Sáng kiến kinh nghiệm THPT: Ứng dụng phương pháp lập hồ sơ trong việc nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ tại trường THPT Con Cuông

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:67

Thêm vào BST

Báo xấu

1
lượt xem 0
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Sáng kiến "Ứng dụng phương pháp lập hồ sơ trong việc nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ tại trường THPT Con Cuông" được hoàn thành với mục tiêu nhằm cung cấp căn cứ pháp lý cho công tác quản lý, điều hành, hoạt động của cá nhân, các tổ, các phòng ban của trường THPT Con Cuông. Giúp các cá nhân, các tổ, các phòng ban dễ dàng tra cứu, tìm hiểu các văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản hướng dẫn về những mặt công tác nghiệp vụ nhất định. Đảm bảo tính pháp lý, chính xác trong quá trình giải quyết công việc.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Sáng kiến kinh nghiệm THPT: Ứng dụng phương pháp lập hồ sơ trong việc nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ tại trường THPT Con Cuông

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO NGHỆ AN TRƯỜNG THPT CON CUÔNG SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM ĐỀ TÀI: ỨNG DỤNG PHƯƠNG PHÁP LẬP HỒ SƠ TRONG VIỆC NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ HỒ SƠ TẠI TRƯỜNG THPT CON CUÔNG LĨNH VỰC: QUẢN LÝ Tác giả: Phạm Thị Thanh Tâm Tổ: Văn Phòng Địa chỉ gmail: phamtam19892012@gmail.com Số điện thoại: 0366892737 Con Cuông, tháng 4 năn 2024 1( a xóa số trang ni cho e với
MỤC LỤC PHẦN I. ĐẶT VẤN ĐỀ......................................................................................... 1 1. Lý do chọn đề tài: .............................................................................................. 1 2. Mục đích nghiên cứu. ........................................................................................ 2 3. Đối tượng nghiên cứu. ....................................................................................... 3 3.1. Đối tượng nghiên cứu:.................................................................................... 3 3.2. Phạm vi nghiên cứu: ....................................................................................... 3 4. Nhiệm vụ nghiên cứu......................................................................................... 4 5. Phương pháp nghiên cứu. ................................................................................. 4 6. Những điểm mới của sáng kiến kinh nghiệm.................................................. 4 PHẦN II: NỘI DUNG NGHIÊN CỨU................................................................ 5 I. Cơ sở lý luận:...................................................................................................... 5 1.1. Những vấn đề chung về lập hồ sơ ................................................................. 5 1.1.1. Lập hồ sơ ...................................................................................................... 5 1.1.2. Các loại hồ sơ. .............................................................................................. 7 1.2. Yêu cầu khi lập hồ sơ ..................................................................................... 8 1.2.1. Hồ sơ được lập phải phản ........................................................................... 8 1.2.2. Văn bản, tài liệu trong................................................................................. 8 1.2.3. Văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải có giá trị pháp lý. ............................... 8 1.2.4. Hồ sơ cần được biên mục đầy đủ và chính xác. ........................................ 8 1.3. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ ............................................................... 9 1.3.1. Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan ...................................................... 9 1.3.1.1. Trách nhiệm chung Thủ trưởng cơ quan............................................... 9 1.3.1.2. Những nhiệm vụ cụ thể - Ký ban hành bản danh mục hồ sơ hàng năm …………........................................................................................................ 9 1.3.2. Trách nhiệm của công chức, viên chức/ nhân viên .................................. 9 1.3.3. Trách nhiệm của văn thư - lưu trữ cơ quan. ............................................ 9 II. Cơ sở thực tiễn. ................................................................................................. 9 1. Thực trạng công tác lập hồ sơ tại THPT Con Cuông. ................................. 10 1.1. Khái quát về Trường THPT Con Cuông. .................................................. 10 1.1.1. Chức năng: ................................................................................................. 10 1.1.2. Nhiệm vụ: ................................................................................................... 10
1.1.2. Cơ cấu tổ chức hoạt động của Trường THPT Con Cuông.................... 11 1.1.3. Thực trạng: ................................................................................................ 11 2.2. Một số biện pháp thực hiện để giải quyết vấn đề ...................................... 12 2.2.1. Quy trình lập hồ sơ. ................................................................................... 12 2.2.2. Mở hồ sơ ..................................................................................................... 12 2.3. Thu thập, cập nhật văn bản vào hồ sơ........................................................ 13 2.4. Kết thúc hồ sơ ............................................................................................... 14 3. Quản lý hồ sơ tại cơ quan, đơn vị................................................................... 19 3.1. Trách nhiệm quản lý hồ sơ .......................................................................... 19 3.2. Biện pháp quản lý hồ sơ. .............................................................................. 21 3.2.1. Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ....................................................................... 21 3.2.2. Sắp xếp tài liệu lên giá. .............................................................................. 21 3.2.3. Bảng chỉ dẫn nơi để hồ sơ. ........................................................................ 21 4. Một số hiệu quả sau khi ứng dụng phương pháp lập hồ sơ tại trường THPT Con Cuông.......................................................................................................... 23 4.1 Tầm quan trọng của việc lập hồ sơ .............................................................. 23 4.1.1. Góp phần tạo tác phong làm việc khoa học. ........................................... 23 4.1.2. Góp phần tra cứu nhanh chóng, làm căn cứ chính xác để giải quyết công việc kịp thời, hiệu quả ....................................................................................... 23 4.1.3. Góp phần quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật của cơ quan, đơn ……………………………………………………………………………….25 4.1.4. Góp phần tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ tốt cho công tác nghiên cứu trước mắt và lâu dài về sau............................................ 27 PHẦN III. KHẢO SÁT SỰ CẤP THIẾT VÀ TÍNH KHẢ THI CỦA CÁC GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT ..................................................................................... 28 1. Mục đích khảo sát. ........................................................................................... 28 2. Nội dung và phương pháp khảo sát. .............................................................. 28 2.1. Nội dung khảo sát. ........................................................................................ 28 2.2. Phương pháp khảo sát và thang đánh giá. ................................................. 28 3. Đối tượng. ........................................................................................................ 30 4. Kết quả khảo sát về sự cấp thiết và tính khả thi của các giải pháp đã đề xuất...................................................................................................................... 29 4.1. Sự cấp thiết của các giải pháp đã đề xuất: ................................................. 29
4.2. Đánh giá sự cấp thiết của các giải pháp đề xuất......................................... 30 4.3. Tính khả thi của các giải pháp đề xuất: ....................................................... 30 4.4. Đánh giá tính khả thi của các giải pháp đề xuất ........................................ 31 PHẦN IV: KẾT LUẬN ....................................................................................... 32 1. Quy trình nghiên cứu: ..................................................................................... 32 2. Hiệu quả đề tài: ................................................................................................ 32 3. Ý nghĩa: ............................................................................................................ 32 4. Kiến nghị và hướng phát triển của đề tài...................................................... 32 TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................... 34 PHỤ LỤC ............................................................................................................. 35
PHẦN I. ĐẶT VẤN ĐỀ 1. Lý do chọn đề tài: Trong những năm gần đây có nhiều chuyên đề bàn về công tác văn thư, lưu trữ thì trong đó chuyên đề “Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan” được chú ý nhiều nhất và có ý nghĩa sâu sắc đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Bởi vì, đây một khâu quan trọng của một cơ quan, đơn vị muốn làm tốt việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu. Nhưng hiện nay việc lập hồ sơ tại các khối trường học nói chung, Trường THPT Con Cuông nói riêng hầu như chưa được thực hiện một cách bài bản, khoa học, dẫn đến tình trạng lộn xộn, khó khăn trong việc tra tìm tài liệu, làm giảm hiệu quả hoạt động của cơ quan. Lập hồ sơ công việc sau khi đã hoàn thành nhiệm vụ được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan là việc làm đương nhiên của mọi cán bộ, công chức, viên chức. Vấn đề này đã được quy định ở nhiều văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn của các cơ quan có thẩm quyền. Ngay từ những năm 60 thế kỷ XX, tại Điều 21 của Điều lệ về Công tác công văn giấy tờ và Công tác lưu trữ ban hành theo Nghị định số 142/CP ngày 28-9-1963 của Hội đồng Chính phủ (nay là Chính phủ) đã ghi rõ: “cán bộ, nhân viên làm công tác công văn giấy tờ và cán bộ, nhân viên làm công tác chuyên môn khác nhưng đôi khi có làm công việc liên quan đến công văn, giấy tờ đều phải lập hồ sơ về công việc mình đã làm”1. Cho đến nay nhiều văn bản quy phạm và văn bản hướng dẫn của các cơ quan Đảng, Nhà nước có thẩm quyền vẫn nhắc lại điều đó. Tại Điều 9 của Luật Lưu trữ số 01/2011/QH11 ngày 11 tháng 11 năm 2011 đã quy định rõ: “ Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan”. Nhận thức đầy đủ vị trí, vai trò và tầm quan trọng các bước thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào phòng Lưu trữ cơ quan, như: Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định (theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2010 của Chính phủ về công tác văn thư). Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan là nhiệm vụ bắt buộc của mỗi cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải quyết công việc. Đối với từng cán bộ, nhân viên, công tác lập hồ sơ giúp cho mỗi người sắp xếp công văn, giấy tờ khoa học và thuận tiện cho công việc tra cứu, đề xuất ý kiến và giải quyết công việc, khi cần tài liệu tìm thấy ngay, quản lý chặt chẽ, giữ gìn bí mật công văn giấy tờ, nâng cao hiệu quả công tác, chuẩn bị tốt cho việc lưu trữ hồ sơ tài liệu tại cơ quan đơn vị. 1
Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định. Hồ sơ là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Từ thực tế tại Trường THPT Con Cuông, hồ sơ bàn giao về phòng lưu trữ không lớn, hầu hết đang nằm rải rác ở các phòng ban, sắp xếp chưa khoa học, chưa được lập danh mục rõ ràng, chưa được chỉnh lý nên dẫn rất khó khăn cho công tác tra cứu. Nên tôi quyết định chọn đề tài “Ứng dụng phương pháp lập hồ sơ trong việc nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ tại trường THPT Con Cuông” . Làm sáng kiến nhằm giải quyết dứt điểm tài liệu tồn đọng, tích đống,bó gói; đồng thời nhằm giúp nhà trường bảo quản tốt hồ sơ, sổ sách và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ và phục vụ trong việc tra cứu tài liệu nhanh chóng, kịp thời. 2. Mục đích nghiên cứu. Lập hồ sơ nhằm cung cấp căn cứ pháp lý cho công tác quản lý, điều hành, hoạt động của cá nhân, các tổ, các phòng ban của trường THPT Con Cuông. Giúp các cá nhân, các tổ, các phòng ban dễ dàng tra cứu, tìm hiểu các văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản hướng dẫn về những mặt công tác nghiệp vụ nhất định. Đảm bảo tính pháp lý, chính xác trong quá trình giải quyết công việc. Đối với cơ quan, đơn vị, công tác lập hồ sơ nhằm quản lý được toàn bộ công việc trong cơ quan, phân loại công văn, giấy tờ trong cơ quan (hoặc đơn vị) một cách khoa học, quản lý hồ sơ của cơ quan được chặt chẽ, có kế hoạch lập và giữ những hồ sơ cần thiết, tránh được việc lập hồ sơ trùng lặp hoặc ngược lại, có việc cần lập hồ sơ nhưng không ai, không đơn vị nào lập. Giao nộp hồ sơ vào phòng lưu trữ cơ quan là một việc làm bắt buộc đối với các đơn vị, cá nhân trong cơ quan. Hồ sơ được giao nộp đầy đủ sẽ góp phần giữ gìn an toàn toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan và cũng là để góp phần bảo vệ an toàn tài liệu của cơ quan, đơn vị, phục vụ nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt cũng như lâu dài. Nếu không tiến hành giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan thì hồ sơ, tài liệu sẽ dễ bị thất lạc, mất mát và khi có nhu cầu nghiên cứu, sử dụng sẽ gặp khó khăn trong việc tìm kiếm. Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ của các cơ quan, tổ chức hiện nay tuy đã được cải thiện rất nhiều, nhưng vẫn còn tồn tại một số vấn đề lớn như: cơ sở vật chất vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu về hiện đại hóa công tác văn thư nói chung, công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ nói riêng. Việc giao nhận các loại hồ sơ, tài liệu còn nhiều bất cập. Sắp xếp hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại nhiều cơ quan, tổ chức chủ yếu bằng phương pháp thủ công. 2
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ mới bước đầu triển khai do cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin mới bắt đầu được hình thành. Cho nên việc lưu công văn đi và công văn đến mới chỉ lưu vào sổ mà chưa được lưu bản mềm; việc lập hồ sơ ngay từ ban đầu của các cá nhân, tổ chức được giao nhiệm vụ còn lập sơ sài hoặc lập chung các hồ sơ với nhau... 3. Đối tượng nghiên cứu. 3.1. Đối tượng nghiên cứu: Trong giới hạn chủ đề tài, tôi chỉ đi sâu vào công tác lập hồ sơ tại trường THPT Con Cuông. 3.2. Phạm vi nghiên cứu: Từ thực tiễn nêu trên việc lập hồ sơ để đưa vào lưu trữ là vấn đề mẫu chốt. Muốn làm tốt được điều này thì ngoài trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, người được giao nhiệm vụ phải có trách nhiệm trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; còn cần đến sự hiểu biết và tính chuyên nghiệp trong công tác của cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ. Người cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ phải được tập huấn thường xuyên để cập nhận những văn bản và yêu cầu mới trong công tác văn thư lưu trữ; khi thực hiện việc hướng dẫn cho các cá nhân, tổ chức khi được giao nhiệm vụ lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ phải theo trình tự và khoa học để thuận tiện cho việc tra tìm thông tin một cách nhanh nhất. Trong quá trình theo dõi giải quyết công việc được giao, cán bộ văn thư cần thu thập đầy đủ, đúng các văn bản, tài liệu liên quan (kể cả văn bản, tài liệu phụ lục đính kèm) đưa vào hồ sơ tương ứng ngay từ khi lập hồ sơ và kết thúc hồ sơ. Việc trang bị kiến thức cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ là rất cần thiết. Vậy, trang bị phương pháp, cách thức, kỹ năng lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ là việc làm hết sức cần thiết và phải thực thi ngay nhằm đáp ứng nhu cầu trước mắt cũng như lâu dài. Tôi mạnh dạn tập hợp các quy định của Nhà nước, kinh nghiệm trong công tác viết ra sáng kiến này, phần nào giúp cho những người thực thi nhiệm vụ có thể dựa vào để làm tốt công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, đơn vị. Tài liệu của các cá nhân tổ chức, phòng ban thuộc nguồn nộp lưu được hình thành tại Trường THPT Con Cuông. - Về không gian, đề tài khảo sát tài liệu trường THPT Con Cuông. - Về thời gian, đề tài nghiên cứu các vấn đề liên quan đến lập hồ sơ trường THPT Con Cuông từ năm 2022 về trước. - Về nội dung, đề tài nghiên cứu về tài liệu của các cá nhân tổ chức, phòng ban thuộc nguồn nộp lưu được hình thành tại Trường THPT Con Cuông. 3
4. Nhiệm vụ nghiên cứu. - Xác định và tìm hiểu số lượng, khối lượng tài liệu hình thành trong hoạt động của trường được bảo quản giữ tại các cá nhân, các phòng ban chuyên môn, các tổ chuyên môn. - Khảo sát và phân tích, thu thập thông tin ưu điểm và hạn chế của công tác lập hồ sơ tại trường THPT Con Cuông. Nghiên cứu các giái pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác lập hồ sơ tại trường THPT Con Cuông. 5. Phương pháp nghiên cứu. Đề tài sáng kiến vận dụng phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử để giải quyết những vấn đề về lý luận và thực tiễn đặt ra của công tác lưu trữ. Kết hợp vận dụng một số nguyên tắc mang tính phương pháp luận của khoa học lưu trữ nguyên tắc tính đảng, nguyên tắc lịch sử và nguyên tắc toàn diện và tổng hợp khi tiến hành thu thập, bổ sung, phân loại và xác định giá trị của tài liệu tu thập tại trường THPT Con Cuông. Phương pháp khảo sát thực tế: Phương pháp này được vận dụng khi tiến hành khảo sát thực trạng tài liệu của phông và lập hồ sơTrường THPT Con Cuông với những nội dung khảo sát cụ thể về thành phần, nội dung, khối lượng tài liệu lưu trữ; thực trạng công tác thu thập, phân loại, xác định giá trị tài liệu và xây dựng công cụ tra cứu…; để từ đó nêu rõ những ưu điểm, hạn chế và đề xuất các giải pháp phù hợp trong quá trình lập hồ sơ tai trường THPT Con Cuông. 6. Những điểm mới của sáng kiến kinh nghiệm. - Văn bản, tài liệu sau khi được sắp xếp khoa học theo nghiệp vụ lưu trữ thống nhất. - Có công cụ tra tìm phục vụ cho việc tra tìm (Mục lục hồ sơ giấy và Mục lục hồ sơ điện tử) phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu được nhanh chóng, chính xác, kịp thời và hiệu quả. - Giảm được khối hồ sơ, tài liệu bỏ gói (chất đống). - Có công cụ tra tìm phục vụ cho việc tra cứu tài liệu được nhanh chóng chính xác, kịp thời, tiết kiệm thời gian tra tìm tài liệu. 4
PHẦN II: NỘI DUNG NGHIÊN CỨU I. Cơ sở lý luận: Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định. Khi tiến hành lập hồ sơ cần phải giái quyết các vấn đề nghiệp vụ chủ yếu: - Nghiên cứu xác định lịch sử cơ quan trường THPT Con Cuông. - Xác định khối lượng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của trường để lập hồ sơ. - Lập danh mục cho từng loại hồ sơ. - Xác định thời hạn bảo quản cho từng loại hồ sơ. - Xây dựng công cụ trong việc tra tìm hồ sơ, tài liệu lưu trữ. - Xử lý các khâu nghiệp vụ loại ra trong quá trình lập hồ sơ. 1.1. Những vấn đề chung về lập hồ sơ. 1.1.1. Lập hồ sơ. Khái niệm “Hồ sơ” đã từng có nhiều văn bản quy phạm, văn bản hướng dẫn, từ điển, giáo trình,… đề cập đến như: Tại Từ điển Lưu trữ Việt Nam của Cục Lưu trữ nhà nước in năm 1992 giải thích thuật ngữ hồ sơ như sau: “Hồ sơ là tập gồm toàn bộ (hoặc một ) tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có cùng một đặc điểm về thể loại hoặc về tác giả…, hình hành trong quá trình giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan hoặc của một cá nhân. Một hồ sơ có thể là một hoặc gồm nhiều đơn vị bảo quản. Mỗi đơn vị bảo quản được đặt trong một tờ bìa và không dày quá 4 cm. Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Văn bản hợp nhất số 01/VBHN-BNV ngày 25 tháng 02 năm 2014 của Bộ Nội vụ về Nghị định công tác văn thư định nghĩa như sau: “Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như: tên loại văn bản; cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan tổ chức hoặc của một cá nhân”. Tại cuốn Lý luận và phương pháp công tác văn thư. Nxb.Chính trị Quốc gia năm 2007 của tác giả Vương Đình Quyền đưa ra khái niệm hồ sơ như sau: “ Hồ sơ là một tập văn bản (hoặc một văn bản) có liên quan về một vấn đề, sự việc hay 5
một người hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề, sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức như cùng loại văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban hành” Theo tác giả, khái niệm hồ sơ là một khái niệm phân loại. Phân loại các văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan, cá nhân theo các vấn đề, sự việc hoặc các đặc điểm khác của văn bản. Giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư của Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội xuất bản năm 2009 khái niệm hồ sơ được định nghĩa: “Hồ sơ là một tập văn bản (hoặc một) văn bản tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như: tên loại văn bản, cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan tổ chức hoặc của một cá nhân ”. Luật Lưu trữ năm 2011, thuật ngữ hồ sơ được giải thích như sau: “Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân” Như vậy, có rất nhiều các khái niệm về lập hồ sơ nêu trên để thống nhất ta sử dụng hồ sơ theo khái niệm đã được nêu trong văn bản quy phạm pháp luật cao nhất tại Điều 3 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 về công tác văn thư được nêu như sau: “Hồ sơ” là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Cùng với khái niệm “Hồ sơ” là khái niệm “Lập hồ sơ” cũng có nhiều định nghĩa như sau: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về Công tác văn thư; Văn bản hợp nhất số 01/VBHN-BNV ngày 25 tháng 02 năm 2014 của Bộ Nội vụ về Nghị định công tác văn thư định nghĩa khái niệm lập hồ sơ như sau: “Là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo các nguyên tắc và phương pháp nhất định” Từ điển Lưu trữ Việt Nam do Cục Lưu trữ nhà nước in năm 1992 lập hồ sơ được giải thích như sau: “ Là quá trình tập hợp, sắp xếp công văn giấy tờ thành các hồ sơ theo nguyên tắc và phương pháp qui định” Theo tác giả Vương Đình Quyền tại cuốn Lý luận và phương pháp công tác văn thư do NXB Chính trị Quốc gia xuất bản năm 2007 định nghĩa lập hồ sơ như sau: “Là tập hợp những văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo từng vấn đề, sự việc hoặc theo các đặc điểm 6
khác của văn bản, đồng thời sắp xếp và biên mục chúng theo phương pháp khoa học” Giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư của Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội năm 2009 định nghĩa khái niệm lập hồ sơ: “ Là quá trình tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu thành hồ sơ trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc theo nguyên tắc và phương pháp qui định”. Luật Lưu trữ năm 2011 giải thích thuật ngữ lập hồ sơ như sau: “Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định”. Như vậy các khái niệm về Lập hồ sơ nêu trên cũng chưa có sự đồng nhất về nội hàm cũng như cách diễn đạt. Vì vậy, cũng như khái niệm hồ sơ, để thống nhất ta sử dụng theo khái niệm đã được nêu trong văn bản quy phạm pháp luật cao nhất được nếu tại Điều 3 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 về công tác văn thư như sau “Lập hồ sơ” là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định. 1.1.2. Các loại hồ sơ. Các loại hồ sơ ở trên thì ở các cơ quan, tổ chức trong quá trình hoạt động thường hình thành 3 loại hồ sơ sau: - Hồ sơ công việc: là tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề một sự việc, hoặc có cùng đặc trưng như: tên loại, tác giả... hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị. Ví dụ: Hồ sơ về việc nâng lương năm 2013 (nếu trong một năm có nhiều đợt nâng lương thì mỗi đợt nâng lương lập một hồ sơ). - Hồ sơ nguyên tắc: là tập hợp các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng làm căn cứ pháp lý, tra cứu khi giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Ví dụ: Tập lưu công văn quý I năm 2013 của trương THPT Con Cuông. - Hồ sơ nhân sự: là một tập văn bản, tài liệu có liên quan về một cá nhân (hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh...). Ví dụ: Quyết định tặng bằng khen của Chủ tịch UBND tỉnh cho cá nhân thì xếp Nguyễn Văn An, Lê Văn Bảo… 7
1.2. Yêu cầu khi lập hồ sơ. 1.2.1. Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị; đúng công việc mà cá nhân giải quyết. Văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị gồm nhiều loại: loại do cơ quan, đơn vị sản sinh ra, loại do cấp trên gửi xuống, cấp dưới gửi lên, ngang cấp gửi đến. Mục đích mỗi loại cũng khác nhau: loại để thi hành, giải quyết; có loại để chỉ đạo, hướng dẫn; có loại để báo cáo hoặc để biết, để tham khảo. Vì vậy, cần phải lựa chọn những loại tài liệu phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị để lập hồ sơ nhằm phục vụ cho công tác trước mắt và công tác nghiên cứu lâu dài về sau. Những loại không phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, loại gửi đến để biết thì không cần lập hồ sơ. 1.2.2. Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn đề, sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc. - Khi lập hồ sơ cần phải thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu về một vấn đề, một sự việc, một con người cụ thể. Khi đã thu thập đầy đủ tài liệu phải sắp xếp theo một trình tự nhất định, bảo đảm mối liên hệ chặt chẽ giữa các văn bản, tài liệu với nhau, nhằm phản ánh quá trình phát sinh, phát triển và kết thúc một vấn đề, một sự việc hoặc một con người. - Lập hồ sơ về một hội nghị bao gồm: công văn triệu tập, danh sách đại biểu tham dự, chương trình hội nghị, diễn văn khai mạc, báo cáo tại hội nghị, các bản tham luận, nghị quyết, diễn văn bế mạc biên bản hội nghị, băng ghi âm, ghi hình... - Lập hồ sơ về một cán bộ bao gồm: sơ yếu lý lịch và những bổ sung lý lịch qua từng năm; những văn bằng, chứng chỉ đã đào tạo, bồi dưỡng, những quyết định liên quan đến tuyển dụng, điều động, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật, xếp lương, nghỉ hưu... 1.2.3. Văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải có giá trị pháp lý. Tài liệu trong hồ sơ phải có giá trị. Tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, đơn vị có nhiều loại. Trong đó, có nhiều tài liệu có giá trị, có đầy đủ tính pháp lý của văn bản, liên quan trực tiếp công việc, nhưng cũng có nhiều tài liệu chỉ mang tinh chất tham khảo (báo chí, sách,...), cũng có tài liệu không có giá trị pháp lý (bản nháp, bản chụp photocopy, văn bản không đầy đủ thể thức,... ). Như vậy, khi lập hồ sơ phải lựa chọn những tài liệu có giá trị mới đưa vào hồ sơ. 1.2.4. Hồ sơ cần được biên mục đầy đủ và chính xác. Trước khi biên mục hồ sơ cần phải kiểm tra lại lần cuối các văn bản, tài liệu trong hồ sơ, nếu còn thiếu thì thu thập, bổ sung cho đầy đủ. Kiểm tra lại 8
cách sắp xếp bảo đảm trật tự khoa học. 1.3. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. 1.3.1. Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan. 1.3.1.1. Trách nhiệm chung Thủ trưởng cơ quan (người đứng đầu cơ quan, tổ chức ) chịu trách nhiệm quản lý công tác văn thư trong phạm vi cơ quan mình và chỉ đạo nghiệp vụ đối với các cơ quan cấp dưới và các đơn vị trực thuộc thực hiện lập hồ sơ công việc. Để thực hiện nhiệm vụ này, thủ trưởng cơ quan có thể giao cho chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính (ở những nơi không lập văn phòng) tổ chức công tác lập hồ sơ trong phạm vi của mình. 1.3.1.2. Những nhiệm vụ cụ thể - Ký ban hành bản danh mục hồ sơ hàng năm - Tùy điều kiện cụ thể, thủ trưởng cơ quan trực tiếp làm một số việc: giải quyết văn bản đến của cơ quan; soạn thảo văn bản đi; tham gia các hội nghị,… Khi kết thúc công việc phải lập hồ sơ của mình; - Hàng năm lập danh mục hồ sơ của đơn vị mình; - Trực tiếp chỉ đạo, đôn đốc và kiểm tra trong đơn vị thực hiện tốt các nhiệm vụ về lập hồ sơ công việc và quản lý hồ sơ đã được lập; - Chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan về công tác lập hồ sơ của đơn vị mình. 1.3.2. Trách nhiệm của công chức, viên chức/ nhân viên. Tất cả cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan nói chung phải thực hiện công tác lập hồ sơ công việc của mình. Các công việc cụ thể là : - Lập hồ sơ công việc của mình giải quyết; - Lập hồ sơ theo dõi công việc. 1.3.3. Trách nhiệm của văn thư - lưu trữ cơ quan. - Sắp xếp và quản lý văn bản lưu; - Giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) làm danh mục hồ sơ và hướng dẫn lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ trong cơ quan; - Giúp lãnh đạo văn phòng (phòng hành chính) kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ; - Lập hồ sơ đối với văn bản lưu. II. Cơ sở thực tiễn. Hệ thống tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan gồm nhiều thế loại, đề cập đến nhiều nội dung khác nhau và được hình thành trong những thời gian khác nhau. Các loại hồ sơ đang để trong tình trạng rời rạc, phân tán, tài liệu lưu trữ sử dụng lâu dài chưa được sắp xếp khoa học. 9
Mục đích của việc lập hồ sơ tại trường THPT Con Cuông nhằm cung cấp căn cứ pháp lý cho công tác quản lý, điều hành, hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Giúp các cơ quan, tổ chức, cá nhân dễ dàng tra cứu, tìm hiểu các văn bản quy phạm pháp luật hoặc văn bản hướng dẫn về những mặt công tác nghiệp vụ nhất định. Đảm bảo tính pháp lý, chính xác trong quá trình giải quyết công việc. Nhằm tổ chức sắp sếp hồ sơ, tài liệu một cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu, đồng thời loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiên bảo quản. 1. Thực trạng công tác lập hồ sơ tại THPT Con Cuông. 1.1. Khái quát về Trường THPT Con Cuông. 1.1.1. Chức năng Trường THPT Con Cuông, được thành lập năm 1976 dưới quyết định của Ủy ban nhân dân tỉnh Nghệ An. Ra đời trong hoàn cảnh đất nước vẫn còn chiến tranh, còn gặp nhiều khó khăn nhưng nhờ sự kiên cường, cố gắng, nhà trường đã không ngừng cải tiến, nâng cao chất lượng dạy học và có được vị thế như ngày nay. Trường THPT Con Cuông là đơn vị sự nghiệp thuộc Sở giáo dục và Đào tạo Tỉnh Nghệ n. Là cơ sở giáo dục trung học phổ thông, trường có tư cách pháp nhân và hoạt động có con dấu riêng. Trường THPT Con Cuông là đơn vị sự nghiệp có thu, tự chủ và tự chịu trách nhiệm về tổ chức bộ máy biên chế và tài chính theo quy định của pháp luật, được mở tài khoản riêng tại các ngân hàng và kho bạc Nhà nước theo quy định. 1.1.2. Nhiệm vụ Nhiệm vụ quyền hạn Trường THPT Con Cuông có nhiệm vụ và quyền hạn chủ yếu như sau: - Có nhiệm vụ giáo dục chương trình bậc THPT Con Cuông cho học sinh. Tổ chức giảng dạy, học tập và các hoạt động giáo dục khác của chương trình giáo dục trung học phổ thông; - Điều động phân công cán bộ, giáo viên, nhân viên khi cần thiết; - Tuyển sinh và quản lý học sinh chuyển đi, đến theo quy định của ộ giáo dục và Đào tạo; - Giáo dục đạo đức, lối sống; giáo dục pháp luật; - Phối hợp với phụ huynh học sinh, các tổ chức và cá nhân: Huy động, quản lý, sử dụng hiệu quả nguồn lực phục vụ cho các hoạt động giáo dục; - Quản lý tốt công tác tài chính; sử dụng tài sản công, trang thiết bị theo quy định của Nhà nước; - Tổ chức cho giáo viên, nhân viên, học sinh tham gia hoạt động xã hội, đặc biệt nhà trường luôn quan tâm tới phát triển các kỹ năng mềm cho học sinh thông 10
qua các buổi ngoại khóa hay học hướng nghiệp ngoài giờ lên lớp tổ chức tư vấn tâm lý học sinh, tổ chức tuyền truyền giáo dục pháp luật, An toàn giao thông, tuyên truyền chống bạo lực học đường, chống đuối nước và chống các tệ nạn xã hội khác…); - Xây dựng phân công chuyên môn, phân công công tác chủ nhiệm và một số nhiệm vụ khác; - Xây dựng chương trình, kế hoạch bài giảng và học tập đối với học sinh trên sơ sở chương trình khung do Bộ giáo dục và Đào tạo quy định; - Nhà trường đã xây dựng bộ môn học do Phó hiệu trưởng chuyên môn phụ trách và các tổ chuyên môn, chuyên môn biên soạn phân phối chương trình; - Nghiên cứu, xây dựng các phương pháp đổi mới dạy học thông qua các buổi sinh hoạt tổ, sinh hoạt nhóm chuyên môn; - Công khai chất lượng đào tạo, kế hoạch phát triển nhà trường; - Đối với tổ tưởng chuyên môn: Việc kiểm tra hồ sơ, việc thực hiện quy chế chuyên môn theo thời gian quy định. Báo cáo kết quả sau khi kiểm tra hồ sơ hoàn thành nộp cho Ban giám hiệu; - Đối với giáo viên: Thực hiện đầy đủ quy chế chuyên môn theo quy định. 1.1.2. Cơ cấu tổ chức hoạt động của Trường THPT Con Cuông. Quy mô trường hiện có số lớp 33 với số 1286 học sinh. + Đội ngũ cán bộ, giáo viên, nhân viên của nhà trường gồm 82 (53 nữ, 29 nam) trong đó: - Ban Giám hiệu: 04 người (Thạc sỹ: 03). - Giáo viên người (Thạc sỹ: 13 , Đại học : 59). - Nhân viên: 05 trong đó: Đại học 04, Trung cấp 01, bảo vệ 01. + Đảng bộ có 56 đồng chí Đảng viên, trực thuộc Đảng bộ huyện Con Cuông. + Công đoàn: 81 đoàn viên trực thuộc Công đoàn Giáo dục Nghệ An. + Đoàn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh có 33 chi đoàn học sinh với tổng số 1286 đoàn viên. Tổ chức hội gồm : - Hội cha mẹ học sinh; - Hội Khuyến học. 1.1.3. Thực trạng. Trong quá trình trực tiếp công tác lập hồ sơ Trường THPT Con Cuông qua khảo sát thực tế tình hình tài liệu hình thành từ 2022 trở về trước. Tài liệu được hình trong quá trình hoạt động của trường THPT Con Cuông 11
nằm rải rác ở các phòng ban chuyên môn. Tài liệu sắp xếp trong hồ sơ chưa khoa học, tạo việc ra tìm khó khăn và rất tốn thời gian cho việc tra tìm tài liệu. Tài liệu thiếu sót, mất mát nhiều. Tình trạng tài liệu đang còn chất đống, bỏ gói được để trong tủ, trên kệ tạm, được để ở các phòng làm việc. Lý do là hầu hết là các phòng, ban chưa thực hiện việc lập hồ sơ. Mặc dù đã có rất nhiều văn bản hướng dẫn lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ và chỉnh lý tài liệu nhưng chưa thực sự được quan tâm, nghiên cứu và thực hiện. Một số công chức, viên chức không lập hồ sơ do mình giải quyết. Bên cạnh đó, trong quá trình thực hiện thiếu sự kiểm tra, giám sát của cấp quản lý, đây là một trong những nguyên nhân dẫn đên tình trạng sau khi giải quyết xong công việc hồ sơ không được lập. Việc thu thập tài liệu vào lưu trữ Trường THPT Con Cuông còn nhiều hạn chế, chưa có kế hoạch thu thập tài liệu hàng năm. Sau khi giải quyết công việc xong tài liệu vẫn còn nằm rải rác tại các bộ phận, cá nhân, không giao nộp vào lưu trữ cơ quan theo quy định. Vì vậy, việc phân loại tài liệu chưa đáp ứng nguyên tắc, yêu cầu của việc phân loại, lập hồ sơ. Công tác xác định giá trị tài liệu tại phông lưu trữ Trường THPT Con Cuông thực hiện chưa tốt, công cụ thống kê và tra tìm tài liệu chưa có. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động lưu trữ đang còn nhiều hạn chế. Phòng lưu trữ chưa được trang bị các trang thiết bị bảo quản tài liệu như giá, hộp đựng tài liệu, bìa hồ sơ chưa đúng quy định, cũng như phần mền về quản lý tài liệu lưu trữ gây khó khăn cho việc tra tìm tài liệu. Từ thực tế nêu trên, chúng tôi đưa ra các giải pháp như sau để cái thiện những vấn đề nêu trên như sau: 2.2. Một số biện pháp thực hiện để giải quyết vấn đề. 2.2.1. Quy trình lập hồ sơ. 2.2.2. Mở hồ sơ. Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về hồ sơ, như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ. Bìa hồ sơ được thiết kế và in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ. Đối với cơ quan có danh mục hồ sơ: vào đầu năm từng cán bộ, nhân viên căn cứ vào danh mục hồ sơ xem mình được giao trách nhiệm lập bao nhiêu hồ sơ, những hồ sơ gì thì chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi số, ký hiệu và tiêu đề vào bìa. Trong quá trình giải quyết công việc nếu có việc đột xuất phải giải quyết thì cũng lấy bìa hồ sơ để mở thêm hồ sơ mới và bổ sung tên hồ sơ đó vào bản danh mục hồ sơ. Đối với cơ quan không có danh mục hồ sơ, từng cán bộ, nhân viên căn cứ vào nhiệm vụ được giao, công việc phải giải quyết và thực tế tài liệu hình thành để mở hồ sơ. 12
Mỗi cá nhân khi giải quyết công việc được giao có trách nhiệm mở hồ sơ về công việc đó. Hình ảnh: Nhân viên mở hồ sơ 2.3. Thu thập, cập nhật văn bản vào hồ sơ. Khi hồ sơ được mở, bắt đầu từ văn bản nguồn, có những tài liệu giấy tờ đang giải quyết hay đã giải quyết xong của công việc thì cho vào bìa của hồ sơ. Cán bộ có trách nhiệm lập hồ sơ cần phải thu thập đầy đủ các văn bản, tài liệu, không được để lẫn lộn cả những tư liệu và các giấy tờ khác không lien quan. Tùy theo đặc điểm của từng hồ sơ mà chọn cách sắp xếp cho thích hợp. Trong thực tế sắp xếp tài liệu trong hồ sơ theo trình tự mà tài liệu xuất hiện, đúng theo quá trình diễn biến công việc. Mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng đã mở, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm.Cần thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu như bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hội thảo… đảm bảo sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc 13
+ Cán bộ phụ trách công tác văn phòng phải thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu về một hội nghị để lập hồ sơ. Hình ảnh: Thu thập văn bản vào hồ sơ 2.4. Kết thúc hồ sơ. * Kiểm tra mức độ đầy đủ của tài liệu trong hồ sơ: Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ được kết thúc, người lập hồ sơ có trách nhiệm: - Kiểm tra mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, nếu thiếu cần bổ sung cho đủ. Bản trùng, bản nháp, bản thảo nếu đã có bản chính (trừ bản thảo về vấn đề quan trọng có ghi ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan hoặc ý kiến góp ý của các cơ quan hữu quan hoặc bản thảo mà người lập hồ sơ thấy cần thiết phải giữ lại); bản chụp văn bản, tài liệu tham khảo xét thấy không cần phải lưu giữ. 14
Hình ảnh: Hồ sơ hoàn chỉnh * Phân chia đơn vị bảo quản. Độ dày của mỗi đơn vị bảo quản không quá 3cm. Nếu một hồ sơ có ít văn bản, tài liệu thì lập một đơn vị bảo quản. Nếu một hồ sơ có nhiều văn bản, tài liệu thì được chia thành nhiều tập và mỗi tập trong hồ sơ đó là một đơn vị bảo quản. Nếu hồ sơ dày quá 3 cm thì tách thành các đơn vị bảo quản (đơn vị bảo quản là đơn vị thống kê trong nghiệp vụ lưu trữ, đồng thời dùng để quản lý, tra tìm tài liệu). Tuy nhiên không nên tách dưới 01 cm, để thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng. Mỗi đơn vị bảo quản trong hồ sơ có đặc điểm chung, dù yếu tố cấu thành như một hồ sơ độc lập, (ví dụ, Hồ sơ xây dựng văn bản quy phạm pháp luật có thể phân thành các đơn vị bảo quản như: các lần dự thảo, các lần hội thảo, các lần trình. Tùy theo từng hồ sơ (đơn vị bảo quản) mà lựa chọn cách sắp xếp cho phù hợp. * Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ/đơn vị bảo quản. Sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ là để cố định trật tự văn bản tài liệu, bảo đảm mối liên hệ giữa các văn bản, tài liệu với nhau làm cho hồ sơ phản ánh vấn đề, sự việc một cách rõ ràng, giúp cho việc nghiên cứu thuận tiện. * Thông thường có những cách sắp xếp sau: - Sắp xếp theo thứ tự thời gian Thời gian là ngày tháng năm của văn bản, tài liệu. Sắp xếp theo thứ tự thời gian là văn bản, tài liệu nào có ngày tháng năm sớm thì sắp xếp lên trước; văn bản, tài liệu nào có ngày tháng năm muộn thì xếp sau. Cách sắp xếp này thường 15
áp dụng để sắp xếp các hồ sơ vấn đề, vụ, việc mà mỗi vấn đề, vụ, việc là một đơn vị bảo quản, hoặc áp dụng để sắp xếp các hồ sơ nguyên tắc. - Sắp xếp theo số văn bản Căn cứ vào số thứ tự của mỗi văn bản để sắp xếp văn bản tài liệu có số nhỏ xếp trước số lớn xếp sau. Cách sắp xếp này thường áp dụng để xếp các tập lưu văn bản theo tên gọi ở Văn thư cơ quan. - Sắp xếp theo quá trình giải quyết công việc Quá trình giải quyết công việc là đi từ phát sinh, phát triển đến kết thúc vấn đề. Những văn bản, tài liệu đề xuất, đặt vấn đề xếp trước, đến những văn bản, tài liệu giải quyết vấn đề và cuối cùng là văn bản, tài liệu kết thúc vấn đề, vụ việc. Ví dụ: sắp xếp một hồ sơ về thành lập một cơ quan, một đơn vị.... - Sắp xếp theo vần chữ cái: Trong một hồ sơ (đơn vị bảo quản), có nhiều tên địa phương hoặc tên người thì xếp theo vần chữ cái A, B, C. Ví dụ: Sắp xếp theo Huyện : Anh Sơn, Con Cuông...... Quyết định tặng bằng khen của Chủ tịch UBND tỉnh cho cá nhân thì xếp Nguyễn Văn A,... Cách sắp xếp này thường áp dụng để xếp các tập báo cáo của nhiều địa phương; các tập quyết định nhân sự như nâng lương, khen thưởng, kỷ luật... * Một số điểm cần chú ý khi sắp xếp văn bản, tài liệu trong hồ sơ: Các bản kế hoạch, báo cáo công tác thì xếp vào năm mà nội dung kế hoạch hoặc báo cáo nói tới. Ví dụ: Kế hoạch công tác năm 2014 được ký ban hành từ cuối năm 2013 nhưng phải sắp xếp vào năm 2014. Các bản kế hoạch công tác nhiều năm thì sắp xếp vào năm đầu mà kế hoạch đó nói tới. Các bản báo cáo nhiều năm thì xếp vào năm cuối mà báo cáo nói tới. Ví dụ: Kế hoạch 2 năm 2015- 2016 sắp xếp vào năm 2015. Nếu hồ sơ có phim ảnh đi kèm thì cho phim, ảnh vào phong bì và để vào cuối hồ sơ. Nếu có băng ghi âm, ghi hình thì bảo quản riêng và ghi chú vào mục lục văn bản nơi bảo quản để tiện cho việc tra tìm. * Biên mục hồ sơ Trước khi biên mục hồ sơ cần phải kiểm tra lại lần cuối các văn bản, tài liệu trong hồ sơ, nếu còn thiếu thì thu thập, bổ sung cho đầy đủ. Kiểm tra lại cách sắp xếp bảo đảm trật tự khoa học. - Đánh số tờ: 16