Luận văn tốt nghiệp Kinh tế xây dựng: Lập hồ sơ thanh toán và kiểm soát các chi phí phát sinh tại dự án The Opera Residence

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:160

Thêm vào BST

Báo xấu

28
lượt xem 15
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Luận văn "Lập hồ sơ thanh toán và kiểm soát các chi phí phát sinh tại dự án The Opera Residence" trình bày những vấn đề chung về công tác thanh, quyết toán hợp đồng xây dựng và quản lý phát sinh; tổng quát về công ty và dự án; hồ sơ thanh toán và kiểm soát các chi phí phát sinh.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn tốt nghiệp Kinh tế xây dựng: Lập hồ sơ thanh toán và kiểm soát các chi phí phát sinh tại dự án The Opera Residence

TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI TP.HỒ CHÍ MINH KHOA KINH TẾ VẬN TẢI ---------- LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: LẬP HỒ SƠ THANH TOÁN VÀ KIỂM SOÁT CÁC CHI PHÍ PHÁT SINH TẠI DỰ ÁN THE OPERA RESIDENCE Ngành: KINH TẾ XÂY DỰNG Chuyên ngành: QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG Giảng viên hướng dẫn : PGS.TS Trần Quang Phú Sinh viên thực hiện : Lê Thị Kiều Nhi MSSV: 1854020048 Lớp: QX18 TP. Hồ Chí Minh, 08 / 2022
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài "Lập hồ sơ thanh toán và kiểm soát các chi phí phát sinh tại dự án The Opera Residence" là công trình nghiên cứu của cá nhân em, hoàn toàn độc lập dưới sự hướng dẫn tận tình của thầy PGS.TS Trần Quang Phú. Tất cả tài liệu và dẫn chứng trong bài đều được trích dẫn rõ ràng và hoàn toàn trung thực. Nếu có bất kì phát hiện nào về sự trùng lập và sao chép của học vị khác. Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm. TP. Hồ Chí Minh, ngày 05 tháng 08 năm 2022 Sinh viên thực hiện Lê Thị Kiều Nhi
LỜI CẢM ƠN Khóa luận tốt nghiệp chuyên ngành Quản lý dự án xây dựng với đề tài “Lập hồ sơ thanh toán và kiểm soát các chi phí phát sinh tại dự án The Opera Residence” là kết quả của quá trình cố gắng không ngừng của bản thân và được sự giúp đỡ tận tình, động viên khích lệ của thầy cô, bạn bè và người thân. Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến những thầy cô đSSã giúp đỡ em trong thời gian học tập và làm luận văn. Xin cảm ơn lãnh đạo, Ban giám hiệu cùng toàn thể các thầy cô Trường Đại học Giao Thông Vận Tải TP. Hồ Chí Minh - Khoa Kinh tế vận tải đã tạo điều kiện cho em hoàn thành tốt luận văn tốt nghiệp của mình. Em xin trân trọng gửi đến thầy PGS.TS Trần Quang Phú - người đã trực tiếp tận tình hướng dẫn cũng như góp ý chỉnh sửa cho bài luận này lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất. Em xin chân thành cảm ơn quý Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Xây Dựng Hòa Bình đã giúp đỡ em trong quá trình thu thập tài liệu cũng như những kinh nghiệm quý báu trong suốt quá trình thực hiện Cuối cùng, em xin cảm ơn gia đình, người thân, bạn bè đã luôn bên cạnh, ủng hộ, động viên em trong suốt thời gian qua. Em xin chân thành cảm ơn! TP. Hồ Chí Minh, ngày 05 tháng 08 năm 2022 Sinh viên thực hiện Lê Thị Kiều Nhi
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC .................................................................................................................... i DANH MỤC HÌNH ẢNH .......................................................................................... iv DANH MỤC BẢNG BIỂU .................................................................................. v DANH MỤC VIẾT TẮT ....................................................................................vi CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC THANH, QUYẾT TOÁN HỢP ĐỒNG XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ PHÁT SINH 1.1 Khái quát về hợp đồng xây dựng .................................................................................2 1.1.1 Khái niệm hợp đồng xây dựng ..............................................................................2 1.1.2 Hiệu lực và tính pháp lý của hợp đồng xây dựng .................................................2 1.1.3 Phân loại hợp đồng xây dựng ...............................................................................3 1.1.4 Các nội dung của hợp đồng xây dựng ..................................................................4 1.1.5 Các tài liệu hợp đồng xây dựng ............................................................................4 1.1.6 Đặc thù của hợp đồng xây dựng ...........................................................................5 1.1.7 Tạm ứng hợp đồng xây dựng ................................................................................6 1.1.7.1 Bảo lãnh tạm ứng hợp đồng ............................................................................6 1.1.7.2 Mức tạm ứng hợp đồng ...................................................................................6 1.1.7.3 Thanh toán tạm ứng ........................................................................................7 1.2 Quản lý thực hiện hợp đồng .......................................................................................7 1.2.1 Nguyên tắc thực hiện hợp đồng xây dựng: ...........................................................7 1.2.2 Quản lý thực hiện hợp đồng xây dựng..................................................................7 1.2.3 Các tiêu chí đánh giá công tác quản lý hợp đồng ............................................... 10 1.2.4 Các nhân tố ảnh hưởng tới công tác quản lý hợp đồng ...................................... 11 1.3 Khái quát về thanh quyết toán ................................................................................... 12 1.3.1 Cơ sở pháp lý lập hồ sơ thanh quyết toán ........................................................... 12 1.3.2 Khái niệm và điều kiện thanh toán ..................................................................... 12 1.3.3 Thời hạn thanh toán ........................................................................................... 14 1.3.4 Hồ sơ thanh toán hợp đồng xây dựng ................................................................. 14 1.3.5 Khái niệm về quyết toán ...................................................................................... 15 1.3.6 Hồ sơ quyết toán hợp đồng ................................................................................. 15 1.3.7 Thời hạn quyết toán hợp đồng ............................................................................ 16 I
1.3.8 Các vướng mắc thường gặp và khắc phục trong trình duyệt thanh quyết toán .. 17 1.4 Quản lý phát sinh ...................................................................................................... 22 1.4.1 Các loại phát sinh chi phí thường gặp ................................................................ 22 1.4.2 Các dấu hiệu nhận biết phát sinh ....................................................................... 22 1.4.3 Các điều khoản liên quan tới phát sinh với mẫu hợp đồng FIDIC ..................... 24 1.4.4 Quản lý phát sinh chi phí .................................................................................... 25 CHƯƠNG 2: TỔNG QUÁT VỀ CÔNG TY VÀ DỰ ÁN 2.1 Giới thiệu chung về Công ty Cổ phần Tập đoàn Xây dựng Hòa Bình....................... 26 2.1.1 Thông tin chung ................................................................................................. 26 2.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty ................................................. 28 2.1.3 Cơ cấu tổ chức .................................................................................................... 31 2.1.4 Năng lực và kinh nghiệm của công ty................................................................. 32 2.1.5 Các thành tựu mà công ty đã đạt được ............................................................... 35 2.2 Giới thiệu về dự án .................................................................................................... 37 2.2.1 Tổng quan về dự án ............................................................................................ 37 2.2.2 Các điều khoản cần lưu ý ................................................................................... 39 2.2.3 Các tiêu chuẩn và quy định áp dụng tại dự án ................................................... 44 2.2.4 Tiến độ thi công .................................................................................................. 45 CHƯƠNG 3: HỒ SƠ THANH TOÁN VÀ KIỂM SOÁT CÁC CHI PHÍ PHÁT SINH 3.1 Thanh toán với Chủ đầu tư và kiểm soát chi phí phát sinh ....................................... 49 3.1.1 Hồ sơ thanh toán với Chủ đầu tư (IPC).............................................................. 49 3.1.1.1 Quy trình thanh toán với Chủ đầu tư ............................................................. 49 3.1.1.2 Phạm vi và chi tiết Khối lượng thanh toán..................................................... 51 3.1.1.3 Hồ sơ nghiệm thu .......................................................................................... 71 3.1.1.4 Đề nghị thanh toán ........................................................................................ 91 3.1.1.5 Biểu khối lượng (BOQ) ................................................................................. 94 3.1.2 Kiểm soát chi phí phát sinh ................................................................................. 97 3.1.2.1 Thông báo chi phí phát sinh .......................................................................... 97 3.1.2.2 Danh mục các chi phí phát sinh................................................................... 102 3.1.2.3 Chi phí dự kiến............................................................................................ 103 3.1.2.5 Chỉ thị của nhà tư vấn ................................................................................. 107 3.1.2.6 Phiếu yêu cầu thông tin ............................................................................... 112 3.1.2.7 Phiếu yêu cầu phê duyệt .............................................................................. 115 3.1.2.8 Chứng chỉ xuất xưởng và chất lượng (COCQ) ............................................. 118 II
3.2 Thanh toán với Nhà thầu phụ và kiểm soát chi phí phát sinh ................................. 125 3.2.1 Thanh toán với Nhà thầu phụ .......................................................................... 125 3.2.1.1 Quy trình thanh toán với Nhà thầu phụ ....................................................... 125 3.2.1.2 Hồ sơ thanh toán ......................................................................................... 128 3.2.1.3 Đề nghị thanh toán ...................................................................................... 135 3.2.2 Kiểm soát chi phí phát sinh ............................................................................... 139 3.2.2.1 Chỉ thị/Thông báo phát sinh ........................................................................ 139 3.2.2.2 Chi phí dự kiến và khối lượng dự kiến ......................................................... 142 3.2.2.3 Duyệt phát sinh – Phụ lục............................................................................ 143 3.2.2.4 Thanh toán phát sinh ................................................................................... 148 TÀI LIỆU THAM KHẢO……………………….….…………………………..……………..150 PHỤ LỤC………………………………………………………………………..………………...151 III
DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 2.1 Logo Công ty Cổ phần Tập đoàn Xây dựng Hòa Bình ........................................ 26 Hình 2.2 Danh sách Top 10 Công ty uy tín ngành XD-VLXD năm 2022, tháng 4/2022 .... 27 Hình 2.3 Văn phòng Xây dựng Hòa Bình những năm đầu mới thành lập .......................... 28 Hình 2.4 Hòa Bình trúng 2 gói thầu mới gần 3000 tỷ đồng ............................................... 29 Hình 2.5 Một vài con số về công ty .................................................................................. 30 Hình 2.7 Cơ cấu tổ chức tại Công ty ................................................................................. 31 Hình 2.8 Đội ngũ lãnh đạo ................................................................................................ 32 Hình 2.9 Các máy móc thiết bị của Công ty hiện tại ......................................................... 33 Hình 2.10 Khu phức hợp nhà ở GEMS – Myanmar .......................................................... 34 Hình 2.11 Dự án Jamila Khang Điền Quận 9 .................................................................... 34 Hình 2.12 Những thành tích đạt được trong nước ............................................................. 36 Hình 2.13 Những thành tích đạt được ngoài nước ............................................................. 36 Hình 2.14 Dự án The Opera Residence Thủ Thiêm ........................................................... 37 Hình 2.15 Mặt bằng kiến trúc căn hộ ................................................................................ 38 Hình 2.16 Phối cảnh dự án The Opera Residence ............................................................. 39 Hình 2.17 Tiến độ thi công ............................................................................................... 48 Hình 3.1 Một bộ HSNT hoàn chỉnh đính kèm KQTN ....................................................... 90 Hình 3.2 Thông báo phát sinh và các bản vẽ đính kèm .................................................... 101 Hình 3.3 Chỉ thị nhà tư vấn và các bản vẽ đính kèm ....................................................... 111 Hình 3.4 Phiếu yêu cầu thông tin .................................................................................... 114 Hình 3.5 Phiếu yêu cầu phê duyệt ................................................................................... 117 Hình 3.6 Các chứng chỉ của vật liệu ............................................................................... 124 Hình 3.7 Bản vẽ đính kèm hồ sơ thanh toán ................................................................... 134 IV
DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 1.1 Một số vướng mắc thường gặp .......................................................................... 17 Bảng 1.2 Trách nhiệm của các bên ................................................................................... 22 Hình 2.6 Cột mốc lịch sử và dịnh hướng phát triển ........................................................... 30 Bảng 2.1 Các công ty thành viên của Hòa Bình (Nguồn: hbcg.vn) ................................... 35 Bảng 2.2 Những điều khoản giữa Chủ đầu tư và Nhà thầu ................................................ 42 Bảng 2.3 Chi tiết phần hầm .............................................................................................. 42 Bảng 2.4 Chi tiết phần thân .............................................................................................. 43 Bảng 3.1 Danh mục cần thanh toán................................................................................... 60 Bảng 3.2 Tỷ lệ thanh toán từ Chủ đầu tư........................................................................... 60 Bảng 3.3 Khối lượng chi tiết Dầm sàn cần thanh toán ....................................................... 62 Bảng 3.4 Khối lượng chi tiết Cột vách cần thanh toán....................................................... 67 Bảng 3.5 Khối lượng quan trắc cần thanh toán.................................................................. 68 Bảng 3.6 Khối lượng Cọc cần thanh toán.......................................................................... 68 Bảng 3.7 Khối lượng Tấm Grating cần thanh toán ............................................................ 69 Bảng 3.8 Khối lượng của MEP cần thanh toán.................................................................. 71 Bảng 3.9 Bảng tổng hợp các Biểu khối lượng ................................................................... 95 Bảng 3.10 Danh mục các chi phí phát sinh ..................................................................... 102 Bảng 3.11 Chi phí dự kiến phát sinh ............................................................................... 103 Bảng 3.12 Khối lượng dự kiến phát sinh ......................................................................... 106 Bảng 3.13 Khối lượng công việc của kỳ thanh toán ........................................................ 133 Bảng 3.14 Đề nghị thanh toán xuất từ hệ thống PMS ...................................................... 138 Bảng 3.15 Chi phí và khối lượng dự kiến........................................................................ 142 Bảng 3.16 Phụ lục hợp đồng và các hồ sơ đính kèm ....................................................... 147 V
DANH MỤC VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Nguyên nghĩa 1 UBND Uỷ ban Nhân dân 2 TVGS Tư vấn giám sát 3 CĐT Chủ đầu tư 4 KL Khối lượng 5 Claim Yêu cầu thanh toán đến Chủ đầu tư 6 GTHĐ Giá trị hợp đồng 7 HBC Công ty Cổ phần Tập đoàn Xây dựng Hoà Bình 8 VO Hạng mục phát sinh 9 IPC Chứng chỉ thanh toán tạm thời (thanh toán với Chủ đầu tư) 10 BCHCT Ban chỉ huy công trường 11 QLHĐ Quản lý hợp đồng 12 HĐ Hợp đồng 13 ĐNTT Đề nghị thanh toán 14 BLTH Bảo lãnh thực hiện 15 BLTU Bảo lãnh tạm ứng 16 TOC Chứng chỉ nghiệm thu 17 HSNT Hồ sơ nghiệm thu 18 CK Chu kỳ VI
LỜI MỞ ĐẦU I. Tính cấp thiết của đề tài. Những năm gần đây, ngành xây dựng đóng vai trò to lớn trong công cuộc xây dựng và phát triển đất nước. Đại dịch vừa qua đã gây rất nhiều khó khăn cho các lĩnh vực trên khắp cả nước, ngành xây dựng đã nhanh chóng khôi phục và tạo ra nhiều cơ hội việc làm cho người lao động. Hiện nay có rất nhiều công trình xây dựng không đạt yêu cầu, mau xuống cấp, gây thâm hụt ngân sách,..Nguyên nhân là do công tác quản lý và quy định về đầu tư còn nhiều thiếu sót, bất cập, rắc rối về quy trình thanh toán. Các dự án càng lớn thì công tác quản lý về hợp đồng và thanh quyết toán càng phải quản lý chặt chẽ hơn vì đây là việc quan trọng ảnh hưởng đến tiến độ, lợi nhuận của công ty. Việc thanh toán theo từng kỳ sẽ giảm thiểu sai sót về khối lượng, chi phí, tập hợp các hồ sơ liên quan đến thanh, quyết toán dễ dàng, kiểm soát các chi phí phát sinh ngoài hợp đồng giúp cho quá trình quyết toán trở nên chính xác hơn và giảm thiểu các sai sót. Bên cạnh việc lập hồ sơ thanh quyết toán thì quản lý hợp đồng cũng hết sức cần thiết. Bởi quá trình thực hiện hợp đồng giữa các bên trong quá trình thi công công trình có thể phát sinh nhiều tranh chấp đặc biệt là các tranh chấp liên quan đến việc chậm trễ trong quá trình thanh quyết toán được quy định trong hợp đồng. Ban quản lý dự án phải nắm rõ được các yếu tố ảnh hưởng để có những điều chỉnh đúng đắn dẫn dắt dự án đi đến đích một các thuận lợi. II. Tình hình nghiên cứu . Hiện nay công trình đang thực hiện thanh toán cũng như kiểm soát chi phí phát sinh từ Chủ đầu tư và nhà thầu phụ nên việc nghiên cứu và thu thập số liệu là hoàn toàn thực tế và có căn cứ. III. Mục đích nghiên cứu. Tìm hiểu về hợp đồng và quy trình, quản lý hồ sơ thanh quyết toán, chi phí phát sinh trong quá trình thi công dự án. IV. Nhiệm vụ nghiên cứu. Tìm hiểu và hoàn thiện quy trình lập kế hoạch thanh, quyết toán. Lập hồ sơ thanh toán công trình. Kiểm soát chi phí phát sinh từ Chủ đầu tư và nhà thầu phụ. V. Phương pháp nghiên cứu. Thu thập số liệu từ tài liệu thực tế thi công. Thu thập số liệu từ những tài liệu tham khảo. VI. Các kết quả đạt được. Nắm rõ các điều khoản quan trọng trong hợp đồng giữa các bên tham gia. Quy trình và hồ sơ thanh toán cho Chủ đầu tư và nhà thầu phụ. Cách kiểm soát chi phí phát sinh. VII. Kết cấu của luận văn tốt nghiệp. Luận văn được chia làm 3 chương: - Chương 1: Những vấn đề chung về công tác thanh, quyết toán hợp đồng xây dựng và quản lý phát sinh. - Chương 2: Tổng quát về công ty và dự án. - Chương 3: Hồ sơ thanh toán và kiểm soát các chi phí phát sinh 1
CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC THANH, QUYẾT TOÁN HỢP ĐỒNG XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ PHÁT SINH 1.1 Khái quát về hợp đồng xây dựng 1.1.1 Khái niệm hợp đồng xây dựng - Hợp đồng xây dựng là sự thỏa thuận bằng văn bản giữa bên giao thầu và bên nhận thầu để thực hiện một phần hay toàn bộ công việc trong hoạt động đầu tư xây dựng. + Bên nhận thầu là tổng thầu hoặc nhà thầu chính khi bên giao thầu là chủ đầu tư, là nhà thầu phụ khi bên giao thầu là tổng thầu hoặc nhà thầu chính. Bên nhận thầu có thể là liên danh các nhà thầu. + Bên giao thầu là chủ đầu tư hoặc đại diện của chủ đầu tư hoặc tổng thầu hoặc nhà thầu chính. 1.1.2 Hiệu lực và tính pháp lý của hợp đồng xây dựng - Theo Điều 6 Nghị định 37/2015/NĐ-CP, hợp đồng xây dựng có hiệu lực pháp lý khi đáp ứng đủ các điều kiện sau: + Các bên ký kết có đầy đủ năng lực hành vi dân sự; + Đáp ứng các nguyên tắc ký kết hợp đồng; + Hình thức hợp đồng bằng văn bản và được ký kết bởi người đại diện đúng thẩm quyền theo pháp luật của các bên tham gia hợp đồng. Trường hợp một bên tham gia hợp đồng là tổ chức thì bên đó phải ký tên, đóng dấu theo quy định của pháp luật. - Thời điểm có hiệu lực của hợp đồng xây dựng là thời điểm ký kết hợp đồng (đóng dấu nếu có) hoặc thời điểm cụ thể khác do các bên thỏa thuận trong hợp đồng xây dựng và bên giao thầu đã nhận được bảo đảm thực hiện hợp đồng của bên nhận thầu (đối với hợp đồng có quy định về bảo đảm thực hiện hợp đồng). - Tính pháp lý của hợp đồng xây dựng: + Hợp đồng xây dựng có hiệu lực là cơ sở pháp lý cao nhất mà bên giao thầu, bên nhận thầu và các bên liên quan có nghĩa vụ thực hiện; + Hợp đồng xây dựng có hiệu lực là cơ sở pháp lý cao nhất để giải quyết tranh chấp giữa các bên. Các tranh chấp chưa được các bên thỏa thuận trong hợp đồng sẽ được giải quyết trên cơ sở các quy định của pháp luật có liên quan; + Các cơ quan quản lý nhà nước, cơ quan kiểm soát, cấp phát, cho vay vốn, thanh tra, kiểm tra, kiểm toán và các cơ quan có liên quan khác phải căn cứ vào nội dung hợp đồng xây dựng có hiệu lực pháp lý để 2
thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình theo quy định, không được xâm phạm đến quyền và lợi ích hợp pháp của các bên tham gia hợp đồng. 1.1.3 Phân loại hợp đồng xây dựng - Theo Điều 3 Nghị định 37/2015 NĐ-CP, hợp đồng xây dựng được phân thành: STT Tiêu chí phân loại Loại hợp đồng 1 Tính chất, nội - Hợp đồng tư vấn xây dựng dung công việc - Hợp đồng thi công xây dựng - Hợp đồng cung cấp thiết bị công nghệ - Hợp đồng thiết kế và thi công xây dựng công trình - Hợp đồng thiết kế và cung cấp thiết bị công nghệ - Hợp đồng cung cấp thiết bị công nghệ và thi công xây dựng công trình - Hợp đồng thiết kế - cung cấp thiết bị công nghệ và thi công xây dựng công trình - Hợp đồng chìa khóa trao tay - Hợp đồng cung cấp nhân lực, máy và thiết bị thi công - Các loại hợp đồng xây dựng khác 2 Hình thức giá hợp - Hợp đồng trọn gói đồng - Hợp đồng theo đơn giá cố định - Hợp đồng theo đơn giá điều chỉnh - Hợp đồng theo thời gian - Hợp đồng theo giá kết hợp 3 Mối quan hệ của - Hợp đồng thầu chính các bên tham gia - Hợp đồng thầu phụ hợp đồng - Hợp đồng giao khoán nội bộ - Hợp đồng xây dựng có yếu tố nước ngoài 3
1.1.4 Các nội dung của hợp đồng xây dựng Theo Khoản 1 Điều 141 Luật Xây dựng 2014 số 50/2014/QH13, hợp đồng xây dựng gồm các nội dung sau: - Căn cứ pháp lý áp dụng; - Ngôn ngữ áp dụng; - Phạm vi công việc: Nội dung và khối lượng công việc; - Chất lượng, yêu cầu kỹ thuật của công việc, nghiệm thu và bàn giao; - Tiến độ thực hiện hợp đồng; - Giá hợp đồng, tạm ứng và thanh toán hợp đồng xây dựng; - Bảo đảm thực hiện hợp đồng, bảo lãnh tạm ứng hợp đồng; - Nội dung Điều chỉnh hợp đồng xây dựng; - Quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia hợp đồng xây dựng; - Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng, thưởng và phạt vi phạm hợp đồng; - Tạm ngừng và chấm dứt hợp đồng xây dựng; - Giải quyết tranh chấp hợp đồng xây dựng; - Rủi ro và bất khả kháng; - Quyết toán và thanh lý hợp đồng xây dựng; - Các nội dung khác. 1.1.5 Các tài liệu hợp đồng xây dựng Theo Khoản 2 Điều 142 Luật Xây dựng 2014 số 50/2014/QH13, tài liệu kèm theo hợp đồng xây dựng gồm một số hoặc toàn bộ các tài liệu sau: - Văn bản thông báo trúng thầu hoặc chỉ định thầu; - Điều kiện cụ thể của hợp đồng; - Điều kiện chung của hợp đồng; - Hồ sơ mời thầu hoặc hồ sơ yêu cầu của bên giao thầu; - Các bản vẽ thiết kế và các chỉ dẫn kỹ thuật; - Hồ sơ dự thầu hoặc hồ sơ đề xuất của bên nhận thầu; 4
- Biên bản đàm phán hợp đồng, văn bản sửa đổi, bổ sung hợp đồng; - Các phụ lục của hợp đồng; - Các tài liệu khác có liên quan. Thứ tự ưu tiên áp dụng các tài liệu kèm theo hợp đồng xây dựng do các bên tham gia hợp đồng thỏa thuận. 1.1.6 Đặc thù của hợp đồng xây dựng - Thời gian thực hiện kéo dài, sản phẩm hình thành theo thời gian, bao hàm nhiều hoạt động xây dựng, không có khuôn mẫu hoặc công thức rõ ràng cho công tác quản lý hợp đồng. - Giá thành công trình chịu ảnh hưởng rất lớn của các yếu tố sau đây trong suốt thời gian thực hiện hợp đồng. + Sự thay đổi nội dung hợp đồng; + Sự vận dụng các quy định của hợp đồng; + Sự triển khai thực hiện (quản lý nguồn lực, các Nhà thầu phụ, phối hợp...); + Sự thay đổi chủ trương, chính sách của Nhà nước ... - Có sự tham gia của nhiều bên: + CĐT, các đơn vị Tư vấn, Kiểm toán (độc lập, nhà nước), Ngân hàng, Kho bạc, Nhà thầu (Tổng thầu, Thầu chính, Thầu phụ,…); + QAQC/Shop drawing/ATLĐ/QS, Kế toán, Thủ kho, các phòng ban công ty,... - Hội tụ nhiều chuyên môn, kỹ năng: + Kinh tế xây dựng; Kỹ thuật (xây dựng, MEP, …); Quản lý; Kế toán- Tài chính - Pháp lý; + Kỹ năng giao tiếp, đàm phán,… - Với những đặc thù nêu trên của Hợp đồng xây dựng, người QLHĐ cần phải: + Nắm rõ hợp đồng để vận dụng, có tính phân tích và tổng hợp cao. 5
+ Xem xét vấn đề nhiều phương diện, đưa ra nhiều phương án trước khi đưa ra quyết định phương án tối ưu/phù hợp. + Linh hoạt trong xử lý công việc, có kỹ năng tốt trong đàm phán, giao tiếp, đưa ra quyết định. 1.1.7 Tạm ứng hợp đồng xây dựng Theo Điều 18 Nghị định 37/2015/NĐ-CP , tạm ứng hợp đồng xây dựng là khoản kinh phí mà bên giao thầu ứng trước không lãi suất cho bên nhận thầu để thực hiện các công tác chuẩn bị cần thiết trước khi triển khai thực hiện các công việc theo hợp đồng. 1.1.7.1 Bảo lãnh tạm ứng hợp đồng - Phải bảo lãnh khi giá trị tạm ứng hợp đồng > 1 tỷ đồng - Không bắt buộc bảo lãnh khi giá trị tạm ứng hợp đồng ≤ 1 tỷ đồng theo hình thức tự thực hiện (gồm các chương trình mục tiêu). - Thời gian có hiệu lực của bảo lãnh tạm ứng phải được kéo dài cho đến khi bên giao thầu đã thu hồi hết số tiền tạm ứng. 1.1.7.2 Mức tạm ứng hợp đồng - Mức tạm ứng tối đa: không được vượt quá 50% giá trị hợp đồng, trường hợp cần tạm ứng cao hơn phải được người quyết định đầu tư cho phép (nếu là Thủ tướng phải do Bộ trưởng, Chủ tịch UBND tỉnh quyết định). - Mức tạm ứng tối thiểu: + Hợp đồng tư vấn: 20% 10 tỷ 15% (HĐ < 10) (HĐ > 10) + Hợp đồng cung cấp thiết bị công nghệ, EC, EP, PC và EPC, hợp đồng chìa khóa trao tay và các loại hợp đồng xây dựng khác: 10% giá hợp đồng 6
+ Hợp đồng thi công xây dựng: 20% 10 tỷ 15% 50 tỷ 10% (HĐ < 10 ) (10 ≤ HĐ ≤ 50) (HĐ > 50) 1.1.7.3 Thanh toán tạm ứng Theo Điểm đ Khoản 5 Điều 18 Nghị định 37/2015/NĐ-CP, Ttền tạm ứng được thu hồi dần qua các lần thanh toán, mức thu hồi của từng lần do hai bên thống nhất ghi trong hợp đồng nhưng phải bảo đảm tiền tạm ứng được thu hồi hết khi giá trị thanh toán đạt 80% giá hợp đồng đã ký kết. 1.2 Quản lý thực hiện hợp đồng 1.2.1 Nguyên tắc thực hiện hợp đồng xây dựng: Theo Khoản 3 Điều 138 Luật xây dựng 2014 số 50/2014/QH13, nguyên tắc thực hiện hợp đồng xây dựng gồm: - Các bên hợp đồng phải thực hiện đúng các cam kết trong hợp đồng về phạm vi công việc, yêu cầu chất lượng, số lượng, chủng loại, thời hạn, phương thức và các thỏa thuận khác; - Trung thực, hợp tác và đúng pháp luật; - Không xâm phạm đến lợi ích của Nhà nước, cộng đồng và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân khác. 1.2.2 Quản lý thực hiện hợp đồng xây dựng - Quản lý thực hiện hợp đồng có vai trò quan trọng trong việc kiểm soát cũng như đánh giá hiệu quả đầu tư của các công trình xây dựng, là công việc không thể tách rời từ lúc ký kết hợp đồng, giai đoạn chuẩn bị dự án đến khi kết thúc dự án bởi nó tác động trực tiếp đến tiến độ công trình, chất lượng, an toàn cũng như kiểm soát các chi phí trong suốt quá trình đầu tư xây dựng. Để quản lý chặt chẽ hợp đồng xây dựng cần nắm nõ các nội dung và điều khoản khi ký kết với bên giao thầu. Nội dung quản lý có thể bao gồm: a. Quản lý quá trình thương thảo và ký kết hợp đồng: Trước khi đi đến quyết định ký kết hợp đồng, bên giao thầu và bên nhận thầu có có các buổi thương thảo, làm rõ các nội dung cần thiết 7
khi thực hiện dự án. Bổ sung các tài liệu, hồ sơ còn thiếu, chưa rõ ràng, làm rõ các quy định thưởng phạt, các khoản thanh toán cũng như tạm ứng, thương thảo về các đề xuất thay đổi hoặc phương án thay thế của nhà thầu nếu trong hồ sơ mời thầu có quy định cho phép nhà thầu chào phương án thay thế. Việc không tiến hành thương thảo trước khi ký hợp đồng sẽ dễ phát sinh mẫu thuẫn giữa hai bên trong quá trình thực hiện hợp đồng vì cách hiểu của hai bên chưa đồng nhất với nhau, nếu không giải quyết nhanh chóng có thể dẫn đến tranh chấp, làm trễ tiến độ, gây thiệt hại cho đôi bên. b. Quản lý tiến độ thực hiện hợp đồng xây dựng: Bên nhận thầu có nghĩa vụ bàn giao đúng thời hạn cho bên giao thầu, đảm bảo tiến độ thi công thực tế phải phù hợp với tổng tiến độ của dự án đã ký kết ban đầu. Nhà thầu phải lập tiến độ thi công chi tiết, kết hợp các công việc có thể làm xen kẽ, song song để tiết kiệm thời gian.Chủ đầu tư và các bên liên quan phải có trách nhiệm theo dõi, giám sát tiến độ để điều chỉnh tiến độ nếu xảy ra trục trặc trong quá trình thi công. Nếu chủ đầu tư và nhà thầu có năng lực tốt và chuyên môn cao, họ sẽ có những biện pháp khắc phục, hạn chế cũng như phòng tránh các rủi ro làm ảnh hưởng đến tiến độ hợp đồng. c. Quản lý về chất lượng Nhiều công trình không đảm bảo chất lượng gây sụt lún nền đường xung quanh, hệ thống nước bị vỡ, nứt các cấu kiện bê tông cốt thép,...Vì vậy theo quy định của pháp luật hiện hành,trước khi thanh quyết toán chủ đầu tư phải xác nhận vào các biên bản nghiệm thu công việc mà nhà thầu đã thi công xong, đảm bảo các công việc đáp ứng đủ yêu cầu về chất lượng và quy định trong hợp đồng. d. Quản lý khối lượng và giá hợp đồng xây dựng Quản lý theo khối lượng của thiết kế được duyệt và hợp đồng đã ký, tính toán và xác nhận bởi chủ đầu tư và các bên liên quan trong thời 8
gian thi công và đối chiếu với khối lượng thiết kế được duyệt để làm cơ sở kiểm soát khối lượng từng hạng mục và nghiệm thu khi hoàn thành. Khi có phát sinh ngoài thiết kế, chủ đầu tư hoặc người quyết định đầu tư phải xem xét để xử lý nhanh chóng, giao cho nhà thầu thực hiện theo phương án mới, tránh làm gián đoạn và ảnh hưởng đến tiến độ, phòng tránh việc khai khống, khai gian số lượng hoặc thông đồng giữa các bên tham gia. e. Quản lý về an toàn lao động, bảo vệ môi trường và phòng chống cháy nổ Chủ đầu tư và nhà thầu cần lập và thực hiện các biện pháp an toàn lao động cho người, máy móc thiết bị, công trình và khu vực xung quanh công trình. Nội quy và các biển cảnh báo phải để ở những lối ra vào và nơi nguy hiểm để công nhân dễ nhận biết, bố trí thêm nhân viên an toàn để hướng dẫn, cảnh báo đề phòng tai nạn. Khi phát hiện hoặc có sự cố, nhà thầu và các bên liên quan phải có trách nhiệm xử lý và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước theo quy định của pháp luật đồng thời chịu trách nhiệm khắc phục và bồi thường những thiệt hại do nhà thầu không bảo đảm an toàn lao động gây ra. f. Quản lý điều chỉnh hợp đồng và các nội dung khác Gồm điều chỉnh về khối lượng, tiến độ, đơn giá hợp đồng và các nội dung khác do các bên thỏa thuận trong hợp đồng, được áp dụng từ ngày hợp đồng có hiệu lực đến khi các bên hoàn thành nghĩa vụ theo hợp đồng. Các trường hợp được điều chỉnh quy định tại Khoản 2 Điều 143 Luật Xây dựng số 50/2014/QH13. - Trong phạm vi quyền và nghĩa vụ của mình, các bên cần lập kế hoạch và biện pháp tổ chức thực hiện phù hợp với nội dung của hợp đồng xây dựng đã ký kết. Các bên phải cử người đại diện để quản lý thực hiện hợp đồng và người đại diện được quyền quyết định cũng như chịu trách nhiệm về các quyết định. 9
- Tất cả các kiến nghị, đề xuất, yêu cầu và các ý kiến phản hồi của các bên trong quá trình quản lý thực hiện hợp đồng xây dựng phải thực hiện bằng văn bản và căn cứ theo đúng thỏa thuận trong hợp đồng. Khi nhận được kiến nghị, đề xuất, yêu cầu của một bên, bên kia phải trả lời bằng văn bản về việc chấp thuận hoặc không chấp thuận đúng thời hạn quy định đã được các bên thỏa thuận trong hợp đồng xây dựng, nhưng tối đa là 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được kiến nghị, đề xuất, yêu cầu, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác (trong trường hợp hợp đồng không quy định rõ). Sau khoảng thời gian này nếu bên nhận được không giải quyết mà không đưa ra lý do chính đáng gây thiệt hại cho bên kia, thì phải hoàn toàn chịu trách nhiệm và bồi thường thiệt hại cho bên kia (nếu có). - Những nội dung chưa được quy định trong Hợp đồng, các bên phải căn cứ vào các quy định của Pháp luật có liên quan để thực hiện.  Các nội dung làm rõ trong cuộc họp khởi động dự án với CĐT (kick-off) cần phải thống nhất bằng văn bản và được ký đóng dấu bởi đại diện hai bên để làm cơ sở pháp lý cho việc thực hiện. 1.2.3 Các tiêu chí đánh giá công tác quản lý hợp đồng - Thời gian thực hiện hợp đồng: đánh giá gói thầu có thực hiện đúng tiến độ đã ký kết hay không. Các hợp đồng xây dựng đều có điều khoản về thời hạn thực hiện, thời hạn bàn giao công trình, từng giai đoạn bàn giao cụ thể. Tiêu chí này được đánh giá theo 3 mức: “chậm tiến độ”, “đúng hạn”, “vượt tiến độ” hoặc đánh giá theo mức độ hoàn thành (%) của dự án. - Chất lượng công việc: đánh giá về quá trình thực hiện và kết quả nghiệm thu các công việc có đạt theo yêu cầu hay không. - Giá và thanh quyết toán hợp đồng: bên chủ đầu tư có các biện pháp khống chế giá thanh toán hợp đồng, chia làm nhiều lần thanh toán nếu công việc hoàn thành đúng yêu cầu. Quản lý chặt chẽ quá trình thực hiện công việc để hạn chế tối đa các khoản phát sinh, giá hợp đồng nếu không được kiểm soát 10
tốt có thể vượt giá ký hợp đồng, vượt giá dự phòng làm tăng tổng mức đầu tư. - An toàn lao động và vệ sinh môi trường: mặc dù công việc quản lý hoạt động xây dựng, bảo hộ lao động, bảo vệ môi trường là nhiệm vụ của nhà thầu nhưng chủ đầu tư vẫn phải kiểm soát để không gây ảnh hưởng đến người lao động ở công trường, đến môi trường xung quanh. - Hiệu quả của việc sử dụng nguồn lực của bên giao thầu: có những đơn vị giao thầu có bộ máy cồng kềnh và bố trí không đúng người, gây lãng phí nguồn lực. Vì vậy nên có những giải pháp tăng hiệu quả sử dụng nguồn lực, bố trí đúng người đúng việc. Tùy vào đặc điểm, điều kiện và quy mô gói thầu mà bên giao thầu có thể đưa ra các tiêu chí phù hợp để đánh giá. 1.2.4 Các nhân tố ảnh hưởng tới công tác quản lý hợp đồng - Cơ chế chính sách nhà nước về hợp đồng xây dựng: việc ban hành và sửa đổi bổ sung các điều khoản qua các năm không đồng bộ, không thống nhất và thường xuyên biến động, gây không ít khó khăn trong quản lý hợp đồng và quản lý đầu tư xây dựng. - Năng lực chuyên môn, trang thiết bị của Chủ đầu tư: Chủ đầu tư là chủ thể trực tiếp tham gia trong quan hệ hợp đồng, chịu trách nhiệm về công tác quản lý, kiểm tra, giám sát và xử lý các vi phạm về hợp đồng. Nếu chủ đầu tư không có năng lực, thiếu chuyên môn, không nắm vững các quy định về quản lý thì khó quản lý hợp đồng, khó kiểm soát chất lượng, dễ gây thất thoát vốn. - Năng lực chuyên môn của nhà thầu thi công xây lắp: là yếu tố tiên quyết và quan trọng với việc thành công của dự án. Thể hiện qua nhiêu fyếu tố như chuyên môn cao, kinh nghiệm dày dặn, trình độ và đạo đức của đội ngũ nhân viên, máy móc thiết bị, khả năng tài chính, tay nghề của đội ngũ công nhân,... 11