Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Quản lý công tác lưu trữ của Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:94

Thêm vào BST

Báo xấu

16
lượt xem 11
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Đề tài nghiên cứu nhằm đánh giá thực trạng quản lý công tác lƣu trữ của Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ, chỉ ra những ƣu điểm, những hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế. Trên cơ sở đó, Luận văn đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lƣợng quản lý công tác lƣu trữ tại Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ, tiếp tục đƣa các thông tin có giá trị phục vụ hiệu quả hoạt động quản lý nhà nƣớc của Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Quản lý công tác lưu trữ của Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ …………/………… ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA TRẦN TUẤN ANH QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ CỦA VĂN PHÒNG BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƢ LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG HÀ NỘI - NĂM 2023
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ …………/………… ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA TRẦN TUẤN ANH QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ CỦA VĂN PHÒNG BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƢ LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 8 34 04 03 NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. NGUYỄN THỊ THANH HƢƠNG HÀ NỘI - NĂM 2023
i LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan Luận văn này là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Trong Luận văn có tham khảo công trình nghiên cứu của các tác giả và sử dụng một số thông tin trong các văn bản của Nhà nƣớc, Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ nhƣng đã đƣợc chú thích, trích dẫn đầy đủ và rõ ràng. Công trình này chƣa đƣợc tác giả nào công bố. TÁC GIẢ Trần Tuấn Anh
ii LỜI CẢM ƠN Để thực hiện và hoàn thành đề tài luận văn thạc sĩ “Quản lý công tác lưu trữ của Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư’’, tôi đã nhận đƣợc sự giúp đỡ, quan tâm và tạo điều kiện của Ban Giám đốc Học viện Hành chính Quốc gia và toàn thể các thầy cô giáo công tác tại Học viện Hành chính Quốc gia đã tận tình truyền đạt những kiến thức quý báu, giúp đỡ tôi trong quá trình học tập và nghiên cứu. Trƣớc hết, xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến TS. Nguyễn Thị Thanh Hƣơng - giảng viên hƣớng dẫn đã luôn dành nhiều thời gian, công sức để định hƣớng, lắng nghe ý kiến, nhận xét và đƣa ra lời khuyên để tôi hoàn thành Luận văn này. Tác giả xin gửi lời cảm ơn đến Lãnh đạo Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ, phòng Văn thƣ - Lƣu trữ, một số đơn vị thuộc Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ đã tạo điều kiện thuận lợi và giúp đỡ tôi trong quá trình nghiên cứu và hoàn thành Luận văn. Xin chân thành cảm ơn gia đình và những ngƣời thân đã luôn ở bên cạnh động viên và giúp đỡ tôi học tập và hoàn thành Luận văn. Do thời gian có hạn, kinh nghiệm và kiến thức còn chƣa sâu, có thể Luận văn còn hạn chế, kính mong nhận đƣợc sự góp ý của Quý Thầy/Cô và bạn bè để tôi tiếp tục hoàn thiện Luận văn một cách tốt nhất. Xin trân trọng cảm ơn./. Hà Nội, ngày tháng năm 2023 TÁC GIẢ Trần Tuấn Anh
iii MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN .............................................................................................. i LỜI CẢM ƠN ................................................................................................... ii MỞ ĐẦU ........................................................................................................... 1 1. Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu .......................................................... 1 2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài ................................................. 2 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của Luận văn ...................................... 5 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của Luận văn ....................................... 5 5. Phƣơng pháp nghiên cứu ........................................................................... 6 6. Ý nghĩa lý luận và ý nghĩa thực tiễn của Luận văn ................................... 7 7. Kết cấu của Luận văn ................................................................................. 8 Chƣơng 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ CỦA VĂN PHÒNG BỘ ............................................................................................. 9 1.1. Một số khái niệm cơ bản ......................................................................... 9 1.1.1. Khái niệm quản lý ............................................................................. 9 1.1.2. Khái niệm tài liệu lƣu trữ, công tác lƣu trữ .................................... 10 1.1.3. Khái niệm quản lý công tác lƣu trữ ................................................ 12 1.1.4. Văn phòng Bộ ................................................................................. 13 1.2. Vai trò, nhiệm vụ của quản lý công tác lƣu trữ Văn phòng Bộ ............ 14 1.2.1. Vai trò của quản lý công tác lƣu trữ Văn phòng Bộ .......................... 14 1.2.2. Nhiệm vụ của công tác lƣu trữ Văn phòng Bộ ............................... 15 1.3. Nội dung quản lý công tác lƣu trữ của Văn phòng Bộ ......................... 17 1.3.1. Phổ biến, xây dựng và ban hành các văn bản chỉ đạo về công tác lƣu trữ ........................................................................................................ 17 1.3.2. Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lƣu trữ........................... 18 1.3.3. Tổ chức thực hiện công tác lƣu trữ ................................................. 19 1.3.4. Kiểm tra, đánh giá trong thực hiện công tác lƣu trữ ....................... 21 1.3.5. Tổ chức, bảo đảm cơ sở vật chất phục vụ công tác lƣu trữ ............ 22 1.4. Cơ sở pháp lý của quản lý công tác lƣu trữ Văn phòng Bộ .................. 23 Tiểu kết chƣơng 1............................................................................................ 26
iv Chƣơng 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƢ ........................................................ 27 2.1. Khái quát về Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ và tài liệu lƣu trữ của Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ. ............................................................................... 27 2.1.1. Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ ...................................................................... 27 2.1.2. Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ ................................................ 27 2.1.3. Khái quát về tài liệu lƣu trữ của Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ............... 32 2.2. Quản lý công tác lƣu trữ của Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ ....... 36 2.2.1. Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lƣu trữ........................... 36 2.2.2. Phổ biến, xây dựng và ban hành các văn bản chỉ đạo, quản lý công tác lƣu trữ .................................................................................................. 38 2.2.3. Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ lƣu trữ ........................................ 41 2.2.4. Kiểm tra, đánh giá trong thực hiện công tác lƣu trữ ....................... 50 2.2.5. Cơ sở vật chất phục vụ công tác lƣu trữ ......................................... 51 2.2.6. Ứng dựng khoa học kỹ thuật vào công tác lƣu trữ ......................... 52 2.3. Nhận xét, đánh giá thực trạng quản lý công tác lƣu trữ của Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ ................................................................................ 54 2.3.1. Ƣu điểm .......................................................................................... 54 2.3.2. Nhƣợc điểm..................................................................................... 56 2.3.3. Nguyên nhân ................................................................................... 58 Tiểu kết Chƣơng 2 ........................................................................................... 60 Chƣơng 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƢ.................... 61 3.1. Xu hƣớng phát triển của công tác lƣu trữ trong giai đoạn hiện nay ..... 61 3.2. Các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý công tác lƣu trữ của Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ ..................................................................... 64 3.2.1. Tăng cƣờng sự chỉ đạo của lãnh đạo Văn phòng Bộ đối với hoạt động quản lý công tác lƣu trữ ................................................................... 64 3.2.2. Tiếp tục bổ sung, hoàn thiện các văn bản quản lý về công tác lƣu trữ .............................................................................................................. 67
v 3.2.3. Tăng cƣờng công tác đào tạo, bồi dƣỡng đội ngũ chuyên trách làm công tác lƣu trữ ......................................................................................... 69 3.2.4. Tổ chức thực hiện hiệu quả hơn nữa các nghiệp vụ lƣu trữ ........... 71 3.2.5. Tăng cƣờng công tác kiểm tra, đánh giá và khen thƣởng trong việc thực hiện nhiệm vụ công tác lƣu trữ ......................................................... 75 3.2.6. Bố trí đầu tƣ kinh phí, hạ tầng cơ sở vật chất cho công tác lƣu trữ 76 Tiểu kết Chƣơng 3 ........................................................................................... 79 KẾT LUẬN ..................................................................................................... 80 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................ 82
1 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu Quản lý nhà nƣớc là sự tác động của các chủ thể có quyền lực nhà nƣớc bằng pháp luật đến các đối tƣợng đƣợc quản lý nhằm thực hiện các chức năng của nhà nƣớc. Hiểu theo nghĩa hẹp, quản lý nhà nƣớc là thực hiện quyền hành pháp trên hai mặt là ban hành các văn bản quy phạm pháp luật dƣới luật và tổ chức điều hành để đƣa pháp luật vào cuộc sống. Hoạt động này đƣợc thực hiện bởi hệ thống hành chính nhà nƣớc từ trung ƣơng đến địa phƣơng mà đứng đầu là Chính phủ. Trong giai đoạn hiện nay, các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nƣớc đang tiếp tục triển khai thực hiện Nghị quyết số 76/NQ- CP ngày 15/7/2021 của Chính phủ ban hành Chƣơng trình tổng thể cải cách hành chính nhà nƣớc giai đoạn 2021 – 2030 với mục tiêu là “Tiếp tục xây dựng nền hành chính dân chủ, chuyên nghiệp, hiện đại, tinh gọn, hiệu lực, hiệu quả, ….”. Với những vấn đề cơ bản của quản lý nhà nƣớc nhƣ quản lý hành chính nhà nƣớc trên các ngành, lĩnh vực, tổ chức bộ máy nhà nƣớc, công vụ, công chức, tài chính công, bảo đảm thông tin, văn bản cho hoạt động quản lý nhà nƣớc và các kỹ thuật nghiệp vụ hành chính khác thì bảo đảm thông tin văn bản cho hoạt động quản lý nhà nƣớc là một trong những nội dung quan trọng trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức nhằm giữ gìn đầy đủ bằng chứng, căn cứ chân thực, hiệu lực pháp lý giúp các nhà quản lý có đủ cơ sở để ban hành ra các quyết định quản lý chính xác, đúng đắn trên các ngành, lĩnh vực do mình quản lý. Nội dung đó chính là nhiệm vụ của công tác lƣu trữ, công tác này là một lĩnh vực hoạt động của Nhà nƣớc, đó là toàn bộ các quy trình quản lý nhà nƣớc và quản lý nghiệp vụ lƣu trữ nhằm thu thập, bổ sung, bảo quản, bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lƣu trữ. Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc về kế hoạch, đầu tƣ phát triển và thống kê, bao gồm: Tham
2 mƣu tổng hợp lƣợc, quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội, kế hoạch đầu tƣ công của quốc gia; cơ chế, chính sách quản lý kinh tế; đầu tƣ trong nƣớc, đầu tƣ của nƣớc ngoài vào Việt Nam và đầu tƣ của nƣớc ngoài vào Việt Nam; khu kinh tế; nguồn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA), ƣu đãi vốn và viện trợ phi chính phủ nƣớc ngoài; đấu thầu; phát triển doanh nghiệp, kinh tế tập thể, xã hợp tác; thống kê; quản lý nhà nƣớc các công việc dịch vụ trong các lĩnh vực, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nƣớc theo quy định của pháp luật. Vì vậy các văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong việc phát triển hình thành các hệ thống văn bản ngành Kế hoạch Đầu tƣ, nó phản ánh toàn diện các hoạt động quan trọng trong việc thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc về công tác kế hoạch, đầu tƣ phát triển toàn quốc. Cho nên việc tổ chức quản lý tài liệu lƣu trữ, khai thác và sử dụng tài liệu lƣu trữ là một nội dung quan trọng đƣợc chú trọng đặc biệt tại Phòng Văn thƣ - Lƣu trữ thuộc Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ. Nhận thức đƣợc vai trò, tác dụng của tài liệu lƣu trữ trong hoạt động của cơ quan nhà nƣớc và quản lý công tác lƣu trữ là một nội dung nghiên cứu của ngành học Quản lý công, tác giả bƣớc đầu tìm hiểu tình hình, khảo sát hoạt động quản lý công tác lƣu trữ tại Văn phòng Bộ kế hoạch và Đầu tƣ và nhận thấy công tác này cần có những điều chỉnh, hoàn thiện để góp phần nâng cao chất lƣợng công tác đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý nhà nƣớc của Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ trong giai đoạn hiện nay, cho nên tôi chọn vấn đề: “Quản lý công tác lưu trữ của Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tư’’ làm đề tài luận văn cao học chuyên ngành Quản lý công. 2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài Quản lý công tác lƣu trữ ở cấp Bộ nói chung đóng một vai trò quan trọng góp phần bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin chân thực, hiệu lực pháp lý để
3 lãnh đạo Bộ và ngƣời có thẩm quyền ban hành các quyết định quản lý trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình, có tác động đến hiệu quả và chất lƣợng công tác của cơ quan và hệ thống hành chính nhà nƣớc. Chính vì vậy từ những năm đầu thống nhất đất nƣớc, Nhà nƣớc ta đã quan tâm, ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật về quản lý công tác lƣu trữ. Chẳng hạn nhƣ Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lƣu trữ đƣợc ban hành bởi Nghị định 142/CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ, Pháp lệnh Lƣu trữ Quốc gia năm 1982 và 2001, Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác lƣu trữ, Luật Lƣu trữ năm 2011. Bên cạnh đó còn có nhiều văn bản chỉ đạo khác của Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ nhƣ: Chỉ thị số 02/CT-BKHĐT ngày 17/12/2013 của Bộ trƣởng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ về việc thi hành Luật Lƣu trữ trong cơ quan Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ; Quyết định số 456/QĐ-BKH ngày 12/5/2004 của Bộ trƣởng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ về việc ban hành các quy định thực hiện trong nội bộ cơ quan, trong đó có các quy định về công tác lƣu trữ; Quyết định số 1183/QĐ-VP ngày 10 tháng 10 năm 2007 của Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ về việc ban hành hệ thống văn bản áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn ISO TCVN 9001:2000 (Quyết định này đã đƣợc sửa đổi, bổ sung năm 2013 sau khi có Luật Lƣu trữ ra đời) và nhiều văn bản chỉ đạo khác. Về mặt lý luận, pháp lý và thực tiễn quản lý công tác lƣu trữ cũng đƣợc nghiên cứu trong các xuất bản phẩm, giáo trình, từ điển, luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học, bài viết nhƣ: - Các giáo trình, các sách tham khảo dùng giảng dạy trong các trƣờng Đại học nhƣ: Giáo trình “Hành chính văn phòng trong cơ quan Nhà nƣớc” (Học viện Hành chính Quốc gia, NXB Đại học Quốc gia, Hà Nội 2004); Giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lƣu trữ” của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vƣơng Đình Quyền và Nguyễn Văn Thâm; Từ điển
4 “Lƣu trữ Việt Nam” của Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc năm 1992; Từ điển “Thuật ngữ công tác văn thƣ lƣu trữ” của tác giả Dƣơng Văn Khảm và nhiều giáo trình, tài liệu khác. - Các bài viết trên tạp chí Xây dựng tiêu chuẩn chức danh ngạch công chức và nghề nghiệp viên chức ngành Văn thư, Lưu trữ - Nhiệm vụ cần thiết trong bối cảnh triển khai Luật Lưu trữ, Trần Việt Hoa, Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam, số 1/2014; Yêu cầu đổi mới hoạt động quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ ở Việt Nam trong thời kỳ hội nhập và phát triển, PGS.TS.Vũ Thị Phụng, Tạp chí Văn thƣ, Lƣu trữ Việt Nam số tháng 6/2016 Lưu trữ là công việc âm thầm nhưng có công lao to lớn đối với dân tộc, nhóm tác giả Hạnh Dung - Đức Mạnh, (2008), đã khẳng định vai trò quan trọng của những ngƣời làm công tác lƣu trữ “tuy công việc có âm thầm nhƣng giá trị công việc của những ngƣời làm công tác lƣu trữ không hề nhỏ đối với sự phát triển của dân tộc”. - Các luận văn: Quản lý công tác lưu trữ của cơ quan Uỷ ban Kiểm tra Trung ương Đảng của tác giả Nguyễn Thị Thƣ, luận văn thạc sĩ, ĐHKHXH và NV Hà Nội năm 2018; Hoàn thiện hệ thống văn bản QLNN về chế độ, chính sách đối với công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ trong giai đoạn hiện nay, Luận văn thạc sĩ, Học viện Hành chính Quốc gia năm 2016, tác giả Vũ Hải Thanh; Xây dựng hệ thống thông tin tài liệu phục vụ hoạt động quản lý nhà nước của các Bộ của tác giả Cam Anh Tuấn;... Các nội dung nghiên cứu trong các bài viết, các luận văn thạc sỹ nói trên chủ yếu đề cập đến những vấn đề vai trò của công tác lƣu trữ trong Văn phòng Bộ; năng lực của các cán bộ làm công tác lƣu trữ, đổi mới quản lý công tác lƣu trữ trong giai đoạn hiện nay... Tuy nhiên, cho đến nay theo khảo sát của chúng tôi, chƣa có một công trình nào nghiên cứu cụ thể về quản lý công tác lƣu trữ của Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ. Do vậy, đề tài tôi lựa chọn nghiên cứu không trùng lặp với bất cứ đề tài nghiên cứu nào.
5 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của Luận văn 3.1. Mục đích nghiên cứu Đề tài nghiên cứu nhằm đánh giá thực trạng quản lý công tác lƣu trữ của Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ, chỉ ra những ƣu điểm, những hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế. Trên cơ sở đó, Luận văn đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lƣợng quản lý công tác lƣu trữ tại Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ, tiếp tục đƣa các thông tin có giá trị phục vụ hiệu quả hoạt động quản lý nhà nƣớc của Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ. 3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực hiện tốt các mục tiêu trên, Luận văn đặt ra và giải quyết những nhiệm vụ chính sau: - Một là, hệ thống hoá cơ sở lý luận và pháp lý về quản lý công tác lƣu trữ - Hai là, tìm hiểu khái quát về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ. - Ba là, nghiên cứu, khảo sát, đánh giá tình hình quản lý công tác lƣu trữ của Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ, gồm các vấn đề cụ thể sau: + Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lƣu trữ + Xây dựng và ban hành các văn bản chỉ đạo về công tác lƣu trữ + Hƣớng dẫn, tổ chức thực hiện công tác lƣu trữ + Kiểm tra, đánh giá, khen thƣởng, kỷ luật trong thực hiện các nhiệm vụ của công tác lƣu trữ + Tổ chức, bảo đảm cơ sở vật chất phục vụ công tác lƣu trữ. - Bốn là, nghiên cứu đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý công tác lƣu trữ của Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ. 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của Luận văn 4.1. Đối tượng nghiên cứu - Đối tƣợng nghiên cứu của Luận văn là hoạt động quản lý công tác lƣu trữ trong Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ.
6 4.2. Phạm vi nghiên cứu Với quy mô của một luận văn cao học, đề tài chỉ tập trung nghiên cứu trong phạm vi: - Về nội dung nghiên cứu: Trong phạm vi nghiên cứu của Luận văn, quản lý công tác lƣu trữ đƣợc tập trung nghiên cứu ở các nội dung chủ yếu: Tổ chức bộ máy và nhân sự; Ban hành các văn bản quản lý; Hƣớng dẫn, tổ chức thực hiện; Công tác kiểm tra, đánh giá và bảo đảm cơ sở vật chất trong công tác lƣu trữ. - Về thời gian nghiên cứu: Nghiên cứu trong giai đoạn từ 2015 - nay. - Không gian nghiên cứu: Tại Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ. 5. Phƣơng pháp nghiên cứu 5.1. Phương pháp luận Để giải quyết những nhiệm vụ đặt ra của Luận văn, phƣơng pháp nghiên cứu khoa học duy vật biện chứng và duy vật lịch sử của Chủ nghĩa Mác - Lênin là phƣơng pháp chủ đạo đƣợc thực hiện xuyên suốt quá trình nghiên cứu bởi việc nghiên cứu quản lý công tác lƣu trữ khá phức tạp, luôn vận động và biến đổi không ngừng, cho nên để hiểu đƣợc bản chất của hiện tƣợng và mối quan hệ giữa các nội dung của công tác quản lý cần đặt trong mối liên hệ tác động qua lại lẫn nhau, thƣờng xuyên vận động, phát triển. Đồng thời, xem xét trong sự hình thành, tồn tại và phát triển ở mỗi giai đoạn để thấy đƣợc sự phù hợp của quản lý công tác lƣu trữ trong bối cảnh nhất định. 5.2. Phương pháp nghiên cứu cụ thể Ngoài phƣơng pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử, tác giả còn sử dụng một số phƣơng pháp cụ thể để thực hiện mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu mà đề tài đặt ra. Cụ thể: - Phƣơng pháp nghiên cứu tài liệu thứ cấp đƣợc tác giả sử dụng trong việc hệ thống các văn bản quản lý công tác lƣu trữ, nội dung quản lý công tác lƣu trữ tại Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ trong giai đoạn từ 2015 đến 2020.
7 - Phƣơng pháp khảo sát, thống kê thực tế: phƣơng pháp này đƣợc chúng tôi vận dụng để nghiên cứu tìm hiểu, khảo sát, thống kê về hiện trạng hồ sơ, tài liệu lƣu trữ và các nghiệp vụ liên quan đến công tác lƣu trữ tại Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ. - Phƣơng pháp phân tích tác giả sử dụng trong việc phân tích, đánh giá hiện trạng quản lý công tác lƣu trữ tại Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ. - Phƣơng pháp tổng hợp đƣợc áp dụng khi tổng hợp tình hình quản lý công tác lƣu trữ của các đơn vị thuộc Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ. Trên cơ sở phân tích, tổng hợp thông tin chỉ ra những ƣu điểm, hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế. - Phƣơng pháp suy luận logíc đƣợc sử dụng để dự đoán những hệ quả nếu nhƣ công tác lƣu trữ chƣa đƣợc quan tâm, quản lý khoa học, hợp lý; ngoài ra còn đƣợc dùng để đƣa ra những nhận định, giải pháp cần thực hiện nhằm nâng cao hiệu quả quản lý công tác lƣu trữ tại Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ giai đoạn hiện nay. Trong quá trình nghiên cứu, các phƣơng pháp trên tác giả vận dụng đan xen và kết hợp một cách linh hoạt trong mỗi nội dung của Luận văn. 6. Ý nghĩa lý luận và ý nghĩa thực tiễn của Luận văn Đề tài đƣợc triển khai và thực hiện tốt sẽ có những đóng góp sau: Về lý luận: Đề tài hệ thống hoá một số vấn đề lý luận về quản lý, về công tác lƣu trữ, góp phần làm sáng tỏ thêm vai trò, ý nghĩa của quản lý công tác lƣu trữ trong việc ban hành các quyết định quản lý, xây dựng chính sách, pháp luật thuộc thẩm quyền của Bộ trƣởng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ. Vì vậy, kết quả nghiên cứu của Luận văn đem lại giá trị khoa học trong công tác quản lý đối với hoạt động lƣu trữ ở Việt Nam trong giai đoạn hiện nay. Về thực tiễn: Kết quả nghiên cứu của Luận văn giúp các nhà quản lý có thể sử dụng, tham khảo để phục vụ cho việc hoàn thiện công tác quản lý đối
8 với hoạt động lƣu trữ tại Văn phòng cơ quan Bộ, nhằm hƣớng tới việc quản lý, gìn giữ, bảo đảm thông tin lƣu trữ văn bản, đáp ứng yêu cầu thực tiễn của ngành Kế hoạch và Đầu tƣ nói riêng và các ngành, lĩnh vực khác trong hệ thống bộ máy nhà nƣớc nói chung trong giai đoạn hiện nay. Cùng với đó, Luận văn cũng là một tài liệu tham khảo cho học viên, sinh viên các chuyên ngành liên quan khi nghiên cứu về quản lý công tác lƣu trữ của các cơ quan, tổ chức. 7. Kết cấu của Luận văn Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, nội dung Luận văn đƣợc chia thành 3 chƣơng nhƣ sau: Chƣơng 1: Tổng quan về quản lý công tác lƣu trữ của Văn phòng Bộ Chƣơng 2: Thực trạng quản lý công tác lƣu trữ của Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ Chƣơng 3: Các giải pháp nâng cao chất lƣợng quản lý công tác lƣu trữ của Văn phòng Bộ Kế hoạch và Đầu tƣ
9 Chƣơng 1. TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ CỦA VĂN PHÒNG BỘ 1.1. Một số khái niệm cơ bản 1.1.1. Khái niệm quản lý Trong đời sống xã hội, quản lí xuất hiện khi có hoạt động chung của con ngƣời. Hoạt động quản lý bắt nguồn từ sự phân công, hợp tác lao động, phát sinh khi cần có sự nỗ lực tập thể để thực hiện mục tiêu chung. Khái niệm quản lý đƣợc nhiều nhà khoa học tiếp cận từ nhiều góc độ khác nhau, có thể kể đến khái niệm của một số tác giả, chẳng hạn nhƣ: Theo Taylor quan niệm: “Quản lý là biết chính xác điều bạn muốn ngƣời khác làm và sau đó hiểu đƣợc rằng họ đã hoàn thành công việc một cách tốt nhất và rẻ nhất”. - Theo Henri Fayol: "Quản lý là một hoạt động mà mọi tổ chức (gia đình, doanh nghiệp, chính phủ) đều có, nó gồm 5 yếu tố tạo thành là: kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo, điều chỉnh và kiểm soát. Quản lý chính là thực hiện kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo điều chỉnh và kiểm soát ấy”. Nhƣ vậy qua các khái niệm mà các nhà khoa học đƣa ra về quản lý ta thấy rằng: quản lý thực chất là một hoạt động gồm các hành vi gắn kết với nhau tạo nên một hệ thống có những tính đặc thù riêng. Vì vậy, mọi hoạt động quản lý đều do 4 yếu tố cơ bản cấu thành nhƣ sau: - Thứ nhất là chủ thể quản lý, giải quyết câu hỏi: ai là quản lý?; - Thứ hai là khách thể quản lý, giải quyết câu hỏi: quản lý những vấn đề gì?; - Thứ ba là mục đích quản lý, giải quyết câu hỏi: quản lý vì cái gì?; - Thứ tƣ là môi trƣờng và điều kiện tổ chức, giải quyết câu hỏi: quản lý trong hoàn cảnh nhƣ thế nào?
10 Với ý nghĩa phổ biến, chúng ta có thể đƣa ra định nghĩa về quản lý (trong phạm vi luận văn) nhƣ sau: quản lý là hoạt động nhằm tác động một cách có tổ chức và định hướng của chủ thể quản lý lên một đối tượng quản lý để điều chỉnh các quá trình xã hội và hành vi của con người, nhằm duy trì tính ổn định và phát triển của đối tượng quản lý theo những mục tiêu đã định . 1.1.2. Khái niệm tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ * Khái niệm tài liệu lưu trữ Trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đơn vị, các tổ chức chính trị - xã hội của Nhà nƣớc luôn cần có các công cụ để phục vụ nhu cầu của từng cơ quan đơn vị, trong đó tài liệu văn bản đƣợc coi là một trong những công cụ giúp cho bộ máy đƣợc hoạt động hiệu quả. Tài liệu bao gồm: các văn bản, dự án, bản vẽ, bản thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dƣơng bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các vật mang tin khác.[45] Tài liệu là phƣơng tiện bảo đảm thông tin cho quản lý và sản xuất. Theo nghĩa rộng, tài liệu cần thiết cho mọi lĩnh vực hoạt động xã hội loài ngƣời, giúp loài ngƣời ghi nhớ những tri thức và kinh nghiệm trong quá trình sống, làm việc và đấu tranh bảo vệ quyền lợi của mình. Tài liệu hình thành khi các ký tự, chữ viết xuất hiện. Tài liệu lƣu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử dụng chọn để lƣu trữ. Tài liệu lƣu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trƣờng hợp không còn bản gốc, bản chính thì đƣợc thay thế bằng bản sao hợp pháp.[45]
11 Nhƣ vậy, tài liệu lƣu trữ là tài liệu có giá trị đƣợc lựa chọn trong toàn bộ khối tài liệu đƣợc hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, đƣợc bảo quản trong kho lƣu trữ để khai thác phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học của toàn xã hội. * Khái niệm công tác lưu trữ Thuật ngữ “lƣu trữ” bắt nguồn từ tiếng Hy Lạp (arch) có từ thời cổ đại, ban đầu đƣợc dùng để chỉ nơi làm việc của chính quyền, về sau đƣợc dùng để chỉ ngôi nhà bảo quản tài liệu. Ngày nay thuật ngữ “lƣu trữ” vẫn mang dấu ấn của tiếng gốc Hy Lạp cổ xƣa, thuật ngữ này đƣợc dùng định nghĩa là cơ quan hay đơn vị tổ chức làm nhiệm vụ thu thập, bổ sung, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu vào các mục tiêu của xã hội, phục vụ cho mục đích khoa học, kinh tế, văn hóa, giáo dục... Tại Việt Nam, thuật ngữ “lƣu trữ” là lƣu lại, giữ lại, giữ gìn, bảo tồn. Đối với văn bản, tài liệu thì lƣu trữ có nghĩa là giữ lại các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết. Trong cuốn Từ điển lƣu trữ Việt Nam của Cục Lƣu trữ Nhà nƣớc (năm 1992) ghi: “Lƣu trữ là: 1. Giữ lại các văn bản, tài liệu của cơ quan hoặc cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết. 2. Cơ quan hoặc đơn vị làm nhiệm vụ bảo quản và tổ chức sử dụng”. Hoạt động lƣu trữ “là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu” Trên cơ sở lý luận và pháp lý về lƣu trữ, khái niệm về công tác lƣu trữ đƣợc tác giả định nghĩa nhƣ sau: Công tác lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản, tư liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu thông tin quá khứ khi cần thiết. Công tác lưu trữ là một công việc không thể thiếu trong hoạt động quản lý của bộ máy nhà nước.
12 1.1.3. Khái niệm quản lý công tác lưu trữ * Khái niệm quản lý công tác lưu trữ Có một số định nghĩa về công tác lƣu trữ nhƣ sau: - “Công tác lƣu trữ là một ngành hoạt động của Nhà nƣớc (xã hội) bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ”. - Trong từ điển giải thích nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ nói rằng: “Toàn bộ các quy trình quản lý nhà nƣớc và quản lý nghiệp vụ lƣu trữ nhằm thu thập, bổ sung, bảo quản, bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lƣu trữ” [19]. - “Công tác lƣu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị và sử dụng tài liệu lƣu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức’” [54]. - “Công tác lƣu trữ bao gồm nhiều mặt công tác, nhiều khâu nghiệp vụ khoa học, kỹ thuật đối với nhiều loại hình tài liệu. Tổ chức quản lý để bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu có hiệu quả trong phạm vi một quốc gia là một sự nghiệp công phu, lâu dài. Nó đòi hỏi phải có một cơ sở lý luận, có pháp chế, có hệ thống tổ chức quản lý, mạng lƣới kho, có đội ngũ cán bộ chuyên môn nghiệp vụ v.v... và cả một loạt quy trình quản lý khác (nhƣ chỉ đạo hƣớng dẫn nghiệp vụ, kế hoạch, tổ chức lao động, thống kê, kiểm tra, thanh tra v.v.)” Quản lý công tác lƣu trữ nói chung là sự tác động của chủ thể quản lý theo quy trình nhất định nhƣ thiết kế bộ máy, sắp xếp, bố trí, sử dụng và phát triển các nguồn lực nhằm thực hiện các mục tiêu chung của công tác lƣu trữ. Từ các khái niệm đƣợc nêu ra ở trên, theo tác giả, quản lý công tác lưu trữ đối với mỗi cơ quan, tổ chức là việc bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ;
13 ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và xử lý các vi phạm trong hoạt động lưu trữ; đồng thời quản lý kho bảo quản, trang thiết bị tại bộ phận lưu trữ cơ quan, tổ chức được đảm bảo góp phần hiệu quả vào hoạt động chung của cơ quan, tổ chức. 1.1.4. Văn phòng Bộ Bộ, cơ quan ngang Bộ là cơ quan của Chính phủ thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc về một hoặc một số ngành, lĩnh vực và dịch vụ công thuộc ngành, lĩnh vực trong phạm vi toàn quốc.[15] Văn phòng Bộ là một bộ phận không thể thiếu của bất kỳ cơ quan cấp Bộ, là nơi quản lý thông tin của văn bản đi - đến, xử lý văn bản đi- đến của cơ quan; là đầu mối thông tin của các đơn vị trong cơ quan. Chính vì lẽ đó, Văn phòng Bộ có mối quan hệ hữu cơ với tất cả các đơn vị, tổ chức trong cùng hệ thống. Ngƣời ta thƣờng ví Văn phòng Bộ là “bộ nhớ” của lãnh đạo Bộ, đồng thời là bộ xử lý, phân tích thông tin phục vụ việc ban hành các quyết định quản lý của lãnh đạo Bộ. Hiệu quả điều hành công việc hàng ngày của lãnh đạo Bộ phụ thuộc phần nhiều vào tổ chức lao động khoa học trong cơ quan, trƣớc hết là tổ chức lao động trong Văn phòng. Văn phòng Bộ đƣợc tổ chức khoa học, có trật tự, nền nếp thì quản lý và điều hành công việc của cơ quan thông suốt, có chất lƣợng và hiệu quả cao. Cơ cấu tổ chức của Bộ hiện nay do Chính phủ quy định. Theo đó, “Văn phòng Bộ là tổ chức thuộc Bộ, thực hiện chức năng tham mƣu tổng hợp về chƣơng trình, kế hoạch công tác và phục vụ các hoạt động của Bộ; giúp Bộ trƣởng tổng hợp, theo dõi, đôn đốc các tổ chức, đơn vị thuộc Bộ thực hiện chƣơng trình, kế hoạch công tác của Bộ; Thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến công tác hành chính, văn thƣ, lƣu trữ; quản lý cơ sở vật chất - kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạt động, bảo đảm phƣơng tiện, điều kiện làm việc; phục vụ chung cho hoạt động của Bộ và công tác quản trị nội bộ; thực hiện các nhiệm vụ khác do pháp luật quy định hoặc do Bộ trƣởng giao”. [15]