Luận văn Thạc sĩ Quản lý kinh tế: Thực trạng hoạt động quản lý dự án tại Công ty Cổ phần đầu tư và thương mại Vĩnh Phát

Chia sẻ: Dongcoxanh10 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:98

Thêm vào BST

Báo xấu

10
lượt xem 5
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Luận văn "Thực trạng hoạt động quản lý dự án tại Công ty Cổ phần đầu tư và thương mại Vĩnh Phát" được hoàn thành với mục tiêu nhằm đánh giá thực trạng hoạt động quản lý dự án tại Công ty cổ phần đầu tư và thương mại Vĩnh Phát, đồng thời đưa ra một số giải pháp tăng cường năng lực quản lý dự án đầu tư sản xuất kinh doanh tại doanh nghiệp.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Quản lý kinh tế: Thực trạng hoạt động quản lý dự án tại Công ty Cổ phần đầu tư và thương mại Vĩnh Phát

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGОẠI THƯƠNG ………o0o………. LUẬN VĂN THẠC SĨ THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI VĨNH PHÁT Ngành: Quản lý kinh tế ĐINH ĐỨC MẠNH Hà Nội- 2022
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGОẠI THƯƠNG LUẬN VĂ N THẠC SĨ THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ THƯƠNG MẠI VĨNH PHÁT Ngành: Quản lý kinh tế Mã số: 820125 Họ và tên học viên: Đinh Đức Mạnh Người hướng dẫn : PGS, TS. Nguyễn Văn Hồng Hà Nội - 2022
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan tất cả các nội dung của Luận văn này hoàn toàn được hình thành và phát triển từ những quan điểm của chính cá nhân tôi, dưới sự hướng dẫn khoa học của PGS, TS. Nguyễn Văn Hồng. Các số liệu và tài liệu sử dụng trong Luận văn được thu thập từ nguồn thực tế và hoàn toàn trung thực. Các giải pháp, ý kiến được đúc kết và rút ra trong quá trình nghiên cứu lý luận và thực tiễn. TÁC GIẢ LUẬN VĂN ĐINH ĐỨC MẠNH
1 MỤC LỤC DANH MỤC HÌNH ẢNH ...................................................................................... 1 DANH MỤC BẢNG BIỂU ..................................................................................... 1 LỜI MỞ ĐẦU ......................................................................................................... 2 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN.......................... 6 1.1. Cơ sở lý luận chung về quản lý dự án trong doanh nghiệp ............................. 6 1.1.1. Khái niệm và thuật ngữ ............................................................................... 6 1.1.2. Quản lý dự án trong doanh nghiệp............................................................... 6 1.1.3. Phương thức tiếp cận và tiêu chí đánh giá ................................................. 13 1.1.4. Nội dung của quản lý dự án trong doanh nghiệp ........................................ 14 1.1.5. Các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý dự án trong doanh nghiệp.......................... 20 1.1.6. Các mô hình tổ chức quản lý dự án trong doanh nghiệp. ................................. 22 1.2. Một số kết quả nghiên cứu về quản lý dự án trong nước và ngoài nước. .... 27 2.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần đầu tư và thương mại Vĩnh Phát. ........................................................................................................... 29 2.1.2. Các sản phẩm và dự án chủ lực ................................................................. 29 2.1.3. Sơ đồ bộ máy tổ chức ................................................................................ 31 2.1.4. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty năm 2018 - 2020. ........... 32 2.1.5. Ảnh hưởng của dịch Covid-19 đến hoạt động sản xuất kinh doanh. ........... 33 2.2. Thực trạng công tác quản lý dự án tại Công ty Cổ phần đầu tư và thương mại Vĩnh Phát. ........................................................................................................... 34 2.2.1. Phương thức tiếp cận và tiêu chí đánh giá ................................................. 34 2.2.2. Thực trạng các nội dung quản lý dự án tại Công ty Cổ phần đầu tư và thương mại Vĩnh Phát. ........................................................................................ 39 2.2.3. Thực trạng mô hình quản lý dự án tại Công ty Cổ phần đầu tư và thương mại Vĩnh Phát. 47 2.3. Đánh giá chung về công tác quản lý dự án tại Công ty Cổ phần đầu tư và thương mại Vĩnh Phát. ............................................................................................. 53 2.3.1. Những kết quả đạt được. ........................................................................... 53
2 2.3.2. Hạn chế của công tác quản lý dự án tại Công ty Cổ phần đầu tư và thương mại Vĩnh Phát.........................................................................................................53 2.3.3. Nguyên nhân dẫn đến những hạn chế trong công tác quản lý dự án tại Công ty Cổ phần đầu tư và thương mại Vĩnh Phát. ....................................................... 54 CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ ĐẦU TƯ VĨNH PHÁT .................................................................................................................... 56 3.1. Định hướng phát triển và chiến lược của Công ty trong giai đoạn hậu Covid-19. .................................................................................................................... 56 3.1.1. Bối cạnh trong giai đoạn hậu Covid-19………………………………….. 56 3.1.2. Định hướng và phát triển của Công ty. ...................................................... 57 3.1.3. Định hướng quản lý dự án. ........................................................................ 58 3.2. Các giải pháp hoàn thiện quá trình quản lý dự án................................................ 60 3.2.1. Hoàn thiện mô hình quản lý dự án............................................................. 60 3.2.2. Hoàn thiện công tác quản lý đối với từng nội dung của dự án.................... 63 KẾT LUẬN ........................................................................................................... 71 TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................................................... 72 PHỤ LỤC 1: MỘT SỐ DỰ ÁN TIÊU BIỂU CỦA CÔNG TY ............................. 74
1 DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1-0-1: Mô hình thực hiện dự án....................................................................... 8 Hình 1-0-2: Mối quan hệ giữa ba yếu tố chính trong dự án .................................... 12 Hình 1-0-3: Quy trình thực hiện dự án ................................................................... 15 Hình 1-0-4: Các nội dung chính của quản lý dự án ................................................ 16 Hình 2-0-1: Sơ đồ quản lý nhân sự Công ty Cổ phần đầu tư và thương mại Vĩnh Phát.............................................................................................................................31 Hình 2-0-2: Nội dung hoạt động quản lý chi phí dự án của Công ty cổ phần đầu tư và thương mại Vĩnh Phát ....................................................................................... 41 Hình 2-0-3: Nội dung hoạt động quản lý nhân sự của Công ty cổ phần đầu tư và thương mại Vĩnh Phát............................................................................................ 44 Hình 2-0-4:Nội dung hoạt động quản lý rủi ro của Công ty cổ phần đầu tư và thương mại Vĩnh Phát............................................................................................ 46 Hình 2-0-5: Nội dung hoạt động quản lý đấu thầu của Công ty cổ phần đầu tư và thương mại Vĩnh Phát............................................................................................ 47 Hình 3-0-1: Ba yếu tố chủ chốt trong thực hiện dự án tại Vĩnh Phát.......................59 Hình 3-0-2: Cấu trúc phân chia công việc dự án .................................................... 61 Hình 3-0-3: Xây dựng kế hoạch dự án ................................................................... 64 Hình 3-0-4: Chiến lực Quản lý rủi ro dự án ........................................................... 66 DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2- 1: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty năm 2018 - 2020 .. 32 Bảng 2- 2: Các dự án của công ty năm 2020-2021 theo tiêu chí đánh giá ............... 39 Bảng 2- 3: Mô hình quản lý dự án được thực hiện tại Vĩnh Phát ............................ 52
2 LỜI MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Quản lý dự án là một trong những hoạt động nòng cốt của doanh nghiệp, đòi hỏi phải cân bằng khung thời gian, ngân sách và phạm vi tổng thể của dự án khi nhóm dự án làm việc để đạt được các mục tiêu đề ra. Hoạt động quản lý dự án luôn luôn được các nhà lãnh đạo mong muốn cải thiện, bởi những tác động tích cực trực tiếp mà những dự án “chỉn chu” mang lại. Ở những công ty thường xuyên bị trễ dự án, vượt quá ngân sách hoặc không đạt được mục tiêu, quản lý dự án thể hiện khả năng cải thiện năng suất - và thường dẫn đến nhiều dự án hơn và mức lợi nhuận lớn hơn. Hoạt động quản lý có ảnh hưởng đáng kể đến sự thành công của quản trị doanh nghiệp nói chung và quản lý dự án nói riêng. Quản lý dự án là rất quan trọng đối với sự thành công hay thất bại của một dự án, đảm bảo đạt được các mục tiêu của dự án đồng thời điều phối và phân bổ các nguồn lực của dự án. Quản lý dự án cũng đảm bảo rằng dự án được hoàn thành đúng thời hạn. Đối với dự án, thời gian là quan trọng hàng đầu. Trong nhiều trường hợp, nếu không đảm bảo yếu tố thời gian, dự án sẽ thất bại, dẫn đến tổn thất đáng kể về tài chính và uy tín của công ty. Kể từ đó, sự lây lan rộng rãi của COVID-19 và sự không chắc chắn về kinh tế đã đặt ra nhiều thách thức cho xã hội. Ngoài tác động đến con người, COVID-19 đã gây ra sự gián đoạn trên diện rộng trong kinh doanh và tiêu dùng, không chỉ ở những khu vực bị ảnh hưởng. Với những rủi ro như tấn công mạng, bảo mật thông tin, bảo mật dữ liệu, rủi ro đối với khả năng phục hồi của nhà cung cấp dịch vụ, sự chậm trễ trong tiến độ dự án và giảm khả năng duy trì mức độ dịch vụ, các doanh nghiệp buộc phải hoạt động hiệu quả và hiệu quả. Quản lý dự án không có gì khác biệt. Covid-19 và những tác động đã khiến phần lớn các quốc gia đặt tình trạng khẩn cấp và áp dụng các biện pháp giãn cách xã hội, buộc đa số doanh nghiệp phải để nhân sự làm việc tại nhà. Điều này gây ảnh hưởng lớn đến hoạt động quản lý dự án của các công ty, khi phần lớn nhân sự chưa quen việc làm việc từ xa nay phải làm việc tại nhà và hoạt động quản lý phải đưa toàn bộ lên nền tảng số. Nhận thấy xu hướng này cũng đang gây tác động đáng kể đến doanh nghiệp mà tác giả đang làm việc - Công ty Cổ phần thương mại và đầu tư Vĩnh Phát, tác giả
3 quyết định chọn đề tài " Thực trạng hoạt động quản lý dự án tại Công ty Cổ phần đầu tư và thương mại Vĩnh Phát." để làm nghiên cứu cho luận văn thạc sĩ. Tác giả mong muốn nhìn nhận một số thực trạng hoạt động quản lý dự án đang diễn ra tại công ty, đánh giá những ưu điểm và nhược điểm. Qua đó, tác giả luận bàn về xu hướng phát triển của hoạt động quản lý dự án hậu Covid và đường hướng chiến lược phát triển của công ty trong giai đoạn sắp tới để đưa một số giải pháp nhằm cải thiện hoạt động quản lý dự án tại Công ty Cổ phần thương mại và đầu tư Vĩnh Phát. 2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu Mục tiêu chung Đánh giá thực trạng hoạt động quản lý dự án tại Công ty cổ phần đầu tư và thương mại Vĩnh Phát, đồng thời đưa ra một số giải pháp tăng cường năng lực quản lý dự án đầu tư sản xuất kinh doanh tại doanh nghiệp. Nhiệm vụ nghiên cứu Để đạt được mục tiêu tổng quát, luận văn tập trung vào một số mục tiêu cụ thể như sau: Tổng hợp cơ sở lý thuyết về hệ thống quản lý dự án. Đánh giá thực trạng hoạt động quản lý dự án tại Công ty Cổ phần đầu tư và thương mại Vĩnh Phát. Đề xuất một số giải pháp nhằm tăng cường năng lực quản lý dự án tại Công ty Cổ phần đầu tư và thương mại Vĩnh Phát. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động quản lý dự án tại Công ty Cổ phần đầu tư và thương mại Vĩnh Phát. Tập trung vào hoạt động xây dựng khung kế hoạch dự án, hoạt động quản lý chi phí dự án và hoạt động quản lý tiến độ. Phạm vi nghiên cứu: Phạm vi về không gian: Công ty Cổ phần đầu tư và thương mại Vĩnh Phát. Phạm vi về thời gian: Nghiên cứu trong thời gian từ năm 2018-2020 đã được thu thập và sử dụng.
4 Phạm vi về nội dung: Thực trạng hoạt động quản lý dự án và giải pháp nâng cao hiệu quả, định hướng lâu dài cho công tác trên tại Công ty Cổ phần đầu tư và thương mại Vĩnh Phát. 4. Phương pháp nghiên cứu: 4.1. Quy trình nghiên cứu Trong quá trình xây dựng nghiên cứu, tác giả đã lựa chọn và thử nghiệm nhiều phương pháp dựa trên khả năng thực hiện cũng như độ cởi mở chia sẻ thông tin của doanh nghiệp và nhân viên doanh nghiệp, chủ yếu đến từ mục tiêu nghiên cứu. Quy trình xây dựng nghiên cứu có thể được tóm gọn lại bao gồm: Bước 1: Xác định vấn đề nghiên cứu, xây dựng mục tiêu, câu hỏi nghiên cứu, đặt giả thiết nghiên cứu. Bước 2: Thu thập dữ liệu thứ cấp Bước 3: Xây dựng Dàn bài câu hỏi (Discussion Guide) Bước 4: Thu thập dữ liệu sơ cấp dựa trên Dàn bài câu hỏi Bước 5: Tổng hợp thông tin, phân tích dữ liệu và viết báo cáo. 4.2. Phương pháp thu thập dữ liệu Qua thử nghiệm, tác giả đưa ra quyết định trong phạm vi bài nghiên này sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính, sử dụng dữ liệu thứ cấp có sẵn bao gồm thông tin của Công ty Cổ phần đầu tư và thương mại Vĩnh Phát, thông tin theo các báo cáo được cung cấp, cũng như các thông tin về các nghiên cứu trước về quản lý dự án đầu tư. 4.3. Phương pháp xử lý và phân tích dữ liệu Đề tài luận văn sử dụng tổng hợp các phương pháp nghiên cứu như phương pháp thống kê để thu thập thông tin và các phương pháp phân tích, tổng hợp, hệ thống hóa... nhằm khái quát lý luận, tổng kết, đánh giá thực tiễn, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện, đồng thời kế thừa có chọn lọc kết quả nghiên cứu của một số công trình nghiên cứu liên quan đã được công bố. Phương pháp thống kê mô tả: thống kê, mô tả số liệu về tình hình hoạt động quản lý dự án đầu tư, sản xuất và kinh doanh tại Công ty Cổ phần đầu tư và thương mại
5 Vĩnh Phát nhằm phục vụ cho việc phân tích và đánh giá thực trạng, làm cơ sở cho việc đề xuất giải pháp hoàn thiện. Phương pháp phân tích, tổng hợp: Tổng hợp, phân tích các dữ liệu về hoạt động quản lý dự án đầu tư, sản xuất và kinh doanh tại Công ty Cổ phần đầu tư và thương mại Vĩnh Phát và đưa ra những nhận định. 5. Câu hỏi nghiên cứu Thực trạng hoạt động quản lý dự án đầu tư, sản xuất và kinh doanh tại Công ty Cổ phần đầu tư và thương mại Vĩnh Phát như thế nào? Những giải pháp được đề xuất để hoàn thiện hoạt động quản lý dự án đầu tư, sản xuất và kinh doanh tại Công ty Cổ phần đầu tư và thương mại Vĩnh Phát là gì? 6. Kết cấu luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung chính của luận văn được trình bày trong ba chương: Chương 1: Tổng quan tình hình nghiên cứu và cơ sở lý luận về quản lý dự án Chương 2: Thực trạng hoạt động quản lý dự án tại Công ty Cổ phần đầu tư và thương mại Vĩnh Phát. Chương 3: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện hoạt động quản lý dự án tại Công ty Cổ phần đầu tư và thương mại Vĩnh Phát.
6 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN. 1.1. Cơ sở lý luận chung về quản lý dự án trong doanh nghiệp 1.1.1. Khái niệm và thuật ngữ Quản lý: Mọi tổ chức đều có quản lý, bao gồm năm yếu tố: lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, chỉ đạo thực hiện, điều chỉnh và kiểm soát việc thực hiện dự án.. Hiệu quả quản lý: Hiệu quả quản lý là kết quả hoạt động của tổ chức liên quan đến chi phí ban đầu đã bỏ ra.” Quản lý dự án: Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian và nguồn lực, và giám sát tiến độ của dự án để đảm bảo rằng dự án được hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách đã được phê duyệt và đáp ứng các mục tiêu. các yêu cầu cụ thể về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm và dịch vụ, sử dụng các phương pháp và điều kiện tốt nhất hiện có.” Đấu thầu: Đấu thầu là quá trình lựa chọn nhà thầu trên cơ sở cạnh tranh giữa các nhà thầu để đáp ứng yêu cầu của bên mời thầu.” Nhà thầu: Nhà thầu là doanh nghiệp đáp ứng yêu cầu và có tư cách pháp nhân tham gia vào quá trình đấu thầu. Gói thầu: Gói thầu là một phần công việc của dự án đầu tư được phân chia theo tính chất hoặc trình tự thực hiện dự án; có quy mô hợp lý và đảm bảo tính đồng bộ của dự án; và được sử dụng để tổ chức lựa chọn nhà thầu. "Gói thầu" cũng có thể đề cập đến toàn bộ dự án. 1.1.2. Quản lý dự án trong doanh nghiệp 1.1.2.1. Tổng quan về dự án Có hai cách hiểu dự án theo nghĩa phát triển: cách “tĩnh” và cách “động”. Một dự án, theo nghĩa "tĩnh", là hình ảnh của một tình huống (trạng thái) mà chúng ta muốn đạt được. Theo cách hiểu thứ hai, dự án là một lĩnh vực hoạt động cụ thể, một nhiệm vụ phải được hoàn thành bằng cách sử dụng phương pháp, nguồn lực và thời gian biểu để tạo ra một thực thể mới. Trên phương diện quản lý,“dự án là những nỗ lực có thời hạn nhằm tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất.” Định nghĩa này nhấn mạnh hai đặc tính:
7 (1)“ Nỗ lực tạm thời, có nghĩa là mọi dự án đầu tư đều có ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Dự án kết thúc khi đạt được mục tiêu dự án hoặc khi dự án bị bỏ dở. (2)“Sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất. Sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất là sản phẩm hoặc dịch vụ khác biệt so với những sản phẩm tương tự đã có hoặc dự án khác.” 1.1.2.2. Một số tính chất của dự án - Một là,“dự án có mục đích, kết quả xác định: Tất cả các dự án đều phải có mục tiêu rõ ràng. Kết quả cuối cùng có thể là một cấu trúc, một dây chuyền sản xuất hiện đại ... Mỗi dự án bao gồm một tập hợp các nhiệm vụ phải hoàn thành. Mỗi nhiệm vụ có một kết quả riêng biệt và độc lập. Tập hợp các kết quả theo nhiệm vụ cụ thể góp phần vào kết quả chung của dự án. Nói cách khác, một dự án là một hệ thống phức tạp được chia thành nhiều phần khác nhau và tất cả phải làm việc cùng nhau để đạt được các mục tiêu chung về thời gian, chi phí và chất lượng và mức độ hoàn thành cao.” - Hai là,“mỗi dự án có chu kỳ phát triển và tuổi thọ riêng: Dự án là tác phẩm nghệ thuật, và chúng cũng giống như tất cả các sinh vật sống, trải qua các giai đoạn: hình thành, phát triển, bắt đầu, kết thúc ... Dự án sẽ không tiếp tục vô thời hạn. Mọi dự án đều có một vòng đời bắt đầu khi một người hoặc tổ chức yêu cầu một mong muốn hoặc một nhu cầu và kết thúc khi một sản phẩm hoặc dịch vụ được chuyển giao cho người hoặc tổ chức yêu cầu như một sự thỏa mãn nhu cầu của họ..”
8 Hình 1-0-1: Mô hình thực hiện dự án Theo mô hình này,“việc sử dụng các nguồn lực (nguyên vật liệu, máy móc, thiết bị, v.v.) tăng dần và đạt đỉnh ở giai đoạn thực hiện dự án, tỷ lệ thuận với chi phí của dự án. Vòng đời của một dự án được coi là biến động, được chia thành các giai đoạn khác nhau được xác định bởi bản chất của các hoạt động cũng như số lượng và loại nguồn lực cần thiết.. Giai đoạn thực hiện dự án đòi hỏi phải xây dựng một kế hoạch chi tiết để thực hiện dự án cũng như một số lượng lớn các nguồn lực, đặc biệt là vật liệu và thiết bị.” - Ba là, nhiều bên tham gia vào các dự án“và có sự tương tác phức tạp giữa quản lý chức năng và quản lý dự án. Nhiều bên liên quan tham gia vào mọi dự án, bao gồm chủ đầu tư, người thụ hưởng dự án, nhà tư vấn, nhà thầu, cơ quan quản lý nhà nước, v.v. Sự tham gia của các thành phần trên thay đổi tùy theo tính chất của dự án và yêu cầu của chủ đầu tư. Thường xuyên có mối quan hệ giữa các bộ phận quản lý chức năng và bộ phận quản lý dự án, nhưng mức độ tham gia của các bộ phận này không giống nhau.. Bản chất của dự án này có hai hậu quả nghiêm trọng: (1) khó tất cả các bên liên quan có cùng lợi ích, định hướng và mục tiêu; và (2) khó khăn trong việc
9 quản lý và điều phối các nguồn lực. Để đạt được các mục tiêu của dự án, người quản lý dự án phải duy trì liên lạc thường xuyên với các bộ phận quản lý khác.” Ngoài các tính năng cơ bản được liệt kê ở trên, dự án bao gồm những điều sau đây: (i) Có ngày bắt đầu và ngày kết thúc. (ii) Được hoàn thành và thực hiện bởi một nhóm người. (iii) Đầu ra là việc cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất. (iv) Chỉ là tạm thời. (v) Được phát triển dần dần và tác động đến thành công (chiến lược) trong suốt vòng đời sản phẩm..” 1.1.2.3. Quản lý dự án và quản lý dự án trong doanh nghiệp Có nhiều định nghĩa khác nhau về quản lý dự án. Theo“PGS .TS Từ Quang Phương: “Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng hạn , trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm, dịch vụ, bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép”. Mục tiêu cơ bản của quản lý dự án là hoàn thành các công việc của dự án theo đúng yêu cầu kỹ thuật và chất lượng, trong phạm vi ngân sách được duyệt và theo tiến độ thời gian cho phép.” Về cơ bản, quản lý dự án“là quá trình dẫn dắt công việc của một nhóm nhằm đạt được tất cả các mục tiêu của dự án trong những ràng buộc nhất định. Dữ liệu này thường được mô tả trong tài liệu dự án, được tạo sớm trong quá trình phát triển. Ba hạn chế chính là phạm vi, thời gian và ngân sách. Thách thức thứ hai là tối ưu hóa việc phân bổ các đầu vào cần thiết và áp dụng chúng để đạt được các mục tiêu xác định trước.” Mục tiêu của quản lý dự án“là tạo ra một dự án hoàn chỉnh đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Trong nhiều trường hợp, mục tiêu của quản lý dự án cũng là định hình hoặc cải cách bản tóm tắt về khách hàng để giải quyết các mục tiêu của khách hàng một cách hiệu quả nhất có thể. Một khi mục tiêu của khách hàng rõ ràng, họ sẽ ảnh hưởng đến tất cả các quyết định liên quan đến dự án của những người khác. Việc ra
10 quyết định bị cản trở bởi các mục tiêu quản lý dự án không được xác định rõ ràng hoặc bị quy định quá mức.” Một dự án là“một nỗ lực tạm thời và duy nhất với sự khởi đầu và kết thúc xác định (thường có giới hạn về thời gian và thường bị ràng buộc bởi kinh phí hoặc nhân sự) được tạo ra để đáp ứng các mục tiêu và mục tiêu cụ thể, thường là để mang lại thay đổi có lợi hoặc Thêm giá trị. Dự án khác với các hoạt động kinh doanh thông thường (hoặc hoạt động), là các hoạt động chức năng lặp đi lặp lại, lâu dài hoặc bán vĩnh viễn để sản xuất một sản phẩm hoặc dịch vụ. Trên thực tế, việc quản lý các phương thức sản xuất khác nhau như vậy đòi hỏi sự phát triển của các năng lực kỹ thuật và quản lý riêng biệt.” 1.1.2.4. Lịch sử của Quản lý dự án Nhiều lý thuyết và trường phái khác nhau“đã ảnh hưởng đến sự phát triển của quản lý dự án: trường phái cổ điển (thế kỷ 19) với lý thuyết khoa học (Gantt), lý thuyết quản lý, trường phái quan hệ con người,… văn học với lượng hóa, trường phái hiện đại.” Có“hai lực lượng cơ bản thúc đẩy sự phát triển mạnh mẽ của phương pháp quản lý dự án:” (1) Nhu cầu ngày càng tăng về những hàng hóa và dịch vụ sản xuất phức tạp, chất lượng cao trong khi khách hàng càng “khó tính” (2) Kiến thức của con người (hiểu biết tự nhiên, xã hội, kinh tế, kỹ thuật...) ngày càng tăng. Các“dự án xây dựng dân dụng thường được quản lý bởi các kiến trúc sư, kỹ sư và nhà xây dựng bậc thầy như Vitruvius (thế kỷ 1 trước Công nguyên), Christopher Wren (1632–1723), Thomas Telford (1757–1834) và Isambard Kingdom Brunel (1806–1859) cho đến 1900. Các tổ chức bắt đầu áp dụng một cách có hệ thống các công cụ và kỹ thuật quản lý dự án cho các dự án kỹ thuật phức tạp vào những năm 1950.” Quản lý dự án“đã phát triển như một ngành học từ nhiều lĩnh vực ứng dụng khác nhau như xây dựng dân dụng, kỹ thuật và các hoạt động quốc phòng hạng nặng. Henry Gantt, được biết đến là cha đẻ của kỹ thuật lập kế hoạch và kiểm soát, được biết đến
11 nhiều nhất với việc sử dụng biểu đồ Gantt như một công cụ quản lý dự án (hay còn gọi là Harmonogram do Karol Adamiecki đề xuất lần đầu); và Henri Fayol để phát triển năm chức năng quản lý tạo thành nền tảng của khối kiến thức liên quan đến quản lý chương trình và dự án. Lý thuyết quản lý khoa học của Frederick Winslow Taylor là nguồn cảm hứng cho cả Gantt và Fayol. Công việc của ông đóng vai trò là tiền thân của các công cụ quản lý dự án hiện đại như cấu trúc phân chia công việc (WBS) và phân bổ nguồn lực.” Những năm 1950“đánh dấu sự khởi đầu của kỷ nguyên hiện đại của quản lý dự án, khi các lĩnh vực kỹ thuật cốt lõi hợp nhất thành một. Quản lý dự án được công nhận là một kỷ luật khác biệt xuất hiện từ kỷ luật quản lý và mô hình kỹ thuật. Trước những năm 1950, các dự án ở Hoa Kỳ được quản lý trên cơ sở đặc biệt, chủ yếu bằng biểu đồ Gantt và các công cụ và kỹ thuật không chính thức.” 1.1.2.5. Mục tiêu của quản lý dự án Mục tiêu cơ bản của quản lý dự án nói chung“là hoàn thành công việc dự án theo quy cách và tiêu chuẩn chất lượng, trong phạm vi ngân sách và khung thời gian đã được phê duyệt. Ba mục tiêu này có liên quan đến nhau về mặt toán học và có thể được biểu thị bằng công thức dưới đây:” C = f(P, T, S) Trong đó: C: Chi phí P: Mức độ hoàn thành công việc (kết quả) T: Yếu tố thời gian S: Phạm vi dự án Phương trình trên chứng minh rằng“chi phí là một hàm của ba yếu tố: khối lượng công việc đã hoàn thành, lượng thời gian cần thiết và phạm vi của dự án. Nói chung, chi phí của một dự án tăng lên khi chất lượng công việc được cải thiện, thời gian thực hiện tăng và phạm vi của dự án mở rộng. Nếu kéo dài thời gian thực hiện dự án, giá nguyên vật liệu sẽ tăng cao, làm tăng giá thành của một số hạng mục nguyên vật liệu. Mặt khác, thời gian thực hiện kéo dài dẫn đến điều kiện làm việc kém hiệu quả do tăng thời gian chờ và thời gian ngừng hoạt động ... dẫn đến một số khoản mục chi phí. Thời gian thực hiện dự án bị kéo dài, chi phí lãi vay ngân hàng, chi phí gián tiếp
12 cho các bộ phận (chi phí vận hành văn phòng dự án) tăng theo thời gian, và nhiều trường hợp tiền phạt tăng cao do không hoàn thành hợp đồng đúng hạn.” Các nhà quản lý“muốn đạt được tất cả các mục tiêu đặt ra trong quá trình quản lý dự án một cách tốt nhất có thể. Tuy nhiên, thực tế phức tạp hơn. Các nhà quản lý mong đợi đạt được sự kết hợp tốt nhất giữa các mục tiêu quản lý dự án, có hoặc không có sự đánh đổi mục tiêu.” Hình 1-0-2: Mối quan hệ giữa ba yếu tố chính trong dự án 1.1.2.6. Quản lý dự án và quản lý doanh nghiệp Xét về công việc liên quan, quản lý dự án và quản lý kinh doanh (quản lý chung) không giống nhau. Tuy nhiên, có một số điểm khác biệt chính tách quản lý dự án và quản lý chung thành hai con đường riêng biệt với các mục tiêu riêng biệt. Quản lý dự án bao gồm việc tổ chức, lập kế hoạch, chỉ đạo và kiểm soát các thủ tục, nguồn lực và giao thức để đạt được các mục tiêu cụ thể của một dự án. Một dự án có thể được định nghĩa là một nhiệm vụ ngắn hạn và có thời hạn nhằm tạo ra một kết quả, sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể và thường bị hạn chế bởi kinh phí và các nguồn lực khác. Mục tiêu của quản lý dự án là hướng thời gian và nguồn lực có hạn vào việc đạt được các mục tiêu của dự án nhằm đạt được kết quả tối ưu có lợi và giá trị gia tăng. Quản lý chung là“việc phối hợp sử dụng các nguồn lực và thời gian sẵn có để đạt được một mục tiêu hoặc mục tiêu cụ thể của một tổ chức hoặc doanh nghiệp cụ thể. Thông thường, nhiệm vụ này đòi hỏi phải tổ chức, lập kế hoạch, bố trí nhân sự, lãnh
13 đạo, kiểm soát hoặc chỉ đạo các nguồn lực, thời gian hoặc con người cụ thể. Thao túng nhân lực, tài chính, công nghệ hoặc nguồn lực tự nhiên vì lợi ích của doanh nghiệp cũng được bao gồm.” Về khả năng sinh lời, chức năng chính“của Ban Giám đốc chung sẽ là làm hài lòng các bên liên quan. Điều này thường dẫn đến việc tạo ra lợi nhuận, mang lại cơ hội việc làm cho nhân viên và cung cấp hàng hóa và dịch vụ chất lượng cao với chi phí thấp cho khách hàng. Để thực hiện các chức năng quản lý chung, hầu hết các tổ chức đều có hội đồng quản trị do các bên liên quan bầu ra. Một số phương pháp khác, chẳng hạn như hệ thống voting (bầu cử) nhân viên, được sử dụng bởi một số ít.” Mặc dù chức năng và nhiệm vụ của giám đốc dự án và tổng giám đốc là rất giống nhau, nhưng một số điểm khác biệt phân biệt chúng thành những vai trò riêng biệt với bản sắc riêng biệt. - Quản lý dự án“thường được sử dụng trong các dự án tạm thời và bị hạn chế về thời gian. Quản lý chung được sử dụng cho các thủ tục hoặc chức năng đang diễn ra của một số tổ chức, doanh nghiệp, v.v..” - Thông thường, trong quản lý dự án,“nguồn lực bị hạn chế. Ngược lại, quản lý chung cũng chịu trách nhiệm cung cấp lại bất kỳ thành phần cần thiết nào được coi là cần thiết cho việc tiếp tục các chức năng.” 1.1.3. Phương thức tiếp cận và tiêu chí đánh giá 1.1.3.1. Phương thức tiếp cận căn bản Sự thành công của bất kỳ dự án nào phụ thuộc vào“mức độ phù hợp của bốn khía cạnh chính với các động lực bối cảnh ảnh hưởng đến dự án:” - Mục tiêu & Kỳ vọng: Mục tiêu & Kỳ vọng của dự án là gì. - Kế hoạch: Các hoạt động lập kế hoạch và dự báo. - Quy trình: Cách tiếp cận tổng thể đối với tất cả các hoạt động và quản trị dự án. - Con người: Bao gồm động lực về cách họ cộng tác và giao tiếp. - Quyền đưa ra quyết định: Người ra quyết định, biểu đồ, chính sách thực hiện.” Các hoạt động của dự án“có thể được tổ chức và hoàn thành theo nhiều cách khác nhau, bao gồm theo từng giai đoạn, tinh gọn, lặp đi lặp lại và tăng dần. Ngoài ra còn có một số phần mở rộng lập kế hoạch dự án, chẳng hạn như lập kế hoạch dựa trên kết
14 quả (dựa trên sản phẩm) hoặc lập kế hoạch dựa trên hoạt động (dựa trên quy trình). Bất kể phương pháp luận được sử dụng là gì, các mục tiêu, thời gian và chi phí tổng thể của dự án, cũng như vai trò và trách nhiệm của tất cả các bên tham gia và các bên liên quan, cần được xem xét cẩn thận.” 1.1.3.2. Một số tiêu chí đánh giá Tiêu chí thành công của quản lý dự án“khác với tiêu chí thành công của dự án. Một dự án được cho là thành công nếu nó được hoàn thành trong khung thời gian, phạm vi và ngân sách đã thỏa thuận. Sau ba ràng buộc, nhiều ràng buộc đã được xem xét để đảm bảo thành công của dự án. Tuy nhiên, ba hoặc nhiều ràng buộc chỉ cho biết các thước đo hiệu quả của dự án, đây thực sự là tiêu chí thành công của quản lý dự án trong suốt vòng đời của dự án.” Các tiêu chí ưu tiên“loại trừ các kết quả quan trọng hơn sau khi hoàn thành của dự án, bao gồm bốn cấp độ: thành công đầu ra (sản phẩm), kết quả (lợi ích) thành công và tác động (chiến lược) thành công trong suốt vòng đời sản phẩm. Các tiêu chí thành công sau dự án này chỉ ra các thước đo hiệu quả của sản phẩm của dự án.” - Tiêu chí chất lượng dự án:“Số lượng các dự án chất lượng do công ty thực hiện trong tổng số các dự án công ty đã thực hiện được sử dụng để đánh giá tiêu chí này.” - Tiêu chỉ số dự án đúng tiêu chuẩn kỹ thuật:“Chỉ tiêu này được tính dựa trên số lượng các dự án Công ty đã thực hiện có mức độ phức tạp về kỹ thuật cao và đáp ứng các yêu cầu đặt ra trên tổng số các dự án Công ty đã thực hiện.” - Tiêu chỉ hoàn thành dự ăn dựng kế hoạch tiến độ:“ Số dự án hoàn thành đúng hạn trong tổng số dự án đã thực hiện được sử dụng để đánh giá tiêu chí này.” - Tiêu chỉ hoàn thành dự án trong kinh phi cho phép: “Số dự án hoàn thành của Công ty có giá trị quyết toán nằm trong kế hoạch ngân sách trên tổng số dự án đã thực hiện được sử dụng để đánh giá tiêu chí này.” 1.1.4. Nội dung của quản lý dự án trong doanh nghiệp Quản lý dự án“bao gồm ba giai đoạn chủ yếu đó là việc lập kế hoạch, điều phối thực hiện mà nội dung chủ yếu là quản lý tiến độ thời gian, chi phí và thực hiện giám sát các công việc dự án nhằm đạt được những mục tiêu xác định.”
15 - Lập kế hoạch:“Đây là giai đoạn thiết lập mục tiêu, xác định công việc, ước tính các nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án và phát triển một kế hoạch hành động thống nhất, được sắp xếp hợp lý, có thể được biểu diễn bằng sơ đồ hệ thống hoặc phương pháp lập kế hoạch truyền thống.” - Điều phối thực hiện: “Đây là quá trình phân bổ các nguồn lực như vốn, lao động và thiết bị, cũng như điều phối và quản lý lịch trình thời gian.”Giai đoạn này xác định thời gian, lịch trình cho từng công việc và tổng thể dự án (khi nào bắt đầu và khi nào kết thúc), đồng thời phân bổ vốn, nhân lực và thiết bị cho phù hợp. - Giám sát là“quá trình theo dõi và kiểm tra tiến độ dự án, phân tích tình hình thực hiện, báo cáo hiện trạng và đề xuất giải pháp cho các vấn đề gặp phải trong quá trình thực hiện Cùng với việc giám sát, đánh giá giữa kỳ và cuối kỳ dự án được thực hiện để tổng kết bài học kinh nghiệm, đưa ra khuyến nghị và đưa ra giải pháp thực hiện dự án hiệu quả. Như thể hiện trong hình, các giai đoạn của quy trình quản lý dự án tạo thành một chu trình năng động từ lập kế hoạch đến phối hợp thực hiện và giám sát, sau đó phản hồi để lập kế hoạch lại dự án:” Hình 1-0-3: Quy trình thực hiện dự án