Đề án tốt nghiệp Quản trị kinh doanh: Thay đổi quy trình tuyển dụng công chức ngành Thuế giai đoạn 2025-2030

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:70

Thêm vào BST

Báo xấu

2
lượt xem 1
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài "Thay đổi quy trình tuyển dụng công chức ngành Thuế giai đoạn 2025-2030" nhằm tìm hiểu về quy trình tuyển dụng công chức Thuế hiện nay từ đó đưa ra các đề xuất, kiến nghị để hoàn thiện quy trình tuyển dụng.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Đề án tốt nghiệp Quản trị kinh doanh: Thay đổi quy trình tuyển dụng công chức ngành Thuế giai đoạn 2025-2030

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRẦN THỊ NGỌC THAY ĐỔI QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG CÔNG CHỨC NGÀNH THUẾ GIAI ĐOẠN 2025 - 2030 ĐỀ ÁN TỐT NGHIỆP Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh Mã số chuyên ngành: 8340101 Thành phố Hồ Chí Minh - Năm 2024
2 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TRẦN THỊ NGỌC THAY ĐỔI QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG CÔNG CHỨC NGÀNH THUẾ GIAI ĐOẠN 2025 - 2030 ĐỀ ÁN TỐT NGHIỆP Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh Mã số chuyên ngành: 8340101 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. PHẠM HƯƠNG DIÊN Thành phố Hồ Chí Minh - Năm 2024
3 LỜI CAM ĐOAN Tôi là Trần Thị Ngọc, học viên cao học lớp CH08QTKD khóa 8. Tôi cam đoan Đề án tốt nghiệp với đề tài “Thay đổi quy trình tuyển dụng công chức ngành Thuế giai đoạn 2025-2030” là đề án của riêng tôi, có sự hỗ trợ từ Giáo viên hướng dẫn là TS. Phạm Hương Diên. Những số liệu trong các bảng biểu phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh giá được chính tôi thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi rõ trong phần tài liệu tham khảo. Các nội dung và kết quả nêu trong đề án là trung thực và chưa từng được công bố trong bất kì đề án nào khác. Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Hội đồng cũng như kết quả đề án của mình. Tác giả (Ký, ghi rõ Họ tên)
4 LỜI CẢM ƠN Trước tiên, em xin gửi lời cảm ơn đến Cô TS. Phạm Hương Diên với lòng biết ơn chân thành nhất. Trong quá trình thảo luận và nghiên cứu Đề án “Thay đổi quy trình tuyển dụng công chức ngành Thuế giai đoạn 2025-2030” cô đã hết lòng hướng dẫn, chỉ dạy và giúp đỡ em có thêm nhiều kiến thức bổ ích để hoàn thành Đề án tốt nghiệp này. Bên cạnh, em xin gửi lời cảm ơn chân thành sâu sắc của mình đến Ban lãnh đạo cùng toàn thể cán bộ, công chức Chi cục thuế Khu vực Long Thành - Nhơn Trạch, Cục thuế Đồng Nai đã tạo điều kiện thuận lợi cho em có cơ hội được hoàn thành Đề án tốt nghiệp này. Tri thức là một hệ thống rộng lớn và đồ sộ. Với điều kiện thời gian và trình độ lý luận cũng như kinh nghiệm còn hạn chế nên khó tránh khỏi những thiếu sót trong quá trình nghiên cứu và trình bày, em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của Cô và Ban lãnh đạo tại Chi cục thuế Khu vực Long Thành - Nhơn Trạch để em học thêm được nhiều kinh nghiệm và sẽ hoàn thiện Đề án tốt nghiệp tốt hơn. Kính chúc Cô cùng Ban lãnh đạo và toàn thể cán bộ công chức tại Chi cục thuế Khu vực Long Thành – Nhơn Trạch thật nhiều sức khoẻ, bình an, hạnh phúc và thành công trong cuộc sống. Trân trọng ! Tác giả (Ký, ghi rõ Họ tên)
5 TÓM TẮT ĐỀ ÁN Đề án là công trình khoa học nghiên cứu về quy trình tuyển dụng công chức Thuế. Mục tiêu nghiên cứu của đề án là đề xuất một quy trình tuyển dụng mới cho việc tuyển dụng công chức Thuế. Đề án dựa vào lý thuyết về quy trình tuyển dụng, lý thuyết quản trị sự thay đổi, công thức của sự thay đổi và mô hình trường lực của Lewin để phân tích tính khả thi của đề án. Trong Chương 3 tác giả giới thiệu sơ lược về Tổng cục Thuế và đưa ra quy trình tuyển dụng thực trạng công chức Thuế hiện nay. Để phần thực trạng của đề án có độ tin cậy cao, tác giả đã trình bày số liệu sơ cấp về thông báo tuyển dụng công chức Thuế và số liệu thứ cấp về số lượng thí sinh trúng tuyển công chức Thuế được công bố rộng rãi trên trang mạng chính thống của Tổng cục Thuế. Đặc biệt, trong Chương 4 tác giả đã lên ý tưởng cho quy trình tuyển dụng mới thay thế quy trình tuyển dụng hiện tại. Đồng thời, trong Chương 5 tác giả lên kế hoạch cho việc thay đổi theo quy trình mới dựa trên mô hình ứng dụng 3 bước Kurt Lewin mà tác giả lựa chọn làm mô hình nghiên cứu ứng dụng. Cuối Chương 5 tác giả đưa ra các hạn chế của đề án và nêu lên các kiến nghị để đề án được hoàn thiện.
6 ABSTRACT The graduation project is a scientific research project on the recruitment process of tax civil servants. The research objective of the graduation project is to propose a new recruitment process for recruiting tax officials. The graduation project is based on recruitment process theory, change management theory, change formula and Lewin's force field model to analyze the feasibility of the project. In Chapter 3, the author briefly introduces the General Department of Taxation and outlines the recruitment process for the current situation of Tax civil servants. In order for the current situation of the project to be highly reliable, the author has presented primary data on tax civil servant recruitment announcements and secondary data on the number of candidates admitted to tax civil servant recruitment which are widely published. on the official website of the General Department of Taxation. In particular, in Chapter 4, the author came up with an idea for a new recruitment process to replace the current recruitment process. At the same time, in Chapter 5, the author plans for new process changes based on Kurt Lewin's 3-step application model that the author chose as an applied research model. At the end of Chapter 5, the author presents the limitations of the project and makes recommendations for completing the graduation project.
7 DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT VÀ KÝ HIỆU Từ viết tắt Nguyên nghĩa NNT Người nộp thuế CBCC Cán bộ Công chức CNTT Công nghệ thông tin CCT Chi cục thuế ĐTBD Đào tạo bồi dưỡng NNL Nguồn nhân lực NNLCLC Nguồn nhân lực chất lượng cao NSNN Ngân sách Nhà nước TW Trung Ương BHXH Bảo hiểm xã hội BHYT Bảo hiểm y tế KPCĐ Kinh phí công đoàn BHTN Bảo hiểm thất nghiệp KV Khu vực HCNSTVAC Hành chính nhân sự Tài vụ Ấn chỉ KKKTT-TH Kê khai kế toán Thuế – Tin học THNVDTPC Tổng hợp Nghiệp vụ Dự toán Pháp chế TTHT -NNT Tuyên truyền hỗ trợ Người nộp thuế TB -TK Trước bạ – Thu khác KT Kiểm tra CCCD Căn cước công dân TCCB Tổ chức cán bộ BCA Bộ công an
8 MỤC LỤC CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU .................................................................................... 1 1.1. Giới thiệu vấn đề nghiên cứu .......................................................................... 1 1.2. Sự cần thiết của vấn đề nghiên cứu ................................................................. 1 1.3. Mục tiêu nghiên cứu ........................................................................................ 2 1.4. Câu hỏi nghiên cứu .......................................................................................... 2 1.5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ................................................................... 2 1.6. Phương pháp nghiên cứu ................................................................................. 2 1.7. Kết cấu của đề án ............................................................................................. 3 CHƯƠNG 2. CƠ SỞ LÝ THUYẾT ....................................................................... 4 2.1. Giới thiệu chương ............................................................................................ 4 2.2. Lý thuyết về quy trình tuyển dụng .................................................................. 4 2.3. Lý thuyết về quản trị sự thay đổi ..................................................................... 6 2.4. Lược khảo các nghiên cứu trước có liên quan đến vấn đề nghiên cứu ........... 7 2.5. Xác định Mô hình nghiên cứu ứng dụng ....................................................... 11 2.6. Lý thuyết về mô hình trường lực của Kurt Lewin ......................................... 13 2.7. Lý thuyết công thức của sự thay đổi ............................................................. 15 2.8. Tóm tắt chương.............................................................................................. 15 CHƯƠNG 3. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG CÔNG CHỨC THUẾ NĂM 2022 ................................................................................................ 17 3.1. Giới thiệu chương .......................................................................................... 17 3.2. Tổng quan về Tổng cục Thuế ........................................................................ 17 3.2.1. Giới thiệu về Tổng cục Thuế.................................................................. 17 3.2.2. Bộ máy tổ chức ngành Thuế .................................................................. 17 3.3. Thực trạng công tác tuyển dụng công chức ngành Thuế năm 2022 .............. 21 3.3.1. Thực trạng quy trình tuyển dụng công chức Thuế năm 2022 ................ 22 3.3.2. Thực trạng kết quả tuyển dụng công chức Thuế năm 2022 ................... 25 3.4. Các yếu tố môi trường tác động đến hoạt động tuyển dụng công chức ngành Thuế .................................................................................................. 26 3.4.1. Các yếu tố bên ngoài .............................................................................. 26
9 3.4.2. Các yếu tố bên trong .............................................................................. 28 3.5. Xây dựng mô hình trường lực của Kurt Lewin và áp dụng công thức của sự thay đổi ................................................................................................................. 29 3.5.1. Các yếu tố dẫn dắt khi thay đổi quy trình tuyển dụng công chức Thuế 29 3.5.2. Các áp lực khi thay đổi quy trình tuyển dụng công chức Thuế ............. 30 3.6. Áp dụng Công thức của sự thay đổi trong quy trình tuyển dụng công chức Thuế ...................................................................................................................... 32 3.7. Tóm tắt chương.............................................................................................. 33 CHƯƠNG 4. QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG CÔNG CHỨC THUẾ GIAI ĐOẠN 2025 – 2030 ............................................................................................ 34 4.1. Giới thiệu chương .......................................................................................... 34 4.2. Đề xuất quy trình tuyển dụng công chức Thuế giai đoạn 2025 – 2030 ........ 34 4.2.1. Quy trình tuyển dụng công chức Thuế đề xuất ...................................... 34 4.2.2. Điểm khác biệt giữa quy trình tuyển dụng cũ và mới ............................ 36 4.3. Tóm tắt chương.............................................................................................. 38 CHƯƠNG 5. KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG CÔNG CHỨC THUẾ GIAI ĐOẠN 2025 – 2030 ................................................ 39 5.1. Cơ sở của kế hoạch ........................................................................................ 39 5.2. Mục tiêu kế hoạch ......................................................................................... 39 5.3. Kế hoạch chi tiết và nguồn lực triển khai ...................................................... 39 5.4. Đánh giá và kiểm soát triển khai đề án.......................................................... 44 5.5. Hạn chế của đề án và kiến nghị ..................................................................... 44 5.5.1. Hạn chế của đề án .................................................................................. 44 5.5.2. Kiến nghị ................................................................................................ 45 TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................................... 47 PHỤ LỤC ............................................................................................................. 48
10 DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, ĐỒ THỊ, BIỂU ĐỒ, HÌNH VẼ Hình 2.1. Qúa trình thay đổi trong tổ chức của Kurt Lewin Hình 2.2. Qúa trình thay đổi 8 bước của Kotter Hình 2.3. Mô hình trường lực của Kurt Lewin Hình 3.1. Sơ đồ tổ chức ngành Thuế Việt Nam Hình 3.2. Quy trình tuyển dụng ngành Thuế Hình 3.3. Bảng so sánh số lượng CBCC trúng tuyển so với nhu cầu tuyển dụng Hình 3.4. Các yếu tố dẫn dắt trong thay đổi quy trình tuyển dụng công chức Hình 3.5. Các yếu tố cản trở trong thay đổi quy trình tuyển dụng công chức Hình 4.1. Quy trình tuyển dụng công chức ngành Thuế mới giai đoạn 2025-2030 Hình 4.2. Bảng so sánh điểm khác biệt giữa quy trình tuyển dụng cũ và mới
11 CHƯƠNG 1. GIỚI THIỆU 1.1. Giới thiệu vấn đề nghiên cứu Hiện nay, toàn cầu hóa diễn ra ngày càng sâu rộng, các liên kết kinh tế xuất hiện và ngày càng có nhiều ảnh hưởng, thúc đẩy sự phân công lao động sâu sắc và hình thành các chuỗi giá trị toàn cầu; cạnh tranh kinh tế diễn ra quyết liệt và mỗi quốc gia phải dành cho mình ưu thế trong cuộc cạnh tranh đó. Trong đó, nguồn lực con người, nhất là nguồn nhân lực chất lượng cao trở thành lợi thế cạnh tranh mạnh mẽ, năng động trong quá trình phát triển kinh tế; là nhân tố làm chuyển dịch lợi thế so sánh giữa các quốc gia. Phần lớn nhân lực chất lượng cao ở nước ta là những người làm việc cho khu vực công, có quyền lợi và nghĩa vụ theo quy định của pháp luật. Trong bộ máy hệ thống chính trị, nguồn nhân lực chất lượng cao là lực lượng tham mưu cho Đảng và Nhà nước, hoạch định chiến lược, kế hoạch, giải pháp xây dựng và phát triển đất nước và là lực lượng lãnh đạo, chỉ đạo tổ chức thực hiện các chiến lược, kế hoạch giải pháp đó. Nguồn nhân lực, nhất là nhân lực chất lượng cao là lực lượng tinh túy, quan trọng cấu thành nguồn nhân lực của quốc gia, nhân tố quan trọng trong sự nghiệp xây dựng và phát triển đất nước. Hiệu lực, hiệu quả hoạt động của bộ máy nhà nước được quyết định bởi trình độ, năng lực, phẩm chất, đạo đức, hiệu quả công tác của nguồn nhân lực, nhất là nhân lực chất lượng cao. Do vậy, việc xây dựng một quy trình tuyển dụng công chức có đủ tài đức vào khu vực công là vấn đề vô cùng quan trọng và cần đặt lên hàng đầu trong mọi thời đại phát triển của một đất nước. 1.2. Sự cần thiết của vấn đề nghiên cứu Tổng cục thuế là tổ chức trực thuộc Bộ Tài Chính, thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Tài Chính quản lý Nhà nước về các khoản thu nội địa trong phạm vi cả nước. Do vậy, việc tuyển dụng công chức ngành Thuế vừa có đức vừa có tài nhưng vẫn giảm được nguồn chi phí tuyển dụng theo ngân sách Nhà nước là một bài toán khó từ trước đến nay. Tuy nhiên, theo thực trạng hiện nay quy trình tuyển dụng của ngành Thuế chưa thực sự phát huy được vai trò trong việc tuyển dụng đúng người đúng vị trí, bên cạnh đó các chi phí lớn cho việc tuyển dụng hằng năm
12 do phải thi tuyển tập trung tại 3 điểm trong cả nước. Chính vì lý do trên tác giả quyết định chọn đề tài “Thay đổi quy trình tuyển dụng công chức ngành Thuế giai đoạn 2025 - 2030” 1.3. Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu chung của đề án: Tìm hiểu về quy trình tuyển dụng công chức Thuế hiện nay từ đó đưa ra các đề xuất, kiến nghị để hoàn thiện quy trình tuyển dụng. Mục tiêu cụ thể đề án: - Đề án “Thay đổi quy trình tuyển dụng công chức ngành Thuế giai đoạn 2025-2030” nhằm đánh giá quy trình tuyển dụng công chức hiện tại từ đó đưa ra một số thay đổi trong quy trình tuyển dụng công chức ngành Thuế. - Bên cạnh đó, đề tài đưa ra một góc nhìn mới về cách tiếp cận nguồn nhân lực chất lượng cao trong thời đại công nghệ số ngày càng phát triển. - Ngoài ra đề tài còn là cơ sở cho những nghiên cứu sâu hơn về quy trình tuyển dụng công chức trong khu vực công. 1.4. Câu hỏi nghiên cứu Câu hỏi 1: Quy trình tuyển dụng công chức hiện tại có thỏa mãn được mong muốn của Tổng cục Thuế về số lượng CBCC cần tuyển? Câu hỏi 2: Quy trình tuyển dụng công chức hiện tại có đảm bảo nguồn kinh phí tuyển dụng đề ra hay không? Câu hỏi 3: Quy trình tuyển dụng công chức hiện tại cần có những thay đổi gì để phù hợp với xu thế phát triển công nghệ số? 1.5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Quy trình tuyển dụng công chức ngành Thuế Phạm vi nghiên cứu: Tổng cục Thuế Thời gian nghiên cứu: Năm 2022 1.6. Phương pháp nghiên cứu Phương pháp phân tích dữ liệu định tính như: - Đưa công thức của sự thay đổi vào quy trình tuyển dụng hiện tại, phân tích các yếu tố dẫn dắt, các yếu tố cản trở bằng mô hình trường lực của Kurt Lewin để đánh giá đề án có khả thi hay không.
13 - Thu thập số liệu từ các thông báo tuyển dụng trên trang trang mạng của Tổng cục thuế. - Các Thông tư, Quyết định của Nhà nước được ban hành rộng rãi có liên quan đến công chức viên chức. 1.7. Kết cấu của đề án Đề án gồm 5 Chương: Chương 1: Giới thiệu Trong Chương 1 tác giả giới thiệu sơ lược về vấn đề nghiên cứu, sự cần thiết phải thay đổi một quy trình tuyển dụng mới, mục tiêu nghiên cứu, các câu hỏi nghiên cứu, đối tượng phạm vi nghiên cứu, phương pháp nghiên cứu và kết cấu của đề án. Chương 2: Cơ sở lý thuyết và mô hình nghiên cứu ứng dụng Trong Chương 2 tác giả trình bày lý thuyết của quản trị sự thay đổi, lược khảo các nghiên cứu trước có liên quan đến vấn đề nghiên cứu, xác định mô hình nghiên cứu mà tác giả hướng đến. Chương 3: Phân tích thực trạng và nguyên nhân vấn đề nghiên cứu Trong Chương 3 tác giả trình bày thực trạng quy trình tuyển dụng công chức ngành Thuế hiện nay, đồng thời tác giả đưa ra các nguyên nhân cần phải thay đổi Chương 4: Phát triển các giải pháp Trong Chương 4 tác giả đưa ra Quy trình tuyển dụng mới và các giải pháp thay đổi quy trình tuyển dụng công chức ngành Thuế Chương 5: Kế hoạch triển khai các giải pháp Trong Chương 5 này tác giả đưa ra các ý tưởng về các kế hoạch để triển khai các giải pháp đã nêu ở Chương 4.
14 CHƯƠNG 2. CƠ SỞ LÝ THUYẾT 2.1. Giới thiệu chương Trong Chương 2 này tác giả sẽ trình bày các lý thuyết về Quy trình tuyển dụng, Quản trị sự thay đổi, Mô hình nghiên cứu của Kurt Lewin và Kotter, Mô hình trường lực của Kurt Lewin, công thức của sự thay đổi. Tác giả sẽ đưa ra những ưu điểm, nhược điểm của từng mô hình và lựa chọn mô hình mà tác giả muốn hướng tới. 2.2. Lý thuyết về quy trình tuyển dụng Quy trình tuyển dụng là chuỗi các bước và hoạt động mà một doanh nghiệp thực hiện để thu hút, đánh giá, chọn lọc và tuyển dụng các ứng viên phù hợp nhằm bổ sung vào các vị trí còn khuyết trong tổ chức. Mục tiêu của quy trình tuyển dụng là tìm ra những ứng viên có kỹ năng, kinh nghiệm phù hợp với vị trí việc làm. Quy trình tuyển dụng gồm có các bước sau: Bước 1: Yêu cầu tuyển dụng và phê duyệt Trong thực tế, việc xác định nhu cầu tuyển dụng là một quá trình tương tương giữa các bộ phận với nhau như hành chính nhân sự, bộ phận vận hành của tổ chức như kế toán, thu mua, sản xuất,….và quản lý cấp cao. Các yêu cầu tuyển dụng của các phòng ban thường là kinh nghiệm, kỹ năng và tầm quan trọng của vị trí ứng tuyển. Phòng nhân sự nhận thông tin và xem xét đề xuất tuyển dụng của các khối theo các tiêu chí: Hạn mức nhân sự, dự phòng ngân sách, tình hình kinh doanh, thị trường lao động… Nếu đề xuất chưa phù hợp thì thông báo đến các khối để điều chỉnh. Nếu đề xuất phù hợp thì chuyển tiếp đề xuất đến quản lý cấp cao phê duyệt. Bước 2: Thiết lập nguồn tuyển dụng Sau khi nhận được phê duyệt của quản lý cấp cao, người tuyển dụng nhân sự thường tạo nguồn tuyển dụng thông qua các kênh khác nhau để thu hút ứng viên tiềm năng như: trang web tuyển dụng, mạng xã hội, tổ chức các sự kiện tuyển dụng, nội bộ trong công ty giới thiệu, hoặc thông qua các trường đại học và cơ sở giáo dục.. Bước 3: Sàng lọc và sơ tuyển
15 Khi nhận được thông tin ứng viên ứng tuyển từ nhiều kênh khác nhau, chuyên viên nhân sự tiến hành sàng lọc 1 lần dựa trên bản mô tả công việc, trình độ học vấn, kỹ năng chuyên môn, kinh nghiệm làm việc và các yếu tố khác để loại bỏ ứng viên không phù hợp từ danh sách. Bước 4: Thực hiện bài kiểm tra đầu vào Sau khi hoàn thành bước sàng lọc và sơ tuyển ở bước 3, nếu cần thiết phòng nhân sự sẽ tiến hành thực hiện bài kiểm tra đầu vào cho ứng viên ở bước 4. Việc thực hiện bài kiểm tra là một bước quan trọng đối với các vị trí đặc thù lập trình viên, kỹ thuật hoặc vị trí quản lý. Sau khi hoàn thành bài kiểm tra, nhân sự sẽ đánh giá kết quả của ứng viên và ghi chú về hiệu suất của họ để làm cơ sở đánh giá xem liệu ứng viên có tiếp tục vào vòng phỏng vấn tiếp theo hay không? Bước 5: Phỏng vấn Qúa trình phỏng vấn thường là cơ hội để ứng viên và doanh nghiệp tương tác trực tiếp và đánh giá mức độ phù hợp của ứng viên. Tùy từng vị trí, có thể tổ chức 1-3 vòng phỏng vấn và có sự tham gia của nhiều bộ phận khác nhau, từ nhân sự đến quản lý cấp cao. Bước 6: Đề xuất Sau khi hai bên đã thực hiện các bước trao đổi trong buổi phỏng vấn, doanh nghiệp sẽ tiến hành xác nhận ứng viên tiềm năng và phù hợp để trở thành nhân viên của công ty. Đề xuất và thương lượng về điều kiện công việc là một phần không thể thiếu của quá trình tuyển dụng. Trong thực tế, việc xác định mức lương và các phúc lợi khác thường đòi hỏi sự linh hoạt và khả năng thương lượng từ cả hai bên. Bước 7: Thông báo kết quả và bổ sung hồ sơ Sau khi ứng viên đồng ý nhận với các đề xuất mà công ty đưa ra, nhân sự sẽ gửi thông báo kết quả trúng tuyển và hướng dẫn ứng viên điền các thông tin cần thiết. Bộ phận nhân sự sẽ chuẩn bị các tài liệu, hướng dẫn, các thông tin quan trọng về công ty, chỗ ngồi, thiết bị làm việc và các nguồn tài nguyên cần thiết khác để đảm bảo nhân viên mới có môi trường làm việc thuận lợi và thoải mái ngay từ ngày đầu tiên.
16 2.3. Lý thuyết về quản trị sự thay đổi Thế giới luôn phát triển không ngừng, con người cần phải thay đổi để thích ứng với thế giới, quản trị sự thay đổi đã trở thành một trong những yếu tố thành công quan trọng bậc nhất đối với bất kỳ tổ chức nào trên thế giới này. Theo Lines(2005) định nghĩa “Thay đổi tổ chức được định nghĩa là một sự thay đổi có kế hoạch của tổ chức gồm hệ thống tổ chức, quy trình hoặc lĩnh vực sản phẩm chính của tổ chức nhằm nâng cao việc đạt được một hay nhiều mục tiêu của tổ chức” Theo Klein (1996) thay đổi trong tổ chức lớn thường bắt đầu một cách từ từ, được thực hiện từng bước và có thể thực hiện sau khi có được các thông tin cần thiết cho sự thay đổi. Chắc chắn đó là phương pháp thường được sử dụng bởi những người có sự hiểu biết về thay đổi tổ chức. Giai đoạn đầu thường phác họa kế hoạch để thay đổi không có sự tham gia của người lao động, tiếp theo có thể chỉ tham gia của một phần lực lượng lao động có kiến thức về những gì đang diễn ra và cuối cùng là sự tham gia của tất cả lao động trong tổ chức, đồng thời sẽ xuất hiện những kháng cự khá căng thẳng để thay đổi. Theo Gopalakrishman và Damanpour (1997, p.15) thế giới ngày nay được đặc trưng bởi những thay đổi sâu sắc về xã hội, kinh tế và công nghệ. “Sự thay đổi có mặt khắp mọi nơi và phổ biến, và sự đổi mới tạo điều kiện cho quá trình thích ứng với nhiều thay đổi này” Dựa trên phạm vi và mức độ ảnh hưởng của sự thay đổi, quản trị sự thay đổi có 3 dạng sau: Thay đổi thích ứng: là các thay đổi nhỏ, dần dần, có tính lặp lại mà tổ chức thực hiện nhằm phát triễn sản phẩm, cải thiện quy trình, thay đổi chiến lược thích ứng với thời gian. Thay đổi chuyển tiếp: các thay đổi lớn hơn , mang tính chiến lược, nhằm giúp tổ chức chuyển đổi sang trạng thái mới. Thay đổi chuyển đổi: các thay đổi mang tính đột phá, có tác động sâu sắc đến tổ chức, thay đổi cách thức hoạt động và vận hành của tổ chức. Có 3 cấp độ trong quản trị sự thay đổi Cấp độ cá nhân
17 Đây là cấp độ mà sự thay đổi bắt đầu từ mỗi cá nhân. Để thành công trong quản lý sự thay đổi, các cá nhân cần nhận thức về lý do thay đổi, cảm nhận được tầm quan trọng của nó và sẵn lòng thay đổi hành vi, quan điểm và kỹ năng cá nhân. Ở cấp độ này, quản lý sự thay đổi tập trung vào việc tạo động lực, đào tạo và hỗ trợ cá nhân để họ chấp nhận và thích ứng với sự thay đổi Cấp độ tổ chức Thay đổi không chỉ ảnh hưởng đến cá nhân mà còn ảnh hưởng đến các nhóm làm việc trong tổ chức. Các nhóm cần phải làm việc cùng nhau để thích ứng với sự thay đổi và đảm bảo rằng mọi người cùng chung tay xây dựng một môi trường mới. Quản lý sự thay đổi ở cấp độ này bao gồm việc xây dựng sự đồng thuận, tạo ra một môi trường hỗ trợ , khuyến khích sự hợp tác và giao tiếp hiệu quả giữa các thành viên trong nhóm. Cấp độ doanh nghiệp Quản trị sự thay đổi doanh nghiệp tập trung vào việc giúp doanh nghiệp thích nghi với những thay đổi trong môi trường kinh doanh. Trong cấp độ này người quản lý cần đánh giá tác động của thay đổi đối với doanh nghiệp, phát triển các chiến lược để thích ứng với thay đổi, thực hiện các thay đổi cần thiết. 2.4. Lược khảo các nghiên cứu trước có liên quan đến vấn đề nghiên cứu Mô hình thay đổi của Kurt Lewin (Kurt Lewin Change Model) Là một mô hình biểu diễn quá trình thay đổi của tổ chức; tạo ra nhận thức rằng cần phải thay đổi, chuyển sang cấp độ hành vi mới, củng cố hành vi mới thành chuẩn mực. Theo Kurt Lewin (1947), muốn thay đổi thành công đòi hỏi phải phá vỡ sự đông cứng của hiện trạng. Hiện trạng có thể được xem là trạng thái cân bằng của tổ chức. Trong mô hình 3 bước của Lewin sự thay đổi là quá trình chuyển từ cách làm cũ sang cách làm mới một cách có hệ thống. Phá vỡ sự đông cứng của hiện trạng cho thấy tầm quan trọng của việc chuẩn bị cho sự thay đổi. Giai đoạn tái đông cứng phản ánh việc theo đuổi sự thay đổi và biến sự thay đổi này trở nên bền lâu. Qúa trình thay đổi trong tổ chức được diễn ra theo 3 giai đoạn: Giai đoạn 1: Phá vỡ sự đông cứng của hiện trạng
18 Có rất nhiều người đã quen với cách làm việc theo quy trình cũ vì vậy khi thực hiện thay đổi từ quy trình cũ sang quy trình mới sẽ có rất nhiều người phản đối lại. Vì lí do này mà mục tiêu của Giai đoạn 1 là giúp con người trong tổ chức nhận thấy rằng hiện trạng đang cản trở sự phát triển của tổ chức. Các hành vi, cách suy nghĩ, quy trình, con người và cấu trúc tổ chức cũ đều phải được kiểm tra, xem xét cẩn thận để mọi người thấy sự cần thiết phải thay đổi. Trong giai đoạn này vấn đề giao tiếp, truyền tải thông tin cực kì quan trọng. Tất cả mọi người đều phải biết về sự thay đổi sắp diễn ra, lí do của sự thay đổi và những lợi ích chúng sẽ mang lại cho mỗi người trong tổ chức. Càng biết nhiều về sự thay đổi con người sẽ cảm thấy sự cần thiết và cấp bách của nó, càng có động lực để chấp nhận thay đổi. Giai đoạn 2: Chuyển sang trạng thái mới Lewin nhận ra rằng thay đổi là một quá trình trong đó tổ chức phải chuyển đổi hoặc chuyển sang trạng thái mới. Đây là lúc sự thay đổi trở thành hiện thực. Do đó đây cũng là thời gian mà hầu hết mọi người đấu tranh với thực tế mới. Đây là khoảng thời gian đầy những sự không chắc chắn và sợ hãi. Đây cũng được xem là giai đoạn khó thực hiện nhất. Giai đoạn 3: Tái đông cứng sau khi đã thay đổi Lewin gọi giai đoạn cuối của mô hình thay đổi của mình là đóng băng, nhưng nhiều người gọi nó là tái đông cứng để tượng trưng cho việc củng cố và ổn định trạng thái mới sau khi thay đổi. Lewin nhận thấy bước này là đặc biệt quan trọng để đảm bảo mọi người không quay lại lối suy nghĩ cũ hoặc cách làm cũ trước khi thực hiện thay đổi. Tổ chức phải nổ lực để đảm bào sự thay đổi không bị biến mất thay vào đó nó cần phải được gắn kết vào văn hóa của tổ chức và được duy trì như là cách suy nghĩ hoặc hành vi được chấp nhận. Phá vỡ sự đông cứng của hiện Chuyển sang trạng Tái đông cứng sau thái mới khi đã thay đổi trạng Hình 2.1. Qúa trình thay đổi trong tổ chức của Kurt Lewin.
19 Mô hình 8 bước thay đổi của Kotter (Kotter’s Step Change Model) Mô hình 8 bước thay đổi của Kotter là một cách tiếp cận có hệ thống để đạt được thay đổi thành công và bền vững thông qua việc chia quá trình thay đổi thành 8 bước bao gồm: Bước 1: Tạo nên tính cấp bách Bước đầu tiên trong mô hình của Kotter đòi hỏi nhà quản trị tạo ra cảm giác cấp bách và phải khiến cho mọi người cảm nhận được sự gấp gáp của việc bắt buộc phải thay đổi. Theo Kotter đây được xem là bước quan trọng nhất vì nếu không có động lực mọi người sẽ không thuận ứng quy trình thay đổi và mọi nổ lực sẽ chẳng đi đến đâu. Bước 2: Thành lập nhóm dẫn đường Đây là bước tạo lập đội nhóm thực hiện dự án. Nhóm dẫn đường này sẽ chịu trách nhiệm quản lý, khuyến khích mọi người hợp tác và lan tỏa sự thay đổi. Bước 3: Phát triển tầm nhìn và chiến lược Xây dựng tầm nhìn đúng đắn không chỉ giúp phát triển chiến lược kinh doanh mà còn giúp thành viên của doanh nghiệp hiểu chính xác những gì đang được triển khai cũng như lý do cần phải thực hiện công việc đó Bước 4: Truyền đạt tầm nhìn thay đổi Mục tiêu của bước này là tạo sự thông hiểu, đồng thuận và hỗ trợ lẫn nhau giữa các nhân viên. Cách truyển đạt tầm nhìn quyết định phần lớn thành công của lộ trình thay đổi, vì nó là phương tiên để kêu gọi sự ủng hộ. Bước 5: Trao quyền cho nhân viên Trong bước này người quản lý cần trao quyền cho nhân viên để họ thực thi thay đổi, từ đó tạo động lực và khuyến khích họ thay đổi điều này giúp những người kháng cự thấy, hiểu điều gì là cần thiết, cũng như lắng nghe các khó khăn vướng mắc của nhân viên khi thực thi các thay đổi để kịp thời hỗ trợ và giải quyết. Bước 6: Tạo ra những thắng lợi ngắn hạn Cho nhân viên nhìn thấy kết quả tương xứng với công sức họ đã bỏ ra để tạo cho họ cảm giác có thành tựu và chiến thắng, góp phần mang lại động lực cho nhân viên tiếp tục thực thi sự thay đổi. Bước 7: Củng cố lợi nhuận và tạo ra nhiều thay đổi hơn
20 Theo Kotter, mức độ thay đổi có thể bị giảm sút nếu công bố thắng lợi quá sớm. Do đó, nhà quản trị cần ý thức được về việc phải tiếp tục thực hiện những mục tiêu kế tiếp cho tới khi sự thay đổi thật sự hòa vào văn hóa doanh nghiệp Bước 8: Gắn liền cách tiếp cận mới với văn hóa công ty Thông thường thành viênvtổ chức lẫn nhóm nòng cốt đều nhiệt tình và sát sao trong giai đoạn đầu của kế hoạch thay đổi. Tuy nhiên, sau khi triển khai một thời gian thì ngọn lửa ngày càng nhỏ dần do có những mối quan tâm khác hoặc vì bận việc và sau đó mọi thứ lại trở về như ban đầu. Do đó, nhà quản trị phải tạo điều kiện để các thành viên tham gia nhìn nhận, trao đổi, cho đến khi sự thay đổi ăn sâu vào tổ chức. Tám bước trong Mô hình quản trị sự thay đổi của Kotter được thể hiện bằng hình vẽ như sau: Gắn liền cách tiếp cận mới với văn hóa công ty Củng cố lợi nhuận và tạo ra nhiều thay đổi hơn Tạo ra những thắng lợi ngắn hạn Trao quyền cho nhân viên Truyền đạt tầm nhìn thay đổi Phát triển tầm nhìn và chiến lược Thành lập nhóm dẫn đường Tạo nên tính cấp bách Hình 2.2. Qúa trình thay đổi trong tổ chức của Kotter