Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan Kho bạc Nhà nước

Chia sẻ: Tomhum999 Tomhum999 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:110

Thêm vào BST

Báo xấu

39
lượt xem 7
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục đích nghiên cứu của luận văn nhằm đánh giá thực trạng hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan KBNN trong những năm gần đây, qua đó đề xuất các giải pháp nhằm tăng cường hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan KBNN trong thời gian tới.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan Kho bạc Nhà nước

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ .…………/………… ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA NGUYỄN THỊ LAN HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN KHO BẠC NHÀ NƯỚC LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG HÀ NỘI – NĂM 2020
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ .…………/………… ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA NGUYỄN THỊ LAN HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN KHO BẠC NHÀ NƯỚC LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 8 34 04 03 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. Nguyễn Thị Lan Anh HÀ NỘI – NĂM 2020
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu khoa học của riêng tôi. Các nội dung nghiên cứu, kết quả, số liệu được sử dụng trong luận văn là trung thực và không trùng lắp với các đề tài khác. Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về cam đoan này! Hà Nội, ngày tháng năm 2020 Tác giả Nguyễn Thị Lan
LỜI CẢM ƠN Để có thể hoàn thành luận văn này, tôi đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của các thầy cô trong Học viện Hành chính Quốc gia. Trong suốt quá trình học tập, các thầy cô đã nhiệt tình chỉ bảo, giúp đỡ và truyền đạt kiến thức tận tình. Qua đây, tôi xin chân thành cảm ơn Ban Giám đốc Học viện Hành chính Quốc gia, các quý thầy cô trong Khoa Sau đại học đã tạo điều kiện để tôi học tập và hoàn thành tốt khóa học. Đặc biệt tôi xin cảm ơn cô giáo - TS.Nguyễn Thị Lan Anh đã trực tiếp hướng dẫn, quan tâm, chỉ bảo tận tình trong suốt quá trình nghiên cứu và thực hiện luận văn. Tôi cũng xin được cảm ơn các bạn đồng nghiệp đang công tác tại Văn phòng Kho bạc Nhà nước, những người đã chia sẻ kinh nghiệm quý báu trong việc hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan Kho bạc Nhà nước, đồng thời đã tạo điều kiện tốt nhất cho tôi trong quá trình hoàn thành luận văn này. Xin trân trọng cám ơn! Hà Nội, tháng năm 2020 Nguyễn Thị Lan
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt Diễn giải 1 BTC Bộ Tài chính 2 CCHC Cải cách hành chính 3 CNTT Công nghệ thông tin 4 CQNN Cơ quan nhà nước 5 KBNN Kho bạc Nhà nước 6 QLNN Quản lý nhà nước
DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU Bảng 2.1. Trình độ kiến thức của biên chế phòng Hành chính-Lưu trữ cơ quan KBNN ............................................................................................ 42 Bảng 2.2. Danh mục các văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ do KBNN ban hành ..................................................................................... 45 Bảng 2.3. Số lượng hồ sơ, tài liệu đã chỉnh lý khoa học .............................. 52 Bảng 2.4. Tình hình sử dụng tài liệu lưu trữ tại cơ quan KBNN giai đoạn 2014-2019 ................................................................................... 58 Bảng 2.5. Số trang thiết bị dùng cho lưu trữ ................................................ 59 Bảng 2.6. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ ................. 61 Biểu đồ 2.1. Số nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan KBNN giai đoạn 2014-2019 .......................................................................................... 43 Biểu đồ 2.2. Số lượng tài liệu lưu trữ tồn đọng chưa thu thập vào kho lưu trữ cơ quan ..................................................................................... 51 Biểu đồ 2.3. Tỷ lệ thời hạn bảo quản hồ sơ của cơ quan KBNN .................. 54
DANH MỤC HÌNH Hình 2.1: Sơ đồ Tổ chức bộ máy cơ quan KBNN ......................................... 37 Hình 2.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng thuộc KBNN ...................... 40
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU DANH MỤC HÌNH I. PHẦN MỞ ĐẦU ...................................................................................... 1 Chương 1. NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC LƯU TRỮ ................................................................... 7 1.1. Lý luận chung về công tác lưu trữ ....................................................... 7 1.1.1. Khái niệm về công tác lưu trữ ...................................................... 7 1.1.2. Vị trí, vai trò, nhiệm vụ của công tác lưu trữ ............................... 9 1.1.3. Tính chất của công tác lưu trữ ................................................... 16 1.1.4. Nội dung cơ bản của công tác lưu trữ ........................................ 18 1.2. Hiện đại hóa công tác lưu trữ ............................................................ 24 1.2.1. Khái niệm về hiện đại hóa, hiện đại hóa công tác lưu trữ .......... 24 1.2.2. Nội dung hiện đại hóa công tác lưu trữ ...................................... 27 1.2.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến hiện đại hóa công tác lưu trữ ...... 30 Tiểu kết chương 1 ........................................................................................ 32 Chương 2. THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN KHO BẠC NHÀ NƯỚC GIAI ĐOẠN TỪ NĂM 2014 ĐẾN NĂM 2019 ......................................................................................... 33 2.1. Khái quát về cơ quan Kho bạc Nhà nước .......................................... 33 2.1.1. Vị trí và chức năng của cơ quan KBNN ..................................... 33 2.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan KBNN ............................... 34 2.1.3. Cơ cấu tổ chức của cơ quan KBNN ........................................... 35 2.2. Thực trạng hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan KBNN giai đoạn từ năm 2014 đến năm 2019 ..................................................................... 40 2.2.1. Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lưu trữ ....................... 40 2.2.2. Việc ban hành các văn bản quản lý về công tác lưu trữ ............. 44 2.2.3. Việc thực hiện các nghiệp vụ hoạt động lưu trữ ......................... 48 2.2.4. Cơ sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ ..................................... 59
2.2.5. Ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ ..................................... 60 2.2.6. Nghiên cứu khoa học trong công tác lưu trữ .............................. 61 2.3. Đánh giá việc hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan KBNN ........... 62 2.3.1. Những kết quả đạt được ........................................................... 62 2.3.2. Hạn chế ..................................................................................... 64 2.3.3. Nguyên nhân ............................................................................... 65 Tiểu kết chương 2 ........................................................................................ 67 Chương 3. GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI CƠ QUAN KHO BẠC NHÀ NƯỚC ............................. 68 3.1. Định hướng hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan KBNN ........... 68 3.1.1. Định hướng của Nhà nước về hiện đại hóa công tác lưu trữ ...... 68 3.1.2. Định hướng hiện đại hóa công tác lưu trữ của BTC và KBNN .......71 3.2. Giải pháp tăng cường hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan KBNN .. 73 3.2.1. Tăng cường nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức ............ 73 3.2.2. Hoàn thiện hệ thống các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về hiện đại hóa công tác lưu trữ ............................................................................ 75 3.2.3. Kiện toàn tổ chức bộ máy kết hợp với đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ, kỹ năng cho đội ngũ làm công tác lưu trữ ............................. 78 3.2.4. Tăng cường cơ sở vật chất, trang thiết bị cho công tác lưu trữ......... 80 3.2.5. Đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ ..................... 82 3.2.6. Tổ chức thực hiện các hoạt động quản lý nghiệp vụ công tác lưu trữ theo hướng hiện đại hoá ................................................................ 86 3.2.7. Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào công tác lưu trữ ........................................................... 87 3.2.8. Bố trí kinh phí hợp lý để thực hiện hiện đại hóa công tác lưu trữ ..... 90 3.3. Một số kiến nghị ............................................................................... 92 3.3.1. Đối với các cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ...................... 92 3.3.2. Đối với Bộ Tài chính .................................................................. 92 Tiểu kết chương 3 ....................................................................................... 94 KẾT LUẬN ................................................................................................ 95 TÀI LIỆU THAM KHẢO......................................................................... 96 PHỤ LỤC .................................................................................................... 101
I. PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong những năm qua, công tác lưu trữ của các quốc gia trên thế giới và cả ở Việt Nam đã tiến những bước dài. Sự nghiệp lưu trữ Việt Nam, với các chính sách của Đảng và nhà nước, đang ngày càng được hoàn thiện, phù hợp với tiến trình phát triển của đất nước và hội nhập sâu, rộng vào sự nghiệp lưu trữ quốc tế. Trong bối cảnh cải cách hành chính (CCHC) nhà nước mạnh mẽ, xây dựng chính phủ điện tử, hệ thống các cơ quan quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ quốc gia từng bước được kiện toàn, hợp tác quốc tế ngày càng mở rộng. Thực hiện nhiệm vụ hiện đại hóa nền hành chính, xu hướng quản lý công mới, công khai minh bạch và trách nhiệm giải trình cao, vì thế mà vai trò của tài liệu lưu trữ càng được đề cao trong hoạt động của các cơ quan nhà nước (CQNN). Cùng với đó, để xây dựng chính phủ điện tử, nền kinh tế số, thì cách thức tạo lập, quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ tại mỗi cơ quan, tổ chức đòi hỏi phải phù hợp, thích ứng, hiện đại đồng thời bảo đảm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt động quản lý nhà nước (QLNN) và bảo vệ, xây dựng, phát triển đất nước. Theo Quyết định số 430/QĐ-BTC ngày 08/03/2017 của Bộ trưởng Bộ Tài chính (BTC) ban hành kế hoạch phát triển hệ thống Kho bạc Nhà nước (KBNN) giai đoạn 2017-2020, đã đề ra mục tiêu tổng quát là “Xây dựng KBNN hiện đại, hoạt động an toàn, hiệu quả và phát triển ổn định vững chắc trên cơ sở cải cách thể chế chính sách gắn liền với hiện đại hóa và phát triển nguồn nhân lực; tăng cường cải cách thủ tục hành chính gắn với hiện đại hóa hệ thống công nghệ thông tin. Đến năm 2020, các hoạt động KBNN được thực hiện trên nền tảng công nghệ thông tin hiện đại và hình thành kho bạc điện tử; đồng thời, nghiên cứu, hoàn thiện các quy định pháp lý có liên quan đến các chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của KBNN”. Từ mục tiêu tổng quát đó 1
có thể thấy hiện đại hóa công tác lưu trữ là một trong những tiền đề đảm bảo cho công tác lưu trữ hoạt động có chất lượng và hiệu quả, giảm thiểu các thủ tục hành chính không cần thiết; qua đó góp phần xây dựng hệ thống KBNN nói chung, cơ quan KBNN nói riêng hiện đại, hoạt động an toàn, hiệu quả và phát triển ổn định vững chắc hướng tới hình thành kho bạc điện tử. Xuất phát từ sự cần thiết phải hiện đại hóa công tác lưu trữ cũng như từ thực tiễn kinh nghiệm làm việc tại cơ quan KBNN, “Hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan Kho bạc Nhà nước” được tác giả lựa chọn làm đề tài luận văn thạc sỹ chuyên ngành quản lý công. Tác giả mong muốn thông qua đề tài này có thể đóng góp những giá trị nghiên cứu thực tiễn về thực trạng hiện đại hóa công tác lưu trữ của cơ quan KBNN và của cả hệ thống KBNN. 2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn Ở Việt Nam, trong những năm gần đây, việc tìm kiếm các giải pháp hiện đại hóa công tác lưu trữ ở các CQNN đã thu hút được sự quan tâm của nhiều nhà khoa học, các nhà quản lý và các nghiên cứu sinh, học viên cao học. Tính đến thời điểm hiện tại, đã có khá nhiều bài viết được công bố trên các tạp chí chuyên ngành, hay các giáo trình chuyên khảo về lĩnh vực này, trong số đó có thể kể đến: - Bài viết “Tổ chức áp dụng chữ ký số của ngành Tài chính và việc hiện đại hóa công tác lưu trữ”, tác giả Trần Nguyên Vũ, đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 3/2011. Bài viết đề cập tới vấn đề chuyển từ lưu trữ truyền thống sang lưu trữ điện tử, trên cơ sở đó để xây dựng hệ thống lưu trữ điện tử quốc gia để phục vụ cho phát triển kinh tế và an ninh quốc phòng của đất nước; - Bài viết “Tác động của toàn cầu hóa đối với hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ ở Việt Nam”, tác giả Nguyễn Trọng Biên, đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 7/2013. Bài viết đã bàn tới một số vần đề toàn cầu hóa và tác động của toàn cầu hóa tới công tác văn thư, lưu trữ Việt Nam hiện nay; 2
- Bài viết “Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ tại UBND thành phố Trà Vinh”, tác giả Dương Tuấn Vũ, đăng trên Tạp chí Khoa học và Nhân văn, số ra 20, tháng 12/2015. Bài viết nêu lên một số hạn chế, tồn tại trong công tác lưu trữ tại UBND thành phố Trà Vinh, qua đó đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ và hệ thống kho lưu trữ tài liệu tại UBND thành phố Trà Vinh; - Bài viết “Quản lý lưu trữ trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghiệp 4.0”, tác giả Dương Văn Khảm, đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 8/2018. Bài viết đề cập đến cơ sở pháp lý thực hiện cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 tại Việt Nam và ngành lưu trữ, đồng thời đề xuất một số giải pháp quản lý ngành lưu trữ, để làm tăng thêm hiệu quả công tác lưu trữ; - Cuốn “Nghiệp vụ văn thư lưu trữ”, tác giả Hoàng Lê Minh (Nxb Văn hóa-Thông tin, 2009), đã trình bày các vấn đề liên quan tới khâu điều hành và hành chính ở các cơ quan, vấn đề lưu giữ bảo quản hồ sơ, tư liệu giúp cho hoạt động nghiên cứu, tổ chức đạt hiệu quả trong công cuộc CCHC hiện nay; - Giáo trình “Lưu trữ học đại cương”, tác giả Phan Đình Nham, Bùi Thúy Loan (Nxb Đại học Quốc gia TP. Hồ Chí Minh, 2015), giáo trình cung cấp các lý thuyết cơ bản, phương pháp và các vấn đề nền tảng quan trọng nhất liên quan đến khoa học lưu trữ, nghiệp vụ lưu trữ, tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ. Đồng thời cập nhật các vấn đề mới trong bối cảnh nhà nước Việt Nam đang tăng cường quản lý thống nhất hoạt động lưu trữ trên phạm vi toàn quốc để bảo vệ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, cung cấp thông tin làm căn cứ để bộ máy QLNN xây dựng kế hoạch, cân đối, phân bổ các nguồn lực cho quá trình phát triển kinh tế-xã hội, phát triển khoa học và công nghệ, xây dựng chính phủ điện tử. Ngoài ra, còn nhiều đề tài nghiên cứu liên quan đến nội dung hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ, đến hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ, công tác văn phòng, chẳng hạn như: 3
- Đề tài “Công tác văn thư, lưu trữ tại KBNN Thanh Hóa, thực trạng và giải pháp”, tác giả Lê Đình Nguyên, KBNN Thanh Hóa (2009); - Luận văn thạc sĩ “Hiện đại hóa công tác văn thư tại Viện Hàn lâm Khoa học và công nghệ Việt Nam”, tác giả Nguyễn Thanh Hà (2016), - Đề tài “Một số giải pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại KBNN Cần Thơ”, tác giả Huỳnh Chí Thành và Lê Minh Công, KBNN Cần Thơ (2017)…; Những đề tài trên đã nêu lên những hạn chế, bất cập khi thực hiện các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư, lưu trữ và đưa ra các giải pháp để nâng cao chất lương công tác tác văn thư, lưu trữ cho phù hợp với đặc thù tại mỗi cơ quan, tổ chức. Trong đó các đề tài đều chọn giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin để nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ. Tuy nhiên, cho đến nay chưa có công trình nào nghiên cứu về hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan KBNN ở Việt Nam. Tác giả đề tài đã kế thừa những kết quả ở các công trình của các tác giả đi trước, đi sâu phân tích đánh giá thực trạng hiện đại hóa công tác lưu trữ của cơ quan KBNN, từ đó đề xuất những phương hướng, giải pháp hiện đại hóa công tác lưu trữ của cơ quan KBNN đạt được những hiệu quả thiết thực hơn, phục vụ chiến lược phát triển của hệ thống KBNN trong thời gian tới. 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn - Mục đích: Đánh giá thực trạng hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan KBNN trong những năm gần đây, qua đó đề xuất các giải pháp nhằm tăng cường hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan KBNN trong thời gian tới. - Nhiệm vụ: Để thực hiện mục đích nghiên cứu, luận văn phải tiến hành các nhiệm vụ cụ thể: + Tổng hợp cơ sở lý luận về công tác lưu trữ, hiện đại hóa công tác lưu trữ. + Nghiên cứu, khảo sát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của KBNN. 4
+ Nghiên cứu, khảo sát, đánh giá tình hình hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan KBNN giai đoạn từ năm 2014 đến năm 2019. + Đánh giá kết quả đạt được, những mặt hạn chế của công tác lưu trữ tại cơ quan KBNN, nguyên nhân của những kết quả đạt được cũng như những mặt hạn chế. + Đề xuất những giải pháp nhằm tăng cường hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan KBNN trong thời gian tới. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn - Đối tượng nghiên cứu: Công tác lưu trữ tại cơ quan KBNN. - Phạm vi nghiên cứu: + Phạm vi không gian: Cơ quan KBNN. + Phạm vi thời gian: Từ năm 2014 đến năm 2019, vì đây là giai đoạn KBNN đẩy mạnh hiện đại hóa mọi mặt hoạt động để hoàn thành mục tiêu chiến lược xây dựng kho bạc điện tử vào năm 2020, tuy nhiên hiện đại hóa trong công tác lưu trữ chưa có nhiều chuyển biến tích cực. 5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn - Phương pháp luận: Việc nghiên cứu dựa trên phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác-Lênin; trên cơ sở các quan điểm, chủ trương đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước về công tác lưu trữ, về nhiệm vụ hiện đại hóa nền hành chính nhà nước nói chung, về hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ nói riêng. - Phương pháp nghiên cứu: + Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Phương pháp nghiên cứu tài liệu được thực hiện nhằm thu thập thông tin, hệ thống các khái niệm và luận điểm, cơ sở lý thuyết liên quan đến hiện đại hóa từ các công trình nghiên cứu, các tài liệu của các tác giả trong và ngoài nước. Luận văn tiến hành nghiên cứu 5
các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản QLNN để làm căn cứ pháp lý cho việc phân tích các khái niệm liên quan đến đề tài. + Phương pháp phân tích, tổng kết thực tiễn: tác giả dùng cở sở lý luận khoa học, pháp lý để xem xét, đánh giá hoạt động thực tiễn của đối tượng nghiên cứu để tìm ra những giải pháp hoàn hảo hơn. Ngoài ra, luận văn còn sử dụng phương pháp thống kê-so sánh: phương pháp quan sát, khảo sát thực tế và một số phương pháp nghiên cứu khoa học khác... 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn - Về mặt lý luận: Luận văn góp phần khẳng định sự cần thiết và ý nghĩa của việc hiện đại hóa công tác lưu trữ đối với lĩnh vực kho bạc nói chung và tại cơ quan KBNN nói riêng. - Về mặt thực tế: Kết quả nghiên cứu của luận văn sẽ là cơ sở cho việc đưa ra các giải pháp tăng cường hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan KBNN, nâng cao vai trò cũng như nhận thức về tầm quan trọng của công tác lưu trữ trong hoạt động quản lý và điều hành tại cơ quan KBNN. Đồng thời, các giải pháp tăng cường việc hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan KBNN cũng có thể được tiếp tục nghiên cứu để áp dụng trên thực tế cho các cơ quan, tổ chức khác. 7. Kết cấu của luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, luận văn được kết cấu thành 3 chương: Chương 1: Những vấn đề lý luận và pháp lý về hiện đại hóa công tác lưu trữ Chương 2: Thực trạng hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan KBNN giai đoạn từ năm 2014 đến năm 2019 Chương 3: Giải pháp tăng cường hiện đại hóa công tác lưu trữ tại cơ quan KBNN 6
Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC LƯU TRỮ 1.1. Lý luận chung về công tác lưu trữ 1.1.1. Khái niệm về công tác lưu trữ Thuật ngữ “lưu trữ” có từ thời cổ đại, bắt nguồn từ tiếng Hy Lạp (arch), ban đầu dùng để chỉ nơi làm việc của chính quyền, về sau được dùng để chỉ ngôi nhà bảo quản tài liệu. Ngày nay thuật ngữ “lưu trữ” vẫn mang dấu ấn của tiếng gốc Hy Lạp cổ xưa. Ví dụ như archives (tiếng Pháp), archiv (tiếng Đức), archivum (Ba Lan)... thuật ngữ này được được dùng định nghĩa là cơ quan hay đơn vị tổ chức làm nhiệm vụ thu thập, bổ sung, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu vào các mục tiêu của xã hội, phục vụ cho mục đích khoa học, kinh tế, văn hóa, giáo dục... Ở Việt Nam, thuật ngữ “lưu trữ” là lưu lại, giữ lại, giữ gìn, bảo tồn. Đối với công văn, tài liệu thì lưu trữ có nghĩa là giữ lại các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết. Từ điển lưu trữ Việt Nam của Cục Lưu trữ Nhà nước (năm 1992) ghi: “Lưu trữ là: 1.Giữ lại các văn bản, tài liệu của cơ quan hoặc cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết. 2. Cơ quan hoặc đơn vị làm nhiệm vụ bảo quản và tổ chức sử dụng”[34]. Theo cách hiểu của tác giả: Lưu trữ có nghĩa là lưu lại những tài liệu có giá trị để đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin trong quá khứ, phục vụ đời sống xã hội hoặc để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết. Về mặt lý luận, khái niệm công tác lưu trữ thường được gắn liền với các thuật ngữ cơ bản sau: - Tài liệu là: “vật mang thông tin làm phương tiện cho các hoạt động xã hội. Tài liệu bao gồm các loại văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành 7
chính, hoặc các nguồn tư liệu khác, được ghi trên các vật mang tin khác nhau, như trên giấy, băng từ, đĩa từ, thẻ nhớ... dùng làm căn cứ để xử lý, giải quyết công việc thuộc các lĩnh vực hoạt động khác nhau của xã hội và lưu trữ các thông tin của hoạt động đó”. [24] - Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành qua hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được bảo quản trong kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, kịch... của toàn xã hội. - QLNN về lưu trữ là: “theo dõi, điều hành, kiểm tra các hoạt động của Nhà nước”. [24] Như vậy, theo cách hiểu của chuyên ngành lưu trữ học, công tác lưu trữ là “toàn bộ các quy trình QLNN và quản lý nghiệp vụ lưu trữ, nhằm thu thập, bổ sung, bảo quản, bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ”. [24] Về mặt QLNN, theo Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 được Quốc hội thông qua ngày 11/11/2011 (sau đây gọi là Luật Lưu trữ), tại Điều 2 giải thích một số từ ngữ như sau: - Tài liệu “là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác”. (Khoản 2) - Tài liệu lưu trữ “là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp” (Khoản 3) 8
- Hoạt động lưu trữ “là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu” (Khoản 1) Ngoài ra, tại Khoản 1, Điều 38 của Luật Lưu trữ đã quy định: “Chính phủ thống nhất QLNN về lưu trữ”. Vì vậy, dưới góc nhìn của QLNN, công tác lưu trữ là bao gồm các lĩnh vực công tác QLNN, điều này thể hiện ở các hoạt động xây dựng và kiểm tra, chỉ đạo thực hiện luật pháp của cơ quan QLNN về lưu trữ. Trên cơ sở lý luận và pháp lý về công tác lưu trữ, khái niệm về công tác lưu trữ được tác giả định nghĩa như sau: Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động QLNN bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của cơ quan, tổ chức, cá nhân. 1.1.2. Vị trí, vai trò, nhiệm vụ của công tác lưu trữ 1.1.2.1. Vị trí - Công tác lưu trữ là một mắt xích không thể thiếu trong hoạt động của bộ máy nhà nước. Các tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho sự lãnh đạo, quản lý của một cơ quan, tổ chức, đồng thời góp phần bảo vệ những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và bí mật quốc gia. - Công tác lưu trữ là khâu quan trọng trong quá trình xử lý thông tin, là nội dung quan trọng trong hoạt động của công tác văn phòng và có liên hệ mật thiết với công tác văn thư. Công tác này có ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý, điều hành của một cơ quan, tổ chức. Giải quyết tốt công tác lưu trữ trong cơ quan, tổ chức có ý nghĩa trên nhiều mặt trong quá trình quản lý. 1.1.2.2. Vai trò Ngay từ những ngày đầu nước nhà giành được độc lập, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký Thông đạt số 1-C/VP ngày 03/1/1946 với nội dung hết sức 9
ngắn gọn, súc tích, Thông đạt đã khẳng định “Tài liệu có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia” và chỉ rõ trách nhiệm “Các ông bộ trưởng ban chỉ thị cho nhân viên các sở phải gìn giữ tất cả các công văn, tài liệu và cấm không được hủy bỏ những công văn, tài liệu ấy, nếu không có lệnh trên rõ rệt cho phép hủy bỏ”. Đồng thời cũng quy định nơi lưu giữ bảo quản tài liệu sau khi sử dụng “Những hồ sơ hoặc công văn không cần dùng sau này sẽ phải gửi về những sở lưu trữ công văn thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục để tàng trữ”. Thông đạt số 1-C/VP thực sự đã đặt cơ sở, nền móng cho sự ra đời và hoạt động của công tác lưu trữ của nước ta, đánh dấu bước ngoặt đối với hoạt động của công tác lưu trữ. Năm 2001, Pháp lệnh lưu trữ quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH10 ra đời, cũng đã khẳng định “Tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa”. Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu chính xác, đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, chiến lược để phục vụ phát triển kinh tế- xã hội, phản ánh toàn bộ lịch sử hình thành, phát triển cũng như đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa của một đất nước, cơ quan, tổ chức hay một cá nhân. Vì vậy cần phải hiểu rõ vai trò của tài liệu lưu trữ nói riêng và công tác lưu trữ nói chung, để có biện pháp bảo vệ an toàn và sử dụng tài liệu lưu trữ một cách có hiệu quả, nâng cao trách nhiệm của CQNN, các tổ chức chính trị, tổ chức xã hội. Vai trò của tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ được thể hiện ở các mặt sau: - Thứ nhất, tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng đối với việc xây dựng thể chế hành chính nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực của hệ thống thể chế hành chính. Việc khai thác thông tin phục vụ soạn thảo, ban hành văn bản QLNN có thể từ nhiều nguồn khác nhau, nhưng nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ luôn có vai trò quan trọng vì tính chính xác, độ tin cậy cao. Vai trò quan trọng của tài liệu lưu trữ thể hiện ngay khi định hướng 10
nội dung, xác định nhu cầu ban hành văn bản QLNN cần phải nghiên cứu các chủ trương, đường lối của Đảng, pháp luật của Nhà nước liên quan đến vấn đề đó thông qua các tài liệu lưu trữ. Vì nguồn thông tin văn bản sử dụng để nghiên cứu đều đã qua các khâu xử lý nghiệp vụ của công tác lưu trữ như thu thập, chỉnh lý, tổ chức khai thác sử dụng văn bản. Đồng thời dựa trên những thông tin quá khứ để nghiên cứu tìm ra quy luật vận động, từ đó dự báo về xu hướng phát triển của vấn đề trong tương lai, tìm ra cách thức tác động phù hợp với quy luật vận động của đời sống xã hội và định hướng của Nhà nước. Mặt khác, quá trình thu thập thông tin từ tài liệu lưu trữ không qua nhiều khâu trung gian, được thực tiễn kiểm nghiệm, nguồn thông tin phong phú, nhanh chóng, tiết kiệm sẽ phục vụ đắc lực cho việc xây dựng hệ thống thể chế nền hành chính nhà nước. Làm tốt các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ góp phần thúc đẩy cho hoạt động hệ thống hóa pháp luật được tốt, nâng cao chất lượng, hiệu quả cho hệ thống thể chế nền hành chính nhà nước, bảo đảm cung cấp thông tin cho hoạt động xây dựng hệ thống văn bản quy phạm pháp luật nói riêng và văn bản QLNN nói chung. - Thứ hai, tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng trong việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ thể chế nền hành chính nhà nước và quyền lợi chính đáng của công dân, góp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa. Việc sử dụng thông tin từ văn bản QLNN để theo dõi, điều hành và kiểm tra công việc trong cơ quan một cách khoa học, có hệ thống, có căn cứ chính xác là điều kiện tất yếu để bảo đảm cho hoạt động của bộ máy QLNN có hiệu quả. Vì tài liệu lưu trữ tạo công cụ để kiểm tra việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức, góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát. Nhờ có công tác kiểm tra có thể phát hiện, phòng ngừa, ngăn chặn, xử lý kịp thời thiếu sót trong tổ chức và hoạt động của bộ máy nhà nước nhằm đảm bảo trật tự QLNN trong mọi lĩnh 11