 2.9 Mẫu danh mục hồ sơ (ban hành kèm theo Thông tư số 07/2012/TT- BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ);.................................................. 58 Bảng 2.10 Số liệu chỉnh lý từng năm (từ năm 2013-2017) ........................ 62 Bảng 2.11 Số lượng tài liệu lưu trữ đã được chỉnh lý từ năm (2013-2017) .. 63 Bảng 2.12 Số lượt người đến nghiên cứu tài liệu lưu trữ từ năm (2013-2017) ......................................................................................................... 68
1 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tinh cấp thiết của đề tài Những công việc như soạn thảo, duyệt ký ban hành, chuyển giao, tiếp nhận, vào sổ, quản lý văn bản, lập hồ sơ (được gọi chung là công tác văn thư, lưu trữ) đã trở thành thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, công chức của mỗi cơ quan, tổ chức.Công tác văn thư, lưu trữ là hoạt động thường xuyên, không thể thiếu của mọi cơ quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin, phục vụ kịp thời cho lãnh đạo quản lý, điều hành công việc, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư, lưu trữ bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận. Vì vậy, làm tốt công tác văn thư,lưu trữ đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao năng suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức và phòng chống tệ nạn quan liêu giấy tờ. Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công việc, đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan. Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của các cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản. Đặc biệt, thực hiện tốt công tác văn thư cũng tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức là nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu là lưu trữ hiện hành. Khi làm tốt công tác văn thư, mọi việc của cơ quan đều được văn bản hóa; giải quyết xong công việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào cơ quan đúng quy định tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như: Phân loại; xác
2 định giá trị; thống kê;bảo quản và phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau. Ngành Thuế được thành lập từ ngày 07/8/1990 do Hội đồng Bộ trưởng đã ban hành Nghị định số 218-HĐBT về việc thành lập ngành Thuế Nhà nước được hợp nhất từ 3 hệ thống tổ chức:Thu quốc doanh, Thuế Công thương nghiệp, Thuế Nông nghiệp, thực hiện sự đổi mới cơ bản về hệ thống tổ chức thống nhất,kiện toàn bộ máy, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, bảo đảm các mục tiêu cải cách hệ thống Thuế mới với hiệu quả cao nhất. Ngành Thuế nhà nước được tổ chức qua 3 cấp từ Tổng cục Thuế, Cục Thuế đến Chi cục Thuế; được xác định rõ quyền hạn trách nhiệm và sự phân công cụ thể hợp lý giữa cơ quan Thuế ngành dọc cấp trên và chính quyền từng cấp trong tổ chức lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện nghiêm chỉnh chính sách chế độ Thuế chung cả nước và trên địa bàn lãnh thổ theo nguyên tắc song hành lãnh đạo. Ngày 28/10/2003, Thủ tướng Chính phủ đã ký Quyết định số 218/2003/QĐ-TTg quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Thuế trực thuộc Bộ Tài chính. Đồng thời, Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế đã ban hành các văn bản hướng dẫn Quyết định số 218/2003/QĐ-TTg và cơ bản hoàn thành việc triển khai tổ chức theo Quyết định số 218/2003/QĐ-TTg. Cùng với sự phát triển đó là sự hình thành nên khối văn bản, tài liệu phong phú. Để hoàn thành nhiệm vụ Quản lý nhà nước của mình, một trong những hoạt động quan trọng là đẩy mạnh, tăng cường hơn nữa về công tác văn thư, lưu trữ nhằm quản lý và khai thác hiệu quả khối tài liệu của ngành Thuế.Thực hiện các quy định của pháp luật, thời gian qua công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương và trong toàn ngành Thuế đã được lãnh đạo cơ quan các cấp quan tâm nên việc tổ chức thực hiện dần đi vào nề nếp và đạt được một số kết quả nhất định, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời phục vụ cho sự lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành của mỗi cơ quan.
3 Tuy nhiên, qua việc tìm hiểu thực tế công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương cho thấy: Việc quản lý và hoạt động công tác văn thư, lưu trữ tại các Vụ, đơn vị chưa được quan tâm đúng mức; công tác soạn thảo và ban hành văn bản còn nhiều sai sót về hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản, làm giảm hiệu lực của văn bản hành chính, gây khó khăn cho việc lưu hành văn bản đi, quản lý văn bản đến chưa được chặt chẽ. Việc xây dựng danh mục hồ sơ và lập hồ sơ công việc làm chưa tốt, tài liệu lưu trữ còn phân tán chưa được thu thập đầy đủ, nhiều hồ sơ tài liệu chưa được phân loại sắp xếp theo đúng quy định. Tình hình đó đã làm cho việc tra tìm, khai thác, sử dụng tài liệu gặp nhiều khó khăn, chưa đáp ứng kịp thời cho yêu cầu công việc.Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ, bảo quản, khai thác tài liệu chưa được đầy đủ. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ còn bất cập so với thực tế. Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế nêu trên có thể có nhiều, nhưng nguyên nhân cơ bản là do thủ trưởng cơ quan, đơn vị chưa thực sự quan tâm đến công tác văn thư, lưu trữ; đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ còn thiếu và chưa đáp ứng yêu cầu về trình độ; chế độ báo cáo còn chậm; nội dung báo cáo còn sơ sài, chưa báo cáo đúng tình hình của đơn vị. Nghiên cứu tình hình, thực trạng về công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương nhằm đánh giá, khẳng định được những tích cực, những kết quả đạt được, nắm bắt được những hạn chế, tìm ra những nguyên nhân và đề ra được giải pháp, kiến nghị là một việc làm hết sức cần thiết nhằm phát huy tác dụng của công tác văn thư, lưu trữ trong công cuộc xây dựng và phát triển đất nước. Với tinh thần như trên, tôi đã chọn đề tài: “ Công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương “, để nghiên cứu và viết luận văn
4 tốt nghiệp trong chương trình đào tạo thạc sĩ chuyên ngành Quản lý công tại Học viện Hành chính Quốc gia. 2.Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn Trong những năm gần đây ở Việt Nam, việc tìm kiếm các giải pháp về công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan Nhà nước nói chung đã thu hút được nhiều sự quan tâm của nhiều nhà khoa học, các nhà quản lý và các nghiên cứu sinh, các học viên cao học với nhiều phạm vi, góc độ nghiên cứu khác nhau. Đến nay đã có nhiều cuốn sách nghiên cứu khoa học về công tác văn thư, lưu trữ được công bố, hay một số sách chuyên khảo về lĩnh vực này cũng đã được xuất bản như cuốn: - Cuốn sách do Nghiêm Kỳ Hồng – Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh và Hà Quang Thanh – Học viện Hành chính Quốc gia tuyển chọn và hệ thống hóa (2006), Quy định pháp luật về soạn thảo văn bản và công tác văn thư - lưu trữ, Nxb Lao động, Hà Nội. Cuốn sách tuyển chọn kịp thời 21 văn bản quy phạm pháp luật được Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và một số Bộ, ngành ở Trung ương ban hành trong khoảng thời gian từ năm 2001 đến năm 2006 và một số văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. - Soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức của Tạ Hữu Ánh (Nxb. Lao động 2008) cho độc giả một cái nhìn tổng quan về việc soạn thảo và ban hành văn bản trong các cơ quan, tổ chức nói chung; - Tác giả Hoàng Lê Minh (2009), Nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, Nxb Văn hóa Thông tin, Hà Nội. Cuốn sách trình bày những nội dung, những bước cơ bản trong công tác văn thư, lưu trữ có tính hướng dẫn nghiệp vụ khá chi tiết cho những người làm công tác văn thư, lưu trữ;
5 - Tác giải Lưu Kiếm Thanh(1999), Hướng dẫn soạn thảo văn bản lập quy, Nxb Thống kê, Hà Nội. Cuốn sách là tài liệu hướng dẫn, tham khảo một cách đầy đủ, cụ thể về cách thức thực hiện soạn thảo các văn bản lập quy; Ngoài ra, còn có một số luận văn thạc sĩ Quản lý công, Quản lý hành chính công, Hành chính học cũng nghiên cứu vấn đề này như luận văn thạc sĩ: - Tác giả Nguyễn Thanh Hà (2016), Hiện đại hóa công tác văn thư tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam. Luận văn thạc sĩ Quản lý công - Học viện Hành chính Quốc gia. Luận văn của tác giả Nguyễn Thanh Hà đã đánh giá thực trạng hiện đại hóa công tác văn thư của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam và đề xuất được một số giải pháp nhằm góp phần tăng cường hiện đại hóa công tác văn thư của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam; - Tác giả Tạ Thu Hương (2015), Quản lý nhà nước đối với công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan Thuế trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc. Luận văn thạc sĩ Quản lý công – Học viện Hành chính Quốc gia. Luận văn của tác giả Tạ Thu Hương đã đánh giá được thực trạng về công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan Thuế trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc, đồng thời đã đề ra được các giải pháp để hoàn thiện tốt hơn công tác quản lý nhà nước đối với công tác văn thư, lưu trữ đối với ngành Thuế Vĩnh Phúc. - Tác giả Nguyễn Đức Mộng Quyên (2010) ”Hoàn thiện quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ ngành Thuế thành phố Hồ Chí Minh”.Luận văn thạc sĩ Quản lý nhà nước chuyên ngànhHành chính công – TP Hồ Chí Minh - Học viện Hành chính Quốc gia.Luận văn của tác giả Nguyễn Đức Mộng Quyên đã đánh giá được thực trạng về công tác lưu trữ tại ngành Thuế thành phố Hồ Chí Mình, đồng thời cũng đề ra các giải pháp để hoàn thiện tốt hơn đối với công tác quản lý nhà nước về công tác lưu trữ trong ngành Thuế.
6 Các công trình khoa học nêu trên đã đề cập một cách trực tiếp hoặc gián tiếp đến những giải pháp hoàn thiện chất lượng công tác văn thư, lưu trữ ở những mức độ, phạm vi nghiên cứu rộng, hẹp khác nhau. Đây là nguồn tài liệu tham khảo rất quan trọng và quý giá cho tôi khi sử dụng tham khảo nghiên cứu để viết luận văn cao học cho mình. Tuy nhiên, cũng cần thấy rằng, cho đến nay chưa một công trình hay đề tài nghiên cứu khoa học nào đi sâu nghiên cứu một cách cụ thể về công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương. Bằng những kiến thức đã học được trong chương trình đào tạo thạc sĩ chuyên ngành Quản lý công, tôi hy vọng sẽ đánh giá được chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương trong thời gian qua và đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện cho công tác văn thư, lưu trữ tốt hơn trong thời gian tới. 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 3.1. Mục đích nghiên cứu Đề xuất một số giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương trong thời gian tới. 3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu Căn cứ vào mục đích nghiên cứu của đề tài luận văn, tác giả xác định những nhiệm vụ sau: - Hệ thống hóa cơ sở lý luận về công tác văn thư, lưu trữ; - Đánh giá thực trạng những mặt đã đạt được, những mặt còn hạn chế trong công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương, nguyên nhân của những hạn chế đó; - Đề xuất những phương phương, giải pháp và kiến nghị về công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương trong thời gian tới. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn
7 4.1. Đối tượng nghiên cứu: Công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương 4.2. Phạm vi nghiên cứu: - Phạm vi không gian: Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương - Phạm vi thời gian: 5 năm từ năm (2013 – 2017) 5.Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn 5.1. Phương pháp luận Luận văn được nghiên cứu trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử của Chủ nghĩa Mác –Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh để nhìn nhận, phân tích, đánh giá về các vấn đề nghiên cứu; chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và xây dựng đội ngũ cán bộ trong trong giai đoạn mới; nghiên cứu trên quan điểm khách quan, toàn diện, lịch sử cụ thể trong toàn sự vận động chung của xã hội. 5.2. Phương pháp nghiên cứu Trên cơ sở tài liệu, phương pháp nghiên cứu khoa học, kế thừa có chọn lọc các công trình nghiên cứu trước đây; đồng thời áp dụng các phương pháp như: khảo sát, thu thập, thống kê, tổng hợp, so sánh, phân tích thực trạng công tác văn thư, lưu trữ, khái quát những vấn đề cần vận dụng phù hợp với đặc điểm tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương. 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn Về lý luận: Hệ thống hóa các văn bản hiện hành, các khái niệm, vị trí, vai trò, đặc điểm của công tác văn thư, lưu trữ làm sáng tỏ các quan điểm, chính sách, nội dung công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương. Về thực tiễn: Cung cấp thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương, cũng như đề xuất một số giải pháp cụ thể nâng cao chất lượng nhằm hoàn thiện hơn giúp cho công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế đi vào nề nếp, hiệu quả.
8 7. kết cấu của luận văn Ngoài mục lục, danh mục các bảng/biểu, phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, luận văn chia thành 3 chương: Chương 1: Lý luận chung về công tác văn thư, lưu trữ. Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương. Chương 3: Phương hướng, giải pháp và một số kiến nghị về công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ương.
9 Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 1.1. Những vấn đề chung về công tác văn thư 1.1.1. Khái niệm, vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư 1.1.1.1. Khái niệm “Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việccủa các cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân (dưới đây gọi chung là các cơ quan, tổ chức”.[31] Từ khái niệm trên ta có thể thấy rằng công tác văn thư có mặt ở hầu hết các cơ quan, đơn vị. Hoạt động này trở thành hoạt động thường xuyên ở cơ quan, góp phần không nhỏ trong việc nâng cao chất lượng quản lý của cơ quan và trong một chừng mực nhất định nó quyết định hiệu quả hoạt động của bộ máy nhà nước. 1.1.1.2. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói chung. Trong Văn phòng, công tác văn thư là hoạt động không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần lớn trong nội dung hoạt động của Văn phòng. Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của mỗi cơ quan, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý của mỗi cơ quan, tổ chức. ý nghĩa của công tác văn thư - Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị nói chung.Công tác quản lý nhà nước đòi hỏi phải có đủ thông tin cần thiết. Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt
10 nội dung công việc có thể sắp xếp công tác văn thư vào hoạt động thông tin cho công tác quản lý nhà nước mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý. - Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản của Nhà nước để làm những việc trái pháp luật. - Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan. Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan một cách chân thực. - Làm tốt công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị hoạt động của các cơ quan được giao nộp vào lưu trữ cơ quan. Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan cần tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ.Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh, văn bản giữ càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng tăng lên bấy nhiêu; đồng thời, công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai các mặt nghiệp vụ. Ngược lại, nếu chất lượng lập hồ sơ không tốt, văn bản giữ lại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ không đảm bảo, gây khó khăn cho lưu trữ trong việc tiến hành các hoạt động nghiệp vụ làm cho tài liệu phòng lưu trữ Quốc gia không được hoàn chỉnh [34]. 1.1.2. Nội dung của công tác văn thư
11 Công tác văn thư bao gồm các nội dung dưới đây: - Soạn thảo và ban hành văn bản: Soạn thảo; duyệt văn bản; đánh máy, in ấn, sao chụp; ký văn bản. - Quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức: Quản lý văn bản đi; quản lý và giải quyết văn bản đến; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. - Quản lý và sử dụng con dấu: Các loại con dấu; bảo quản con dấu; sử dụng con dấu. Yêu cầu công tác văn thư Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc, công tác văn thư ở các cơ quan phải đảm bảo các yêu cầu dưới đây: a)Yêu cầu nhanh chóng Quá trình giải quyết công việc của các cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Do đó, xây dựng văn bản nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việc giải quyết nhanh chóng mọi công việc của cơ quan. Giải quyết văn bản chậm sẽ làm giảm tiến độ công việc của cơ quan, giảm ý nghĩa của sự việc được đề cập trong văn bản, đồng thời gây tốn kém tiền của, công sức và thời gian của cơ quan. b)Yêu cầu chính xác - Chính xác về nội dung của văn bản: + Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý, tức là phải phù hợp với Hiến pháp, pháp luật và các văn bản quy định của các cơ quan nhà nước cấp trên. + Dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính xác phù hợp với thực tế, không thêm bớt, bịa đặt, không che dấu sự thật…. + Số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng. - Chính xác về thể thức văn bản:
12 + Văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần do Nhà nước quy định: Quốc hiệu; tác giả; số, ký hiệu văn bản; địa danh, ngày..tháng.. năm.. ban hành;tên loại trích yếu nội dung văn bản; nội dung; thể thức để ký, chữ ký, con dấu của cơ quan; nơi nhận văn bản. Các yếu tố nêu trên phải được trình bày đúng vị trí, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ. + Mẫu trình bày phải đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban hành. - Chính xác về các khâu kỹ thuật: + Yêu cầu chính xác phải được quán triệt một cách đầy đủ trong các khâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản, đăng ký và chuyển giao văn bản… + Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiện trong thực hiện đúng với các chế độ quy định của Nhà nước về công tác văn thư. c) Yêu cầu bí mật Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan, tổ chức có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước. Vì vậy, từ việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí phòng làm việc của cán bộ văn thư đến việc lựa chọn cán bộ văn thư của cơ quan đều phải đảm bảo yêu cầu đã được quy định trong Pháp lệnh bảo vệ bí mật Quốc giasố: 30/2000/PL-UBTVQH10 ngày 28/12/2000 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội. d) Yêu cầu hiện đại Việc thực hiện những nội dung cụ thể công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Vì vậy, yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thưđã trở thành một trong những tiền đề đảm bảo cho công tác quản lý nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng và có năng suất, chất lượng cao. Hiện đại hóa công tác văn thưngày nay tuy đã trở thành một nhu cầu cấp bách, nhưng phải được tiến hành từng bước, phù hợp với trình độ khoa học công nghệ chung của đất nước cũng như điều kiện cụ thể của cơ quan. Cần tránh những tư tưởng bảo thủ, lạc hậu, coi thường việc áp dụng các phương
13 tiện hiện đại, các phát minh sáng chế có liên quan đến việc nâng cao hiệu quả của công tác văn thư [34]. 1.2. Những vấn đề chung về công tác lưu trữ 1.2.1. Khái niệm, vị trí, tính chất, ý nghĩa của công tác lưu trữ 1.2.1.1 khái niệm công tác lưu trữ Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của Nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và nhu cầu chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân.[21] 1.2.1.2 vị trí, tính chất công tác lưu trữ, * Vị trí công tác lưu trữ Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội. Vì thế, công tác lưu trữ là một mắt xích không thể thiếu trong hoạt động của bộ máy Nhà nước. Ở nước ta công tác lưu trữ thực hiện hai nhiệm vụ sau: Thứ 1: Thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ. Thứ 2: Thực hiện các nhiệm vụ sự nghiệp lưu trữ thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. - Tính chất khoa học Tính chất khoa học của công tác lưu trữ được thể hiện nổi bật qua việc nghiên cứu tìm ra các quy luật hoạt động xã hội được phản ánh vào tài liệu lưu trữ, xây dựng hệ thống lý luận về lưu trữ để thực hiện các nội dung chuyên môn của công tác lưu trữ như:Phân loại, xác định giá trị, thu thập và bổ sung tài liệu, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ… Mỗi quy trình nghiệp vụ lưu trữ của mỗi loại hình tài liệu lưu trữ đều có những đặc thù của nó.Khoa học lưu trữ phải tìm tòi, phát hiện ra đặc điểm cụ