Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Phú Yên

Chia sẻ: Tomhum999 Tomhum999 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:134

Thêm vào BST

Báo xấu

43
lượt xem 10
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Đề tài góp phần làm rõ thêm các vấn đề lý luận pháp lý về công tác lưu trữ. Đưa ra các đánh giá chân thực, khách quan về thực trạng quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Phú Yên, từ đó đề ra các giải pháp thiết thực góp phần đổi mới quản lý nhà nước về công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh. Giúp cho lãnh đạo UBND tỉnh, lãnh đạo Sở Nội vụ và thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh có những giải pháp và quan tâm đầu tư thích đáng cho công tác này.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Phú Yên

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ …………/………… ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA ĐẶNG THỊ NHUNG QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH PHÚ YÊN LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG ĐẮK LẮK - NĂM 2019
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ …………/………… ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA ĐẶNG THỊ NHUNG QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH PHÚ YÊN LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 8 34 04 03 NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS. HOÀNG MAI ĐẮK LẮK - NĂM 2019
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi. Các số liệu, thông tin, kết quả nghiên cứu nêu trong đề tài này hoàn toàn trung thực, xuất phát từ thực tế nghiên cứu và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ một công trình nghiên cứu nào. Tác giả luận văn Đặng Thị Nhung
LỜI CẢM ƠN Trong quá trình làm luận văn, ngoài sự nổ lực cố gắng của bản thân, tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của các thầy, cô giáo, đồng nghiệp, bạn bè. Tôi cảm ơn Ban Giám đốc Học viện Hành chính Quốc gia, Phân viện khu vực Tây Nguyên, các thầy giáo, cô giáo là giảng viên thuộc các Ban, Khoa, các Tổ bộ môn của Học viện và Phân viện đã tận tình giảng dạy, hướng dẫn, giúp đỡ tôi trong suốt thời gian học tập và nghiên cứu. Đặc biệt, tôi chân thành cảm ơn PGS.TS. Hoàng Mai - Trưởng Ban Quản lý đào tạo sau đại học, Học việc Hành chính Quốc gia đã dành nhiều thời gian, công sức hướng dẫn tận tình giúp tôi hoàn thành luận văn này. Tôi xin gửi lời cảm ơn đến Lãnh đạo và công chức, viên chức của Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh Phú Yên,Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Phú Yên và các sở, ban, ngành của tỉnh đã cung cấp thông tin, số liệu cần thiết cũng như những kinh nghiệm thực tế liên quan đến đề tài luận văn. Dù bản thân đã rất cố gắng để hoàn thiện luận văn, tuy nhiên tôi vẫn không thể tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót, vì vậy rất mong nhận được những ý kiến góp ý của các thầy, cô giáo và các bạn. Trân trọng cảm ơn! Tác giả Đặng Thị Nhung
DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng Nội dung Trang Thống kê trình độ chuyên môn nghiệp vụ của công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các Bảng 2.1 64 cơ quan tổ chức cấp tỉnh và cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu Thống kê số lượng hồ sơ, tài liệu thu thập vào Lưu trữ Bảng 2.2 lịch sử của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh từ năm 2013 78 đến năm 2018 Thống kê trang thiết bị bảo quản tài liệu tại kho Lưu Bảng 2.3 86 trữ lịch sử tỉnh Số lượt người đến khai thác, sử dụng tài liệu tại Lưu Bảng 2.4 89 trữ lịch sử tỉnh Phú Yên
MỤC LỤC Trang PHẦN MỞ ĐẦU ................................................... ………………………………1 Chƣơng 1. CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ ...................................................................................... 10 1.1. Công tác lưu trữ......................................................................................... ….10 1.2. Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ ............................................................ 21 1.3. Kinh nghiệm quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của một số tỉnh, thành phố của Việt Nam.................................................................................................. 26 Tiểu kết chƣơng 1 ................................................................................................ 35 Chƣơng 2. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH PHÚ YÊN .......................................................... 36 2.1. Khái quát các cơ quan quản lý nhà nước về công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Phú Yên .......................................................................................................... 36 2.2. Phân tích thực trạng quản lý nhà nước về công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Phú Yên ......................................................................................................... 42 2.3. Đánh giá chung về quản lý nhà nước về công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Phú Yên ................................................................................................................. 91 Tiểu kết chƣơng 2 ................................................................................................ 97 Chƣơng 3. GIẢI PHÁP ĐỔI MỚI QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH PHÚ YÊN THỜI GIAN TỚI ....... 98 3.1. Phương hướng nhằm đổi mới quản lý nhà nước về công tác lưu trữ ............ 98 3.2. Một số giải pháp đổi mới quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của tỉnh Phú Yên ............................................................................................................... 100
Tiểu kết chƣơng 3 .............................................................................................. 118 KẾT LUẬN ........................................................................................................ 119 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ......................................................... 121
PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ có vị trí, vai trò quan trọng trong nhiều mặt của đời sống xã hội. Trong nhiều năm qua, tài liệu lưu trữ đã góp phần tích cực vào việc cung cấp thông tin cho các hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử, cũng như góp phần quan trọng trong phát triển kinh tế - xã hội, bảo vệ chủ quyền lãnh thổ, an ninh quốc gia, phục vụ đời sống xã hội và gìn giữ những giá trị văn hóa của dân tộc. Do tầm quan trọng đó, ngay sau khi đất nước giành được độc lập, ngày 08/9/1945 Chính phủ Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa ra sắc lệnh thành lập và chỉ định những người đứng đầu Nha Lưu trữ công văn và Thư viện toàn quốc thuộc Bộ Quốc gia giáo dục. Tiếp theo, ngày 03/01/1946, Chủ tịch Chính phủ Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa đã ký ban hành Thông đạt số 1C-VP chỉ đạo việc cấm tự ý tiêu hủy tài liệu, trong đó nêu rõ “tài liệu có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia” và khẳng định: “Tài liệu lưu trữ là tài sản quý báu, có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình, kế hoạch công tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa cũng như khoa học kỹ thuật. Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu là một công tác hết sức quan trọng”. Cho đến nay, công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ ngày càng khẳng định vai trò và ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với các lĩnh vực của đời sống xã hội. Tài liệu lưu trữ đang ngày càng được sử dụng nhiều hơn giúp ích cho việc giải quyết công việc hàng ngày của các cơ quan, tổ chức và là bằng chứng tin cậy để xác minh các sự kiện lịch sử. Từ khi cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ được thành lập đến nay, Nhà nước ta đã ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật quan trọng nhằm 1
quản lý, chỉ đạo thống nhất công tác lưu trữ. Luật Lưu trữ năm 2011 ra đời đã đánh dấu bước chuyển biến quan trọng, tạo cơ sở pháp lý cho việc quản lý thống nhất công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ quốc gia. Liên quan đến công tác lưu trữ, một vấn đề có tính cấp thiết hiên nay là ở các tỉnh nói chung và tỉnh Phú Yên nói riêng, công tác lưu trữ cần phải được quản lý như thế nào cho có hiệu quả? Giải quyết thành công vấn đề này không chỉ có tính mới về mặt lý luận mà còn góp phần thực hiện nghiêm Luật Lưu trữ và các văn bản pháp quy dưới Luật quy định về công tác lưu trữ. Cụ thể, tại Khoản 5, Điều 38, Chương VI, Luật Lưu trữ đã quy định: “Ủy ban nhân dân các cấp trong phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn của mình thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ ở địa phương”. Qua triển khai thi hành Luật Lưu trữ từ năm 2012 - 2019, công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Phú Yên đã được các cấp, các ngành quan tâm thực hiện và có những chuyển biến tích cực, nhận thức về vị trí, vai trò và tầm quan trọng của công tác lưu trữ đối với cán bộ, công chức, viên chức được nâng lên rõ rệt. Công tác lưu trữ ngày càng đi vào nề nếp hoạt động có hiệu quả, khoa học hơn; các cơ quan, đơn vị, địa phương đã thực hiện tốt công tác thu thập, chỉnh lý, bảo quản, bảo vệ an toàn tài liệu, tạo điều kiện cho việc khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ, phát huy được giá trị tài liệu lưu trữ; đã triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ, phục vụ kịp thời sự lãnh đạo, chỉ đạo, và điều hành của cơ quan, đơn vị, địa phương, bảo vệ bí mật của Đảng và nhà nước. Quan tâm bố trí kinh phí đầu tư xây dựng, sửa chữa Kho lưu trữ cơ quan và mua sắm trang thiết bị để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được thì công tác quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của tỉnh Phú Yên vẫn còn những tồn tại, hạn chế 2
nhất định cần phải được khắc phục như: Việc ban hành các văn bản quản lý, chỉ đạo về công tác lưu trữ và hướng dẫn nghiệp vụ của địa phương vẫn còn chưa đầy đủ, kịp thời; công tác thu thập, chỉnh lý, bảo quản hồ sơ, tài liệu còn hạn chế; tài liệu lưu trữ của các cơ quan, đơn vị, địa phương còn trong tình trạng tích đống, bó gói chưa được phân loại, sắp xếp khoa học để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử tỉnh còn khá lớn; nhiều tài liệu lưu trữ có giá trị đang dần bị hư hỏng, mất mát, thất lạc; việc tra tìm, khai thác, sử dụng tài liệu chưa đáp ứng kịp thời; cơ sở vật chất, trang thiết bị bảo quản tài liệu còn thiếu và không đồng bộ, đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn lưu trữ còn thiếu về số lượng và yếu về chuyên môn, nghiệp vụ so với yêu cầu nhiệm vụ đặt ra, ứng dụng công nghệ thông tin cho công tác lưu trữ còn hạn chế, chưa đồng bộ… Vì thế, đối với tỉnh Phú Yên, việc nghiên cứu vấn đề quản lý nhà nước về công tác lưu trữ trong thời gian từ khi Luật Lưu trữ có hiệu lực thi hành năm 2102 đến năm 2019, để nhằm đánh giá đúng thực trạng quản lý nhà nước về công tác lưu trữ, khẳng định những kết quả đạt được, những nội dung còn tồn tại, hạn chế, bất cập trong quản lý, từ đó đưa ra các giải pháp khoa học nhằm đổi mới quản lý nhà nước về công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh. Xuất phát từ những lý do nêu trên, hơn nữa là một công chức đang đảm đương chức trách của người làm công tác quản lý tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Phú Yên, là đơn vị tham mưu giúp UBND tỉnh quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh, học viên chọn đề tài: “Quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ trên địa bàn tỉnh Phú Yên” làm luận văn Thạc sĩ của mình. Việc nghiên cứu thành công đề tài này sẽ giúp cho tỉnh Phú Yên, mà trước hết là bản thân học viên đưa ra và trực tiếp tổ chức thực hiện một số giải pháp nhằm đổi mới quản lý nhà nước về công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Phú Yên hiện nay cũng như trong thời gian đến. 3
2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn Nghiên cứu vấn đề quản lý nhà nước về công tác văn thư và công tác lưu trữ tại một số cơ quan nhà nước không phải là vấn đề mới trong chuyên ngành Quản lý công cũng như chuyên ngành Lưu trữ học. Xét ở phạm vi trong nước, chúng ta thấy có các công trình khoa học nghiên cứu về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ được viết thành sách, như: “Giáo trình lưu trữ” của Nhà xuất bản Văn hóa -Thông tin, Hà Nội, 2005; “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của nhóm tác giả: Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm (NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp Hà Nội, 1990); “Lưu trữ Việt Nam - Những chặng đường phát triển” của Nguyễn Văn Thâm, Nghiêm Kỳ Hồng (NXB Chính trị Quốc gia, 2006); “Lịch sử lưu trữ Việt Nam” của nhóm tác giả: Nguyễn Văn Thâm, Vương Đình Quyền, Đào Thị Diến, Nghiêm Kỳ Hồng (NXB Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh (TP.HCM), 2010);“Giáo trình lưu trữ học đại cương” (NXB Đại học Quốc gia TP.HCM, 2015) của tác giả Phan Đình Nham và Bùi Loan Thùy;“Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam” của Dương Văn Khảm (NXB Văn hóa thông tin Hà Nội, 2011). Ngoài ra, còn rất nhiều bài viết được đăng trên Tạp chí “Văn thư lưu trữ Việt Nam” đề cập đến quản lý nhà nước về công tác lưu trữ như bài viết “Lại bàn về Quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ ở địa phương” của tác giả Trần Việt Hà (Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 5/2006). Trong bài báo này tác giả đã đưa ra phân tích các quy định của nhà nước liên quan đến giao chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ ở địa phương từ đó đưa ra quan điểm nên giao chức năng quản lý nhà nước ở địa phương cho Sở Nội vụ thực hiện. Bài viết “Thống nhất quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ nhìn từ góc độ các quy định pháp lý và thực tiễn” của tác giả Trần Quốc Thắng (Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 9/2007). Trong bài viết này tác 4
giả đã khái quát hệ thống văn bản về quy định chức năng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của các cơ quan từ trung ương đến địa phương và đưa ra những khó khăn trong quá trình thực hiện chức năng quản lý nhà nước của các cơ quan này, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm thống nhất quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ. Về các đề tài luận văn quản lý nhà nước, có thể kể đến các công trình nghiên cứu sau: “Quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ ở UBND phường tại TP. Hồ Chí Minh” (Luận văn Thạc sỹ Quản lý công của Phạm Văn Năm, TPHCM, 2010). Luận văn trên đã khái quát những lý luận chung nhất về công tác lưu trữ và nghiên cứu thực trạng quản lý nhà nước về công tác lưu trữ đối với loại hình cơ quan là UBND phường; “Nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ ở tỉnh Quãng Bình” (Luận văn Thạc sỹ chuyên ngành Lưu trữ học của Hồ Anh Chuyên, Hà Nội, năm 2015); “Tổ chức công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Ninh Bình” (Luận văn Thạc sỹ Quản lý công của Đinh Thị Thu Huyền, Hà Nội, năm 2015). Hai luận văn trên đã nêu khái quát những cơ sở lý luận chung về quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ, việc tổ chức công tác lưu trữ và phân tích thực trạng cũng như đề xuất các giải pháp quản lý nhà nước về công tác lưu trữ ở địa phương nói chung; “Nghiên cứu áp dụng các biện pháp xử phạt vi phạm hành chính trong công tác lưu trữ ở các cơ quan nhà nước cấp tỉnh”(Luận văn Thạc sỹ Lưu trữ học của Nguyễn Thị Thùy Dung, năm 2016). Về các báo cáo tổng kết, Đề án phát triển công tác lưu trữ, quản lý nhà nước về công tác lưu trữ, có Báo cáo số 796/BC-VTLTNN ngày 30/7/2018 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về “Đánh giá kết quả thực hiện Luật Lưu trữ từ năm 2012 đến năm 2017; Quyết định số 1594/QĐ-UBND ngày 04/10/2011 của UBND tỉnh về việc phê duyệt Đề án “Giải quyết tài liệu tích đống tỉnh Phú Yên, giai đoạn 2012 - 2014”; Quyết định số 2389/QĐ-UBND 5
ngày 27/11/2015 của UBND tỉnh về việc ban hành Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030 trên địa bàn tỉnh Phú Yên; Báo cáo số 183/BC-UBND ngày 29/10/2018 của UBND tỉnh Phú Yên về sơ kết 05 năm thực hiện Luật Lưu trữ giai đoạn 2012 - 2017 trên địa bàn tỉnh Phú Yên; các Báo cáo tổng kết năm, Báo cáo chuyên đề về công tác Lưu trữ của Sở Nội vụ. Các công trình nói trên đã có những nghiên cứu bước đầu về cơ sở khoa học và thực tế để nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ nói chung và quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ nói riêng đối với các địa phương. Vì vậy, trong khi thực hiện đề tài của mình, chúng tôi có kế thừa và phát triển một số giải pháp đã được đề cập đến trong các nghiên cứu trên. Tuy nhiên, hiện nay chưa có đề tài nghiên cứu riêng về các hoạt động quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Phú Yên. 3. Mục đích và nhiệm vụ của luận văn - Mục đích: Nghiên cứu cơ sở lý luận và thực tiễn quản lý nhà nước về công tác lưu trữ từ đó đề xuất giải pháp đối với quản lý nhà nước về công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Phú Yên. - Nhiệm vụ: - Làm rõ cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ. - Phân tích và đánh giá thực trạng quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của tỉnh Phú Yên, chỉ ra những nguyên nhân hạn chế. - Nghiên cứu, đề xuất một số giải pháp đổi mới quản lý nhà nước về công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Phú Yên trong thời gian tới. 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu luận văn 6
4.1. Đối tƣợng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của đề tài là quản lý nhà nước về công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Phú Yên. 4.2. Phạm vi nghiên cứu Về nội dung nghiên cứu: Nội dung quản lý nhà nước về công tác lưu trữ được quy định cụ thể trong các văn bản quy phạm pháp luật do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành, bao gồm có 9 nội dung, nhưng trong đề tài này chỉ đi sâu nghiên cứu 8 nội dung quản lý nhà nước về công tác lưu trữ phù hợp với điều kiện thực tế địa phương, có sự thống nhất với yêu cầu chung của ngành. Về phạm vi không gian: Đề tài nghiên cứu các hoạt động quản lý ở các cơ quan, tổ chức có chức năng quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của tỉnh Phú Yên. Tuy nhiên với khuôn khổ của một luận văn cao học, do điều kiện và khả năng có hạn, nên tác giả chủ yếu nghiên cứu về các hoạt động quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ ở cấp tỉnh. Còn hoạt động quản lý nhà nước trong công tác lưu trữ ở cấp huyện và cấp xã tuy có đề cập, nhưng chỉ ở mức độ nhất định. Về phạm vi thời gian: Đề tài giới hạn phạm vi nghiên cứu trong giai đoạn từ năm 2012, kể từ khi Luật Lưu trữ được ban hành và có hiệu lực thi hành trong thực tế đến năm 2019. 5. Phƣơng pháp luận và phƣơng pháp nghiên cứu của luận văn - Phƣơng pháp luận: Cơ sở phương pháp luận của đề tài là học thuyết Mác - Lê nin, tư tưởng Hồ Chí Minh về vai trò, chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ. Đồng thời, cách tiếp cận của đề tài đứng trên quan điểm của Đảng 7
và Nhà nước về quản lý nhà nước đối với tài liệu lưu trữ phù hợp với điều kiện và hoàn cảnh cụ thể của đất nước trong giai đoạn hiện nay. - Phƣơng pháp nghiên cứu: - Phương pháp phân tích, tổng hợp: Trên cơ sở các quy định pháp luật, các thông tin tư liệu thu thập được, đề tài sử dụng phương pháp phân tích những văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của tỉnh Phú Yên đã ban hành, phân tích, nghiên cứu, đánh giá từng vấn đề cụ thể, kết hợp với phương pháp tổng hợp để tổng kết, kết luận bản chất của vấn đề đã nghiên cứu. - Phương pháp khảo sát, thống kê: Đề tài khảo sát, thống kê những nội dung, số liệu trong giai đoạn từ năm 2012 đến năm 2019, đồng thời đánh giá những mặt được và mặt chưa được trong từng giai đoạn. Ngoài ra, tác giả đã tham gia đoàn kiểm tra, khảo sát về công tác lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị, địa phương, chính thực tế phong phú đã cung cấp cho tác giả những tư liệu quan trọng để đánh giá thực trạng công tác quản lý nhà nước về lưu trữ tại địa phương. 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn - Ý nghĩa lý luận: Đề tài góp phần làm rõ thêm các vấn đề lý luận pháp lý về công tác lưu trữ. - Ý nghĩa thực tiễn: Kết quả của luận văn là đưa ra các đánh giá chân thực, khách quan về thực trạng quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Phú Yên, từ đó đề ra các giải pháp thiết thực góp phần đổi mới quản lý nhà nước về công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh. Giúp cho lãnh đạo UBND tỉnh, lãnh đạo Sở Nội vụ và thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh có những giải pháp và quan tâm đầu tư thích đáng cho công tác này. 7. Kết cấu của luận văn 8
Ngoài phần mở đầu, kết luận, nội dung luận văn được chia thành 3 chương: Chƣơng 1: Cơ sở khoa học của quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ Chƣơng 2: Thực trạng quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ trên địa bàn tỉnh Phú Yên Chƣơng 3: Giải pháp đổi mới quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ trên địa bàn tỉnh Phú Yên thời gian tới. 9
Chƣơng 1 CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ 1.1. Công tác lƣu trữ 1.1.1. Những vấn đề chung về tài liệu lưu trữ 1.1.1.1.Khái niệm tài liệu lưu trữ Có nhiều quan điểm khác nhau về tài liệu lưu trữ, trên thế giới, khái niệm “Tài liệu lưu trữ” không hoàn toàn thống nhất ở tất cả các nước. Nhiều nước chỉ giới hạn tài liệu lưu trữ là các sản phẩm tài liệu được hình thành trong hoạt động của các cơ quan hoặc cá nhân. Có những nước có khái niệm tài liệu lưu trữ bao hàm cả ấn phẩm, tác phẩm hội họa,…Tuy có nhiều cách hiểu khác nhau nhưng nhìn chung, quan niệm về tài liệu lưu trữ ở các nơi trên thế giới đều có điểm tương đồng về bản chất của tài liệu lưu trữ. Các quốc gia đều nhìn nhận tài liệu lưu trữ là những tài liệu được lưu trữ hoặc thuộc diện cần lưu trữ do tầm quan trọng của chúng đối với xã hội hoặc có giá trị đối với người sở hữu. Tài liệu lưu trữ là vật mang tin kèm theo thông tin được ghi lại trên đó và có các thể thức cho phép nhận dạng nó, đồng thời được bảo quản do giá trị vật mang tin và thông tin đối với Nhà nước, các công dân và xã hội. Ở Việt Nam, theo Khoản 3, Điều 2, Luật Lưu trữ năm 2011 thì “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”. Như vậy, với các cách hiểu của thế giới và Việt Nam về tài liệu lưu trữ hiện nay, có thể định nghĩa tài liệu lưu trữ theo nghĩa chuyên ngành như sau: 10
Tài liệu lưu trữ là bản chính, bản gốc hoặc bản sao hợp pháp của những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan đảng và nhà nước, tổ chức kinh tế, chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, lực lượng vũ trang và cá nhân, được bảo quản trong các kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử… của toàn xã hội. [18, tr.78] Tài liệu lưu trữ là tài liệu bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp của tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học và công nghệ được hình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân qua các thời kỳ lịch sử, không phân biệt xuất xứ, nơi bảo quản, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin; được lựa chọn để giữ lại và bảo quản để phục vụ nghiên cứu khoa học, lịch sử và hoạt động thực tiễn. [20, tr.346] Dù hiểu theo nghĩa nào, tài liệu cũng được ý thức giữ gìn, bảo quản và lưu trữ lại để phục vụ nhu cầu sử dụng của con người trong các hoạt động thực tiễn của đời sống xã hội cũng như công tác nghiên cứu khoa học, lịch sử trong hiện tại và tương lai. 1.1.1.2. Đặc điểm của tài liệu lưu trữ, các loại hình tài liệu lưu trữ Theo PGS.TS Dương Văn Khảm (“Từ điển Giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam”, 2011, tr. 346), tài liệu lưu trữ có các đặc điểm cơ bản sau: Tài liệu hình thành qua hoạt động thực tiễn của xã hội, có một bản trong mỗi hồ sơ, rõ nguồn sản sinh ra tài liệu; Là tài liệu bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp; 11
Là tài liệu có giá trị pháp lý; làm bằng chứng chân thực cho các hoạt động quá khứ; Không phải là đối tượng được sản sinh ra để mua, bán, kinh doanh. Ngày nay, do sự phát triển của khoa học công nghệ và do nhu cầu ngày càng cao của đời sống xã hội, tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân chiếm một khối lượng khá lớn. Có thể thấy tài liệu lưu trữ ngày càng có nội dung phong phú và đa dạng về thể loại. Có thể kể ra một số loại hình tài liệu lưu trữ chính như sau: - Tài liệu lưu trữ hành chính là nhóm tài liệu, văn bản được hình thành trong hoạt động quản lý nhà nước. Nội dung của tài liệu hoạt này phản ánh quá trình và kết quả của tổ chức thực hiện chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức. Tài liệu lưu trữ hành chính hiện nay đang được bảo quản trong các kho lưu trữ rất phong phú, đa dạng như Sắc, Dụ, Chiếu, Tấu, Sớ,…(tài liệu được sử dụng trong hoạt động hành chính ở thời kỳ phong kiến); Hiến pháp, Luật, Nghị quyết, Nghị định, Quyết định, Chỉ thị,…(tài liệu được sử dụng trong hoạt động quản lý hành chính hiện nay). - Tài liệu lưu trữ khoa học - kỹ thuật là tài liệu phản ánh những tư tưởng khoa học - kỹ thuật hoặc phản ánh việc áp dụng khoa học - kỹ thuật trong thực tiễn. Đây là nhóm tài liệu được hình thành từ các hoạt động của các cơ quan nghiên cứu khoa học; cơ quan thiết kế, thi công các công trình xây dựng cơ bản; các cơ quan thiết kế, chế tạo các sản phẩm công nghiệp; các cơ quan hoạt động trong lĩnh vực trắc địa, bản đồ,… - Tài liệu lưu trữ nghe nhìn: Đây là nhóm tài liệu bao gồm nhiều loại tài liệu như tài liệu ảnh, phim điện ảnh, băng ghi âm, băng ghi hình. Tài liệu nghe nhìn được hình thành bằng các phương pháp kĩ thuật cao như quay 12
phim, chụp ảnh, ghi âm và chúng được hình thành trong hoạt động của các cơ quan thông tấn, báo chí, các cơ quan làm công tác văn hóa, nghệ thuật,… - Tài liệu lưu trữ điện tử: Ngày nay do sự phát triển của khoa học công nghệ, nhất là công nghệ thông tin mà một loại tài liệu đặc biệt - tài liệu điện tử đã xuất hiện. Đây là tài liệu được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu. Đặc điểm của loại tài liệu này là được quản lý, khai thác sử dụng trên cơ sở kỹ thuật số với thiết bị chuyên dùng là máy vi tính (computer). Đây là nhóm tài liệu với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin có thể cung cấp thông tin một cách rất nhanh chóng, giúp cho việc quản lý nhà nước và hoạt động ở các cơ quan, đơn vị có hiệu quả hơn. Ngoài những tài liệu chủ yếu nêu trên, còn có những tài liệu được hình thành trong hoạt động của các cá nhân, gia đình, dòng họ nổi tiếng. Nhóm tài liệu này bao gồm những tài liệu về thân thế, sự nghiệp, các công trình nghiên cứu,…của những cá nhân, gia đình và dòng họ nổi tiếng. Tài liệu lưu trữ dù ở loại hình nào cũng đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức, cá nhân, đồng thời góp phần phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử… trong quá trình xây dựng và phát triển đất nước. 1.1.1.3. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa trên các phương diện sau: Ý nghĩa chính trị: Xét một cách tổng quát thì tài liệu lưu trữ có ý nghĩa chính trị sâu sắc. Tài liệu lưu trữ luôn chứa đựng những thông tin mang tính giai cấp, phản ánh bản chất của một giai cấp nhất định, thường là giai cấp cầm quyền trong xã hội hiện tại nơi tài liệu lưu trữ được thu thập. Ở nước ta, tài liệu lưu trữ là phương tiện tuyên truyền, cổ động cho giai cấp công nhân và các tầng lớp nhân dân lao động. Tài liệu lưu trữ còn chứa đựng những thông 13