Luận văn thạc sĩ Quản lý công: Hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Lương Tài, Bắc Ninh

Chia sẻ: Hinh Duyệt | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:108

Thêm vào BST

Báo xấu

66
lượt xem 18
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Luận văn được chia thành 3 chương như sau: Cơ sở lý luận về Văn phòng và hiệu quả của Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Lương Tài; Thực trạng hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Lương Tài; Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Lương Tài.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn thạc sĩ Quản lý công: Hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Lương Tài, Bắc Ninh

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO BỘ NỘI VỤ TẠO …………/………… ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA PHÙNG ĐỨC LUÂN HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN - ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN LƢƠNG TÀI TỈNH BẮC NINH LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG HÀ NỘI - NĂM 2016
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO BỘ NỘI VỤ TẠO …………/………… ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA PHÙNG ĐỨC LUÂN HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN - ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN LƢƠNG TÀI TỈNH BẮC NINH LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 60 34 04 03 NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. ĐOÀN THỊ HÒA HÀ NỘI - NĂM 2016
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan Luận văn này là công trình nghiên cứu khoa học độc lập của tôi. Trong Luận văn có tham khảo một số kết quả nghiên cứu của các nhà khoa học, một số thông tin trong các Văn bản của nhà nƣớc đã đƣợc chú thích. TÁC GIẢ Phùng Đức Luân
LỜI CẢM ƠN Trước tiên Tôi xin chân thành cảm ơn sâu sắc cô giáo, Tiến sĩ ĐoànThị Hòa, người đã trực tiếp chỉ bảo tận tình, hướng dẫn giúp đỡ tôi hoàn thành Luận văn này. Xin chân thành cảm ơn các nhà khoa học, các thầy giáo, cô giáo Học viện Hành chính Quốc gia đã nhiệt tình giảng dạy, truyền đạt cho em kiến thức về quản lý công trong suốt thời gian tại Học viện. Tôi xin chân thành cảm ơn các đồng chí lãnh đạo Huyện ủy, UBND huyện Lương Tài, Ban quản lý các dự án xây dựng huyện, Văn phòng HĐND- UBND huyện đã tạo điều kiện thuận lợi, động viên giúp đỡ cho tôi tham gia học tập nâng cao trình độ, nghiệp vụ chuyên môn. Mặc dù đã rất cố gắng nhưng với thời gian và điều kiện nghiên cứu còn hạn chế nên Luận văn không tránh khỏi còn nhiều sai sót. Kính mong được sự tham gia đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo và bạn bè đồng nghiệp. Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, tháng 11 năm 2016 Tác giả Phùng Đức Luân
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN ............................................................................................ 1 LỜI CẢM ƠN .................................................................................................. 2 MỤC LỤC ........................................................................................................ 3 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT ................................................................ 6 DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU............................................................... 7 MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1 CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN - ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP HUYỆN ............................................................................................................. 7 1.1. Lý luận chung về Văn phòng ................................................................... 7 1.1.1.Khái niệm ............................................................................................ 7 1.1.2. Chức năng nhiệm vụ của Văn phòng ................................................. 8 1.1.3. Vị trí, vai trò của Văn phòng ............................................................ 11 1.2. Hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân cấp quận, huyện ................................................................................................... 12 1.2.1. Chức năng của Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân cấp quận, huyện.......................................................................................... 12 1.2.2. Nhiệm vụ của Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân cấp quận, huyện.......................................................................................... 13 1.2.3. Nguyên tắc lãnh đạo, hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân cấp quận, huyện ................................................... 18 1.2.4. Quan hệ phối họp của Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân cấp quận, huyện với các đơn trong và ngoài cơ quan ............... 19 1.3. Hiệu quả hoạt động của Văn phòng và yêu cầu của cải cách hành chính đối với việc nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng ................. 20 1.3.1. Khái niệm hiệu quả .......................................................................... 20
1.3.2. Các tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động của Văn phòng .............. 21 Tiểu kết chƣơng 1 .......................................................................................... 22 CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG ......... 23 HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN - ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN LƢƠNG TÀI .................................................................................................................. 23 2.1. Khái quát chung về UBND huyện Lƣơng Tài và Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Lƣơng Tài ............................................ 23 2.1.1. Khái quát về UBND huyện Lương Tài ............................................. 23 2.1.2. Khái quát về Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Lương Tài......................................................................................... 31 2.2. Thực trạng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Lƣơng Tài ........................................................................... 35 2.2.1. Thực trạng hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Lương Tài ................................................................. 35 2.3. Đánh giá hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Lƣơng Tài ........................................................ 48 2.3.1. Trình độ, năng lực đội ngũ cán bộ, công chức làm việc tại Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện ................................ 48 2.3.2. Xây dựng kế hoạch chiến lược, chương trình công tác của Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Lương Tài .............. 51 2.3.3. Công tác thu thập, xử lý và cung cấp thông tin ............................... 52 2.3.4. Công tác tổ chức hội họp ................................................................. 53 2.3.5. Việc ứng dụng CNTT và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng trong hoạt động của Văn phòng ................................................................. 54 2.3.6. Mức độ đáp ứng trang thiết bị, cơ sở vật chất ................................. 56 2.3.7. Đánh giá chung ................................................................................ 58 Tiểu kết chƣơng 2 .......................................................................................... 65
CHƢƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG Hội ĐỒNG NHÂN DÂN - ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN LƢƠNG TÀI HIỆU QUẢ HƠN .................................................................. 66 3.1. Nhóm giải pháp đối với công tác quản lý nhà nƣớc .............................. 66 3.1.1. Thay đổi nhận thức về Văn phòng.................................................... 66 3.1.2. Hoàn thiện về thể chế ....................................................................... 66 3.2. Nhóm giải pháp đối với UBND, Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Lƣơng Tài .................................................................... 67 3.2.1. Hoàn thiện đội ngũ cán bộ, công chức làm việc công tác tại Văn phòng ...... 67 3.2.2. Giải pháp hoàn thiện các hoạt dộng cụ thể của Văn phòng ............ 73 3.2.3. Tăng cường đầu tư trang thiết bị kỹ thuật ....................................... 80 3.2.4. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin tại Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện .................................................. 81 3.2.5. Đẩy mạnh việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO ................................................................................................... 82 Tiểu kết chƣơng 3 .......................................................................................... 85 KẾT LUẬN .................................................................................................... 86 TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................ 87 PHỤ LỤC 01 MẪU PHIẾU XỬ LÝ VĂN BẢN ......................................... 90 PHỤ LỤC 02 PHIẾU KHẢO SÁT .............................................................. 91 PHỤ LỤC 03 BẢNG TỔNG HỢP KẾT QUẢ KHẢO SÁT ..................... 96
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT CVP : Chánh Văn phòng CV : Chuyên viên CNTT : Công nghệ thông tin UBND : Ủy ban nhân dân HĐND : Hội đồng nhân dân TT : Thông tin PVP : Phó Văn phòng
DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU Sơ đồ 2.1. Quy trình thu thập, xử lý thông tin Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Lương Tài ....................................................... 37 Bảng 2.1. Bảng khảo sát đánh giá chất lượng công tác tổ chức hội họp của Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Lương Tài. .......... 41 Bảng 2.2. Số lượng văn bản đến tại UBND huyện Lương Tài ....................... 44 Bảng 2.3. Số lượng văn bản đi tại UBND huyện Lương Tài .......................... 46 Bảng 2.4. Bảng khảo sát đánh giá chất lượng công tác thi đua khen thưởng Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện ............................. 48 Bảng 2.6. Bảng khảo sát số lượng cơ sở vật chất, trang thiết bị tại Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện ...................................... 56 Bảng 2.7. Bảng khảo sát chất lượng cơ sở vật chất, trang thiết bị tại Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Lương Tài .................... 57 Bảng 2.8. Bảng khảo sát đánh giá hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Lương Tài ..................................... 58
1 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Trong những năm qua dƣới sự lãnh đạo của Đảng, Nƣớc ta đang từng bƣớc tiến hành cải cách nền hành chính trên các lĩnh vực, đặc biệt là cải cách tổ chức bộ máy và đội ngũ cán bộ công chức hành chính. Việc đổi mới và hoàn thiện phƣơng thức tổ chức, điều hành hoạt động của các cơ quan hành chính Nhà nƣớc giữ một vai trò hết sức quan trọng, góp phần nâng cao hiệu quả phục vụ và thúc đẩy sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nƣớc. Đối với Chính phủ của mỗi quốc gia đó là cải cách hành chính để đáp ứng nhu cầu thực tiễn khách quan, Việt Nam cũng không nằm ngoài xu thế phát triển đó. Hiện đại hóa nền hành chính đƣợc xác định là một trong những nội dung trọng tâm của công cuộc cải cách hành chính Việt Nam. Cùng với cải cách hành chính của cả nƣớc, tỉnh Bắc Ninh đang đẩy mạnh công cuộc cải cách hành chính để hội nhập, thu hút đầu tƣ và phát triển kinh tế - xã hội. Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân (HĐND), Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh Bắc Ninh đã, đang và sẽ tiếp tục thực hiện cải cách hành chính, quản lý lề lối làm việc, nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan hành chính các cấp, từng bƣớc thực hiện nền hành chính hiện đại, lấy mục tiêu phục vụ nhân dân làm trọng tâm. Văn phòng HĐND và UBND có nhiệm vụ tham mƣu tổng hợp, giúp việc trực tiếp cho thƣờng trực HĐND và UBND; tham mƣu cho Chủ tịch, các phó chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành các công việc thƣờng xuyên; có trách nhiệm thông báo những quyết định quản lý của HĐND và UBND của huyện đến các phòng ban chuyên môn, UBND các xã thị trấn. Có thể nói Văn phòng HĐND và UBND hoạt động giống nhƣ một cấp trung gian giữa các phòng ban chuyên môn, thƣờng trực HĐND và lãnh đạo UBND các xã, thị trấn. Chính vì vậy, hiệu quả hoạt động của HĐND và UBND huyện nói chung và của lãnh đạo UBND huyện nói riêng, đòi hỏi Văn phòng phải nâng cao hiệu quả hoạt động, có phƣơng thức diều hành khoa học, biện pháp kỹ thuật thích hợp.
2 Thực tế hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lƣơng Tài chƣa thực sự hiệu quả, còn những tồn tại, hạn chế nhƣ: Nhận thức chƣa đúng về chức năng, nhiệm vụ, vai trò của Văn phòng, phối hợp chƣa tốt, sự phân công công việc còn có sự chồng chéo, bỏ trống, quy chế làm việc chƣa chặt chẽ, hoạt động phục vụ nhân dân chƣa đƣợc coi trọng, việc ứng dụng thông tin còn nhiều bất cập; trình độ, năng lực đội ngũ cán bộ, công chức, nhân viên còn nhiều hạn chế, bố trí một số cán bộ, công chức chƣa khoa học; việc tham mƣu đề xuất các giải pháp để thực hiện các chƣơng trình, kế hoạch chƣa đƣợc sâu sắc, toàn diện, thiếu sự sắc sảo, nhạy bén; việc thực hiện báo cáo chƣa nghiêm, nội dung báo cáo chƣa đảm bảo nội dung theo yêu cầu; việc quản lý văn bản thiếu chặt chẽ, còn để làm thất lạc nhiều văn bản, không xác định đƣợc trách nhiệm của cá nhân; còn lãng phí trong việc sử dụng tài sản công ……đã làm ảnh hƣởng không nhỏ đến hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND ở huyện Lƣơng Tài. Vì vậy, việc đánh giá một cách đầy đủ thực trạng làm cơ sở đƣa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện Lƣơng Tài là yêu cầu cấp thiết, để hoạt động chuyên nghiệp, hiện đại và phục vụ tốt sự lãnh đạo HĐND, UBND huyện cũng nhƣ phục vụ nhân dân. Từ những lý do trên tác giả chọn đề tài: “Hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Lương Tài tỉnh Bắc Ninh” nghiên cứu làm luận Văn thạc sĩ Quản lý công của mình. 2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài Trong giai đoạn cải cách, hiện đại hóa nền hành chính hiện nay công tác Văn phòng ngày càng đƣợc chú trọng. Những vấn đề chung về quản trị Văn phòng đã đƣợc đề cập khá hệ thống qua các tài liệu của các tác giả nhƣ: - Nguyễn Hữu Thân (chủ biên), “Quản trị hành chính Văn phòng”, NXB thống kê, Hà Nội.
3 - Lƣu Kiếm Thanh (2009) “Hành chính Văn phòng trong cơ quan nhà nước”. NXB thống kê, Hà Nội. - Lƣu Kiếm Thanh (2009) “Nghiệp vụ hành chính Văn phòng”,NXB thống kê, Hà Nội. - Nguyễn Hữu Thân (chủ biên), “Quản trị hành chính Văn phòng”, NXB thống kê, Hà Nội. - Học viện hành chính Quốc gia (2006). “Điều hành công sở hành chính Nhà nước”, NXB Khoa học và kỹ thuật Hà Nội. - Nguyễn Đăng Thành (chủ biên) (2013), “Đo lường và đánh giá hiệu quả quản lý hành chính Nhà nước những thành tựu trên thế giới và ứng dụng Việt Nam”, NXB Lao động. - Nguyễn Văn Thâm (2001), “Tổ chức điều hành hoạt động của các công sở”, NXB chính trị Quốc gia. - Nguyễn Văn Thâm (2001), “Tổ chức điều hành hoạt động của các công sở”, NXB chính trị Quốc gia. Các công trình nêu trên chủ yếu cung cấp những kiến thức lý luận cơ bản nhất về Văn phòng và quản trị Văn phòng, khái niệm, chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng; các nghiệp vụ công tác Văn phòng và công tác Văn phòng trong cơ quan hành chính Nhà nƣớc. Nhìn góc độ thực tiễn của hoạt động Văn phòng thì các công trình trên chƣa đề cập đến. Bên cạnh các sách chuyên khảo, giáo trình, còn nhiều đề tài luận Văn thạc sĩ hành chính công nghiên cứu về hoạt động Văn phòng, cụ thể một số luận Văn sau: - Thái Thùy Linh (2010) “Nâng cao năng lực điều hành Văn phòng UBND quận Hà Đông trong bối cảnh hiện nay”, Luận Văn thạc sĩ quản lý hành chính công Học viện hành chính Hà Nội.
4 - Cấn Bảo Ngọc (2008) “Những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND quận Hồng Bàng”, Luận Văn thạc sĩ quản lý hành chính công, Học viện hành chính Hà Nội. Nhìn chung các công trình nghiên cứu chủ yếu đề cập về chất lƣợng hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND quận, huyện, thị xã; Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng cấp quận tại thành phố Hải Phòng. Trong đó các công trình nghiên cứu nêu trên chƣa có công trình nào nghiên cứu hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lƣơng Tài tỉnh Bắc Ninh. Chính vì vậy việc nghiên cứu hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lƣơng Tài tỉnh Bắc Ninh trong bối cảnh hiện nay là hết sức cần thiết. 3. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu 3.1. Mục đích nghiên cứu Làm rõ và phân tích đánh giá thực trạng hoạt động của Văn phòng HĐND- UBND huyện Lƣơng Tài từ đó tìm ra nguyên nhân, tồn tại của Văn phòng. Đề xuất một số giải pháp hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lƣơng Tài hiệu quả hơn. 3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu Để đạt đƣợc mục tiêu nghiên cứu nêu trên, Luận văn thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể sau: Làm rõ lý luận cơ bản về Văn phòng, hoạt động của Văn phòng. Những vấn đề lý luận, pháp lý về tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND cấp quận, huyện. Khảo sát, đánh giá thực trạng hoạt động của Văn phòng HDND-UBND huyện Lƣơng Tài. Xây dựng các giải pháp để hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lƣơng Tài đạt kết quả tốt hơn.
5 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu 4.1. Đối tượng nghiên cứu Nghiên cứu hiệu quả hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lƣơng Tài tỉnh Bắc Ninh. 4.2. Phạm vi nghiên cứu Phạm vi không gian: Nghiên cứu cách thức, hoạt động, công việc của Văn phòng. Đề xuất một số giải pháp về hoạt động của Văn phòng HĐND- UBND huyện Lƣơng Tài. Phạm vi thời gian: từ năm 2011 - 2015 5. Phƣơng pháp luận và phƣơng pháp nghiên cứu 5.1. Phương pháp luận: Phƣơng pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lênin về nhận thức khoa học. Phƣơng pháp này giúp cho ngƣời nghiên cứu có sự đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn một cách biện chứng, từ đó sẽ có cách nhìn về vấn đề một cách toàn diện, là cơ sở cho những đánh giá cũng nhƣ kết quả mà đề tài đƣa ra. 5.2. Phương pháp nghiên cứu: Để đạt đƣợc mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu nêu trên, luận văn sử dụng một số phƣơng pháp nghiên cứu cụ thể nhƣ sau: Phƣơng pháp nghiên cứu điều tra thực tế, phƣơng pháp thống kê; Phƣơng pháp phân tích, tổng hợp; Phƣơng pháp phân tích định tính, phân tích định lƣợng. 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn Hệ thống hóa cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về Văn phòng và hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lƣơng Tài; Kết quả nghiên cứu, đóng góp của Luận văn phần làm cơ sở để Văn phòng HĐND-UBND huyện Lƣơng Tài tham khảo nhằm đáp ứng đƣợc đòi hỏi của thực tế.
6 7. Cấu trúc của luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận và tài liệu tham khảo, luận Văn đƣợc chia thành 3 chƣơng nhƣ sau: Chương 1. Cơ sở lý luận về Văn phòng và hiệu quả của Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Lƣơng Tài. Chương 2. Thực trạng hoạt động Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Lƣơng Tài. Chương 3. Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Lƣơng Tài.
7 CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN - ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP HUYỆN 1.1. Lý luận chung về Văn phòng 1.1.1.Khái niệm Mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị dù lớn hay nhỏ đều cần có sự hoạt động của Văn phòng. Đó là bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức bất kỳ cơ quan nào trong hệ thống cơ quan hành chính các cấp. Khái niệm “Văn phòng” bao gồm các nội dung sau: Một là: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp trực tiếp của một cơ quan chức năng, phục vụ cho điều hành của lãnh đạo. Hai là: Văn phòng còn đƣợc hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, địa điểm gao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó. Ba là: Văn phòng là nơi làm việc cụ thể của những ngƣời có chức vụ, có tầm cỡ nhƣ nghị sĩ, tổng giám đốc, giám đốc,…… Bốn là: Văn phòng là một dạng hoạt động trong các cơ quan, tổ chức, trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lƣu trữ các loại văn bản, giấy tờ, tức là công việc liên quan đến công tác Văn thƣ. [15, tr9] Một số nội dung trên có những khía cạnh đúng nhƣng chỉ phản ánh đƣợc một khía cạnh nào đó của thuật ngữ “Văn phòng”. Nhìn chung, công tác Văn phòng bao gồm những việc liên quan đến tổ chức, quản lý các thông tin, giấy tờ trong hoạt động cơ quan, tổ chức, đến việc xử lý các thông tin phục vụ cho lãnh đạo. Tuy nhiên, hoạt động đó diễn ra không chỉ giới hạn trong phạm vi nội bộ Văn phòng mà còn ở trong toàn cơ quan, tổ chức khi nó liên quan đến vòng quay của các hồ sơ, văn bản, từ khi hình thành cho đến khi giải quyết xong công việc.
8 Văn phòng là bộ máy cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo cho các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt dộng chung của toàn cơ quan, tổ chức đó. [15, tr12] 1.1.2. Chức năng nhiệm vụ của Văn phòng 1.1.2.1. Chức năng của Văn phòng * Chức năng tham mƣu tổng hợp Tham mƣu tổng hợp đƣợc hiểu là việc thu thập xử lý, tổng hợp thông tin, đƣa ra những kiến nghị và những ý kiến đống góp phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo. Ngoài ra công tác tham mƣu tổng hợp của Văn phòng còn bao gồm cả hoạt động giám sát, đánh giá việc thi hành các kết luận, quyết định của cấp trên, kịp thời báo cáo đề xuất những biện pháp giải quyết thích hợp. Tham mƣu, tổng hợp là một trong những chức năng quan trọng của Văn phòng. Thực hiện tốt chức năng này, Văn phòng sẽ giúp cho lãnh đạo không phải mất thời gian điều hành những công việc đó, tập trung vào các công việc chính quan trọng để chỉ đạo điều hành công việc khoa học và hiệu quả hơn; đảm bảo sự đồng bộ, thống nhất, liên tục, sự phối hợp nhịp nhàng trong cơ quan tuân thủ pháp luật, giữ vững kỷ luật, kỷ cƣơng; giữ vững đƣợc là vai trò đầu mối trong quan hệ công tác với cấp trên, cấp dƣới, với các cơ quan, tổ chức khác và nhân dân nói chung. Thực hiện chức năng tham mƣu tổng hợp, Văn phòng tiến hành những hoạt động có nội dung nhiều mặt và có tính chất tổng hợp trong việc tham vấn về mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo và tổ chức công việc của lãnh đạo cơ quan, tổ chức. Nhƣ vậy công tác tham mƣu bao gồm: Tham vấn; tổng hợp là thống kê, xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý. Việc tách hai nội dung trên đây là không cần thiết, trong nhiều trƣờng hợp là không thể thực hiện đƣợc hoặc dẫn đến phiến diện, chủ quan trong hoạt động ra quyết định quản lý. [15, tr12]
9 Hoạt động của cơ quan, tổ chức diễn ra phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau có tính chủ quan hoặc khách quan. Muốn có đƣợc những quyết định đúng đắn, khoa học, ngƣời lãnh đạo không chỉ dựa vào ý chí chủ quan của mình mà còn phải xét đến những yếu tố khách quan nhƣ ý kiến tham gia của cấp quản lý, những ngƣời trợ giúp. Văn phòng có vai trò chủ yếu trong việc thu thập, phân tích và tổng hợp những ý kiến đó. Hoạt động này mang tính chất tham vấn và chuyên môn sâu nhằm giúp lãnh đạo lựa chọn quyết định tối ƣu. Mặt khác, kết quả tham vấn phải xuất phát từ việc xử lý khoa học, đầy đủ và chính xác thông tin đầu vào, đầu ra, kể cả những thông tin phản hồi và Văn phòng thu thập đƣợc. Nhƣ vậy nội dung tham mƣu, tổng hợp của Văn phòng là hai công việc cùng nhằm một mục đích thống nhất là trợ giúp cho lãnh đạo, thủ trƣởng các cơ quan đơn vị, tổ chức….. có cơ sở khoa học để lựa chọn quyết định quản lý tối ƣu nhất phục vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan. Hai hoạt động này không thể tách rời, tham mƣu cần có sự tổng hợp và tổng hợp để tham mƣu. * Chức năng hậu cần Văn phòng vừa là đơn vị nghiên cứu, đề xuất ý kiến với lãnh đạo, vừa là đơn vị trực tiếp thực hiện công việc sau khi lãnh đạo cho ý kiến phê duyệt. Văn phòng mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ cơ sở vật chất, kỹ thuật của cơ quan. Các điều kiện vật chất nhƣ nhà cửa, phƣơng tiện, trang thiết bị, tài chính,…. Là một trong những yếu tố quan trọng đảm bảo vận hành bình thƣờng công việc của mọi cơ quan, tổ chức…… Chúng phải đƣợc quản lý sắp xếp, phân phối và không ngừng đƣợc bổ sung để cung cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan, tổ chức đó. Đó chính là chức năng hậu cần của Văn phòng, đây là công việc hoạt động quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Nguyên tắc hoạt động này là phải áp dụng phƣơng thức quản lý sao cho với chi phí thấp nhất mà đạt hiệu quả cao nhất.
10 Hai loại công tác nêu trên luôn có mối quan hệ chặt chẽ với nhau đều nhằm đáp ứng nhu cầu công tác của lãnh đạo, chỉ đạo của thủ trƣởng cơ quan. 1.1.2.2. Nhiệm vụ của Văn phòng Ở mỗi đặc thù các cơ quan khác nhau nên Văn phòng của cơ quan đó có thể đƣợc giao nhiệm vụ cụ thể khác nhau. Nhƣng nhìn chung Văn phòng đều chung một số nhiệm vụ cụ thể chủ yếu sau: - Xây dựng chƣơng trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện chƣơng trình đó; bố trí sắp xếp chƣơng trình làm việc hàng tuần, quý, 6 tháng, năm của cơ quan; - Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan; đề xuất, kiến nghị các biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo và điều hành của thủ trƣởng; Thực hiện nhiệm vụ tƣ vấn văn bản cho thủ trƣởng và chịu trách nhiệm về tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành; - Thực hiện công tác Văn thƣ - Lƣu trữ; giải quyết các văn thƣ, tờ trình của các đơn vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan; tổ chức theo dõi việc giải quyết các văn thƣ tờ trình đó; - Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp cơ quan, tổ chức trong công tác thƣ từ, tiếp dân, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan, tổ chức mình với cơ quan, tổ chức khác, cũng nhƣ với nhân dân nói chung; - Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý, dự kiến phân phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, hàng năm; chi trả tiền lƣơng, tiền thƣởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ nhà nƣớc và quyết định của thủ trƣởng; - Mua sắm trang thiết bị; xây dựng cơ bản, sửa chữa quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật, phƣơng tiện làm việc của cơ quan; đảm bảo các yêu cầu hậu cần cho hoạt động và công tác của cơ quan;
11 - Tổ chức thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe; bảo vệ trật tự an toàn cơ quan; tổ chức phục vụ các cuộc họp, lễ nghi khánh tiết, thực hiện công tác lễ tân, tiếp khách một cách khoa học và văn minh; Thƣờng xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ cán bộ công chức trong Văn phòng, từng bƣớc hiện đại hóa công tác Hành chính - Văn phòng; chỉ đạo và hƣớng dẫn nghiệp vụ Văn phòng cho các Văn phòng cấp dƣới hoặc đơn vị chuyên môn khi cần thiết. [15, tr.13 - 14] 1.1.3. Vị trí, vai trò của Văn phòng Một là: Tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động của cơ quan, tổ chức. Văn phòng đảm nhận vai trò là cầu nối thông tin, hỗ trợ sự phối hợp hoạt động của các phòng, ban chuyên môn nhằm thực hiện mục tiêu chung của cả cơ quan. Mặt khác Văn phòng có nhiệm vụ thu thập, xử lý, phân tích thông tin từ đó có những dự báo chính xác phục vụ cho quá trình quản lý, điều hành đơn vị của các nhà lãnh đạo. Đồng thời Văn phòng còn giúp lãnh đạo thoát khỏi những việc mang tính sự vụ thông thƣờng; đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cần thiết nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động của cơ quan. Hai là: Tạo nề nếp làm việc khoa học trong cơ quan và nâng cao năng suất lao động của đơn vị. Văn phòng giúp lãnh đạo xây dựng quy chế đảm bảo việc thực hiện quy chế. Điều này thực hiện tốt sẽ tạo nên phong cách, nề nếp làm việc khoa học, tránh tình trạng lộn xộn, chồng chéo giữa các đơn vị; đồng thời tạo đƣợc tâm lý thoải mái, chủ động, tự giác trong thực thi công việc của cán bộ, công chức. Ngoài ra Văn phòng còn phụ trách công tác theo dõi thi đua khen thƣởng, đảm bảo điều kiện vật chất, tổ chức các hoạt động văn hóa, thể thao… giúp cho cán bộ, công chức gắn bó với cơ quan, tạo động lực cho họ phấn đấu, vì đó mà năng xuất lao động cũng đƣợc nâng cao. Ba là: Cung cấp kịp thời thông tin trong quản lý. Văn phòng là bộ phận thu thập và xử lý thông tin bƣớc đầu cho lãnh đạo. Thông tin đƣợc cập nhật đầy đủ, chính xác và đƣợc phân tích một cách khoa học sẽ giúp lãnh đạo đƣa ra các quyết định kịp thời, chính xác phù hợp với thực tế.