Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác của Văn phòng Công ty Cổ phần Ominext

Chia sẻ: Hao999 Hao999 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:98

Thêm vào BST

Báo xấu

158
lượt xem 18
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là tìm hiểu hoạt động tổ chức chuyến đi công tác của Văn phòng Công ty Cổ phần Ominext. Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác của Văn phòng Công ty Ominext.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác của Văn phòng Công ty Cổ phần Ominext

BỘ NỘI VỤ TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA VĂN PHÕNG CÔNG TY CỔ PHẦN OMINEXT Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG Người hướng dẫn : THS. HOÀNG VĂN THANH Sinh viên thực hiện : HOÀNG THỊ LỆ THÖY Mã số sinh viên : 1405QTVC056 Khóa : 2014 – 2018 Lớp : ĐH.QTVP14C Hà Nội - 2018
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan Đề tài khóa luận “Hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác của Văn phòng Công ty Cổ phần Ominext” là đề tài do chính tôi thực hiện. Tôi không sao chép bất kỳ thông tin, tài liệu nào không rõ nguồn gốc. Nếu có vi phạm, tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm.
LỜI CẢM ƠN Trong suốt thời gian thực hiện Đề tài khóa luận, tôi đã nhận được nhiều sự giúp đỡ từ th y cô, gia đ nh, bạn bè và đặc biệt từ giảng viên trực tiếp hướng dẫn tôi hoàn thiện Đề tài khóa luận. Với lòng biết ơn sâu sắc, tôi xin chân thành cảm ơn Ths. Hoàng Văn Thanh đã tận t nh hướng dẫn, góp ý và truyền đạt cho tôi những kiến thức c n thiết để tôi hoàn thành Đề tài khóa luận của m nh. Đồng thời tôi cũng xin chân thành cảm ơn các th y, các cô khoa Quản trị văn phòng và các th y cô Trung tâm thư viện Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã nhiệt t nh góp ý và cung cấp thông tin hỗ trợ tôi hoàn thiện Đề tài khóa luận này. Trong quá tr nh thực hiện Đề tài khóa luận, do tr nh độ nghiên cứu còn nhiều hạn chế nên Đề tài không tránh khỏi nhiều thiếu sót. Tôi rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của các th y cô và bạn đọc để Đề tài khóa luận được hoàn thiện hơn. Tôi xin chân thành cảm ơn!
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN ........................................................................................... LỜI CẢM ƠN ................................................................................................. DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG, BIỂU ĐỒ ....................................................... DANH MỤC VIẾT TẮT ................................................................................ PHẦN MỞ ĐẦU ........................................................................................... 1 1. Lý do chọn đề tài ........................................................................................ 1 2. Lịch sử nghiên cứu ..................................................................................... 2 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu .............................................................. 3 4. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu .............................. 4 5. Cơ sở phương pháp luận ............................................................................. 4 6. Giả thuyết khoa học.................................................................................... 5 7. Ý nghĩa lý luận và ý nghĩa thực tiễn ........................................................... 5 8. Cấu trúc đề tài khóa luận ............................................................................ 5 PHẦN NỘI DUNG ....................................................................................... 6 Chƣơng 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC ........................................................................... 6 1.1. T m hiểu về một số khái niệm .............................................................. 6 1.2. Hoạt động tổ chức chuyến đi công tác ................................................ 12 1.2.1. Hoạt động của văn phòng trước chuyến đi công tác ...................... 12 1.2.2. Hoạt động của văn phòng trong thời gian lãnh đạo đi công tác.... 21 1.2.3. Hoạt động của văn phòng sau chuyến đi công tác ......................... 22 Chƣơng 2 THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA VĂN PHÕNG CÔNG TY CỔ PHẦN OMINEXT .... 24 2.1. Sơ lược về Công ty Cổ ph n Ominext ................................................ 24 2.1.1. Lịch sử hình thành .......................................................................... 24 2.1.2. Tầm nhìn, sứ mệnh .......................................................................... 24 2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Công ty Cổ phần Ominext ..... 28 2.2. Thực trạng hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác ......................... 35
2.2.1. Nhận thức của nhân viên Văn phòng trong hoạt động tổ chức chuyến đi công tác tại Công ty Cổ phần Ominext .................................... 36 2.2.2. Thực trạng hoạt động của văn phòng trước chuyến đi công tác ..... 39 2.2.3. Thực trạng hoạt động của văn phòng trong thời gian lãnh đạo đi công tác ..................................................................................................... 49 2.2.4. Thực trạng hoạt động của văn phòng sau chuyến đi công tác ....... 52 2.3. Nhận xét, đánh giá về hoạt động tổ chức chuyến đi công tác của Văn phòng Công ty Ominext ............................................................................ 58 2.3.1. Ưu điểm ........................................................................................... 58 2.3.2. Hạn chế ........................................................................................... 59 2.3.3. Nguyên nhân ................................................................................... 61 Chƣơng 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CỦA VĂN PHÕNG CÔNG TY CỔ PHẦN OMINEXT .................................................................................................. 64 3.1. Đối với Trưởng phòng và các cấp quản lý .......................................... 64 3.1.1. Tạo môi trường làm việc thoải mái, tránh gây áp lực cho nhân viên ................................................................................................................... 64 3.1.2. Tuyển dụng thêm các nhân viên ...................................................... 65 3.1.3. Xây dựng và ban hành văn bản quản lý.......................................... 67 3.1.4. Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viên ................................................................................................................... 69 3.1.5. Bố trí tài chính, đầu tư cơ sở vật chất ............................................ 71 3.2. Đối với nhân viên nhân viên Phòng HC- NS ...................................... 72 3.2.1. Tự hoàn thiện các kỹ năng, nâng cao chuyên môn nghiệp vụ ........ 73 3.2.2. Thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ được giao ............................. 75 KẾT LUẬN ................................................................................................. 78 TÀI LIỆU THAM KHẢO.......................................................................... 79 PHỤ LỤC........................................................................................................
DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG, BIỂU ĐỒ Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Công ty Cổ ph n Ominext ....... 33 Bảng 2.1. Bảng thống kê số chuyến đi công tác của Ban lãnh đạo, các cấp quản lý và các nhân viên tại Công ty Cổ ph n Ominxext năm 2017 .......... 35 Bảng 2.2. Bảng đánh giá t m quan trọng của hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác tại Văn phòng Công ty Cổ ph n Ominext ................................ 37 Bảng 2.3. Bảng đánh giá mong muốn thực hiện công việc của các nhân viên tại Văn phòng Công ty Cổ ph n Ominext .................................................. 38 Bảng 2.4. Bảng khảo sát suy nghĩ của nhân viên tại Văn phòng Công ty Cổ ph n Ominext trong việc tổ chức các chuyến đi công tác .......................... 39 Bảng 2.5. Khảo sát mức độ đánh giá của các Trưởng phòng, cấp quản lý và các nhân viên tham gia các chuyến đi công tác đối với công tác chuẩn bị của Văn phòng trong việc tổ chức chuyến đi công tác ..................................... 41 Bảng 2.6. Bảng Khảo sát mức độ bị phê b nh, khiển trách của nhân viên Văn phòng trong quá tr nh chuẩn bị các chuyến đi công tác ...................... 41 Bảng 2.7. Bảng kháo sát mức độ đánh giá của các nhân viên phòng ban khác đã từng tham gia chuyến đi công tác của Công ty trong công tác chuẩn bị chuyến đi công tác của Văn phòng ........................................................ 42 Bảng 2.8. Bảng đánh giá mức độ thực hiện công việc của các nhân viên Văn phòng về quá tr nh thực hiện những công việc trong chuyến đi công tác của Phòng HC-NS Công ty Cổ ph n Ominext ................................................. 49 Bảng 2.9. Bảng đánh giá mức độ thực hiện công việc của các nhân viên Phòng ban khác về quá tr nh thực hiện những công việc trong chuyến đi công tác của Phòng HC-NS Công ty Cổ ph n Ominext ............................. 50 Bảng 2.10. Bảng Khảo sát tự đánh giá mức độ thực hiện những nhiệm vụ được Trưởng phòng giao sau chuyến đi công tác của CEO, các quản lý cấp cao và các nhân viên phòng ban khác của nhân viên Phòng HC-NS Công ty Cổ ph n Ominext ...................................................................................... 54
Bảng 2.11. Bảng khảo sát những nhiệm vụ chưa được thực hiện tốt trong quá tr nh thực hiện các công việc được giao sau khi các chuyến đi kết thúc của các nhân viên Phòng HC-NS Công ty Cổ ph n Ominext..................... 55 Bảng 2.12. Bảng Khảo sát đánh giá mức độ thực hiện những nhiệm vụ của Phòng HC-NS sau chuyến đi công tác của các nhân viên phòng ban khác tại Công ty Cổ ph n Ominext .................................................................... 56 Biểu đồ 2.1. Biểu đồ thể hiện số chuyến đi công tác qua các tháng trong năm 2017 của Công ty Cổ ph n Ominext .................................................. 35
DANH MỤC VIẾT TẮT Chữ viết tắt Chữ đƣợc viết tăt ATLĐ An toàn lao động BHLĐ Bảo hiểm lao động BHXH Bảo hiểm xã hội BHYT Bảo hiểm y tế CBCNV Cán bộ công nhân viên CNTT Công nghệ thông tin HC-NS Hành chính-Nhân sự HĐQT Hội đồng quản trị TS Tiến sĩ PGS Phó Giáo sư
PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Chúng ta đang sống trong một xã hội phát triển, cùng với đó là sự cạnh tranh, quy luật đào thải được đẩy lên mạnh mẽ. Để duy tr sự phát triển ổn định và hạn chế những sai phạm về quy tr nh hoạt động, đòi hỏi phải có sự hợp tác, phối hợp, hỗ trợ giữa các cá nhân, đơn vị trong cơ quan, tổ chức. Do đó, công tác kiểm tra, theo dõi t nh h nh hoạt động của đơn vị luôn được các cơ quan, tổ chức đặc biệt coi trọng. Để thực hiện tốt nhiệm vụ này, yêu c u việc thực hiện các chuyến đi công tác ở mỗi cơ quan phải được diễn ra một cách thường xuyên và hiệu quả. Tổ chức chuyến đi công tác là hoạt động vô cùng quan trọng. Nó là điều kiện cho việc nghiên cứu thị trường, đàm phán và kí kết hợp đồng giữa các đối tác hay giải quyết t nh trạng bất ổn của các cơ quan. Bởi vậy, công tác chuẩn bị các chuyến đi công tác không hề đơn giản và phải giao cho một đơn vị chức năng chuyên môn trong cơ quan đảm nhiệm. Từ đó, Văn phòng là bộ phận trực tiếp giúp việc cho ban lãnh đạo, vừa đảm nhận chức năng tham mưu, tổng hợp, vừa phụ trách hậu c n của cơ quan, tổ chức. Việc tổ chức các chuyến đi công tác là một trong những nhiệm vụ hàng đ u được ban lãnh đạo giao phó, buộc văn phòng phải có trách nhiệm xây dựng và tổ chức các chuyến đi công tác của cơ quan theo đúng yêu c u của ban lãnh đạo. Trong quá tr nh học tập và nghiên cứu, tôi nhận thấy, Văn phòng Công ty Cổ ph n Ominext đã có những nỗ lực và cố gắng không ngừng trong việc tổ chức các chuyến đi công tác cho Ban lãnh đạo và các cấp quản lý và nhân viên Công ty. Chính v vậy, tôi đã quyết định chọn đề tài “Hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác của Văn phòng Công ty Cổ phần Ominext”. Hy vọng Đề tài không chỉ giúp Văn phòng Công ty nói riêng mà các văn phòng của các doanh nghiệp khác có cái nh n toàn diện về hoạt động 1
tổ chức các chuyến đi công tác của đơn vị m nh, góp ph n thực hiện tốt trách nhiệm của văn phòng trong việc chuẩn bị chuyến đi công tác cho các công ty, doanh nghiệp. 2. Lịch sử nghiên cứu Ở Việt Nam, có rất nhiều nghiên cứu về chức năng nhiệm vụ của văn phòng nói chung và tổ chức chuyến đi công tác của văn phòng nói riêng. Tuy nhiên ph n lớn các đề tài nghiên cứu thường tập trung nghiên cứu về những nhiệm chung của bộ máy văn phòng hoặc một ph n trong công tác tổ chức và sắp xếp công việc chưa tập trung nghiên cứu về hoạt động tổ chức chuyến đi công tác cho công ty, doanh nghiệp. Trong những nghiên cứu đó, có rất nhiều các công tr nh trở thành giáo tr nh, tài liệu tham khảo như: Giáo tr nh Quản trị văn phòng, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân do GS. TS Nguyễn Thành Độ làm chủ biên (2013). Giáo tr nh giới thiệu về công tác quản trị văn phòng, trong đó thể hiện rõ những chức năng, nhiệm vụ của văn phòng trong cơ quan, tổ chức, bao gồm công tác tổ chức chuyến đi công tác. Giáo tr nh Nghiệp vụ thư ký văn phòng, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội do TS. Vũ Thị Phụng làm chủ biên. Giáo tr nh giới thiệu về nhiệm vụ, chức năng, những năng lực, phẩm chất của người thư ký văn phòng, trong đó có đưa ra quy tr nh tổ chức chuyến đi công tác cho cơ quan, doanh nghiệp. Quản trị học, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân do PGS. TS. Nguyễn Thị Ngọc Huyền; PGS. TS Đồng Thị Thu Hà; TS. Đỗ Thị Hải Hà đồng chủ biên (2013). Cuốn sách đã được nghiên cứu về quy tr nh tổ chức và sắp xếp công việc đảm bảo mục tiêu của tổ chức. Bên cạnh các cuốn giáo tr nh nổi tiếng, xây dựng chuyến đi công tác cũng là đề tài được nhiều tác giả quan tâm và dành thời gian nghiên cứu. Tuy nhiên h u hết các đề tài nghiên cứu chỉ nghiên cứu một ph n trong nhiệm vụ xây dựng các chuyến đi công tác cho cơ quan, ví dụ như một số đề tài: “T m 2
hiểu về quy tr nh tổ chức chuyến đi công tác của cơ quan, tổ chức” của sinh viên Định Thị Thơm trường Đại học Nội vụ Hà Nội năm 2015, đề tài luận văn của một nhóm sinh viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội được đăng tải năm 2013 “Quy tr nh lập kế hoạch, vận dụng thực hiện một kế hoạch cho một cuộc họp và một chuyến công tác cho cơ quan”. Bên cạnh đó cũng có một số đề tài nghiên cứu và tiếp cận hoạt động của văn phòng trong việc tổ chức các chuyến đi công tác trọng phạm vi rộng hơn tại các công ty trong nước như đề tài “Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành” của tác giả Phạm Thị Huyền hay đề tài của các bạn sinh viên trường Đại học Khoa học, Xã hội và Nhân văn “Công tác tổ chức và hoạt động văn phòng của công ty Thương mại và sản xuất vật tư thiết bị Giao thông vận tải”. Có thể nhận thấy, những đề tài trên đều thể hiện vai trò quan trọng của văn phòng trong việc xây dựng các chuyến đi công tác không chỉ ở các cơ quan mà còn ở các công ty, doanh nghiệp. Tuy nhiên ph n lớn, các đề tài chưa đi sâu vào những hoạt động của văn phòng trong việc xây dựng chuyến đi công tác cho các công ty. Trên tinh th n th n kế thừa và phát huy những mặt tích cực của các công tr nh nghiên cứu trước, tôi đã t m hiểu và nghiên cứu đề tài: “Hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác của Văn phòng Công ty Cổ phần Ominext”. 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu Mục đích nghiên cứu: - T m hiểu hoạt động tổ chức chuyến đi công tác của Văn phòng Công ty Cổ ph n Ominext. - Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác của Văn phòng Công ty Ominext. 3
Nhiệm vụ nghiên cứu: - Nghiên cứu về khái niệm văn phòng và hoạt động tổ chức chuyến đi công tác của các công ty - T m hiểu thực trạng hoạt động tổ chức chuyến đi công tác của Văn phòng Công ty Ominext - Nghiên cứu và đề ra giải pháp nhằm nâng cao hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác của Văn phòng Công ty Ominext. 4. Đối tƣợng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động tổ chức chuyến đi công tác của Văn phòng Công ty Cổ ph n Ominext. Phạm vi nghiên cứu: Công ty Cổ ph n Ominext. Thời gian nghiên cứu: Năm 2017-2018 5. Cơ sở phƣơng pháp luận Phương pháp sử dụng tài liệu: Đọc và phân tích các tài liệu trên sách báo, tạp chí, một số luận văn, khóa luận, giáo tr nh liên quan đến đề tài. Từ đó, tổng hợp, hệ thống hóa, rút ra các nhận xét, kết luận c n thiết phục vụ cho hoạt động nghiên cứu. Phương pháp điều tra thực tế: Trong quá tr nh thực hiện Đề tài, tôi đã phát 28 Phiếu Khảo sát trong đó: 08 Phiếu Khảo sát cho các nhân viên Phòng HC-NS, thu về 06 phiếu và 20 Phiếu cho các nhân viên phòng ban khác, thu về 20 phiếu. Phương pháp đàm thoại, phỏng vấn: Để có thêm nguồn thông tin chính xác, tôi đã trao đổi và phỏng vấn một số nhân viên đang làm việc tại Phòng HC-NS và các Phòng ban khác bằng cách đặt một số câu hỏi liên quan đến nội dung hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác cho Công ty. Phương pháp thống kê toán học: Dựa vào những Bảng khảo sát và số liệu hoạt động tổ chức chuyến đi công tác qua các năm, từ đó xử lý các số liệu thu được trong quá tr nh nghiên cứu, tính tổng số phiếu trong các câu hỏi 4
khảo sát. Phương pháp quan sát: T m hiểu và khảo sát hoạt động tổ chức chuyến đi công tác của Văn phòng Công ty Ominext Phương pháp phân tích, tổng hợp: Trên cơ sở những thông tin thu thập được, phân tích, chọn lọc và tổng hợp thông tin phục vụ quá tr nh nghiên cứu. 6. Giả thuyết khoa học Nếu các nhân viên Văn phòng của Công ty Cổ ph n Ominext thực hiện tốt hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác của Công ty, sẽ tạo thành công cho các chuyến đi công tác của Công ty. 7. Ý nghĩa lý luận và ý nghĩa thực tiễn Ý nghĩa lý luận: Đề tài góp ph n làm phong phú hơn hệ thống lý luận về văn phòng và hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác của văn phòng trong các công ty Ý nghĩa thực tiễn: Đề tài góp ph n đánh giá hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác của Văn phòng Công ty Cổ ph n Ominext và đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác của Văn phòng Công ty Cổ ph n Ominext. Đồng thời là tài liệu tham khảo cho các cá nhân quan tâm đến văn phòng và hoạt động của văn phòng trong việc tổ chức các chuyến đi công tác cho các công ty. 8. Cấu trúc đề tài khóa luận Ngoài ph n mở đ u và kết luận, nội dung của đề tài được kết cấu thành 3 chương như sau: Chương 1 Những vấn đề lý luận về hoạt động tổ chức chuyến đi công tác Chương 2 Thực trạng hoạt động tổ chức chuyến đi công tác của Văn phòng Công ty Cổ ph n Ominext Chương 3 Giải pháp nâng cao hoạt động tổ chức chuyến đi công tác của Văn phòng Công ty Cổ ph n Ominext 5
PHẦN NỘI DUNG Chƣơng 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC 1.1. Tìm hiểu về một số khái niệm * Khái niệm văn phòng Trong quá tr nh hoạt động của cơ quan, tổ chức, người ta luôn nhấn mạnh đến vai trò quan trọng của bộ máy văn phòng. Văn phòng được coi là bộ máy thực hiện các chức năng giúp việc phục vụ cho ban lãnh đạo doanh nghiệp. Nó đảm bảo công tác lãnh đạo và quản lý được tập trung một cách thống nhất, hoạt động thường xuyên, liên tục và có hiệu quả.[9;1] Vậy văn phòng được hiểu như thế nào? Văn phòng được hiểu theo nhiều nghĩa dưới những phương diện khác nhau. Theo cách hiểu “tĩnh”, văn phòng là một địa điểm làm việc và có một vị trí địa lý nhất định: Đó là phòng làm việc của một lãnh đạo, thủ trưởng hay của một người “quan trọng”. Ví dụ, văn phòng giám đốc, văn phòng nghị sĩ, văn phòng kiến trúc sư trưởng,…hoặc văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, dự án, là nơi mà các cán bộ công chức của cơ quan, đơn vị đó hàng ngày đến làm việc. Ví dụ, văn phòng Bộ, văn phòng UBND, văn phòng công trường...[12;2] Theo cách hiểu “động” văn phòng là một hoạt dộng trong các cơ quan, tổ chức. Hoạt động này thường được hiểu là gắn liền với các công tác văn thư như thu nhận, bảo quản, lưu trữ thông tin, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực phục vụ hậu c n đảm bảo các diều kiện c n thiết cho hoạt động của cơ quan.[2;1] Các cách hiểu trên đều có khía cạnh đúng nhưng nó chỉ phản ánh trên một phương diện nhất định của thuật ngữ “văn phòng”. Để đưa ra một định 6
nghĩa chính xác và đ y đủ về văn phòng chúng ta c n xem xét toàn diện những hoạt động diễn ra tại văn phòng trong các cơ quan, tổ chức. Ở đ u vào, theo quan điểm hệ thống, văn phòng bao gồm các hoạt động trợ giúp lãnh đạo, tổ chức quản lý và sử dụng toàn bộ các nguồn thông tin trên các lĩnh vực chính trị, kinh tế, hành chính...theo các phương án sử dụng khác nhau nhằm thu được kết quả tối ưu trong từng hoạt động của cơ quan, tổ chức. Như vậy ở đ u vào việc thu thập, xử lý và trợ giúp cho lãnh đạo những thông tin c n thiết để đề ra các quyết định chính xác là một trong những đặc thù của công tác văn phòng. Ở đ u ra, văn phòng thực hiện những hoạt động phân phối, chuyển tài, thu thập và xử lý các thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài đơn vị theo yêu c u của lãnh đạo. Toàn bộ hoạt động sẽ góp ph n hoàn thiện từng bước công tác tổ chức điều hành thông tin trong từng đơn vị nhằm nâng cao hiệu quả khai thác sử dụng thông tin trong quá tr nh tổ chức điều hành cơ quan, tổ chức.[2;1] Từ đó, để công tác văn phòng đạt được kết quản c n có những điều kiện sau đây: Thứ nhất, bộ máy văn phòng phải được tổ chức phù hợp. Ở các cơ quan, đơn vị có quy mô lớn, hoạt động đa dạng, bộ máy văn phòng c n có đ y đủ các bộ phận với số lượng các nhân viên c n thiết để thực thi mọi hoạt động của văn phòng, đáp ứng đ y đủ mọi hoạt động chung của cơ quan. Nhưng đối với các tổ chức có quy mô nhỏ và các hoạt động mang tính thu n nhất, đơn lẻ th bộ máy văn phòng có thể gọn hơn mức tối thiểu. Ở đây từng nhân viên có thể kiêm nhiệm nhiều công việc khác nhau, đáp ứng được yêu c u hoạt động của tổ chức. Thực tế, có những nhà nghiên cứu hành chính đã đưa ra quan điểm “không nhất thiết cơ quan, tổ chức nào cũng c n phải có văn phòng”. Ở các tổ chức lớn có văn phòng, còn các tổ chức vừa và nhỏ có phòng hành chính, còn ở những tổ chức kinh doanh đơn lẻ, chỉ c n một đến hai người có 7
năng lực có thể đảm nhận hết tất cả các công việc của văn phòng. Thứ hai, văn phòng phải có địa điểm hoạt động, giao dịch nhất định, tức là phải có một cơ sở hạ t ng cụ thể như nhà xưởng, phương tiện, thiết bị và các điều kiện vật chất khác đảm bảo cho các hoạt động thuận lợi. Vị trí, qui mô của các yếu tố vật chất nêu trên cũng sẽ phụ thuộc vào đặc điểm của cơ quan, tổ chức.[9;1] Do đó, nếu chúng ta quan sát văn phòng ở trạng thái “tĩnh” th văn phòng bao gồm các yếu tố vật chất, nhà cửa, xe cộ, các thiết bị con người...có trong văn phòng để thực hiện mục tiêu của cơ quan tổ chức. Nếu quan sát cơ quan, tổ chức ở trạng thái “động” nó bao gồm toàn bộ quá tr nh thu thập, xử lý thông tin từ đ u vào đến đ u ra, phục vụ trong quá tr nh hoạt động và điều hành mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức đó. Như vậy, từ nội dung và đặc điểm của công tác văn phòng, văn phòng được hiểu theo nghĩa chung nhất: là bộ máy điều hành của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý và chăm lo mọi công việc hậu cần, đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.[2;1] *Khái niệm tổ chức Tổ chức được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau. Khoa học quản lý nghiên cứu tổ chức với tư cách là hệ thống con người - xã hội, với những quá tr nh hiện tượng và hoạt động của con người. Để có một quan niệm khoa học về tổ chức phải nhận thức nó ở hai góc độ, đó là: tổ chức với tính cách là một thực thể và tổ chức với tính cách là một hoạt động. Có nhiều định nghĩa khác nhau về tổ chức với tính cách là một thực thể. Một trong những định nghĩa có ý nghĩa triết học sâu sắc đó là: “Tổ chức nói mở rộng là cơ cấu tồn tại của sự vật. Sự vật không thể tồn tại mà không có một h nh thức liên kết nhất định các yếu tố thuộc nội dung. Tổ chức v vậy là thuộc tính bản thân các sự vật”. Đồng thời, theo gốc Hy Lạp „Organon‟ nghĩa 8
là „hài hòa‟, từ tổ chức nói lên một quan điểm rất tổng quát “đó là cái đem lại bản chất thích nghi với sự sống”. Hai định nghĩa này bao quát cả ph n tự nhiên và xã hội loài người. Từ khi xuất hiện loài người, tổ chức xã hội loài người cũng đồng thời xuất hiện. Và tổ chức ấy không ngừng hoàn thiện, phát triển nhân loại như ngày nay. Đó là nghĩa rộng, còn theo nghĩa hẹp, tổ chức là một tập thể của con người tập hợp lại để thực hiện một nhiệm vụ chung hoặc mục tiêu cụ thể.[7;1] Như vậy khi xem xét “tổ chức” trên tính cách là một thực thể, “tổ chức” chính là một đơn vị xã hội, bao gồm những thành viên cùng gia nhập vào đơn vị xã hội đó để hoàn thành mục tiêu chung và mục tiêu cá nhân. Vậy nếu xét “tổ chức” trên tính cách là một hoạt động th sao? Theo Chester I. Barnard: “tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay nhiều người kết hợp với nhau, hợp tác và thỏa thuận một cách chính thức để phối hợp nhằm hoàn thành mục tiêu chung”. Đồng thời, Theo Harold Koontz, Cyril Odonnell và Heinz Weihrich th công tác tổ chức là “việc nhóm gộp các hoạt động c n thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với quyền hạn c n thiết để giám sát nó, và là việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của doanh nghiệp”.[10;2] Từ những quan niệm của các tác giả khác nhau, chúng ta có thể hiểu tổ chức trên phương diện một hoạt động, đó là các hoạt động c n thiết để xác định cơ cấu, bộ máy của hệ thống, xác định những công việc phù hợp với từng nhóm, sắp xếp từng bộ phận và giao phó các bộ phận cho các nhà quản trị hay người chỉ huy với chức năng nhiệm vụ và quyền hạn nhất định để thực hiện công việc được giao. Tổ chức là một trong những chức năng quan trọng của quá tr nh hoạt động quản lý. Mục đích của tổ chức là đảm bảo cung cấp đ y đủ, kịp thời số lượng và chất lượng nhân lực, phối hợp các nỗ lực thông qua việc thiết kế một cơ cấu tổ chức hợp lý và các mối quan hệ quyền lực. Đồng thời, tổ chức còn 9
hướng đến sự phân chia những nhiệm vụ chung thành những công việc cụ thể cho từng bộ phận với những quyền hạn tương ứng. Với những hàm nghĩa này, có thể thể nhận thấy, tổ chức là sự phân chia các nhiệm vụ thành những công việc, trao quyền hạn, xác định những nguyên tắc thích hợp cho các bộ phận. Do đó, chúng ta có thể hiểu một cách đơn giản, tổ chức là quy trình thiết kê bộ máy, sắp xếp, bố trí, sử dụng và phát triển các nguồn nhân lực nhằm thực hiện mục tiêu chung.[10;2] Như vậy, xét trên phương diện, tổ chức với tính cách là một hoạt động nó có vai trò quan trọng trong các kế hoạch và tiến hành thực hiện công việc của cơ quan, tổ chức. Thực hiện tốt chức năng tổ chức trong cơ quan sẽ đảm bảo được nề nếp, sự nhịp nhàng phối hợp giữa các bộ phận, đảm bảo tính kỷ luật và phát huy được sở trường của mỗi cá nhân và bộ phận trong tổ chức. * Khái niệm chuyến đi công tác Trong quá tr nh hoạt động của cơ quan, tổ chức, các lãnh đạo, cán bộ, nhân viên thường có các chuyến đi công tác ngắn hạn hoặc dài hạn ở trong nước và kể cả các chuyến đi công tác ở nước ngòai. Đi công tác là việc lãnh đạo, các cán bộ, chuyên viên, nhân viên được giao nhiệm vụ thực hiện và giải quyết các công việc tại một địa điểm khác, không phải nơi làm việc thường ngày, với mục tiêu cụ thể trong thời gian nhất định. Các chuyến đi công tác của cơ quan rất đa dạng như hội thảo, hội nghị, kiểm tra, hướng dẫn cơ sở...từ trung ương đến địa phương. Mỗi chuyến đi mang lại hiệu quả trên nhiều phương diện, do đó các chuyến đi công tác yêu c u phải được tổ chức một cách chu đáo. Mục đích chuyến đi công tác: Mỗi chuyến đi công tác bao giờ cũng gắn với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức. Đồng thời nhằm một mục đích cụ thể giải quyết những công việc đã được hoạch định trong chương tr nh kế hoạch công tác. Tùy theo chức năng nhiệm vụ của mỗi cơ quan mà chuyến đi công tác có thể là giải quyết công việc, thiết lập mối quan 10
hệ, nghiên cứu thị trường, kiểm tra đối tượng quản lý, đi tham quan, ký kết hợp đồng, dự hội nghị, hội thảo…và đôi khi còn giải quyết những nhiệm vụ đột nhiên diễn ra nhằm thực hiện những hoạt động mang tính chất đối ngoại của cơ quan, tổ chức.[6;1] Phạm vi chuyến đi công tác: Nước ta đang bước vào thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa nhằm đưa Việt Nam trở thành nước công nghiệp văn minh hiện đại. V thế sự giao lưu quốc tế và hợp tác hữu nghị giữa các quốc gia trên thế giới đang phát triển rất mạnh. Cho nên việc đi công tác của mỗi cơ quan không chỉ giới hạn trong phạm vi quốc gia mà còn mở rộng ra phạm vi quốc tế. Phạm vi chuyến đi công tác của mỗi cơ quan được xác định trên các cơ sở như: Khả năng thiết lập mối quan hệ của cơ quan, quy mô, đặc thù, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, lĩnh vực hoạt động của cơ quan, tổ chức đó. Phạm vi chuyến đi công tác ở mỗi cơ quan không giống nhau. Với các cơ quan Nhà nước ở Trung ương chuyến đi công tác thường diễn ra trong phạm vi toàn quốc trên cơ sở các yêu c u của hoạt động quản lý, còn với các công ty, xí nghiệp, đơn vị kinh tế… việc thực hiện chuyến đi công tác phụ thuộc vào tiềm lực của doanh nghiệp và các quy định khung pháp lý do Nhà nước quy định.[6;1] * Hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác của văn phòng Hoạt động tổ chức các chuyến đi công tác của văn phòng là việc bộ phận văn phòng xây dựng kế hoạch, chuẩn bị nội dung, phương tiện, giải quyết các thủ tục hành chính...và kết hợp với các phòng ban khác để thực hiện các công việc liên quan bao gồm: công tác của văn phòng trước chuyến đi, hoạt động trong thời gian lãnh đạo đi công tác, và hoạt động của văn phòng sau khi kết thúc chuyến đi công tác của lãnh đạo, các nhân viên trong chuyến đi công tác của cơ quan, tổ chức. Hoạt động của văn phòng trước chuyến đi công tác c n phải được văn phòng hoạch định, cân đối, đưa ra chương tr nh cụ thể theo từng tháng, quý, 11
năm và theo lịch làm việc chung. Từ đó theo dõi và chủ động tổ chức việc thực hiện các chuyến đi công tác. Trước mỗi chuyến đi, văn phòng phải lập kế hoạch chi tiết. Sau khi lập kế hoạch xây dựng chương tr nh cho chuyến đi, bộ phận văn phòng còn phải tiến hành thực hiện chuẩn bị các giấy tờ, tài liệu và giải quyết các thủ tục hành chính có liên quan đến chuyến đi công tác; phương tiện đi lại; liên hệ với địa điểm đến và kinh phí cho chuyến đi. Đồng thời, bộ phận văn phòng phải đề xuất ý kiến vào kế hoạch nói trên trước khi lãnh đạo phê duyệt. Khi kế hoạch được duyệt, cán bộ văn phòng được giao nhiệm vụ có trách nhiệm theo dõi và chủ động đôn đốc các đơn vị chuẩn bị đảm bảo đúng tiến độ thời gian thực hiện kế hoạch. Có thể nói, văn phòng là bộ phận trung tâm của cơ quan. Do đó, việc họach định các chuyến đi công tác của lãnh đạo và nhân viên là hết sức quan trọng, đòi hỏi chuyên viên văn phòng phải có sự hiểu biết, nhanh nhẹn và tinh tế để tổ chức một chuyến đi công tác thành công như ý. 1.2. Hoạt động tổ chức chuyến đi công tác 1.2.1. Hoạt động của văn phòng trước chuyến đi công tác Thực hiện các chuyến đi công tác là một công việc chiếm nhiều thời gian của các cấp quản lý và các nhà lãnh đạo trong công ty. Có những chuyến công tác mang tính chất định kỳ, thường xuyến nhưng cũng có những chuyến công tác mang tính chất đột xuất. Tất cả đều phải đảm bảo cho chuyến công tác đạt được mục tiêu đề ra. Để làm được điều đó, đòi hỏi không có sự sai sót trong các khâu chuẩn bị và thực hiện chuyến đi.[12;2] V vậy, bộ phận văn phòng c n phải nắm được những công việc chuẩn bị và tổ chức cho các chuyến đi công tác như sau: (A) Xây dựng kế hoạch cụ thể trƣớc chuyến đi công tác: Xây dựng kế hoạch cụ thể trước chuyến đi công tác là việc thiết kế và xác định mục đích, yêu c u của chuyến đi; nội dung của chuyên đi, bao gồm: 12