Bài giảng Quản trị học: Chương 5 - Đỗ Văn Thắng

Chia sẻ: Chuheodethuong 09 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:23

Thêm vào BST

Báo xấu

28
lượt xem 5
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài giảng Quản trị học: Chương 5 Chức năng tổ chức cung cấp cho người học những kiến thức như: Vai trò của tổ chức; Những vấn đề khoa học trong công tác tổ chức; Xây dựng cơ cấu tổ chức; Các nguyên tác cơ bản của cơ cấu tổ chức; Các yêu cầu khi thiết kế cơ cấu tổ chức; Các quan điểm thiết kế tổ chức; Các giai đoạn hình thành cơ cấu tổ chức; Các mô hình cơ cấu tổ chức; Sự phân quyền tổ chức;...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Quản trị học: Chương 5 - Đỗ Văn Thắng

Chương 5: Chức năng tổ chức 5.1.Về khái niệm: Tổ chức là một trong những chức năng của quản trị, nếu không tổ chức tốt thì mọi công tác hoạch định, chiến lược, kế hoạch, giải pháp đều vô nghĩa; bởi: Tổ chức là: những hoạt động thành lập, phân tách, hợp nhất, phân cấp, phân quyền, giao nhiệm vụ cho những đơn vị, bộ phận, cá nhân trong cơ quan, đơn vị. Hoạt động tổ chức gồm 3 lĩnh vực liên quan chặt chẽ với nhau, là: - Tổ chức bộ máy; - Tổ chức công việc; - Tổ chức nhân sự. 65 Tác giả: Đỗ Văn Thắng,
5.2. Vai trò của tổ chức Tổ chức luôn đóng vai trò trọng yếu trong quản trị, vai trò của tố chức thể hiện những điểm sau:  Đảm bảo mục tiêu và kế hoạch được triển khai vào thực tế;  Nâng cao hiệu quả, hiệu suất công việc, giảm thiểu sai sót trong thực hiện nhiệm vụ;  Tạo sự gắn kết của hệ thống trong thực hiện các mục tiêu, kế hoạch, nhiệm vụ và những tác nghiệp cụ thể;  Sử dụng hiệu quả các nguồn lực của đơn vị;  Tạo cơ chế vận hành hoạt động của đơn vị. 66 Tác giả: Đỗ Văn Thắng,
5.3. Những vấn đề khoa học trong công tác tổ chức Khi thực hiện các chức năng tổ chức, nhà quản trị cần dựa vào những vấn đề khoa họa:  Xác định tầm hạn kiểm soát: Chỉ số lượng bộ phận hay nhân viên cấp dưới mà nhà quản trị có thể điều khiển, tầm hạn phải phù hợp với năng lực quản trị.  Xác định quyền hành trong quản trị: Là xác định năng lực cho phép tổ chức, nhà quản trị yêu cầu người khác phải hành động theo chỉ đạo của mình, quyền hành là nguồn gốc, là công cụ quan trọng.  Phân cấp, phân quyền để tạo thành hệ thống gắn kết trong quản trị. Tác giả: Đỗ Văn Thắng, 67
5.4. Xây dựng cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức là một chỉnh thể các khâu, các bộ phận khác nhau được phân công và có những trách nhiệm, quyền hạn cụ thể, có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau và được bố trí theo theo các cấp quản trị nhằm thực hiện chức quản trị và mục tiêu chung của tổ chức. Cơ cấu tổ chức hoàn thiện, phù hợp thì công việc quản trị hiệu quả và đảm bảo việc thực hiệu mục tiêu tốt. Ngược lại nếu cơ cấu tổ chức cồng kềnh, nhiều tầng lớp trung gian, thiết kế nhiệm vụ, quyền hạn, quyền lợi không tương ứng, phù hợp dẫn đến hoạt động thiếu hiệu quả, thậm chí gây xung đột. 68 Tác giả: Đỗ Văn Thắng,
 Những yếu tố ảnh hưởng đến cấu tổ chức Khi xây dựng cơ cấu tổ chức cần dựa trên:  Mục tiêu và chiến lược phát triển;  Căn cứ vào qui mô và đặc điểm hoạt động;  Tính toán tác động môi trường vi và vĩ mô;  Phải phù hợp với công nghệ áp dụng;  Phải dự trên các nguồn lực, đặc biệt là nguồn nhân lực và tài chính của tổ chức;  Phải tuân thủ nghiêm túc các tiến trình chức năng của tổ chức, như: phân tích công việc, phân chia công việc, quy trình hoạt động, thiết lập cơ chế phối hợp giữa các bộ phận, cá nhân thành một Tác giả: Đỗ Văn Thắng, thể thống nhất. 69
5.5. Các nguyên tác cơ bản của cơ cấu tổ chức  Nguyên tắc cơ cấu tổ chức gắn mục tiêu;  Nguyên tắc thống nhất chỉ huy (mỗi thành viên chỉ nhận mệnh lệnh và báo cáo cho nhà quản trị trực tiếp);  Nguyên tắc đảm bảo hiệu quả (bộ máy xây dựng gọn nhẹ, tiết kiệm mọi nguồn lực, nhưng thực hiện mục tiêu tốt nhất);  Nguyên tắc cân đối (cân đối giữa trách nhiệm, quyền hạn, quyền lợi, giữa các bộ phận, các cá nhân);  Nguyên tắc linh hoạt (ứng phó mọi thay đổi);  Nguyên tắc an toàn và tin cậy. 70 Tác giả: Đỗ Văn Thắng,
6.6. Các yêu cầu khi thiết kế cơ cấu tổ chức  Xác định số lượng các bộ phận, phân hệ phải phù hợp với thực tế và đảm bảo yêu cầu hoạt động, khả năng thích nghi;  Xác định rõ ràng phạm vi, trách nhiệm và quyền hạn các bộ phận, phân hệ, tránh chồng chéo trong thông tin và giải quyết công việc;  Mỗi bộ phận, mỗi phân hệ đảm bảo nhận một hay một số nhiệm vụ, không để tình trạng một nhiệm vụ do nhiều bộ phận giải quyết;  Xác định chính xác luồng thông tin dọc và ngang trong tổ chức, đảm bảo sự phối hợp, nhịp nhàng cân đối giữa các cá nhân, bộ phân. 71 Tác giả: Đỗ Văn Thắng,
5.7. Các quan điểm thiết kế tổ chức Hiện nay tồn tại 2 quan điểm thiết kế tổ chức là quan điểm cổ điển (mô hình cơ giới) và quan điểm hiện đại (quan điểm hữu cơ). Quan điểm cổ điển chú trọng tính chính thức và hệ thống quyền lực phân biệt rõ ràng, hoạt động dựa vào thông tin chính thức. Còn quan điểm hiện đại nhấn mạnh đến tính hợp tác và giải quyết tình huống; chú trọng phân quyền và phi tập trung hóa, nên linh động. Tuy nhiên, các quan điểm đều thực hiện phân chia theo các cách: Theo tầm hạn quản trị, phân chia theo thời gian, phân chia theo chức năng, phân chia theo địa lý, phân chia theo sản phẩm… 72 Tác giả: Đỗ Văn Thắng,
5.8. Các giai đoạn hình thành cơ cấu tổ chức Thường thiết kế cơ cấu tổ chức theo 3 giai đoạn:  Giai đoạn phân tích: Đây giai đoạn quan trọng quyết định chất lượng tổ chức. Giai đoạn này phân tích, tổng hợp các mối liên hệ mục tiêu và mô hình đáp ứng, từ đó là rõ nhiệm vụ, giới hạn công việc xác định cơ cấu tổ chức, thẩm quyền.  Giai đoạn thiết kế: Là chi tiết hóa các phân tích và tính toán các thông số cần thiết cho các bộ phận; xây dựng qui chế, nguyên tắc, quy tắc hoạt động, phân công, phân quyền, định biên.  Giai đoạn xây dựng: Là giai đoạn chính thức ban hành mô hình, bổ nhiệm các chức vụ quản lý, tiến Tác giả:hành phân công nhiệm vụ. Đỗ Văn Thắng, 73
5.9. Các mô hình cơ cấu tổ chức Có một số mô hình tổ chức cơ bản, như: 74 Tác giả: Đỗ Văn Thắng,
Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến Mô hình trực tuyến yêu cầu mỗi cấp chỉ có 1 thủ trưởng, cơ cấu thiết lập theo chiều dọc. Ưu điểm: - Tuân thủ nguyên tắc 1 thủ trưởng, - Tạo sự thống nhất, tập trung cao độ, - Trách nhiệm rõ ràng. Nhược điểm: - Không chuyên môn hóa, nhà quản trị phải có kiến thức toàn diện, - Hạn chế sử dụng các chuyên gia có trình độ, - Dễ dẫn đến cách quản lý gia trưởng, chuyên quyền, độc đoán. 75 Tác giả: Đỗ Văn Thắng,
Mô hình cơ cấu tổ chức chức năng 76 Tác giả: Đỗ Văn Thắng,
Mô hình cơ cấu tổ chức chức năng Mô hình sử dụng các bộ phận được chuyên môn hóa theo chức năng gọi là phòng, ban, người lãnh đạo thông qua đó để điều hành. Ưu điểm:  Cơ cấu sử dụng được chuyên gia giỏi,  Không đòi hỏi nhà quản trị phải có kiến thức toàn diện,  Dễ đào tạo và tìm nhà quản trị. Nhược điểm:  Vi phạm chế độ 1 thủ trưởng,  Chế độ trách nhiệm không rõ ràng, dễ đổ thừa,  Phối hợp lãnh đạo và phòng ban khó khăn. 77 Tác giả: Đỗ Văn Thắng,
Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến chức năng 78 Tác giả: Đỗ Văn Thắng,
Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến chức năng Đây là kiểu mô hình kết hợp trực tuyến và chức năng Ưu điểm:  Có những ưu điểm của mô hình trực tuyến và chức năng,  Tạo điều kiện nhà quản trị trẻ,  Phát huy khả năng nhân sự tổ chức. Nhược điểm:  Nhiều tranh luận xảy ra,  Hạn chế kiến thức chuyên môn,  Dễ xảy ra xung đột dọc (trực tuyến) với chức năng. 79 Tác giả: Đỗ Văn Thắng,
Mô hình cơ cấu tổ chức ma trận 80 Tác giả: Đỗ Văn Thắng,
Mô hình cơ cấu tổ chức ma trận Tổ chức chia theo ma trận (dự án, đề án), cho phép thực hiện một lúc nhiều nhiệm vụ, mỗi thành viên gắn với 1 đề án cụ thể Ưu điểm:  Linh động, ít tốn kém, tinh gọn bộ máy,  Sử dụng các nguồn lực hiệu quả,  Việc thành lập, giải thể dễ dàng. Nhược điểm:  Dễ xảy ra tranh chấp giữa người lãnh đạo và các bộ phận,  Cơ cấu đòi hỏi nhà quản trị phải có tầm ảnh hưởng lớn,  Yêu cầu nhà quản trị có trình độ cao. 81 Tác giả: Đỗ Văn Thắng,
5.10. Sự phân quyền tổ chức Khái niệm quyền lực: Quyền lực trong tổ chức là mức độ độc lập trong hoạt động dành cho một người thông qua việc trao cho họ quyền ra các quyết định hay đưa ra mệnh lệnh, chỉ thị. Quyền lực tạo ra từ vị trí, cấp độ của nhà quản trị. Khái niệm phân quyền: Là phân tán các quyền ra quyết định cho những bộ phận, người quản trị khác nhau. Trong tổ chức bao giờ cũng có sự phân quyền, nhưng không thể có sự phân quyền tuyệt đối. Mức độ phân quyền phụ thuộc: Số lượng các quyết định, mô hình cơ cấu tổ chức, phong cách và nghệ thuật của nhà quản trị… 82 Tác giả: Đỗ Văn Thắng,
5.11. Ủy quyền Khái niệm: Ủy quyền là việc tạo cho người khác quyền hành và trách nhiệm để thực hiện một hoặc một số nhiệm vụ nhất định. Nhà quản trị dù tài giỏi đến đâu cũng không thể tự làm được mọi việc; mặt khác cơ cấu tổ chức nào cũng tạo thành một hệ thống phân chia chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn để thực hiện mục tiêu của tổ chức, nên việc ủy quyền là tất yếu. Tuy nhiên, mức độ ủy quyền và cách thức ủy quyền có khác nhau tùy thuộc vào cơ cấu tổ chức, năng lực, phong cách, nghệ thuật của nhà quản trị. 83 Tác giả: Đỗ Văn Thắng,
 Quá trình ủy quyền  Xác định kết quả mong muốn,  Giao nhiệm vụ,  Giao quyền hạn để hoàn thành nhiệm vụ, Kiểm soát, theo dõi. Trong thực tế các bước tiến hành ủy quyền không tách rời nhau. Việc ủy quyền có thể cụ thể bằng văn bản, cũng có thể bằng miệng; nhưng phải rõ ràng, cụ thể. Trừ những trường hợp đặc biệt, khẩn cấp, còn lại việc ủy quyền phải thể hiện bằng văn bản. 84 Tác giả: Đỗ Văn Thắng,