Luận văn Thạc sĩ Quản lý giáo dục: Quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị trường học trực thuộc Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương

Chia sẻ: Matroinho | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:170

Thêm vào BST

Báo xấu

22
lượt xem 6
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục đích nghiên cứu của luận văn "Quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị trường học trực thuộc Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương" nhằm nghiên cứu cơ sở lí luận về quản lý hoạt động văn thư hành chính trong nhà trường; đánh giá thực trạng quản lý văn thư hành chính trong các trường học trực thuộc Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương và đề xuất các biện pháp quản lý nhằm nâng cao hiệu quả hơn công tác văn thư hành chính các đơn vị trường học trực thuộc Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Quản lý giáo dục: Quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị trường học trực thuộc Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương

UBND TỈNH BÌNH DƢƠNG TRƢỜNG ĐẠI HỌC THỦ DẦU MỘT TRƢƠNG HOÀNG VŨ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƢ HÀNH CHÍNH TẠI CÁC ĐƠN VỊ TRƢỜNG HỌC TRỰC THUỘC PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THỊ XÃ BẾN CÁT, TỈNH BÌNH DƢƠNG U N VĂN THẠC S CHUYÊN NGÀNH: QUẢN LÝ GIÁO DỤC MÃ SỐ: 60140114 NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC GVC.TS. VŨ AN HƢƠNG BÌNH DƢƠNG – NĂM 2019
ỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu khoa học của riêng tôi. Các số liệu và kết quả nghiên cứu trong luận văn là trung thực, trích dẫn đầy đủ và chƣa từng công bố trong bất kỳ công trình nào khác. Tác giả luận văn Trƣơng Hoàng Vũ i
ỜI CẢM ƠN Trong quá trình học tập, nghiên cứu thực hiện và hoàn thiện luận văn, tác giả đã nhận đƣợc sự hƣớng dẫn, giúp đỡ tận tình của trƣờng Đại học Thủ Dầu Một tỉnh Bình Dƣơng, Thầy/Cô và bạn bè. Với tình cảm chân thành, tác giả xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến: - Ban Giám hiệu Trƣờng Đại học Thủ Dầu Một tỉnh Bình Dƣơng, các Thầy/Cô phòng Đào tạo sau Đại học, Thầy/Cô Khoa Quản lý giáo dục đã tạo điều kiện và giúp đỡ trong suốt quá trình tác giả nghiên cứu và hoàn thành luận văn. - Đặc biệt, tác giả xin chân thành cảm ơn sâu sắc đến TS. Vũ Lan Hƣơng – ngƣời hƣớng dẫn khoa học đã tận tình hƣớng dẫn trong suốt quá trình nghiên cứu, thực hiện và hoàn thiện luận văn. - Lãnh đạo Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, Ban giám hiệu, quý Thầy/Cô và các đồng nghiệp tại các trƣờng mầm non, mẫu giáo, tiểu học và trung học cơ sở trên địa bàn thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dƣơng đã tạo điều kiện thuận lợi cho tác giả khảo sát thu thập số liệu. - Xin bày tỏ lòng biết ơn đến gia đình, anh/chị em đồng nghiệp và tập thể lớp Cao học Quản lý giáo dục Khóa 1 đã luôn bên cạnh, động viên và giúp đỡ tác giả trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu và hoàn thiện luận văn. Bản thân đã có nhiều cố gắng trong quá trình nghiên cứu và hoàn thiện luận văn song không thể tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong quý Thầy/Cô, các anh chị em đồng nghiệp chỉ dẫn góp ý để luận văn đƣợc hoàn thiện hơn./. Trân trọng cảm ơn! Tác giả ii
TÓM TẮT Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nƣớc hiện nay hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đối với các lĩnh vực đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thƣ hành chính nói chung. Do đó, vai trò của công tác văn thƣ hành chính đối với hoạt động quản lý của đơn vị là rất quan trọng Đối với mọi cơ quan, đơn vị thì văn phòng luôn là trợ thủ đắc lực, là bộ mặt của cơ quan, là cánh tay phải của đơn vị, tổ chức. Việc thực hiện tốt công tác văn thƣ hành chính sẽ giúp Ban Giám Hiệu Nhà trƣờng quản lý điều hành có hiệu quả mọi công việc của nhà trƣờng. Điều này cho thấy công tác văn thƣ hành chính là rất quan trọng; Đây là một trong những mắt xích quan trọng của bộ máy văn phòng, là khởi nguồn đem đến sự thành công của Nhà trƣờng. Tổ chức tốt công tác văn thƣ hành chính tốt sẽ giúp mọi hoạt động của Nhà trƣờng cũng nhƣ phục vụ công tác tra cứu, bảo quản tài liệu của các đơn vị nhà trƣờng đạt hiệu quả cao hơn. Thị xã Bến Cát hiện nay đƣợc thành lập bởi Nghị quyết số 136/NQ-CP, ngày 29/12/2013 của chính phủ. Thị xã Bến Cát đƣợc thành lập từ một phần huyện Bến Cát cũ, thuộc tỉnh Bình Dƣơng. Thị xã Bến Cát bao gồm 5 phƣờng là phƣờng Mỹ Phƣớc, phƣờng Thới Hòa, phƣờng Tân Định, phƣờng Hòa Lợi, phƣờng Chánh Phú Hòa và 3 xã là xã An Điền, xã An Tây, xã Phú An. Công tác văn thƣ là hoạt động không thể thiếu trong bất kỳ một nhà trƣờng nào và công việc này do văn phòng thực hiện. Làm tốt công tác văn thƣ sẽ: Giải quyết công việc của nhà trƣờng nhanh chóng, chính xác, đúng đƣờng lối, chính sách, chế độ; đồng thời, giúp cho việc quản lý, kiểm tra công việc trong nhà trƣờng chặt chẽ và hiệu quả; Bảo đảm cung cấp thông tin cần thiết, phục vụ các hoạt động của nhà trƣờng nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời, chính xác, đồng thời iii
giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nƣớc; hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, góp phần cải cách thủ tục hành chính; Góp phần tiết kiệm công sức, nguyên vật liệu làm văn bản và các trang thiết bị sử dụng trong quá trình xây dựng và ban hành văn bản; Qua khảo sát và phỏng vấn sâu cho thấy rằng các đối tƣợng đƣợc phỏng vấn và khảo sát đã đánh giá cao việc xây dựng một kế hoạch quản lý VT hành chính phù hợp tại các trƣờng. Điều này cho phép nhà trƣờng kiểm soát kế hoạch thực hiện, phƣơng pháp và tiến độ thực hiện hoạt động văn thƣ hành chính tại các trƣờng một cách tốt nhất. Bên cạnh việc xây dựng một kế hoạch quản lý VT hành chính thì công tác kiểm tra công tác văn thƣ một cách thƣờng xuyên là điều cần thiết để phát hiện và xử lý các sai sót hiệu quả. Thực hiện các biện pháp khen thƣởng và kỷ luật trong công tác văn thƣ sẽ thúc đẩy tính tự giác, thúc đẩy các cán bộ, nhân viên trong nhà trƣờng có liên quan đến hoạt động văn thƣ hành chính hoàn thành tốt công tác văn thƣ, giúp nhà trƣờng quản lý tốt công tác văn thƣ hành chính. Với thực trạng vật chất, công nghệ, thiết bị cho nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ còn thiếu, yếu ở một số trƣờng nhƣ hiện nay thì nhất thiết phải hoàn thiện mới có điều kiện nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thƣ hành chính tại các đơn vị trƣờng học trong thời gian tới tuy nhiên việc đảm bảo trang thiết bị cơ sở vật chất cho công tác văn thƣ hành chính còn cần phải có sự kết hợp nhiều ban ngành chứ không riêng Phòng Giáo dục và Đào tạo có thể thực hiện đƣợc nhiệm vụ này. Trên cơ sở nghiên cứu lý luận của công tác quản lý công tác văn thƣ hành chính và thực trạng quản lý hoạt động văn thƣ hành chính tại các trƣờng trực thuộc phòng Giáo dục và Đào tạo trên địa bàn thị xã Bến Cát, tác giả đề xuất 7 biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý công tác văn thƣ hành chính, đó là: Biện pháp 1: . Nâng cao nhận thức về ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thƣ: HT cần tham gia các khóa tập huấn, nghiên cứu các văn bản luật về VTHC; trang bị công cụ hiện đại; tuyên truyền đến các thành viên về vị trí và vai trò quan trọng của công tác văn thƣ hành chính. iv
Biện pháp 2: Xây dựng một kế hoạch quản lý văn thƣ hành chính phù hợp: Xây dựng chi tiết bảng kế hoạch công tác văn thƣ hành chính hằng năm; và xây dựng quy chế công tác văn thƣ hành chính tại tất cả các trƣờng Biện pháp 3: Quản lý tuyển dụng và bố trí nhân sự đảm bảo trình độ chuyên môn đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ công tác văn thƣ hành chínhNhà trƣờng hoạch định số lƣợng và yêu cầu trình độ NVVT ngay từ giai đoạn hoạch định nhân sự và đề xuất phân bổ lên phòng GD&ĐT thị xã; tạo điều kiện để các NVVT tham gia các lớp học nghiệp vụ văn thƣ hành chính hoặc các khóa học Đại học, Cao đẳng, trung cấp chuyên ngành Biện pháp 4: Thƣờng xuyên tổ chức tập huấn nghiệp vụ văn thƣ hành chính: Tạo điều kiện để NVVT tham gia các buổi tập huấn công tác văn thƣ của Phòng nội vụ thị xã tổ chức; trang bị cho NVVT các văn bản, tài liệu liên quan đến công tác văn thƣ hành chính, máy vi tính kết nối internet để các NVVT có thể tham khảo, học hỏi về nghiệp vụ văn thƣ. Biện pháp 5: Tăng cƣờng cơ sở vật chất, công nghệ, thiết bị cho công tác văn thƣ hành chính: sử dụng nguồn ngân sách từ cấp trên, nguồn lực xã hội hoá mua sắm cơ sở vật chất, công nghệ, thiết bị cho nghiệp vụ văn thƣ hành chính của nhà trƣờng Biện pháp 6: Thực hiện các biện pháp khen thƣởng và kỷ luật trong công tác văn thƣ hành chính: Nhà trƣờng cần xây dựng quy chế văn thƣ hành chính một cách chi tiết và bao gồm các hành vi khen thƣởng và kỷ luật trong công tác văn thƣ Biện pháp 7: Thƣờng xuyên kiểm tra công tác văn thƣ hành chính, xử lý các sai sót hiệu quả: chú trọng hơn đến các phƣơng pháp kiểm tra trực tiếp để có kết quả chính xác và đa chiều Biện pháp 8: Hiện đại hóa thủ tục hành chính theo hƣớng ứng dụng công nghệ thông tin và cải cách thủ tục theo hƣớng đơn giản hóa các hồ sơ giấy tờ. Kết quả khảo nghiệm cho thấy các biện pháp đƣợc đề xuất có tính cần thiết và khả thi cao. Do đó, các trƣờng trực thuộc phòng Giáo dục và Đào tạo trên địa bàn thị Bến Cát và các địa bàn khác có thể nghiên cứu, vận dụng linh hoạt, sáng tạo những biện pháp này để nâng cao chất lƣợng, hiệu quả công tác quản lý công tác văn thƣ hành chính trong các nhà trƣờng, nhằm nâng cao vị thế, phát v
huy vai trò của công tác văn thƣ hành chính trong nhà trƣờng, góp phần thực hiện mục tiêu đổi mới căn bản, toàn diện giáo dục đào tạo. vi
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt Nội dung đầy đủ 1 BGDĐT Bộ Giáo dục và Đào tạo 2 CB-GV-NV Cán bộ - giáo viên - nhân viên 3 CBQL Cán bộ quản lý 4 CCN cụm công nghiệp 5 CNTT Công nghệ thông tin 6 CSVC Cơ sở vật chất 7 GDĐT Giáo dục và Đào tạo 8 GV Giáo viên 9 HT Hiệu trƣởng 10 KCN Khu công nghiệp 11 MG Mẫu giáo 12 MN mầm non 13 NVVT Nhân viên văn thƣ 14 PHT Phó hiệu trƣởng 15 QL Quản lý 16 QLGD Quản lý giáo dục 17 SGDĐT Sở giáo dục và đào tạo 18 TH Tiểu học 19 THCS Trung học cơ sở 20 TTVP Tổ trƣởng văn phòng 21 UBND Ủy ban nhân dân 22 VTHC Văn thƣ hành chính vii
DANH MỤC CÁC BẢNG, HÌNH, BIỂU ĐỒ STT KÝ HIỆU TÊN BẢNG Trang 1 Sơ đồ 1.1. Dấu “đến” có mẫu trong văn bản đến 23 2 Sơ đồ 1.2. Mẫu sổ công văn đến 23 3 Sơ đồ 1.3 Phần đăng ký văn bản đi 24 4 Bảng 2.1 Quy mô trường lớp năm học 2018 – 2019 52 Cơ cấu tổ chức phòng Giáo dụcvà Đào tạo thị xã 5 Sơ đồ 2.1 54 Bến Cát 6 Bảng 2.2 Thống kê số lượng mẫu khảo sát 60 Sơ bộ thống kê thông tin cá nhân đối tượng khảo 7 Bảng 2.3 60 sát 8 Bảng 2.4 Quy ước xử lý thông tin phiếu khảo sát 62 Ý nghĩa công tác văn thư hành chính trong nhà 9 Bảng 2.5 63 trường 10 Bảng 2.6 Ý kiến của cán bộ quản lý, nhân viên văn thư về 64 yêu cầu của công tác VTHC trong nhà trường Ý kiến của cán bộ quản lý, nhân viên văn thư về 11 Biểu đồ 2.1 tầm quan trọng của công tác VTHC trong nhà 67 trường 12 Bảng 2.7 Ý kiến của cán bộ quản lý, nhân viên văn thư về 68 thực trạng công tác VTHC trong nhà trường 13 Biểu đồ 2.2 Tầm quan trọng của quản lý công tác VTHC 76 trong trường hiện nay Ý kiến của cán bộ quản lý, nhân viên văn thư 14 Bảng 2.8 về thực trạng quản lý công tác VTHC trong nhà 77 trường viii
Ý kiến của cán bộ quản lý, nhân viên văn thư về 15 Bảng 2.9 mức độ ảnh hưởng đến việc QL công tác VTHC 81 trong nhà trường Ý kiến của CBQL, NVVT về tính cần thiết của các 16 Bảng 3.1 118 biện pháp quản lí văn thư hành chính. Ý kiến của CBQL, NVVT về tính khả thi của các 17 Bảng 3.2 119 biện pháp quản lí văn thư hành chính 18 Biểu đồ 3.1 Biểu đồ mối liên hệ cần thiết – khả thi 121 ix
MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU ........................................................................................................1 1. LÍ DO CHỌN ĐỀ TÀI ...............................................................................................1 2. MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU .......................................................................................3 3. NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU .......................................................................................3 4. KHÁCH THỂ, ĐỐI TƢỢNG ......................................................................................3 5. GIỚI HẠN, PHẠM VI NGHIÊN CỨU .........................................................................3 6. GIẢ THUYẾT KHOA HỌC .......................................................................................4 7. PHƢƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ..........................................4 7.1 Phương pháp luận .........................................................................................4 7.2. Phương pháp nghiên cứu .............................................................................5 8. CẤU TRÚC LUẬN VĂN...........................................................................................7 CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LU N VỀ QUẢN Ý VĂN THƢ HÀNH CHÍNH ......8 1.1 TỔNG QUAN VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU .....................................................................8 1.2. MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN ............................................................................10 1.2.1 Văn thư, hành chính, công tác văn thư, hành chính trong nhà trường....10 1.2.2 Quản lý, Quản lý giáo dục, Quản lý nhà trường, Quản lý công tác văn thư hành chính trong nhà trường. .....................................................................14 1.3 LÝ LUẬN CÔNG TÁC VĂN THƢ HÀNH CHÍNH TRONG NHÀ TRƢỜNG .................18 1.3.1 Ý nghĩa công tác văn thư hành chính trong nhà trường ..........................18 1.3.2. Yêu cầu công tác văn thư hành chính trong nhà trường: .......................20 1.3.3. Nội dung công tác văn thư hành chính trong nhà trường ......................20 1.4. LÝ LUẬN QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƢ HÀNH CHÍNH TRONG NHÀ TRƢỜNG ..33 1.4.1. Nhiệm vụ của hiệu trưởng trong quản lý công tác văn thư hành chính trong nhà trường ...............................................................................................33 1.4.2. Các nguyên tắc quản lý công tác văn thư hành chính trong nhà trường ................................................................................................................34 1.4.3 Nội dung quản lý công tác văn thư hành chính trong nhà trường...........35 x
1.5. CÁC YẾU TỐ ẢNH HƢỞNG ĐỐI VỚI VIỆC QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƢ HÀNH CHÍNH TRONG NHÀ TRƢỜNG ..................................................................................43 1.5.1. Yếu tố khách quan ...................................................................................43 1.5.2. Yếu tố chủ quan .......................................................................................45 TIỂU KẾT CHƢƠNG 1 ..............................................................................................48 CHƢƠNG 2 THỰC TRẠNG QUẢN Ý CÔNG TÁC VĂN THƢ HÀNH CHÍNH TẠI CÁC TRƢỜNG HỌC TRỰC THUỘC PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO THỊ XÃ BẾN CÁT .................................................................................49 2.1. KHÁI QUÁT VỀ ĐIỀU KIỆN TỰ NHIÊN, KINH TẾ XÃ HỘI, GIÁO DỤC THỊ XÃ BẾN CÁT, TỈNH BÌNH DƢƠNG ........................................................................................49 2.1.1. Khái quát điều kiện tự nhiên, kinh tế- xã hội ..........................................49 2.1.2. Khái quát về Phòng Giáo Dục và Đào Tạo thị xã Bến Cát và công tác văn thư hành chính tại các đơn vị trường học trực thuộc.................................51 2.2 TỔ CHỨC KHẢO SÁT THỰC TRẠNG ...................................................................58 2.3. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƢ HÀNH CHÍNH TẠI CÁC TRƢỜNG TRỰC THUỘC PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THỊ XÃ BẾN CÁT, TỈNH BÌNH DƢƠNG ......63 2.3.1. Ý nghĩa công tác văn thƣ hành chính trong nhà trƣờng:.....................63 2.3.2. Yêu cầu của công tác văn thƣ hành chính trong nhà trƣờng:..............64 2.3.3 Tầm quan trọng của công tác văn thƣ hành chính trong nhà trƣờng ...66 2.3.4 Thực trạng công tác văn thƣ hành chính trong nhà trƣờng hiện nay: ..68 2.4. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƢ HÀNH CHÍNH TẠI CÁC ĐƠN VỊ TRƢỜNG HỌC TRỰC THUỘC PHÒNG GIÁO DỤC BẾN CÁT. .......................................75 2.4.1. Tầm quan trọng của quản lý công tác văn thư hành chính trong nhà trường hiện nay .................................................................................................75 2.4.2. Thực trạng quản lý công tác văn thư hành chính trong trường học hiện nay .............................................................................................................76 2.5 CÁC YẾU TỐ ẢNH HƢỞNG ĐẾN VIỆC QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƢ HÀNH CHÍNH TRONG TRƢỜNG HỌC HIỆN NAY: .................................................................81 2.6. NHẬN XÉT CHUNG:..........................................................................................82 xi
2.6.1. Ưu điểm ...................................................................................................82 2.6.2. Hạn chế ...................................................................................................82 2.6.3. Nguyên nhân hạn chế ..............................................................................83 TIỂU KẾT CHƢƠNG 2 ..............................................................................................87 CHƢƠNG 3 MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƢ HÀNH CHÍNH TẠI CÁC TRƢỜNG HỌC TRỰC THUỘC PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THỊ XÃ BẾN CÁT ...................88 3.1. NHỮNG CƠ SỞ ĐỀ XUẤT CÁC BIỆN PHÁP .........................................................88 3.1.1. Cơ sở lý luận ...........................................................................................88 3.1.2. Cơ sở pháp lý ..........................................................................................88 3.1.3. Cơ sở thực tiễn ........................................................................................89 3.2 CÁC NGUYÊN TẮC ĐỀ XUẤT BIỆN PHÁP ............................................................89 3.2.1 Đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật liên quan ........................89 3.2.2 Đáp ứng yêu cầu đổi mới trong giáo dục, phù hợp với xu thế quốc tế ....91 3.2.3. Đảm bảo chất lượng và hiệu quả ............................................................92 3.2.4. Nguyên tắc đảm bảo tính khả thi ............................................................92 3.3. CÁC BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG VĂN THƢ TẠI CÁC TRƢỜNG HỌC TRỰC THUỘC PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THỊ XÃ BẾN CÁT ........................................................................................................................92 3.3.1 Nâng cao nhận thức về ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư ..92 3.3.2 Xây dựng một kế hoạch quản lý văn thư hành chính phù hợp .................96 3.3.3 Quản lý tuyển dụng và bố trí nhân sự đảm bảo trình độ chuyên môn đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ công tác văn thư hành chính ................................101 3.3.4 Thường xuyên tổ chức tập huấn nghiệp vụ văn thư hành chính ............104 3.3.5 Tăng cường cơ sở vật chất, công nghệ, thiết bị cho nghiệp vụ văn thư hành chính. ......................................................................................................107 3.3.6 Thực hiện các biện pháp khen thưởng và kỷ luật trong công tác văn thư....................................................................................................................110 xii
3.3.7. Thường xuyên kiểm tra công tác văn thư hành chính xử lý các sai sót hiệu quả. ..........................................................................................................112 3.3.8 Hiện đại hóa thủ tục hành chính theo hướng ứng dụng công nghệ thông tin và cải cách thủ tục theo hướng đơn giản hóa các hồ sơ giấy tờ. ....114 3.4 MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC BIỆN PHÁP:..............................................................115 3.5. KHẢO NGHIỆM MỨC ĐỘ CẦN THIẾT VÀ KHẢ THI CỦA CÁC BIỆN PHÁP Đ ĐỀ XUẤT: ...................................................................................................................117 TIỂU KẾT CHƢƠNG 3 ............................................................................................122 KẾT LU N VÀ KIẾN NGHỊ ..............................................................................123 1. KẾT LUẬN ........................................................................................................123 2. KIẾN NGHỊ ........................................................................................................124 2.1. Đối với Bộ Giáo dục và Đào tạo ..............................................................125 2.2. Đối với Sở Giáo dục và Đào tạo ..............................................................125 2.3. Đối với Phòng Giáo dục và Đào tạo ........................................................125 2.4. Đối với các trường trên địa bàn thị xã Bến Cát ......................................126 2.4.1. Đối với hiệu trƣởng ...........................................................................126 2.4.2. Đối với Nhân viên văn thƣ hành chính .............................................126 xiii
MỞ ĐẦU 1. í do chọn đề tài Hiện nay trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nƣớc hay đơn vị sự nghiệp, quản lý công tác văn thƣ hành chính là một vấn đề hết sức quan trọng cần đƣợc quan tâm một cách đúng mức. Việc soạn thảo, ban hành văn bản của văn thƣ sẽ góp phần đảm bảo cho hoạt động quản lí điều hành diễn ra một cách hệ thống, đảm bảo tính pháp quy, thống nhất chứa đựng bên trong văn bản. Đảng và Nhà nƣớc đã ban hành nhiều văn bản nhằm giúp công tác văn thƣ hành chính hoạt động đi vào nề nếp nhƣ: Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thƣ và đƣợc sửa đổi một số điều tại nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 là văn bản quy phạm pháp luật cao nhất về công tác văn thƣ; Thông tƣ 55/TT/2005/TTLT-BNNV-VPCP của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ ngày 06/5/2005 hƣớng dẫn thể thức và kỷ thuật trình bày văn bản; Thông tƣ 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hƣớng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản (thay thế một số điều khoản của Thông tƣ liên tịch 55/TT/2005/TTLT-BNNV-VPCP); Thông tƣ số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ trƣởng Bộ Nội vụ hƣớng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thƣ, lƣu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nân dân các cấp. Tuy nhiên, trong thực tế hiện nay hệ số lƣơng ngạch của văn thƣ chƣa thể đáp ứng thu hút nhân lực nhƣ Thông tƣ số 13/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định mã số và tiêu chuẩn chức danh nghể nghiệp viên chức chuyên ngành lƣu trữ hay thông tƣ số 14/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định chức danh, mã ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành văn thƣ thì yêu cầu tiêu chuẩn trình độ bồi dƣỡng nhƣ có chứng chỉ bồi dƣỡng quản lý nhà nƣớc và nghiệp vụ ngạch văn thƣ trung cấp; phải có chứng chỉ ngoại ngữ trình độ bậc 1 (hoặc tƣơng đƣơng) khung năng lực ngoại ngữ Việt Nam; Có chứng chỉ tin học 1
với trình độ đạt chuẩn kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin cơ bản... do đó nhiều đơn vị trƣờng học gặp khó khăn trong việc tuyển nhân sự làm công tác văn thƣ. Từ những quan điểm trên có thể thấy đƣợc nếu quan tâm làm tốt công tác văn thƣ, lƣu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nƣớc đƣợc thông suốt, hoạt động nhà trƣờng đƣợc nâng cao, hiệu quả quản lý hành chính đƣợc thúc đẩy nhanh chóng góp phần lớn cho công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Vì vậy, mỗi cơ quan hành chính nhà nƣớc nói chung hay các trƣờng học nói riêng đều phải có một nhận thức đúng đắn về vị trí và vai trò của công tác văn thƣ hành chính để có thể đƣa ra những biện pháp phù hợp nhằm đƣa công tác văn thƣ hành chính tại các cơ quan, đơn vị, trƣờng học đi vào nề nếp và nâng cao hiệu quả quản lý của các cơ quan, đơn vị. Tuy nhiên, thời gian qua công tác văn thƣ lƣu trữ còn bộc lộ một số hạn chế nhƣ: Lãnh đạo các cơ quan, đơn vị chƣa thực sự quan tâm đến công tác quản lý và hoạt động thuộc lĩnh vực văn thƣ, lƣu trữ. Một số cán bộ công chức, viên chức chƣa chú trọng rà soát thể thức văn bản trong quá trình soạn thảo văn bản; đội ngũ cán bộ làm công tác văn thƣ lƣu trữ còn thiếu về số lƣợng và chƣa đáp ứng yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ; việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thƣ còn nhiều hạn chế,… Trong các cơ quan, đơn vị thì bộ phận văn phòng luôn là trợ thủ đắc lực, là bộ mặt, là cánh tay phải. Thông qua bộ phận văn phòng, quản lý điều hành trong nhà trƣờng mới đạt đƣợc mục tiêu mong đợi. Trong bộ phận văn phòng, công tác văn thƣ hành chính là rất quan trọng. Có thể nói, đây là một trong những mắt xích quan trọng, là khởi nguồn đem đến sự thành công của Nhà trƣờng. Tổ chức tốt công tác văn thƣ hành chính tốt sẽ giúp mọi hoạt động của Nhà trƣờng cũng nhƣ phục vụ công tác tra cứu, bảo quản tài liệu của các đơn vị nhà trƣờng đạt hiệu quả cao hơn. Từ những lý do trên Ngƣời nghiên cứu quyết định chọn “Quản lý công tác văn thư hành chính tại các đơn vị trường học trực thuộc Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dương” để làm đề tài nghiên cứu. 2
2. Mục đích nghiên cứu Nghiên cứu cơ sở lí luận về quản lý hoạt động văn thƣ hành chính trong nhà trƣờng; đánh giá thực trạng quản lý văn thƣ hành chính trong các trƣờng học trực thuộc Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dƣơng và đề xuất các biện pháp quản lý nhằm nâng cao hiệu quả hơn công tác văn thƣ hành chính các đơn vị trƣờng học trực thuộc Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dƣơng. 3. Nhiệm vụ nghiên cứu 3.1. Hệ thống hóa cơ sở lí luận về quản lý hoạt động văn thƣ hành chính trong nhà trƣờng. 3.2. Khảo sát thực trạng quản lý văn thƣ hành chính trong các trƣờng học trực thuộc Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dƣơng. 3.3. Đề xuất các biện pháp quản lý hoạt động văn thƣ các đơn vị trƣờng học trực thuộc Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dƣơng. 4. Khách thể, đối tƣợng 4.1 Khách thể nghiên cứu Công tác văn thƣ hành chính trong các đơn vị trƣờng học. 4.2 Đối tượng nghiên cứu Quản lý công tác văn thƣ hành chính trong các trƣờng học trực thuộc Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dƣơng 5. Phạm vi nghiên cứu Luận văn tập trung nghiên cứu thực trạng và đề xuất các biện pháp quản lý công tác văn thƣ hành chính tại các trƣờng học trực thuộc Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dƣơng. Về đối tƣợng khảo sát: Hiệu trƣởng, Phó hiệu trƣởng, tổ trƣởng tổ hành chính, nhân viên văn thƣ các trƣờng trực thuộc Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dƣơng. 3
Về không gian: Địa điểm khảo sát tại các trƣờng mầm non, tiểu học, trung học cơ sở trực thuộc Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dƣơng. Về thời gian: số liệu chúng tôi sử dụng trong luận văn đƣợc thu thập từ năm 2016 đến tháng 10/2018. 6. Giả thuyết khoa học Công tác văn thƣ hành chính trong nhiều năm qua đã đƣợc Phòng Giáo dục và Đào tạo quan tâm chỉ đạo và bƣớc đầu đã có nhiều khởi sắc. Tuy nhiên, công tác văn thƣ hành chính trong các trƣờng học vẫn còn nhiều nhiều hạn chế nhƣ thiếu sự quan tâm đúng mức của Ban giám hiệu nhà trƣờng, ứng dụng công nghệ thông tin, công tác soạn thảo văn bản của văn thƣ còn hạn chế,... Nếu áp dụng tốt các biện pháp quản lý theo đề xuất của luận văn sẽ giúp lãnh đạo nhà trƣờng quản lý tốt hơn công tác văn thƣ hành chính các trƣờng trực thuộc Phòng Giáo dục và Đào tạo thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dƣơng. 7. Phƣơng pháp luận và phƣơng pháp nghiên cứu 7.1 Phương pháp luận 7.1.1. Quan điểm tiếp cận hệ thống - cấu trúc Nghiên cứu xem xét một cách sâu sắc toàn diện, khách quan về hoạt động quản lý văn thƣ hành chính trong các trƣờng học mầm non, tiểu học, trung học cơ sở tại thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dƣơng trong mối quan hệ với các yếu tố khác trong xã hội nhƣ yếu tố tự nhiên, kinh tế, văn hoá - xã hội, môi trƣờng, quản lý của nhà nƣớc. Đánh giá mặt đạt đƣợc, những tồn tại từ đó đề xuất các biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý hoạt động văn thƣ các đơn vị trong thời gian tới. 7.1.2. Quan điểm thực tiễn Nghiên cứu căn cứ vào thực trạng quản lý hoạt động văn thƣ các đơn vị trƣờng học trực thuộc Phòng Giáo dục thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dƣơng đánh giá những điểm đạt đƣợc, những khó khăn, tồn tại. Dựa vào đó lựa chọn những vấn đề cấp thiết và đề xuất một số biện pháp để giải quyết khó khăn, tồn tại nhằm nâng cao hiệu quả quản lý hoạt động quản lý. 4
7.1.3. Quan điểm hiệu quả Các biện pháp đề xuất phải đảm bảo nâng cao đƣợc hiệu quả quản lý công tác văn thƣ hành chính tại các đơn vị trƣờng học trực thuộc Phòng Giáo dục thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dƣơng, giảm chi phí về nhân lực - vật lực. 7.1.4. Quan điểm theo chức năng quản lý Nghiên cứu sử dụng cách tiếp cận theo chức năng quản lý: Theo cách tiếp cận này thì quản lý có 4 chức năng chính gồm: + Chức năng kế hoạch hoá: Chức năng này bao gồm các hoạt động cụ thể nhƣ xác định chức năng, nhiệm vụ và các công việc của nhà trƣờng; Dự báo, đánh giá triển vọng; Đề ra mục tiêu, chƣơng trình; Lập kế hoạch chƣơng trình; Nghiên cứu xác định tiến độ; Xác định ngân sách; Xây dựng các nguyên tắc tiêu chuẩn; Xây dựng các thể thức thực hiện công tác văn thƣ hành chính trong nhà trƣờng. + Chức năng tổ chức: bao gồm một số hoạt động nhƣ xây dựng các cơ cấu, nhóm (cơ cấu, cấu trúc); Tạo sự hợp tác, liên kết (xây dựng mô hình); Xây dựng các yêu cầu; Lựa chọn, sắp xếp; Bồi dƣỡng cho phù hợp; Phân công nhóm và cá nhân thực hiện công tác văn thƣ hành chính trong nhà trƣờng. + Chức năng lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện: gồm các nội dung nhƣ Kích thích động viên; Thông tin hai chiều; Bảo đảm sự hợp tác trong thực tế thực hiện công tác văn thƣ hành chính trong nhà trƣờng. + Chức năng kiểm tra: bao gồm các công việc nhƣ xây dựng định mức và tiêu chuẩn, các chỉ số công việc, phƣơng pháp đánh giá; Rút kinh nghiệm và điều chỉnh nhằm nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thƣ hành chính trong nhà trƣờng. 7.1.5. Tiếp cận theo nội dung quản lý Nội dung quản lý trong công tác văn thƣ hành chính của nhà trƣờng bao gồm bốn nội dung: Soạn thảo, ban hành văn bản; Quản lý văn bản và tài liệu khác; Quản lý và sử dụng con dấu và cải cách hành chính. 7.2. Phương pháp nghiên cứu 5
7.2.1. Phương pháp nghiên cứu lý luận Trong đề tài tác giả sử dụng phƣơng pháp nghiên cứu lý luận thông qua việc nghiên cứu, phân tích, tổng hợp, hệ thống các chỉ thị, Nghị quyết của Đảng, Nhà nƣớc, và các sách, báo có liên quan đến vấn đề quản lý giáo dục nói chung và quản lý công tác văn thƣ hành chính nói riêng. Ngoài ra nghiên cứu còn đƣợc thực hiện thông qua việc phân tích, đánh giá các tài liệu, đề tài nghiên cứu về quản lý công tác văn thƣ hành chính của các nhà khoa học, nhà giáo dục, các tác giả khác đã đƣợc công bố có liên quan đến đề tài. 7.2.2. Phương pháp nghiên cứu thực tiễn Phƣơng pháp nghiên cứu thực tiễn là các phƣơng pháp trực tiếp tác động vào đối tƣợng có trong thực tiễn để làm bộc lộ bản chất và quy luật vận động của đối tƣợng đó, giúp ngƣời nghiên cứu thu thập thông tin hoặc làm nảy sinh các ý tƣởng nghiên cứu và đề xuất sáng tạo. 7.2.2.1. Phƣơng pháp điều tra bằng bảng hỏi: Trong nghiên cứu này tác giả sử dụng phƣơng pháp điều tra thông qua việc khảo sát các đối tƣợng liên quan đến hoạt động quản lý văn thƣ hành chính bao gồm hiệu trƣởng (HT), phó hiệu trƣởng (PHT), trƣởng tổ văn phòng (TTVP) và nhân viên văn thƣ (NVVT) và phỏng vấn các thầy cô hiệu trƣởng các trƣởng tại đơn vị trƣờng học trực thuộc Phòng Giáo dục thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dƣơng. Phương pháp chọn mẫu: Trong đề tài này tác giả sử dụng kỹ thuật lấy mẫu cả khối (xác suất). Vì đối tƣợng khảo sát nằm đều thuộc trƣờng trực thuộc Phòng Giáo dục thị xã Bến Cát, tỉnh Bình Dƣơng và có số lƣợng không nhiều. Với tổng số 32 trƣờng các cấp học mầm non, tiểu học, THCS trực thuộc sự quản lý của phòng GDĐT thị xã, có 32 hiệu trƣởng, có 32 phó hiệu trƣởng, 32 tổ trƣởng Tổ văn phòng và 32 nhân viên văn thƣ. Tác giả khảo sát 4 đối tƣợng này với số phiếu phát ra là 32 phiếu dành mỗi đối tƣợng, kỳ vọng thu đủ số phiếu trên để phân tích. Với số lƣợng trên 6