Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên

Chia sẻ: Hao999 Hao999 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:124

Thêm vào BST

Báo xấu

25
lượt xem 7
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục đích của luận văn nhằm tìm hiểu về cơ sở lý luận về văn phòng và hoạt động văn phòng. Đánh giá thực tiễn hoạt động văn phòng ở Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên để thấy được những thành tựu và hạn chế. Đề ra các giải pháp để cải thiện, nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng tại Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG SỞ NỘI VỤ TỈNH ĐIỆN BIÊN Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS. NGUYỄN ĐĂNG VIỆT Sinh viên thực hiện : HOÀNG VIỆT HÙNG Mã số sinh viên, khóa, lớp : 1305QTVC022, 2013 – 2017, ĐH.QTVP13C HÀ NỘI - 2017
LỜI CAM ĐOAN Tôi thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp với tên là : “Nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên”. Tôi xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của tôi trong thời gian qua. Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong đề tài nghiên cứu khóa luận tốt nghiệp này. Hà Nội, ngày 19 tháng 4 năm 2017 Sinh viên Hoàng Việt Hùng
LỜI CẢM ƠN Để có thể hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp này, trong quá trình thu thập, tổng hợp thông tin làm khóa luận tôi đã nhận được sự giúp đỡ tận tình từ ban lãnh đạo Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên, đặc biệt là mọi người ở văn phòng Sở đã tạo điều kiện, giúp đỡ cho tôi trong suốt thời gian làm khóa luận và các thầy cô trong khoa Quản trị văn phòng đã hướng dẫn một cách tỉ mỉ để tôi hoàn thành tốt bài khóa luận tốt nghiệp của mình. Nhân đây, cho phép tôi bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới giảng viên hướng dẫn khóa luận Th.s Nguyễn Đăng Việt giảng viên khoa Quản trị văn phòng, bởi thầy đã hướng dẫn tận tình trong quá trình thực hiện làm khóa luận tốt nghiệp. Tôi xin được trân trọng cảm ơn!
BẢNG DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ 1 VP Văn phòng 2 SNV Sở Nội vụ
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN BẢNG DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài ................................................................................................... 1 2. Lịch sử nghiên cứu ................................................................................................ 2 3. Mục đích nghiên cứu ............................................................................................. 3 4. Nhiệm vụ nghiên cứu ............................................................................................ 3 5. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu ........................................................................ 3 6. Giả thuyết nghiên cứu ........................................................................................... 3 7. Phương pháp nghiên cứu...................................................................................... 3 8. Bố cục của đề tài .................................................................................................... 4 PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG ........ 5 1.1. Khái niệm về văn phòng và công tác văn phòng ............................................. 5 1.1.1. Khái niệm về văn phòng .............................................................................. 5 1.1.2. Khái niệm về công tác văn phòng ............................................................... 6 1.2. Vị trí, vai trò của văn phòng và công tác văn phòng ...................................... 6 1.2.1. Vị trí, vai trò của văn phòng ........................................................................ 6 1.2.2. Vị trí, vai trò của công tác văn phòng ......................................................... 8 1.3. Nội dung công tác văn phòng ............................................................................ 9 * Tiểu kết chương 1: ............................................................................................ 16 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG SỞ NỘI VỤ TỈNH ĐIỆN BIÊN ................................................................................................... 17 2.1. Tổng quan về Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên ......................................................... 17 2.1.1. Lịch sử hình thành .................................................................................... 17 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn. ........................................................ 18 2.1.2.1. Chức năng ........................................................................................... 18 2.1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn ....................................................................... 19
2.1.2.3. Cơ cấu tổ chức..................................................................................... 25 2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên .............................................................................................................. 26 2.1.3.1. Chức năng ........................................................................................... 26 2.1.3.2. Nhiệm vụ .............................................................................................. 26 2.1.3.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Sở Nội vụ........................................... 28 2.2. Thực trạng về công tác của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên .............. 29 2.2.1. Tổ chức bộ máy làm công tác văn phòng ............................................... 29 2.2.2. Công tác tham mưu, tổng hợp ................................................................. 34 2.2.3. Công tác thu thập và xử lý thông tin....................................................... 36 2.2.4. Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho cơ quan ...................... 38 2.2.5. Tổ chức xây dựng và tổ chức thực hiện các nội quy, quy chế, quy định của cơ quan .......................................................................................................... 40 2.2.6. Công tác về văn thư - lưu trữ................................................................... 44 2.2.6.1. Công tác tổ chức và quản lý về văn thư, lưu trữ ............................... 44 2.2.6.2. Nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ................................................................ 48 2.2.6.2.1. Nghiệp vụ về văn thư .................................................................... 48 2.2.6.2.2. Nghiệp vụ về lưu trữ..................................................................... 59 2.2.7. Công tác tổ chức hội họp .......................................................................... 60 2.2.8. Công tác đảm bảo hậu cần ....................................................................... 63 2.2.9. Ứng dụng thiết bị và công nghệ thông tin trong công tác văn phòng .. 65 2.2.9.1. Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động của Văn phòng Sở Nội vụ .............................................................................................. 65 2.2.9.2. Các phần mềm ứng dụng CNTT trong hoạt động Văn phòng Sở ... 66 * Tiểu kết chương 2: ............................................................................................ 68 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG SỞ NỘI VỤ TỈNH ĐIỆN BIÊN ................ 69 3.1. Nhận xét, đánh giá............................................................................................ 69 3.1.1. Ưu điểm ...................................................................................................... 69 3.1.2. Hạn chế ...................................................................................................... 73
3.1.3. Nguyên nhân .............................................................................................. 74 3.2. Các giải pháp .................................................................................................... 75 3.2.1. Nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự làm công tác văn phòng ........... 75 3.2.1.1. Đối với người lãnh đạo....................................................................... 75 3.2.1.2. Đối với nhân viên văn phòng ............................................................. 76 3.2.2. Chuẩn hóa các quy định nghiệp vụ về văn phòng ................................. 78 3.2.3. Giải pháp đầu tư các trang thiết bị làm việc văn phòng ...................... 80 3.2.4. Ứng dụng CNTT vào hoạt động văn phòng ........................................... 81 3.2.5. Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 vào hoạt động của văn phòng...................................................................................................... 82 * Tiểu kết chương 3: ............................................................................................ 82 TÀI LIỆU THAM KHẢO ...................................................................................... 85 PHỤ LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Có thể nói trong giai đoạn Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa, Việt Nam đang trên con đường hội nhập kinh tế thế giới tạo ra nhiều cơ hội thuận lợi cũng như những thách thức đòi hỏi chúng ta không ngừng đổi mới trên mọi lĩnh vực nhằm nâng cao ưu thế khả năng cạnh tranh của mình. Chính từ những yêu cầu cấp bách của xã hội, thích ứng với môi trường công nghệ của thời đại thông tin khiến văn phòng trở thành một bộ phận quan trọng không thể thiếu của mỗi cơ quan, tổ chức trong đó có Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên. Lúc sinh thời Chủ tịch Hồ Chí Minh trong dịp đi chúc tết Tết Nguyên đán năm 1950 khi Người đến thăm Văn phòng Trung ương Đảng tại Chiến khu Việt Bắc đã từng nói : “Công tác Văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình. Cán bộ Văn phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng...cho nên phải luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm, năng lực công tác và giữ bí mật, để phấn đấu thực hiện tốt nhiệm vụ được giao”. Câu nói trên càng có ý nghĩa hơn bao giờ hết, đó vừa là lời căn dặn sâu sắc, vừa là kim chỉ nam cho hành động trong thực hiện nhiệm vụ của cán bộ văn phòng nói chung và cán bộ, công nhân viên chiến sỹ văn phòng Ban Quản lý Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh nói riêng trong giai đoạn hiện nay. Tại Hội nghị công tác văn phòng cơ quan hành chính Nhà nước toàn quốc do Văn phòng Chính phủ tổ chức tại Hà Nội năm 2010, lúc đó Phó Thủ tướng Thường trực Chính phủ Nguyễn Sinh Hùng cũng đã đến dự và đặc biệt nhấn mạnh: “Đừng nghĩ rằng cứ điều ai về làm văn phòng cũng được và ai cũng làm văn phòng được”, đó là nhận định rất đúng đắn, mang tính khái quát cao và là lời nhắc nhở sâu sắc tới lãnh đạo, cán bộ, công chức của cơ quan, tổ chức các cấp, các ngành cần phải nâng cao nhận thức đúng đắn, toàn diện và có 1
sự quan tâm đặc biệt tới vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, chăm lo xây dựng tổ chức, đào tạo, bồi dưỡng, bố trí, sử dụng cán bộ, công chức làm công tác văn phòng, tạo điều kiện tốt nhất để văn phòng phát huy tốt vai trò của mình. Do vậy, văn phòng phải có ý thức đi trước một bước so với các đơn vị khác trong nhiệm vụ đổi mới. Văn phòng càng sớm hiện đại hoá, càng phục vụ tốt sự lãnh đạo của cơ quan, tổ chức. Hiện đại hoá văn phòng cũng không phải là việc tốn kém lắm, điều kiện để trang bị cơ sở vật chất cũng không đến nỗi khó lắm, song việc đào tạo nhân sự thích ứng với trang thiết bị hiện đại đó, với phong cách làm việc mới, hiện đại lại là vấn đề cần bàn. Trong thời gian làm khóa luận tại Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên, nhận thức được vai trò quan trọng của văn phòng, do đó tôi quyết định chọn đề tài: “Nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên”, với mong muốn đóng góp những giải pháp có tính khả thi nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng, thực hiện tốt chức năng của mình góp phần nâng cao hiệu lực quản lý nhà nước trên địa bàn tỉnh. 2. Lịch sử nghiên cứu Hiện nay đề tài nghiên cứu về công tác văn phòng không phải là một lĩnh vực mới, đã có rất nhiều tác giả nghiên cứu về lĩnh vức này. Trong phạm vi đề tài, tôi có đề cập đến một số công trình nghiên cứu khoa học tiêu biểu về công tác văn phòng có thể nêu như sau: - Báo cáo tốt nghệp, “Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Công ty cổ phần Công trình giao thông Hải Phòng” của Hoàng Thị Thu Hiền. - Khóa luận tốt nghiệp, “Thực trạng và một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành” của Phạm Thị Huyền. 2
- Luận văn thạc sĩ, “Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đầm Hà” của Lê Thị Nga. 3. Mục đích nghiên cứu - Tìm hiểu về cơ sở lý luận về văn phòng và hoạt động văn phòng. - Đánh giá thực tiễn hoạt động văn phòng ở Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên để thấy được những thành tựu và hạn chế. - Đề ra các giải pháp để cải thiện, nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng tại Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu Hiểu rõ được những cơ sở lý luận chung về khái niệm, vị trí, vai trò, nội dung của văn phòng và công tác văn phòng. Vận dụng những lý thuyết nghiên cứu được để tìm hiểu thực trạng về hoạt động của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên. Rút ra những ưu điểm và hạn chế còn tồn tại trong hoạt động của Văn phòng tại Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên. 5. Phạm vi và đối tượng nghiên cứu - Phạm vi: Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên (Số 841, đường Võ Nguyên Giáp, phường Mường Thanh, thành phố Điện Biên Phủ, tỉnh Điện Biên). - Đối tượng nghiên cứu của đề tài là : Hoạt động của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên. 6. Giả thuyết nghiên cứu Hoạt động của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên vẫn còn nhiều hạn chế, nếu khắc phục sớm sẽ nâng cao chất lượng của hoạt động này, từ đó góp phần vào nâng cao hiệu quả hoạt động chung của toàn cơ quan. 7. Phương pháp nghiên cứu Để hoàn thành đề tài này, tôi đã sử dụng một số phương pháp như sau: 3
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa thông tin ở những tài liệu đã nghiên cứu trước đó về công tác văn phòng của các cơ quan hành chính nhà nước nói chung, Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên nói riêng. - Phân tích, tiếp cận các tài liệu thu thập thông tin, số liệu, tài liệu lưu trữ và các bài nghiên cứu liên quan đến trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn phòng. - Phương pháp phân tích và tổng hợp: đây là phương pháp được sử dụng nhiều nhất trong suốt quá trình thực hiện đề tài. 8. Bố cục của đề tài  Kết cấu của đề tài gồm 3 phần: - Phần mở đầu. - Phần nội dung: Gồm 3 Chương Chương 1: Cơ sở lý luận chung về công tác văn phòng. Chương 2: Thực trạng về công tác Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện Biên. Chương 3: Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của Văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Điện. - Phần Kết luận. 4
PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1.1. Khái niệm về văn phòng và công tác văn phòng 1.1.1. Khái niệm về văn phòng Trong hoạt động của mỗi cơ quan tổ chức người ta luôn nhấn mạnh đến vai trò quan trọng của bộ máy văn phòng. Văn phòng được coi là bộ máy thực hiện các chức năng giúp việc, phục vụ cho cơ quan, thủ trưởng cơ quan. Nó đảm bảo cho công tác lãnh đạo và quản lý được tập trung một cách thống nhất, hoạt động thường xuyên liên tục và có hiệu quả. Vậy văn phòng là gì ? Văn phòng được hiểu theo nhiều nghĩa dưới những góc độ tiếp cận khác nhau: - Văn phòng là một phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo. Người ta có thể gọi là “Văn phòng Giám đốc”, “Văn phòng Nghị sỹ”. - Văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm mà mọi cán bộ, công chức hàng ngày đến đó để thực thi công vụ. Ví dụ “Văn phòng Bộ”, “Văn phòng Uỷ ban nhân dân”. - Văn phòng được hiểu là một loại hoạt động trong các cơ quan Nhà nước, trong các xí nghiệp. Như vậy: văn phòng thiên về việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại công văn giấy tờ trong cơ quan. Nói đến văn phòng người ta thường nghĩ đến một bộ phận chỉ làm những công việc liên quan đến công tác văn thư. - Văn phòng là một bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị. Cả bốn cách hiểu trên đều có những khía cạnh đúng nhưng thường nó chỉ phản ánh được một khía cạnh nào đó của thuật ngữ văn phòng. Để đưa ra được định nghĩa chính xác về văn phòng chúng ta cần xem xét đầy đủ, toàn diện các hoạt động diễn ra ở bộ phận này trong các đơn vị, cơ quan, tổ chức. 5
Từ những nhận thức khái quát về nội dung và đặc điểm hoạt động của văn phòng đã nêu trên, chúng ta có thể đưa ra một định nghĩa chính xác về văn phòng cơ quan như sau: => “ Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp; là nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức ”. 1.1.2. Khái niệm về công tác văn phòng Nếu xem xét công tác văn phòng theo quan điểm hệ thống thì: - Ở đầu vào bao gồm các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn bộ các nguồn thông tin trên các lĩnh vực chính trị, kinh tế, xã hội, hànhchính, môi trường... theo các phương án sử dụng khác nhau nhằm thu được kết quả tối ưu trong từng hoạt động của đơn vị. Như vậy ở đầu vào, việc thu thập, xử lý và trợ giúp cho lãnh đạo những thông tin cần cho quản lý để ra các quyết định chính xác là một nội dung hoạt động rất đặc thù của công tác văn phòng. - Ở đầu ra là những hoạt động phân phối, chuyển tải, thu thập, xử lý các thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài đơn vị theo yêu cầu của lãnh đạo. Toàn bộ hoạt động này sẽ góp phần hoàn thiện từng bước công tác tổ chức điều hành thông tin trong đơn vị nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin trong quá trình tổ chức điều hành cơ quan đạt những mục tiêu mong muốn. => “ Vậy công tác văn phòng là một chỉnh thể gồm việc tổ chức, quản lý và sử dụng thông tin, dữ liệu để duy trì hoạt động của một cơ quan, tổ chức nhằm đạt được kết quả mong muốn ”. 1.2. Vị trí, vai trò của văn phòng và công tác văn phòng 1.2.1. Vị trí, vai trò của văn phòng Trong quá trình hoạt động các tổ chức luôn có mối quan hệ đối nội và 6
đối ngoại thông qua những văn bản giao dịch. Số lượng văn bản nhiều hay ít phụ thuộc vào địa vị pháp lý, tính chất hoạt động, chức năng, nhiệm vụ của mỗi tổ chức nhưng nhất thiết phải có VP để thực hiện việc quản lý và lưu chuyển các văn bản này. Các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần cho công tác quản trị cũng có vị trí tương xứng trong mỗi tổ chức. Với vị trí hoạt động đa dạng, nhiều người đã gọi văn phòng là phòng văn, phòng vệ, phòng làm việc cho nhà quản trị. VP là bộ phận gần gũi, có quan hệ mật thiết với lãnh đạo, quản lý đơn vị trong mọi hoạt động. Do VP trợ giúp cho nhà quản trị về công tác thông tin điều hành nên mối quan hệ giữa họ rất mật thiết và mang tính thường xuyên, liên tục. Vai trò của văn phòng đựợc thể hiện qua việc thực hiện đầy đủ các chức năng, nhiệm vụ cụ thể của nó. Trước hết, hoạt động văn phòng là một khâu quan trọng trong dây chuyền hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp, là trung tâm thực hiện quá trình quản lý diều hành của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Nếu văn phòng không làm việc thì cả hệ thống đó cũng ngừng hoạt động. Văn phòng làm trung gian giữa lãnh đạo với các bộ phận, phòng ban trong cơ quan, doanh nghiệp và là nơi chuyển giao tất cả các công việc của một cá nhân trong cơ quan, doanh nghiệp mang đến cho lãnh đạo. Văn phòng đựợc ví là cửa ngõ của mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, bởi vì trong mỗi tổ chức này luôn có các mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, đến và văn bản nội bộ. Mặt khác, văn phòng cũng được ví như là nơi cung cấp các dịch vụ tổng hợp cho các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp nói chung, các nhà lãnh đạo nói riêng. Mọi vấn đề về hậu cần chỉ có văn phòng thực hiện từ sửa chữa bàn ghế, thay bóng điện... đến mua sắm các máy móc, trang thiết bị… cũng đều do văn phòng làm cả. Với nhiệm vụ là đầu mối thu nhận và xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo, văn phòng cung cấp những căn cứ khoa học cho việc ban hành quyết định quản lý, bảo 7
đảm cho hoạt động thống nhất, liên tục, kịp thời của cơ quan, doanh nghiệp theo đúng các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Bên cạnh đó, văn phòng còn là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ nhất là mối quan hệ đối ngoại của cơ quan, doanh nghiệp. Ví dụ về hoạt động này đó là văn phòng lo vé máy bay cho cán bộ cơ quan đi công tác; chuẩn bị xe đưa đón khách; chuẩn bị chỗ nghỉ cho khách… VP là bộ phận trung gian thực hiện ghép nối các mối quan hệ trong quản lý điều hành đơn vị theo yêu cầu của người đứng đầu tổ chức. Đây là hoạt động thường xuyên, diễn ra khá phong phú, nên nhà lãnh đạo không chỉ giao cho VP làm nhiệm vụ tiếp nhận, xếp đặt các mối quan hệ mà có nhiều việc người đứng đầu tổ chức ủy quyền cho văn phòng trực tiếp xem xét giải quyết theo yêu cầu của quản lý. Sở dĩ, VP được đánh giá là bộ phận không thể thiếu vì nó có những vai trò vô cùng quan trọng đối với các nhà lãnh đạo: - Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý điều hành đơn vị. - Là bộ máy làm việc của các nhà lãnh đạo. - Là trung tâm khâu nối các hoạt động quản lý điều hành tổ chức. - Là cầu nối giữa chủ thể quản lý với các đối tượng trong và ngoài tổ chức. - Là dịch vụ tổng hợp cho các hoạt động của các đơn vị nói chung, các nhà lãnh đạo nói riêng… => Với những vai trò to lớn đó các nhà quản trị đang cố gắng xây dựng VP mình theo hướng hiện đại hóa. Đồng thời nhận thức hoạt động VP là hoạt động nghề nghiệp,thực tế trong xã hội. 1.2.2. Vị trí, vai trò của công tác văn phòng Từ việc phân tích các chức năng, nhiệm vụ cụ thể của văn phòng chúng ta có thể khẳng định rằng văn phòng là bộ phận không thể thiếu được trong cơ quan, tổ chức. 8
Văn phòng hoặc phòng Hành chính là “bộ nhớ” của lãnh đạo, là tai, là mắt của cơ quan, tổ chức. Nếu văn phòng làm việc có nề nếp, có kỷ cương khoa học thì công việc của cơ quan sẽ ổn định, quản lý hành chính sẽ thông suốt và có hiệu quả. Trong thời đại bùng nổ thông tin, các cơ quan kinh tế xã hội hay hành chính sự nghiệp đều rất quan tâm đến việc thu thập và sử dụng thông tin để có thể ra được quyết định sáng suốt, kịp thời, mang lại hiệu quả cao cho tổ chức và cho xã hội. Yếu tố quyết định đến sự thành bại của tổ chức là do họ có lợi thế về thông tin và coi thông tin có quan hệ sống còn. Hoạt động thông tin lại gắn với công tác văn phòng cho nên hoạt động văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng trong bất kỳ cơ quan, tổ chức nào. Tuy nhiên để để tăng cường và phát huy được vai trò của công tác văn phòng đòi hỏi lãnh đạo cơ quan, đơn vị phải biết tổ chức, chỉ đạo công tác này một cách khoa học, thủ trưởng cơ quan cần trực tiếp và thường xuyên chăm lo kiện toàn văn phòng, xây dựng đội ngũ cán bộ công chức văn phòng vững mạnh. Một văn phòng trì trệ, yếu kém là biểu hiện sự thiếu quan tâm của lãnh đạo. Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng, Phó phòng Hành chính (cơ quan không có văn phòng) là người trợ thủ đắc lực của lãnh đạo về hoạt động văn phòng. Hàng ngày Chánh văn phòng, Phó Chánh văn phòng giúp thủ trưởng điều hành mọi công việc hành chính cơ quan, chịu trách nhiệm trước lãnh đạo cơ quan về công tác hoạt động văn phòng. 1.3. Nội dung công tác văn phòng - Tổ chức bộ máy công tác làm văn phòng: Cơ cấu tổ chức văn phòng hay nói cách khác là bộ máy văn phòng đòi hỏi phải được thiết kế sao cho gọn nhẹ, không cồng kềnh, không tầng nấc. Mọi hoạt động của bộ máy văn phòng phải thông suốt, có hiệu quả, các mối quan hệ phải xác định rõ ràng. Việc tổ chức bộ máy văn phòng cũng cần tuân 9
thủ những nguyên tắc chung của tổ chức để đảm bảo tính thống nhất của toàn bộ hệ thống. Tuy nhiên cũng phải thấy được tính thống nhất, đa dạng, phong phú của công tác văn phòng để tổ chức bộ máy sao cho đáp ứng được cao nhất yêu cầu nhiệm vụ đặt ra. Mặt khác, trong thời đại bùng nổ công nghệ thông tin đòi hỏi các cơ quan, tổ chức phải nỗ lực hết sức để theo kịp với sự phát triển chung. Trong đó sự nỗ lực lớn nhất nằm trong khối văn phòng. Nhiệm vụ đó đặt ra cho văn phòng yêu cầu rất cao trong công tác tổ chức quản lý và điều hành công việc. - Công tác tham mưu, tổng hợp: Tham mưu và tổng hợp trong hoạt động văn phòng là hai công việc cùng nhằm một mục đích thống nhất là trợ giúp cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị có cơ sở khoa học để lựa chọn quyết định quản lý tối ưu nhất phục vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan. Nội dung của công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tác văn phòng; còn nội dung tổng hợp nghiêng nhiều về khía cạnh thống kê, xử lý thông tin dữ liệu phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý. Thực chất cả hai nội dung trên cùng nhằm một mục tiêu chung là hỗ trợ tích cực cho hoạt động quản lý của thủ trưởng cơ quan, đơn vị. Nếu tách rời nhau, hoạt động quản lý sẽ không tránh khỏi sự phiến diện, chủ quan và thiếu những căn cứ khoa học chính xác. Cũng từ đó việc lựa chọn, bồi dưỡng, đào tạo cán bộ văn phòng cần có định hướng đáp ứng tốt chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, trong đó cần xác định rõ văn phòng không chỉ là cái “hộp thư” hay “một cái máy giúp việc” đơn thuần, mà cần có những con người phấn đấu vươn lên, sáng tạo, có được những ý kiến đề xuất xác đáng; đồng thời cũng cần tránh coi văn phòng là “tổng tham mưu”, bao biện làm thay những công việc không đúng chức năng. 10
- Công tác thu thập và, xử lý thông tin: Thông tin là quá trình trao đổi giữa người gửi và người nhận, là sự truyền tín hiệu, truyền tin tức về những sự kiện, hoạt động đã, đang và sẽ xảy ra cho nhiều người cùng biết. Bất kỳ một cơ quan tổ chức nào cũng cần có sự trao đổi thông tin. Thông tin bao gồm: thông tin về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, hành chính…; những thông tin thuận, thông tin phản hồi; thông tin thực tế, thông tin dự báo. Thông tin là nguồn là căn cứ để lãnh đạo đưa ra những quyết định sáng suốt, kịp thời và hiệu quả. Lãnh đạo không thể tự mình thu thập, xử lý thông tin mà phải có người trợ giúp trong lĩnh vực này. Người trợ giúp đó không ai khác chính là văn phòng. Văn phòng được coi như “cổng gác thông tin” vì tất cả thông tin đến hay đi đều được chuyển phát, thu thập và xử lý tại văn phòng. Tất cả những thông tin tiếp nhận được (cả bên ngoài và nội bộ) đều được văn phòng phân loại theo những kênh thích hợp để chuyển tải và lưu trữ. Đây là một hoạt động quan trọng trong văn phòng, nó liên quan đến sự thành bại trong hoạt động của cơ quan tổ chức. - Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho cơ quan: Các phòng ban đơn vị đều có định hướng mục tiêu hoạt động thông qua các chiến lược phát triển chung của cơ quan, tổ chức. Chương trình, kế hoạch giúp tăng tính hiệu quả làm việc của cơ quan, tổ chức: có chương trình, kế hoạch tốt sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực cho cơ quan, tổ chức trong các hoạt động; có chương trình, kế hoạch tốt sẽ hạn chế được rủi ro trong quá trình hoạt động. Làm việc theo chương trình, kế hoạch giúp cho cơ quan chủ động công việc, biết làm việc gì trước, việc gì sau, không bỏ sót công việc. Đơn vị muốn đạt được mục tiêu hoạt động thì phải biết khâu nối các kế hoạch trên thành một hệ thống hoàn chỉnh để các bộ phận kết hợp với nhau, hỗ trợ nhau cùng hoạt động. Kế hoạch tổng thể ấy sẽ do văn phòng dự thảo và đôn đốc các bộ phận khác trong đơn vị cùng triển khai thực hiện. 11
Căn cứ vào chiến lược phát triển văn phòng sẽ xây dựng kế hoạch ngành, sản phẩm, dịch vụ cụ thể cho từng năm, quý, tháng, tuần, ngày cho cả cơ quan và từng bộ phận. Trên cơ sở những kế hoạch, chương trình đó mà các bộ phận chỉ đạo hoàn thành nhiệm vụ đơn vị mình được giao để các sản phẩm, dịch vụ được làm ra với chất lượng tốt, giá thành giảm. Cũng qua việc chỉ đạo thực hiện chương trình, kế hoạch chung mà các bộ phận trong cơ quan, đơn vị có điều kiện liên hệ, phối hợp với nhau mật thiết và đồng bộ hơn. - Tổ chức xây dựng và tổ chức thực hiện các nội quy, quy chế, quy định của cơ quan: Mọi tổ chức muốn được sinh ra và đi vào hoạt động đều phải tuân thủ theo những quy định về tổ chức, về cơ chế hoạt động và các điều kiện duy trì hoạt động. Các điều kiện đó không giống nhau giữa các cơ quan đơn vị, do tính chất hoạt động, vai trò, chức năng, nhiệm vụ khác nhau nên mỗi cơ quan, tổ chức đều cần phải có nội quy, quy chế hoạt động riêng. Trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia, hoàn chỉnh thông qua lãnh đạo, ban bố thi hành, giám sát, bổ sung, hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt động của cơ quan là thuộc về công tác văn phòng. Đây là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu mà văn phòng phải thực hiện khi cơ quan được tổ chức và đi vào hoạt động. - Công tác về văn thư, lưu trữ: Đối với hoạt động văn phòng thì công tác văn thư, lưu trữ rất quan trọng. Làm tốt nhiệm vụ này chính là việc thực hiện các hoạt động văn phòng thông suốt và có hiệu quả. + Công tác văn thư : Công tác văn thư là toàn bộ những công việc đảm bảo cho việc thông tin quản lý bằng văn bản. Nó bao gồm quản lý văn bản đến, văn bản đi, soạn thảo văn bản, lưu trữ văn bản được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan nhà nước, doanh nghiệp và các tổ chức xã hội. 12
Công tác văn thư trong mỗi cơ quan, tổ chức phải đảm bảo yêu cầu về tính nhanh chóng, chính xác, tính bí mật và tính hiện đại. + Công tác lưu trữ: Lưu trữ là sự lựa chọn tài liệu, giữ lại và tổ chức một cách khoa học những văn bản, tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị để làm bằng chứng và tra cứu thông tin khi cần thiết. Nội dung công tác lưu trữ bao gồm: Các khâu nghiệp vụ liên quan đến việc tổ chức khoa học và tổ chức tài liệu phông lưu trữ quốc gia như: phân loại, xác định giá trị, bổ sung tài liệu vào các phòng, kho lưu trữ, thống kê và kiểm tra tài liệu, tổ chức phòng đọc, giới thiệu công bố tài liệu, xây dựng các công cụ tra cứu khoa học và bảo quản tài liệu. Nghiệp vụ lưu trữ cần phải được tiến hành theo phuơng pháp khoa học lưu trữ. Từ đó phải giải quyết nhiệm vụ là xây dựng hệ thống lý luận khoa học về lưu trữ. - Công tác tổ chức hội họp: Hội họp là hoạt động phổ biến cả trong đời sống hàng ngày lẫn trong hoạt động quản lý. Nó phản ánh và đáp ứng những nhu cầu quan trọng trong đời sống cộng đồng: nhu cầu tập hợp, giao tiếp và quản lý. Tổ chức hội họp là một trong những nội dung hoạt động quan trọng của văn phòng. Hội họp là một hình thức làm việc tập thể nhằm tạo ra sự phối hợp hành động trong công việc và tạo ra năng suất lao động cao. Nhìn chung, hội họp thường được hiểu là một hình thức tập hợp một số đông người ở một nơi để làm công việc chung, nhằm chia sẻ truyền đạt thông tin hoặc cùng bàn bạc đề ra giải pháp cho một số vấn đề nào đó. Hội họp là một yếu tố quan trọng trong hoạt động của mỗi cơ quan, doanh nghiệp. Đây là phương pháp tốt nhất để lấy được ý kiến của nhiều người cùng một lúc, là cơ hội cho các thành viên thảo luận các vấn đề chung và cùng tham gia tiến trình ra quyết định. 13