Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Công tác văn thư tại Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội trong thời kỳ chuyển đổi số

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:112

Thêm vào BST

Báo xấu

19
lượt xem 11
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Luận văn đánh giá thực trạng công tác văn thư của Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội trong bối cảnh chuyển đổi số, từ đó đề xuất được một số giải pháp nhằm góp phần nâng cao 6 hiệu quả công tác văn thư của Trường trong thời gian tới.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Công tác văn thư tại Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội trong thời kỳ chuyển đổi số

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ …………/………… ……/…… HỌC HÀNH CHÍNH QUỐC GIA NGUYỄN THỊ HUỆ CÔNG TÁC VĂN THƢ TẠI TRƢỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI TRONG BỐI CẢNH CHUYỂN ĐỔI SỐ LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG HÀ NỘI - NĂM 2023
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ …………/………… ……/…… HỌC HÀNH CHÍNH QUỐC GIA NGUYỄN THỊ HUỆ CÔNG TÁC VĂN THƢ TẠI TRƢỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI TRONG BỐI CẢNH CHUYỂN ĐỔI SỐ LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG Chuyên ngành: QUẢN LÝ CÔNG MÃ SỐ: 8 34 04 03 NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. PHẠM NGUYÊN NHUNG HÀ NỘI - NĂM 2023
i LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn “Công tác văn thƣ tại Trƣờng Đại học Công nghiệp Hà Nội trong thời kỳ chuyển đổi số” là công trình nghiên cứu khoa học của riêng tôi với sự hƣớng dẫn của cô giáo TS. Phạm Nguyên Nhung. Các số liệu thứ cấp và sơ cấp trong luận văn là trung thực, có nguồn gốc cụ thể, rõ ràng. Các kết quả nêu trong luận văn chƣa từng đƣợc công bố trong bất kỳ công trình khoa học nào khác. Tác giả Luận văn Nguyễn Thị Huệ
ii LỜI CẢM ƠN Em xin chân thành cảm ơn Ban Giám đốc Học viện Hành chính Quốc gia, quý thầy cô giáo và Ban Quản lý đào tạo cùng lãnh đạo các đơn vị thuộc Học viện Hành chính Quốc gia đã tận tình giảng dạy, tạo điều kiện giúp đỡ em trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu tại Học viện. Đặc biệt, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc và kính trọng đến cô giáo TS. Phạm Nguyên Nhung, ngƣời đã tận tình hƣớng dẫn và tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất, giúp đỡ em trong suốt quá trình thực hiện luận văn. Em xin chân thành cảm ơn Trƣờng Đại học Công nghiệp Hà Nội, Phòng Tổ chức Hành chính và các đơn vị, các đồng chí viên chức, ngƣời lao động thuộc Trƣờng Đại học Công nghiệp Hà Nội đã cung cấp thông tin, số liệu giúp em tìm hiểu thực trạng về công tác công tác văn thƣ tại Trƣờng Đại học Công nghiệp Hà Nội trong bối cảnh chuyển đổi số. Em xin chân thành cảm ơn gia đình, đồng nghiệp, bạn bè đã động viên, tạo điều kiện để em tham gia học tập và nghiên cứu và hoàn thành khóa học. Mặc dù đã cố gắng, nhƣng do bản thân em lần đầu làm nghiên cứu khoa học nên luận văn không tránh khỏi những thiếu sót, em kính mong nhận đƣợc ý kiến góp ý của quý thầy cô giáo để nội dung của luận văn đƣợc hoàn chỉnh hơn. Xin trân trọng cảm ơn! Tác giả luận văn Nguyễn Thị Huệ
iii MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC BẢNG, BIỂU, SƠ ĐỒ MỞ ĐẦU ........................................................................................................... 1 CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ TRONG BỐI CẢNH CHUYỂN ĐỔI SỐ.............................................................................. 10 1.1. Một số quan niệm liên quan ..................................................................... 10 1.2. Vị trí, vai trò và yêu cầu về công tác văn thƣ trong bối cảnh chuyển đổi số ..................................................................................................................... 13 1.3. Nội dung công tác văn thƣ ....................................................................... 17 1.4. Những yếu tố tác động đến công tác văn thƣ trong bối cảnh chuyển đổi số ............................................................................................................... 28 Tiểu kết Chƣơng 1 ........................................................................................... 36 CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƢ TẠI TRƢỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI TRONG BỐI CẢNH CHUYỂN ĐỔI SỐ .. 37 2.1. Khái quát về Trƣờng Đại học Công nghiệp Hà Nội ................................ 37 2.2. Công tác văn thƣ tại Trƣờng Đại học Công nghiệp Hà Nội .................... 45 2.3. Đánh giá công tác văn thƣ tại Trƣờng Đại học Công nghiệp Hà Nội trong bối cảnh chuyển đổi số .................................................................................... 68 Tiểu kết Chƣơng ............................................................................................. 76 CHƢƠNG 3. GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƢ TẠI TRƢỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI TRONG BỐI CẢNH CHUYỂN ĐỔI SỐ...................................................................... 77 3.1. Quan điểm, định hƣớng của Đảng, Nhà nƣớc về công tác văn thƣ trong bối cảnh chuyển đổi số .................................................................................... 77 3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thƣ tại Trƣờng Đại học Công nghiệp Hà Nội trong bối cảnh chuyển đổi số .................................................. 81 Tiểu kết Chƣơng 3 ........................................................................................... 94 KẾT LUẬN ..................................................................................................... 95 TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................... 97 PHỤ LỤC ...................................................................................................... 102
iv DANH MỤC BẢNG, BIỂU, SƠ ĐỒ Stt Hình/ Biểu đồ/ Tên bảng Trang Bảng Hình 2.1. Sơ đồ tổ chức của Trƣờng Đại học Công nghiệp Hà Nội 41 Hình ảnh Phần mềm Quản lý văn bản đi của Trƣờng Hình 2.2. 52 Đại học Công nghiệp Hà Nội Hình ảnh Phần mềm Quản lý văn bản đến của Trƣờng Hình 2.3 55 Đại học Công nghiệp Hà Nội Đội ngũ viên chức, giảng viên đang công tác tại Biểu đồ 2.1. 42 Trƣờng Đại học Công nghiệp Hà Nội Đánh giá mức độ sử dụng phần mềm trong soạn thảo, Bảng 2.1. 49 ban hành và quản lý văn bản Số lƣợng văn bản đi - văn bản đến Trƣờng Đại học Bảng 2.2. 50 Công nghiệp Hà Nội Số lƣợng văn đi (văn bản giấy – văn bản điện tử) tại Bảng 2.3. 54 Trƣờng Đại học Công nghiệp Hà Nội Mức độ đánh giá hiệu quả sử dụng phần mềm quản lý Bảng 2.4. 59 văn bản và điều hành tác nghiệp Mức độ đánh giá hiệu quả sử dụng phần mềm trong Bảng 2.5. 63 lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan
1 MỞ ĐẦU 1. Lý do lựa chọn đề tài Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác văn thƣ có vai trò đặc biệt quan trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhƣng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều đƣợc lƣu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý. Do đó, khi các cơ quan, tổ chức đƣợc thành lập, công tác văn thƣ sẽ tất yếu đƣợc hình thành vì đó là “huyết mạch” trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thƣ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hƣởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lƣợng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Đây đƣợc coi là một hoạt động thƣờng xuyên, không thể thiếu của mọi cơ quan, tổ chức. Vì vậy, làm tốt công tác văn thƣ bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao năng suất, chất lƣợng công tác của các cơ quan, tổ chức và phòng chống tệ quan liêu giấy tờ. Trong thời đại ngày nay, mỗi ngƣời trong chúng ta đều có đầy đủ điều kiện để tiếp cận với nhiều thông tin hơn, rút ngắn về khoảng cách, thu hẹp về không gian, tiết kiệm về thời gian và tất cả đều đƣợc thực hiện thông qua một cú nhấp chuột. Chuyển đổi số là xu thế tất yếu, diễn ra rất nhanh đặc biệt trong bối cảnh của cuộc cách mạng Công nghiệp 4.0 hiện nay. Nội dung chuyển đổi số rất rộng và đa dạng nhƣng với ba trụ cột chính gồm Chính phủ số (nhƣ dịch vụ công trực tuyến, dữ liệu mở), kinh tế số (nhƣ tài chính số, thƣơng mại điện tử và chuyển đổi số trong các ngành trọng điểm nhƣ: nông nghiệp, du lịch, điện lực...) và xã hội số (nhƣ giáo dục, y tế, văn hóa). Trong
2 bối cảnh hội nhập toàn cầu, Việt Nam nói chung và ngành văn thƣ – lƣu trữ nói riêng cũng không thể nằm ngoài xu thế chung của thế giới và phải thực hiện rất khẩn trƣơng nếu không muốn bỏ lỡ cơ hội mà cuộc cách mạng Công nghiệp lần thứ tƣ mang lại. Trƣờng Đại học Công nghiệp Hà Nội là một trƣờng đại học công lập, đa cấp, đa nghề, với quy mô đào tạo rộng lớn. Trƣờng đã ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thƣ, tuy nhiên trong bối cảnh chuyển đổi số công tác văn thƣ tại Trƣờng hiện nay gặp không ít hạn chế, khó khăn, nhƣ đội ngũ biên chế nhân sự làm văn thƣ thiếu, hệ thống hạ tầng kỹ thuật chƣa đồng bộ, chƣa đƣợc đầu tƣ, việc sử dụng văn bản điện tử còn chƣa đƣợc chú trọng. Với thực tiễn đó tôi lựa chọn đề tài nghiên cứu “Công tác văn thư tại Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội trong thời kỳ chuyển đổi số” làm đề tài luận văn tốt nghiệp của mình. Với mong muốn có thể đóng góp những giá trị nghiên cứu lý luận, thực tiễn về thực trạng công tác văn thƣ của Trƣờng và đề xuất những giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn thƣ của Trƣờng nói riêng và hệ thống các cơ sở đào tạo nói chung. 2. Tình hình nghiên cứu Việc quản lý công tác văn thƣ ở các cơ quan, tổ chức trong bối cảnh chuyển đổi số đã thu hút đƣợc sự quan tâm của nhiều nhà khoa học, các nhà quản lý và các nghiên cứu sinh, các học viên cao học với nhiều phạm vi, góc độ nghiên cứu khác nhau. 2.1. Giáo trình, bài viết công bố trên tạp chí Đến nay đã có nhiều cuốn giáo trình nghiên cứu khoa học về công tác văn thƣ đƣợc công bố, hay một số chuyên khảo về lĩnh vực này cũng đã đƣợc xuất bản nhƣ cuốn: - Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác văn thư của PGS Vƣơng Đình Quyền (2005) Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn - Đại học
3 Quốc gia Hà Nội, NXB Đại Học Quốc Gia cung cấp những kiến thức cơ bản về lý luận và phƣơng pháp tiến hành các quy trình nghiệp vụ công tác văn thƣ. - Cục Văn thƣ lƣu trữ (2015) “Công tác văn thư trong quá trình xây dựng Chính phủ điện tử Việt Nam”, đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ. Đề tài đã tìm hiểu các quy định hiện hành của Việt Nam liên quan đến công tác văn thƣ trong quá trình xây dựng Chính phủ điện tử và sự thay đổi của công tác văn thƣ trong quá trình xây dựng Chính phủ điện tử Việt Nam. Từ việc nghiên cứu thực tiễn công tác văn thƣ hiện nay, nhóm nghiên cứu Đề tài đã bƣớc đầu đƣa ra một số so sánh về công tác văn thƣ truyền thống và khi thực hiện Chính phủ điện tử. - Tác giả Vũ Thị Phụng (2016), “Yêu cầu đổi mới hoạt động quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ Việt Nam thời kỳ hội nhập và phát triển”, Tạp chí Văn thƣ - Lƣu trữ Việt Nam số 6. Tác giả đã khái quát việc phân định chức năng, nhiệm vụ và hoàn thiện bộ máy quản lý Nhà nƣớc về văn thƣ, lƣu trữ ở Việt Nam hiện nay. Đồng thời, nêu lên những thay đổi về đối tƣợng, phạm vi quản lý Nhà nƣớc trong lĩnh vực văn thƣ, lƣu trữ và yêu cầu đổi mới cơ quan quản lý Nhà nƣớc trong lĩnh vực văn thƣ, lƣu trữ. Do đó, yêu cầu đặt ra là phải kiện toàn bộ máy quản lý Nhà nƣớc về văn thƣ, lƣu trữ cho phù hợp với yêu cầu của thời kỳ hội nhập và phát triển. - Tác giả Nguyễn Văn Kết (2018), “Văn thư - Lưu trữ điện tử và công tác đào tạo, bồi dưỡng trong thời đại cách mạng công nghiệp lần thứ 4”, Tạp chí Văn thƣ - Lƣu trữ Việt Nam số 4. Tác giả đã nêu lên thông tin tổng quan về cuộc cách mạng 4.0, đồng thời chỉ ra những cơ hội và thách thức đối với công tác đào tạo nguồn nhân lực ngành Lƣu trữ học cũng nhƣ những kiến thức cần có trong chƣơng trình đào tạo Lƣu trữ tài liệu điện tử và nghiệp vụ công bố - giới thiệu tài liệu lƣu trữ. Qua đó, tác giả đƣa một số kiến nghị để công tác đào tạo nguồn nhân lực có chất lƣợng cao tạo ra sản phẩm tồn tại
4 đƣợc trong kỷ nguyên số của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0. - Tác giả Nguyễn Văn Kết (2021), “Vị trí, vai trò của công tác văn thư - lưu trữ trong lộ trình xây dựng Chính phủ điện tử theo Nghị quyết 36a/NQ- CP”, Tạp chí Văn thƣ - Lƣu trữ Việt Nam số 1. Tác giả đã khái quát rõ văn thƣ - lƣu trữ điện tử trong giai đoạn hiện nay và nêu lên thực trạng văn thƣ - lƣu trữ điện tử. Qua đó nêu rõ vai trò của cơ quan có chức năng quản lý Nhà nƣớc chuyên ngành trong lộ trình xây dựng Chính phủ điện tử hiện nay. 2.2. Một số luận văn thạc sĩ - Dƣơng Thị Hoa (2018), Công tác văn thư, lưu trữ tại văn phòng Tổng cục Thuế Trung Ương, Luận văn thạc sĩ Quản lý công - Học viện Hành chính Quốc gia. Luận văn nghiên cứu, phân tích, đánh giá thực trạng công tác văn thƣ, lƣu trữ và đề xuất phƣơng hƣớng, giải pháp và một số kiến nghị về công tác văn thƣ, lƣu trữ tại Văn phòng Tổng cục Thuế Trung ƣơng. - Nguyễn Toàn Thắng (2020), Quản lý Nhà nước đối với công tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ, tỉnh Vĩnh Long, Luận văn thạc sĩ Quản lý công - Học viện Hành chính Quốc gia. Luận văn đã đề cập đến thực trạng quản lý Nhà nƣớc đối với công tác lƣu trữ tại Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh Vĩnh Long và giải pháp để hoàn thiện công tác quản lý. - Trần Ngọc Tú (2020), Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO vào công tác văn thư tại cục Hải quan thành phố Hải Phòng, Luận văn thạc sĩ Quản lý công - Học viện Hành chính Quốc gia. Luận văn đã nêu cơ sở lý luận về hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO trong công tác văn thƣ, thực trạng áp dụng Hệ thống quản lý chất lƣợng ISO 9001-2008 đối với công tác văn thƣ tại Cục Hải quan Hải Phòng và định hƣớng và giải pháp tăng cƣờng áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng ISO vào công tác văn thƣ tại Cục Hải quan Hải Phòng. - Võ Ngọc Phƣơng Linh (2022), Ứng dụng công nghệ thông tin trong
5 công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân phường trên địa bàn quận Đống Đa, thành phố Hà Nội, Luận văn thạc sĩ Quản lý công - Học viện Hành chính Quốc gia. Luận văn đã đánh giá đƣợc thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thƣ tại Ủy ban nhân dân phƣờng trên địa bàn quận Đống Đa, thành phố Hà Nội, đồng thời đã đề ra đƣợc các giải pháp để nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thƣ. Những đề tài đƣợc nêu trên chủ yếu nghiên cứu về khía cạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thƣ, mới chỉ bao quát đƣợc một khía cạnh chuyển đổi số trong công tác văn thƣ. Các công trình khoa học nêu trên đã đề cập một cách trực tiếp hoặc gián tiếp đến những giải pháp hoàn thiện chất lƣợng công tác văn thƣ ở những mức độ, phạm vi nghiên cứu rộng, hẹp khác nhau. Đây là nguồn tài liệu tham khảo rất quan trọng và quý giá cho tôi khi sử dụng tham khảo nghiên cứu để viết luận văn cao học của mình. Tuy nhiên, cũng cần thấy rằng, cho đến nay chƣa có một công trình hay đề tài nghiên cứu khoa học nào đi sâu nghiên cứu một cách cụ thể về công tác văn thƣ ở các cơ sở đào tạo đại học trong bối cảnh chuyển đổi số. Bằng những kiến thức đã đƣợc học trong chƣơng trình đào tạo thạc sĩ quản lý công, cùng với hơn chục năm công tác tại Trƣờng Đại học Công nghiệp Hà Nội tôi hy vọng sẽ đánh giá khách quan công tác văn thƣ của cơ quan tôi đang công tác trong thời gian qua và đề xuất một số giải pháp nâng cao chất lƣợng công tác văn thƣ của Trƣờng trong bối cảnh chuyển đổi số nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Trƣờng thời gian tới. 3. Mục đích và nhiệm vụ 3.1. Mục đích nghiên cứu Trên cơ sở thực tiễn hoạt động quản lý, luận văn đánh giá thực trạng công tác văn thƣ của Trƣờng Đại học Công nghiệp Hà Nội trong bối cảnh chuyển đổi số, từ đó đề xuất đƣợc một số giải pháp nhằm góp phần nâng cao
6 hiệu quả công tác văn thƣ của Trƣờng trong thời gian tới. 3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu Luận văn góp phần làm rõ những vấn đề lý luận về công tác văn thƣ trong các cơ quan, tổ chức trong bối cảnh chuyển đổi số. Đánh giá thực tiễn công tác văn thƣ của Trƣờng Đại học Công nghiệp Hà Nội trong bối cảnh chuyển đổi số, chỉ ra những kết quả, hạn chế, nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế trên. Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thƣ tại Trƣờng Đại học Công nghiệp Hà Nội trong bối cảnh chuyển đổi số. 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu 4.1. Đối tượng nghiên cứu Đối tƣợng nghiên cứu của Luận văn là: công tác văn thƣ tại Trƣờng Đại học Công nghiệp Hà Nội trong bối cảnh chuyển đổi số. 4.2. Phạm vi nghiên cứu - Về nội dung: Các nội dung về công tác văn thƣ - Về không gian: tại Trƣờng Đại học Công nghiệp Hà Nội - Về thời gian: Từ năm 2018 đến nay (từ khi Trƣờng Đại học Công nghiệp Hà Nội ứng dụng phần mềm trong công tác văn thƣ). 5. Phƣơng pháp luận và phƣơng pháp nghiên cứu 5.1. Phương pháp luận Việc nghiên cứu dựa trên phƣơng pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác-Lênin trên cơ sở các quan điểm, chủ trƣơng đƣờng lối của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nƣớc về quản lý công tác văn thƣ. 5.2. Phương pháp nghiên cứu Đề tài sử dụng các phƣơng pháp nghiên cứu cơ bản sau: - Phƣơng pháp khảo sát: Nghiên cứu các tài liệu có liên quan để có
7 những luận cứ khoa học cho công tác văn thƣ trong bối cảnh chuyển đổi số nói chung và công tác văn thƣ tại Trƣờng Đại học Công nghiệp Hà Nội nói riêng làm cơ sở đánh giá thực trạng và đề ra những giải pháp nhằm nâng cao chất lƣợng công tác văn thƣ trong bối cảnh chuyển đổi số. - Phƣơng pháp phân tích, tổng hợp: Phân tích, làm rõ và đánh giá thực trạng công tác văn thƣ tại Trƣờng Đại học Công nghiệp Hà Nội trong bối cảnh chuyển đổi số để từ đó chỉ ra những tồn tại, hạn chế trong hoạt động văn thƣ, làm cơ sở đƣa ra những giải pháp ở Chƣơng 3. - Phƣơng pháp điều tra bằng bảng hỏi: Đƣợc tiến hành tại Trƣờng Đại học Công nghiệp Hà Nội nhằm thu thập thông tin về trình độ, mức độ hài lòng, thuận lợi và khó khăn, những lĩnh vực văn thƣ tại Trƣờng, các nội dung công tác văn thƣ, những thuận lợi, khó khăn công tác văn thƣ trong bối cảnh chuyển đổi số, sự quan tâm của chính quyền và tạo điều kiện về cơ sở vật chất, tài chính cho công tác văn thƣ; khảo sát thực trạng công tác văn thƣ trong bối cảnh chuyển đổi số và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thƣ tại tại Trƣờng Đại học Công nghiệp Hà Nội trong bối cảnh chuyển đổi số. - Phƣơng pháp phỏng vấn: Phỏng vấn đối với đội ngũ viên chức Trƣờng Đại học Công nghiệp Hà Nội về tầm quan trọng của ứng dụng công nghệ thông tin và thực trạng vận dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thƣ hiện nay. - Phƣơng pháp thống kê: Đƣợc tác giả sử dụng để thống kê số liệu thu thập đƣợc qua kết quả điều tra, khảo sát về công tác văn thƣ của Trƣờng Đại học Công nghiệp Hà Nội trong bối cảnh chuyển đổi số. Đánh giá thực trạng bằng điểm theo thang 4 khoảng nhƣ sau: + Tốt (Cao, Nhiều): 4 điểm + Khá: 3 điểm + Trung bình (Bình thƣờng): 2 điểm
8 + Yếu (Thấp, Ít): 1 điểm Σ Công thức tính số điểm trung bình. Điểm trung bình X = Ν Trong đó: • Σ = x1.n1 + x2.n2 + x3.n3 + x4.n4 là tổng số đối tƣợng đánh giá; • x1, x2, x3, x4 là điểm số của các mức độ tốt, khá, trung bình và yếu; • n1, n2, n3, n4 là số đối tƣợng đánh giá các tiêu chí cụ thể; • N là tổng số đối tƣợng khảo sát. - Phƣơng pháp quan sát: Phƣơng pháp này chủ yếu là quan sát thực tế công việc của đội ngũ viên chức trong thực hiện công tác văn thƣ tại Trƣờng Đại học Công nghiệp Hà Nội. - Ngoài ra, luận văn còn sử dụng phƣơng pháp tổng hợp, phƣơng pháp so sánh, đối chiếu, …để thu thập thêm những thông tin phục vụ cho quá trình phân tích, đánh giá công tác văn thƣ tại Trƣờng Đại học Công nghiệp Hà Nội trong bối cảnh chuyển đổi số. 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn 6.1. Ý nghĩa lý luận Luận văn góp phần hệ thống hóa các vấn đề lý luận liên quan tới công tác văn thƣ trong bối cảnh chuyển đổi số, đánh giá hiệu quả công tác văn thƣ tại Trƣờng Đại học Công nghiệp Hà Nội trong bối cảnh chuyển đổi số. Chỉ ra những ƣu điểm, thành tựu cũng nhƣ những bất cập, hạn chế của trong công tác trên qua kinh nghiệm thực tiễn tại Trƣờng Đại học Công nghiệp Hà Nội. Đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thƣ tại Trƣờng trong bối cảnh chuyển đổi số thời gian tới. 6.2. Ý nghĩa thực tiễn Với kết quả nghiên cứu, luận văn sẽ là tài liệu tham khảo phục vụ cho việc nghiên cứu, học tập về công tác văn thƣ và tham khảo vận dụng vào thực tiễn, nhằm đảm bảo thực hiện tốt hơn công tác văn thƣ tại Trƣờng Đại học
9 Công nghiệp Hà Nội trong bối cảnh chuyển đổi số thời gian tới. 7. Kết cấu của luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục, nội dung chính của luận văn có kết cấu gồm 3 chƣơng: Chƣơng 1: Cơ sở lý luận công tác văn thƣ trong bối cảnh chuyển đổi số. Chƣơng 2: Thực trạng công tác văn thƣ tại Trƣờng Đại học Công nghiệp Hà Nội trong bối cảnh chuyển đổi số. Chƣơng 3: Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thƣ tại Trƣờng Đại học Công nghiệp Hà Nội trong bối cảnh chuyển đổi số.
10 CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƢ TRONG BỐI CẢNH CHUYỂN ĐỔI SỐ 1.1. Một số quan niệm liên quan 1.1.1. Công tác văn thư Công tác văn thƣ giữ vai trò quan trọng trong việc duy trì hệ thống trao đổi thông tin phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của mọi cơ quan, tổ chức nói chung cũng nhƣ các cơ quan nhà nƣớc nói riêng để đáp ứng kịp thời, xuyên suốt yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội. Tại Điều 1, Nghị định số 30/2020/NĐ- CP quy định rõ về nội dung công tác văn thƣ bao gồm: “Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lƣu khóa bí mật trong công tác văn thƣ” [10] . Tác giả Vũ Thị Tuyết Mai quan niệm “Công tác văn thƣ là tất cả các công việc có liên quan đến công văn giấy tờ, bắt đầu từ khi soạn thảo văn bản (đối với tài liệu đi) hoặc từ khi tiếp nhận văn bản (đối với tài liệu đến) cho đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ vào nơi lƣu trữ (thƣờng là kho, phòng, tủ kín…) [23]. Các nội dung này thƣờng có mối liên hệ chặt chẽ với nhau giúp đạt đƣợc mục tiêu của nhà quản lý. Theo Từ điển tra cứu nghiệp vụ quản trị văn phòng-văn thƣ, lƣu trữ Việt Nam của PGS-TS Dƣơng Văn Khảm (2000), công tác văn thƣ là toàn bộ các quy trình quản lý nhà nƣớc và quản lý nghiệp vụ công tác văn bản giấy tờ. Từ các quan niệm trên có thể hiểu khái niệm về công tác văn thƣ nhƣ sau: Công tác văn thư được hiểu là quá trình thực hiện các công việc liên quan đến soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý văn bản và các dạng tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của tổ chức; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu trong
11 công tác văn thư nhằm đem lại hiệu quả làm việc cho tổ chức, cơ quan. 1.1.2. Chuyển đổi số Mặc dù đã xuất hiện từ rất lâu trên thế giới, nhƣng đến khi cách mạng công nghiệp lần thứ 4 bùng nổ, chuyển đổi số (Digital Transformation) mới xuất hiện và trở nên phổ biến trong thời gian gần đây. Có rất nhiều định nghĩa và cách hiểu khác nhau về chuyển đổi số. Theo trang Tech Republic – Tạp chí trực tuyến, cộng đồng xã hội dành cho các chuyên gia công nghệ thông tin, khái niệm chuyển đổi số 4.0 là “cách sử dụng công nghệ để thực hiện lại quy trình sao cho hiệu quả hơn hoặc hiệu quả hơn.” Theo Công ty Nghiên cứu và Tƣ vấn công nghệ thông tin Gartner, chuyển đổi số là việc ứng dụng công nghệ trong thay đổi mô hình kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó tạo thêm nhiều cơ hội và giá trị mới, giúp doanh nghiệp gia tăng tốc độ tăng trƣởng và đạt doanh số tốt hơn. Còn theo Microsoft, chuyển đổi số chính là tái cấu trúc tƣ duy trong phối hợp giữa dữ liệu, quy trình và con ngƣời nhằm tạo ra nhiều giá trị mới. Tác giả Nguyễn Thị Phƣơng Dung cho rằng: Chuyển đổi số là thay đổi phƣơng thức làm việc trong cuộc sống, phƣơng thức sản xuất với các công nghệ số, là sự tích hợp đầy đủ các công nghệ kỹ thuật số vào tất cả các lĩnh vực của một đơn vị, của một doanh nghiệp, ứng dụng các công nghệ, nhằm thay đổi cách thức vận hành, mô hình kinh doanh và đem đến những hiệu quả cao hơn, những giá trị mới hơn cho doanh nghiệp. Chuyển đổi số còn là sự thay đổi về văn hóa của đơn vị, của doanh nghiệp, đòi hỏi doanh nghiệp cần liên tục cập nhật, liên tục học hỏi theo cái mới, cái hiện đại và phải chấp nhận cả thất bại bên cạnh những thành công của sự đổi mới đem lại [11]. Từ các quan niệm trên có thể hiểu khái niệm về chuyển đổi số nhƣ sau: Chuyển đổi số là quá trình thay đổi tổng thể và toàn diện của cá nhân, tổ
12 chức về cách sống, cách làm việc và phương thức sản xuất dựa trên các công nghệ số [7]. “Chuyển đổi số” (Digital Transformation) có thể dễ bị nhầm lẫn với khái niệm “Số hóa” (Digitizing). Có thể hiểu rằng “Số hóa” là quá trình hiện đại hóa, chuyển đổi các hệ thống thƣờng sang hệ thống kỹ thuật số (chẳng hạn nhƣ chuyển từ tài liệu dạng giấy sang các file mềm trên máy tính, số hóa truyền hình chuyển từ phát sóng analog sang phát sóng kỹ thuật số...); trong khi đó, “Chuyển đổi số” là khai thác các dữ liệu có đƣợc từ quá trình số hóa, rồi áp dụng các công nghệ để phân tích, biến đổi các dữ liệu đó và tạo ra các giá trị mới hơn. Có thể xem “Số hóa” nhƣ một phần của quá trình “Chuyển đổi số”. Chuyển đổi số trong hoạt động của các cơ quan Nhà nƣớc là việc tập trung vào phát triển hạ tầng số phục vụ các cơ quan Nhà nƣớc một cách tập trung, thông suốt; tạo lập dữ liệu về kinh tế - xã hội phục vụ ra quyết định chính sách; tạo lập dữ liệu mở dễ dàng truy cập, sử dụng, tăng cƣờng công khai, minh bạch, phòng, chống tham nhũng, thúc đẩy phát triển các dịch vụ số trong nền kinh tế; cung cấp dịch vụ công trực tuyến mức độ cao, cả trên thiết bị di động để ngƣời dân, doanh nghiệp có trải nghiệm tốt nhất về dịch vụ, nhanh chóng, chính xác, không giấy tờ, giảm chi phí. 1.1.3. Quan niệm công tác văn thư trong bối cảnh chuyển đổi số Hiện nay, hầu hết các tổ chức cơ quan Nhà nƣớc đều có lộ trình, kế hoạch và các chƣơng trình mục tiêu ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý điều hành nói chung và công tác văn thƣ, lƣu trữ nói riêng. Ứng dụng công nghệ thông tin đã giúp công tác quản lý văn bản đi đến và quản lý điều hành của các cơ quan tổ chức hiệu quả, tiết kiệm thời gian và ngân sách. Từ các khái niệm “công tác văn thƣ”, “chuyển đổi số” có thể hiểu quan niệm công tác văn thƣ trong bối cảnh số là việc thực hiện các công việc soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài
13 liệu vào lƣu trữ cơ quan, quản lý và sử dụng con dấu trong hoạt động quản lý của cơ quan trên các công nghệ số nhằm khai thác tối đa nguồn lực và tối ƣu hoá các nhiệm vụ nhằm đem lại lợi ích cho tổ chức, cơ quan”. 1.2. Vị trí, vai trò và yêu cầu về công tác văn thƣ trong bối cảnh chuyển đổi số 1.2.1. Vị trí, vai trò của công tác văn thư 1.1.2.1. Vị trí Công tác văn thƣ không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị – xã hội dù lớn hay nhỏ. Các cơ quan, đơn vị muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trƣơng, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tƣợng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy, văn phòng các tổ chức chính trị – xã hội là các cơ quan trực tiếp giúp các cấp ủy, tổ chức chính trị – xã hội tổ chức điều hành bộ máy, có chức năng thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thƣ lại càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác văn phòng. 1.1.2.2. Vai trò - Công tác văn thƣ có vai trò đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của các cơ quan. Trong hoạt động quản lý của các cơ quan thông tin có vai trò quan trọng, thông tin càng đầy đủ, chính xác và nắm bắt đƣợc kịp thời thì hoạt động quản lý của các cơ quan càng đạt hiệu quả cao. Thực tế cho thấy, để đề ra các quyết định quản lý đúng đắn, có khả năng thực thi, thì lãnh đạo cơ quan cần phải nắm bắt, hiểu đầy đủ và chính xác thông tin về những vấn đề, sự việc có liên quan; các cán bộ, viên chức để làm tốt trách nhiệm của mình trong việc giúp thủ trƣởng cơ quan, đơn vị theo dõi, nắm tình hình, đề xuất ý kiến giải quyết, soạn thảo văn bản về những vấn đề, sự việc đƣợc phân
14 công, tất yếu phải tiến hành thu thập và xử lý các nguồn thông tin có liên quan. Ở nƣớc ta, trong bối cảnh chuyển đổi số nhu cầu thông tin nhằm đảm bảo cho hoạt động quản lý ngày càng lớn và đa dạng. Do đó, công tác văn thƣ càng có vai trò quan trọng hơn bao giờ hết. - Làm tốt công tác văn thƣ sẽ góp phần nâng cao hiệu suất và chất lƣợng công tác của cơ quan. Trong hoạt động của cơ quan, văn bản là căn cứ chủ yếu để giải quyết công việc nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình. Do đó, hiệu suất và chất lƣợng công tác của cơ quan nói chung, từng cán bộ, viên chức nói riêng có quan hệ chặt chẽ với công tác văn thƣ. Nếu các khâu của công tác văn thƣ làm tốt nhƣ: tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết văn bản đƣợc kịp thời và chính xác; soạn thảo văn bản đảm bảo chất lƣợng; vào sổ văn bản đi - đến đƣợc rõ ràng và đúng đắn; lập hồ sơ hiện hành hợp lý; các quy định về quản lý văn bản đƣợc chấp hành nghiêm chỉnh, thì sẽ đảm bảo thông tin văn bản đầy đủ, kịp thời và chính xác cho hoạt động quản lý của cơ quan. Từ đó sẽ góp phần nâng cao chất lƣợng và hiệu suất công tác của cơ quan. Ngƣợc lại, nếu một khâu nào đó của công tác văn thƣ không đƣợc xử lý tốt, thì ít nhiều sẽ ảnh hƣởng tiêu cực đến hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan. Đặc biệt, khi công tác văn thƣ đƣợc tin học hóa để thay thế cho phƣơng pháp thủ công truyền thống thì chắc chắn hiệu suất và chất lƣợng hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức sẽ đƣợc nâng cao rõ rệt. - Làm tốt công tác văn thƣ sẽ có tác dụng phòng chống tệ quan liêu, giấy tờ. “Quan liêu” theo nguyên nghĩa chữ Hán là khái niệm dùng để chỉ những ngƣời làm quan dƣới thời phong kiến. Ngày nay, “quan liêu” đƣợc dùng để chỉ những cán bộ làm việc trong các cơ quan Đảng, Nhà nƣớc và các tổ chức chính trị - xã hội có biểu hiện xa rời thực tế; thiếu sâu sát quần chúng và cơ sở; giải quyết công việc không qua điều tra, nghiên cứu cụ thể, đƣa ra