Sáng kiến kinh nghiệm THPT: Chỉnh lý tài liệu Lưu trữ tại Trường THPT Nghi Lộc 2

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:79

Thêm vào BST

Báo xấu

10
lượt xem 5
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Đề tài “Chỉnh lý tài liệu Lưu trữ tại Trường THPT Nghi Lộc 2” làm sáng kiến nhằm giải quyết dứt điểm tài liệu tồn đọng, tích đống. Đồng thời nhằm giúp nhà trường bảo quản tốt hồ sơ, sổ sách và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Sáng kiến kinh nghiệm THPT: Chỉnh lý tài liệu Lưu trữ tại Trường THPT Nghi Lộc 2

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM ĐỀ TÀI: PHƢƠNG PHÁP CHỈNH LÝ KHOA HỌC TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI TRƢỜNG THPT NGHI LỘC 2 LĨNH VỰC: QUẢN LÝ
SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO NGHỆ AN TRƢỜNG THPT NGHI LỘC 2 SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM ĐỀ TÀI: PHƢƠNG PHÁP CHỈNH LÝ KHOA HỌC TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI TRƢỜNG THPT NGHI LỘC 2 LĨNH VỰC: QUẢN LÝ TÁC GIẢ : 1. NGUYỄN THỊ LOAN 2. HOÀNG THỊ HƢƠNG TỔ: VĂN PHÒNG Số điện thoại: 0982 930 706 NGHỆ AN - 2023
MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT PHẦN I. ĐẶT VẤN ĐỀ ........................................................................................... 1 1. Lí do nghiên cứu đề tài .......................................................................................... 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề .................................................................................... 2 3. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài ........................................................... 2 4. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu............................................................................. 3 5. Phƣơng pháp nghiên cứu ....................................................................................... 3 6. Những điểm mới của sáng kiến kinh nghiệm ....................................................... 4 PHẦN II. NỘI DUNG .............................................................................................. 5 I. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ PHÔNG TRƢỜNG THPT NGHI LỘC 2 ................................................................. 5 1. Cơ sở lý luận ......................................................................................................... 5 2. Cơ sở pháp lý về chỉnh lý tài liệu lƣu trữ .............................................................. 6 3. Vị trí, tầm quan trọng của chính lý tài liệu lƣu trữ ............................................... 6 II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU PHÔNG LƢU TRỮ TRƢỜNG THPT NGHI LỘC 2 ................................................................................ 6 1. Khái quát về Trƣờng THPT Nghi Lộc 2 ............................................................. 6 2. Cơ cấu tổ chức hoạt động của Trƣờng THPT Nghi Lộc 2.................................... 8 3. Thực trạng công tác chỉnh lý tài liệu phông lƣu trữ Trƣờng THPT Nghi Lộc 2 .. 8 III. CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU ............. 9 1. Tổ chức thực hiện các văn bản pháp lý về công tác lƣu trữ và chỉnh lý tài liệu lƣu trữ ...................................................................................................................... 10 2. Nâng cao chất lƣợng đội ngũ nhân sự làm công tác lƣu trữ và chỉnh lý tài liệu lƣu trữ ...................................................................................................................... 10 3. Đảm bảo cơ sở vật chất cho công tác chỉnh lý tài liệu lƣu trữ ............................ 11 4. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lƣu trữ ....................... 11 IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU TRƢỜNG THPT NGHI LỘC 2 ................................................................................................ 12 1. Xây dựng kế hoạch .............................................................................................. 12 1.1. Mục đích ........................................................................................................... 12 1.2. Yêu cầu ............................................................................................................. 12 1.3. Nguyên tắc chỉnh lý.......................................................................................... 13 2. Công tác chuẩn bị chỉnh lý tài liệu. ..................................................................... 13 2.1. Giao nhận tài liệu ............................................................................................. 14 2.2. Vệ sinh sơ bộ và vận chuyển tài liệu về địa điểm chỉnh lý .............................. 15
2.3. Khảo sát tài liệu ................................................................................................ 15 2.4. Thu thập và bổ sung tài liệu ............................................................................. 16 2.5. Biên soạn bản hƣớng dẫn phân loại, lập hồ sơ................................................. 16 2.5.1. Hƣớng dẫn phân loại tài liệu ......................................................................... 17 2.5.2. Hƣớng dẫn lập hồ sơ ..................................................................................... 17 2.6. Biên soạn bản hƣớng dẫn xác định giá trị tài liệu ............................................ 18 3. Thực hiện chỉnh lý............................................................................................... 18 3.1. Phân loại tài liệu ............................................................................................... 18 3.2. Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ ..................................................... 19 3.2.1. Lập hồ sơ đối với phông tài liệu chƣa đƣợc lập hồ sơ .................................. 20 3.2.2. Chỉnh sửa và hoàn thiện hồ sơ ...................................................................... 20 3.3. Biên mục phiếu tin ........................................................................................... 21 3.4. Hệ thống hoá hồ sơ........................................................................................... 21 3.5. Biên mục hồ sơ ................................................................................................. 22 3.5.1.Đánh số tờ ...................................................................................................... 22 3.5.2. Viết mục lục văn bản..................................................................................... 22 3.5.3. Viết chứng từ kết thúc ................................................................................... 22 3.5.4. Viết bìa hồ sơ ............................................................................................... 22 3.6. Vệ sinh tài liệu; tháo bỏ ghim, kẹp; làm phẳng tài liệu; Đƣa hồ sơ vào cặp (hộp); Viết nhãn tên cặp (hộp) ................................................................................ 22 3.7. Đánh số hồ sơ chính thức; dán nhãn cặp (hộp) ................................................ 24 3.8. Thống kê, kiểm tra và làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị ......................... 24 4. Kết thúc chỉnh lý ................................................................................................. 25 4.1. Kiểm tra kết quả chính lý ................................................................................. 25 4.2. Một số kết quả chỉnh lý ................................................................................... 25 V. YÊU CẦU TRANG THIẾT BỊ BẢO QUẢN TÀI LIỆU .................................. 27 1. Bìa hồ sơ .............................................................................................................. 27 2. Cặp (hộp) đựng tài liệu........................................................................................ 27 3.Giá để tài liệu ....................................................................................................... 27 4. Tủ đựng tài liệu ................................................................................................... 27 VI. PHƢƠNG PHÁP QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ ....................................... 28 1. Phƣơng pháp sắp xếp tài liệu trong kho lƣu trữ .................................................. 28 2. Chế độ bảo vệ tài liệu trong kho lƣu trữ ............................................................. 29 VII. KHẢO SÁT SỰ CẤP THIẾT VÀ TÍNH KHẢ THI CỦA CÁC GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT................................................................................................................ 30 1. Mục đích khảo sát ............................................................................................... 30 2. Nội dung và phƣơng pháp khảo sát ..................................................................... 30
3. Đối tƣợng khảo sát .............................................................................................. 31 4. Kết quả khảo sát về sự cấp thiết và tính khả thi của các giải pháp đã đề xuất .... 31 PHẦN III. KẾT LUẬN ........................................................................................... 33 1. Quy trình nghiên cứu........................................................................................... 33 2. Hiệu quả đề tài..................................................................................................... 33 2. Ý nghĩa ................................................................................................................ 33 3. Kiến nghị và đề xuất............................................................................................ 33 TÀI LIỆU THAM KHẢO. ...................................................................................... 35 PHỤ LỤC
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT CHỮ VIẾT TĂT CỤM TỪ ĐẦY ĐỦ 1 THPT Trung học phổ thông 2 CBCCVC Công chức, viên chức 3 CBGV Cán bộ giáo viên 4 HSG Học sinh giỏi 5 CSVC Cơ sở vật chất 6 BGH Ban giám hiệu
PHẦN I. ĐẶT VẤN ĐỀ 1. Lí do nghiên cứu đề tài Đề tài sáng kiến kinh nghiệm “Phương pháp chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ tại Trường THPT Nghi Lộc 2” đƣợc thực hiện từ những lý do chính sau đây: Thứ nhất, tài liệu lƣu trữ là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc. Trong nhiều năm qua, tài liệu lƣu trữ đã góp phần tích cực trong việc nghiên cứu lịch sử, phát triển kinh tế, bảo vệ chủ quyền lãnh thổ, phục vụ đời sống xã hội và gìn giữ những giá trị văn hóa của dân tộc. Tài liệu lƣu trữ góp phần tái hiện quá trình hình thành và phát triển của đất nƣớc qua các thời kỳ lịch sử. Ngay sau khi Nhà nƣớc Việt Nam Dân chủ Cộng hòa vừa ra đời, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã trực tiếp ký ban hành Thông đạt số 1-C/VP ngày 03/01/1946 và khẳng định: Tài liệu lƣu trữ là “… tài liệu có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia”. Ngày 4 tháng 4 năm 2011 Ủy ban Thƣờng vụ Quốc hội ban hành Pháp lệnh số 34/2001/PLUBTVQH10 khẳng định “Tài liệu lưu trữ quốc gia là tài liệu có giá trị về chính trị,kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hoá, giáo dục, khoa học và công nghệ được hình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam, trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) và các nhân vật lịch sử, tiêu biểu phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và hoạt động thực tiễn”. Thứ hai, công tác lƣu trữ là hoạt động rất quan trọng nhằm bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lƣu trữ. Tuy nhiên, để phát huy đƣợc giá trị, tài liệu lƣu trữ cần đƣợc tổ chức khoa học, thông qua nhiều nội dung nghiệp vụ của công tác lƣu trữ, trong đó, chỉnh lý tài liệu lƣu trữ là một trong những khâu nghiệp vụ có ý nghĩa hết sức quan trọng. Bởi vì: - Chỉnh lý tài liệu là quá trình tổ chức khoa học tài liệu hình thành qua hoạt động của cơ quan, tổ chức, làm cho tài liệu đó phản ánh trung thực các hoạt động đã qua. - Chỉnh lý tài liệu lƣu trữ là khâu nghiệp vụ mang tính tổng hợp, kết hợp nhiều khâu nghiệp vụ khác nhƣ thu thập, xác định giá trị, thống kê, xây dựng công cụ tra cứu. Vì vậy, thực hiện tốt công tác chỉnh lý rất cần thiết, có ý nghĩa quyết định chất lƣợng của mỗi phông lƣu trữ nói riêng và của toàn bộ tài liệu trong mỗi phòng, kho lƣu trữ nói chung, đồng thời góp phần thúc đẩy các nghiệp vụ lƣu trữ khác cùng phát triển. Thứ 3, Công tác chỉnh lý tài liệu hiện nay ở các khối cơ quan nói chung và phông lƣu trữ của Trƣờng THPT Nghi Lộc 2 nói riêng đang còn nhiều hạn chế cần đƣợc khắc phục. Qua khảo sát thực tế công tác lƣu trữ tài liệu tại Trƣờng THPT Nghi Lộc 2, tài liệu khi nộp vào lƣu trữ chƣa đƣợc lập hồ sơ, một số hồ sơ đƣợc 1
lập nhƣng chƣa hoàn chỉnh, tài liệu còn nằm rải rác ở nhiều phòng ban khác nhau, gây khó khăn cho việc bảo quản và tra tìm tài liệu. Việc tổ chức chỉnh lý lƣu trữ chƣa đƣợc thực hiện. Với tình trạng nhƣ vậy, chỉnh lý tài liệu phông Trƣờng THPT Nghi Lộc 2 là rất cần thiết. Chính vì những lý do trên, chúng tôi chọn đề tài “Chỉnh lý tài liệu Lưu trữ tại Trường THPT Nghi Lộc 2” làm sáng kiến nhằm giải quyết dứt điểm tài liệu tồn đọng, tích đống. Đồng thời nhằm giúp nhà trƣờng bảo quản tốt hồ sơ, sổ sách và sử dụng có hiệu quả tài liệu lƣu trữ. 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Có thể cho rằng, chỉnh lý tài liệu là một nội dung quan trọng trong việc tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ. Những vấn đề liên quan đến chỉnh lý tài liệu đã đƣợc nhiều nhà khoa học trong và ngoài nƣớc nghiên cứu. Trong phạm vi cả nƣớc, đã có nhiều công trình nghiên cứu tiêu biểu là sách chuyên khảo, giáo trình nhƣ: “Công tác lưu trữ Việt Nam” do Vũ Dƣơng Hoan chủ biên, 1987; “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vƣơng Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm, 1990; “Lịch sử lưu trữ Việt Nam” của Nguyễn Văn Thâm, Vƣơng Đình Quyền, Đào Thị Diến, Nghiêm Kỳ Hồng biên soạn, 2010; “Giáo trình lưu trữ học đại cương” của Phan Đình Nham, Bùi Loan Thùy, 2015; “Lịch sử, lý luận, thực tiễn về lưu trữ và quản trị văn phòng” của Vƣơng Đình Quyền, 2015; Giáo trình “Lưu trữ tài liệu của các cơ quan, tổ chức” của Nguyễn Minh Phƣơng, Triệu Văn Cƣờng, 2017; “Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ” của Chu Thị Hậu, 2017; “Từ điển tra cứu nghiệp vụ quản trị văn phòng - văn thư - lưu trữ Việt Nam” của Dƣơng Văn Khảm, 2015, v.v... Trong các công trình tiêu biểu đó, các tác giả đã trình bày về công tác lƣu trữ nói chung và chỉnh lý tài liệu lƣu trữ nói riêng, là cơ sở lý luận rất quan trọng cho việc nghiên cứu đề tài. 3. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài 3.1. Mục tiêu nghiên cứu Trên cơ sở đánh giá thực trạng tình hình chính lý tài liệu phông Trƣờng THPT Nghi Lộc 2. Đề tài đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lƣợng chỉnh lý tài liệu phông lƣu trữ này. 3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực hiện mục đích trên, nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài đƣợc xác định là: - Tìm hiểu số lƣợng tài liệu hình thành trong hoạt động của trƣờng đƣợc bảo quản tại các bộ phận khác nhau. - Khảo sát tình hình chỉnh lý tài liệu của Trƣờng THPT Nghi Lộc 2 nhằm đánh giá đúng thực trạng, nêu rõ ƣu điểm, khuyết điểm và những bài học kinh nghiệm. 2
- Từ đó, đề tài xuất phát các giải pháp nhằm nâng cao chất lƣợng công tác chỉnh lý tại phông lƣu trữ tại trƣờng THPT Nghi Lộc 2 và có thể vận dụng đối với một số cơ quan, trƣờng học khác. 4. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu 4.1.Đối tƣợng nghiên cứu Trong giới hạn của đề tài, chúng tôi chỉ đi sâu vào công tác chỉnh lý tài liệu phông lƣu trữ Trƣờng THPT Nghi Lộc 2. 4.2. Phạm vi nghiêm cứu - Về không gian, đề tài khảo sát tài liệu phông lƣu trữ Trƣờng THPT Nghi Lộc 2. - Về thời gian, đề tài nghiên cứu các vấn đề liên quan đến chỉnh lý tài liệu phông lƣu trữ Trƣờng THPT Nghi Lộc 2 từ năm 2021 về trƣớc. - Về nội dung, đề tài nghiên cứu về chỉnh lý tài liệu phông lƣu trữ Trƣờng THPT Nghi Lộc 2. 5. Phƣơng pháp nghiên cứu Đề tài sáng kiến vận dụng phƣơng pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử để giải quyết những vấn đề về lý luận và thực tiễn đặt ra của công tác lƣu trữ. Kết hợp vận dụng một số nguyên tắc mang tính phƣơng pháp luận của khoa học lƣu trữ nhƣ nguyên tắc tính đảng, nguyên tắc lịch sử và nguyên tắc toàn diện và tổng hợp khi tiến hành thu thập, bổ sung, phân loại và xác định giá trị của tài liệu của phông lƣu trữ Trƣờng THPT Nghi Lộc 2. Để giải quyết các vẫn đề liên quan nêu lên trong đề tài sáng kiến, chúng tôi đã vận dụng một số phƣơng pháp nghiên cứu cụ thể chủ yếu sau đây: - Phƣơng pháp phân tích - tổng hợp: Trên cơ sở các quy định của pháp luật, các thông tin từ những tƣ liệu tham khảo, đề tài sử dụng phƣơng pháp phân tích đƣợc vận dụng để đánh giá từng công việc, từng vấn đề của công tác chỉnh lý. Dựa trên kết quả phân tích từ đó đánh giá toàn diện về lý luận và thực tiễn nhằm rút ra những bài học kinh nghiệm và đề xuất các giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác chỉnh lý. - Phƣơng pháp lịch sử: Đề tài nghiên cứu quá trình phát triển của đơn vị hình thành phông (Trƣờng THPT Nghi Lộc 2) cũng nhƣ quá trình tiến hành chỉnh lý tài liệu phông lƣu trữ Trƣờng THPT Nghi Lộc 2. Do đó, khi nghiên cứu đề tài, chúng tôi đã vận dụng phƣơng pháp này khi xem xét các nội dung nghiên cứu theo trình tự thời gian từ khi hình thành phông lƣu trữ đến nay. - Phƣơng pháp so sánh: Đƣợc vận dụng để so sánh nhằm làm rõ những điểm khác biệt giữa lý luận và thực tiễn, giữa phƣơng pháp chỉnh lý tài liệu giữa các phông lƣu trữ của các trƣờng khác nhau, để từ đó có thể đƣa ra những nhận định khách quan, khoa học hơn. 3
- Phƣơng pháp khảo sát thực tế: Phƣơng pháp này đƣợc vận dụng khi tiến hành khảo sát thực trạng tài liệu của phông và chỉnh lý tài liệu phông lƣu trữ Trƣờng THPT 2 với những nội dung khảo sát cụ thể về thành phần, nội dung, khối lƣợng tài liệu lƣu trữ; thực trạng công tác thu thập, phân loại, xác định giá trị tài liệu và xây dựng công cụ tra cứu…; để từ đó nêu rõ những ƣu điểm, hạn chế và đề xuất các giải pháp phù hợp trong chỉnh lý tài liệu của phông. 6. Những điểm mới của sáng kiến kinh nghiệm - Hồ sơ, tài liệu sau khi chỉnh lý đƣợc sắp xếp khoa học theo nghiệp vụ lƣu trữ thống nhất. - Có công cụ tra tìm phục vụ cho việc tra tìm (Mục lục hồ sơ giấy và Mục lục hồ sơ điện tử) phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu đƣợc nhanh chóng, chính xác, kịp thời và hiệu quả. - Giảm đƣợc khối hồ sơ, tài liệu bỏ gói (chất đống). 4
PHẦN II. NỘI DUNG - Để chỉnh lý đƣợc tài liệu ta cần phải phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh hồ sơ ra nhiều loại. Đối với mỗi loại hồ sơ, văn bản ta cần phải phân loại cụ thể, theo tính chất, lƣu trữ theo mục lục và thứ tự theo thời gian. - Khi phân loại, lập hồ sơ phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc; sự liên hệ logic và lịch sử của tài liệu; - Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh đƣợc hoạt động của phòng ban, tổ chức hình thành ra tài liệu. I. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƢU TRỮ PHÔNG TRƢỜNG THPT NGHI LỘC 2 1. Cơ sở lý luận Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo phƣơng án phân loại khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với khối tài liệu đƣa ra chỉnh lý. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đảm bảo các yêu cầu sau đây: - Đƣợc phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lƣu trữ; - Đƣợc xác định thời hạn bảo quản; - Hồ sơ đƣợc hoàn thiện về hệ thống hóa; - Có mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu và danh mục tài liệu hết giá trị. Nhƣ vậy, mục đích của chỉnh lý tài liệu nhằm tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu của Phông hoặc khối tài liệu đƣa ra chỉnh lý một cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu, đồng thời loại ra hết những tài liệu hết giá trị đề tiêu hủy, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và thiết bị, phƣơng tiện bảo quản. Quá trình thực hiện nhiệm vụ chỉnh lý, phân loại tài liệu và nâng cấp chỉnh lý tài liệu để tối ƣu hóa thành phần các tài liệu lƣu trữ. Khi tiến hành chỉnh lý tài liệu lƣu trữ cần phải giải quyết các vấn đề nghiệp vụ chủ yếu: - Nghiên cứu xác định lịch sử cơ quan, đơn vị ; - Xác định, lựa chọn phƣơng án phân loại phù hợp; - Chỉnh sửa hồ sơ hoặc lập hồ sơ cho tài liệu lƣu trữ; - Xác định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ; - Xây dựng công cụ tra tìm hồ sơ, tài liệu lƣu trữ; - Xử lý các khâu nghiệp vụ loại ra trong chỉnh lý. 5
2. Cơ sở pháp lý về chỉnh lý tài liệu lƣu trữ Căn cứ Luật Lƣu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011; Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lƣu trữ; Căn cứ Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chỉnh phủ về công tác văn thƣ; Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tƣớng Chính phủ vê việc tăng cƣờng bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lƣu trữ; Thông tƣ số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hƣớng dẫn về kho lƣu trữ chuyên dụng; Thông tƣ số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy; Thông tƣ số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ về việc hƣớng dẫn phƣơng pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy; Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc về việc ban hành bản hƣớng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính. Từ các văn bản hƣớng dẫn cụ thể về công tác chỉnh lý tài liệu lƣu trữ nói trên là cơ sở pháp lý cơ bản và cụ thể giúp tác giả nghiên cứu đề tài này. 3. Vị trí, tầm quan trọng của chính lý tài liệu lƣu trữ Có thể nói, chỉnh lý tài liệu lƣu trữ chiếm một vị trí rất quan trọng trong toàn bộ hoạt động của công tác lƣu trữ. Cụ thể là: - Giúp cho tài liệu đƣợc phân loại khoa học, thiết lập các công cụ tra tìm, tạo điều kiện tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lƣu trữ - Giúp giữ lại đƣợc những tài liệu thực sự có giá trị phục vụ cho hoạt động của các cơ quan trƣớc mắt cũng nhƣ lâu dài về sau. - Hàng năm, các cơ quan, tổ chức trong quá trình hoạt động của mình đã hình thành một khối lƣợng tài liệu tƣơng đối lớn. Trong đó, có những tài liệu có giá trị cao nhƣng cũng có những tài liệu không có giá trị, tài liệu hết giá trị hoặc giá trị không cao. Vì vậy, ngoài mục đích lựa chọn những tài liệu thực sự có giá trị để giữ lại, qua chỉnh lý còn giúp loại ra những tài liệu không có giá trị nhằm giải phóng kho tàng, tiết kiệm chi phí bảo quản tài liệu. II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU PHÔNG LƢU TRỮ TRƢỜNG THPT NGHI LỘC 2 1. Khái quát về Trƣờng THPT Nghi Lộc 2 1.1. Chức năng Trƣờng THPT Nghi Lộc 2, đƣợc thành lập năm 1965 dƣới quyết định của Ủy ban nhân dân tỉnh Nghệ An. Ra đời trong hoàn cảnh đất nƣớc vẫn còn 6
chiến tranh, còn gặp nhiều khó khăn nhƣng nhờ sự kiên cƣờng, cố gắng, nhà trƣờng đã không ngừng cải tiến, nâng cao chất lƣợng dạy học và có đƣợc vị thế nhƣ ngày nay. Trƣờng THPT là đơn vị sự nghiệp thuộc Sở giáo dục và Đào tạo Tỉnh Nghệ n. Là cơ sở giáo dục trung học phổ thông, trƣờng có tƣ cách pháp nhân và hoạt động có con dấu riêng. Trƣờng THPT Nghi Lộc 2 là đơn vị sự nghiệp có thu, tự chủ và tự chịu trách nhiệm về tổ chức bộ máy biên chế và tài chính theo quy định của pháp luật, đƣợc mở tài khoản riêng tại các ngân hàng và kho bạc Nhà nƣớc theo quy định. 1.2. Nhiệm vụ qu ền hạn Trƣờng THPT có nhiệm vụ và quyền hạn chủ yếu nhƣ sau: - Có nhiệm vụ giáo dục chƣơng trình bậc THPT cho học sinh. Tổ chức giảng dạy, học tập và các hoạt động giáo dục khác của chƣơng trình giáo dục trung học phổ thông; - Điều động phân công cán bộ, giáo viên, nhân viên khi cần thiết; - Tuyển sinh và quản lý học sinh chuyển đi, đến theo quy định của ộ giáo dục và Đào tạo; - Giáo dục đạo đức, lối sống; giáo dục pháp luật; - Phối hợp với phụ huynh học sinh, các tổ chức và cá nhân: Huy động, quản lý, sử dụng hiệu quả nguồn lực phục vụ cho các hoạt động giáo dục; - Quản lý tốt công tác tài chính; sử dụng tài sản công, trang thiết bị theo quy định của Nhà nƣớc; - Tổ chức cho giáo viên, nhân viên, học sinh tham gia hoạt động xã hội, đặc biệt nhà trƣờng luôn quan tâm tới phát triển các kỹ năng mềm cho học sinh thông qua các buổi ngoại khóa hay học hƣớng nghiệp ngoài giờ lên lớp tổ chức tƣ vấn tâm lý học sinh, tổ chức tuyền truyền giáo dục pháp luật, An toàn giao thông, tuyên truyền chống bạo lực học đƣờng, chống đuối nƣớc và chống các tệ nạn xã hội khác…) - Xây dựng phân công chuyên môn, phân công công tác chủ nhiệm và một số nhiệm vụ khác; - Xây dựng chƣơng trình, kế hoạch bài giảng và học tập đối với học sinh trên sơ sở chƣơng trình khung do ộ giáo dục và Đào tạo quy định; - Nhà trƣờng đã xây dựng bộ môn học do Phó hiệu trƣởng chuyên môn phụ trách và các tổ chuyên môn, chuyên môn biên soạn phân phối chƣơng trình; - Nghiên cứu, xây dựng các phƣơng pháp đổi mới dạy học thông qua các buổi sinh hoạt tổ, sinh hoạt nhóm chuyên môn; - Công khai chất lƣợng đào tạo, kế hoạch phát triển nhà trƣờng; 7
- Đối với tổ tƣởng chuyên môn: Việc kiểm tra hồ sơ, việc thực hiện quy chế chuyên môn theo thời gian quy định. Báo cáo kết quả sau khi kiểm tra hồ sơ hoàn thành nộp cho Ban giám hiệu; - Đối với giáo viên: Thực hiện đầy đủ quy chế chuyên môn theo quy định; 2. Cơ cấu tổ chức hoạt động của Trƣờng THPT Nghi Lộc 2 Quy mô trƣờng hiện có số lớp 28 với số 1.138 học sinh. + Đội ngũ cán bộ, giáo viên, nhân viên của nhà trƣờng gồm 75 (39 nữ, 36 nam) trong đó: - an Giám hiệu: 04 ngƣời (Tiến sỹ: 01; Thạc sỹ : 03). - Giáo viên 63 ngƣời (Thạc sỹ: 19, Đại học : 44) - Nhân viên: 08 trong đó: Đại học 04, Trung cấp 01, bảo vệ 02, tạp vụ 01. + Chi bộ có 47 đồng chí Đảng viên, trực thuộc Đảng bộ huyện Nghi Lộc. + Công đoàn: 74 đoàn viên trực thuộc Công đoàn Giáo dục Nghệ An. + Trƣờng có 5 tổ chuyên môn và 01 tổ Văn phòng + Đoàn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh có 28 chi đoàn học sinh với tổng số 1.138 đoàn viên. Tổ chức hội gồm : - Hội cha mẹ học sinh; - Hội Khuyến học. 3. Thực trạng công tác chỉnh lý tài liệu phông lƣu trữ Trƣờng THPT Nghi Lộc 2 Qua khảo sát thực tế tình hình tài liệu hình thành từ 2021 trở về trƣớc tổng khối lƣợng ƣớc khoảng 57m. Bao gồm: Số lƣợng mét của STT Đơn vị tài liệu 1 Phòng Hiệu trƣởng 5 2 Các phòng P.Hiệu trƣởng 6 3 Phòng Công Đoàn 3 4 Phòng Đoàn 3 5 Phòng Kế toán 15 6 Phòng lƣu trữ 25 Tổng cộng 57 8
Tình trạng tài liệu đang còn chất đống, bỏ gói đƣợc để trong tủ, trên kệ tạm, đƣợc để ở các phòng làm việc. Lý do là hầu hết là các phòng, ban chƣa thực hiện việc lập hồ sơ. Mặc dù đã có rất nhiều văn bản hƣớng dẫn lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ và chỉnh lý tài liệu nhƣng chƣa thực sự đƣợc quan tâm, nghiên cứu và thực hiện. Một số công chức, viên chức không lập hồ sơ do mình giải quyết. Bên cạnh đó, trong quá trình thực hiện thiếu sự kiểm tra, giám sát của cấp quản lý, đây là một trong những nguyên nhân dẫn đên tình trạng sau khi giải quyết xong công việc hồ sơ không đƣợc lập. Việc thu thập tài liệu vào lƣu trữ Trƣờng THPT Nghi Lộc 2 còn hiều hạn chế, chƣa có kế hoạch thu thập tài liệu hàng năm. Sau khi giải quyết công việc xong tài liệu vẫn còn nằm rải rác tại các bộ phận, cá nhân, không giao nộp vào lƣu trữ cơ quan theo quy định. Vì vậy, việc phân loại tài liệu chƣa đáp ứng nguyên tắc, yêu cầu của việc phân loại, lập hồ sơ. Công tác xác định giá trị tài liệu tại phông lƣu trữ Trƣờng THPT Nghi Lộc 2 thực hiện chƣa tốt, công cụ thống kê và tra tìm tài liệu chƣa có. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động lƣu trữ đang còn nhiều hạn chế. Phòng lƣu trữ chƣa đƣợc trang bị các trang thiết bị bảo quản tài liệu nhƣ giá, hộp đựng tài liệu, bìa hồ sơ chƣa đúng quy định, cũng nhƣ phần mền về quản lý tài liệu lƣu trữ gây khó khăn cho việc tra tìm tài liệu. Từ thực tế nêu trên, chúng tôi đƣa ra các giải pháp nhƣ sau để cái thiện những vấn đề nêu trên nhƣ sau: III. CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU Thực hiện chủ trƣơng của Đảng và Nhà nƣớc về chuyển đổi số trong các lĩnh vực, cơ quan đơn vị. Trong đó, ngành giáo dục những năm gần đây đã triển khai nhiều kế hoạch giải pháp nhằm đẩy nhanh có hiệu quả công tác chuyển đổi số trong giáo dục. Trƣớc chủ trƣơng đó, các cơ sở giáo dục trong tỉnh đã triển khai đồng bộ chuyển đổi số trong quản lý cũng nhƣ trong dạy học,... Tuy nhiên, việc lƣu trữ hồ sơ giấy, hồ sơ đã đƣợc in sao từ các phần mềm hệ thống điện tử là hết sức quan trọng, cần đƣợc quan tâm để ý và nghiên cứu triển khai khoa học hơn. Đây là khâu vô cùng quan trọng, bởi nếu làm tốt công tác lập hồ sơ. chỉnh lý và lƣu trữ tài liệu sẽ nâng cao hiệu suất và chất lƣợng công tác của cán bộ, viên chức. Giúp cơ quan, đơn vị quản lý tài liệu đƣợc chặt chẽ. Từ đó, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lƣu trữ. Từ nghiên cứu thực trạng tài liệu phông lƣu trữ Trƣờng THPT Nghi Lộc 2 và những phƣơng hƣớng, nhiệm vụ đặt ra cho công tác lƣu trữ nói chung và chỉnh lý tài liệu lƣu trữ nói riêng trong thời gian tới, chúng tôi đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lƣợng công tác chỉnh lý tài liệu Phông lƣu trữ Trƣờng THPT Nghi Lộc 2 nhƣ sau: 9
1. Tổ chức thực hiện các văn bản pháp lý về công tác lƣu trữ và chỉnh lý tài liệu lƣu trữ Luật Lƣu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lƣu trữ; Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chỉnh phủ về công tác văn thƣ; Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tƣớng Chính phủ vê việc tăng cƣờng bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lƣu trữ; Thông tƣ số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hƣớng dẫn về kho lƣu trữ chuyên dụng; Thông tƣ số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy; Thông tƣ số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ về việc hƣớng dẫn phƣơng pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy; Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc về việc ban hành bản hƣớng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính. 2. Nâng cao chất lƣợng đội ngũ nhân sự làm công tác lƣu trữ và chỉnh lý tài liệu lƣu trữ Có thể khẳng định rằng, công tác lƣu trữ là một hoạt động khoa học, đòi hỏi ngƣời cán bộ phải có phẩm chất, đạo đức tốt, có trình độ chuyên môn nghiệp vụ vững vàng để đáp ứng yêu cầu công việc. Để nâng cao chất lƣợng đội ngũ nhân sự làm công tác lƣu trữ, trƣớc tiên phải nói đến công tác tuyển dụng con ngƣời. Cần bố trí, tuyển dụng cán bộ lƣu trữ có đủ năng lực và trình độ để chỉ đạo, hƣớng dẫn và kiểm tra việc thực hiện các công việc về công tác văn thƣ, lƣu trữ nói chung và chỉnh lý tài liệu lƣu trữ nói riêng. Cán bộ lƣu trữ phải thực sự có năng lực để phối hợp, kiểm tra các khâu nghiệp vụ khi thuê các tổ chức dịch vụ chỉnh lý. Công tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng của những năm trƣớc và sẽ tồn đọng trong những năm tiếp theo là công việc thƣờng xuyên và rất nặng nề. Vì vậy, bài toán giải quyết nguồn nhân lực chỉnh lý thƣờng phải giải quyết theo hai hƣớng: Thứ nhất, từng cán bộ, công chức, từng đơn vị, bộ phận trong cơ quan thực hiện chế độ lập hồ sơ, tự sắp xếp hồ sơ, tài liệu để chuẩn bị hồ sơ nộp lƣu hàng năm theo đúng quy định của pháp luật lƣu trữ là cách làm tốt nhất, căn bản nhất cần đƣợc thực hiện thật tốt trƣớc mắt cũng nhƣ lâu dài. Thứ hai, thuê nhân lực làm dịch vụ chỉnh lý giúp cho việc sắp xếp khoa học tài liệu. Tuy nhiên, đây chỉ là giải pháp tạm thời để giải quyết tình trạng tài liệu tồn 10
đọng tại trƣờng THPT Nghi Lộc 2 trƣớc đây chƣa đƣợc chỉnh lý. Cách này giúp trƣờng THPT Nghi Lộc 2 trong việc sắp xếp tài liệu nhanh chóng, nhƣng những ngƣời tham gia chỉnh lý không phải là ngƣời trực tiếp giải quyết công việc nên việc phân loại, lập hồ sơ không thể đáp ứng một cách tốt nhất của hồ sơ đƣợc lập. 3. Đảm bảo cơ sở vật chất cho công tác chỉnh lý tài liệu lƣu trữ Thực tế cho thấy một số đơn vị, trƣờng học chƣa đầu tƣ cơ sở vật chất thõa đáng cho việc lƣu trữ tài liệu. Từ đó, dẫn đến tài liệu không đƣợc bố trí khoa học, thậm chí tài liệu bị hƣ hỏng theo thời gian. Có thể nói, cơ sở vật chất, trang thiết bị là điều kiện cần thiết cho việc bảo quản tài liệu lƣu trữ, ảnh hƣởng trực tiếp đến việc tổ chức chỉnh lý khoa học tài liệu lƣu trữ. Do nhiều nguyên nhân khác nhau nên những năm qua việc đầu tƣ cơ sở vật chất cho công tác lƣu trữ còn nhiều hạn chế, gây ảnh hƣởng không nhỏ đến công tác lƣu trữ nói chung và chỉnh lý tài liệu nói riêng. Bên cạnh đó, cần đầu tƣ mua sắm các trang thiết bị để bảo quản tài liệu nhƣ giá, tủ, các loại cặp, hộp đựng tài liệu, bìa hồ sơ theo tiêu chuẩn quốc gia. Trong kho phải bố trí các trang thiết bị nhƣ máy điều hòa nhiệt độ, máy hút bụi và các thiết bị phòng cháy chữa cháy theo quy định. Nhà trƣờng cần hỗ trợ về mặt kinh phí để thực hiện chỉnh lý khối tài liệu tồn đọng còn lại. Đồng thời, cần có những biện pháp, kỹ thuật bảo quản phù hợp nhƣ chống ẩm, nấm mốc, côn trùng, mối, chuột... định kỳ hàng năm thống kê, lựa chọn tài liệu đã hết giá trị để tiến hành tiêu huỷ theo quy định. 4. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lƣu trữ Để ứng dụng thành công công nghệ thông tin vào công tác lƣu trữ thì yêu cầu Trƣờng THPT Nghi Lộc 2 cẩn phải có những giải pháp nhƣ sau: - Ban giám hiệu cần quan tâm hơn nữa đến cán bộ làm công tác lƣu trữ, tăng cƣờng tập huấn thông qua các lớp bồi dƣỡng tin học ứng dụng công nghệ thông tin. - Xây dựng hệ thống mạng Lan, kết nối cơ quan các sở ban ngành liên quan trong hệ thống đảm bảo thông suốt, kịp thời trong khâu ứng dụng, quản lý khai thác tài liệu lƣu trữ. - Trang bị phòng, kho lƣu trữ phù hợp với chức năng hoạt động, đảm bảo thông tin nhanh chóng, thông suốt, chính xác, bảo mật. Hệ thống máy tính nối mạng đảm bảo trong quá trình tra cứu các cổng thông tin điện tử và các đơn vị liên quan truyền tải thông tin khi có yêu cầu, các phƣơng tiện máy Fax, điện thoại đƣợc kết nối phù hợp, đảm bảo tốt thông tin tín hiệu khi nhận. - Phối hợp các cơ quan chức năng cài đặt phần mềm quản lý tài liệu lƣu trữ. Tăng cƣờng hơn nữa khâu kết nối đồng bộ các hệ thống thông tin nhằm đảm bảo sự chính xác, kịp thời, an toàn. - Đẩy mạnh các hoạt động thông tin tuyên truyền, nâng cao nhận thức tạo lập 11
thói quen tác nghiệp trên môi trƣờng mạng cho cán bộ chuyên trách làm công tác lƣu trữ. - Thƣờng xuyên, tổ chức kiểm tra năng lực ứng dụng công nghệ thông tin cán bộ chuyên trách làm công tác lƣu trữ. Nhƣ vậy, cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, việc ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin, văn bản điện tử sẽ đƣợc lƣu hành, những văn phong không giấy sẽ hình thành, công việc tại bộ phận văn thƣ, lƣu trữ sẽ đƣợc giảm tải nhƣng để tài liệu lƣu trữ thực sự có ý nghĩa, phục vụ, sử dụng thông tin rộng rãi có độ chính xác cao và có giá trị đặc biệt luôn phải đƣợc quản lý thống nhất bởi bộ phận văn thƣ, lƣu trữ. IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU TRƢỜNG THPT NGHI LỘC 2 1. Xây dựng kế hoạch - Kế hoạch chỉnh lý là bản dự kiến nội dung công việc, tiến độ thực hiện, nhân lực và cơ sở vật chất phục vụ cho việc chỉnh lý. - Khi chỉnh lý các phông hoặc khối tài liệu lớn với nhiều ngƣời tham gia thực hiện, cần phải xây dựng kế hoạch chỉnh lý chi tiết, cụ thể. - Kế hoạch chỉnh lý cần nêu rõ: số lƣợng cán bộ tham gia chỉnh Lý, thời gian tiến hành chỉnh lý và mức độ đạt đƣợc trong mỗi khoảng thời gian nhất định. Phụ lục 1) 1.1. Mục đích Mục đích của việc tổ chức chỉnh lý tài liệu lƣu trữ là tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu của phông hoặc khối tài liệu đƣa ra chỉnh lý một cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu; loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ, qua đó, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phƣơng tiện bảo quản. Tuỳ theo điều kiện cụ thể của từng cơ quan, tổ chức và tình hình khối tài liệu đƣa ra chỉnh lý mà thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh hoặc một số công đoạn của quy trình chỉnh lý. 1.2. Yêu cầu Để công việc chỉnh lý đảm bảo chất lƣợng và nguyên tắc chỉnh lý tài liệu lƣu trữ đạt hiệu quả thì chỉnh lý tài liệu lƣu trữ phải thực hiện đƣợc các yêu cầu rất chặt chẽ về công tác chỉnh lý. Luật Lƣu trữ (2011) đã nêu rõ: Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau đây: - Đƣợc phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lƣu trữ. Nghĩa là khi phân loại tài liệu lƣu trữ phải tuân thủ các nguyên tắc của nghiệp vụ lƣu trữ nhằm đảm bảo tài liệu trong phông không bị phân tán, trong quá trình chỉnh lý chỉ đƣợc chọn một phƣơng án phân loại, hồ sơ đƣợc lập phải đảm bảo mối liên hệ logic giữa các tài liệu, các hồ sơ lập ra phản ánh đƣợc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan. 12
- Đƣợc xác định thời hạn bảo quản. Thời hạn bảo quản tài liệu là thời gian cần thiết để lƣu giữ hồ sơ, tài liệu. Hồ sơ, tài liệu sau khi chỉnh lý hoàn chỉnh phải đƣợc xác định thời hạn bảo quản ở một trong hai mức độ đó là vĩnh viễn hoặc có thời hạn. - Hồ sơ đƣợc hoàn thiện và hệ thống hoá. Hồ sơ sau khi tiến hành chỉnh lý phải đƣợc hoàn thiện có nghĩa là phải đƣợc tiến hành biên mục bên trong và biên mục bên ngoài. Hồ sơ sau khi lập phải đƣợc hệ thống hóa theo phƣơng án để cố định trật tự sắp xếp các hồ sơ. - Có Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu và Danh mục tài liệu hết giá trị. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đƣợc thống kê vào mục lục hồ sơ hoặc cơ sở dữ liệu tra cứu để quản lý và tra tìm tài liệu đƣợc nhanh chóng, chính xác. Đối với những tài liệu hết giá trị phải đƣợc thống kê theo từng nhóm tài liệu loại nhƣ tài liệu trùng thừa, tài liệu hết giá trị,…để tiêu hủy. Nhìn chung, trong quá trình chỉnh lý tài liệu lƣu trữ cần phải kết hợp các yêu cầu trên trong toàn bộ quá trình chỉnh lý tài liệu lƣu trữ để tài liệu sau khi chỉnh lý đạt chất lƣợng tốt hơn. 1.3. Nguyên tắc chỉnh lý Chỉnh lý tài liệu thực chất là quá trình tổ chức khoa học tài liệu để lập lại trật tự tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức. Để đạt đƣợc mục tiêu đó, chỉnh lý tài liệu cần đảm bảo các nguyên tắc sau đây: - Không làm phân tán phông lƣu trữ, nghĩa là toàn bộ tài liệu của một phông lƣu trữ phải đƣợc bảo toàn nguyên vẹn, không đƣợc xé lẻ phân tán ở nhiều phông khác nhau. - Tài liệu trong phông không bị phá vỡ kết cấu tự nhiên nhằm đảm bảo mối liên hệ lịch sử của tài liệu trong phông, nghĩa là trong quá trình chỉnh lý, hồ sơ, tài liệu đƣợc hình thành từ các đơn vị, tổ chức và cá nhân đã đƣợc sắp xếp theo một phƣơng pháp nhất định, cần tôn trọng trật tự sắp xếp tài liệu đƣợc lập theo từng hồ sơ từng đơn vị tổ chức và theo từng năm. - Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh đƣợc các hoạt động của cơ quan, tổ chức, nghĩa là tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh đƣợc chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của cơ quan. Để đảm bảo nguyên tắc này cần phải nắm vững chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và những hoạt động cơ bản của cơ quan. 2. Công tác chuẩn bị chỉnh lý tài liệu. Quá trình chuẩn bị chỉnh lý đƣợc tiến hành từng bƣớc, theo thứ tự sau: 13
CHỈNH LÝ TÀI LIỆU Chuẩn bị chỉnh Thực hiện chỉnh lý Kết thúc chỉnh lý lý 1.Kiểm tra kết quả 1.Giao nhận tài liệu 1.Phân loại TL chính lý 2.Vệ sinh sơ bộ và 2. Bàn giao TL, vận chuyển TL về 2. Lập hồ sơ hoặc chinh sửa hoàn vận chuyển TL địa điểm chỉnh lý vào kho và sắp thiện hồ sơ. xxếp lên giá 3.Khảo sát TL 3. Hoàn chỉnh hồ 3.Biên mục phiếu sơ phông. tin 4. Thu thập và bổ sung TL 4. Hệ thống hóa hồ sơ 5. Biên mục hồ sơ 5. Biên soạn bản hƣớng dẫn phân loại, lâp hồ sơ , 6.Vệ sinh, thảo bỏ ghim, kẹp…đƣa hồ sơ vào cặp (hộp), 6. Biên soạn bản viết nhãn tên. hƣớng dẫn xác định giá trị TL, 7..Đánh số hồ sơ, dán nhãn hộp 8. Thống kê, kiểm tra và làm thủ tục tiêu hủy tài liệu. 2.1. Giao nhận tài liệu Giao nhận tài liệu là quá trình bàn giao tài liệu giữa nơi bảo quản tài liệu với bộ phận chỉnh lý. Đối với những lƣu trữ lịch sử và lƣu trữ hiện hành có bộ phận quản lý kho riêng biệt với bộ phận chỉnh lý tài liệu thì khi xuất tài liệu ra khỏi kho để chỉnh lý phải tiến hành các thủ tục giao nhận tài liệu. Số lƣợng tài liệu đƣợc giao nhận tính bằng mét giá; riêng đối với phông hoặc khối tài liệu đã đƣợc lập hồ sơ sơ bộ, phải ghi rõ số lƣợng cặp, hộp và số lƣợng hồ sơ, đơn vị bảo quản. 14