Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự trong văn phòng Công ty Cổ phần Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm

Chia sẻ: Hao999 Hao999 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:106

Thêm vào BST

Báo xấu

98
lượt xem 20
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là xuất phát từ thực trạng công tác quản lý nhân sự trong văn phòng, trên cơ sở đó đề xuất một số giải pháp nâng cao chất lượng, hiệu quả quản lý nhân sự trong văn phòng Công ty Cổ phần Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự trong văn phòng Công ty Cổ phần Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ NHÂN SỰ TRONG VĂN PHÕNG CÔNG TY CỔ PHẨN SẢN XUẤT DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẨU TỪ LIÊM Khóa luận tốt nghiệp ngành: Quản trị văn phòng Giảng viên hƣớng dẫn: ThS. Vi Tiến Cƣờng Sinh viên thực hiện: Lê Thị Lan Mã số sinh viên: 1305QTVB031 Khóa: 2014 – 2018 Lớp: ĐH-QTVP 14C HÀ NỘI - 2018
LỜI CAM ĐOAN Tôi thực hiện đề tài khóa luận tốt nghiệp với tên đề tài là “ Nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự trong văn phòng Công ty Cổ phần Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm”. Tôi xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của tôi trong thời gian qua. Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong đề tài này. Hà Nội, ngày 20 tháng 03 năm 2018 Sinh viên Lê Thị Lan
LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài khóa luận tốt nghiệp này, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy cô giáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, thầy cô Khoa Quản trị văn phòng đã giảng dạy cho tôi nhiều kiến thức và kỹ năng trong suốt quá trình học tập ở trường. Tôi xin gửi lời cảm ơn tới Lãnh đạo và các anh chị cán bộ, nhân viên tại Công ty CP Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm đã tận tình chỉ bảo giúp đỡ tôi trong quá trình khảo sát để thực hiện đề tài tại cơ quan. Trải qua hơn 2 tháng thực hiện đề tài của mình, người luôn đồng hành và chỉ bảo tận tình giúp tôi hoàn thành đề tài khóa luận là ThS. Vi Tiến Cường. Qua đây, tôi xin gửi những tình cảm chân thành và lời cảm ơn sâu sắc nhất tới Thầy. Bên cạnh những kết quả đạt được trong quá trình khảo sát và nghiên cứu do trình độ nghiên cứu và thời gian còn hạn chế và nhiều nguyên nhân khác, mặc dù đã rất cố gắng song đề tài của tôi không tránh khỏi những thiếu sót. Tôi rất mong nhận được sự chỉ bảo giúp đỡ, đóng góp ý kiến của các quý thầy cô giáo. Những ý kiến đóng góp của thầy cô và các bạn đọc sẽ giúp tôi nhận ra những hạn chế và trang bị thêm nhiều nguồn kiến thức và hiểu biết trên con đường học tập cũng như nghiên cứu sau này. Tôi xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Lê Thị Lan
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Nghĩa đầy đủ 1 SX Sản xuất 2 DV Dịch vụ 3 XNK Xuất nhập khẩu 4 CP Cổ phần 5 CHXHCN Cộng hòa xã hội chủ nghĩa 6 HTX Hợp tác xã 7 HĐQT Hội đồng quản trị 8 BGĐ Ban giám đốc 9 CB, CNV Cán bộ, công nhân viên 10 ĐH, CĐ Đại học, Cao đẳng 11 NL Nhân lực 12 CL Chất lượng
DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1. Bảng thống kê tình hình lao động của công ty năm 2017 ........... 22 Bảng 2.2. Bảng thống kê lao động theo độ tuổi giai đoạn 2015-2017 ........ 22 Bảng 2.3. Bảng thống kê lao động theo giới tính giai đoạn 2015-2017 ...... 23 Bảng 2.4. Bảng thống kê lao động theo trình độ chuyên môn giai đoạn 2015-2017 .................................................................................................... 25 Bảng 2.5. Bảng kế hoạch tuyển dụng nhân sự giai đoạn 2015-2017 .......... 38 Bảng 2.6. Bảng số lượng hồ sơ dự tuyển năm 2017 .................................... 39 Bảng 2.7. Kết quả tuyển dụng nhân sự trong giai đoạn 2015-2017 ............ 40 Bảng 2.8. Số lượng lao động được thăng chức giai đoạn 2015-2017 ......... 46 Bảng 2.9. Bảng đánh giá kết quả thực hiện công việc ................................. 49 Bảng 2.10. Kết quả đánh giá thực hiện công việc của công ty trong giai đoạn 2015-2017............................................................................................ 49 Bảng 2.11. Số lượng nhân sự tham gia đào tạo trong giai đoạn 2015-2017 52 Bảng 2.12. Nội dung các khóa đào tạo bên ngoài công ty năm 2017.......... 53 Bảng 2.13. Thang bảng lương của nhân viên Công ty CP SX-DV-XNK Từ Liêm ............................................................................................................. 55 Bảng 2.14. Tình hình kỷ luật tại công ty giai đoạn 2015-2017 ................... 60 Biểu đồ 2.1. Cơ cấu lao động theo độ tuổi................................................... 23 Biểu đồ 2.2. Cơ cấu lao động theo giới tính ................................................ 24 Biểu đồ 2.3. Cơ cấu lao động theo trình độ ................................................. 25
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN .............................................................................................. LỜI CẢM ƠN .................................................................................................... DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT............................................................................ DANH MỤC BẢNG BIỂU ............................................................................... MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1 1. Lý do chọn đề tài ........................................................................................ 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ......................................................................... 2 3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài .................................................................. 3 4. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài ................................................................ 3 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ............................................................. 3 6. Giả thuyết nghiên cứu ................................................................................ 4 7. Phương pháp nghiên cứu .......................................................................... 4 8. Bố cục của đề tài ........................................................................................ 5 NỘI DUNG....................................................................................................... 6 CHƢƠNG 1...................................................................................................... 6 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÂN SỰ ........................... 6 TRONG VĂN PHÕNG .................................................................................... 6 1.1. Một số khái niệm cơ bản về quản lý nhân sự ......................................... 6 1.1.1. Khái niệm nhân sự, quản lý nhân sự ................................................ 6 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của công tác quản lý nhân sự ........................ 7 1.1.3. Đặc điểm của nhân sự văn phòng..................................................... 8 1.1.4. Nội dung của quản lý nhân sự .......................................................... 9 1.1.5. Vai trò của quản lý nhân sự .............................................................. 9 1.1.6. Căn cứ và các nguyên tắc quản lý nhân sự văn phòng .................. 10 1.1.7. Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản lý nhân sự trong văn phòng......................................................................................................... 11
Tiểu kết ........................................................................................................... 14 CHƢƠNG 2.................................................................................................... 16 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÂN SỰ TRONG VĂN PHÕNG TẠI CÔNG TY CP SẢN XUẤT DỊCH VỤ XUẤT NHẬP KHẨU TỪ LIÊM .......................................................................................... 16 2.1. Giới thiệu về Công ty CP Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm 16 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty............................. 16 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Công ty ........................... 18 2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Công ty............................................................ 20 2.1.4. Thực trạng nhân lực của công ty .................................................... 21 2.2. Tình hình hoạt động, công tác tổ chức hành chính tại Văn phòng Công ty CP Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm ...................................... 26 2.2.1. Vị trí hoạt động ............................................................................... 26 2.2.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn ................................................ 26 2.2.3. Cơ cấu tổ chức ................................................................................ 28 2.2.4. Mô tả vị trí việc làm trong Văn phòng............................................ 29 2.3. Thực trạng công tác quản lý nhân sự trong văn phòng tại Công ty CP Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm ................................................ 31 2.3.1. Công tác hoạch định nguồn nhân lực ............................................. 31 2.3.2. Công tác tuyển dụng nhân sự ......................................................... 34 2.3.3. Bố trí, sắp xếp nhân sự ................................................................... 44 2.3.4. Tạo động lực lao động .................................................................... 47 2.3.5. Đánh giá kết quả thực hiện công việc ............................................ 48 2.3.6. Đào tạo và phát triển nhân sự ........................................................ 50 2.3.7. Thù lao lao động ............................................................................. 54 2.3.8. Khen thưởng-Kỷ luật lao động ....................................................... 58 2.4. Nhận xét, đánh giá chung...................................................................... 60 2.4.1. Ưu điểm ........................................................................................... 60
2.4.2. Hạn chế ........................................................................................... 62 2.4.3. Nguyên nhân ................................................................................... 63 Tiểu kết ........................................................................................................... 64 CHƢƠNG 3.................................................................................................... 65 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ, CHẤT LƢỢNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TRONG VĂN PHÕNG TẠI CÔNG TY CP SX-DV-XNK TỪ LIÊM ....................................................................................................... 65 3.1. Định hướng phát triển của Công ty trong thời gian tới ........................ 65 3.2. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả, chất lượng công tác tổ chức quản lý nhân sự ..................................................................................................... 65 Tiểu kết ........................................................................................................... 72 KẾT LUẬN .................................................................................................... 73 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 74 DANH SÁCH PHỤ LỤC .............................................................................. 75
MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Đất nước đang phát triển theo định hướng xã hội chủ nghĩa, nền kinh tế đang trong quá trình công nghiệp hóa- hiện đại hóa, đòi hỏi không chỉ riêng các cơ quan Nhà nước cần cải cách mà các doanh nghiệp cũng cần phải đổi mới và tiếp thu một cách chọn lọc và hiệu quả nhằm phát triển toàn diện. Nhằm nâng cao và đáp ứng vấn đề trên đòi hỏi nhu cầu về nguồn nhân lực là hết sức cần thiết và cấp bách. Dù trong bất cứ công viêc gì thì con người luôn được coi là nguồn nội lực quan trọng quyết định sự thành công của một cơ quan, tổ chức, đơn vị đó. Nguồn nhân lực không chỉ dừng lại ở thể lực mà còn cần cả trí lực phục vụ cho công cuộc xây dựng đất nước phát triển giàu mạnh, vững bền với đội ngũ nhân lực dồi dào cả về thể và trí. Nhưng làm thế nào để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, ổn định cả về số lượng và chất lượng, cạnh tranh với hàng loạt các tổ chức nước ngoài đang hội nhập vào nền kinh tế trong nước. Đây luôn là một vấn đề mà một nhà lãnh đạo quan tâm. Quản lý nhân sự trong văn phòng nói riêng và trong các doanh nghiệp nói chung có ý nghĩa rất quan trọng, bởi lẽ con người được xem là yếu tố cấu thành và quyết định đến sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp đó. Nó được xem là hoạt động nền tảng, đóng vai trò trung tâm trong quá trình điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung của doanh nghiệp, để trên cơ sở đó triển khai các hoạt động quản trị khác, từ đó giúp doanh nghiệp có thể tồn tại, phát triển và đi lên trong cạnh tranh . Hiểu rõ về tầm ý nghĩa quan trọng của nhân sự trong việc giải quyết các công việc nói chung của cơ quan và văn phòng nói riêng, cũng như việc thực hiện tốt công tác tổ chức quản lý nhân sự trong văn phòng lại hết sức cần thiết. Bởi văn phòng không chỉ là bộ máy của cơ quan, tổ chức, có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho lãnh đạo mà còn là bộ máy trợ giúp nhà quản lý điều hành công việc, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động 1
chung của toàn cơ quan. Xuất phát từ nhu cầu học tập và nghiên cứu thực tiễn tại Công ty CP Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm, tôi quyết định chọn đề tài “ Nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự trong văn phòng Công ty Cổ phần Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm” để làm đề tài nghiên cứu. 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Nghiên cứu về công tác tổ chức quản lý nhân sự trong văn phòng là một nhu cầu tất yếu để các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp và các tổ chức chính trị xã hội áp dụng vào thực tiễn nhằm nâng cao hiệu quả trong công việc và dễ dàng hơn trong việc đương đầu với mọi thách thức trong điều kiện cạnh tranh hội nhập từ môi trường bên ngoài. Ở những góc độ khác nhau, đã có nhiều công trình nghiên cứu thuộc lĩnh vực quản lý nhân sự nói chung và trong văn phòng nói riêng như sách, các bài nghiên cứu khoa học, luận văn, bài đăng tạp chí, báo cáo,… có thể kể tên như: - Nguyễn Hữu Thân (2008), Giáo trình “ Quản trị nhân sự”( tái bản lần thứ 9), Nhà xuất bản Lao động xã hội, Hà Nội. Cuốn sách đã đề cập đến những vấn đề liên quan về quản trị nhân sự như hoạch định, tuyển mộ, tuyển chọn và phát triển tài nguyên nhân sự, giao tiếp nhân sự, là nguồn tài liệu tham khảo giúp cho các doanh nhân, giám đốc nhân sự hoặc trưởng phòng, nhân viên củng cố và tăng cường khả năng quản trị nhân sự của mình. Đồng thời, giáo trình cũng là nguồn tài liệu tham khảo cho sinh viên học hỏi những kiến thức hỗ trợ cho công việc sau này. - PGS.TS. Nguyễn Hữu Tri (2005), Giáo trình “ Quản trị văn phòng” , Nhà xuất bản Khoa học và kỹ thuật, Hà Nội. Cuốn sách đã khái quát những nội dung về văn phòng, quản trị văn phòng từ khái niệm cho đến vai trò, chức năng. Đồng thời, đề cập đến vấn đề tổ chức nhân sự trong văn phòng. Người đọc sẽ có được cách nhìn nhận về văn phòng một cách cụ thể hơn. 2
- Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Võ Thị Thanh Tâm “ Nghiên cứu công tác quản trị nguồn nhân lực tại Công ty CP Siêu Thanh và một số vấn đề về quản lý lao động tại các công ty CP ở Việt Nam” - Báo cáo thực tập tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Phú Trọng “ Thực trạng công tác quản trị nhân sự tại Văn phòng Đài tiếng nói Việt Nam” 3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài - Một là, nghiên cứu lý luận về công tác quản lý nhân sự trong văn phòng - Hai là, trên cơ sở hiểu về lý luận, nghiên cứu, đánh giá thực trạng thực hiện công tác quản lý nhân sự trong văn phòng Công ty CP Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm. - Ba là, xuất phát từ thực trạng công tác quản lý nhân sự trong văn phòng, trên cơ sở đó đề xuất một số giải pháp nâng cao chất lượng, hiệu quả quản lý nhân sự trong văn phòng Công ty Cổ phần Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài Làm rõ một số vấn đề lý luận về công tác quản lý nhân sự . Từ đó, phân tích đánh giá thực trạng công tác quản lý nhân sự trong văn phòng Công ty CP Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm. Qua đó, khái quát những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân còn gây ra sự bất cập để đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý về nhân sự trong văn phòng và công ty 5. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Đề tài chủ yếu tập trung vào các nội dung cơ bản của công tác quản lý nhân sự trong Công ty Cổ phần Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm. - Phạm vi nghiên cứu: + Về thời gian: Đề tài nghiên cứu công tác quản lý nhân sự tại Công ty CP Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm trong giai đoạn từ năm 2015- 2017. 3
+ Về không gian: Đề tài nghiên cứu tại Văn phòng Công ty CP Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm: Bộ phận Văn phòng Ban giám đốc, Bộ phận Tổ chức cán bộ, Bộ phận Văn thư-lưu trữ, Bộ phận Kế toán tài vụ, Bộ phận lái xe, Bộ phận tạp vụ. 6. Giả thuyết nghiên cứu Công tác quản lý về nhân sự là một trong những nhiệm vụ thiết yếu nhằm nâng cao hiệu suất lao động và hiệu quả trong công tác văn phòng nhằm đáp ứng công cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 mà Nhà nước ta hay doanh nghiệp Việt Nam nói riêng đang hướng tới, nó được xem là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu và cấp thiết. Đề tài này sẽ góp phần đổi mới nhận thức, giúp lãnh đạo văn phòng nhìn nhận và nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý nhân sự hơn. 7. Phƣơng pháp nghiên cứu - Phương pháp phân tích, tổng hợp: Hệ thống hóa những số liệu và thông tin thu thập được tiến hành phân tích và đánh giá theo từng nội dung. - Phương pháp phỏng vấn: Đối tượng phỏng vấn là cán bộ công nhân viên trong Văn phòng Công ty CP Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm về các vấn đề trong công tác tổ chức quản lý nhân sự. - Phương pháp quan sát thực tế: Quan sát công việc, nhiệm vụ của công tác quản lý về nhân sự , những ưu điểm hạn chế tại cơ quan trong thực hiện các nhiệm vụ của công tác tổ chức quản lý nhân sự. - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: sử dụng và tìm hiểu công tác tổ chức, quản lý về nhân sự trong các sách báo, tạp chí, đề tài nghiên cứu khoa học có liên quan đến lĩnh vực hành chính văn phòng để có nền tảng lý luận mang tính khoa học cao, nhìn nhận và đánh giá khách quan thực trạng công tác tổ chức quản lý về nhân sự trong văn phòng Công ty CP Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm để từ đó đề ra được những giải pháp nâng cao hiệu quả chất lượng của công tác tổ chức quản lý nhân sự. - Phương pháp thống kê: Thống kê các tài liệu liên quan phục vụ cho công tác làm đề tài. 4
8. Bố cục của đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục. Kết cấu nội dung bài gồm 3 chương: Chương 1. Cơ sở lý luận về công tác quản lý nhân sự trong văn phòng Chương 2. Thực trạng công tác quản lý nhân sự trong văn phòng tại Công ty CP Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm Chương 3. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả, chất lượng quản lý nhân sự trong văn phòng tại Công ty CP Sản xuất Dịch vụ Xuất nhập khẩu Từ Liêm 5
NỘI DUNG CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHÂN SỰ TRONG VĂN PHÕNG 1.1. Một số khái niệm cơ bản về quản lý nhân sự 1.1.1. Khái niệm nhân sự, quản lý nhân sự Ngày nay, trong sự phát triển không ngừng của lực lượng sản xuất kéo theo sự đa dạng, phát triển đầy tiến bộ của khoa học kỹ thuật đã tạo nên một lợi thế vô cùng tiềm năng trong việc khai thác tối đa và toàn diện về trí lẫn thể lực của con người. Dù trong bất cứ việc gì, thì yếu tố “con người” luôn đóng một vai trò chủ chốt và quan trọng nhất. Chính vì thế nên trong các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp luôn chú trọng đến công tác nhân sự và làm thế nào để quản lý được tốt vấn đề nhân sự. Vậy nhân sự trong văn phòng là gì, quản lý nhân sự là gì? “ Nhân sự văn phòng” là một khái niệm dùng để chỉ toàn bộ nhân lực tham gia vào tất cả các hoạt động thuộc chức năng và nhiệm vụ của văn phòng cơ quan, đơn vị. [ 11; tr86] Nói về khái niệm quản lý nhân sự, có rất nhiều cách hiểu khác nhau như: Theo tác giả Nguyễn Hữu Thân (2008) trong cuốn Quản lý nhân sự, NXB Thống kê: “ Quản lý nhân sự là việc tuyển mộ, tuyển chọn, duy trì, phát triển, sử dụng, động viên và cung cấp những tiện nghi cho tài nguyên nhân sự thông qua tổ chức” Hay của tác giả Nguyễn Hữu Tri (2005): “Quản lý nhân sự là tất cả các hoạt động của một tổ chức để xây dựng, phát triển, sử dụng, đánh giá, bảo toàn và giữ gìn một lực lượng lao động phù hợp với yêu cầu công việc của tổ chức cả về mặt số lượng và chất lượng” 6
Theo tác giả Trần Kim Dung (2009) trong cuốn Quản trị nhân sự, NXB Thống kê thì: “ Quản lý nhân sự chính là chức năng cán bộ, một trong những chức năng cơ bản của quản trị nhân sự là đi sâu nghiên cứu, khai thác mọi tiềm năng có trong mỗi nhân viên, khuyến khích họ làm việc chủ động, sáng tạo với hiệu suất cao, làm việc tận tâm trung thành với công ty” Từ các ý kiến của các tác giả và nghiên cứu, theo quan điểm của cá nhân tôi thì dù theo cách hiểu nào thì quản lý nhân sự vẫn là vấn đề quản trị con người trong việc thực hiện các nghiệp vụ nhằm đảm bảo thực hiện tiến độ công việc được nhanh chóng, hiệu quả. 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của công tác quản lý nhân sự 1) Chức năng của quản lý nhân sự Trong hoạt động của cơ quan doanh nghiệp nói chung và hoạt động văn phòng nói riêng thì vấn đề tổ chức, quản lý nhân sự có những chức năng như sau: - Nhóm chức năng thu hút nguồn lực: Nhóm chức năng này chú trọng đến vấn đề đảm bảo có đủ số lượng nhân viên với các phẩm chất phù hợp với công việc của văn phòng. [ 11; tr88] - Nhóm chức năng đào tạo và phát triển: Nhóm chức năng này đi sâu vào công tác nâng cao năng lực công tác cho nhân viên, đảm bảo cho các nhân viên có các kỹ năng, trình độ lành nghề cần thiết để hoàn thành tốt công việc được giao và tạo điều kiện cho nhân viên phát triển tối đa các năng lực cá nhân. [ 11; tr88] - Nhóm chức năng duy trì nguồn nhân lực: Nhóm chức năng này được cấu thành từ hai chức năng nhỏ hơn là kích thích, động viên nhân viên và duy trì phát triển các mối quan hệ lao động tốt đẹp trong văn phòng.[11; tr88] 2) Nhiệm vụ của quản lý nhân sự Để thực hiện tốt các chức năng vừa nêu trên thì công tác quản lý nhân sự cần phải thực hiện những nhiệm vụ sau: 7
 Hoạch định nguồn nhân lực: Là các hoạt động nghiên cứu, dự báo về nhu cầu nhân lực của tổ chức và hoạch định những bước tiến hành để đáp ứng được nhu cầu về số lượng, chất lượng lao động cần thiết của tổ chức, doanh nghiệp  Tuyển dụng nhân sự: Tuyển dụng là quá trình thu hút, nghiên cứu, lựa chọn và quyết định tiếp nhận một cá nhân vào một vị trí của tổ chức để thỏa mãn nhu cầu của tổ chức và bổ sung nhân lực cần thiết nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức  Bố trí, sắp xếp nhân sự: là một khâu của quá trình sử dụng người lao động nhằm đảm bảo cho mỗi người lao động đều phát huy được năng lực và khả năng của mình phục vụ cho mục tiêu chung của cơ quan, đơn vị.  Tạo động lực lao động: là hệ thống các chính sách, các biện pháp quản lý tác động đến người lao động nhằm làm cho người lao động có động lực làm việc.  Đánh giá kết quả thực hiện công việc: là sự đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình thực hiện công việc của người lao động trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã được xây dựng và thảo luận về sự đánh giá đó đối với người lao động.  Đào tạo và phát triển nhân sự: là tổng thể các hoạt động học tập có tổ chức được tiến hành trong những khoảng thời gian nhất định để nhằm tạo ra những sự thay đổi hành vi nghề nghiệp của người lao động.  Thù lao lao động: Tập hợp tất cả các khoản chi trả dưới các hình thức như tiền, hàng hóa, dịch vụ mà người sử dụng lao động trả cho người lao động tạo thành hệ thống thù lao lao động.  Khen thưởng- Kỷ luật lao động: là những quy định về việc tuân theo thời gian, công nghệ và điều hành sản xuất, kinh doanh trong nội quy lao động 1.1.3. Đặc điểm của nhân sự văn phòng Thứ nhất, đối với nhân viên văn phòng: Đặc điểm của họ chính là những người có chuyên môn sâu, am hiểu trong các lĩnh vực văn phòng. Biết 8
kiên trì, nhẫn nại, trung thực, kín đáo, sáng tạo, biết khích lệ và kiên quyết, khôn khéo trong giao tiếp ứng xử. Thứ hai, đối với lãnh đạo văn phòng: Ngoài những đặc điểm kể trên của nhân viên văn phòng, thì người lãnh đạo còn có thêm đó là họ có phẩm chất chính trị, phẩm chất và tác phong lãnh đạo. Có chuyên môn sâu rộng, am hiểu nhiều lĩnh vực. Có tầm nhìn chiến lược và có khả năng thu hút mọi người, có lòng tin với công việc, với nhân viên. Đặc biệt, họ biết phán đoán và đưa ra những quyết định quyết đoán, chính xác, kịp thời. 1.1.4. Nội dung của quản lý nhân sự Quản lý nhân sự bao gồm các nội dung về công tác hoạch định nguồn nhân sự, tuyển dụng và bố trí sắp xếp nhân sự. Đồng thời các hoạt động tạo động lực lao động, đánh giá kết quả thực hiện công việc và đào tạo, phát triển nhân sự cùng các chế độ thù lao, khen thưởng-kỷ luật cũng phải được thực hiện và quản lý một cách chặt chẽ nhằm đảm bảo hiệu quả tốt hơn, nâng cao năng suất và chất lượng làm việc. 1.1.5. Vai trò của quản lý nhân sự Xuất phát từ vai trò nguồn nhân sự trong cơ quan, đơn vị mà quản lý nhân sự đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động của các tổ chức, doanh nghiệp. Chính vì vậy, việc khai thác và quản lý tốt nguồn nhân lực này nhằm phục vụ cho sự phát triển của doanh nghiệp. Quản lý nhân sự hiệu quả sẽ giúp cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đạt được mục tiêu thông qua sử dụng tối đa hiệu quả của người lao động. Đảm bảo cho sự tồn tại và phát triển của cơ quan, vì suy cho cùng quản lý nhân sự chính là quản lý con người sao cho đúng người, đúng việc, đúng với quỹ đạo đặt ra do các nhà quản trị đưa ra mục tiêu và phương pháp thực hiện. Sự cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trường hiện nay đòi hỏi các cơ quan, doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển phải cải tiến tổ chức theo hướng tinh giảm hơn, mà yếu tố con người chính là yếu tố mang tính quyết định. Con người với kỹ năng cũng như trình độ của 9
mình sẽ tận dụng các công cụ lao động cũng như tác động vào đối tượng lao động để tạo ra sản phẩm, đáp ứng nhu cầu cho cơ quan, doanh nghiệp. Trong quá trình quản lý nhân sự sẽ giúp tổ chức đánh giá được năng lực và tạo điều kiện cho người lao động phát triển khả năng của mình. Quản lý nhân sự gồm công tác đánh giá, sàng lọc nhằm chọn lựa đúng cán bộ, công nhân viên cho từng vị trí, bộ phận, cung cấp các chương trình đào tạo tạo điều kiện cho cán bộ, công nhân viên phát triển chuyên môn, thúc đẩy hiệu quả làm việc thông qua quá trình đánh giá năng lực. Quản lý nhân sự hiệu quả sẽ giúp cơ quan, doanh nghiệp tránh được những sai lầm trong công tác tuyển dụng, sử dụng lao động, nhằm nâng cao chất lượng công việc. Tất cả những công tác này là rất cần thiết để tổ chức có thể đạt được các mục tiêu đề ra. 1.1.6. Căn cứ và các nguyên tắc quản lý nhân sự văn phòng  Căn cứ quản lý nhân sự văn phòng - Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của văn phòng để quản lý nhân sự có chuyên môn phù hợp - Căn cứ vào tính chất, nghiệp vụ của từng bộ phận để quản lý nhân sự có sở thích, tính cách, năng lực thích hợp - Căn cứ vào biên chế và nguồn cung cấp nhân sự: + Đối với nguồn nhân sự bên trong: bao gồm việc điều chỉnh nhân sự ở các bộ phận khác sang và bố trí nhân sự làm kiêm nhiệm giữa các bộ phận + Đối với nguồn nhân sự bên ngoài: bao gồm nhiều nguồn như sinh viên tốt nghiệp ra trường, nhân viên từ các cơ quan khác sang,… - Căn cứ vào năng lực, trình độ hiện có của nhân sự - Căn cứ vào kết quả hoạt động của kỳ trước để điều chỉnh nhân sự của kỳ này - Căn cứ vào yêu cầu của người lao động  Nguyên tắc quản lý nhân sự văn phòng 10
Trong quá trình quản lý nhân sự, cần đảm bảo các nguyên tắc bố trí nhân sự thích hợp với yêu cầu, tính chất của công việc như:  Nguyên tắc theo yêu cầu công việc: Căn cứ vào mục tiêu, yêu cầu công việc và chức năng của đơn vị mà bố trí nhân sự phù hợp, đảm bảo thực hiện được tốt nhất những nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị.  Nguyên tắc chuyên môn hóa: Nguyên tắc này nhằm giúp cho nhân sự nâng cao được chuyên môn, nghiệp vụ của mình trong từng lĩnh vực công việc. Chuyên môn hóa sẽ giúp cho cán bộ, công nhân viên có thể rút ngắn được thời gian làm việc, tiết kiệm chi phí, nâng cao năng suất lao động hiệu quả  Nguyên tắc phát triển nhân sự: Nguyên tắc này đòi hỏi phải quan tâm thường xuyên đến sự phát triển nguồn nhân lực, để họ có thể cống hiến được hết khả năng của mình. Đồng thời, tạo cơ hội cho nhân viên phát triển bản thân. Muốn vậy, lãnh đạo cơ quan cần quan tâm tới việc động viên, khích lệ, tạo điều kiện học tập và bồi dưỡng chuyên môn  Nguyên tắc công khai: Đối với việc bố trí nhân sự vào vị trí của văn phòng phải được thông báo rộng rãi cho các hoạt động trong văn phòng cũng như việc tuyển dụng nhân sự cũng cần phải công khai trong xã hội. 1.1.7. Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản lý nhân sự trong văn phòng 1) Yếu tố môi trường bên ngoài Kinh tế : Một trong những yếu tố có sự ảnh hưởng lớn đến vấn đề quản lý nhân sự đó chính là kinh tế trong và ngoài nước. Nền kinh tế tăng trưởng theo chiều hướng tích cực sẽ kéo theo sự phát triển của các hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Đồng thời, tác động trực tiếp đến các chính sách nhân sự, ngược lại nếu kinh tế suy thoái, bất ổn , tốc độ lạm phát tăng cao thì sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến các công tác quản lý nhân sự trong cơ quan, đơn vị, tổ chức nói riêng và đến thu nhập, đời sống, việc làm của người lao động nói chung. Dân số và lực lƣợng lao động : Tỷ lệ dân số phát triển nhanh thì nhu cầu người lao động tìm kiếm việc làm càng tăng cao, là cơ hội để doanh 11
nghiệp, tổ chức có nhiều cơ hội lựa chọn lao động đảm bảo đủ về số lượng và chất lượng Văn hóa và xã hội: Văn hóa và xã hội có ý nghĩa rất quan trọng đối với mọi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp vì nó ảnh hưởng đến việc xây dựng văn hóa của chính cơ quan đó và thái độ của người lao động. Không những góp phần xây dựng nên môi trường làm việc tích cực, hiệu quả mà văn hóa còn xây dựng nên tác phong làm việc chuyên nghiệp đối với các nhà lãnh đạo, quản lý cũng như đội ngũ cán bộ, công nhân viên. Chính trị: Các chính sách kinh tế, an sinh xã hội, phát triển bền vững có sức ảnh hưởng mạnh mẽ đến sự phát triển của các tổ chức, doanh nghiệp Đối thủ cạnh tranh: Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh về tất cả mọi mặt thì yếu tố con người mang tính chất quyết định, quan trọng đến sự thành bại của doanh nghiệp đó. Một đội ngũ nhân sự giỏi, đầy nhiệt huyết sẽ là chìa khóa thành công để đương đầu với các đối thủ cạnh tranh khác. Để làm được điều trên, thì tổ chức phải có chính sách nhân sự hợp lý . Khoa học kỹ thuật : Trong bối cảnh sự phát triển không ngừng về khoa học kỹ thuật, các trang thiết bị, máy móc ngày càng hiện đại hóa, góp phần giảm thiểu những khâu trung gian , tiết kiệm sức lực cho con người thì vấn đề đào tạo nhân sự bồi dưỡng các kỹ năng nhằm theo kịp với sự phát triển của khoa học kỹ thuật là hết sức cần thiết. Kỹ thuật hiện đại và công nghệ sản xuất mới làm xuất hiện một số ngành nghề mới, đòi hỏi người lao động phải được trang bị những kiến thức và kỹ năng mới. Khách hàng : Là mục tiêu của mọi doanh nghiệp. Doanh số là một yếu tố quan trọng đối với sự sống còn của một doanh nghiệp. Do vậy, nhà quản trị phải làm cho nhân viên hiểu là khách hàng ảnh hưởng trực tiếp đến tiền lương,đến cơ hội làm việc của nhân viên. 2) Yếu tố môi trường bên trong Mục tiêu của tổ chức : Mọi hoạt động kinh doanh, kế hoạch phát triển 12