Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trong các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân huyện Phù Mỹ, tỉnh Bình Định

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:116

Thêm vào BST

Báo xấu

32
lượt xem 9
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là trên cơ sở lý luận và các vấn đề thực tiễn, đề xuất giải pháp hoàn thiện quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp trực thuộc huyện Phù Mỹ, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả của công tác này. Từ đó đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quản lý nhà nước về VTLT đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND huyện Phù Mỹ.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trong các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân huyện Phù Mỹ, tỉnh Bình Định

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ …………/………… ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA ĐẶNG QUỐC VƯƠNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRONG CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH, ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP TRỰC THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN PHÙ MỸ, TỈNH BÌNH ĐỊNH LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG THỪA THIÊN HUẾ - NĂM 2023
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ …………/………… ……/…… HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA ĐẶNG QUỐC VƯƠNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRONG CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH, ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP TRỰC THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN PHÙ MỸ, TỈNH BÌNH ĐỊNH LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG CHUYÊN NGÀNH QUẢN LÝ CÔNG Mã số: 8 34 04 03 GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: TS. KIỀU QUỲNH ANH THỪA THIÊN HUẾ - NĂM 2023
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi dưới sự hướng dẫn của TS. Kiều Quỳnh Anh. Các số liệu, trích dẫn trong luận văn đảm bảo độ tin cậy, chính xác, trung thực và được trích dẫn đầy đủ theo đúng quy định của cơ sở đào tạo./. Thừa Thiên Huế, tháng năm 2023 Học viên Đặng Quốc Vương
LỜI CẢM ƠN Trong quá trình nghiên cứu đề tài Luận văn cao học “Quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trong các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân huyện Phù Mỹ, tỉnh Bình Định” tôi đã được sự hướng dẫn, giúp đỡ nhiệt tình của các thầy cô, bạn bè và đồng nghiệp, anh chị em Phòng Nội vụ huyện Phù Mỹ. Trước hết, em xin kính trọng và biết ơn TS. Kiều Quỳnh Anh công tác tại Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam đã nhiệt tình, tâm huyết dành nhiều thời gian và công sức, trực tiếp hướng dẫn em trong suốt quá trình thực hiện nghiên cứu luận văn này. Em xin trân trọng biết ơn đối với Ban Lãnh đạo Học viện Hành chính Quốc gia, các Khoa, Phòng, Ban trong Học viện, Quý thầy, cô giáo giảng dạy tại Học viện Hành chính Quốc gia. Em xin trân trọng cảm ơn Quý thầy cô giáo các Khoa chuyên ngành, Ban Quản lý sau đại học, Học viện Hành chính Quốc gia đã truyền đạt kiến thức, tận tình hướng dẫn, động viên và tạo điều kiện mọi mặt để em được tham gia học tập chương trình cao học Quản lý công tại Học viện Hành chính Quốc gia, được tiếp cận những tư liệu, tài liệu phục vụ cho quá trình nghiên cứu, học tập và hoàn thành Luận văn. Trân trọng cảm ơn! Học viên Đặng Quốc Vương
MỤC LỤC PHẦN 1. MỞ ĐẦU ....................................................................................... 1 1. Lý do chọn đề tài luận văn.......................................................................... 1 2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn .................................... 3 3.Mục tiêu và nhiệm vụ của luận văn ............................................................. 7 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn .......................................... 7 5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn ...................... 8 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn ................................................... 9 7. Kết cấu của luận văn .................................................................................. 9 PHẦN 2. NỘI DUNG ................................................................................. 10 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ VĂN THƯ, LƯU TRỮ ................................................................................................... 10 1.1. Một số vấn đề chung quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ.............. 10 1.1.1. Công tác văn thư................................................................................. 10 1.1.2. Công tác lưu trữ .................................................................................. 17 1.1.3. Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ ....................... 23 1.2. Quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ ................................................ 24 1.2.1. Khái niệm về quản lý nhà nước .......................................................... 24 1.2.2. Nội dung quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ ................................... 25 1.2.3. Vai trò của công tác văn thư lưu trữ trong hoạt động quản lý nhà nước.. 29 1.2.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ ......... 39 1.3. Kinh nghiệm thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ tại một số địa phương ....................................... 40 1.5.1 Kinh nghiệm của huyện Hòa Vang thành phố Đà Nẵng ....................... 40 1.5.2. Kinh nghiệm của huyện Yên lạc, tỉnh Vĩnh Phúc................................ 41 1.5.3. Bài học kinh nghiệm đối với huyện Phù Mỹ, tỉnh Bình Định.............. 42 Tiểu kết Chương 1........................................................................................ 43 Chương 2. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRONG CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH, ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP TRỰC THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN PHÙ MỸ ..................... 44 2.1. Khái quát chung về Ủy ban nhân dân huyện Phù Mỹ và các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân huyện Phù Mỹ 44 2.1.1. Khái quát về Ủy ban nhân dân huyện Phù Mỹ .................................... 44 2.1.2. Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp trực thuộc thuộc Ủy ban nhân dân huyện Phù Mỹ ........................ 44
2.2. Thực trạng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ tại các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp tại huyện Phù Mỹ ................................................ 50 2.2.1. Thực tiễn xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn các văn bản quy phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ ............................................................... 51 2.2.2. Tổ chức thực hiện quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ .......................................................................................................... 54 2.2.3. Ứng dụng khoa học và công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ 66 2.2.4. Bố trí, đào tạo và bồi dưỡng nhân sự văn thư, lưu trữ ......................... 68 2.2.5. Thanh tra, kiểm tra về công tác văn thư, lưu trữ.................................. 71 2.2.6. Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác văn thư - lưu trữ .. 76 2.2.7. Sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ ........................................... 77 2.3. Đánh giá chung thực trạng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ tại huyện Phù Mỹ............................................................................................. 78 2.3.1. Ưu điểm.............................................................................................. 78 2.3.2. Hạn chế .............................................................................................. 79 2.3.3. Nguyên nhân của những hạn chế ........................................................ 80 Chương 3. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ VĂN THƯ, LƯU TRỮ ĐỐI VỚI CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH, ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP THUỘC ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN PHÙ MỸ ................. 83 3.1. Phương hướng đổi mới quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân huyện ........................................................................................................... 83 3.2. Những giải pháp cơ bản hoàn thiện quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ hiện nay ................................................................................................ 84 3.2.1. Ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn cụ thể về công tác văn thư, lưu trữ 84 3.2.2. Tăng cường quản lý thống nhất các khâu nghiệp vụ lưu trữ ......................... 86 3.2.3. Đẩy mạnh ứng dụng khoa học công nghệ và công nghệ thông tin vào công tác văn thư - lưu trữ ............................................................................. 88 3.2.4. Đổi mới nội dung và phương pháp đào tạo, bồi dưỡng ....................... 90 3.2.6. Cải thiện điều kiện, môi trường làm việc thuận lợi cho công chức, viên chức văn thư, lưu trữ .................................................................................... 94 3.2.7. Thực hiện có hiệu quả công tác kiểm tra, giám sát công tác văn thư, lưu trữ. 96 KẾT LUẬN ................................................................................................. 98 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................... 99 PHỤ LỤC
DANH MỤC HÌNH, CÁC BẢNG Hình 2.1. Phần mềm quản lý văn bản ........................................................... 67 Bảng 2.1. Tổng hợp văn bản đi và đến giai đoạn 2020-2022 ........................ 56 Bảng 2.2. Tổng hợp hồ sơ chỉnh lý giai đoạn 2020-2022.............................. 64 Bảng 2.3. Nguồn nhân lực làm công tác VT-LT ........................................... 68 Bảng 2.4. Công tác đào tạo, bồi dưỡng về công tác văn thư, lưu trữ ............. 70 Bảng 2.5. Số lượng cơ quan trên địa bàn huyện Phù Mỹ được kiểm tra giai đoạn 2020 – 2022 ......................................................................................... 72 Bảng 2.6. Đánh giá về kiểm tra, giám sát công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp thuôc huyện Phù Mỹ........................................ 75 DANH MỤC CÁC BIỂU ĐỒ Biểu đồ 2.1. Mức độ đánh giá các văn bản chỉ đạo trong công tác VTLT ..... 54 Biểu đồ 2.2. Tỉ lệ cơ quan trên địa bàn huyện Phù Mỹ được kiểm tra giai đoạn 2020 – 2022.................................................................................................. 73 Biểu đồ. 2.3. Tỉ lệ đánh giá về kiểm tra, giám sát công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp thuôc huyện Phù Mỹ ......................... 75
PHẦN 1. MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài luận văn Ngay từ những ngày đầu nước nhà giành được độc lập, Hồ Chí Minh, Chủ tịch Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đã ký Thông đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 về công tác công văn, giấy tờ, trong đó Người đã chỉ rõ "Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia" và đánh giá "Tài liệu lưu trữ là tài sản qúy báu, có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch công tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, cũng như khoa học kỹ thuật. Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu là một công tác hết sức quan trọng". Xác định ý nghĩa to lớn và tầm quan trọng của công tác lưu trữ đối với xã hội và sự nghiệp xây dựng, bảo vệ Tổ quốc, ngày 17 tháng 9 năm 2007, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 1229/QĐ-TTg về Ngày truyền thống của ngành Lưu trữ Việt Nam và lấy ngày 03 tháng 01 hàng năm là "Ngày Lưu trữ Việt Nam". Trong từng thời kỳ, hoạt động quản lý nhà nước, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, ra quyết định, thi hành nhiệm vụ ở tất cả các lĩnh vực đều gắn liền với văn bản; điều này cũng có nghĩa là gắn liền với việc soạn thảo, ban hành và sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư lưu trữ nói chung. Công tác văn thư, lưu trữ đóng vai trò rất quan trọng trong các cơ quan, tổ chức và đây là hoạt động cần thiết trong quản lý nhà nước; công tác phát triển kinh tế xã hội, an ninh quốc phòng địa phương, sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc. Từng cơ quan, đơn vị có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng trong quá trình điều hành hoạt động đều sản sinh ra những văn bản, giấy tờ để giải quyết công việc hiện hành và những văn bản giấy tờ có giá trị lưu trữ. Đây là những văn bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra có giá trị pháp lý và các công việc liên quan đến quá trình tạo lập, quản lý, lưu giữ và sử dụng văn bản, 1
hồ sơ, tài liệu là nội dung của công tác văn thư lưu trữ. Công tác văn thư lưu trữ đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc chỉ đạo, quản lý, điều hành và thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan. Nhận thấy được tầm quan trọng ấy trong những năm qua, Đảng và Nhà nước ta đã quan tâm ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, quản lý công tác văn thư lưu trữ và hướng dẫn nghiệp vụ công tác VTLT như: Soạn thảo văn bản, quản lý văn bản đi, văn bản đến, quản lý sử dụng con dấu, lập hồ sơ công việc và nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử các cấp; quy định về bảo quản hồ sơ, tài liệu, thu thập, phân loại, chỉnh lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ… Triển khai thực hiện nghiêm các quy định và yêu cầu của thực tiễn địa phương; những năm gần đây, lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện Phù Mỹ luôn quan tâm đến công tác quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ; chú trọng công tác ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về thực hiện các nhiệm vụ của công tác VTLT đến từng cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp. Định kỳ, tổ chức các lớp bồi dưỡng và cử lãnh đạo, công chức, viên chức các cơ quan tham gia bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ; thực hiện tốt chủ trương của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác VTLT, sử dụng các phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến và quản lý tài liệu lưu trữ sau khi chỉnh lý khoa học. Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được trong công tác VTLT, văn bản của các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp trực thuộc tham mưu cho UBND huyện vẫn còn sai sót về thể thức, thẩm quyền ban hành; công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến chưa chặt chẽ; công tác ban hành Danh mục hồ sơ, lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan chưa thật sự đi vào nề nếp; các hoạt động thu thập, phân loại, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý, bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ còn chưa được thực hiện tốt, chưa đáp ứng được yêu cầu và nhiệm vụ công tác VTLT trong bối cảnh chuyển đổi số quốc gia hiện nay. Vì vậy, tác giả đã chọn đề tài “Quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ 2
trong các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân huyện Phù Mỹ, tỉnh Bình Định” làm đề tài nghiên cứu cho Luận văn tốt nghiệp Thạc sỹ chuyên ngành Quản lý công. 2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn Về lĩnh vực Văn thư lưu trữ ở nước ta, trong những năm gần đây có rất nhiều giáo trình, sách báo, công trình nghiên cứu, luận văn, bài viết khoa học ở nhiều phạm vi và góc độ khác nhau nhằm góp phần nâng cao hiệu quả công tác nghiên cứu, giảng dạy và áp dụng vào thực tiễn công tác văn thư lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức. Trong phạm vị nghiên cứu của đề tài này, có thể kể đến một số trong đó như: 2.1. Về sách và giáo trình - Tác giả Lưu Kiếm Thanh có 02 cuốn sách trình bày khá chi tiết về công tác văn thư, lưu trữ là cuốn “Văn phòng, văn thư và lưu trữ trong cơ quan Nhà nước”, xuất bản năm 2008 [30] và cuốn giáo trình “Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước” của Học viện Hành chính Quốc gia xuất bản năm 2009. Đây là những tài liệu căn bản về công tác văn thư lưu trữ. Cuốn sách trình bày khá chi tiết về các công việc của chuyên viên văn phòng, những hướng dẫn và vấn đề cần lưu ý đối với công tác văn thư và công tác lưu trữ. Mặc dù được xuất bản khá lâu nhưng nhiều nội dung trong tài liệu vẫn có giá trị tham khảo và giá trị nghiên cứu về lĩnh vực văn thư, lưu trữ.[42] - Cuốn Lịch sử lưu trữ Việt Nam do Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm chủ biên, xuất bản Sự Thật năm 2010. Cuốn sách đã trình bày tổng quan về công tác lưu trữ và vai trò của lưu trữ lịch sử ở Việt Nam hiện nay. Cuốn sách là tập hợp những bài viết khảo cứu sâu về lý luận và thực tiễn công tác văn thư, lưu trữ ở Việt Nam.[36] - Cuốn Giáo trình công tác văn thư - Trường cao đẳng Nội Vụ. Nhà xuất bản Lao động năm 2017, chủ biên PGS.TS. Triệu Văn Cường. Nội dung nêu lên những vấn đề chung về công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức, Thực trạng 3
văn bản của Đảng Cộng Sản Việt Nam và văn bản của các tổ chức chính trị xã hội; thực tiễn quản lý văn bản đi đến và quản lý, sử dụng con dấu; thực tiễn lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan.[16] - Cuốn “Kỹ thuật soạn thảo văn bản và quản lý văn bản”, Nhà xuất bản Phương Đông, Tái bản năm 2014 của nhóm tác giả: Trần Thị Thu Hương, Phạm Thanh Dũng, Mang Văn Thới; nêu trên thể hiện hệ thống kiến thức cơ bản về hành chính văn phòng, văn thư lưu trữ, hướng dẫn nghiệp vụ, kỹ năng cần thiết cho cán bộ, công chức, viên chức và những người đang thực thi công vụ có liên quan đến công tác giấy tờ, văn bản, lập và quản lý hồ sơ, soạn thảo và ban hành văn bản, nghiệp vụ VTLT trong các cơ quan, tổ chức.[31] 2.2. Về luận văn có các nhóm đề tài - Luận văn Thạc sĩ Quản lý hành chính công Hoàn thiện công tác văn thư trong bối cảnh cải cách hành chính tại trường Đại học Văn hóa Hà Nội, của tác giả Lê Thị Bích Thuận năm 2008; luận văn này đề cập các khái niệm về công tác VTLT tại Đại học Nội Vụ; qua đó chỉ ra những kết quả đạt được trong quản lý và tổ chức công tác VTLT, những hạn chế, tồn tại làm cơ sở đề xuất những giải pháp nhằm tăng cường công tác quản lý và hoàn thiện về công tác VTLT tại Đại học Nội vụ.[41] - Luận văn Thạc sĩ Quản lý công Công tác văn thư lưu trữ tại UBND thành phố Buôn Mê Thuột, tỉnh Đắc Lắc của tác giả Trần Thị Minh năm 2015; luận văn này đề cập đến cơ sở lý luận, thực tiễn và vấn đề hoàn thiện công tác VTLT trên địa bàn thành phố Buôn Mê Thuộc trong bối cảnh chung, trong điều kiện cải cách nền hành chính nhà nước ở phạm vi rộng và phạm vi cơ quan cụ thể; qua đó chỉ ra những kết quả đạt được trong quản lý và tổ chức công tác VTLT, những hạn chế, tồn tại làm cơ sở đề xuất những giải pháp nhằm tăng cường công tác quản lý và hoàn thiện về công tác VTLT tại thành phố Buôn Mê Thuột, tỉnh Đắc Lắc.[32] 4
Luận văn thạc sĩ Quản lý công của Mai Hải Nam năm 2015 tại Học viện Hành chính Quốc gia có nghiên cứu về đề tài “Quản lý nhà nước về công tác Văn thư - Lưu trữ trên địa bàn thành phố Đà Nẵng”. Luận văn đã trình bày được phần lý luận về công tác văn thư, lưu trữ và quản lý nhà nước về công tác văn thư lưu trữ. Trên cơ sở nghiên cứu công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của thành phố Đà Nẵng, luận văn đã đề xuất một số các giải pháp nhằm tiếp tục nâng cao công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của thành phố Đà Nẵng.[35] - Luận văn Thạc sĩ Quản lý công Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ trên địa bàn tỉnh Phú Yên của tác giả Đặng Thị Nhung năm 2019; luận văn này đề cập đến cơ sở lý luận, thực tiễn và vấn đề hoàn thiện công tác VTLT trên địa bàn Tỉnh Phú yên trong bối cảnh chung, trong điều kiện cải cách nền hành chính nhà nước ở phạm vi rộng và phạm vi cơ quan cụ thể; qua đó chỉ ra những kết quả đạt được trong quản lý và tổ chức công tác VTLT, những hạn chế, tồn tại làm cơ sở đề xuất những giải pháp nhằm tăng cường công tác quản lý và hoàn thiện về công tác VTLT tại Tỉnh Phú Yên.[33] 2.3. Về bài viết trên các tạp chí chuyên ngành - Bài viết của tác giả Vũ Thị Thanh Thủy “Thực trạng quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện – những vẫn đề đặt ra:, Tạp chí Văn thư, lưu trữ Việt Nam số 5 năm 2017; Bài viết đề cập đến tình hình quản lý tài liệu lưu trữ cấp huyện tại Việt Nam và những vấn đề đang tồn tại trong quá trình này như; Thiếu sự quan tâm và đầu tư: Đầu tư vào hệ thống lưu trữ tài liệu vẫn còn ít, không đáp ứng được nhu cầu thực tế và yêu cầu quản lý; Thiếu sự chuyên môn và kiến thức về quản lý tài liệu: Nhiều cán bộ quản lý tài liệu không có kiến thức chuyên môn về quản lý tài liệu, không nắm vững quy định pháp luật và quy trình xử lý tài liệu; Thiếu tính liên kết và hệ thống hóa: Hệ thống lưu trữ tài liệu còn phân tán, không liên kết và chưa được hệ thống hóa đầy đủ; Thiếu sự quản lý, giám sát và 5
kiểm soát: Có nhiều trường hợp tài liệu bị mất hoặc không được lưu trữ đúng quy định, nhưng không có cơ quan nào kiểm soát và quản lý.[44] - Bài viết của tác giả Thủy Tiên, Phòng Nội vụ quận Liên Chiểu “Tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ trong nền hành chính nhà nước”, Tạp chí Tổ chức nhà nước, năm 2010; Bài viết đưa ra nhận định chung cho thấy rằng, văn thư, lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức và đó là công việc của cả tập thể chứ không riêng một cá nhân nào. Để đưa công tác này đi vào nề nếp và đạt được những bước tiến dài, rất cần sự thay đổi nhận thức của không ít người, đặc biệt là cấp lãnh đạo các cơ quan, đơn vị, cần lắm sự chung tay, góp sức và sự đánh giá, ghi nhận khách quan của cả tập thể, đừng vì những nhận thức chưa đúng mà xem nhẹ công tác này và phủ nhận những đóng góp của đội ngũ những người làm văn thư, lưu trữ.[45] - Bài viết của Đỗ Văn Học, Phạm Nguyễn Phương Quỳnh trên Tạp chí Văn thư và Lưu trữ Việt Nam xuất bản số tháng 8 năm 2013 về “Quy định và thực tế trong công tác lập hồ sơ tại các cơ quan, tổ chức hiện nay”. Bài viết đã chỉ rõ những điểm còn bất cập giữa các quy định và thực tế thực hiện về công tác văn thư, lưu trữ hiện nay của các cơ quan, tổ chức nhà nước. Bài viết cũng đề xuất những giải pháp để khắc phục sự chênh lệch giữa văn bản và thực hiện văn bản về công tác lập hồ sơ trên thực tế.[28] Qua các bài viết của các tác giả trên các tạp chí có thể thấy thực trạng của công tác VTLT tại các cơ quan, tổ chức nhà nước ngày càng được hoàn thiện hơn qua các giải pháp đó. Vì vậy, cần có một nghiên cứu để đề ra những giải pháp đưa công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ tại các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc cấp huyện đi vào thực tiễn một cách thiết thực và phù hợp với công cuộc phát triển nền hành chính và cải cách hành chính trong bối cảnh hiện nay. 6
3.Mục tiêu và nhiệm vụ của luận văn 3.1. Mục tiêu Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là trên cơ sở lý luận và các vấn đề thực tiễn, đề xuất giải pháp hoàn thiện quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp trực thuộc huyện Phù Mỹ, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả của công tác này. Từ đó đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện quản lý nhà nước về VTLT đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND huyện Phù Mỹ. 3.2. Nhiệm vụ Xuất phát từ mục tiêu trên, luận văn thực hiện những nhiệm vụ cụ thể sau: - Hệ thống hóa, phân tích và làm rõ những vấn đề lý luận về VTLT; - Phân tích, đánh giá thực trạng quản lý nhà nước về VTLT đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND huyện Phù Mỹ; - Xác định quan điểm, mục tiêu. Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện quản lý nhà nước về VTLT đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND huyện Phù Mỹ trong thời gian tới. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn - Đối tượng nghiên cứu: Quản lý nhà nước về VTLT tại các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND huyện Phù Mỹ, tỉnh Bình Định. - Phạm vi không gian: Đề tài Quản lý nhà nước về VTLT tại các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp trực thuộc huyện gồm 12 cơ quan hành chính và 4 đơn vị sự nghiệp. - Phạm vi về nội dung nghiên cứu: Quản lý nhà nước về VTLT trong các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND huyện Phù Mỹ. - Phạm vi thời gian: Đề tài nghiên cứu trong khoảng thời gian từ năm 2020 đến năm 2022. 7
5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn 5.1. Phương pháp luận Luận văn được thực hiện trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng, chủ nghĩa duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác – Lê nin và tư tưởng Hồ Chí Minh. Quan điểm của Đảng và Nhà nước ta thông qua hệ thống văn bản pháp quy quản lý nhà nước liên quan về công tác VTLT làm cơ sở để đánh giá công tác này tại địa phương, mà cụ thể là huyện Phù Mỹ. 5.2. Phương pháp nghiên cứu Phương pháp khảo sát, thống kê, tổng hợp, phân tích, so sánh, xin ý kiến chuyên gia…để thu thập, xử lý thông tin, số liệu phục vụ quá trình nghiên cứu và kết quả nghiên cứu. Phương pháp thu thập số liệu này từ tài liệu tham khảo dựa trên nguồn thông tin thu thập được từ những tài liệu tham khảo có sẵn (Luật, Nghị định, Thông tư, Giáo trình, bài giảng, các công trình nghiên cứu…) để xây dựng cơ sở luận cứ nhằm chứng minh giả thuyết. Riêng phương pháp điều tra xã hội học, Học viên đã chọn 2 đối tượng khảo sát: Cán bộ công chức và người dân - Đối tượng điều tra là cán bộ công chức: Với số phiếu phát ra là 150, số phiếu thu vào là 150. - Đối tượng điều ta là người dân: Với số phiếu phát ra là 200, số phiếu thu vào là 200. Từ các nguồn tài liệu trên giúp phân tích thực trạng Quản lý nhà nước về VTLT, vai trò các chủ thể và các nội dung của Quản lý nhà nước về VTLT, từ đó chỉ ra những tồn tại, bất cập trong quá trình thực hiện và các giải pháp nhằm khắc phục các bất cập đó. - Địa bàn nghiên cứu: huyện Phù Mỹ - Phương pháp xử lý số liệu: Xử dụng phần mềm Excel 2016 8
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn Trên cơ sở kết quả nghiên cứu đề tài luận văn, tác giả hy vọng sẽ đóng góp một số ý nghĩa lý luận và thực tiễn như sau: - Về mặt lý luận: Nghiên cứu góp phần vào hệ thống hóa các lý luận và pháp lý công tác quản lý nhà nước về VTLT trong các cơ quan hành chính và đơn vị sự nghiệp. - Về mặt thực tiễn: Thông qua các kết quả nghiên cứu góp phần đánh giá đúng tình hình quản lý nhà nước về công tác VTLT tại địa phương; đề xuất những giải pháp nâng cao chất lượng quản lý nhà nước về công tác VTLT tại các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND huyện Phù Mỹ, tỉnh Bình Định. 7. Kết cấu của luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận và tài liệu tham khảo, luận văn được kết cấu thành 3 chương. Chương 1: Cơ sở lý luận quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ. Chương 2: Thực trạng quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trong các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp trực thuộc Ủy ban nhân dân huyện Phù Mỹ. Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện, nâng cao công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND huyện Phù Mỹ, tỉnh Bình Định. 9
PHẦN 2. NỘI DUNG Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ VĂN THƯ, LƯU TRỮ 1.1 Một số vấn đề chung quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ 1.1.1 Công tác văn thư 1.1.1.1. Khái niệm công tác văn thư Trước đây, công việc văn thư thường được gọi là công việc công văn giấy tờ. Tuy nhiên, hiện nay đã có sự thay đổi trong cách hiểu, biến nó thành một hoạt động đảm bảo thông tin thông qua việc thực hiện văn bản, phục vụ cho các nhiệm vụ lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và điều hành trong các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức kinh tế cùng với các đơn vị vũ trang nhân dân. Công việc văn thư đóng một vai trò quan trọng trong cơ cấu quản lý, liên quan mật thiết đến hoạt động quản lý và có tác động trực tiếp đến chất lượng công việc quản lý của nhà nước. Điều này thể hiện như một phần không thể thiếu trong hệ thống bộ máy của cơ quan nhà nước. Tại thời điểm hiện tại, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư là tài liệu pháp luật có tính quan trọng cao nhất trong lĩnh vực này. Trong nghị định này, các quy định liên quan đến công tác văn thư cũng như việc quản lý nhà nước về công tác văn thư đã được đề ra, cùng với việc tổ chức thực hiện thống nhất trên toàn quốc. Tại Điều 1 Chương I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ vầ công tác văn thư quy định: Công tác văn thư bao gồm các công việc soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư.[22] 10
Như vậy, những công việc như soạn thảo, duyệt ký ban hành văn bản, chuyển giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, quản lý văn bản, lập hồ sơ…được gọi chung là công tác văn thư đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, công chức, viên chức mọi cơ quan, tổ chức và được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân (gọi chung là cơ quan, tổ chức). 1.1.1.2. Nội dung và yêu cầu cơ bản của công tác văn thư a) Nội dung cơ bản của công tác văn thư Công tác văn thư gắn liền với hoạt động tạo lập, cung cấp, xử lý, khai thác thông tin bằng văn bản, bao gồm những nội dung và nghiệp vụ sau:[16] Thứ nhất, soạn thảo và ban hành văn bản: Để văn bản có chất lượng và hiệu quả, Nhà nước và mỗi cơ quan, tổ chức ban hành các quy định về thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục, quy trình soạn thảo, ban hành, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, các yêu cầu về nội dung văn bản để áp dụng thực hiện thống nhất; đồng thời để quản lý, kiểm soát và xử lý vi phạm trong quá trình soạn thảo, ban hành văn bản. Thứ hai, quản lý và giải quyết văn bản: Các quy định của pháp luật và quy định của mỗi cơ quan, tổ chức về tiếp nhận, đăng ký, trình, chuyển giao, giải quyết, lưu văn bản nhằm kiểm soát nguồn thông tin chủ yếu và quan trọng để kịp thời phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành, thực hiện chức năng, nhiệm vụ. Các nghiệp vụ quản lý và giải quyết văn bản gồm có quản lý, giải quyết văn bản đi và quản lý, giải quyết văn bản đến. Văn bản đi “Là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.” Văn bản đến “Là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức nhận được từ cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến”. Nguyên tắc quản lý văn bản: Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, 11
đăng ký; trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết. Văn bản, hồ sơ, tài liệu phải được lưu giữ, bảo vệ, bảo quản an toàn, nguyên vẹn và sử dụng đúng mục đích trong quá trình tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết công việc. Đây là những nguyên tắc mà tất cả những người tham gia vào nội dung và các nghiệp vụ công tác văn thư phải nắm rõ và tuân thủ.[16] Thứ ba, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan: Lập hồ sơ là một nội dung của công tác văn thư. Hồ sơ được hình thành trong quá trình giải quyết công việc của mỗi cá nhân trong cơ quan, tổ chức. Hồ sơ là sản phẩm công việc ở giai đoạn văn thư và là nguyên liệu đầu vào của công tác lưu trữ. Sau khi công việc được giải quyết xong và theo thời hạn quy định, các cơ quan phải thu thập các hồ sơ về các công việc và hoạt động đã diễn ra, sắp sếp theo trật tự, tổ chức sử dụng cho công việc tiếp theo đồng thời làm chứng cứ và phục vụ nhu cầu tra cứu về sau. Văn bản pháp luật và quy định của mỗi cơ quan đều có các nội dung và hướng dẫn nghiệp vụ về yêu cầu đối với từng hồ sơ; quy trình, phương pháp lập hồ sơ, trách nhiệm lập hồ sơ. Thứ tư, quản lý và sử dụng con dấu: Văn bản là phương tiện, là công cụ đồng thời là sản phẩm của hoạt động quản lý, được đảm bảo độ tin cậy, quyền lực của cơ quan ban hành bằng giá trị pháp lý. Con dấu thể hiện giá trị pháp lý của văn bản và giúp cho việc kiểm soát ban hành văn bản đúng vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của tác giả - cơ quan ban hành. Các nguyên tắc và quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư như quy định các loại con dấu, thủ tục cấp và khắc dấu, quy định về cách đóng dấu, bảo quản và bàn giao con dấu…được tuân thủ và thực hiện tốt sẽ giúp nhà nước và các cơ quan sử dụng văn bản có hiệu quả và đúng pháp luật, hạn chế tối đa những vi phạm trong thực tế. 12
Hiện nay, trong bối cảnh ứng dụng công nghệ thông tin mạnh mẽ trong hoạt động của cơ quan nhà nước nói chung, trong công tác VTLT nói riêng đòi hỏi phải thực hiện quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu trong công tác văn thư. Thực hiện các văn bản pháp luật và chủ trương xây dựng Chính phủ điện tử, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư 01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức. Đây là căn cứ pháp lý để thực hiện việc quản lý văn bản điện tử đến, quản lý văn bản điện tử đi, lập và nộp lưu hồ sơ điện tử và lưu trữ cơ quan. Các cơ quan, tổ chức cần xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử và sử dụng chữ ký số của cơ quan, tổ chức, chữ ký số của người có thẩm quyền đối với các văn bản được tạo lập, luân chuyển và lưu trữ trong hệ thống. Tóm lại, trong công tác văn thư tại các cơ quan, tổ chức, theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình cần tập trung thực hiện hai nhiệm vụ chính: Một là, quản lý và tổ chức thực hiện các nội dung công tác văn thư: Bao gồm các biện pháp về quy định, quy chế; tổ chức bộ máy, con người; phổ biến, hướng dẫn thực hiện các quy định, quy chế; tổng kết, kiểm tra, đánh giá. Những biện pháp này nhằm tổ chức thống nhất và kiểm soát hiệu quả công tác văn thư theo phạm vi, trách nhiệm quản lý nhà nước, quản lý nội bộ tại mỗi cơ quan, tổ chức. Hai là, tổ chức và thực hiện các nghiệp vụ: Công tác văn thư gồm nhiều công việc, liên quan đến nhiều đối tượng trong cơ quan, tổ chức, bao gồm cả cán bộ, công chức, viên chức làm lãnh đạo, quản lý; công chức, viên chức làm chuyên môn. Để đảm bảo tính khoa học, thống nhất, mỗi nội dung lại có quy trình và phương pháp nghiệp vụ cụ thể gắn với từng chức vụ, chức danh và trách nhiệm, đòi hỏi mỗi người tham gia đều phải tuân thủ và thực hiện đúng các khâu nghiệp vụ công tác văn thư. 13