Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Ủy ban nhân dân huyện Tiền Hải

Chia sẻ: Hao999 Hao999 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:95

Thêm vào BST

Báo xấu

32
lượt xem 8
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Đề tài báo cáo nhằm đạt được những mục đích sau: Nắm được tổng quan sơ lược về UBND huyện Tiền Hải, tỉnh Thái Bình. Khảo sát công tác văn phòng và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng của UBND huyện Tiền Hải. Tìm hiểu cơ sở lý luận về văn phòng và việc ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Ủy ban nhân dân huyện Tiền Hải

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN TIỀN HẢI, TỈNH THÁI BÌNH Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS. NGUYỄN ĐĂNG VIỆT Sinh viên thực hiện : LÝ THỊ HỒNG THƠ Mã số sinh viên : 1305QTVB057 Khóa : 2013-2017 Lớp : ĐH QTVP 13B HÀ NỘI - 2017
LỜI CẢM ƠN Trong quá trình học tập tại trường Đại Nội vụ Hà Nội em được các thầy cô tận tình giảng dạy các kiến thức cơ bản. Đồng thời được sự tạo điều kiện giúp đỡ tận tình của lãnh đạo Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải, đã giúp em hoàn thành tốt được đợt thực tập này. Trong thời gian 02 tháng thực tập, em tích cực nghiên cứu, vận dụng những kiến thức đã học vào thực tế công tác văn phòng tại Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải cũng như được sự hướng dẫn tận tình của các cán bộ, công chức trong Văn phòng. Qua đây em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy Nguyễn Đăng Việt định hướng và đưa ra những ý kiến đóng góp giúp cho em, để em hoàn thành tốt quá trình thực tập và hoàn thiện được khóa luận tốt nghiệp. Do thời gian thực tập có hạn, sự hiểu biết về nghiệp vụ còn hạn chế nên Khóa luận tốt nghiệp của em cũng không tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy, cô giáo để bài khóa luận của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn./. Hà Nội, ngày 24 tháng 04 năm 2017 Sinh viên Lý Thị Hồng Thơ
LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan bài khóa luận này là kết quả của em trong quá trình thực tập tại Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải. Các số liệu trong bài là hoàn toàn trung thực. Nếu không đúng em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm.
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CHỮ CÁI VIẾT TẮT MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1 1. Lý do chọn đề tài..................................................................................... 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ...................................................................... 2 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu.......................................................... 3 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .......................................................... 4 5. Phương pháp nghiên cứu ........................................................................ 4 6. Cấu trúc của đề tài................................................................................... 4 NỘI DUNG....................................................................................................... 5 CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG ......................................................................................... 5 1.1. Lý luận chung về văn phòng. ............................................................... 5 1.1.1. Khái niệm văn phòng. ....................................................................... 5 1.1.2. Vị trí, vai trò của văn phòng. ............................................................ 6 1.1.3. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng................................................ 7 1.1.3.1. Chức năng của văn phòng .............................................................. 7 1.1.3.2. Nhiệm vụ của văn phòng ............................................................... 9 1.2. Lý luận chung về công tác văn phòng. .............................................. 10 1.2.1. Khái niệm công tác văn phòng ....................................................... 10 1.2.2. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn phòng ........................................... 11 1.2.3. Nội dung của công tác văn phòng................................................... 11 1.3. Khái niệm, ý nghĩa và nội dung của công nghệ thông tin ................. 14 1.3.1. Khái niệm, vai trò của thông tin ..................................................... 14
1.3.2. Khái niệm công nghệ thông tin ....................................................... 15 1.3.3. Ý nghĩa của công nghệ thông tin đối với công tác văn phòng. ...... 15 1.3.4. Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin đối với công tác văn phòng. 16 1.3.4.1. Công tác soạn thảo văn bản ......................................................... 16 1.3.4.2. Công tác quản lý văn bản............................................................. 17 1.3.4.3. Trong công tác tham mưu, tổng hợp............................................ 18 1.3.4.4. Quản lý nhân sự ........................................................................... 19 1.3.4.5. Quản lý tài chính .......................................................................... 20 1.3.4.6. Quản lý trang thiết bị ................................................................... 21 1.3.4.7. Trong công tác tổ chức hội họp ................................................... 21 1.3.4.8. Trong công tác truyền thông ........................................................ 22 1.3.4.9. Trong công tác lưu trữ ................................................................. 22 Tiểu kết: .................................................................................................... 23 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN TIỀN HẢI....................................................................................................... 24 2.1. Tổng quan về Ủy ban nhân dân huyện Tiền Hải ............................... 24 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của UBND huyện Tiền Hải ..... 24 2.1.2. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Tiền Hải ................................... 25 2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải.............................................................. 26 2.1.3.1. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải. 26 2.1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải. ................................................................................................... 27 2.1.3.3. Trang thiết bị, dụng cụ trong Văn phòng HĐND – UBND huyện Tiền Hải. ................................................................................................... 29
2.2. Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại UBND huyện Tiền Hải ............................................................. 31 2.2.1. Trong công tác soạn thảo văn bản .................................................. 31 2.2.2. Trong công tác quản lý văn bản ...................................................... 36 2.2.3. Trong công tác tham mưu, tổng hợp............................................... 41 2.2.4. Trong công tác quản lý nhân sự ...................................................... 44 2.2.5. Trong công tác quản lý tài chính .................................................... 45 2.2.6. Trong công tác quản lý trang thiết bị văn phòng ............................ 47 2.2.7. Trong công tác tổ chức hội họp ...................................................... 48 2.2.8. Trong công tác truyền thông ........................................................... 49 2.2.9. Trong công tác lưu trữ .................................................................... 52 2.3. Nhận xét, đánh giá việc ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng của UBND huyện Tiền Hải....................................................................... 54 2.3.1. Ưu điểm .......................................................................................... 54 2.3.2. Nhược điểm..................................................................................... 58 2.3.3. Nguyên nhân ................................................................................... 59 Tiểu kết: .................................................................................................... 60 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN TIỀN HẢI .............. 61 3.1. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo về việc ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng. ........................................................................................... 61 3.2. Đầu tư về cơ sở vật chất, các trang thiết bị hiện đại phục vụ cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng. ....................... 62 3.3. Phát triển nguồn nhân lực, đào tạo, bồi dưỡng, truyền thông ........... 63 3.4. Nâng cao kỹ thuật, công nghệ, cơ sở dữ liệu trong công nghệ thông tin. 65
3.5. Xây dựng và hoàn thiện một cách đồng bộ phương thức quản lý ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng................................ 65 3.6. Xây dựng và hoàn thiện các cơ chế, chính sách, văn bản chỉ đạo, hướng dẫn ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại UBND huyện. 66 Tiểu kết ..................................................................................................... 67 KẾT LUẬN .................................................................................................... 68 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 69 PHỤ LỤC
BẢNG KÊ CHỮ CÁI VIẾT TẮT Chữ cái viết tắt Nghĩa của từ CNTT Công nghệ thông tin UBND Ủy ban nhân dân HĐND Hội đồng nhân dân NXB Nhà xuất bản TTBVP Trang thiết bị văn phòng VP Văn phòng
MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Chúng ta đang sống trong một thời đại mới, thời đại phát triển rực rỡ của công nghệ thông tin (CNTT). CNTT đã ở một bước phát triển cao đó là số hóa tất cả các dữ liệu thông tin, luân chuyển mạnh mẽ và kết nối tất cả chúng ta lại với nhau. Mọi loại thông tin, số liệu, âm thanh, hình ảnh có thể đưa về dạng kỹ thuật số để bất kỹ máy tính nào cũng có thể xử lý, lưu trữ và chuyển tiếp cho nhiều người. Những công cụ và sự kết nối của thời đại kỹ thuật số cho phép chúng ta dễ dàng thu thập, chia sẻ thông tin và hành động trên cơ sở những thông tin này trên phương thức hoàn toàn mới, kéo theo hàng loạt sự thay đổi về các quan niệm,… Đến thời điểm hiện nay, việc ứng dụng CNTT trong cuộc sống, công việc cũng như nhiều lĩnh vực khác đã và đang được áp dụng phổ biến hơn. Văn phòng có vai trò, nhiệm vụ quan trọng trong việc hỗ trợ cơ quan, tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của mình. Văn phòng thực hiện hai chức năng cơ bản của cơ quan, tổ chức đó là chức năng tham mưu – tổng hợp và chức năng hậu cần. Để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, các cơ quan tổ chức cần có văn phòng mạnh, công tác văn phòng phải đủ khả năng đáp ứng giải quyết công việc một cách nhanh chóng, hiệu quả. Vì vậy, việc đầu tư cho văn phòng nói chung và công tác văn phòng nói riêng là rất cần thiết. Việc ứng dụng CNTT trong hoạt động văn phòng là một nhu cầu mang tính tất yếu, nó hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác văn phòng, đồng thời nâng cao năng suất lao động của cán bộ văn phòng. Trong những năm qua, ứng dụng CNTT vào công tác văn phòng vẫn còn một số hạn chế và nhiều bất cập làm ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.Do vậy, trong thời gian tới cần có những bước đi cũng như những giải pháp chuyển đổi phù hợp để nâng cao được hiệu quả ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng. Trên cơ sở đó, tôi lựa chọn đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Ủy ban nhân dân huyện Tiền Hải” cho khóa luận tốt nghiệp. 1
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Công tác văn phòng là công tác giữ vai trò quan trọng trong các cơ quan nhà nước nói chung và các doanh nghiệp nói riêng, cho nên vấn đề này được rất nhiều người quan tâm nghiên cứu ở các khía cạnh khác nhau.Và thấy được những hiệu quả to lớn mà việc ứng dụng CNTT mang lại cũng như tình hình mà các nước trên thế giới đã và đang ứng dụng, trong thời gian qua ở nước ta đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu của sinh viên các trường về thực tập tại UBND huyện Tiền Hải, tuy nhiên chưa có sinh viên nào nghiên cứu về đề tài Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại UBND huyện Tiền Hải. Nhưng, bên cạnh đó, sự phát triển của công nghệ thông tin trong các cơ quan, tổ chức, đơn vị là vấn đề được nhiều người quan tâm; do đó, đã có một số công trình nghiên cứu và công bố như: - Tài liệu “Nâng cao hiệu quả ứng dụng Công nghệ thông tin trong các cơ quan nhà nước” của tác giả Phạm Chí Tân, NXB Lao động – Xã hội, 2015. Tài liệu nhấn mạnh về đánh giá thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động văn phòng tại các cơ quan, tổ chức. - Tài liệu “Phát triển kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin” của tác giả Đinh Văn Sơn, NXB Lao động – Xã hội, 2014, đã hệ thống hóa lý luận về công nghệ thôn tin ở nước ta hiện nay. - Đề tài “Giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin để đổi mới và cải tiến công tác văn phòng trong ủy ban nhân dân các cấp” (Đề tài cấp tỉnh tháng 6/2015). - Khóa luận “Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Sở Nội vụ tỉnh Thái Bình” – sinh viên Phạm Quang Hiếu – Trường Đại học Khoa học, xã hội và nhân văn”. - Báo cáo “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ tại Công ty Cổ phần gạch men sứ Long Hầu” – sinh viên Mai Thị Thanh – Trường Học viện Hành chính Quốc gia. - Báo cáo tốt nghiệp “Nâng cao hiệu quả Công tác văn phòng tại UBND huyện Thái Thụy” – sinh viên Đào Kim Liên – Trường Đại học Quốc gia Hà Nội. 2
Những công trình trên đã nghiên cứu khá rõ, cụ thể và đánh giá ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng một cách chính xác và khách quan; góp phần vào tiếp cận tình hình và nghiên cứu trên các phạm vi khác nhau, các quan điểm cũng không hoàn toàn giống nhau. Kết quả các công trình nghiên cứu trên đã có ý nghĩa nhất định đối với hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng trong các cơ quan đơn vị. Ngoài ra, các tài liệu này còn đưa ra các quy định của Nhà nước và các giải pháp để công tác này đạt hiệu quả cao hơn. Các công trình nghiên cứu trên đề cập đến vấn đề ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng dưới các góc độ khác nhau cả về lý luận và thực tiễn nhưng chưa có công trình nào đề cập đến việc Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại UBND huyện Tiền Hải, tỉnh Thái Bình. Vì vậy, đề tài mà em lựa chọn để nghiên cứu không trùng với các công trình nghiên cứu đã công bố. Những tài liệu trên là những tài liệu quý báu, giúp cho việc tham khảo, nghiên cứu đề tài “Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại UBND huyện Tiền Hải, tỉnh Thái Bình”. 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu Đề tài báo cáo nhằm đạt được những mục đích sau: - Nắm được tổng quan sơ lược về UBND huyện Tiền Hải, tỉnh Thái Bình. - Khảo sát công tác văn phòng và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng của UBND huyện Tiền Hải. - Tìm hiểu cơ sở lý luận về văn phòng và việc ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng. Để thực hiện được mục đích trên, đề tài có nhiệm vụ giải quyết các vấn đề chủ yếu sau: - Phân tích, đánh giá thực trạng việc Ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác văn phòng, thấy rõ những ưu điểm, hạn chế nhằm chỉ ra những vấn đề cần nghiên cứu, giải pháp để ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại UBND huyện Tiền Hải. 3
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của khóa luận là là hoạt động ứng dụng CNTT vào công tác văn phòng. Đó là việc xây dựng phần mềm, thu thập, lưu trữ, tra cứu, tìm kiếm, khai thác thông tin, cập nhật thông tin, tổng kết đánh giá. Ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng là một lĩnh vực rộng, vì vậy phạm vi của đề tài là tập trung vào việc nghiên cứu, giải quyết những vấn đề cơ bản và bức xúc nhất cần thực hiện trước mắt của ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại ủy ban nhân dân huyện Tiền Hải. 5. Phương pháp nghiên cứu Khóa luận tốt nghiệp có sử dụng một số phương pháp nghiên cứu chủ yếu sau: - Đề tài nghiên cứu dựa trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng, quan điểm lý luận của chủ nghĩa Mác-Leenin, tư tưởng Hồ Chí Minh, chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước. - Tiến hành khảo sát thực tế về ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng tại UBND huyện Tiền Hải thông qua báo cáo tổng kết năm, tổng kết công tác quý, báo cáo chuyên đề và báo cáo tổng kết các đợt cao điểm. - Nghiên cứu các tài liệu tham khảo, kinh nghiệm của các đơn vị trong thực hiện thí điểm ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng. - Sử dụng phương pháp phân tích, tổng hợp, đánh giá, nghiên cứu điển hình, so sánh. - Tiến hành trao đổi với các cán bộ hướng dẫn và giảng viên hướng dẫn về các vấn đề có liên quan. 6. Cấu trúc của đề tài Cấu trúc của khóa luận có bố cục gồm 3 chương: Chương 1: Một số vấn đề cơ bản về công tác văn phòng và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng. Chương 2: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại ủy ban nhân dân huyện Tiền Hải. Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại UBND huyện Tiền Hải 4
NỘI DUNG CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1.1. Lý luận chung về văn phòng. 1.1.1. Khái niệm văn phòng. Bất cứ cơ quan nào dù lớn hay nhỏ, muốn hoạt động được nhịp nhàng, đều đặn đều phải có bộ phận văn phòng để đảm bảo cho hệ thống thông tin của cơ quan được thông suốt. Tùy theo quy mô và tính chất của cơ quan, hoạt động văn phòng có các cấp độ khác nhau với các tên gọi khác nhau. Hiện nay, ở Việt Nam có ba loại hình văn phòng: - Văn phòng của các cơ quan nhà nước như: Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Quốc hội, Văn phòng các cơ quan Bộ, cơ quan ngang Bộ, Văn phòng HĐND – UBND các cấp,… - Văn phòng của các tổ chức chính trị xã hội: Văn phòng các cơ quan Đảng, Văn phòng các tổ chức hội, Đoàn Thanh niên, Hội Phụ nữ, Hội Nông dân,… - Văn phòng của các doanh nghiệp: Văn phòng của các công ty, Văn phòng các nhà máy, xí nghiệp… Khái niệm Văn phòng được hiểu theo hai nghĩa: Theo nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy giúp việc cho cơ quan, tổ chức, cá nhân đảm bảo cho các pháp nhân thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình một cách có hiệu lực và hiệu quả. Theo nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân; là nơi giao tiếp các hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Như vậy, hiểu một cách đơn giản, văn phòng là nơi làm việc giấy tờ; chỗ nào có tổ chức việc sản xuất hàng hóa, dịch vụ hay làm hành chính đều có hoạt động giao dịch công văn giấy tờ, đó là văn phòng. Còn hiểu một cách toàn diện hơn thì Văn phòng là bộ phận của hệ thống quản lý, ở đó có cán bộ nhân viên được đào tạo 5
về các nghiệp vụ văn phòng; thực hiện nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền đạt các thông tin hành chính yểm trợ phục vụ công tác điều hành, quản lý tổ chức. Tóm lại, “Văn phòng là một bộ phận không thể tách rời của một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp; là nơi tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo trong công tác quản lý và điều hành; thực hiện và hỗ trợ công tác hành chính cho các đơn vị chức năng, nhằm giải quyết có hiệu quả các nhiệm vụ chung của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp”. 1.1.2. Vị trí, vai trò của văn phòng.  Vị trí của văn phòng. Văn phòng là cửa ngõ của một cơ quan, tổ chức bởi vì văn phòng vừa có mối quan hệ đối nội, vừa có mối quan hệ đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ. Đồng thời các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần cũng liên quan trực tiếp đến các đơn vị, phòng ban trong tổ chức và với vị trí hoạt động đa dạng đó mà nhiều người gọi văn phòng là phòng văn, phòng vệ, phòng ở cho các nhà quản trị. - Văn phòng là bộ phận gần gũi, có quan hệ mật thiết với các nhà lãnh đạo, quản lý trong mọi hoạt động, do văn phòng trợ giúp cho các nhà quản lý lãnh đạo về công tác thông tin điều hành nên mối quan hệ giữa họ rất mật thiết và thường xuyên. Mối quan hệ này xuất phát từ đặc điểm của quản lý thông tin, phần khác là so việc cung cấp các điều kiện vật chất, kỹ thuật phục vụ cho quá trình quản lý tổ chức. - Đây là hoạt động diễn ra thường xuyên nên các nhà quản lý không chỉ giao cho văn phòng nhiệm vụ tiếp nhận, sắp xếp các mối quan hệ và có nhiều việc người đứng đầu tổ chức ủy quyền cho văn phòng trực tiếp xem xét, giải quyết theo yêu cầu quản lý. - Khác với bộ phận khác, văn phòng không chỉ đảm nhận việc thu thập xử lý, quản lý và cung cấp thông tin cho nhà lãnh đạo mà còn cung cấp các điều kiện vật chất, phương tiện kỹ thuật cho quá trình quản lý nên hoạt động của văn phòng cũng phải gắn liền, liên tục với hoạt động quản trị của tổ chức. 6
Như vậy, với các vị trí trên, văn phòng được coi là vị trí trọng tâm kết nối hoạt động quản lý điều hành giữa các cấp, các bộ phận trong tổ chức.  Vai trò của văn phòng. Văn phòng của bất kì cơ quan, tổ chức nào ra đời cũng là một yếu tố tất yếu khách quan, văn phòng giữ một vai trò then chốt có ảnh hưởng lớn tới hiệu quả và chất lượng hoạt động của cơ quan cho nên văn phòng có những vai trò to lớn sau đây: Một là, văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý điều hành của cơ quan, đơn vị. Hai là, văn phòng là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ trong và ngoài cơ quan, tổ chức. Ba là, văn phòng là bộ máy làm việc của các nhà lãnh đạo. Bốn là, văn phòng là cầu nối giữa các chủ thể quản lý với cá đối tượng quản lý trong và ngoài tổ chức. Năm là, văn phòng được ví như người “dịch vụ tổng hợp” cho các hoạt động của cơ quan, đơn vị, bộ phận trong cơ quan cũng như cho các nhà lãnh đạo quản lý. Qua những vai trò trên, chúng ta có thể thấy được tầm quan trọng của Văn phòng trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Chính vì vậy, hiện nay, các nhà quản trị cần quan tâm, xây dựng, củng cố văn phòng trong cơ quan tổ chức theo hướng hiện đại. 1.1.3. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. 1.1.3.1. Chức năng của văn phòng  Chức năng tham mưu, tổng hợp. Chức năng này của văn phòng thể hiện ở hai mặt là tổng hợp và tham mưu: Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt được kết quả cao nhất. Chủ thể làm công tác tham mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương đối với chủ thể quản lý. Trong thực tế, các cơ quan đơn vị thường đặt bộ phận tham mưu tại văn phòng để giúp cho công tác này được thuận lợi. Để có ý kiến tham mưu, 7
văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài, phân tích, quản lý sử dụng các thông tin đó theo những nguyên tắc trình tự nhất định. Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu. Tổng hợp:Văn phòng là đơn vị chịu trách nhiệm chính trong việc tổng hợp và báo cáo lãnh đạo về các thông tin liên quan tới hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Văn phòng thiết lập cơ chế thu thập thông tin cũng như các biện pháp và phương tiện xử lý thông tin và qua đó thực hiện theo dõi, nắm bắt và tổng hợp thông tin trên các mặt hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp theo Quy chế hoạt động và yêu cầu của lãnh đạo. Các thông tin đó được xử lý phân tích, kiểm tra, đánh giá và tổng hợp báo cáo tới các cấp lãnh đạo hay cung cấp tới các đơn vị theo quy chế hoạt động. Thông qua các thông tin của văn phòng cung cấp, các nhà lãnh đạo nắm bắt được mọi thông tin, diễn biến trong cơ quan, tổ chức cũng như các thông tin bên ngoài xã hội có liên quan, từ đó có những biện pháp thích hợp để tổ chức quản lý và điều hành được chính xác, hợp lý. => Hai mặt tham mưu và tổng hợp có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, không thể tách rời. Tổng hợp là cơ sở của tham mưu. Sẽ không thể tham mưu tốt, không thể có những biện pháp tốt nếu thông tin không có, hoặc không kịp thời, không được xử lý, phân tích chính xác và tổng hợp toàn diện. Ngược lại, hoạt động tham mưu hiệu quả sẽ góp phần tăng cường công tác thông tin, hoạt động nắm bắt, tổng hợp thông tin và báo cáo sẽ được nhanh chóng hơn, chính xác hơn.  Chức năng hậu cần. Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ… Văn phòng là một bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để đảm bảo sử dụng có hiệu quả. Đó là chức năng hậu cần của văn phòng. Quy mô và đặc điểm của các phương tiện vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của cơ quan, đơn vị. Chi phí thấp nhất với hiệu quả cao nhất là phương châm hoạt động của công tác văn phòng. Để thực hiện công việc này, văn phòng tham mưu cho lãnh đạo trong 8
việc xây dựng các kế hoạch mua sắm, bảo trì, thay thế các trang thiết bị, phương tiện làm việc và các tài sản khác phục vụ cho hoạt động của toàn cơ quan, đơn vị. Việc đảm bảo công tác lễ tân, khánh tiết, an ninh, an toàn,… cũng là những công việc mà văn phòng tiến hành thực hiện thường xuyên, phục vụ hiệu quả cho các hoạt động của cơ quan, đơn vị. => Nhìn chung, văn phòng chính là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua hai chức năng cơ bản trên đây. Hai chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi cơ quan, đơn vị. 1.1.3.2. Nhiệm vụ của văn phòng  Công tác tham mưu, tổng hợp - Xây dựng chương trình công tác của cơ quan bao gồm: chương trình năm, quý, tháng; sắp xếp lịch làm việc tuần cho lãnh đạo cơ quan và theo dõi thực hiện thật tốt chương trình đó. - Biên tập các đề án, báo cáo của cơ quan; theo dõi, đôn đốc, tham gia ý kiến về nội dung, thẩm tra thủ tục, quy trình chuẩn bị đề án, báo cáo của cơ quan chuyên môn khác được phân công soạn thảo để trình lãnh đạo cơ quan quyết định. - Bảo đảm thu thập, xử lý thông tin, cung cấp thông tin cho lãnh đạo được thường xuyên, kịp thời, chính xác và giúp lãnh đạo thực hiện chế độ thông tin báo cáo lên cơ quan cấp trên theo quy định. - Phối hợp với các cơ quan chức năng, phổ biến và thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên; tổ chức truyền đạt nghị quyết, quyết định, chỉ thị của lãnh đạo cơ quan cho các ngành, các cấp trực thuộc và cơ quan thông tin đại chúng. - Biên tập và quản lý hồ sơ, tài liệu các phiên họp của cơ quan; nghiên cứu đề xuất xử lý các vấn đề thuộc cơ quan, tiếp nhận các đề nghị của cấp dưới để trình lãnh đạo cơ quan xem xét giải quyết.  Công tác hành chính tổ chức 9
- Tổ chức quản lý công tác văn thư và lưu trữ hồ sơ của cơ quan theo quy định của Nhà nước. - Quản lý tổ chức nhân sự, biên chế, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức trong nội bộ cơ quan. - Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan. Tổ chức mình với nhân dân, với các cơ quan, tổ chức khác. - Ứng dụng công nghệ thông tin và các công việc hành chính khác.  Công tác quản trị tài vụ - Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc cho lãnh đạo và cán bộ, công chức, viên chức trong nội bộ cơ quan làm việc có hiệu quả và thuận lợi. - Quản lý tài sản công, ngân sách của cơ quan theo chế độ tài chính của Nhà nước. - Thực hiện các dịch vụ: lễ tân, y tế, nhà khách, ô tô, điện thoại,… theo yêu cầu công tác. 1.2. Lý luận chung về công tác văn phòng. 1.2.1. Khái niệm công tác văn phòng Theo quan điểm hệ thống ta thấy: Đầu vào của công tác văn phòng bao gồm: Các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức quản lý sử dụng toàn bộ hoạt động thông tin về kinh tế, chính trị, xã hội, hành chính, môi trường… theo các phương án sử dụng khác nhau nhằm thu được kết quả tối ưu trong từng hoạt động của cơ quan, đơn vị. Ở đầu ra, công tác văn phòng là những hoạt động phận phối, truyền tải, thu và xử lý thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài tổ chức theo yêu cầu của lãnh đạo. Do đó: Công tác văn phòng là một chỉnh thể gồm việc tổ chức và xây dựng quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị; xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động của cơ quan đơn vị; thu thập, xử lý, quản lý sử dụng thông tin; trợ giúp về văn bản; bảo đảm các yếu tố tài chính, vật chất cho hoạt động của cơ quan; thực 10
hiện công tác văn thư lưu trữ hồ sơ tài liệu; củng cố tổ chức bộ máy văn phòng và cuối cùng là duy trì hoạt động thường nhật của văn phòng. 1.2.2. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn phòng Trong thời đại bùng nổ thông tin, các cơ quan kinh tế, xã hội hay hành chính sự nghiệp đều rất quan tâm đến việc thu thập, sử dụng thông tin để có thể ra được quyết định sáng suốt, kịp thời và mang lại hiệu quả cao cho đơn vị và cho xã hội. Yếu tố quyết định đến thành bại của tổ chức là do họ có lợi thế về thông tin và coi thông tin có quan hệ sống còn của tổ chức đơn vị. Hoạt động thông tin lại gắn liền với công tác văn phòng cho nên hoạt động văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng tron bất kỳ cơ quan,đơn vị nào. Tuy nhiên để tăng cường và phát huy được vai trò của công tác văn phòng, đòi hỏi lãnh đạo các cơ quan, đơn vị phải biết tổ chức, chỉ đạo công tác văn phòng một cách khoa học. Trong quan hệ công tác với các đơn vị,phòng ban trong các cơ quan, tổ chức thì văn phòng có mối quan hệ ngang cấp, phối kết hợp với các đơn vị, phòng ban trong việc thực hiện các chương trình, kế hoạch chung của cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên, ở góc độ giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo, văn phòng thường là đầu mối, chủ trì trong việc phối hợp với các đơn vị khác thực hiện các nhiệm vụ chung liên quan tới công tác quản lý. Chẳng hạn như việc xây dựng và thực hiện “Nội quy lao động” thì phải có sự tham gia của tất cả các đơn vị, phòng ban trong cơ quan, tổ chức; nhưng văn phòng còn có trách nhiệm đôn đốc, nhắc nhở, theo dõi và phối hợp với lãnh đạo các đơn vị khác để kiểm tra, đánh giá, tổng hợp và đề xuất các biện pháp cho lãnh đạo trong việc đảm bảo thực hiện tốt Nội quy của cơ quan, tổ chức. 1.2.3. Nội dung của công tác văn phòng - Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan đơn vị. Mọi tổ chức muốn được sinh ra và vận hành đi vào cuộc sống đều cần phải tuân theo những quy định của tổ chức, cơ chế hoạt động và các điều kiện để duy trì hoạt động. Mỗi cơ quan, tổ chức đều có một nội quy, quy chế hoạt động riêng phù hợp với tính chất hoạt động, chức năng và vai trò của mình. Đây là nhiệm vụ quan 11
trọng đầu tiên mà văn phòng phải thực hiện khi cơ quan được tổ chức và đi vào hoạt động. - Xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động của cơ quan, đơn vị. Mỗi cơ quan, đơn vị trong quá trình hoạt động đều có định hướng mục tiêu hoạt động. Để đạt được mục tiêu đơn vị cần lên kế hoạch cụ thể cho từng hoạt động của mình. Kế hoạch có nhiều loại như kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, kế hoạch sản xuất kinh doanh… Mỗi bộ phận sẽ xây dựng kế hoạch và triển khai thực hiện. Tất cả các kế hoạch đó sẽ được tổng hợp thành một kế hoạch tổng thể của cơ quan. Kế hoạch tổng thể này sẽ do văn phòng, bộ phận tham mưu dự thảo và đôn đốc các bộ phận khác trong đơn vị cùng triển khai thực hiện, giúp cho sự liên hệ, phối hợp giữa các bộ phận này mật thiết hơn, đồng bộ hơn. - Thu thập xử lý, quản lý sử dụng thông tin. Hoạt động của bất kì cơ quan đơn vị nào cũng cần phải có thông tin. Thông tin là căn cứ để lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời, chính xác. Thông tin bao gồm nhiều loại và từ nhiều nguồn khác nhau. Người lãnh đạo không thể tự thu thập xử lý tất cả mọi thông tin mà cần phải có bộ phận trợ giúp – đó chính là văn phòng. Văn phòng là “cửa sổ”, là “bộ lọc” thông tin vì tất cả các thông tin đến hay đi đều được thu thập, xử lý, chuyển phát tại văn phòng. - Trợ giúp về văn bản Văn bản là một phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin khá hữu hiệu, hiện nay nhiều cơ quan, đơn vị sử dụng nó trong quản lý, điều hành hoạt động. Hiện nay, ở nước ta đã có luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật nhằm điều chỉnh các phát sinh liên quan đến văn bản của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. Văn bản luật và pháp quy sẽ là căn cứ để các cơ quan, đơn vị ban hành các văn bản nội bộ như điều lệ, nội quy, quy chế, các quyết định hành chính và quản lý thường nhật. Để ban hành văn bản hợp pháp và hợp lý cần phải có bộ phận chuyên trách trợ giúp cho lãnh đạo. Văn phòng sinh ra để đảm nhận nhiệm vụ này. - Bảo đảm các yếu tố tài chính, vật chất cho hoạt động của cơ quan. 12