Để giúp các đồng nghiệp làm công tác văn thư, văn phòng chưa được đào tạo qua trường lớp có một số kiến thức về việc tổ chức, quản lý các loại công văn đi và đến có hiệu quả. Mời quý thầy cô tham khảo sáng kiến “Một số biện pháp để quản lý, bảo quản tốt công văn đi và công văn đến” của Trung tâm giáo dục thường xuyên TP Biên Hòa.
AMBIENT/
Chủ đề:
Nội dung Text: SKKN: Một số biện pháp để quản lý, bảo quản tốt công văn đi và công văn đến
- BM 01-Bia SKKN
SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐỒNG NAI
Đơn vị: TRUNG TÂM GDTX TP BIÊN HÒA
Mã số: ................................
SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
MỘT SỐ BIỆN PHÁP ĐỂ QUẢN LÝ, BẢO QUẢN TỐT
CÔNG VĂN ĐI VÀ CÔNG VĂN ĐẾN
Người thực hiện: ĐINH THỊ HUỆ
Lĩnh vực nghiên cứu:
Quản lý giáo dục 1
Phương pháp dạy học bộ môn: 1
Phương pháp giáo dục 1
Lĩnh vực khác: VĂN THƯ ý
Có đính kèm:
1 Mô hình 1 Phần mềm 1 Phim ảnh 1 Hiện vật khác
- BM02-LLKHSKKN
SƠ LƯỢC LÝ LỊCH KHOA HỌC
I. THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁ NHÂN
1. Họ và tên: ĐINH THỊ HUỆ
2. Ngày tháng năm sinh: 20/08/1983
3. Nam, nữ: Nữ
4. Địa chỉ: 49, tổ 9D, khu phố 3, phường An Bình,TP Biên Hòa, Đồng Nai.
5. Điện thoại: 0613 822538 (CQ); ĐTDĐ: 0904 531 416
6. Fax: E-mail: hueanhgdtx@gmail.com
7. Chức vụ: Nhân viên
8. Đơn vị công tác: Trung tâm giáo dục thường xuyên TP Biên Hòa
II. TRÌNH ĐỘ ĐÀO TẠO
- Học vị (hoặc trình độ chuyên môn, nghiệp vụ) cao nhất: Trung cấp
- Năm nhận bằng: 2006
- Chuyên ngành đào tạo: Kế toán
III. KINH NGHIỆM KHOA HỌC
- Lĩnh vực chuyên môn có kinh nghiệm: Văn thư, thủ quỹ
Số năm có kinh nghiệm: 6
- Các sáng kiến kinh nghiệm đã có trong 5 năm gần đây: 0
- I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
- Trong giai đoạn hiện nay trước tình hình ngày càng phát triển, đổi mới của
đất nước, các thông tin ngày càng phát triển nói chung và ngành giáo dục và Đào
tạo nói riêng thì công tác văn thư, văn phòng đòi hỏi phải có một số kiến thức nhất
định để xử lý tốt các thông tin, công việc một cách kịp thời và hiệu quả.
- Là một đơn vị hành chính sự nghiệp, lại là Trung tâm Giáo dục thường
xuyên có đa ngành, đa hệ và có nhiều địa điểm học, dù ở lĩnh vực nào thì cũng
phải cần có một bộ phận tiếp nhận, xử lý thông tin Văn bản, Chỉ thị, Thông tư,
Thông báo… của các cấp ban hành đến đơn vị và ngược lại.
- Với tính chất đặc thù là ngành giáo dục, việc tiếp nhận các loại văn bản,
công văn, chỉ thị…là rất nhiều, nên đòi hỏi người làm công tác văn thư, văn phòng
trong nhà trường phải thận trọng, tỷ mỷ, ngăn nắp và xử lý các thông tin một cách
khoa học, nhanh chóng, chính xác giúp Thủ trưởng đơn vị kịp thời nắm bắt được
những cái mới để có hướng giải quyết công việc một cách tốt nhất nhằm giúp đơn
vị hoàn thành nhiệm vụ.
- Văn phòng là một bộ phận thực hiện chức năng giúp việc, phục vụ cho cơ
quan,là trụ sở của cơ quan nơi cán bộ công chức, viên chức làm việc, là địa điểm
giao tiếp và các hoạt động. Các vấn đề thông tin được cán bộ văn phòng, văn thư
thu thập sàng lọc, nghiên cứu, đề xuất chuyển đến thủ trưởng và ngược lại. Các ý
kiến chỉ đạo của thủ trưởng đều được cán bộ văn phòng chuyền đạt theo dõi, kiểm
tra việc thực hiện. Ngoài ra văn phòng còn là bộ mặt của cơ quan, đơn vị nơi giải
quyết các công việc với cơ quan khác, là cầu nối giữa cơ quan nhà nước với nhân
dân.
- Xuất phát từ những lý do trên, nhằm để giúp các đồng nghiệp làm công tác
văn thư, văn phòng chưa được đào tạo qua trường lớp có một số kiến thức về việc
tổ chức, quản lý các loại công văn đi và đến có hiệu quả tôi xin đưa ra một số biện
pháp nghiên cứu của đề tài: “Một số biện pháp để quản lý, bảo quản tốt công văn
đi và công văn đến” của Trung tâm giáo dục thường xuyên TP Biên Hòa.
- II. TỔ CHỨC THỰC HIỆN ĐỀ TÀI:
1. Cơ sở lý luận:
- Từ những thực tế vừa nêu trên và qua thời gian công tác tôi nhận thấy. Để
làm tốt nhiệm vụ công tác văn thư, văn phòng đòi hỏi người làm công tác này cần
phải hiểu công tác văn thư là toàn bộ công việc về soạn thảo, ban hành, tổ chức
giải quyết và quản lý văn bản theo phạm vi, nhiệm vụ và chức năng của các đơn vị
một cách nhanh chóng, chính xác và bí mật. Người làm công tác này phải luôn
năng động, sáng tạo, nhiệt tình, tỷ mỷ và tận tâm với công tác văn thư hành chính
nhằm giúp cho việc giải quyết công việc ở cơ quan được nhanh chóng và chính
xác. Đồng thời giúp cho việc quản lý, chỉ đạo và kiểm tra công việc trong cơ quan
được chặt chẽ. Góp phần giữ gìn những tài liệu có giá trị ở mọi lĩnh vực của cơ
quan nhằm để phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết công việc trước mắt và nộp vào
lưu trữ để nghiên cứu và sử dụng lâu dài.
- Ngoài ra người làm nhiệm vụ công tác văn thư, văn phòng cũng phải cần
nắm vững nội dung của công tác văn thư là:
+ Nhận vào sổ công văn đến.
+ Nghiên cứu, phân phối, giải quyết và theo dõi việc giải quyết công văn đến.
+ Nghiên cứu và dự thảo công văn.
+ Giúp thủ trưởng sửa chữa và duyệt dự thảo.
+ Đánh máy công văn.
+ Thủ trưởng xem lại, ký tên và đóng dấu.
+ Vào sổ và gửi công văn đi.
+ Làm các hồ sơ sổ sách và ghi chép tài liệu.
+ Soạn thảo các loại biên bản.
+ Lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ.
- Từ chỗ nắm được những nội dung cũng như yêu cầu cơ bản của công tác
văn thư tôi đã mạnh dạn đưa ra “Một số biện pháp để quản lý , bảo quản tốt
công văn đi và công văn đến” như sau:
2. Nội dung, biện pháp thực hiện các giải pháp của đề tài:
- + Như chúng ta đã biết đất nước ta còn nghèo, đang trong thời kỳ hội nhập.
Việc đầu tư cho ngành giáo dục còn thấp, còn nhiều thiếu thốn. Các năm gần đây
Đảng, Nhà nước ta có đẩy mạnh việc đầu tư cho giáo dục. Xây dựng nhiều điểm
trường khang trang đủ phục vụ cho công tác giảng dạy. Tuy nhiên bên cạnh đó còn
một số phòng làm việc, văn phòng ban giám hiệu còn rất chật hẹp cụ thể như văn
phòng làm việc của Trung tâm giáo dục thường xuyên TP Biên Hòa. Trước tình
hình đó là nhân viên làm công tác văn thư tôi mạnh dạn đưa ra ý kiến tổ chức sắp
xếp lại nơi làm việc. Bàn ghế để có ngăn nắp, tủ, bàn vi tính sắp xếp đúng vị trí
thuận tiện khi làm việc… Sau khi sắp xếp văn phòng trở nên ngăn nắp đã tạo được
không khí thoải mái, khi có khách đến liên hệ công tác cũng tạo được tâm lý tin
tưởng nơi làm việc.
+ Về chuyên môn nghiệp vụ văn thư. Là một nhân viên làm công tác văn thư
chưa được tham gia học lớp chuyên môn nghiệp vụ của hành chính văn phòng nên
lúc ban đầu tôi gặp rất nhiều khó khăn trong công tác, nhưng bản thân nhận thấy
được công việc mà mình phải làm là đem lại sự ngăn nắp, tươm tất, tạo cảnh quan
nơi làm việc. Từ đó nên tôi đã tìm tòi học hỏi qua sách báo, tài liệu, qua các bạn
đồng nghiệp và học tập rút kinh nghiệm những đơn vị trường bạn đã làm tốt rồi về
áp dụng ở trung tâm mình. Sau một thời gian đến nay thì công tác văn thư của
trung tâm hoạt động tốt và có hiệu quả.
2.1 Tổ chức quản lý công văn đến:
- Khi có công văn chuyển đến tôi là người trực tiếp tiếp nhận đăng ký và có
theo dõi công văn đến từ nguồn nào. Kiểm tra sơ bộ có phải đúng công văn gởi cho
đơn vị mình không và phân loại hồ sơ rồi vào sổ . Công văn đến có thể chia thành
4 loại: Loại nguyên tắc; Loại công việc; Loại tác nghiệp; Loại tham khảo. Sau đó
ghi công văn đến. Đây là việc làm cần thiết để xác định công văn đã qua bộ phận
văn thư, biết được ngày công văn đến, giúp cho việc tìm kiếm sau này được dễ
dàng. Sau đó vào sổ công văn đến theo mẫu:
SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐẾN
- Nơi Số,ký Ngày
Ngày Tên loại và
Số gởi hiệu tháng Nơi
tháng trích yếu Ghi chú
đến công công công nhận
đến nội dung
văn văn văn
1 2 3 4 5 6 8 9
1 ……….. …….. ……. ……….. ……… ……… …..
2 ……….. …….. ……. ……….. ……… ………. …..
2.2 Tổ chức giải quyết công văn đi.
- Công văn đi là các văn bản, báo cáo, thông báo…được cơ quan đơn vị phát
hành ra trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình và được gởi đến
các cơ quan đơn vị, cá nhân trong và ngoài cơ quan.
- Thủ trưởng là người chịu trách nhiệm chính trong việc ban hành và giải
quyết công văn đi của cơ quan.
- Những công văn trước khi ký và gửi đi phải được kiểm tra kỹ về mặt thể
thức và thủ tục.
- Những công văn của cơ quan gửi đi hoặc để lưu hành nội bộ đều phải qua
bộ phận văn thư để đăng ký vào sổ công văn đi và xếp vào hồ sơ lưu công văn đi.
- Công văn được chuyển đi bằng nhiều cách nhưng luôn luôn lúc nào văn thư
cũng phải vào sổ chuyển công văn, người nhận công văn mang đi phải ký nhận vào
sổ.
- Ngoài ra, trong cơ quan còn một số giấy tờ khác như: Giấy đi đường, giấy
giới thiệu, giấy xác nhận…đều phải được quản lý chặt chẽ, đồng thời phải vào sổ
để tiện cho việc theo dõi. Do tính đặc thù có thể lập từng sổ riêng biệt để quản lý
chặt chẽ các loại giấy tờ, tài liệu,…
- Công văn đi phải được lưu ở hai nơi: Văn thư và nơi thảo ra công văn.
- Sổ công văn được lập thành nhiều sổ và đánh số từ 1, mốc thời gian tính
theo năm học từ 01/08 đến 31/07 hàng năm.
- SỔ CÔNG VĂN ĐI
Số ký
hiệu Ngày tháng Tên loại và trích yếu nội Nơi nhận Nơi nhận Ghi
công công văn dung công văn bản lưu chú
văn
1 2 3 4 5 6
1 …………. ……… …………… ……… ……..
2 …………. ………. …………… ………. ……..
III. HIỆU QUẢ ĐẠT ĐƯỢC
Qua thời gian thực hiện nhiệm vụ được phân công làm nhân viên văn thư của
trung tâm giáo dục thường xuyên TP Biên Hòa từ năm 2007 đến nay tôi nhận thấy:
- Trong công việc hàng ngày bản thân hình thành được thói quen ngăn nắp, tỉ
mỷ trong công việc, xử lý công việc được tốt hơn, hiệu quả hơn.
- Hồ sơ, sổ sách đầy đủ lưu trử có hệ thống, khoa học tạo điều kiện thuận lợi
trong công việc hàng ngày của tôi.
- Giúp Ban Giám đốc hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ năm học 2012-2013
- Bản thân tôi cũng luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và đạt danh hiệu
“Lao động tiên tiến” nhiều năm liền cho tới nay.
IV. ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ KHẢ NĂNG ÁP DỤNG
4.1 Khả năng áp dụng:
- Để công việc có hiệu quả, đạt thành tích cao đòi hỏi trước tiên bản thân của
mỗi nhân viên văn thư phải không ngừng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi trao dồi kinh
nghiệm, vận dụng một cách linh hoạt hoàn cảnh thực tế ở mỗi nơi. Có tinh thần
trách nhiệm thì thì công việc sẽ đạt hiệu quả cao.
- Công tác văn thư, văn phòng là bộ mặt của cơ quan đơn vị nên trước tiên
người làm công tác này phải nhạy bén, phương pháp làm việc khoa học, nhanh
chóng, chính xác và thái độ hòa nhã, ân cần siêng năng. Phải thực sự yêu công
việc, xem việc mình làm là tạo điều kiện để cơ quan hoàn thành nhiệm vụ.
- - Đây là mảng đề tài còn nhiều mới mẻ, trong quá trình tìm tòi học hỏi chắc
chắn còn nhiều thiếu sót, rất mong được sự đóng góp của các anh, chị để đề tài
ngày càng được hoàn thiện hơn.
Từ những giải pháp và kết quả trên cũng vì lợi ích cho đơn vị mình. Như trao
dồi kiến thức làm việc có trật tự, ngăn nắp, có khoa học thẩm mỹ. Từ đó bản thân
suy nghĩ tìm tòi viết ra bản sáng kiến kinh nghiệm này có thể sử dụng được ở
nhiều đơn vị hành chính sự nghiệp.
4.2 Đề xuất kiến nghị:
- Để người làm công tác văn thư, văn phòng an tâm công tác, các cấp lãnh
đạo cần có chế độ đãi ngộ hợp lý hơn.
- Các cấp cần quan tâm đầu tư về cơ sở vật chất, phòng làm việc nhằm phục
vụ tốt cho công tác văn thư nhiều hơn nữa và tạo điều kiện đủ phương tiện vật chất
để phục vụ cho công tác lưu trữ các loại hồ sơ của trung tâm ngày một tốt hơn.
- Cần cung cấp thêm trang thiết bị để phù hợp với sự tiến bộ của khoa học
trong giai đoạn hiện nay.
- Cần mở các khóa đào tạo cho cán bộ văn thư, văn phòng cho các trường học
tập về chuyên môn nghiệp vụ.
Trên đây là tất cả những kinh nghiệm quý báu của tôi “Một số biện pháp để
quản lý, bảo quản tốt công văn đi và công văn đến” mà bản thân tôi đã học hỏi
từ đồng nghiệp và đúc kết trong quá trình làm việc. Tuy nhiên trong quá trình thực
hiện và trình bày sẽ không tránh khỏi những thiếu sót mà bản thân không thấy
được. Rất mong sự đóng góp ý kiến chân thành của quý thầy cô trong Hội đồng thi
đua các cấp là cơ sở để hoàn thiện sáng kiến “Một số biện pháp để quản lý, bảo
quản tốt công văn đi và công văn đến” ngày đạt hiệu quả cao hơn./.
Xin chân thành cảm ơn!
V. Tài liệu tham khảo:
1. - Tính chất của tài liệu lưu trữ của Thạc sĩ Nguyễn Lệ Nhung
- Luật lưu trữ của Nhà xuất bản Lao Động
- Tuyển tập văn bản về Quy phạm pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ về
công tác văn thư, lưu trữ hiện hành của Trung tâm KH và CN văn thư, lưu trữ.
- 2. Một số trang web trên mạng Internet
NGƯỜI THỰC HIỆN
(Ký tên và ghi rõ họ tên)
ĐINH THỊ HUỆ
- BM04-NXĐGSKKN
SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐỒNG NAI CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TRUNG TÂM GDTX TP BIÊN HÒA
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Biên Hòa, ngày tháng năm 2013
PHIẾU NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
Năm học: 2012-2013
–––––––––––––––––
Tên sáng kiến kinh nghiệm: Một số biện pháp để quản lý, bảo quản tốt công văn đi
và công văn đến.
Họ và tên tác giả: Đinh Thị Huệ. Đơn vị (Tổ) Trung tâm GDTX TP Biên Hòa
Lĩnh vực:
Quản lý giáo dục 1 Phương pháp dạy học bộ môn:......... 1
Phương pháp giáo dục 1 Lĩnh vực khác: Văn thư ý
Tính mới
- Có giải pháp hoàn toàn mới 1
- Có giải pháp cải tiến, đổi mới từ giải pháp đã có 1
1. Hiệu quả
- Hoàn toàn mới và đã triển khai áp dụng trong toàn ngành có hiệu quả cao 1
- Có tính cải tiến hoặc đổi mới từ những giải pháp đã có và đã triển khai áp
dụng trong toàn ngành có hiệu quả cao 1
- Hoàn toàn mới và đã triển khai áp dụng tại đơn vị có hiệu quả cao 1
- Có tính cải tiến hoặc đổi mới từ những giải pháp đã có và đã triển khai áp
dụng tại đơn vị có hiệu quả 1
2. Khả năng áp dụng
- Cung cấp được các luận cứ khoa học cho việc hoạch định đường lối, chính
sách: Tốt 1 Khá 1 Đạt 1
- Đưa ra các giải pháp khuyến nghị có khả năng ứng dụng thực tiễn, dễ thực
hiện và dễ đi vào cuộc sống: Tốt 1 Khá 1 Đạt 1
- Đã được áp dụng trong thực tế đạt hiệu quả hoặc có khả năng áp dụng đạt
hiệu quả trong phạm vi rộng: Tốt 1 Khá 1 Đạt 1
XÁC NHẬN CỦA TỔ CHUYÊN MÔN THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ
(Ký tên và ghi rõ họ tên) (Ký tên, ghi rõ họ tên và đóng dấu)
Thêm vào BST
Báo xấu
Download
Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ
