SKKN: Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lưu trữ hồ sơ

Chia sẻ: Lê Thị Diễm Hương | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:37

Thêm vào BST

Báo xấu

662
lượt xem 139
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng văn bản Nhà nước để làm những việc trái pháp luật. Để làm tốt điều đó mời quý thầy cô tham khảo sáng kiến “Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lưu trữ hồ sơ”.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: SKKN: Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lưu trữ hồ sơ

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM TỔ CHỨC QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ
I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Đất nước ngày càng đổi mới, công nghệ ngày phát triển nhưng không thể thiếu những hồ sơ minh chứng. Bên cạnh đó, những năm gần đây nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ cũng có những bước phát triển vượt bậc đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của nền cải cách hành chính Quốc gia. Đồng thời, công tác văn thư - lưu trữ là hoạt động thông tin bằng văn bản bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản và tổ chức sắp xếp, quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan, và chiếm một phần lớn nội dung hoạt động của văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của một cơ quan, là một mắt xích quan trọng trong guồng máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành. Làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng văn bản Nhà nước để làm những việc trái pháp luật. Để đáp ứng yêu cầu trên, đòi hỏi người làm công tác văn thư không những phải có tinh thần trách nhiệm cao, nhanh chóng, chính xác, xử lý tình huống linh hoạt trong từng hoàn cảnh công việc, áp dụng chuyên môn, nghiệp vụ hợp thực tiễn mà còn phải luôn tìm tòi học hỏi, không ngừng nghiên cứu, trau dồi kinh nghiệm để có những đóng góp, cải tiến mới giúp cơ quan trong việc xây dựng, ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập, lưu trữ hồ sơ, tài liệu một cách có khoa học, phù hợp nhu cầu công việc và đúng theo quy định hiện hành nhằm tiết kiệm thời gian trong việc tra cứu, truy tìm tài liệu, giải quyết công việc trước mắt và nghiên cứu, sử dụng lâu dài về sau. II. TỔ CHỨC THỰC HIỆN ĐỀ TÀI 1. Cơ sở lý luận Với tính chất đặc thù của công việc và xác định được tầm quan trọng trong công tác văn thư - lưu trữ, vận dụng những kiến thức được học tại trường Trung học Văn thư Lưu trữ TWII, tham dự các buổi tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ tại Sở Giáo dục và Đào tạo Đồng Nai, Thành uỷ Biên Hoà, và đúc rút các kinh nghiệm từ thực tiễn trong 5 năm qua về công tác văn thư lưu trữ của mình, tôi đã áp dụng được một số biện pháp đảm bảo tính khoa học, giúp tiết kiệm thời gian, mang lại những hiệu quả trong công việc hàng ngày của mình. 2. Nội dung, biện pháp thực hiện các giải pháp của đề tài Trong quá trình hoạt động, trường THPT Trấn Biên thực hiện việc ban hành các loại văn bản và sử dụng chúng làm phương tiện để lãnh đạo, quản lý mọi hoạt động của Chi bộ, nhà trường. Đồng thời các văn bản này còn ghi lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của nhà trường. Nếu các văn bản này để trong tình trạng rời
rạc, không được tập hợp, sắp xếp theo trình tự thì rất khó quản lý và không thể tra tìm. Mặt khác, công tác văn thư phải đảm bảo cung cấp một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết, đảm bảo giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước. Do đó, để góp phần trong công cuộc cải cách hành chính nước nhà thì vai trò của người làm công tác văn thư trong việc “Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi, văn bản đến và lưu trữ hồ sơ” bằng phương pháp khoa học, hiện đại trên cơ sở những quy định chung của Đảng, nhà nước là công việc cần thiết. A. TỔ CHỨC QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI Văn bản đi là tất cả những tài liệu do nhà trường, chi bộ trường gửi cho nơi khác gọi chung là văn bản đi. Tại trường THPT Trấn Biên, tất cả mọi công văn, giấy tờ lấy danh nghĩa cơ quan ban hành ra ngoài hay trong nội bộ (giấy giới thiệu, giấy đi đường, giấy chứng nhận) đều phải đưa qua bộ phận văn thư để đóng dấu và làm thủ tục gửi đi. 1. Trình tự của văn bản đi + Kiểm tra thể thức, hình thức và kỷ thuật trình bày, ghi số và ngày tháng năm của văn bản. + Trình ký văn bản, đóng dấu lên văn bản. + Đăng ký văn bản đi. + Làm thủ tục chuyển giao phát hành và theo dõi việc chuyển phát đi. + Lưu văn bản đi. 2. Công tác soạn thảo văn bản + Phần lớn công việc soạn thảo tại trường được thực hiện trên máy vi tính và dựa vào các biểu mẫu tạo sẵn theo quy định. Do vậy, các loại văn bản được soạn thảo nhanh chóng, đúng quy định và ít bị sai sót. + Khi được phân công soạn thảo văn bản thì xác định hình thức, nội dung, độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo. Phân loại độ mật, độ khẩn của từng văn bản, sắp xếp văn bản nào cần làm trước, văn bản nào cần làm sau. Thu thập, xử lý các thông tin có liên quan đến nội dung văn bản. 3. Đánh máy, sao in văn bản + Đánh máy, sao in văn bản góp phần bảo đảm tính chính xác, tính khuôn mẫu của văn bản đồng thời làm cho việc giải quyết văn bản được kịp thời, nhanh chóng, chính xác. + Khi được giao nhiệm vụ đánh máy thì phải đánh đúng với bản gốc, phải tuyệt đối giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Đối với văn bản mật thì phải thực hiện ở nơi riêng biệt, không in thừa số bản đã được quy định. Văn bản đánh máy phải đúng thể thức quy định. + Sau khi đánh máy xong, soát lại văn bản nhằm đảm bảo nội dung đánh máy chính xác.
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản. + Căn cứ theo quy định của pháp luật, văn thư có nhiệm vụ kiểm tra về thể thức, hình thức và kỷ thuật trình bày văn bản trước khi thực hiện các thủ tục tiếp theo để phát hành văn bản; trường hợp phát hiện sai sót, phải kịp thời báo cáo lãnh đạo hoặc người được giao trách nhiệm xem xét giải quyết. + Nội dung kiểm tra gồm thể thức văn bản đã đầy đủ chưa, đã được trình bày đúng vị trí, đúng cách chưa, kỹ thuật trình bày như: khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, font chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác … đã đúng chưa. Trước khi đánh máy văn bản, kiểm tra kiểu gõ, font chữ (dùng font chữ Times New Roman), thực hiện định lề trang văn bản trên khổ giấy A4 theo chiều dọc. + Lề trên: cách mép trên từ 2 - 2,5cm. + Lề dưới: cách mép dưới từ 2 - 2,5cm. +Lề trái: cách méptrái từ 3 - 3,5cm. + Lề phải: cách mép phải từ 1,5 - 2cm. Sau đó xác định thể thức của văn bản: a) Đối với văn bản lấy danh nghĩa Chi bộ trường THPT Trấn Biên. - Đảm bảo thể thức theo quy định của Đảng. + Quyết định số 31-QĐ/TW ngày 1-10-1997 của Bộ Chính trị (khoá VIII) ban hành quy định về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng; + Quyết định số 91-QĐ/TW ngày 16-02-2004 của Ban Bí thư (khoá IX) bổ sung thẩm quyền ban hành văn bản một số điều của “Quy định về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng”; + Hướng dẫn số 01-HD/VPTW ngày 02-02-1998 của văn phòng Trung ương vể thể thức văn bản của Đảng; + Hướng dẫn số 11-HD/VPTW ngày 28-05-2004 của văn phòng Trung ương vể thể thức văn bản của Đảng (thay thế HD 01). * Tiêu đề Đảng cộng sản Việt Nam Tiêu đề “Đảng cộng sản Việt Nam” là thành phần thể thức xác định văn bản của Đảng. Tiêu để được trình bày trang đầu, góc phải, dòng đầu bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 15, kiểu chữ đứng, đậm; phía dưới có dòng kẻ ngang nét liền phân cách với địa điểm ngày, tháng, năm ban hành văn bản. Đường kẻ có độ dài bằng độ dài tiêu đề. Nếu dùng Microsoft Office Word 2003 thì vẽ lệnh Draw, nếu sử dụng Microsoft Office Word 2007 thì vào menu Insert  Shapes chọn đường thẳng kết hợp phím Shift để vẽ. Ví dụ: ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM
Tên cơ quan ban hành văn bản và tên cơ quan cấp trên (nếu có) được trình bày trang đầu, bên trái, ngang với dòng tiêu đề, phía dưới có dấu * để phân cách với số và ký hiệu văn bản. + Tên cơ quan chủ quản cấp trên trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng. + Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, đặt canh giữa dưới tên cơ quan chủ quản, cách dòng trên một dòng đơn, được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; phía dưới có dấu *, và đặt cân đối so với dòng chữ. Ví dụ: THÀNH UỶ BIÊN HOÀ CHI BỘ TRƯỜNG THPT TRẤN BIÊN * * Số, ký hiệu văn bản Số văn bản là số thứ tự được ghi liên tục từ số 01 cho mỗi loại văn bản của chi bộ ban hành trong một nhiệm kỳ của chi bộ. Nhiệm kỳ cấp uỷ được tính từ ngày liền kề sau ngày bế mạc đại hội đảng bộ lần này đền hết ngày bế mạc đại hội đảng bộ lần kế tiếp. Ký hiệu văn bản gồm hai nhóm từ viết tắt của tên loại văn bản và tên cơ quan ban hành văn bản. Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, “ký hiệu” bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đặt cân đối với tên cơ quan ban hành văn bản. Sau từ “Số” là một khoảng trắng (SPACE) trên bàn phím, với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước; giữa số và kí hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm từ viết tắt trong ký hiệu có dấu gạch nối không cách chữ (-). Số văn bản viết bằng số Ả Rập. Số và ký hiệu văn bản được trình bày cân đối dưới tên cơ quan ban hành văn bản. Ví dụ: Số 120/BC-CBTB * Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản + Ngày tháng năm ban hành văn bản là ngày tháng năm văn bản được ban hành, các số chỉ ngày, tháng, năm dùng số Ả-rập, đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng nhỏ hơn 3 phải ghi số 0 phía trước và viết đầy đủ các từ “ngày…tháng…năm…”. Không dùng các dấu chấm (.) hoặc dấu gạch nối (-), hoặc dấu gạch chéo (/) thể thay các từ ngày, tháng, năm trong thành phần thể thức văn bản. + Địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản được trình bày ở trang đầu, bên phải, cùng một dòng với số kí hiệu văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng, các chữ cái đầu dòng của địa danh phải viết hoa, sau địa danh có dấu phẩy, đặt cân đối dưới tiêu đề văn bản.
Ví dụ: Biên Hòa, ngày 24 tháng 5 năm 2013 * Tên loại và trích yếu nội dung văn bản Tên loại văn bản là tên gọi của thể loại văn bản như: Báo cáo, Thông báo, Tờ trình, Kế hoạch … Trích yếu nội dung văn bản là là phần tóm tắt ngắn gọn, chính xác chủ đề của nội dung văn bản. + Tên loại văn bản được trình bày canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 16, kiểu chữ đứng, đậm; Trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14-15, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu nội dung có đường kẻ ngang nét liền, có độ dài bằng 1/3 đến ½ độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Ví dụ: BÁO CÁO V/v sinh hoạt chi bộ tháng 4 năm 2013 - Trích yếu nội dung công văn, sau chữ “V/v” (về việc) được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, được đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu của văn bản. Nếu trích yếu nội dung công văn hơn 2 dòng ta nhấn tổ hợp phím Shift + Enter để xuống dòng. Ví dụ: Số 20/CV-CBTB V/v bồi dưỡng chính trị hè cho giáo viên * Nội dung văn bản Phần nội dung văn bản là phần chính, quan trọng nhất, thể hiện toàn bộ nội dung cụ thể của văn bản. + Phần nội dung văn bản được trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản bằng chữ in thường, canh đều hai bên, kiểu chữ đứng; cỡ chữ 14-15, đầu đoạn (first line) thụt vào 1,27 cm, khoảng cách giữa đoạn trên cách đoạn dưới tối thiểu 6pt, khoảng cách giữa các dòng chọn tối thiểu là dòng đơn (single), tối đa là 1,5 lines. * Chữ ký, thể thức đề ký Chữ ký thể hiện trách nhiệm và thẩm quyền của người ký đối với văn bản được ban hành. Văn bản phải ghi đúng, đủ chức vụ được bầu hoặc được bổ nhiệm và họ tên người ký. Người ký không dùng bút chì, mực màu đỏ hoặc màu nhạt, mực dễ phai để ký văn bản chính thức. + Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “T/M” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan.
+ Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “K/T” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu. + Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “T/L.” (thừa lệnh) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. + Chức vụ người ký thay mặt, ký thay, ký thừa lệnh trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14. Ví dụ ký thay mặt tập thể: T/M CHI BỘ BÍ THƯ (Chữ ký) Nguyễn Văn Hưng * Nơi nhận văn bản Phần nơi nhận được trình bày như sau: Nơi nhận văn bản ghi tên cơ quan hoặc cá nhân nhận văn bản với mục đích để báo cáo, để biết, để theo dõi, để thi hành … và nơi lưu văn bản. Nơi nhận văn bản được trình bày góc trái dưới phần nội dung văn bản. Đối với tờ trình thì phải ghi rõ gửi cấp có thẩm quyền xử lý phía dưới “tên loại và trích yếu nội dung văn bản”. Đối với công văn thì nơi nhận được ghi trực tiếp sau các cụm từ “Kính gửi …” và “Đồng kính gửi” (nếu có) trên phần nội dung văn bản. + Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng; Phần nơi nhận áp dụng chung đối với công văn hành chính và các loại văn bản khác được trình bày như sau: + Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng, ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14. + Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩu(;), riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm(:), tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (Văn thư cơ quan), dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong trường hợp cần thiết), cuối cùng là dấu chấm. Ví dụ: Nơi nhận: T/M CHI BỘ - BTC Thành uỷ; BÍ THƯ - Lưu: VT-CM. (Chữ ký)
Nguyễn Văn Hưng b) Đối với văn bản lấy danh nghĩa Trường THPT Trấn Biên. Đảm bảo thể thức theo quy định của Thông tư 01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19/01/2011 về việc “Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính”. - Quốc hiệu - Tên cơ quan, tổ chức, ban hành văn bản - Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản. - Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản. - Nội dung văn bản. - Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền. - Dấu của cơ quan tổ chức. - Nơi nhận. - Dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật). * Quốc hiệu: + Dòng thứ nhất “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm. + Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 12 thì dòng thứ hai cỡ chữ 13, nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13 thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm, chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có dấu gạch ngang nhỏ, có cách 01 khoảng trắng, phía dưới có đường kẻ ngang nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ. Đường kẻ ngang nét liền được vẽ bằng lệnh Draw (Microsoft Word 2003) hoặc Shapes (Microsoft Word 2007, 2010) kết hợp phím Shift. Hai dòng được cách nhau một dòng đơn (single). Ví dụ: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc - Tên cơ quan ban hành văn bản: trình bày bên trái Quốc hiệu. + Tên cơ quan chủ quản cấp trên trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ cùng cỡ chữ của quốc hiệu, kiểu chữ đứng. + Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, đặt canh giữa dưới tên cơ quan chủ quản, cách dòng trên một dòng đơn, được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ như cỡ chữ của quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm; phía dưới có đường kẻ ngang nét liền, có độ dài bằng 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
Ví dụ: SỞ GD&ĐTTỈNH ĐỒNG NAI TRƯỜNG THPT TRẤN BIÊN Hoặc THÀNH ĐOÀN BIÊN HOÀ ĐOÀN TRƯỜNG THPT TRẤN BIÊN * Số, ký hiệu văn bản Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, đặt canh giữa tên cơ quan ban hành văn bản. Sau từ “Số” có dấu hai chấm, với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước; giữa số và kí hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm từ viết tắt trong ký hiệu có dấu gạch nối không cách chữ (-). Ví dụ: Số: 09/KH-THPT - Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản + Địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản được trình bày cùng một dòng, bằng chữ in thường, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng, các chữ cái đầu dòng của địa danh phải viết hoa, sau địa danh có dấu phẩy, đặt canh giữa dưới quốc hiệu. Ví dụ: Biên Hòa, ngày 25 tháng 05 năm 2013 * Tên loại và trích yếu nội dung văn bản + Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu nội dung có đường kẻ ngang nét liền, có độ dài bằng 1/3 đến ½ độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Ví dụ: BÁO CÁO Về việc triển khai thực hiện kết luận kiểm tra, đánh giá trường trung học đạt chuẩn quốc gia giai đoạn 2011-2015 - Trích yếu nội dung công văn, sau chữ “V/v” (về việc) được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu của văn bản. * Nội dung văn bản + Phần nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường, canh đều hai bên, kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14, đầu đoạn (first line) thụt vào 1,27 cm,
khoảng cách giữa đoạn trên cách đoạn dưới tối thiểu 6pt, khoảng cách giữa các dòng chọn tối thiểu là dòng đơn (single), tối đa là 1,5 lines. + Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu “phẩy”. * Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền + Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan. Ví dụ: TM. HỘI ĐỒNG CHỦ TỊCH + Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu, ví dụ: KT. HIỆU TRƯỞNG PHÓ HIỆU TRƯỞNG + Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. + Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủy quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. + Quyền hạn, các chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “KT.”, “TL.”, “TUQ.” hoặc quyền hạn và chức vụ của người ký được trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. + Họ tên của người ký văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa so với quyền hạn, chức vụ của người ký. KT. HIỆU TRƯỞNG PHÓ HIỆU TRƯỞNG (chữ ký) Trần Minh Tâm * Nơi nhận Phần nơi nhận được trình bày như sau: + Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng; + Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên thì xuống dòng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng
có gạch đầu dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng có dấu chấm, các gạch đầu dòng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm. - Ví dụ gửi 01 cơ quan: Kính gửi: Sở Giáo dục và Đào tạo Đồng Nai. - Ví dụ gửi 02 cơ quan trở lên: Kính gửi: - Phòng Tổ chức cán bộ Sở Giáo dục và Đào tạo Đồng Nai; - Văn phòng Sở Giáo dục và Đào tạo Đồng Nai. Phần nơi nhận áp dụng chung đối với công văn hành chính và các loại văn bản khác được trình bày như sau: + Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm; + Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩu; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “VT” (Văn thư cơ quan), dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong trường hợp cần thiết), cuối cùng là dấu chấm. Ví dụ: Nơi nhận: HIỆU TRƯỞNG - P.Ttra - Sở GD&ĐT; - Vp. Sở GD&ĐT; - Lưu: VT. 4. Trình ký văn bản + Chữ ký và các thành phần khác đi kèm chữ ký là những yếu tố quan trọng đảm bảo giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành của văn bản, đồng thời thể hiện trách nhiệm của người ký về nội dung công việc nêu trong văn bản đó. + Trước khi trình ký, soát lại nội dung, thể thức của văn bản và thẩm quyền ký. Các văn bản trình ký phải được người soạn thảo ra văn bản xem xét về nội dung, thủ tục, thể thức và ký tắt vào văn bản để khẳng định văn bản đã được xem xét. Nhiệm vụ của văn thư là chuẩn bị cho việc trình ký và tham mưu cho lãnh đạo về những quy định khi ký văn bản, giấy tờ. 5. Ghi số, ký hiệu và ngày tháng năm lên văn bản. + Tất cả các văn bản đi của nhà trường, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác trong một số trường hợp cụ thể và đối với một số loại văn bản chuyên ngành
như hóa đơn, chứng từ kế toán … đều phải được tập trung tại văn thư để ghi số theo hệ thống số chung của nhà trường. + Số của văn bản hành chính là số thứ tự đăng ký văn bản do nhà trường ban hành trong một năm, số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả rập, bắt đầu từ số 01 ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm. Ví dụ: Báo cáo số 136/BC-THPT ngày 20 tháng 01 năm 2013 về việc khảo sát, đánh giá công tác hành chính văn phòng * Đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ khẩn, mật (nếu có) lên văn bản - Đóng dấu cơ quan Dấu của cơ quan ban hành văn bản xác nhận pháp nhân, thẩm quyền của cơ quan ban hành văn bản. Dấu đóng lên văn bản phải đúng chiều, ngay ngắn, rõ ràng và trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái. Mực dấu có màu đỏ tươi theo quy định của Bộ Công an. - Những văn bản lấy tên trường ban hành phải đóng dấu của nhà trường. - Những văn bản lấy tên Chi bộ trường ban hành phải đóng dấu của chi uỷ. - Nhân viên văn thư (người được nhà trường giao cho việc giữ dấu cơ quan), phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của nhà trường, không nhờ người khác đóng giùm hoặc giao dấu cho người khác tự đóng. - Dấu của nhà trường chỉ đóng vào những văn bản, giấy tờ khi đã có chữ ký của Ban giám hiệu nhà trường. - Không đóng dấu lên giấy trắng, giấy in sẵn, giấy giới thiệu chưa ghi rõ họ tên người sử dụng và mục đích sử dụng (tức là không được đóng dấu khống chỉ). - Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của Hiệu trưởng. - Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên của trường hoặc tên của phụ lục. - Đóng dấu độ khẩn, mật - Việc đóng dấu các độ khẩn (“Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện đúng theo quy định của pháp luật hiện hành. - Việc đóng dấu các độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13/9/2002 của Bộ Công an.. 6. Đăng ký văn bản đi - Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi và vào cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính. - Khi đăng ký vào sổ thì ghi chép, đăng ký trên máy tính thì nhập đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết về văn bản đó, không bôi xóa, không viết tắt nhằm quản lý chặt chẽ và tra tìm dễ dàng các văn bản đi của nhà trường.
- Khi đăng ký văn bản phải đảm bảo rõ ràng, chính xác, không viết bằng bút chì, bút mực đỏ, không viết tắt những cụm từ không thông dụng. Văn bản đi hàng năm của trường khoảng dưới 500 văn bản nên chỉ lập ba sổ: + 01 sổ đăng ký tất cả các loại văn bản đi loại thường. + 01 sổ đăng ký văn bản đi của Chi bộ. + 01 sổ đăng ký văn bản đi (loại mật). - Mẫu sổ đăng ký văn bản đi: + Sổ đăng ký văn bản được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm Ví dụ: Minh họa mẫu bìa và tờ đầu của sổ đăng ký văn bản đi loại thường áp dụng tại trường THPT Trấn Biên: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐỒNG NAI TRƯỜNG THPT TRẤN BIÊN Sổ đăng ký VĂN BẢN ĐI NĂM: 2012 Từ ngày 01/01 Đến ngày 31/12 Từ số 01 Đến số 578 Quyển số: 1 + Trang nội dung: Phần dùng để đăng ký văn bản đi, được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 07 cột: Tên loại Đơn vị, Số, ký Ngày, và trích Nơi Số Người người hiệu văn tháng yếu nội nhận lượng Ghi chú ký nhận bản bản văn bản dung văn bản bản lưu văn bản (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (1) Số, ký hiệu văn bản: Ghi số, ký hiệu của văn bản.
(2) Ngày tháng văn bản: Ghi theo ngày tháng năm của văn bản. Ngày tháng năm ghi bằng hai chữ số Ả Rập, ví dụ: 17/05/12. (3) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản: Ghi tên loại và trích yếu nội dung của văn bản. (4) Người ký: Ghi tên người ký văn bản. (5) Ghi tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản đã được ghi trên phần “kính gửi” hoặc “nơi nhận” văn bản đó. (6) Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản lưu đó. (7) Ghi số lượng bao nhiêu bản. (7) Ghi chú những điều cần thiết khác. + Ví dụ: Báo cáo số 132/BC-THPT ngày 10 tháng 01 năm 2013 (Báo cáo về kết quả 02 năm thực hiện “Ngày pháp luật). Tên loại và Đơn vị, Số, ký Ngày, Số trích yếu Người Nơi nhận người Ghi hiệu văn tháng lượng nội dung ký văn bản nhận bản chú bản văn bản bản văn bản lưu (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) BÁO CÁO về việc kết 132/BC- 10/01/2 quả 02 năm Hiệu P.KHTC – 1 THPT 013 thực hiện trưởng SGD&ĐT “Ngày pháp luật ….. Mẫu sổ đăng ký văn bản đi của Chi bộ và trang nội dung cũng được áp dụng giống mẫu sổ này. - Loại mật: - Mẫu sổ đăng ký văn bản đi loại mật cũng giống sổ đăng ký văn bản đi loại thường nhưng phần đăng ký văn bản đi trong sổ có bổ sung cột “Mức độ mật” ngay sau cột “Tên loại và trích yếu nội dung” (cột 3). - Việc đăng ký văn bản đi loại mật cũng giống như đối với văn bản đi loại thường, riêng ở cột “Mức độ mật” (cột 4) phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản; đối với văn bản đi độ “Tuyệt mật” chỉ ghi vào cột “Trích yếu nội dung” khi được phép của Hiệu trưởng. * Đăng ký văn bản đi trên máy vi tính: - Việc đăng ký văn bản đi trên máy vi tính giúp ta tra tìm thông tin nhanh hơn so với sổ đăng ký văn bản đi. - Xây dựng cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi bằng file Excel.
Ví dụ: Kế hoạch số: 165/KH-THPT ngày 16/4/2013 về việc phát triển giáo dục năm học 2013 - 2014). Ta nhập như sau: SỐ CV ĐUÔI CV NGÀY CV KÝ CV NỘI DUNG KẾ HOẠCH về việc phát triển 165 KH-THPT 16/04/2013 Hiệu trưởng giáo dục năm học 2013 - 2014). … 7. Chuyển phát văn bản đi. - Các văn bản đi, kể từ lúc người có thẩm quyền đã ký (Bí thư, phó Bí thư Chi bộ, Ban giám hiệu, Chủ tịch công đoàn, Bí thư Đoàn, Chủ tịch Hội chữ thập đỏ, ...), phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. Trường hợp văn bản được ký ngày thứ bảy thì chuyển phát vào ngày thứ hai của tuần kế tiếp. - Văn bản đi có thể chuyển cho nơi nhận bằng Fax, email, bưu điện hoặc gửi trực tiếp. Các văn bản đi của Chi bộ văn thư chuyển trực tiếp. - Việc gửi văn bản đi phải được tổ chức khoa học để tránh nhầm lẫn, thiếu sót, đảm bảo cho văn bản được gửi đến nơi nhanh chóng, chính xác. 8. Phát hành văn bản * Lựa chọn bì + Khi gửi văn bản đi, sử dụng phong bì thống nhất của nhà trường, trên đó có in sẵn địa chỉ để tiện liên lạc. + Tùy theo số lượng, độ dày và khổ giấy của văn bản mà lựa chọn loại bì và kích thước cụ thể của mỗi loại sao cho phù hợp, đảm bảo kích cỡ mỗi chiều của bì phải lớn hơn kích thước của văn bản khi được vào bì ở nguyên khổ giấy hoặc gấp lại từ 10mm trở lên có thể vào bì một cách dễ dàng. Thông thường, văn bản được trình bày dưới dạng khổ giấy A4 (210mm x 297mm), vì vậy bì văn bản phải có kích thước tương ứng với kích thước của văn bản khi vào bì ở dạng nguyên khổ giấy A4 (210mm x 297mm), hoặc gấp làm đôi hai phần (khổ giấy A5: 148 mm x 210 mm), gấp làm ba phần (99mm x 210mm), hay gấp làm 4 phần (khổ giấy A6: 105mm x 148mm). + Bì văn bản được làm bằng loại giấy dai, bền, không dễ bị thấm nước, không nhìn thấu qua được. * Trình bày bì và viết bì Khi trình bày bì không được viết tắt những từ không thông dụng, không xuống dòng tùy tiện. Đối với văn bản chỉ mức độ mật thì đóng dấu chỉ mức độ mật ở phong bì, bì ngoài trình bày như bì văn bản thường.
Kích thước đối với các loại bì được nhà trường sử dụng: + Loại: 307mm x 220mm đối với văn bản được trình bày trên khổ giấy A4 khi vào bì ở dạng để nguyên khổ. + Loại: 220mm x 109mm đối với văn bản được trình bày trên khổ giấy A4 khi vào bì ở dạng được gấp làm 3 phần bằng nhau. Mẫu bìa loại: 220mm x 109mm: TRƯỜNG THPT TRẤN BIÊN Đường Đặng Đức Thuật – Tam Hòa – Biên Hòa – Đồng Nai Điện thoại: 0613.894.355 Email: c3.tranbien@dongnai.edu.vn Số: 09/KH-THPT Kính gửi: Văn phòng Sở Giáo dục & Đào tạo tỉnh Đồng Nai Số 2, Nguyễn Thái Học, Tp.Biên Hòa, Đồng Nai * Chuyển phát văn bản đi Việc chuyển giao văn bản đi phải đảm bảo chính xác nhanh chóng, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản. - Ở trường THPT Trấn Biên, việc chuyển phát văn bản được chuyển qua email và do văn thư trực tiếp chuyển trực tiếp đến các cơ quan và trong nội bộ nhà trường. + Khi chuyển giao văn bản cho các cá nhân trong nội bộ hoặc chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác thì người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ. Vì vậy cần lập 03 loại sổ: 01 loại nội bộ và 01 loại chuyển qua bưu điện và 01 loại chuyển trực tiếp cho các cơ quan khác, cá nhân khác ngoài nhà trường. * Mẫu sổ chuyển giao văn bản: + Bìa và tờ đầu của “Sổ chuyển giao văn bản đi” được trình bày tương tự như sổ đăng ký văn bản đi, chỉ khác tên gọi là “Sổ chuyển giao văn bản đi” và không có hai dòng chữ “từ ngày… đến ngày …” và “từ số… đến số…”. Phần dùng để đăng ký chuyển giao văn bản đi có thể trình bày trên khổ giấy A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) hoặc theo chiều dài (297mm x 210mm) bao gồm 5 cột. + Ví dụ: Kế hoạch số: 165/KH-THPT ngày 16/4/2013 về việc phát triển giáo dục năm học 2013 - 2014). Số, ký hiệu Đơn vị hoặc Ngày chuyển Ký nhận Ghi chú văn bản người nhận (1) (2) (3) (4) (5) 16/04/13 165/KH- P. KHTC
THPT T.Hùng T. Tâm C. Hà C.Hiền ……… * Mẫu sổ chuyển giao văn bản qua đường bưu điện: Sổ gửi văn bản đi bưu điện được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm hoặc 148mm x 210mm. - Bìa và trang đầu Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ chuyển giao văn bản đi, chỉ khác tên gọi là “Sổ gửi văn bản đi bưu điện”. - Phần đăng ký gửi văn bản đi bưu điện Phần đăng ký gửi văn bản đi bưu điện được trình bày trên trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) hoặc theo chiều dài (297mm x 210mm), bao gồm 06 cột: Cột (1): Ghi ngày, tháng chuyển văn bản, đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 21/7, 31/12. Cột (2): Ghi số và ký hiệu của văn bản có trên văn bản hoặc trên phong bì. Cột (3): Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản và chữ ký của người nhận văn bản. Cột (4): Ghi số lượng bì của văn bản. (5): Người nhận văn bản hoặc phong bì văn bản ký nhận và đóng dấu (nếu có). Cột 6: Ghi những điểm cần thiết khác. Ví dụ: Ngày Số Ký nhận và tháng Số, ký hiệu Ghi Nơi nhận văn bản lượng dấu bưu gửi văn văn bản chú bì điện bản 20/05 70/BC-THPT Trường THPT 1 Nguyễn Trãi … - Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng
Thực hiện việc ứng dụng công nghệ thông tin trong cải cách hành chính, trường thường thực hiện việc nhận và gửi văn bản qua địa chỉ email của trường. Trừ những văn bản của Chi bộ và những văn bản mật, quan trọng phải gửi trực tiếp. Các văn bản chuyển qua mạng internet thì file đính kèm đó là bản chính sau khi được in ra và có đầy đủ thể thức, số,ký hiệu và chữ ký của Ban giám hiệu. Đối với những văn bản quan trọng, có giá trị lưu trữ thì phải gửi bản được đóng dấu đỏ ngay sau đó. - Chuyển phát văn bản đi (loại mật) Việc chuyển phát văn bản đi (loại mật) được thực hiện theo quy định tại điều 10 và điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ. * Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi; Nếu văn bản được gửi qua đường bưu điện, tính thời gian từ ngày gửi đến ngày nhận, văn thư có thể liên hệ với nơi nhận văn bản bằng điện thoại xem nơi nhận đã nhận được chưa. Trường hợp văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo cho người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết. B. TỔ CHỨC QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN 1. Văn bản đến của trường Trường THPT Trấn Biên trực thuộc Sở giáo dục và Đào tạo Đồng Nai, Chi bộ trường THPT Trấn Biên trực thuộc Thành ủy Biên Hòa Đồng Nai. Theo chức năng nhiệm vụ của trường, phần lớn các văn bản trường tiếp nhận là của đơn vị quản lý cấp trên trực tiếp. Và một số văn bản của các tổ chức, cá nhân khác gửi đến: BHXH Đồng Nai, điện lực Biên Hòa, Hội Chữ thập đỏ, Hội khuyến học, … 2. Công tác tiếp nhận, quản lý và chuyển giao văn bản đến 1.1. Tiếp nhận và quản lý văn bản đến Văn bản đến của trường thường qua 03 nguồn: Qua nhân viên bưu điện chuyển đến, qua địa chỉ email của trường, qua cán bộ nhà trường đi công tác, học tập mang về. a) Kiếm tra - Khi nhận được văn bản do bưu điện hoặc cán bộ trong nhà trường trực tiếp chuyển đến, tiến hành kiểm tra phong bì, về nơi nhận xem có đúng gửi cho cơ quan mình không. Nếu có nhầm lẫn thì trả lại người giao và yêu cầu sửa lại số lượng văn bản nếu đã ký nhận. - Khi tiếp nhận văn bản do bưu điện hoặc cán bộ trong nhà trường trực tiếp chuyển đến thì tôi kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận. Đối với văn bản mật phải kiểm tra đối chiếu với nơi gửi nhằm phát hiện những sai sót, hư hỏng, mất mát trước khi nhận và ký nhận. - Đối với văn bản được chuyển qua địa chỉ mail của trường, cũng phải kiểm tra sơ bộ về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản và nơi
nhận…Trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết. b) Phân loại - Sau khi nhận được số lượng bì công văn, giấy tờ gửi cho cơ quan thì tiến hành phân loại công văn thành 02 loại: Đó là loại đăng ký vào sổ và loại không đăng ký vào sổ. + Loại phải đăng ký: Bao gồm tất cả các văn bản, giấy tờ ngoài bì đề gửi nhà trường, chi bộ trường, gửi cho Đoàn thanh niên, Hội chữ thập đỏ, Công đoàn, gửi đích danh thủ trưởng và các chức danh lãnh đạo trong cơ quan. Nếu văn bản nhiều thì tiếp tục phân loại, ví dụ: Loại gửi cho Hiệu trưởng, gửi cho Chủ tịch công đoàn, …các loại này để riêng vào từng bìa đã viết tên sẵn để tránh nhầm lẫn. + Loại không đăng ký: Sách, báo, tạp chí, thư riêng (của cá nhân nào thì chuyển cho cá nhân đó). c) Bóc bì văn bản: - Loại không bóc bì: Bì văn bản đề gửi Công đoàn, Đoàn Thanh niên, Hội chữ thập đỏ,… của nhà trường và thư riêng của BGH hoặc giáo viên, công nhân viên, học sinh. - Loại bóc bì: Những văn bản gửi cho Chi bộ Trấn Biên, trường THPT Trấn Biên. - Những văn bản khẩn cần bóc trước để giải quyết kịp thời. - Khi mở phong bì, dùng kéo cắt sát mép bì để tránh không làm rách văn bản bên trong, lấy văn bản ra cẩn thận, đề phòng văn bản bị dính vào phong bì có thể làm rách văn bản, không bỏ sót văn bản trong phong bì. - Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài phong bì với số ký hiệu của văn bản trong phong bì. d) Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến: - Tất cả các văn bản đến của trường thuộc diện đăng ký tại văn thư đều được đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến, trừ các giấy tờ chuyên môn như hóa đơn, chứng từ kế toán … - Các văn bản chuyển qua mail của trường cũng in ra và đóng dấu đến. - Dấu đến được đóng rõ ràng ngay ngắn vào khoảng trắng phía trên, ở phần lề trái của văn bản, dưới số ký hiệu (văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào dưới những khoảng giấy trắng phía trên, lề trái của văn bản, dưới ngày tháng năm ban hành văn bản. - Mẫu dấu đến và việc ghi các thông tin trên dấu đến được thực hiện theo Công văn hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. - Dấu đến được khắc hình chữ nhật, kích thước 30mm x 50mm. Gồm: Tên trường, số đến, ngày đến, chuyển cho ai.
- Số đến được đánh liên tục bắt đầu bằng số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm. - Riêng đối với văn bản đến của chi bộ thì bắt đầu bằng số 01 vào ngày đầu nhiệm kỳ và kết thúc vào ngày cuối của nhiệm kỳ đó. Mỗi nhiệm kỳ là 5 năm. - Ngày đến là ngày trường nhận văn bản đến, đóng dấu đến và đăng ký, ngày, tháng, năm đều ghi bằng số Ả rập. Ví dụ: 28/5/2013. - Chuyển: Ghi tên cá nhân có trách nhiệm giải quyết theo ý kiến phân phối của Hiệu trưởng, của Bí thư chi bộ. Mẫu dấu đến của Trường được áp dụng: TRƯỜNG THPT TRẤN BIÊN CÔNG VĂN ĐẾN Số:…………………………… Ngày:………………………… Chuyển:…………………........ + Ví dụ công văn đến của phòng Công tác học sinh sinh viên Sở Giáo dục và Đào tạo Đồng Nai : Công văn đến số 1025/SGDĐT-CTHSSV ngày 27/5/2013 về việc tăng cường phối hợp tổ chức các hoạt động hè 2013; đẩy mạnh giáo dục truyền thống; giáo dục bảo vệ môi trường; biển, hải đảo Việt Nam. (Công văn được gửi về trường ngày 29/5/2013) thì ta thực hiện bóc bì, đóng dấu đến và ghi vào số đến như sau: TRƯỜNG THPT TRẤN BIÊN CÔNG VĂN ĐẾN Số: 719 …………………….. Ngày: 29/05/13………………. Chuyển: Thuỳ. + Ví dụ công văn của Thành uỷ Biên Hoà gửi cho Chi bộ trường ngày 5/4/2013: Số 645-CV/BTCTU về việc yêu cầu gởi báo cáo thành tích đề nghị khen thưởng đảng viên hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ 3 năm liền (2010-2012), thì ta thực hiện như sau: TRƯỜNG THPT TRẤN BIÊN CÔNG VĂN ĐẾN Số: 2839 …………………….. Ngày: 05/04/13………………. Chuyển: T.Hưng, T.Hùng. 1.2. Đăng ký văn bản đến: