Bài giảng Chương 6: Truyền thông trong quản trị

Chia sẻ: Na Na | Ngày: | Loại File: PPT | Số trang:30

Thêm vào BST

Báo xấu

185
lượt xem 18
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài giảng Chương 6: Truyền thông trong quản trị trình bày vai trò của truyền thông trong quản trị, tiến trình truyền thông, bối cảnh và các nội dung khác. Mời bạn đọc tham khảo để hiểu rõ hơn về các nội dung trên

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Chương 6: Truyền thông trong quản trị

Chương 6: TRUYỀN THÔNG TRONG QUẢN TRỊ
1. Vai trß c ña truyÒn th«ng/ giao tiÕp trong qu¶n trÞ Giao tiÕp còng lµ mé t phÇn c Êu thµnh cña c «ng t¸c x· hé i. Thµnh c«ng vµ thÊt b¹i c ña mé t ngê i lµm C«ng t¸c x· héi trong viÖc gióp ®ì c¸c ®èi tîng phô thué c rÊt nhiÒu vµo tµi giao tiÕp c ña ngêi ®ã.
1. Vai trß c ña giao tiÕp trong qu¶n trÞ • Trªn thùc tÕ, ngêi lµm c«ng t¸c x· héi chñ yÕu lµm viÖc víi ® tîng th«ng qua sù Giao èi tiÕp trùc diÖn do ® nÕu kh«ng cã nh÷ kü ã ng n¨ng giao tiÕp th×nh© viªn C«ng t¸c x· héi n kh«ng thÓ tiÕn hµnh c«ng viÖc cña m× nh • §èi víi nh÷ ngêi lµm c«ng t¸c x· héi ® ng ¶m ® ng c¸c vÞ trÝ qu¶n lý, trëng c¸c ® n vÞ ¬ ¬ vµ c¸c kiÓm huÊn viªn ® vËn hµnh c¬quan Ó cña m× th×Giao tiÕp lµ mét c«ng cô nh kh«ng thÓ thay thÕ
1. Vai trß c ña giao tiÕp trong qu¶n trÞ • Giao tiÕp lµ mét kü n¨ng ® ph¸t triÓn liªn tôc. îc Chóng ta sÏ kh«ng bao giê "dõng l¹i" trong viÖc ph¸t triÓn c¸c kü n¨ng giao tiÕp. • Nãi r»ng t«i ® häc mäi ® vÒ liªn quan ® · iÒu Õn giao tiÕp còng gièng nh nãi "T«i ® ¨n ® cho c¶ · ñ qu·ng ® cßn l¹i. T«i kh«ng cÇn l¬ thùc n÷ êi ng a." • Nh÷ ngêi lµm c«ng t¸c x· héi kh«ng bao giê ng chÊm døt viÖc ph¸t triÓn c¸c kü n¨ng giao tiÕp cña hä. Dõng viÖc ph¸t triÓn kü n¨ng giao tiÕp còng gièng nh ® ång thêi dõng viÖc ¨n l¹i.
* Truyền thông trong quản trị CTXH là vô cùng quan trọng vì: – Tính kết quả – Tính hiệu quả – Tinh thần làm việc
Tính kết quả • Để cung ứng dịch vụ của cơ sở có hiệu quả, bắt buộc các nhân viên phải có khả năng giao tiếp với người khác. • Truyền thông hai chiều là bộ phận của tiến trình dân chủ và cần thiết để ra những quyết định đúng đắn và xác định những chính sách có kết quả
Tính hiệu quả • Tính hiệu quả được tăng cường khi nhân viên giao tiếp cởi mở với người khác về các thủ tục, các phương pháp, các ca, các chính sách, mục tiêu và ngay cả nguyện vọng. Một nhân viên đã học được một kỹ thuật hữu hiệu để xúc tiến hay cải tiến các dịch vụ xã hội thì có thể tăng cường cho cơ sở bằng cách tiết lộ nó ra. • Nhân viên phát hiện những thủ tục nào đó vụng về không hiệu quả thì có thể giúp đỡ cho cơ sở bằng cách báo cho người khác biết những phát hiện của mình
Tinh thần làm việc • Tinh thần làm việc có ý nghĩa đặc biệt trong hoạt động của cơ sở. Nếu nhà lãnh đạo và các thành viên của nhóm cảm thấy có quan hệ kết thân thì họ ủng hộ hỗ trợ nhau để đạt được mục tiêu của cơ sở • Tinh thần làm việc của tổ chức được xây dựng trên sự am hiểu của các nhà quản trị và những nhân viên khác, họ là những người giao tiếp và giúp đỡ lẫn nhau trong việc cung ứng các dịch vụ xã hội
* Kỹ năng lắng nghe hiệu quả giúp cho quá trình giao tiếp tốt • Chú ý đến cách thức lắng nghe • Dừng nói • Thể hiện bạn muốn nghe • Loại bỏ các bối rối • Lắng nghe trước, đánh giá sau • Cố gắng nhìn nhận, nhận ra quan điểm của người khác • Lắng nghe nghĩa tổng thể • Chú tâm vào cả hàm ý bằng lời hoặc phi lời • Tránh đặt người khác vào trạng thái bị động và có thể khiến cho họ im lặng hoặc giận dữ • Xác nhận những điều người ta đã nói, và những điều mình đã nghe
2. Tiến trình truyền thông • Truyền thông đối với tổ chức như là huyết mạch đối với con người. • Truyền thông (giao tiếp) là việc chuyển đổi thông tin và nhận thức được ý nghĩa của những biểu tượng được truyền từ người này sang người khác. Đó là tiến trình gửi, nhận và chia sẻ các ý tưởng, quan điểm, giá trị, ý kiến và các sự kiện • Trong các tổ chức mọi người sử dụng tiến trình truyền thông để thực hiện nhiệm vụ nhằm hoàn thành mục đích của cơ sở
Tiến trình truyền thông gồm 6 thành tố: – Người gửi (người mã hoá) – Người nhận (người giải mã) – Thông điệp – Kênh truyền thông – Phản hồi – Bối cảnh
2.1Người gửi (người mã hoá) • Là nguyền thông tin và là người khởi xướng tiền trình truyền thông • Người gửi lựa chọn loại thông điệp và kênh truyền thông hiệu quả nhất • Người gửi mã hoá thông điệp, tức là chuyển dịch tư duy hoặc cảm giác sang phương tiện - viết, nhìn, nói nhằm chuyển tải ý nghĩa định hướng
Người gửi (người mã hoá) Nhằm mã hoá chính xác, nên áp dụng 5 nguyên tắc truyền thông vào hình thức truyền thông người gửi đang sử dụng: • Sự thích đáng • Dễ dàng, giản dị • C ơ c ấu • Lặ p l ạ i • Trọng tâm
Người gửi (người mã hoá) • Sự thích đáng: tạo cho thông điệp có ý nghĩa, lựa chọn cẩn thận các từ ngữ, biểu tượng hoặc cử chỉ • Dễ dàng, dễ hiểu: Sử dụng những thuật ngữ đơn giản nhất có thể trong thông điệp, giản lược số lượng từ, biểu tượng hoặc cử chỉ sử dụng để truyền thông suy nghĩ và cảm giác định hướng của người gửi • Cơ cấu: sắp xếp, bố trí thông điệp theo một trình tự nhằm tạo điều kiện cho việc hiểu thông điệp dễ dàng. • Lặp lại: Trình bày lại các điểm chính ít nhất 2 lần bởi các từ ngữ có thể không được nghe rõ hoặc không đầy đủ • Trọng tâm: nhấn mạnh những điểm quan trọng bằng cách thay đổi giọng nói, cử chỉ hoặc sử dụng biểu tượng trên gương mặt
2.2 Người nhận (người giải mã) • Người nhận là người tiếp nhận và giải mã thông điệp của người gửi • Giải mã là chuyển dịch thông điệp sang một hình thức có ý nghĩa cho người nhận • Cả việc mã hoá và giải mã đều bị ảnh hưởng bởi các nhân tố cá nhân như trình độ giáo dục, tính cách, kinh tế xã hội, gia đình, quá trình làm việc, văn hoá và giới tính • Một trong số các yêu cầu chính của người nhận là khả năng lắng nghe, chú tâm đến thông điệp • Trở thành người nghe tốt là cách thức quan trọng để cải thiện kỹ năng truyền thông
2.3 Thông điệp • Thông điệp bao gồm những biểu tượng bằng lời (nói và viết) và các hàm ý không bằng lời thể hiện thông tin mà người gửi muốn chuyển tải đến cho người nhận • Các loại thông điệp thường được sử dụng: – Thông điệp phi lời – Thông điệp bằng lời – Thông điệp viết
– Thông điệp phi lời • Tất cả thông điệp không được nói hoặc viết tạo thành thông điệp phi lời. Các thông điệp phi lời liên quan đến việc sử dụng những diễn tả khuôn mặt, giao tiếp bằng mắt, cử động cơ thể, các cử chỉ và ngôn ngữ cơ thể để truyền tải ý tưởng. • Khi giao tiếp, khoảng 60% nội dung của các thông điệp được truyền tải thông qua các biểu hiện ở khuôn mặt và hình thức phi lời khác
– Thông điệp bằng lời Giao tiếp bằng lời hiệu quả đòi hỏi người gửi phải: • Mã hoá thông điệp theo ngôn từ lựa chọn để chuyển tải một cách chính xác ý nghĩa đến cho người nhận • Truyền đạt thông điệp theo phương thức được tổ chức chặt chẽ • Cố gắng loại bỏ sự sao nhãng, bối rối
– Thông điệp viết • Các thông điệp viết thường được sử dụng như: bản báo cáo, ghi nhớ, thư tín, thư điện tử và bản tin • Những thông điệp viết thích hợp khi thông tin phải được thu thập và phân phát cho nhiều người ở các vị trí khác nhau và việc lưu trữ những thông tin được gửi là cần thiết
2.4 Kênh truyền thông • Kênh là đường truyền tải thông điệp từ người gửi đến người nhận. • Sự phong phú thông tin là khả năng truyền tải thông tin của kênh • Không phải tất cả các kênh có thể truyền tải lượng thông tin như nhau • Các hướng truyền tải thông tin theo: kênh từ trên xuống, kênh từ dưới lên, kênh ngang, kênh phi chính thức, mạng lưới bên ngoài