Bài tập nhóm Quản lý học: Cơ cấu tổ chức Đội Sinh viên Tình nguyện Trường Đại học Kinh kế Quốc dân

Đội Sinh viên Tình nguyện<br /> Trường Đại học Kinh kế Quốc dân<br />  Giới thiệu tổ chức<br /> Đội Sinh viên Tình nguyện Trường Đại học Kinh kế Quốc dân là đội hình tình<br /> nguyện chính của nhà trường, là đơn vị duy nhất trực thuộc cả Đoàn thanh niên và Hội<br /> sinh viên. Thành lập vào ngày 03/06/2000 với nhiều hoạt động tình nguyện thiết thực ý<br /> nghĩa được xã hội và nhà trường đánh giá rất cao như dạy trẻ khuyết tật, tổ chức hiến<br /> máu…<br /> <br /> A. Cơ cấu tổ chức<br /> <br /> Đội trưởng<br /> <br /> Đội phó<br /> <br /> Đội phó<br /> <br /> Đội phó<br /> <br /> Nhóm tuyên<br /> truyền văn hóa<br /> <br /> Ban đối<br /> ngoại<br /> Ban truyền<br /> thông<br /> <br /> Ban kinh<br /> doanh<br /> <br /> Nhóm 1<br /> <br /> Nhóm 2<br /> <br /> Nhóm 3<br /> <br /> Nhóm 4<br /> <br /> Nhóm 5<br /> <br /> Nhóm đi<br /> dạy<br /> <br /> Nhóm<br /> TCM<br /> <br /> Đội có khoảng 150 thành viên hoạt động được chia làm 5 nhóm thường kỳ, mỗi<br /> nhóm có 1 nhóm trưởng 2 nhóm phó<br /> Đội trưởng, 3 đội phó cùng 5 nhóm trưởng của 5 nhóm tạo thành ban thường trực<br /> (ban lãnh đạo) bao quát toàn bộ các hoạt động của đội<br /> Về 3 đội phó trực tiếp hõ trợ cho đội trưởng (cái này t ko rõ lắm nhưng chém gió<br /> ra là 1 ng phụ trách về đối ngoại vs các tổ đội khác, 1 ng là lo viẹc nội bộ trong đôi, 1 ng<br /> là lo tổ chức các chương trinh lớn của đôi)<br /> Thành viên các nhóm sẽ tham gia các ban hoặc các nhóm hoạt động khác mỗi<br /> thành viên có thể tham gia nhiều ban, nhóm trong đội<br /> <br /> o Chức năng của từng bộ phận trong đội<br /> -<br /> <br /> Nhóm đi dạy: dạy trẻ khiếm thị tại trường Nguyễn Đình Chiểu<br /> Nhóm tuyên truuyền văn hóa: tuyên truyền về các danh lam thắng cảnh, di tích<br /> lịch sử đất nước cho các em học sinh tiểu học.<br /> Nhóm TCM là tuyên truyền các ca khúc cách mạng<br /> Ban truyền thông: giới thiệu, quảng bá cho các chương trình của đội như hiến<br /> máu, trao đội sách…<br /> Ban đối ngoại: tìm kiếm nhà tài trợ để tổ chức các chương trình<br /> Ban kinh doanh: thực hiện các hoạt động kinh doanh để tạo quỹ đội<br /> o Chức năng của đội:<br /> <br /> Là đội hình tình nguyện chính của trường, Đội Sinh viên Tình nguyệnTrường Đại<br /> học Kinh kế Quốc dân đi đầu trong các hoạt động tình nguyện, tiếp sức mùa thi, mừa<br /> hè xanh… là môi trường để các bạn sinh viên học hỏi được những kỹ năng mềm, giao<br /> lưu kết bạn và trên hết là để sinh viên góp một phần sức trẻ vào việc giúp đỡ những<br /> hoàn cảnh khó khăn, xây dựng đất nước<br /> <br /> B. Các thuộc tính cơ bản của tổ chức<br /> <br /> 1. Chuyên môn hóa công việc.<br /> <br /> Chuyên môn hóa công việc của Đội sinh viên tình nguyện Trường Kinh tế quốc dân là<br /> khá tốt.<br /> Chia ra các ban và nhóm riêng biệt thì sẽ sử dụng và phát huy được hết điểm mạnh<br /> của một người. Cụ thể sẽ bao gồm những ban và nhóm chức năng sau:<br /> <br /> <br /> <br /> <br /> <br /> <br /> <br /> <br /> Nhóm tuyên truyền văn hóa<br /> Nhóm đi dạy<br /> Nhóm TCM<br /> Ban truyền thông<br /> Ban đối ngoại<br /> Ban kinh doanh<br /> <br /> Ngoài ra , để khắc phục hạn chế của việc chuyên môn hóa công việc như làm giảm<br /> sút khả năng sang tạo , gây nhàm chán , gây xa lạ giữa các thành viên trong đội , đội<br /> còn có các công việc chung như tổ chức các ngày hội hiến máu ; chương trình từ thiện<br /> cho trẻ em nghèo vùng cao ; ngày hội trao đổi sách v.v….<br /> 2. Hình thành các bộ phận.<br /> Mô hình tổ chức của Đội sinh viên tình nguyện Trường Kinh tế quốc dân là mô<br /> hình tổ chức ma trận.<br /> Cụ thể ở đây thì mô hình tổ chức ma trận này là kết hợp giữa mô hình tổ chức theo<br /> chức năng và mô hình tổ chức theo đơn vị độc lập.<br /> Một người sẽ được làm việc trong 2 hoặc nhiều môi trường cụ thể là trong các<br /> nhóm và nhóm chức năng, họ vừa là thành viên của các nhóm vừa là nhân lực cho các<br /> nhóm chức năng. Ví dụ thành viên của nhóm 1 cũng có thể là người nằm trong Ban<br /> đối ngoại và cả nhóm đi dạy<br /> 3. Phối hợp các bộ phận của tổ chức<br /> Vai trò của phối hợp:<br /> -<br /> <br /> Xây dựng được các kênh thông tin ngang dọc, lên xuống thông suốt giữa các<br /> bộ phận và các cấp quản lý<br /> Duy trì được mối liên hệ giữa người đứng đầu với các tổ chức bộ phạn khác.<br /> Duy trì được mối liên hệ giữa các tổ chức với môi trường trực tiếp và gián tiếp.<br /> <br /> Hàng tuần tất cả các nhóm, ban mảng đều có 1 buổi họp thường kỳ để báo<br /> cáo các hoạt động, sau đó các trưởng ban sẽ có buổi họp với ban lãnh đạo để các<br /> bên trao đổi thông tin, định hướng hoạt động, ngoài ra các trưởng ban cũng có thể<br /> liên lạc trực tiếp với nhau về công việc liên quan 2 bộ phận à không cần thông qua<br /> ban lãnh đạo. trong ban lãnh đạo luôn có người đảm nhiệm vai trò đối ngoại: liên<br /> hệ với nhà trường để xin giúp đỡ, liên hệ các bên tài trợ….<br /> <br /> Các công cụ phối hợp:<br /> 1. Các kế hoạch: đưa ra các kế hoạch, phân công rõ ràng công việc, các bộ phận<br /> có mối liên kết với nhau và tạo ra một mục tiêu thống nhất. Trong mỗi buổi<br /> họp ban thường trực, đội trưởng sẽ đặt ra nhiệm vụ trong thời gian tiếp theo từ<br /> đó giao công việc cho các ban mảng liên quan để thực hiện đồng bộ hiệu quả<br /> 2. Hệ thống tiêu chuẩn kinh tế - kỹ thuật: đưa ra những gì cần đạt được cho từng<br /> bộ phận và toàn bộ tổng thể. Người đầu việc có nhiệm vụ đưa ra các phương án<br /> để hoàn thành công việc và đưa ra các yêu cầu cần thỏa mãn. Sau khi được<br /> giao nhiệm vụ, sẽ có deadline (hạn nộp) cho các trưởng ban để hoàn thành<br /> công việc, yêu cầu về chỉ tiêu cần đạt được, từ đó các trưởng ban sẽ triển khai<br /> về các đơn vị với các yêu cầu tương tự.<br /> 3. Các công cụ cơ cấu: cơ cấu tổ chức của đội theo mô hình cơ cấu tổ chức ma<br /> trận nên việc phối hợp giữa các bộ phận là khá dễ dàng cụ thể nhân sự của các<br /> nhóm và các nhóm chức năng là trùng lặp nên việc trao đổi và phối hợp được<br /> cải thiện rất nhiều.<br /> 4. Giám sát trực tiếp: Các nhóm phó, nhóm trưởng,…. Được nhận lệnh trực tiếp<br /> từ đội trưởng triển khai cho các thành viên và trực tiếp giám sát tiến độ thực<br /> hiện để báo cáo lên cấp trên, các hoạt động luôn dược phân chia người phụ<br /> trách rõ ràng để tiện cho việc quản lý, giám sát.<br /> 5. Các công cụ của hệ thống thông tin, truyền thông và tham gia quản lý những<br /> phương diện cơ bản. Các thành viên chủ chốt đểu có gmail để liên lạc công<br /> việc, tận dụng các grôupfacebook để tạo các nhóm liên lạc trong các ban mảng<br /> để bàn bạc thảo luận về công việc..<br /> 6. Văn hóa tổ chức: hai trong ba giá trị cốt lỗi của đội là kỷ luật và tình cảm, kỷ<br /> luật phải luôn được dặt lên hàng đầu, các cá nhân phải luôn đảm bảo đúng giờ<br /> đến tham gia các hoạt động cũng như deadline công việc, bên cạnh đó, các<br /> thành viên cũng cư xử với nhau rất thân thiết, thoải mái cởi mở như một gia<br /> đình lớn, có nhiều hoạt động tập thể để gắn kết các cá nhân với nhau tạo lên<br /> một môi trườn làm việc thoải mái và tạo động lực làm việc cho các cá nhân<br /> 4. Quyền hạn và trách nhiệm trong tổ chức<br /> a) Đội trưởng :<br />  Quyền hạn :<br />  Trực tiếp chỉ đạo các Đội phí , tổ trưởng , trưởng ban , trưởng nhóm , các<br /> thành viên của đội .<br />  Ra các quyết định lớn liên quan đến Đội về các tất cả các mặt .<br /> <br />  Trách nhiệm :<br />  Lãnh đạo đội hoàn thành các sứ mệnh, tầm nhìn được đặt ra .<br />  Báo cáo trước Đoàn thanh niên và Hội sinh viên về hoạt động của đội .<br />  Chịu trách nhiệm trước Đoàn thanh niên và Hội sinh viên về kết quả hoạt<br /> động của đội .<br /> b) Đội phó<br />  Quyền hạn : tham mưu , cung cấp thông tin , lời khuyên cho Đội trưởng về các<br /> mặt đối nội , đôi ngoại và các sự kiện lớn của Đội .<br />  Trách nhiệm :<br />  Dành thời gian giám sát , đánh giá các hoạt động của các ban , nhóm , tổ<br /> trong đội<br />  Tham mưu , cung cấp thông tin , lời khuyên cho đội trưởng<br /> c) Tổ trưởng , Trưởng ban , Trưởng nhóm :<br />  Quyền hạn : Lãnh đạo , phân công các thành viên thực hiện các hoạt động, nhiệm<br /> vụ của tổ , ban , nhóm mình<br />  Trách nhiệm :<br />  Hoàn thành nhiệm vụ của tổ , ban , nhóm .<br />  Báo cáo , chịu trách nhiệm trước đội trưởng về kết quả hoạt động của tổ ,<br /> ban , nhóm mình<br /> 5. Tập trung và phi tập trung :<br /> Cơ câu của đội tình nguyện có mức độ phi tập trung khá cao<br />  Phần lớn các quyết định được ra bởi các trưởng ban , trưởng nhóm , tổ trưởng ;<br /> Đội trưởng chi ra những chỉ đạo chung mang tính chiến lược của đội<br />  Một trưởng ban , trưởng nhóm , tổ trưởng được độc lập ra quyết định mà chỉ cần<br /> thông báo với đội trưởng sau khi quyết định đã ra<br />  Các quyết định của các trưởng ban , trưởng nhóm , tổ trưởng có tầm quan trọng<br /> lớn , liên quan trực tiếp đến các vấn đề tài chính , hoạt động của đội . Trong<br /> trường hợp cần thiết , Đội trưởng có thể trao cho các đội phó quyền hạn chức năng<br /> <br />