Bài giảng Quản lý dự án: Chương 3 - Trường ĐH Công nghiệp TP. HCM

Chia sẻ: Cuchoami2510 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:57

Thêm vào BST

Báo xấu

41
lượt xem 8
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài giảng Quản lý dự án: Chương 3 Quản lý thời gian, cung cấp cho người học những kiến thức như: Tầm quan trọng của quản lý thời gian; Xác định các hoạt động; Xác định trình tự cho các hoạt động; Ước lượng cho các hoạt động; Phát triển lịch biểu; Quản lý lịch biểu.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Quản lý dự án: Chương 3 - Trường ĐH Công nghiệp TP. HCM

Quản lý thời gian Chương III
Nội dung 1. Tầm quan trọng của quản lý thời gian 2. Xác định các hoạt động 3. Xác định trình tự cho các hoạt động 4. Ước lượng cho các hoạt động 5. Phát triển lịch biểu 6. Quản lý lịch biểu QLDA 2
1. Tầm quan trọng của quản lý thời gian  Kết thúc dự án đúng hạn là một trong những thách thức lớn nhất.  Thời gian quá hạn trung bình là 222% (theo báo cáo của CHAOS năm 1995; được cải tiến lên 163% vào năm 2001.  Các vấn đề lịch biểu là lý do chính dẫn đến xung đột trong dự án, đặc biệt là trong nửa sau của dự án (Trong giai đoạn đầu của dự án, độ ưu tiên (priority) là nguyên nhân chính gây ra xung đột) QLDA 3
Tại sao nguyên nhân chính lại là lịch biểu?  Thời gian là thông số tính đơn giản và dễ dàng nhất so với chi phí, phạm vi,… Mọi người thường bỏ qua không xét đến những thay đổi xảy ra  Thời gian cứ tự nhiên trôi qua bất kể chuyện gì đang xảy ra trong dự án.  Phong cách làm việc và văn hóa các nước cũng là nguyên nhân dẫn đến các xung đột về thời gian.  Một số nước có thói quen nghỉ trưa quá dài, nhiều ngày nghỉ lễ trong năm.  Một số nước có quan niệm về công việc khác nhau như 1 số việc buộc phải có lịch làm việc chặt chẽ, 1 số việc thì nhàn hạ thảnh thơi… QLDA 4
Tranh chấp QLDA 5
Quy trình Quản lý thời gian 1. Xác định các hoạt động 2. Xác định trình tự cho các hoạt động 3. Ước lượng thời gian 4. Phát triển lịch biểu 5. Kiểm soát lịch biểu QLDA 6
2. Xác định các hoạt động  Lịch biểu dự án bắt nguồn từ tài liệu khởi động dự án  Bản tuyên bố dự án có chứa ngày bắt đầu và kết thúc, cùng với thông tin về ngân sách.  Tuyên bố phạm vi và WBS giúp xác định cần phải làm những gì.  Xác định hoạt động đòi hỏi phát triển WBS chi tiết hơn cùng với những giải thích để hiểu được tất cả những việc cần làm, nhằm có được các ước lượng phù hợp với thực tế. QLDA 7
Ví dụ: Hiểu rõ hoạt động  Một đề mục trong WBS là Tạo báo cáo nghiên cứu- Produce study report. Đội dự án phải hiểu:  Mục này có nghĩa là gì trước khi lập lịch?  Báo cáo nên dài bao nhiêu?  Nó có đòi hỏi phải điều tra hay nghiên cứu thêm trước khi tạo báo cáo không?  Người viết báo cáo cần phải có mức kỹ năng gì?  Đội phải mất bao lâu để hoàn thành?  Ai sẽ làm việc này? QLDA 8
VD: Phân rã công việc  Nhiệm vụ tạo báo cáo nghiên cứu có thể được chia nhỏ thành nhiều nhiệm vụ con mô tả các bước tạo báo cáo như:  Tạo 1 cuộc điều tra.  Quản lý cuộc điều tra.  Phân tích kết quả điều tra.  Viết báo cáo nháp.  Chỉnh sửa báo cáo.  Tạo báo cáo cuối cùng. QLDA 9
Xác định trình tự cho các hoạt động  Xem xét các hoạt động và xác định quan hệ phụ thuộc  Phụ thuộc bắt buộc: cố hữu do bản chất công việc.  Phụ thuộc tùy chọn: phụ thuộc xác định bởi nhóm dự án.  Phụ thuộc ngoài: phụ thuộc liên quan giữa các hoạt động bên trong dự án và bên ngoài dự án  Dùng Phương pháp đường găng CPM (Critical Path Method) để xác định các quan hệ phụ thuộc. QLDA 10
Phụ thuộc…  Phụ thuộc bắt buộc (Mandatory dependency): là bản chất tự nhiên của công việc cần được thực hiện. Đôi khi còn được gọi là hard logic.  Ví dụ: không thể test chương trình cho đến khi chương trình được viết xong.  Phụ thuộc tùy chọn (Discretionary dependency) được xác định bởi đội dự án. Đôi khi còn đượcgọi là soft logic. Nên sử dụng thận trọng loại quan hệ này vì nó có thể hạn chế các tùy chọn lịch biểu sau này.  Ví dụ: đội dự án có thể làm theo kinh nghiệm của đội mà không bắt đầu thiết kế chi tiết hệ thống thông tin mới cho đến khi người dùng ký duyệt vào bảng phân tích. QLDA 11
…Phụ thuộc  Các phụ thuộc bên ngoài (External dependencie): liên quan đến mối quan hệ giữa các hoạt động của dự án và các hoạt động không thuộc dự án.  Ví dụ: việc cài đặt hệ điều hành mới và các phần mềm khác có thể phụ thuộc vào việc phân phối 1 phần cứng mới từ các nhà cung cấp bên ngoài. Mặc dù việc phân phối phần cứng mới không nằm trong phạm vi dự án nhưng ta cũng nên thêm mối phụ thuộc bên ngoài này vào dự án vì nếu nó được phân phối chậm sẽ ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện dự án. QLDA 12
Xác định phụ thuộc  Các stakeholder cũng cần làm việc cùng nhau để xác định mối quan hệ giữa các hoạt động.  Một số tổ chức có hướng dẫn về mối quan hệ hoạt động của các dự án tương tự nhau.  Một số tổ chức khác dựa vào chuyên môn của những người làm việc trong dự án.  Một số người thì thích viết các hoạt động vào phiếu ghi nhớ để xác định mối quan hệ, một số khác thì làm việc trực tiếp với phần mềm quản lý dự án để xây dựng mối quan hệ. QLDA 13
Xác định trình tự  Biểu đồ mạng (Network diagram) dự án là một kỹ thuật ưa thích dùng để chỉ ra trình tự hoạt động.  Một biểu đồ mạng dự án là một thể hiện dưới dạng biểu đồ những quan hệ logic giữa những hoạt động hay trình tự của chúng. QLDA 14
Phương pháp biểu đồ mũi tên  Arrow Diagramming Method (ADM).  Còn gọi là biểu đồ Mạng dự án Activity-On-Arrow (AOA).  Hoạt động biểu diễn bằng mũi tên.  Node hay vòng tròn là điểm bắt đầu hay kết thúc của hoạt động.  Chỉ ra phụ thuộc kết thúc tới bắt đầu. QLDA 15
Phương pháp biểu đồ mũi tên QLDA 16
Cách thức tạo biểu đồ  Tìm tất cả những hoạt động bắt đầu ở node 1. Vẽ node kết thúc cùng mũi tên từ node 1 tới node kết thúc đặt tên và thời gian tiêu tốn trên các mũi tên liên quan  Tiếp tục vẽ từ trái sang phải cho đến khi đầy đủ các hoạt động  Tất cả các mũi tên hướng sang phải và không được cắt trên biểu đồ QLDA 17
Phương pháp biểu đồ ưu tiên  Precedence Diagramming Method (PDM).  Hoạt động được biểu diễn bằng hộp vuông.  Mũi tên chỉ ra những quan hệ giữa các hoạt động.  Phổ biến hơn ADM và được dùng bởi những phần mềm quản lý dự án.  Chỉ ra những loại phụ thuộc tốt hơn. QLDA 18
Phụ thuộc tác vụ QLDA 19
Phương pháp biểu đồ ưu tiên QLDA 20