SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
TỔ CHỨC QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN
BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN VÀ LƯU TRỮ
HỒ SƠ
I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Đất nước ngày càng đổi mới, công nghệ ngày phát triển nhưng không thể
thiếu những hồ sơ minh chứng. Bên cạnh đó, những năm gần đây nghiệp vụ công
tác văn thư lưu trữ cũng có những bước phát triển vượt bậc đáp ứng yêu cầu
ngày càng cao của nền cải cách hành chính Quốc gia.
Đồng thời, công tác văn thư - lưu trữ là hoạt động thông tin bằng văn bản
bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản và tổ chức sắp xếp, quản lý,
giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan, và chiếm một phần lớn
nội dung hoạt động của văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của
một cơ quan, là một mắt xích quan trọng trong guồng máy hoạt động lãnh đạo, chỉ
đạo, quản lý điều hành.
Làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan được
nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chế độ, giữ gìn bí mật của
Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng văn bản
Nhà nước để làm những việc trái pháp luật.
Để đáp ứng yêu cầu trên, đòi hỏi người làm công tác văn thư không những
phải có tinh thần trách nhiệm cao, nhanh chóng, chính xác, xử lý tình huống linh
hoạt trong từng hoàn cảnh công việc, áp dụng chuyên môn, nghiệp vụ hợp thực
tiễn mà còn phải luôn tìm tòi học hỏi, không ngừng nghiên cứu, trau dồi kinh
nghiệm để có những đóng góp, cải tiến mới giúp cơ quan trong việc xây dựng,
ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập, lưu trữ hồ sơ, tài liệu một cách có khoa
học, phù hợp nhu cầu công việc và đúng theo quy định hiện hành nhằm tiết kiệm
thời gian trong việc tra cứu, truy tìm tài liệu, giải quyết công việc trước mắt và
nghiên cứu, sử dụng lâu dài về sau.
II. TỔ CHỨC THỰC HIỆN ĐỀ TÀI
1. Cơ sở lý luận
Với tính chất đặc thù của công việc và xác định được tầm quan trọng trong
công tác văn thư - lưu trữ, vận dụng những kiến thức được học tại trường Trung
học Văn thư Lưu trữ TWII, tham dự các buổi tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ tại
Sở Giáo dục và Đào tạo Đồng Nai, Thành uỷ Biên Hoà, và đúc rút các kinh
nghiệm từ thực tiễn trong 5 năm qua về công tác văn thư lưu trữ của mình, tôi đã
áp dụng được một số biện pháp đảm bảo tính khoa học, giúp tiết kiệm thời gian,
mang lại những hiệu quả trong công việc hàng ngày của mình.
2. Nội dung, biện pháp thực hiện các giải pháp của đề tài
Trong quá trình hoạt động, trường THPT Trấn Biên thực hiện việc ban hành
các loại văn bản và sử dụng chúng làm phương tiện để lãnh đạo, quản lý mọi hoạt
động của Chi bộ, nhà trường. Đồng thời các văn bản này còn ghi lại đầy đủ chứng
cứ về mọi hoạt động của nhà trường. Nếu các văn bản này để trong tình trạng rời
rạc, không được tập hợp, sắp xếp theo trình tự thì rất khó quản lý và không thể tra
tìm.
Mặt khác, công tác văn thư phải đảm bảo cung cấp một cách kịp thời, đầy đủ,
chính xác những thông tin cần thiết, đảm bảo giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước.
Do đó, để góp phần trong công cuộc cải cách hành chính nước nhà thì vai trò
của người làm công tác văn thư trong việc “Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi,
văn bản đến và lưu trữ hồ sơ” bằng phương pháp khoa học, hiện đại trên cơ sở
những quy định chung của Đảng, nhà nước là công việc cần thiết.
A. TỔ CHỨC QUẢN LÝ, GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐI
Văn bản đi là tất cả những tài liệu do nhà trường, chi bộ trường gửi cho nơi
khác gọi chung là văn bản đi.
Tại trường THPT Trấn Biên, tất cả mọi công văn, giấy tờ lấy danh nghĩa cơ
quan ban hành ra ngoài hay trong nội bộ (giấy giới thiệu, giấy đi đường, giấy
chứng nhận) đều phải đưa qua bộ phận văn thư để đóng dấu và làm thủ tục gửi đi.
1. Trình tự của văn bản đi
+ Kiểm tra thể thức, hình thức và kỷ thuật trình bày, ghi số và ngày tháng năm
của văn bản.
+ Trình ký văn bản, đóng dấu lên văn bản.
+ Đăng ký văn bản đi.
+ Làm thủ tục chuyển giao phát hành và theo dõi việc chuyển phát đi.
+ Lưu văn bản đi.
2. Công tác soạn thảo văn bản
+ Phần lớn công việc soạn thảo tại trường được thực hiện trên máy vi tính và
dựa vào các biểu mẫu tạo sẵn theo quy định. Do vậy, các loại văn bản được soạn
thảo nhanh chóng, đúng quy định và ít bị sai sót.
+ Khi được phân công soạn thảo văn bản thì xác định hình thức, nội dung,
độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo. Phân loại độ mật, độ khẩn của từng
văn bản, sắp xếp văn bản nào cần làm trước, văn bản nào cần làm sau. Thu thập,
xử lý các thông tin có liên quan đến nội dung văn bản.
3. Đánh máy, sao in văn bản
+ Đánh máy, sao in văn bản góp phần bảo đảm tính chính xác, tính khuôn
mẫu của văn bản đồng thời làm cho việc giải quyết văn bản được kịp thời, nhanh
chóng, chính xác.
+ Khi được giao nhiệm vụ đánh máy thì phải đánh đúng với bản gốc, phải
tuyệt đối giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Đối với văn bản mật thì phải thực hiện ở
nơi riêng biệt, không in thừa số bản đã được quy định. Văn bản đánh máy phải
đúng thể thức quy định.
+ Sau khi đánh máy xong, soát lại văn bản nhằm đảm bảo nội dung đánh
máy chính xác.
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày,
tháng, năm của văn bản.
+ Căn cứ theo quy định của pháp luật, văn thư có nhiệm vụ kiểm tra về thể
thức, hình thức và kỷ thuật trình bày văn bản trước khi thực hiện các thủ tục tiếp
theo để phát hành văn bản; trường hợp phát hiện sai sót, phải kịp thời báo cáo lãnh
đạo hoặc người được giao trách nhiệm xem xét giải quyết.
+ Nội dung kiểm tra gồm thể thức văn bản đã đầy đủ chưa, đã được trình
bày đúng vị trí, đúng cách chưa, kỹ thuật trình bày như: khổ giấy, kiểu trình bày,
định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, font chữ, cỡ chữ,
kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác … đã đúng chưa.
Trước khi đánh máy văn bản, kiểm tra kiểu gõ, font chữ (dùng font chữ
Times New Roman), thực hiện định lề trang văn bản trên khổ giấy A4 theo chiều
dọc.
+ Lề trên: cách mép trên từ 2 - 2,5cm.
+ Lề dưới: cách mép dưới từ 2 - 2,5cm.
+Lề trái: cách méptrái từ 3 - 3,5cm.
+ Lề phải: cách mép phải từ 1,5 - 2cm.
Sau đó xác định thể thức của văn bản:
a) Đối với văn bản lấy danh nghĩa Chi bộ trường THPT Trấn Biên.
- Đảm bảo thể thức theo quy định của Đảng.
+ Quyết định số 31-QĐ/TW ngày 1-10-1997 của Bộ Chính trị (khoá VIII)
ban hành quy định về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng;
+ Quyết định số 91-QĐ/TW ngày 16-02-2004 của Ban Bí thư (khoá IX) bổ
sung thẩm quyền ban hành văn bản một số điều của “Quy định về thể loại, thẩm
quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng”;
+ Hướng dẫn số 01-HD/VPTW ngày 02-02-1998 của văn phòng Trung ương
vể thể thức văn bản của Đảng;
+ Hướng dẫn số 11-HD/VPTW ngày 28-05-2004 của văn phòng Trung ương
vể thể thức văn bản của Đảng (thay thế HD 01).
* Tiêu đề Đảng cộng sản Việt Nam
Tiêu đề “Đảng cộng sản Việt Nam” là thành phần thể thức xác định văn
bản của Đảng. Tiêu để được trình bày trang đầu, góc phải, dòng đầu bằng chữ in
hoa, cỡ chữ từ 15, kiểu chữ đứng, đậm; phía dưới có dòng kẻ ngang nét liền phân
cách với địa điểm ngày, tháng, năm ban hành văn bản. Đường kẻ có độ dài bằng độ
dài tiêu đề. Nếu dùng Microsoft Office Word 2003 thì vẽ lệnh Draw, nếu sử dụng
Microsoft Office Word 2007 thì vào menu Insert Shapes chọn đường thẳng kết
hợp phím Shift để vẽ.
Ví dụ: ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM
Tên cơ quan ban hành văn bản và tên cơ quan cấp trên (nếu có) được trình
bày trang đầu, bên trái, ngang với dòng tiêu đề, phía dưới có dấu * để phân cách
với số và ký hiệu văn bản.
+ Tên cơ quan chủ quản cấp trên trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa,
cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng.
+ Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, đặt canh giữa dưới tên cơ quan
chủ quản, cách dòng trên một dòng đơn, được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ
14, kiểu chữ đứng, đậm; phía dưới có dấu *, và đặt cân đối so với dòng chữ.
Ví dụ:
THÀNH UỶ BIÊN HOÀ
CHI BỘ TRƯỜNG THPT TRẤN BIÊN
*
* Số, ký hiệu văn bản
Số văn bản là số thứ tự được ghi liên tục từ số 01 cho mỗi loại văn bản của
chi bộ ban hành trong một nhiệm kỳ của chi bộ. Nhiệm kỳ cấp uỷ được tính từ
ngày liền kề sau ngày bế mạc đại hội đảng bộ lần này đền hết ngày bế mạc đại hội
đảng bộ lần kế tiếp.
Ký hiệu văn bản gồm hai nhóm từ viết tắt của tên loại văn bản và tên cơ
quan ban hành văn bản.
Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, “ký hiệu” bằng chữ in hoa, cỡ
chữ 14, kiểu chữ đứng, đặt cân đối với tên cơ quan ban hành văn bản. Sau từ “Số”
là một khoảng trắng (SPACE) trên bàn phím, với những số nhỏ hơn 10 phải ghi
thêm số 0 phía trước; giữa số và kí hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các
nhóm từ viết tắt trong ký hiệu có dấu gạch nối không cách chữ (-). Số văn bản viết
bằng số Ả Rập.
Số và ký hiệu văn bản được trình bày cân đối dưới tên cơ quan ban hành văn
bản.
Ví dụ:
Số 120/BC-CBTB
* Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
+ Ngày tháng năm ban hành văn bản là ngày tháng năm văn bản được ban
hành, các số chỉ ngày, tháng, năm dùng số Ả-rập, đối với những số chỉ ngày nhỏ
hơn 10 và tháng nhỏ hơn 3 phải ghi số 0 phía trước và viết đầy đủ các từ
“ngày…tháng…năm…”. Không dùng các dấu chấm (.) hoặc dấu gạch nối (-), hoặc
dấu gạch chéo (/) thể thay các từ ngày, tháng, năm trong thành phần thể thức văn
bản.
+ Địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản được trình bày ở trang đầu,
bên phải, cùng một dòng với số kí hiệu văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 13
đến 14, kiểu chữ nghiêng, các chữ cái đầu dòng của địa danh phải viết hoa, sau địa
danh có dấu phẩy, đặt cân đối dưới tiêu đề văn bản.