Bài giảng Kế toán tài chính (Học phần 4): Chương 2 - Ngô Văn Lượng

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PPT | Số trang:24

Thêm vào BST

Báo xấu

4
lượt xem 1
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài giảng "Kế toán tài chính (Học phần 4)" Chương 2: Phần mềm kế toán và tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp, được biên soạn gồm các nội dung chính sau: Phần mềm kế toán, vị trí và vai trò của phần mềm kế toán trong hệ thống thông tin kế toán; Nguyên tắc cơ bản xây dựng và sử dụng phần mềm kế toán; Tổ chức các phần hành kế toán chủ yếu trong phần mềm kế toán;...Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Kế toán tài chính (Học phần 4): Chương 2 - Ngô Văn Lượng

Chương II: PHẦN MỀM KẾ TOÁN VÀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DN 1.Phần mềm kế toán 2.Tổ chức ứng dụng phần mềm kế toán trong DN
1. Phần mềm kế toán 1.1. Phần mềm kế toán, vị trí và vai trò của phần mềm kế toán trong hệ thống thông tin kế toán 1.2. Nguyên tắc cơ bản xây dựng và sử dụng phần mềm kế toán
1.1. Phần mềm kế toán, vị trí và vai trò của phần mềm kế toán trong hệ thống thông tin kế toán - Phần mềm kế toán: Là một loại phần mềm ứng dụng, được xác định bao gồm hệ thống các chương trình được lập sẵn nhằm thực hiện xử lý thông tin kế toán trên MVT, bắt đầu từ khâu nhập chứng từ gốc, phân loại chứng từ , xử lý thông tin của chứng từ sau đó in ra các sổ kế toán và báo cáo kế toán - Vai trò: là công cụ tự động hóa công tác xử lý thông tin kế toán trong các đơn vị - Tính ưu việt của PMKT so với ghi chép kế toán thủ công: + Tính chính xác + Tính hiệu quả + Tính chuyên nghiệp + Tính hợp tác
- Phân loại: + Loại 1: các phần mềm kế toán chuyên nghiệp do các công ty tin học chuyên nghiệp sản xuất và cung cấp. VD: Phần mềm kế toán Effect, Misa, Fast Acc, Bravo + Loại 2: Các phần mềm kế toán nghiệp dư do các đơn vị tự xây dựng hoặc do các công tin học không chuyên nghiệp xây dựng theo hợp đồng với những yêu cầu cụ thể của từng đơn vị.
1.2. Nguyên tắc cơ bản xây dựng và sử dụng phần mềm kế toán -Tuân thủ luật và các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán, cũng như hệ thống chế độ kế toán hiện hành - Đáp ứng được tiêu chuẩn và điều kiện theo quy định của BTC, đảm bảo khả năng đối chiếu, tổng hợp số liệu kế toán và lập báo cáo kế toán theo yêu cầu - Đảm bảo tính thích nghi: kế toán phải đảm bảo thích nghi phù hợp với đặc điểm, yêu cầu cầu của tổ chức hoạt động SXKD, quản lý SXKD của doanh nghiệp - Đảm bảo tính linh hoạt: PMKT phải được xây dựng thiết kế “mở và động” cho phép dễ dàng sửa đổi, bổ sung cập nhật khi hệ thống kế toán có sự thay đổi và phát triển. - Tính bảo mật và an toàn dữ liệu: đảm bảo việc bảo quản, lưu trữ số liệu kế toán được lâu dài, an toàn, gọn nhẹ, thực hiện được phân quyền sử dụng phần mềm quản lý, truy cập dữ liệu, truy cập thông tin theo yêu cầu quản trị người dùng - Đảm bảo nguyên tắc xử lý bút toán trùng: + Các phát sinh liên quan đồng thời đến tiền mặt và TGNH + Các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến mua, bán ngoại tệ + Các phát sinh liên quan đến mua bán hàng hóa, vật tư thanh toán ngay bằng TM
2. Tổ chức ứng dụng phần mềm kế toán trong DN 2.1. Khái quát chung phần mềm kế toán DN 2.2. Tổ chức các phần hành kế toán chủ yếu trong phần mềm kế toán
2.1. Khái quát chung phần mềm kế toán DN Khai báo Hệ cơ sở dữ liệu Sổ kế toán kế toán Dữ liệu cuối kỳ trước Quy trình xử lý Báo cáo kế Dữ liệu phát luân chuyển dữ toán sinh trong kỳ liệu và cung cấp thông tin Sao lưu và Điều chỉnh, kết chuyển xử lý cuối kỳ Phần mềm kế toán cho kỳ sau Đầu vào Xử lý Đầu ra Quy trình xử lý thông tin trong kế toán máy
Đầu vào hệ thống thông tin kế toán Dữ liệu khai báo ban đầu  Xác định và khai báo các thông số hệ thống  Xác định và khai báo các đối tượng quản lí  Khai báo số dư ban đầu  Phân quyền sử dụng Dữ liệu đầu vào trong mỗi kì hạch toán  Dữ liệu số dư cuối kì trước  Dữ liệu phát sinh trong kì  Xử lí các nghiệp vụ, bút toán cuối kì Đầu ra của hệ thống thông tin kế toán:  Sổ kế toán  Báo cáo kế toán  Sao, lưu và kết chuyển cho kì sau
Qui trình làm việc Bước 1: Khai báo ban đầu + Khai báo hệ thống + Cập nhật số dư của kỳ kế toán trước chuyển sang Bước 2: Nhập dữ liệu phát sinh Bước 3: Các công việc định kỳ (xử lý tự động) Bước 4: Kết xuất và lưu trữ dữ liệu
2.2. Tổ chức các phần hành kế toán chủ yếu trong phần mềm kế toán Làm việc với phần mềm kế toán EFFECT 2.2.1. Giới thiệu quy trình làm việc của Effect 2.2.2. Tạo lập hệ thống danh mục 2.2.3. Cập nhật và kiểm soát dữ liệu nhập 2.2.4. Cập nhật số dư ban đầu 2.2.5. Tìm kiếm xem, sửa, hủy dữ liệu 2.2.6. Xem, in sổ sách, báo cáo 2.2.7. Cập nhật số liệu phát sinh 2.2.8. Các thao tác cuối kỳ 2.2.9. Quản trị hệ thống
GIỚI THIỆU PHẦN MỀM KẾ TOÁN EFFECT EFFECT là phần mềm tự động hoá kế toán, trợ giúp trong việc quản lý, điều hành DN. Hiện nay, EFFECT có 2 dòng sản phẩm quan trọng phục vụ cho các DN là: - EFFECT- Customize: so với mọi phần mềm tương tự khác hiện nay trên thị trường là khả năng tự thích ứng với các loại hình doanh nghiệp khác nhau từ nhỏ đến lớn, từ thương mại, dịch vụ đến sản xuất. - EFFECT- Small Business: là phiên bản phần mềm chuẩn hoá dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Phiên bản thực hành: EFFECT Training (giới hạn dữ liệu phát sinh trong 1 tháng)
2.2.1. Giới thiệu quy trình làm việc của Effect Nhập liệu --> In báo cáo quản trị Hoặc: Nhập liệu --> Các thao tác cuối tháng --> In sổ sách, các báo cáo quản trị, kế toán  Đưa EFFECT vào ứng dụng - Các công việc để cài đặt EFFECT: + Chuẩn bị phần cứng theo yêu cầu của doanh nghiệp của doanh nghiệp (máy tính, máy in, lắp đặt mạng nếu có). +Cài đặt phần mềm EFFECT - Các công việc thực hiện một lần sau khi cài đặt EFFECT: + Đặt cấu hình cho EFFECT phù hợp với doanh nghiệp. + Phân loại chứng từ, chi phí... cập nhật một lần vào máy. + Nhập các dữ liệu cố định ban đầu (Số dư tài khoản ban đầu, công nợ ban đầu, các danh mục như danh mục bộ phận, khách hàng, vụ việc...). + (EFFECT-Customize) Tập hợp các bảng biểu, báo cáo quản trị ngoài các mẫu chuẩn (đặc thù cho doanh nghiệp), cập nhật một lần vào máy + Lên mô hình phân quyền cập nhật thông tin, quyền khai thác thông tin, cập nhật một lần vào máy
Các công việc thực hiện hàng ngày (hoặc định kỳ) - Nhập dữ liệu theo phân loại chứng từ - In các phiếu Nhập, Xuất, Thu, Chi nếu cần - Kiểm tra, điều chỉnh, sửa, huỷ dữ liệu - In các báo cáo quản trị để sử dụng hoặc để kiểm tra số liệu - Sao, lưu dữ liệu đề phòng sự cố phần cứng
Các công việc thực hiện cuối kỳ (cuối tháng) - Tự sinh các bút toán lệch tỷ giá - Thực hiện các bút toán tiền lương và trích theo lương - Phân bổ chi phí SX gián tiếp (chưa phân bổ), tính giá thành sản phẩm - Phân bổ chi phí chung (CFBH, CFQLDN) - Kết chuyển tự động các TK không có số dư - In sổ sách, báo cáo cuối tháng, khoá sổ, chuyển kỳ hàng tháng, hoặc hàng năm - Sao, lưu dữ liệu đề phòng sự cố phần cứng
2.2.2. Tạo lập hệ thống danh mục trong EFFECT 1. Khái niệm 2. Ý nghĩa 3. Đặc điểm 4. Một số thao tác chung trong các danh mục 5. Nội dung các danh mục 5.1. Danh mục tài khoản 5.2. Danh mục ĐVKH (Đơn vị, Khách hàng) 5.3. Danh mục Loại ĐVKH 5.4. Danh mục VLSPHH (Vật liệu, Sản phẩm, Hàng hoá) 5.5. Danh mục Loại VLSPHH 5.6. Danh mục KHO 5.7. Danh mục Khoản mục chi phí 5.8. Danh mục Bộ phận 5.9. Danh mục Vụ việc, Hợp đồng, Công trình .. 5.10. Danh mục Phân xưởng 5.11. Danh mục ĐTCP 5.12. Danh mục Tiền tệ 5.13. Danh mục TSCĐ 5.14. Danh mục ĐVCS
Khái niệm Danh mục kế toán là một tập hợp dữ liệu dùng để quản lý một cách có tổ chức và không nhầm lẫn các đối tượng thông qua việc mã hóa các đối tượng đó. Mỗi danh mục gồm nhiều danh điểm. Một danh điểm là một đối tượng cụ thể cần quản lý như một tài khoản kế toán, một khách hàng hay một hàng hóa... và được xác định bằng một mã duy nhất Đặc điểm - Các danh mục cần được tạo ra ngay khi bắt đầu đưa chương trình vào hoạt động - Các mục trong danh mục có thể sử dụng kết hợp với nhiều TK khác nhau - Nếu quản lý danh mục theo mã, EFFECT không cho phép trùng mã và tự động sắp xếp chúng theo từng nhóm thông qua cơ chế mã hình cây
Một số thao tác chung trong các danh mục - Vào danh mục: + C1: "Hệ thống" trên Cây chức năng => "Danh mục" + C2: Nhấn nút “...” => “Danh mục” - Thêm mới 1 dòng trong danh mục: Ctrl+I - Sửa một mục trong danh mục: sửa bình thường => nhấn TAB => hiện ra cửa sổ => nhấn C (có) để sửa, phím bất kỳ thì không sửa. - Xóa một mục trong danh mục: nhấn F8 => Nhấn C để trả lời có - Cách đặt danh mục ở dạng hình cây: Các danh mục có trường “Mã” thì có thể có dạng hình cây Lưu ý: Khi nhập dữ liệu, chỉ có thể chọn các mục con, còn khi tìm kiếm dữ liệu hoặc xem, in sổ sách thì có thể chọn cả các mục con và các mục mẹ. - Thoát khỏi danh mục: nhấn ESC hoặc Ctrl+F4 hoặc nút X
2.2.3. Giới thiệu màn hình nhập dữ liệu 1. Đặc điểm 2. Cách chọn một tên (mục) trong một danh mục 3. Ý nghĩa và cách sử dụng các ô trên màn hình 4. Ý nghĩa và cách sử dụng các nút trên màn hình 5. Ý nghĩa và cách sử dụng các mục đánh dấu trên màn hình
1. Đặc điểm - EFFECT chỉ có một màn hình nhập dữ liệu duy nhất, tất cả các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày đều được nhập vào thông qua màn hình này. - Cách thao tác: Chọn mục "Nhập dữ liệu" trên cây chức năng - Màn hình nhập dữ liệu duy nhất để nhập tất cả các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày - Sau thao tác nhấn nút “Lưu” tại màn hình này thì có thể in tất cả các chứng từ và sổ sách báo cáo có liên quan
2. Cách chọn một tên (mục) trong một danh mục Có 3 cách: Cách 1: Chọn theo nguyên tắc xâu lọc: Đưa vệt sáng (hoặc nhấn chuột) đến ô muốn chọn => Đánh một xâu con đặc trưng (hoặc hai xâu con cách nhau bằng dấu phẩy) có chứa trong tên muốn chọn => Nhấn TAB => Chuyển vệt sáng vào tên muốn chọn => nhấn ESC hoặc ENTER để chọn. Cách 2: Chọn theo mã (đối với các danh mục quản lý theo mã): Đưa vệt sáng (hoặc nhấn chuột) đến ô “Mã” => Đánh xâu lọc từ phía trái hoặc Nhập ký tự "\" trước khi đánh xâu lọc => Nhấn TAB,Enter để vào bảng chọn Cách 3: Chọn bằng cách nhấn phím F5: Hiện ra danh mục tương ứng.