Tóm tắt đề Tài: Công tác văn phòng của UBND xã Ngòi A

Chia sẻ: Bui Khanh Khanh | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:16

Thêm vào BST

Báo xấu

2.144
lượt xem 188
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Đề Tài: Công tác văn phòng gồm 3 chương trình bày cơ sở lý luận, thực trạng công tác văn phòng của UBND xã Ngòi A, một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn phòng của UBND xã Ngòi A.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Tóm tắt đề Tài: Công tác văn phòng của UBND xã Ngòi A

Bài Luận Công tác văn phòng
Lời nói đầu ------- Trong một cơ quan, đơn vị, tổ chức hay Doanh nghiệp nào muốn duy trì hoạt động được nhịp nhàng, liên tục và thông suốt thì phải cần có bộ phận văn phòng để thực hiện 2 chức năng; - Quản trị hậu cần. - Tham mưu giúp việc. Trong các cơ quan hành chính nhà nước, đặc biệt là UBND các cấp, bộ phận văn phòng có vị trí hết sức quan trọng là ttham mưu giúp việc cho lãnh đạo UBND thực hiện chức năng, nhiệm vụ, tổ chức quản lý, điều hành và đảm bảo hoạt động của UBND. Là một cán bộ công chức phụ trách một ngành đoàn thể của xã, được trường Chính trị tỉnh Yên Bái tạo điều kiện giúp đỡ được về thực tập tại cơ sở xã mình đang công tác đó là điều cực kỳ thuận lợi vừa giúp cho việc tra tìm văn bản tài liệu vừa được sự tạo điều kiện của lãnh đạo địa phương, mặt khác cũng thuận lợi nhiều cho thực hiện nhiệm vụ chính trị của ngành mình trong những phong trào hoạt động của những tháng cuối năm. Trong hoạt động của một cơ quan (UBND xã) nhưng lại tách 2 mảng hoạt động rõ rệt giữa khối Đảng, đoàn thể và khối chính quyền, cho nên tôi rất muấn tìm hiểu về tình hình công tác văn phòng của UBND cấp xã. Được sự quan tâm của Ban giám hiệu trường chính trị tỉnh Yên Bái đã tạo mọi điều kiện cho tôi được nghiên cứu thực tế tại cơ sở UBND xã Ngòi A, huyện Văn Yên, tỉnh Yên Bái. Để phục vụ tốt cho công tác hoạt động của mình và tìm hiểu được những thuận lợi, khó khăn và những tồn tại hạn chế của công tác văn phòng ở chính quyền cấp xã hiện nay, tôi đã mạnh dạn chọn nội dung thực tập “ Công tác văn phòng ” UBND xã làm đề tài báo cáo thực tập của mình. Báo cáo thực tập nhằm mục đích nâng cao nhận thức lý luận đồng thời qua việc nghiên cứu, khảo sát thực tế tại địa phương đã giúp cho tôi nắm bắt được những thuận lợi, khó khăn trong quá trình hoạt động của bộ phậm văn phòng nói chung và văn phòng UBND xã Ngòi A nói riêng, qua đó góp phần bổ sung vào nhận thức cá nhân trong quá trình hoạt động của ngành mình như: Kỹ năng giao tiếp; Kỹ năng soạn thảo văn bản; nghiệp vụ hành chính văn phòng….vv Có thể hiểu rằng đây là một vấn đề không mới, song đến nay vẫn chưa có một công trình nghiên cứu nào về vấn đề này một cách cụ thể và sâu sắc. Với khả năng trình độ và thời gian có hạn nên tôi không có tham vọng nghiên cứu một cách đầy đủ và toàn diện công tác văn phòng ở tất cả các UBND cấp xã mà chỉ giới hạn nghiên cứu vấn đề này ở phạm vi, một xã cụ thể là văn phòng UBND xã Ngòi A, thực hiện nhiệm vụ là giúp việc cho Đảng uỷ – HĐND cùng cấp nhưng vì điều kiện không cho phép, nên chỉ xin nghiên cứu công tác văn phòng UBND xã Ngòi A – huyện Văn Yên – tỉnh Yên Bái. Để thực hiện báo cáo thực tập tôi đặt ra một số mục tiêu cơ bản sau:
Nghiên cứu tình hình thực tế Soạn thảo văn bản; quản lý văn bản; các công tác tổ chức hội họp; công tác tiếp dân; xây dựng chương trình làm việc cho UBND, trên cơ sở đó rút ra nhận xét về tình hình công tác văn phòng ở UBND xã Ngòi A và rút ra những khó khăn, thuận lợi, bước đầu đề xuất ý kiến, kiến nghị nhằm nâng cao hơn nữa chất lượng và hiệu quả hoạt động của văn phòng UBND xã Ngòi A. Để đạt được mục tiêu trên, tôi đã vận dụng kiến thức học tập ở trường và tham khảo vận dụng nguồn tài liệu là các giáo trình: Trung cấp lý luận chính trị nhà nước và pháp luật, quản lý hành chính tập 3 của nhà xuất bản lý luận chính trị năm 2004; Nghiệp vụ hành chính văn phòng của tác giả Vũ Đình Quyền, nhà xuất bản thống kê năm 2004; Kỹ năng nghiệp vụ văn phòng của tác giả Vương Hoàng Tuấn – nhà xuất bản trẻ 2000 và các văn bản pháp quy của Thủ Tướng chính phủ ban hành về quy chế làm việc, mẫu của UBND xã; Thông tư số:55/2005/TTLT-BNV-VPCP ban hành ngày 06 tháng 5 năm 2005; các văn bản của Đảng uỷ – HĐND – UBND xã Ngòi A. Ngoài các tài liệu nêu trên nguồn tư liệu chủ yếu được sử dụng và phân tích là kết quả kiến thức được học tập tại trường, việc khảo sát thực tế công tác văn phòng của UBND xã Ngòi A. Báo cáo thực tập này được thực hiện theo phương pháp: đọc, ghi chép và phỏng vấn…. Trong thực tế, vấn đề này chưa có ai nghiên cứu một cách toàn diện, đầy đủ. Đó là những khó khăn trong quá trình thực hiện báo cáo thực tập. Nhưng được sự giúp đỡ tạo điều kiện của Ban giám hiệu trường chính trị tỉnh Yên Bái, Đảng uỷ – HĐND – UBND xã Ngòi A và các bạn đồng nghiệp mà tôi đã hoàn thành báo cáo thực tập này. Qua báo cáo thực tập xin gửi lời cảm sâu sắc tới các thầy cô là giảng viên của Trường chính trị, đặc biệt là các thầy cô ở khoa Nhà nước và pháp luật Trường chính trị Tỉnh Yên Bái, cảm ơn Đảng uỷ – HĐND – UBND – Cán bộ Văn phòng - thống kê UBND xã Ngòi A đã tạo mọi điều kiện giúp đỡ tôi trong suốt quá trình thực hiện báo cáo thực tập này. * Bố cục của báo cáo thực tập được chia thành: Lời nói đầu Chương I: Cơ sở lý luận. Chương II: Thực trạng công tác văn phòng của UBND xã Ngòi A. Chương III: Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn phòng của UBND xã Ngòi A. Kết luận. Tài liệu tham khảo. Phụ lục Với năng lực và trình độ có hạn, đồng thời đối với bản thân tôi đây cũng là lần đầu tiên tìm hiểu về vấn đề này cho nên báo cáo thực tập hoàn thành chắc hẳn sẽ có những hạn chế thiếu sót. Rất mong nhận được sự tham gia, đóng góp ý kiến chân thành của các thầy cô giáo, cán bộ công chức và các bạn đồng nghiệp. Xin chân thành cảm ơn./. Ngòi A, ngày 10 tháng 01 năm 2010 Người thực hiện
Hoàng Minh Trưởng Chương I: Cơ sở lý luận 1/ Khái niệm về công tác văn phòng: Bất cứ cơ quan nào dù lớn hay nhỏ, muốn hoạt động được nhịp nhàng, đều đặn đều phải có bộ phận văn phòng để đảm bảo cho hệ thống thông tin của cơ quan được thông suốt. Hiện nay, có rất nhiều cách hiểu khác nhau về khái niệm văn phòng. Song ta có thể hiểu khái quát về văn phòng như sau: Văn phòng là nơi tiếp nhận xử lý thông tin, tham mưu, tổng hợp và đảm bảo về mặt hậu cần, phục vụ cho hoạt động của cơ quan, trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ hành chính trong cơ quan, đơn vị. * Hiện nay ở Việt Nam có 3 loại hình văn phòng: - Văn phòng của các cơ quan nhà nước như: Văn phòng Chính phủ; Văn phòng Quốc hội; văn phòng các cơ quan bộ, cơ quan ngang bộ; văn phòng UBND các cấp ….. - Văn phòng của các tổ chức chính trị xã hội: Văn phòng các cơ quan Đảng, văn phòng các tổ chức hội; Đoàn thanh niên, hội Phụ nữ, hội Nông dân, hội CCB…. - Văn phòng của các doanh nghiệp: Văn phòng của các công ty, văn phòng các nhà máy, xí nghiệp…. Như trên đã trình bày thì văn phòng Uỷ ban nhân dân ( UBND) là văn phòng của cơ quan quản lý hành chính nhà nước. Qua tìm hiểu, nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ của văn phòng UBND cấp xã, có thể khái quát như sau: Văn phòng UBND xã là bộ phận trực thuộc UBND xã có chức năng giúp Chủ tịch, phó Chủ tịch UBND xã điều hành, phối hợp các hoạt động của UBND, đảm bảo sự chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch, phó Chủ tịch được toàn diện, kịp thời nhằm đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ chính trị của UBND xã đối với các bộ phận khác trong phạm vi cấp xã. 2. Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng UBND cấp xã: a. Để phục vụ cho hoạt động của UBND xã được liên tục, không bị gián đoạn thì văn phòng UBND xã phải thực hiện tốt một số các chức năng cơ bản sau đây. - Chức năng tham mưu tổng hợp: Đây là chức năng quan trọng của văn phòng UBND xã. Văn phòng UBND xã là “tai mắt” nơi xử lý thông tin, cho nên thông tin ngay sau khi được xử lý thì cán bộ văn phòng phải tổng hợp lại và nêu lên những nội dung, thông tin trình lãnh đạo UBND, đồng thời đề xuất ý kiến tham mưu cho lãnh đạo UBND xã. Tham mưu có nghĩa là đề xuất các ý kiến, góp ý đối với việc đề ra các quyết định quản lý của lãnh đạo. văn phòng UBND xã thực hiện chức năng tham mưu tức là: có trách nhiệm đề xuất ý kiến cho lãnh đạo UBND xã trong quá trình tổ chức, điều hành hoạt động của UBND xã.
Thực vậy, khi giải quyết công việc, lãnh đạo UBND xã cũng căn cứ vào ý kiến đề xuất sáng tạo của cấp dưới và lựa chọn những giải pháp (nếu có) từ đó đưa ra các quyết định đúng đắn trong hoạt động quản lý của mình. Để có thể tham mưu đắc lực cho lãnh đạo UBND xã, văn phòng phải thực hiện tốt các chức năng tiếp nhận, xử lý sàng lọc thông tin, vì đây là cơ sở phục vụ cho việc tham mưu, tư vấn. Nhìn chung văn phòng UBND xã có trách nhiệm tham mưu những vấn đề cơ bản sau: + Tham mưu trong quá trình xây dựng các chiến lược phát triển kinh tế lâu dài và quá trình xây dựng kế hoạch công tác ( năm, quý, tháng…) của UBND xã. + Tham mưu giúp lãnh đạo UBND xã trong việc ra các Quyết định quản lý để tổ chức, điều hành hoạt động của UBND xã. + Tham mưu trong quá trình xây dựng các đề án, báo cáo định kỳ, đột xuất gửi UBND Huyện…. Thông thường văn phòng UBND xã tham mưu cho lãnh đạo xã dưới nhiều hình thức khác nhau như: Bằng văn bản hoặc trao đổi trực tiếp với lãnh đạo. Các ý kiến tham mưu của Văn phòng UBND xã sẽ giúp cho lãnh đạo UBND xã nắm được tình hình cụ thể và ban hành các quyết định đúng đắn. - Chức năng quản trị, hậu cần: Đây là một chức năng rất cần thiết của văn phòng nói chung cũng như văn phòng UBND xã nói riêng. Thực hiện chức năng hậu cần có nghĩa là văn phòng phải đảm bảo cơ sở vật chất, phương tiện đi lại, trang thiết bị làm việc cho cán bộ trong cơ quan, đồng thời cũng phải quan tâm đến đời sống của các cán bộ công nhân viên trong toàn cơ quan. Ví dụ như: Uỷ ban nhân xã Ngòi A muốn tổ chức một cuộc họp “ Quân nhân chính” mở rộng giữa Đảng uỷ, HĐND - UBND và các Ban ngành đoàn thể thì việc chuẩn bị cơ sở vật chất, phát giấy mời, phương tiện đi lại, trang thiết bị, địa điểm, kinh phí….vv là thuộc chức năng và trách nhiệm của bộ phận văn phòng. Như vậy, trong quá trình hoạt động để thực hiện được các chức năng cơ bản đã đề cập ở trên, hoạt động của văn phòng UBND xã giữ một vị trí hết sức quan trọng trong quá trình hoạt động của UBND xã. Hiệu quả hoạt động của văn phòng UBND xã không thể đo được bằng giá trị kinh tế cụ thể như các hoạt động khác, nhưng nó lại góp phần tạo ra những sản phẩm có giá trị về kinh tế, chính trị và xã hội. Đồng thời là “cánh tay đắc lực” trợ giúp cho lãnh đạo UBND xã ra các quyết định quản lý đúng đắn theo chế độ. chính sách của Đảng và Nhà nước đề ra. b. Nhiệm vụ của văn phòng UBND xã: Để đảm bảo cho các chức năng trên được thực hiện tốt thì văn phòng UBND xã được giao những nhiệm vụ nhất định sau: Trong thực tế văn phòng của chính quyền cấp xã phải thực hiện nhiệm vụ mà Quyết định số: 04/2004/QĐ-BNV của Bộ trưởng Bộ nội vụ ban hành ngày 16/01/2004 về tiêu chuẩn cụ thể đối với cán bộ, công chức cấp xã, phường, thị trấn như: Văn phòng – thống kê, giúp việc cho HĐND cấp mình, thực hiện công tác thi đua – khen thưởng. Qua nghiên cứu tôi thấy văn phòng UBND xã có những nhiệm vụ sau:
* Giúp UBND xã xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, lịch làm việc và theo dõi việc thực hiện chương trình, lịch làm việc; tổng hợp báo cáo tình hình kinh tế – xã hội, tham mưu giúp UBND trong chỉ đạo thực hiện công tác hàng năm. Đây là nhiệm vụ của quan trọng của Văn phòng UBND xã, văn phòng cần phải xây dựng chương trình, kế hoạch thực hiện, cần phải sắp xếp các hoạt động sao cho có khoa học, hợp lý, phù hợp với từng thời điểm nhất định. Thực hiện tốt nhiệm vụ này sẽ giúp cho guồng máy hoạt động của UBND xã luôn luôn chủ động, sáng tạo và đạt được năng xuất, hiệu quả cao. Đồng thời với việc xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác của UBND xã và lịch làm việc của Chủ tịch UBND xã thì văn phòng phải có trách nhiệm nhắc nhở để các bộ phận phối hợp, giúp đỡ và tương trợ lẫn nhau cùng hoàn thành kế hoạch chung của toàn thể UBND xã. Ngoài ra còn phải hỗ trợ Đảng uỷ – HĐND soạn thảo các loại văn bản trong quá trình hoạt động. * Thu thập, tổng hợp và xử lý thông tin, giúp UBND dự thảo văn bản trình cấp có thẩm quyền; làm báo cáo gửi lên cấp trên. Văn phòng là bộ phận tham mưu, giúp việc cho lãnh đạo, cho nên việc thu thập và xử lý thông tin là nhiệm vụ quan trọng giúp lãnh đạo cơ quan có những thông tin chính xác, xác thực, đúng đắn, từ đó đưa ra những quyết định phù hợp với thực tế. Khi thu thập thông tin văn phòng phải sàng lọc và xử lý những thông tin cần thiết để cung cấp cho người lãnh đạo. Đây là 1 nghiệp vụ phức tạp, đòi hỏi các cán bộ văn phòng phải có trình độ chuyên môn cao, có hiểu biết rộng về xã hội và có khả năng phân tích, tổng hợp vấn đề và có kỹ năng soạn thảo các loại văn bản trình cấp trên để báo cáo và giải quyết công việc. * Quản lý văn bản, lập hồ sơ, thực hiện công tác lưu trữ: Đây là một trong những nhiệm vụ quan trọng của văn phòng UBND xã. Đối với công tác văn thư thì việc quản lý các văn bản đi – văn bản đến sẽ giúp thủ trưởng theo dõi giải quyết các văn bản đúng chủ trương, chính sách, pháp luật của nhà nước. Bên cạnh việc tiếp nhận và chuyển giao văn bản đi - đến thì văn phòng UBND xã còn quản lý việc thực hiện sử dụng các con dấu theo quy định hiện hành của nhà nước. Ngoài ra còn quản lý hệ thống thông tin liên lạc, in ấn tài liệu của UBND xã. Nhìn chung văn phòng UBND xã phải thực hiện thống nhất công tác này. Thực hiện nhiệm vụ quản lý thống nhất chính là đáp ứng các yêu cầu của UBND xã trong quá trình tiếp nhân, phân loại và chuyển văn bản đến và quá trình tiếp nhận chuyển phát văn bản đi, đảm bảo kịp thời, chính xác. Đối với công tác lưu trữ, văn phòng UBND xã có trách nhiệm quản lý các tài liệu trong quá trình hoạt động của UBND xã đã sản sinh ra và tiến hành thực hiện nộp lưu tài liệu đã hết thời hạn bảo quản hiện hành. Đồng thời văn phòng UBND xã cũng phải tổ chức phục vụ tốt việc khai thác tài liệu, sử dụng tài liệu cho cán bộ làm việc trong UBND xã và những đối tượng có nhu cầu khai thác tài liệu chính đáng. * Tổ chức đối nội, đối ngoại: Đối với nhiệm vụ đối nội, đối ngoại thì có thể nói rằng: Văn phòng UBND xã là trung tâm “ tai măt” đầu mối giao tiếp của UBND xã “Thực hiện Chế độ một cửa”. Các chủ thể muốn liên hệ với UBND xã, lãnh đạo UBND xã thì phải qua bộ phận văn phòng để đăng ký và giải quyết sơ bộ những yêu cầu, sau đó cán bộ văn phòng sẽ trình lãnh đạo UBND xã xin ý kiến để giải quyết. Văn phòng UBND xã đóng góp vai trò hết
sức quan trọng, giúp UBND xã thiết lập mối quan hệ tốt đẹp với cá nhân, đơn vị bên trong cũng như bên ngoài UBND xã. * Bảo đảm nhu cầu kinh phí, chỉ tiêu kinh phí, quản lý tài sản, vật tư của UBND xã. Văn phòng UBND xã phải đảm bảo nhu cầu kinh phí để phục vụ cho hoạt động của UBND xã và các đoàn cán bộ của UBND xã đi công tác. Thực hiện nhiệm vụ này, có nghĩa là văn phòng UBND phải quản lý cơ sở vật chất và tài sản, các loại kinh phí hành chính sự nghiệp, ngoài ra còn phải tổ chức cải thiện đời sống vật chất, tinh thần cho cán bộ, công chức UBND xã. Ngoài những nhiệm vụ trên văn phòng UBND xã còn phải thực hiện một số các nhiệm vụ khác để đảm bảo công tác thông tin liên lạc, đánh máy, in ấn tài liệu, thống kê kinh tế – xã hội, thủ quỹ….Tuỳ theo đặc điểm riêng của từng UBND xã mà văn phòng còn phải thực hiện những nhiệm vụ khác nhau do lãnh đạo phân công công việc. Trên đây là những quy định chung về chức năng, nhiệm vụ cụ thể mà bất cứ văn phòng UBND xã nào cũng phải tổ chức tiến hành, thực hiện để phục vụ cho hoạt động chung của UBND xã và lãnh đạo UBND xã được đảm bảo và thu được kết quả cao trong hoạt động điều hành quản lý của mình. 3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND cấp xã: UBND cấp xã do HĐND bầu ra, là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật và các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và thực hiện Nghị quyết của HĐND cùng cấp. “Điều 123 Hiến pháp 1992 quy định”. Văn phòng UBND cấp xã được bố trí 01 cán bộ với chức danh văn phòng – thống kê có trách nhiệm giúp việc, tham mưu cho HĐND – UBND xã. * Tiêu chuẩn của công chức văn phòng – thống kê Như sau: - Độ tuổi không quá 35 tuổi khi tuyển dụng lần đầu. - Học vấn: Tốt nghiệp THPT đối với khu vực Đồng bằng và Đô thị, THCS trở lên đối với khu vực Miền núi. - Lý luận chính trị: Sau khi được tuyển dụng phải được bồi dưỡng lý luận chính trị tương đương trình độ Sơ cấp trở lên. - Chuyên môn - nghiệp vụ: với khu vực Miền núi công chức văn phòng tối thiểu phải được bồi dưỡng kiến thức chuyên môn về văn thư – lưu trữ hoặc hành chính văn phòng. Nếu mới tuyển dụng lần đầu phải có trình độ Trung cấp của một trong các ngành chuyên môn trên. sau khi được tuyển dụng phải qua bồi dưỡng Quản lý hành chính nhà nước ( Nếu chưa qua trung cấp hành chính). Chương II: Thực trạng công tác văn phòng của UBND xã Ngòi A 1. Khái quát điều kiện tự nhiên, kinh tế – xã hội của UBND xã Ngòi A: Ngòi A là một xã vùng thấp của huyện Văn Yên – tỉnh Yên Bái, cách trung tâm huyện lỵ khoảng 4km có giao thông đường bộ thuận lợi. Toàn xã có 3672ha, trong đất nông nghiệp 220 ha ( có 86 ha trồng lúa nước) đất trồng rừng ha còn lại là đất khác. - Địa giới hành chính: + Phía đông giáp xã Tân Nguyên huyện Yên Bình.
+ Phía Tây giáp xã Mậu Đông huyện Văn Yên. + Phía Nam giáp Thị Trấn Mậu A – Văn Yên. + Phía Bắc giáp xã trung Tâm huyện Lục Yên. Sơ đồ Tổ chức bộ máy hoạt động của HĐND – UBND xã Ngòi A Chủ tịch Phó chủ tịch HĐND HĐND Chủ tịch Phó chủ tịch UBND UBND TP- VH-XH XĐ CA VP-TK ĐC-XD TC-KT * Khó Khăn: Xã Ngòi A là một xã vùng thấp nằm sát với thị trấn Mậu A (Khu trung tâm kinh tế của huyện Văn Yên) tuy nhiên trình độ dân trí của xã thấp không đồng đều. Dân tộc thiếu số chiếm 78%, địa bàn rộng, dân cư sống thưa thớt không tập trung ( thôn xa nhất cách trung tâm UBND xã khoảng 7km) nên ảnh hưởng không nhỏ đến việc tuyên truyền, phổ biến các chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của nhà nước. Đa số điều kiện phát triển kinh tế của nhân dân trong xã là chăn nuôi, trồng trọt và trồng rừng nhưng diện tích trồng lúa nước ít ( mỗi khẩu 10 thước ruộng được chia từ năm 1992). Đường giao thông đi lại đã được sửa sang, xây dựng kiên cố ngầm chàn nhưng vẫn bị chia cắt vì mùa mưa lũ bởi nhiều khe suối ngang dọc. * Thuận lợi: Được sự quan tâm của Tỉnh, Huyện, sự đoàn kết của cán bộ, Đảng viên trong toàn Đảng bộ, sự đoàn kết chịu thương chịu khó của nhân dân trong toàn xã đã tạo nên sức mạnh đồng thuận, là tiền đề giữ vững an ninh chính trị - trật tự an toàn xã hội, tạo điều kiện cho nhân dân phát triển kinh tế ổn định đời sống xây dựng quê hương ngày một phát triển. Xã có con đường Mậu A – Tân Nguyên, tạo điều kiện thuận lợi cho việc đi lại, giao lưu thương mại phát triển kinh tế của nhân dân trong vùng. Trong những năm qua Xã Ngòi A là xã ổn định về dân số, dân tộc, tôn giáo. Dân số của xã có 813 hộ, 3533 nhân khẩu, dân tộc tiểu số chiếm 78% tổng dân số trong toàn xã, gồm có 3 dân tộc Kinh, Tày, Dao cùng sinh sống. Số hộ theo Tôn giáo trên địa bàn toàn xã có 35 hộ, 184 nhân khẩu, chủ yếu là theo đạo thiên chúa. Các hộ Tôn giáo xã Ngòi A sống tốt đời đẹp đạo, đúng pháp luật, không có trường hợp nào lợi dụng Tôn giáo để hành nghề Mê tín dị đoan. Toàn xã được chia thành 14 thôn bản gồm: Khe Cam; Quạch; Khe Mý; Dốc Sơn; Khe Bún; Khe Lóng; Làng Chiềng; Đoàn Kết; Lâm An; Sơn Bình; Khe Vầu; Gốc Bưởi; Khe Chao; Ngọn Ngòi. Toàn xã có 17 chi bộ, trong đó có 14 chi bộ thôn bản; 2
chi bộ Trường học và 1 chi bộ Cơ quan, tổng số đảng viên trong toàn Đảng bộ tính đến ngày 20/12/2009 là 134 đảng viên. Ngòi A là xã phát tiển kinh tế chủ yếu bằng Nông nghiệp kết hợp với chăn nuôi, trồng rừng. - Cây Nông Nghiệp: Cây lúa nước là cây lương thực chủ đạo cung cấp nguồn lương thực cho nhân dân, ngoài ra còn trồng các loại cây Ngô, Khoai, sắn…. - Cây Lâm nghiệp: Gồm cây Quế, keo, bạch đàn, bồ đề… - Cây công nghiệp; Gồm cây chè, sắn, đặc biệt là cây sắn cao sản phục vụ cho Nhà máy sắn Đông cuông, thống kê năm2008 toand xã đã trồng được 313ha trong đó diện tích săncông nghiệp đạt 303/300ha đạt 101% tổng sản lượng củ tươi là 7.998/7920 tấn đạt 100,9%. - Chăn nuôi: Tập trung chủ yếu ở các loại con như: Trâu, bò, lợn, gà, ngan, vịt, cá…. Bên cạnh đó, xã còn phát triển các ngành Tiểu thủ công nghiệp và dịch vụ với các ngành nghề như: Sản xuất màng cọ; sửa chữa xe máy; vật tư nông nghiệp; say sát; máy cưa sẻ; vận chuyển hàng hoá; may mặc; ăn uống tổng số hộ tham gia tiểu thủ công nghiệp và dịch vụ là 42 hộ. * Trong đó: - Máy say sát 13 hộ. - Máy cưa sẻ 4 hộ - Sửa chữa xe máy 7 hộ - Vật tư nông nghiệp 3 hộ. - Dich vụ vận chuyển là: 4 hộ. - May mặc - ăn uống là 11 hộ. Tổng thu nhập từ các ngành nghề năm 2009 là 10 triệu đồng. Tổng thu nhập bình quân đầu người/ năm là: 7.500.000đồng. Cùng với sự phát triển kinh tế, sự nghiệp văn hoá - xã hội của xã Ngòi A có nhiều khởi sắc góp phần phục vụ kịp thời các nhiệm vụ chính trị của địa phương và nâng cao đời sống tinh thần của nhân dân. Trạm y tế xã đã đạt “10 chuẩn quốc gia về y tế ” từ năm 2007 và duy trì hoạt động tốt, được công nhận từ đó đến nay. Toàn xã có 3 trường học với 3 bậc học: Mầm non; Tiểu học; THCS đều được kiên cố háo trường lớp, chất lượng dạy và học ngày càng được nâng cao, đội ngũ giáo viên ngày một được chuẩn hoá về chuyên môn nghiệp vụ. Tỷ lệ huy động trẻ ra lớp năm 2009 là: Mần non: Tổng số có 6 lớp, 183/171 trẻ, huy động số trẻ ra lớp đạt 107% Tiểu học: Tổng số có 12 lớp, 281/ 283 em, huy động số em ra lớp đạt 99,2% THCS: Tổng số có 8 lớp, 208/208 em, huy động số em ra lớp đạt 100%. 100% số thôn đã có điện lưới quốc gia, xã có hệ thống Đài truyền thanh để phục vụ cho công tác thông tin tuyên truyền các chủ trương đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của Nhà nước. Hàng năm Đảng bộ và chính quyền địa phương luôn quan tâm đến phong trào văn hoá văn nghệ – thể dục thể thao như; tổ chức lễ hội Đình cả mường a nhân dịp đầu
xuân, tổ chức hội diễn nghệ thuật quần chúng 2 năm 1 lần, tổ chức Đại hội TDTT 4 năm 1 lần và đã tổ chức thành công 2 kỳ Đại hội năm 2005 và năm 2009 đem lại tinh thần phấn khởi cho nhân dân trong toàn xã. Công tác xoá đói giảm nghèo; Luôn được Dảng bộ và chính quyền địa phương quan tâm đúng mức kịp thời. Các tổ chức chính trị xã hội tín chất cho hội viên và nhân dân vay vốn phát triển kinh tế với lãi xuất thấp, đời sống nhân dân xã Ngòi A những năm qua có nghiều tiến bộ đến nay có hơn 60 hộ khá giả, 728/813 hộ có phương tiện nghe nhìn, 90 hộ có nhà xây kiên cố, số máy điện thoại có 6/100 hộ dân, trên 500 hộ có xe máy phương tiên đi lại. Đến nay theo tiêu trí mới toàn xã có 39 hộ 313 nhân khẩu chiếm % số hộ nghèo trong toàn xã. Trên đây là một vài nét khái quát chung về đặc điểm tự nhiên. điều kiện kinh tế – văn hoá - xã hội của xã Ngòi A. Các đặc điểm cơ bản về tự nhiên, kinh tế –văn hoá - xã hội đó là những tác động nhất định đến hoạt động quản lý, điều hành và các hoạt động chuyên môn của UBND xã theo cả 2 hướng thuận lợi vad khó khăn. 2. Khái quát nhiệm vụ của công tác văn phòng được quy định tại Quy chế làm việc của UBND xã Ngòi A. Quy chế làm việc của UBND xã Ngòi A , nhiệm kỳ 2004 – 2009 được ban hành bởi Quyết định số: 17/2004/QĐ- UBND, ngày 15 tháng 7 năm 2004 của UBND xã Ngòi A. Tại khoản 7 Điều 4 Chương II của Quy chế đã quy định rõ trách nhiệm, quyền han của cán bộ văn phòng – thống kê như sau. - Chịu trách nhiệm theo dừi, tham mưu giúp Chủ tịch UBND, Phó chủ tịch UBDN, đôn đốc công tác hoạt động theo đúng kế hoạch, chương trình đã đề ra và các hoạt động tại UBND xã, sắp xếp lịch công tác, lịch tiếp dân, lịch thường trực, tổ chức các cuộc họp UBND xã. - Theo dõi, tổng hợp kết quả của các ban ngành, giám sát việc công dân chấp hành pháp luật của nhà nước. - Quản lý công văn, sổ sách, giấy tờ, quản lý lập hồ sơ lưu trữ, biểu báo cáo thống kê, theo giõi biến động số lượng, chất lượng cán bộ công chức xã. - Quản lý con dấu đúng nguyên tắc, theo giõi văn bản đi- đến, lưu trữ sổ sách, tài liệu theo qui định của pháp luật. - Giúp HĐND – UBND tổ chức các kỳ họp, tổ chứcc tiếp dân, tiếp khách, nhận đơn thư khiếu nại của công dân chuyển lên cấp trên có thẩm quyền giải quyết. Giúp UBND về công tác thi đua khen thưởng. - Phối hợp với các ban ngành làm tốt công tác soạn thảo văn bản thuộc chức năng, thẩm quyền UBND xã. - Làm tốt công tác thống kê nhà nước ở địa phương, giúp Đảng uỷ, chính quyền địa phương nắm trắc các hoạt động để kịp thời điều chỉnh các chỉ tiêu kế hoạch trên tất cả các lĩnh vực. - Chịu sự phân công của Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND xã và chỉ đạo hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ của cấp trên. 3. Công tác văn thư - lưu trữ: - Quản lý và giải quyết văn bản là công việc diễn ra hàng ngày ở các cơ quan “nói chung “ UBND xã “nói riêng” nó là mạch máu thông tin quan hệ chính thức giữa các cơ quan với nhau và giữa các cơ quan với quần chúng nhân dân. Đây là một công
việc mang tính chất cơ mật trong cơ quan. Do tính chất và khối lượng công việc của UBND xã Ngòi A (về lưu trữ) là không nhiều và ít phức tạp cho nên công tác văn thư – lưu trữ do 1 cán bộ văn phòng – thống kê kiêm nhiệm. - Để tìm hiểu được tình hình công tác văn thư – lưu trữ ở UBND xã Ngòi A, tôi đã tiến hành khảo sát thực tế công tác này và nghiên cứu một số khối lượng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của UBND xã còn tồn lại từ năm 2007 đến nay. Qua kiểm tra khảo sát từ thực tế công tác văn thư lưu trữ ở UBND xã Ngòi A, tôi xin trình bày một số nội dung sau: a. Công tác văn thư: * Vấn đề quản lý và giải quyết văn bản đến; Chủ tịch UBND xã chỉ đạo giải quyết văn bản đến ngay trong ngày, nhận và chuyển bộ phận chuyên môn để giải quyết. Những văn bản đến bằng đường Bưu điện thì cơ bản được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến của UBND xã, còn văn bản do cán bộ đi họp mang về thì hầu như không qua văn phòng làm thủ tục đăng ký văn bản đến như Địa chính, văn hoá- xã hội – tư pháp – hộ tịch…. Từ trước đến đầu năm 2009, trong hoạt động công tác văn thư ở UBND xã Ngòi A không có con dấu đến, từ tháng 04 năm 2009đã có con dấu đến nhưng bố cục của con dấu đến còn thiếu dòng cxhuyển công văn và mẫu mã kích thước chưa đúng với quy định. Ví dụ mô tả: Mẫu dấu đến theo quy định Mẫu dấu đến của UBND xã Ngòi A TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC UBND XÃ NGÒI A Số:…………….. CÔNG VĂN ĐẾN Số:…………………………. ĐẾN Ngày:………….. Ngày…..tháng …..năm…….. Chuyển:……….. Đối với việc đăng ký văn bản đến: Văn phòng chỉ đăng ký văn bản đến đối với những văn bản của UBND xã ,khi văn phòng đi văn thì việc này do Chủ tịch UBND xã giao cho cán bộ Tư pháp – hộ tịch – hay Trưỏng công an giúp việc với chế độ kiêm nhiệm. Đối với việc phân phối văn bản đến , có những văn bản đến của các đoàn thể thì văn phòng hoặc bưu tá chuyển thẳng mà không vào sổ để quản lý theo giõi, khi giải quyết song thì các đơn vị, bộ phận đó cũng không chuyển trả lại văn phòng và một số ít ngành cũng không tiến hành lập và lưu hồ sơ văn bản đến khi đã giải quyết song công việc. Đối với những văn bản được đăng ký quản lý đều chuyển ngay đến người có trách nhiệm nghiên cứu giải quyết có đôi khi không có chữ ký của người nhận văn bản mà chỉ có chữ ký của Chủ tịch UBND xã chuyển các bộ phận chuyên môn. Qua khảo sát việc quản lý văn bản đến của năm 2007, 2008, 2009 được đăng ký bằng sổ với khổ giấy A4 được đánh máy với các đề mục, xin được trình bày minh hoạ sổ công văn đến (năm 2007, 2008, 2009) như sau: Tiêu đề ngoài bìa: sổ công văn đến Cơ quan trích yến Ngày, Số - ký hiệu Ngày, Nơi nhận Độ mật Ký nhận phát hành nội dung
văn bản văn bản tháng văn bản tháng, văn bản năm năm văn bản C¨n cø tõ c¸c th«ng tin thu thËp ®−îc tõ c¸c sæ qu¶n lý v¨n b¶n ®Õn cho thÊy sè l−îng v¨n ®Õn n¨m 2007 lμ: v¨n b¶n. N¨m 2008 lμ: v¨n b¶n. N¨m 2009 lμ: v¨n b¶n. * Qu¶n lý v¨n b¶n ®i: Theo nguyªn t¾c th× tÊt c¶ c¸c v¨n b¶n do UBND x· ban hμnh ra ngoμi ®Òu ph¶i qua v¨n phßng ®Ó ®¨ng ký qu¶n lý v¨n b¶n ®i. Qua kh¶o s¸t thùc tÕ cho thÊy: TÊt c¶ c¸c v¨n b¶n do Chñ tÞch UBND x· ban hμnh ®Òu qua v¨n phßng so¹n th¶o, dùa trªn h−íng dÉn cña Th«ng t− sè: 55 vμ lμm thñ tôc ®¨ng ký v¨n b¶n. Bªn c¹nh ®ã, mét sè v¨n b¶n cña c¸c bé phËn chuyªn m«n khi ban hμnh ra bªn ngoμi còng qua bé phËn v¨n phßng, bé phËn T− ph¸p hé tÞch ®Ó chØnh söa vÒ thÓ thøc vμ lμm thñ tôc ®¨ng ký v¨n b¶n theo ®óng tr×nh tù (®−îc kho¶ s¸t tõ n¨m 2007 ®Õn nay) VÒ vÊn ®Ò l−u v¨n b¶n: Theo quy ®Þnh mçi v¨n b¶n ban hμnh ra bªn ngoμi ph¶i ®−îc l−u 2 b¶n, 1 b¶n ®−îc l−u ë v¨n th− (v¨n phßng) 1 b¶n l−u ë bé ph©n chuyªn m«n n¬i so¹n th¶o. HiÖn nay v¨n phßng UBND x· Ngßi A ®· thùc hiÖn chÕ ®é l−u ®èi víi c¸c v¨n b¶n c¶u c¸c ban chuyªn m«n, nh−ng ®«i khi do ý chñ quan nªn vÉn cßn mét sè v¨n b¶n chØ ®−îc l−u trªn m¸y vi tÝnh ch−a ®−a vμo l−u tr÷ hiÖn hμnh. VÒ sæ ®¨ng ký v¨n b¶n ®i n¨m 2007, 2008, 2009 dïng mçi n¨m 1 sæ khæ giÊy A4 cã ®¸nh m¸y c¸c vi tÝnh víi c¸c môc xin ®−îc tr×nh bμy minh ho¹ cña n¨m 2007, 2008, 2009 nh− sau. Tiªu ®Ò ngoμi b×a: Sæ c«ng v¨n ®i Ngày, QĐ QĐ QĐ Chỉ Báo Thông Công TTr Giấy Đề Nghị Biên Kế trích Nơi Độ Người tháng, nhân XD Khác thị cáo Báo văn mời nghị quyết bản hoạc yếu nhận mật ký năm sự CB h noọi văn đăng dung bản ký công pgát văn hành ,tài văn liệu, bản văn kiện
Căn cứ từ các thông tin thu thập được từ các sổ quản lý văn bản đi cho thấy số lượng quản lý văn bản của các năm như sau: Năm 2007 là: văn bản. Năm 2008 là: văn Bản. Năm 2009 là: 142 văn bản. * Quản lý con dấu: Theo quy định của nhà nước, dấu phải để ở Trụ sở UBND xã và phải giao cho 01 cán bộ văn phòng UBND . Dấu phải được bảo quản, cất giữ trong hòm, tủ, két có khoá chắc chắn , phải có giá để dấu cẩn thận. ở UBND xã Ngòi A dấu cơ quan được giao cho cán bộ văn phòng quản lý theo đúng nguyên tắc ( được quy định cụ thể trong quy chế làm việc của UBND xã). Qua thực tập khảo sát thực tế tôi thấy việc sử dụng con dấu đôi khi ngoài cán bộ văn phòng ra một số công chức khác như; Tư pháp, kế toán …cũng có thể đóng dấu vào văn bản của bộ phận mình. Ngoài ra dấu của UBND xã được quản lý chặt chẽ, vệ sinh thường kỳ, có tủ khoá, có khoá và có giá để dấu cẩn thận. b. Công tác Lưu trữ: Hiện nay khối lượng tài liệu của UBND xã còn giữ lại được từ năm 1995 đến nay vẫn còn chủ yến là các văn bản, quyết định, hồ sơ cán bộ công chức, chuyên trách xã và được đóng gói cẩn thận, những văn bản giấy tờ quan trọng được đóng gói 5 năm 1cặp 3 dây và được đựng riêng một tủ. Còn văn bản đi, văn bản đến của bộ phận chuyên môn nào thì văn phòng phân loại chuyển cho các cơ quan chuyên môn đó giải quyết và tự lưu. Các bộ phận chuyên môn và cán bộ văn phòng tiến hành lập hồ sơ đối với khối lượng tài liệu sau hoạt động kết thỳc 1 năm, tài liệu, hồ sơ của cán bộ công chức được lưu trữ thành từng cặp 3 dây và được lưu trữ cận thận ở trong tủ ( được thực hiện từ năm 2000) song bên cạnh đó số lượng Công báo của Văn phòng chính phủ có khoảng trên 200 quyển được lưu trữ ở tủ nhưng không có khoá và chưa có cách để xử lý đống tài liệu nêu trên. 4. Công tác soạn thảo văn bản: Soạn thảo văn bản có một vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý của các cơ quan, nó vừa là công cụ, vừa là phương tiện nhưng đồng thời nó cũng là sản phẩm quản lý, nó được làm ra do nhu cầu quản lý và cùng là do chính những người làm công tác quản lý làm ra ón. Sản phẩm này tốt hay xấu thì nó ảnh hưởng tới hiệu quả quản lý cảu các cơ quan hoạt động. Công tác soạn thảo văn bản của UBND xã căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND xã phải thảo luận và biểu quyết theo đa số, các văn bản này tuân thủ theo đa số, các văn bản này tuân thủ theo quy trình xây dựng và ban hành văn bản cụ thể. a. Đối với văn bản Quy phạm pháp luật: Đối với những văn bản quan trọng “ văn bane quy phạm pháp luật” của UBND xã phải thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số, các văn bản này tuân thủ quy trình xây dựng và ban hành văn bản, cụ thể.
- Cán bộ văn phòng viết dự thảo dưới sự phân công và chỉ đạo của Chủ tịch – Phó chủ tịch UBND xã. - Căn cứ vào tính chất và nội dung của dự thảo, chủ tịch UBND xã tổ chức lấy ý kiến của các ban ngành và của nhân dân tại các thôn có liên quan đến công việc trong xã. - Sửa đổi, bổ sung dự thảo ( nếu thấy cần thiết) - Thông qua dự thảo tại phiên họp UBND xã, UBND xã thảo luận, biểu quyết theo đa số. - Làm các thủ tục ban hành: Chủ tịch UBND thay mặt UBND xã ký ban hành văn bản và văn phòng thực hiện chế độ lưu văn bản. b. Đối với văn bản hành chính: Đối với việc ban hành văn bản hành chính của UBND xã, Chủ tịch UBND và các ban ngành đoàn thể, qua khảo sát tình hình ban hành văn bản của UBND xã Ngòi A năm 2007, 2008, 2009 mỗi năm tôi lấy ngẫu nhiên từ 8 đến 10 loại văn bản để khảo sát qua đó đã nắm bắt được một số thông tin cụ thể như sau. * Về nội dung văn bản: Phản ánh đúng chủ trương đường lối của Đảng, chính sách pháp luật của nhà nước, sử dụng ngôn ngữ văn phong hành chính công vụ đã bảo đảm tính đại chúng của văn bản. * Về hình thức: Chủ yếu là đánh máy vi tính, những văn bản này đều có số, ký hiệu văn bản, chữ ký của người có thẩm quyền, có dấu đỏ của UBND xã. * Về thể thức văn bản: Có một số ít văn bản chưa được mã hoá về mặt thể thức hiện hành theo thông tư số: 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, liên tịch giữa Bộ nội vụ và Văn phòng chính phủ, ban hành ngày 06/5/2005, hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, cụ thể: - Năm 2007 khảo sát 10 văn bản, trong đó có 8 quyết định 2 tờ trình còn có một số thực trang sau: + Tiêu ngữ: Có 2 văn bản ghi: Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Có 8 văn bản ghi: ( Đúng theo hướng dẫn TT 55) Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc + Thể thức để ký văn bản: Trong 10 văn bản khảo sát thì có 2 Văn bản ghi: T/M. Uỷ ban nhân dân xã. 8 Văn bản ghi: tm. Uỷ ban nhân dân xã. ( đúng theo hướng dần thông tư 55) + Còn về Nơi nhận, số, ký hiệu, địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản đều đúng với Thông tư 55 hướng dẫn. - Năm 2008 khảo sát ngẫu nhiên 10 văn bản, trong đó có 6 quyết định, 2 thông báo, 2 tờ trình kết quả như sau: + Số, ký hiệu, địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản đúng theo hướng dẫn Thông tư 55.
+ Thể thức để ký văn bản: Trong 10 văn bản khảo sát thì có: 3 văn bản ghi: T/M uỷ ban nhân dân xã 7 văn bản ghi: TM. Uỷ ban nhân dân xã ( đúng với hướng dần TT 55). + Nơi nhận, số, ký hiệu, địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản đều đúng theo hướng dẫn của Thông tư 55 - Năm 2009 khảo sát ngẫu nhiên 10 văn bản, trong đó có 5 quyết định, 3 thông báo, 2 báo cáo kết quả như sau: + Số, ký hiệu, địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, trích yếu nội dung văn bản đều đúng với thể thức ( TT55) + Thể thức để ký văn bản: Trong 10 văn bản khảo sát thì có. 1 văn bản ghi: T/M uỷ ban nhân dân xã 9 văn bản ghi: TM. Uỷ ban nhân dân xã ( đúng với hướng dần TT 55). 5. Công tác xây dựng chương trình, kế hoạch và lịch làm việc cho UBND. Chúng ta đều biết rằng một trong những nhiệm vụ quan trọng của các văn phòng là sắp xếp, tổ chức sao cho hoạt động của bộ phận lãnh đạo và hoạt động của UBND xã được tiến hành đều đặn, thường xuyên, liên tục, không chồng chéo và đạt được hiệu quả cao. Để thực hiện được kế hoạch hoạt động hàng năm, hàng quý, hàng tháng, văn phòng phải xây dựng lịch làm việc của cơ quan, lịch làm việc của những người lãnh đạo trong từng tuần, từng tháng sát với kế hoạch hoạt động của cả năm. Soẻ dĩ phải xây dựng kế hoạch, chương trình làm việc cho UBND xã là vỉ xét cho cùng các đơn vị, bộ phận không thể tiến hành các hoạt động của mình mà không liên quan đến hoạt động của các bộ phận khác, của lãnh đạo UBND xã. Mặt khác hầu hết các hoạt động đều có liên quan hoặc cần phải sử dụng các cơ sỏ vật chất chung của UBND, trong khi đó, các cơ sỏ vật chất đó chỉ có giới hạn , không thể đáp ứng mọi hoạt động của UBND hoặc từng người trong cùng một lúc. Vì thế hoạt động của UBND xã có trôi chảy, thuận lợi, hài hoà và có hiệu quả hay không là phụ thuộc vào sự sắp xếp và điềuhành của văn phòng. Chương trình, kế hoạch của UBND xã gồm: Chương trình, kế hoạch hàng năm, hàng quý, hàng tháng và lịch làm việc các ngày trong tuần. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác xây dựng chương trình, kế hoạch và lịch làm việc, ngày tháng năm UBND Huyện Văn Yên đã ban hành Công văn số: /CV-UB về việc đôn đốc chế độ làm việc và lịch tiếp công dân tại các xã, thị trấn, trong đó quy định: - Yêu cầu các xã có lịch tiếp công dân niêm yết công khai . - Thực hiện nghiêm chế độ báo cáo tháng, quý, 6 tháng, 1 năm về UBND huyện. - Giao cho văn phòng HĐND - UBND tổ chức giao ban định kỳ hàng tháng với cán bộ văn phòng – thống kê vào giờ, ngày hàng tháng, bắt đàu từ tháng năm Qua khảo sát thực tế, tôi nhận thấy công tác xây dựng chương trình, kế hoạch và lịch làm việc ở UBND xã Ngòi A như sau: Hàng năm cán bộ văn phòng – thống kê UBND xã xây dựng kế hoạch công tác năn cho toàn thể UBND dựa trên cơ sở các chủ trương, đường lối, chính sách, phát luật
của Đảng và nhà nước, văn bản của cơ quan cấp trên, Nghị quyết của HĐND cùng cấp và ý kiến chỉ đạo của Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND xã, kế hoạch của các ngành, bên cạnh đó còn căn cứ vào yêu cầu nhiệm vụ thực tiễn của đời sống kinh tế – xã hội của địa phương xã Ngòi A. Trên cơ sở kế hoạch hoạt động một năm của UBND xã Ngòi A, hàng quý, hàng tháng văn phòng cũng xây dựng kế haọch công tác quý, tháng gửi cho toàn thể UBND xã, giao ban hàng tuần, Chủ tịch UBND xã giao nhiêm vụ trực tiếp cho các đơn vị bộ phận. Kế hoạch làm việc tuần của UBND xã Ngòi A và các bộ phận chuyên môn không ban hành cụ thể bằng văn bản mà chỉ triển khai “miệng” thông qua các buổi họp giao ban định kỳ hàng tuần giữa UBND xã và các ban chuyên môn. Trong Điều 10, Chương 4 Quy chế làm việc của UBND xã đã quy định cụ thể việc xây dựng lịch làm việc trong tuần, tháng, quý, năm của từng cá nhân trong từng lĩnh vực. Tuy niên việc xây dựng lịc làm việc cụ thể hàng tuần, hàng ngày của UBND của UBND xã Ngòi A và Chủ tịch UBND xã chưa được xây dựng trong thực tế mà văn phòng chỉ xây dựng lịch Thường trực của UBND xã hàng tuần, lịch trực lãnh đạo, lịch này được treo công khai trước cửa phòng thường trực, trong lịch trực không đề cập đến nội dung công việc phải thực hiện trong tuần mà chỉ ghi tên những cán bộ, công chức, lãnh đạo được phân công trực phải có mặt 100% (giờ hành chính) còn những cán bộ công chức khác theo Quy chế quy định thì có 30% quỹ thời gian làm việc trong ngày làm việc tại cơ sở, còn 70% quỹ thời gian làm việc trong ngày tại Trụ sử UBND xã. Ngoài ra văn phòng UBND xã còn xây dựng các kế hoạch công tác cho UBND và cán bộ, công chức theo thời vụ như: Kế hoạch phát triển kinh tế, kế hoạch thâm canh sắn bền vững trên đất dốc, kế hoạch trồng cây vụ đông ( trên đất 2 lúa).