intTypePromotion=1
ADSENSE

Bài giảng Quản lý học - Bài 6: Chức năng kiểm soát (ĐH Kinh tế Quốc dân)

Chia sẻ: Nguyễn Tình | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:35

94
lượt xem
6
download
 
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

"Bài giảng Quản lý học - Bài 6: Chức năng kiểm soát" trình bày khái niệm kiểm soát; bản chất của kiểm soát; vai trò của kiểm soát; hệ thống kiểm soát. Mời các bạn cùng tham khảo bài giảng để nắm chi tiết hơn nội dung kiến thức.

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Quản lý học - Bài 6: Chức năng kiểm soát (ĐH Kinh tế Quốc dân)

  1. Bài 6: Chức năng kiểm soát BÀI 6 CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT Hướng dẫn học Để học tốt bài này, sinh viên cần tham khảo các phương pháp học sau:  Học đúng lịch trình của môn học theo tuần, làm các bài luyện tập đầy đủ và tham gia thảo luận trên diễn đàn.  Sinh viên làm việc theo nhóm và trao đổi với giảng viên trực tiếp tại lớp học hoặc qua email.  Tham khảo các thông tin từ trang Web môn học. Nội dung Tổng quan về kiểm soát Hình thức kiểm soát Quy trình kiểm soát  Khái niệm kiểm soát  Xét theo cấp độ của hệ thống kiểm soát  Xác định mục tiêu, nội dung  Bản chất của kiểm soát  Xét theo phương thức kiểm soát và tiêu chuẩn kiểm soát  Vai trò của kiểm soát  Xét theo quá trình hoạt động  Xác định chủ thể, hình thái,  Hệ thống kiểm soát  Xét theo phạm vi của kiểm soát công cụ và kỹ thuật kiểm soát  Xét theo tần suất của quá trình hoạt động  Giám sát đo lường hoạt động  Đánh giá kết quả hoạt động  Điều chỉnh sai lệch  Đưa ra sáng kiến đổi mới Mục tiêu Bài này sẽ cung cấp cho sinh viên những kiến thức cơ bản về chức năng kiểm soát - một trong những chức năng cơ bản của quản lý. Cụ thể sau khi đọc bài này và làm các bài tập tình huống, sinh viên có thể:  Hiểu khái niệm kiểm soát.  Hiểu được những đặc điểm cơ bản của hệ thống kiểm soát - thước đo cho phép nhà quản lý đánh giá tính hiệu quả của tổ chức trong hoạt động quản lý.  Nắm được những yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát.  Hiểu được quy trình kiểm soát và có thể thực hiện được quy trình kiểm soát đối với những hoạt động nhất định.  Hiểu, có khả năng sử dụng các công cụ kiểm soát nói chung, kiểm soát thời gian, kiểm soát tài chính và kiểm soát chất lượng. NEU_MAN301_Bai6_v1.0013108213 117
  2. Bài 6: Chức năng kiểm soát Tình huống dẫn nhập Sinh viên đánh giá chất lượng giảng dạy của giảng viên - Nhiều ý kiến trái chiều Bộ Giáo dục và Đào tạo Việt Nam đã công bố Dự thảo phát triển giáo dục Việt Nam giai đoạn 2009-2020. Nhằm nâng cao chất lượng đội ngũ giáo viên, một trong những biện pháp Bộ đề ra là tổ chức cho sinh viên đánh giá giảng viên. Đến thời điểm hiện nay, nhiều trường đại học tại Việt Nam đã tổ chức cho sinh viên đánh giá công tác giảng dạy của giảng viên. Cách thức mà các trường thường thực hiện đó là xây dựng hệ thống các tiêu chí đánh giá, tổ chức đánh giá khi kết thúc môn học mà giáo viên giảng dậy. Mục tiêu của Bộ Giáo dục và Đào tạo và các trường đại học khi tiến hành “Sinh viên đánh giá chất lượng giảng dạy của giảng viên” là để thu thập thông tin từ sinh viên - “những khách hàng” về quá trình giảng dạy của giảng viên, những thông tin thu thập được sẽ là cơ sở để các giảng viên điều chỉnh nội dung, phương pháp giảng dạy của mình, là cơ sở để trường điều chỉnh công tác giảng dạy và biết được kết quả làm việc của giảng viên - “những nhân viên” của trường, từ đó phục vụ cho công tác nhân sự của trường. Để đánh giá, các trường xây dựng một bảng hỏi gồm các tiêu chí đánh giá và gửi tới các sinh viên khi kết thúc môn học. Các tiêu chí đánh giá thường xoay xung quanh những vấn đề như: Thời gian giảng dậy của giảng viên, tài liệu mà giảng viên cung cấp cho sinh viên, các nội dung kiến thức có đúng theo đề cương hay không, giảng viên có chuẩn bị bài giảng tốt hay không, giảng viên truyền đạt bài giảng rõ ràng, dễ hiểu, cuốn hút, mức độ sinh viên được tham gia thảo luận, các thức kiểm tra, đánh giá của giảng viên và các tiêu chí khác. Trong bảng hỏi còn có các câu hỏi mở để sinh viên có thể bày tỏ quan điểm của mình về chất lượng giảng dậy. Việc “Sinh viên đánh giá chất lượng giảng dạy của giảng viên” đã làm phát sinh nhiều ý kiến, quan điểm trái chiều. Những ý kiến ủng hộ cho rằng, thông qua công việc này giảng viên sẽ nhận kết quả nhận xét để tham khảo, nhìn lại cách truyền giảng của mình và cải tiến, nếu thấy cần thiết. Đối với các trường, khi thấy khi thấy giảng viên được sinh viên đánh giá không tốt nhà trường sẽ có cách xử lý phù hợp, từ đó sẽ giúp nâng cao chất lượng đào tạo. Sinh viên nhận xét, nêu nguyện vọng về giảng viên chính là cách để bảo vệ quyền lợi chính đáng của họ, đây là một việc thể hiện tính dân chủ trong nhà trường. Các ý kiến phản đối thì cho rằng đây không phải là một việc hợp lẽ thường. Sinh viên có thể sẽ đánh giá mang tính chất cảm tính, cho điểm theo ý thích. Kết quả là các thầy cô có phong cách nhẹ nhàng, vui vẻ, cho điểm dễ dãi, thậm chí cho đọc chép... dễ đạt điểm cao hơn các thầy hay đòi hỏi học trò phải động não và cho điểm chặt chẽ, sát, đúng. Những ý kiến phản đối cũng cho rằng đây là một hình thức “dân chủ” trái chiều, không cần thiết, lãng phí và có thể gây tác hại, và do vậy các trường đại học cần có hình thức khác để kiểm soát chất lượng đào tạo hơn là để sinh việc sinh viên đánh giá chất lượng giảng dậy của giảng viên. 1. Với mục tiêu tăng cường chất lượng giáo dục, bạn ủng hộ hay phản đối việc sinh viên đánh giá chất lượng giảng dậy của giáo viên, Tại sao? 2. Nếu ủng hộ, các trường đại học cần làm gì để tăng hiệu quả công việc đánh giá này. 3. Nếu phản đối, các trường đại học cần có hình thức kiểm soát khác như thế nào để tăng cường chất lượng giáo dục. 118 NEU_MAN301_Bai6_v1.0013108213
  3. Bài 6: Chức năng kiểm soát Chức năng kiểm soát là một trong bốn chức năng quản lý mà nhà quản lý phải thực hiện.Trong một môi trường luôn biến động, việc thực hiện chức năng kiểm soát là bắt buộc đối với nhà quản lý. Thực hiện tốt chức năng kiểm soát, nhà quản lý sẽ có được thông tin về việc thực hiện công việc của nhân viên, nắm bắt được những thay đổi trong thực tế so với kế hoạch và từ đó có các điều chỉnh phù hợp. Mặt khác, việc thực hiện chức năng kiểm soát cũng là một cách thức hiệu quả để cho nhân viên có động lực trong việc thực hiện các kế hoạch đã đề ra, hướng tới một kết quả cao nhất. 6.1. Tổng quan về kiểm soát 6.1.1. Khái niệm, vai trò của kiểm soát 6.1.1.1. Khái niệm kiểm soát Kiểm soát là chức năng quan trọng của nhà quản lý nhằm thu thập thông tin về các quá trình, hiện tượng đang diễn ra trong một tổ chức. Tính chất quan trọng của kiểm soát được thể hiện ở cả hai mặt. Một mặt, kiểm soát là công cụ quan trọng để nhà quản lý phát hiện ra những sai sót và có biện pháp điều chỉnh. Mặt khác, thông qua kiểm soát, các hoạt động sẽ được thực hiện tốt hơn và giảm bớt được sai sót có thể nảy sinh. Thường thường, người ta chỉ nhấn mạnh đến ý nghĩa thứ nhất (phát hiện sai sót) của kiểm soát vì cho rằng mọi hoạt động đều không tránh khỏi sai sót và kiểm soát là bước cuối cùng để hạn chế tình trạng này. Điều đó đúng, nhưng chưa đủ, vì trong thực tế, kiểm soát có tác động rất mạnh đến các hoạt động. Một công việc, nếu không có kiểm soát sẽ chắc chắc nảy ra nhiều sai sót hơn nếu được theo dõi, giám sát thường xuyên. Điều đó khẳng định rằng kiểm soát không chỉ là giai đoạn cuối cùng trong quá trình hoạt động của hệ thống hoặc là khâu sau cùng của chu trình quản lý (từ lập kế hoạch đến tổ chức lãnh đạo). Kiểm tra cũng không phải là hoạt động đan xen mà là một quá trình liên tục về thời gian và bao quát về không gian. Nó là yếu tố thường trực của nhà quản lý ở mọi lúc, mọi nơi. Như vậy, chức năng quản lý của hoạt động kiểm soát là giám sát, đo lường và chấn chỉnh việc thực hiện nhằm để đảm bảo rằng các mục tiêu của tổ chức và các kế hoạch vạch ra để đạt tới các mục tiêu này đã và đang được hoàn thành. Nhiều nhà quản lý, đặc biệt là ở cấp thấp thường cho rằng trách nhiệm đầu tiên đối với thực hiện kiểm soát thuộc về các nhà quản lý cấp cao, còn họ thường quan tâm nhiều đến việc thực thi kế hoạch. Đôi khi, do quyền lực của nhà quản lý cấp cao và trách nhiệm tổng hợp của họ, việc kiểm soát cấp cao nhất và các cấp phía trên được nhấn mạnh tới mức mà mọi người cho rằng ở các cấp dưới chỉ cần công việc kiểm soát ít mà thôi. Mặc dầu quy mô của việc kiểm soát thay đổi theo cấp bậc của các nhà quản lý, nhưng tại mọi cấp, các nhà quản lý đều phải có trách nhiệm đối với việc thực thi các kế hoạch, và do đó kiểm soát là một chức năng quản lý cơ bản ở mọi cấp. Từ nhận định trên, có thể khái quát rằng: Kiểm soát là quá trình giám sát, đo lường, đánh giá và điều chỉnh hoạt động nhằm đảm bảo sự thực hiện theo kế hoạch. Như vậy, kiểm soát gắn liền với quá trình giám sát nhưng đồng thời cũng sẽ chỉ ra những biện pháp cần thiết để khắc phục những sai lệch của kế hoạch. NEU_MAN301_Bai6_v1.0013108213 119
  4. Bài 6: Chức năng kiểm soát 6.1.1.2. Vai trò của kiểm soát Giúp hệ thống theo sát và đối phó với sự thay đổi của môi trường Trong thực tế, việc kiểm soát có tác động rất mạnh tới các hoạt động. Một công việc nếu không có kiểm soát sẽ chắc chắn nảy ra nhiều sai sót hơn nếu được theo dõi, giám sát thường xuyên. Điều đó khẳng định rằng kiểm soát không chỉ là giai đoạn cuối cùng trong quá trình hoạt động của hệ thống hoặc là khâu sau cùng của chu trình quản lý (từ lập kế hoạch đến tổ chức lãnh đạo). Kiểm soát cũng không phải là hoạt động đan xen mà là một quá trình liên tục về thời gian và bao quát về không gian. Nó là yếu tố thường trực của nhà quản lý ở mọi nơi, mọi lúc. Thông qua hoạt động kiểm soát nhằm thu thập thông tin về các quá trình, hiện tượng diễn ra trong xã hội, về các cấu thành cụ thể của xã hội với các mục đích đã được dự tính, về các hành vi của công dân, cơ quan, tổ chức đối chiếu với các quy định pháp luật về đánh giá xem các hành vi đó có phù hợp với quy định pháp luật hay không, từ đó có thể đưa ra được các quyết định quản lý sáng tạo và có hiệu quả. Ngăn chặn các sai phạm có thể xảy ra trong quá trình quản lý Trong hoạt động quản lý, chức năng kiểm soát có một ý nghĩa rất quan trọng. Nhiều nhà quản lý cho rằng, kiểm soát là quá trình nhà quản lý giám sát và điều tiết tính hiệu quả và hiệu lực của một tổ chức và các thành viên trong việc thực hiện các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức. Tuy nhiên, kiểm soát không có nghĩa là chỉ phản ứng lại những sự kiện sau khi đã xảy ra. Kiểm soát cũng có nghĩa là giữ cho tổ chức theo đúng định hướng và dự kiến các sự kiện có thể xảy ra. Kiểm soát quan tâm đến khuyến khích người lao động tập trung vào những vấn đề quan trọng của tổ chức, làm việc cùng nhau để khai thác các cơ hội có thể giúp tổ chức hoạt động tốt hơn. Thực hiện chức năng này cũng có nghĩa là phải đánh giá hoạt động đã làm và so sánh với kế hoạch đã đề ra và điều chỉnh để hoạt động đi vào đúng quỹ đạo. Đảm bảo thực thi quyền lực của các nhà quản lý Nhờ chức năng này, các nhà quản lý có thể kiểm soát được những yếu tố sẽ ảnh hưởng đến sự thành công của tổ chức. Điều này rất quan trọng vì mất quyền kiểm soát có nghĩa là nhà quản lý đã bị vô hiệu hóa, hệ thống có thể bị lái theo hướng không mong muốn. Quá trình kiểm soát cho phép nhà quản lý giám sát hoạt động đang diễn ra trong tổ chức, đặt nền tảng quan trọng cho quá trình ra quyết định. Trong quá trình quản lý, ủy quyền cho cấp dưới là một vấn đề quan trọng và luôn làm cho các nhà quản lý lo lắng. Nếu xây dựng được hệ thống kiểm soát có hiệu quả thì việc ủy quyền sẽ thuận lợi và hiệu quả hơn. Hoàn thiện các quyết định quản lý Kiểm soát là nhu cầu cơ bản nhằm hoàn thiện các quyết định trong quản lý. Kiểm soát thẩm định tính đúng sai của đường lối, chiến lược, kế hoạch, chương trình và dự án; tính tối ưu của cơ cấu tổ chức quản lý; tính phù hợp của các phương pháp mà cán bộ quản lý đã và đang sử dụng để đưa hệ thống tới mục tiêu của mình. 120 NEU_MAN301_Bai6_v1.0013108213
  5. Bài 6: Chức năng kiểm soát Giảm thiểu các chi phí trong quá trình quản lý Kiểm soát đảm bảo cho các kế hoạch được thực hiện với hiệu quả cao và chi phí thấp. Trong thực tế, những kế hoạch tốt nhất cũng có thể không được thực hiện như ý muốn. Các nhà quản lý cũng như cấp dưới của họ đều có thể mắc sai lầm và kiểm soát cho phép chủ động phát hiện, sửa chữa các sai lầm đó trước khi chúng trở nên nghiêm trọng để mọi hoạt động của hệ thống được tiến hành theo đúng kế hoạch đã đề ra. Tạo tiền đề cho quá trình hoàn thiện và đổi mới Với việc đánh giá các hoạt động, kiểm soát khẳng định những giá trị nào sẽ quyết định sự thành công của tổ chức. Những giá trị đó sẽ được tiêu chuẩn hóa để trở thành mục đích, mục tiêu, quy tắc, chuẩn mực cho hành vi của các thành viên trong hệ thống. Đồng thời, kiểm soát giúp các nhà quản lý cải tiến lại mọi hoạt động của hệ thống thông qua việc xác định những vấn đề và cơ hội cho hệ thống. Ví dụ, kiểm soát góp phần tạo nên những sáng kiến mới về sản phầm nhờ việc xem xét khả năng đáp ứng của doanh nghiệp đối với nhu cầu của người tiêu dùng; nêu yêu cầu đổi mới một cơ cấu bộ máy quản lý không còn phù hợp với thực trạng phát triển của tổ chức; gợi ý một hình thức phân phối thu nhập mới đáp ứng hơn lợi ích của các thành viên trong tổ chức… Chính yếu tố này của kiểm soát làm cho quản lý trở thành quá trình liên tục với những sự hoàn thiện và đổi mới không bao giờ ngừng. Chúng ta khó và không thể cưỡng lại được sự thay đổi, lại càng không thể lờ chúng đi. Vấn đề là chúng ta có thể và cần kiểm soát những thay đổi đó sao cho có hiệu quả nhất và tìm kiếm những nguồn lợi từ bối cảnh do những thay đổi đó tạo ra. 6.1.2. Bản chất của Kiểm soát 6.1.2.1. Kiểm soát là hệ thống phản hồi về kết quả của các hoạt động Thông thường, cơ chế kiểm soát trong quản lý được xây dựng theo nguyên tắc của hệ thống phản hồi thường thấy trong các hệ thống vật lý, sinh học và xã hội học (Hình 6.1). Hệ thống này trình bày việc kiểm soát dưới một quan niệm toàn diện và hiện thực hơn là khi ta chỉ xem xét nó đơn thuần như vấn đề thiết lập các tiêu chuẩn, đo lường kết quả thực hiện, và điều chỉnh các sai lệch. Các nhà quản lý tiến hành đo lường kết quả thực hiện thực tế, so sánh kết quả đo lường này đối với các tiêu chuẩn, rồi xác định và phân tích những sai lệch. Nhưng sau đó, để thực hiện những sự điều chỉnh cần thiết, họ phải đưa ra một chương trình cho hoạt động điều chỉnh và thực hiện chương trình này nhằm để đi tới kết quả mong muốn. Kết quả mong Kết quả thực tế Đo lường So sánh thực tại với muốn kết quả thực tế các tiêu chuẩn Xây dựng Phân tích các Thực hiện Xác định các sai chương trình nguyên nhân điều chỉnh lệch điều chỉnh sai lệch Hình 6.1. Vòng liên hệ ngược của kiểm soát Cơ chế xác định sai lệch trong kết quả hoạt động như ở trên của hệ thống kiểm soát được thực hiện trong một thời gian dài nhưng đã bộc lộ nhiều khiếm khuyết như: NEU_MAN301_Bai6_v1.0013108213 121
  6. Bài 6: Chức năng kiểm soát Gây tốn kém cho tổ chức Theo bản chất của vòng kiểm soát quản lý liên hệ ngược trên hình 6.1 chỉ rõ: Trong nhiều lĩnh vực có thể thu thập được các số liệu đo lường kết quả thực hiện theo thời gian thực. Trong nhiều trường hợp cũng có thể so sánh các số liệu này vơi các tiêu chuẩn, và thậm chí có thể xác định các sai lệch, việc đưa ra các chương trình điều chỉnh, và việc thực thi các chương trình này hầu như là những nhiệm vụ tốn kém nhiều thời gian. Ít có tác dụng đối với việc nâng cao chất lượng trong quá trình hoạt động Chỉ thông qua việc kiểm soát kết quả cuối cùng rất khó có thể xác định và đánh giá chính sách tác nhân ảnh hưởng trong quá trình hoạt động… Trong nhiều trường hợp, khi đối tượng kiểm soát hoạt động trong nhiều ngành và lĩnh vực thì phải cần rất nhiều thời gian để làm cho các biện pháp điều chỉnh có hiệu lực. Kiểm soát kết quả cuối cùng nhiều khi chỉ đem lại những bài học đắt giá cho giai đoạn kế hoạch sau. Độ trễ thời gian chính là điểm yếu của hệ thống kiểm soát chỉ dựa trên những mối liên hệ ngược từ đầu ra của hệ thống. Nó cho thấy tính không hiệu quả của các dữ liệu lịch sử. Các nhà quản lý cần một hệ thống kiểm soát có thể báo cho họ những vấn đề nảy sinh nếu họ không có tác động kịp thời tại một thời điểm nhất định. Người quản lý biết càng sớm các tác động mà họ chịu trách nhiệm không được đi theo kế hoạch thì họ càng sớm có thể có tác động điều chỉnh. Yêu cầu đó làm ra đời hệ thống kiểm soát dự báo. 6.1.2.2. Kiểm soát là hệ thống phản hồi dự báo Các hệ thống phản hồi đơn giản đo lường đầu ra của quá trình, rồi đưa vào hệ thống hoặc đầu vào của hệ thống những tác động điều chỉnh để thu được kết quả mong muốn tại chu kỳ sau. Trong hệ thống kiểm soát dự báo trái lại sẽ giám sát đầu vào của hệ thống và quá trình thực hiện để khẳng định xem những đầu vào và cả quá trình đó có đảm bảo cho hệ thống thực hiện kế hoạch hay không. Nếu không thì đầu vào hoặc quá trình trong hệ thống sẽ được thay đổi để thu được kết quả mong muốn. Bản chất của hệ thống kiểm soát dự báo được mô tả trên hình 6.2. Có thể nói hệ thống kiểm soát dự báo trên thực tế cũng là một hệ thống liên hệ ngược. Nhưng ở đây sự phản hồi nằm ở phía đầu vào và quá trình hoạt động sao cho những tác động điều chỉnh có thể thực hiện trước khi đầu ra của hệ thống bị ảnh hưởng. Đầu vào Quá trình thực hiện Đầu ra Hệ thống kiểm soát Hình 6.2. Hệ thống kiểm soát dự báo 122 NEU_MAN301_Bai6_v1.0013108213
  7. Bài 6: Chức năng kiểm soát Những vấn đề mà các nhà quản lý cần phải chú trọng cho việc kiểm soát quản lý hiệu quả là một hệ thống kiểm soát mà nó có thể báo cho họ biết những vấn đề sẽ nảy sinh nếu họ không làm một tác động gì đó đối với chúng từ ngay bây giờ đúng vào lúc mà họ tiến hành điều chỉnh. Sự phản hồi về đầu ra của hệ thống không đủ tốt cho việc kiểm soát có hiệu quả. Ví dụ, có thể tiến hành các hoạt động cần thiết để thuê công nhân ngay sau khi có được hợp đồng ký kết. Mặc dù chưa có hợp đồng những sự chuẩn bị trước có thể làm cho công ty có thể tránh được nhiều điều khi thuê thêm công nhân. Điều đó đảm bảo cho công ty thực hiện được cam kết. Như vậy, kiểm soát lường trước giúp các nhà quản lý ngăn ngừa được các vấn đề có thể gây khó khăn trước khi nó xảy ra. Loại hình kiểm soát này đòi hỏi phải có nhiều thông tin và thời gian để xử lý. Việc thu thập thông tin về đầu vào và cả quá trình hoạt động cũng như xác định một cách đều đặn ảnh hưởng của chúng lên kết quả kế hoạch là một vấn đề rất khó khăn. Để xây dựng được một hệ thống kiểm soát dự báo có hiệu quả cần thực hiện một số yêu cầu sau đây: Thứ nhất, thực hiện phân tích toàn bộ và kỹ càng về hệ thống lập kế hoạch và kiểm soát cũng như về các biến đầu vào quan trọng. Thứ hai, xây dựng mô hình của hệ thống thể hiện mối quan hệ giữa đầu vào và đầu ra thông qua những hoạt động nhất định. Thứ ba, mô hình phải được quan sát đều đặn để sao cho đầu vào, đầu ra và mối liên hệ giữa chúng luôn phản ánh thực tại. Thứ tư, thu thập dữ liệu về các biến đầu vào và quá trình thực hiện một cách đều đặn và đặt chúng vào mô hình. Thứ năm, đánh giá thường xuyên những sai lệch của đầu vào và quá trình hoạt động thực tế so với kế hoạch và ảnh hưởng của chúng tới các kết quả mong đợi cuối cùng. Thứ sáu, tiến hành tác động kịp thời lên các đầu vào và quá trình để điều chỉnh sai lệch nhằm thực hiện đúng mục tiêu trong thực tế. Hệ thống kiểm soát có hiệu quả phải là sự kết hợp của kiểm soát kết quả cuối cùng và kiểm soát dự báo. 6.1.3. Nguyên tắc của kiểm soát 6.1.3.1. Tuân thủ pháp luật Kiểm soát là nền tảng cơ bản cho các chủ thể tham gia trên thị trường hoạt động một cách hợp pháp. Do vậy hệ thống thể chế kinh tế và thể chế quản lý kinh tế cần được xem xét và điều chỉnh phù hợp với mức độ phát triển của nền kinh tế, trình độ và năng lực hoạt động của doanh nghiệp sẽ tạo điều kiện và cơ hội cho doanh nghiệp phát triển mạnh hơn và Nhà nước có thể quản lý tốt hơn sự vận động của nền kinh tế. Nguyên tắc này tạo ra một cơ chế trách nhiệm báo cáo lẫn nhau giữa các cơ quan, tổ chức thực thi quyền lực, phân định rõ chức năng, quyền hạn giữa các thành viên trong hệ thống kiểm soát: Theo nguyên tắc này, hoạt động kiểm soát phải căn cứ vào quy định của pháp luật. Các cơ quan tổ chức tiến hành hoạt động này phải thực thi đúng chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của mình. 6.1.3.2. Chính xác, khách quan Đây là hoạt động quan trọng của hoạt động kiểm soát bởi bất kỳ một số liệu, tư liệu, nhận định nào trong kiểm soát không đảm bảo tính chính xác đều dẫn đến hậu quả tai hại, NEU_MAN301_Bai6_v1.0013108213 123
  8. Bài 6: Chức năng kiểm soát thậm chí nghiêm trọng và sẽ dẫn đến việc nhìn nhận, đánh giá sai đối tượng, từ đó có những quyết định xử lý sai. Vì thế, chỉ đảm bảo tính chính xác trong hoạt động kiểm soát mới có thể giúp cho việc đánh giá đúng thực trạng tình hình, giúp cơ quan, tổ chức và người vi phạm nhận thấy rõ khuyết điểm của mình, và giúp cho cơ quan tiến hành kiểm soát có những quyết định xử lý đúng pháp luật, bảo vệ lợi ích Nhà nước, xã hội cũng như quyền và lợi ích hợp pháp của công dân. Muốn đảm bảo tính chính xác trong hoạt động kiểm soát, đòi hỏi các chủ thể kiểm soát phải quán triệt nguyên tắc trung thực, khách quan trong quá trình tác nghiệp của mình. Tính chính xác của hoạt động kiểm soát đòi hỏi các chủ thể khi tác nghiệp phải thu thập thông tin đầy đủ nhưng có chọn lọc kỹ càng để loại bỏ những thông tin không chính xác, không cần thiết gây ảnh hưởng đến kết quả kiểm soát. Tính khách quan trong hoạt động kiểm soát nhằm đảm bảo phản ánh đúng sự thật, không thiên lệch và bóp méo sự thật. Để đảm bảo tính khách quan đòi hỏi chủ thể khi tác nghiệp phải xuất phát từ thực tế cuộc sống, tôn trọng sự thật; phải xem xét, đánh giá sự vật, hiện tượng trên quan điểm lịch sử, cụ thể, biện chứng, logic. Nguyên tắc chính xác, khách quan đòi hỏi các kết luận, kiến nghị trong hoạt động kiểm soát phải được chứng minh bằng những chứng cứ khách quan, trung thực. Mọi kết luận, nhận định phải rõ ràng, có nguyên nhân cụ thể, không được suy diễn chủ quan, thiếu căn cứ. Tính chính xác, khách quan có mối quan hệ tác động qua lại lẫn nhau. Có khách quan mới đảm bảo chính xác, có chính xác mới đảm bảo khách quan. 6.1.3.3. Công khai, minh bạch Công khai là một nguyên tắc cơ bản trong hoạt động kiểm soát. Tính công khai của hoạt động này thể hiện ở chỗ, vào những thời điểm thích hợp, phải thông báo đầy đủ nội dung cơ bản của kiểm soát để những người có trách nhiệm và có liên quan biết, nhằm khuyến khích sự tham gia của người dân và tổ chức vào hoạt động này, góp phần đảm bảo tính chính xác, khách quan của hoạt động kiểm soát. Việc công khai bao gồm nhiều vấn đề cụ thể như: công khai quyết định kiểm soát; tiếp xúc công khai đối tượng; công khai kết luận kiểm soát… Tuỳ từng đối tượng, nội dung mà có hình thức công khai thích hợp, có thể thực hiện trên các phương tiện thông tin đại chúng, có thể trong phạm vi địa phương hoặc hẹp hơn là chỉ trong đơn vị đối tượng… Tuy nhiên, pháp luật cũng quy định có những thông tin phải giữ bí mật, hay nói cách khác có những thông tin không thể công khai rộng rãi, nhất là khi chưa có kết luận chính thức, chẳng hạn như những vấn đề liên quan đến bí mật quốc gia, an ninh quốc phòng hoặc bí mật liên quan đến hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Những người thực thi nhiệm vụ kiểm soát chỉ được phép hành động theo quy chế đã được công bố cho cả hệ thống biết. Phải làm cho kiểm soát trở thành hoạt động cần thiết vì mục tiêu hướng tới sự hoàn thiện của mỗi con người cũng như toàn hệ thống chứ không phải sự phiền hà, đánh đố, đe dọa người bị kiểm soát. Việc đánh giá con người và hoạt động phải dựa vào những thông tin phản hồi chính xác, đầy đủ, kịp thời và hệ thống tiêu chuẩn rõ ràng, thích hợp. Tránh thái độ định kiến và cách đánh giá chỉ bằng cảm tính mà không có những luận cứ vững chắc để minh chứng. 124 NEU_MAN301_Bai6_v1.0013108213
  9. Bài 6: Chức năng kiểm soát 6.1.3.4. Tính đồng bộ Trong quá trình kiểm tra cần quan tâm đến chất lượng của toàn hệ thống chứ không phải là chất lượng của từng bộ phận, từng con người. Tránh tình trạng khi có điều gì đó sai sót thì phản ứng đầu tiên là tìm quanh xem có ai đó để đổ lỗi, phạt vạ hay tìm cách “xử lý”, thay vì xem hệ thống là một tổng thể phải cải tiến không ngừng. Yêu cầu này thường được thể hiện trong quy tắc 85 - 15 (85% sai sót là do hệ thống, chỉ có 15% là do cá nhân hay thiết bị). Cần quan tâm đến chất lượng của cả quá trình hoạt động chứ không chỉ đến kết quả cuối cùng của hoạt động. 6.1.3.5. Điểm kiểm soát thiết yếu Để giảm thiểu các sai sót xẩy ra trong quá trình thực hiện công việc của nhân viên, hệ thống kiểm soát phải đảm bảo tính đồng bộ như đã phân tích ở trên. Tuy nhiên, nếu thực hiện như vậy thì hệ thống kiểm soát sẽ rất phức tạp, tốn kém về chi phí và thời gian. Mặt khác, không phải mọi yếu tố đầu vào hay các hoạt động đều có rủi ro như nhau, do vậy, tiến hành kiểm soát cần tập trung vào các điểm thiết yếu. Điểm kiểm soát thiết yếu là những điểm có những đặc điểm sau: (1) Rất dễ xẩy ra sai sót; (2) Khi sai sót xẩy ra, chi phí khắc phục lớn; (3) khi sai sót xẩy ra, ảnh hưởng đến tiến độ chung của toàn bộ công việc. 6.1.3.6. Tính hiệu quả Các kỹ thuật và cách tiếp cận kiểm soát là có hiệu quả khi chúng có khả năng làm sáng tỏ nguyên nhân và điều chỉnh những sai lệch tiềm năng và thực tế so với kế hoạch với mức chi phí nhỏ nhất. Yêu cầu đòi hỏi lợi ích của kiểm soát phải tương xứng với chi phí cho nó. Điều này nêu lên thì thật đơn giản nhưng khó thực tế. Những nhà quản lý thường gặp khó khăn trong việc xác định giá trị cũng như chi phí của một hệ thống kiểm soát nhất định. Để giảm chi phí cần biết lựa chọn để kiểm soát các yếu tố thiết yếu trong các lĩnh vực quan trọng đối với họ. Việc kiểm soát sẽ đem lại lợi ích kinh tế nếu được thiết kế phù hợp với công việc và quy mô của đối tượng, với cơ cấu bộ máy quản lý của một tổ chức. Vì trên thực tế, chi phí kiểm soát sẽ phụ thuộc vào mức độ phức tạp của vấn đề, phạm vi của việc lập kế hoạch, sự khó khăn của việc phối hợp các kế hoạch và sự thông tin kém về quản lý trong một tổ chức… 6.2. Hệ thống kiểm soát 6.2.1. Chủ thể kiểm soát Chủ thể kiểm soát là người hoặc đơn vị đưa ra các tác động kiểm soát hoặc thực hiện chức năng kiểm soát. Do vậy, cần phải làm rõ: Chủ thể kiểm soát là cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nào? Chủ thể kiểm soát có vị trí, vai trò như thế nào trong bộ máy quản lý? NEU_MAN301_Bai6_v1.0013108213 125
  10. Bài 6: Chức năng kiểm soát Chủ thể kiểm soát có những nhiệm vụ, quyền hạn gì trong quy trình kiểm soát? Chủ thể kiểm soát đã và đang thực hiện nhiệm vụ như thế nào? Ví dụ: Các chủ thể kiểm soát trong doanh nghiệp bao gồm: 6.2.1.1. Chủ thể bên ngoài Chủ thể kiểm soát bên ngoài bao gồm các nhóm tổ chức: (1) các cơ quan quản lý nhà nước (Giám sát của Quốc hội, Hội đồng nhân dân, Tòa án; Kiểm tra của Chính phủ và Ủy ban nhân dân, của các cơ quan quản lý ngành; Thanh tra của Thanh tra Nhà nước và chuyên ngành; Kiểm sát của Viện Kiểm sát nhân dân các cấp và Kiểm toán Nhà nước); (2) các tổ chức trong môi trường ngành (đối thủ cạnh tranh, khách hàng, nhà cung cấp…), (3) các tổ chức chính trị xã hội (các hiệp hội, đoàn thể quần chúng, các cơ quan thông tấn báo chí...). 6.2.1.2. Chủ thể bên trong Hội đồng quản trị (HĐQT) Là cơ quan quản trị cao nhất trong doanh nghiệp, chịu trách nhiệm cao nhất về sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Những chức năng cơ bản của hội đồng quản trị là chức năng chiến lược, tổ chức và kiểm tra. Vấn đề mà HĐQT cần quan tâm nhất là những kết quả với những mục tiêu tổng thể thay vì quan tâm đến những hoạt động cụ thể chi tiết vụn vặt. Ban kiểm soát Ban kiểm soát là cơ quan kiểm soát do đại hội đồng bầu ra nhằm thực hiện chức năng kiểm soát đối với hoạt động của doanh nghiệp. Ban kiểm soát có những nhiệm vụ và quyền hạn sau:  Kiểm tra sổ sách kế toán, tài sản, các bảng tổng kết tài chính của công ty và triệu tập đại hội đồng khi xét thấy cần thiết.  Trình đại hội đồng báo cáo thẩm tra các bảng tổng kết tài chính của công ty.  Báo cáo về những sự kiện tài chính bất thường xảy ra, về ưu, khuyết điểm trong quản trị tài chính của HĐQT. Kiểm tra của hội viên (những người chủ sở hữu) Về mặt lý thuyết, các hội viên có quyền sinh quyền sát, có quyền bãi miễn sau khi bổ nhiệm các vị lãnh đạo doanh nghiệp. Về chức năng kiểm tra, họ có những quyền hạn chủ yếu sau:  Quyền được thông tin về các sổ sách kế toán và các chương trình kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp.  Có quyền kiểm tra việc chuyển nhượng vốn cũng như kiểm tra việc tham gia hoặc không tham gia vào doanh nghiệp của các hội viên. Giám đốc doanh nghiệp Giám đốc doanh nghiệp có trách nhiệm:  Tổ chức và thực hiện chế độ kiểm tra, thanh tra việc thực hiện nhiệm vụ, kế hoạch, chính sách, pháp luật và xét, giải quyết khiếu nại, tố cáo theo thẩm quyền trong phạm vi cơ quan, đơn vị mình. 126 NEU_MAN301_Bai6_v1.0013108213
  11. Bài 6: Chức năng kiểm soát  Thực hiện yêu cầu, kiến nghị, quyết định về thanh tra của tổ chức thanh tra, đoàn thanh tra, thanh tra viên hoặc cơ quan quản lý cấp trên thuộc trách nhiệm của cơ quan, đơn vị mình.  Tạo điều kiện cho ban thanh tra nhân dân trong cơ quan. Các nhà quản lý bộ phận chức năng Đây là nhóm các nhà quản lý tiếp cận các chủ trương, chính sách từ các nhà quản lý cấp cao, chuyển nó thành các kế hoạch hành động cụ thể hơn và đưa xuống các cấp cơ sở để triển khai. Họ là những người am hiểu các hoạt động, không chỉ biết các chức năng kiểm soát chiến lược mà còn phải biết nhiều nội dung kiểm soát cụ thể khác đặc biệt là kiểm soát tác nghiệp. Họ trực tiếp quản lý, chỉ đạo, kiểm soát người lao động, và về nguyên tắc, họ không phải giám sát bất kỳ một nhà quản lý nào khác. Kiểm tra của người làm công Người làm công ăn lương trong doanh nghiệp không phải là hội viên của doanh nghiệp, nhưng do sự đóng góp vào hoạt động của doanh nghiệp nên trong phạm vi nhất định có quyền tham gia kiểm tra các lĩnh vực sau:  Có quyền thông qua những quản trị viên là người làm công trong hội đồng quản trị để kiểm tra việc thực hiện các hợp đồng đối với người làm công.  Kiểm tra việc thực hiện chế đô trả công, thù lao, sử dụng lao động bồi dưỡg... theo quy định cho người làm công của doanh nghiệp.  Đòi hỏi giám đốc theo định kỳ (quý, năm) phải có thông báo qua hội đồng quản trị cho người làm công biết tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, thông tin về mọi vấn đề liên quan đến tình hình tổ chức, quản trị và sự phát triển của doanh nghiệp.  Tổ chức thanh tra nhân dân làm nhiệm vụ phát hiện, ngăn chặn kịp thời các hiện tượng vi phám pháp luật, phản ánh ý kiến của người lao động với lãnh đạo doanh nghiệp giám sát việc thực hiện các kiến nghị đó. 6.2.2. Công cụ kiểm soát 6.2.2.1. Các công cụ kiểm soát chung Các dữ liệu thống kê Các dữ liệu thống kê dù mang tính chất lịch sử hay dự đoán đều rất quan trọng đối với công tác kiểm soát. Chúng phản ánh rõ ràng kết quả thực hiện kế hoạch trong từng lĩnh vực hay toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp (lãi, lỗ, doanh số, giá cả, chi phí, khả năng thu hồi vốn đầu tư, năng suất, tình hình sản xuất sản phẩm...). Hơn nữa, các dữ liệu thống kê qua phân tích sẽ cho thấy xu thế vận động của các sự vật, hiện tượng và do đó là công cụ hữu hiệu cho kiểm soát lường trước. Các dữ liệu thống kê có thể được thể hiện dưới nhiều dạng như biểu, bảng. Muốn cho các dữ liệu trở nên có ý nghĩa, ngay cả khi chúng được thể hiện trên các biểu đồ cũng cần so sánh với một số tiêu chuẩn có thể có. Chẳng hạn việc tăng hoặc giảm 3% hay 5% chi phí hoặc doanh số với kế hoạch có ý nghĩa gì? Sự sai lệch đó nghiêm trọng tới mức nào? Điều gì có thể xẩy ra trong thời gian tới? Ai chịu trách nhiệm... Trong doanh nghiệp có rất nhiều loại dữ liệu thống kê như phiếu kiểm tra, các biểu đồ thống kê, nhưng một trong những dữ liệu thống kê quan trọng nhất được cung cấp thông qua các báo cáo kế toán tài chính. NEU_MAN301_Bai6_v1.0013108213 127
  12. Bài 6: Chức năng kiểm soát Ngân quỹ Như đã trình bày ở bài 3. Chức năng lập kế hoạch, ngân quỹ là sự trình bày về mặt lượng một kế hoạch hành động cho một giai đoạn xác định. Có hai loại ngân quỹ là ngân quỹ tiền tệ (dự toán) và ngân quỹ phi tiền tệ. Các nhà quản lý cố gắng đưa nó về loại ngân quỹ tiền tệ, đặc biệt ở các tổ chức kinh doanh. Như vậy ngân quỹ chính là một kế hoạch tác nghiệp được thể hiện bằng tiền để các tổ chức thực hiện trong kỳ kế hoạch. Thông qua hệ thống ngân quỹ, nhà quản lý có thể kiểm soát được toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp trong năm tài chính kế tiếp cũng như những nguồn lực phân bổ để thực hiện được dự toán đó. Nói cách khác các ngân quỹ là các tiêu chuẩn để kiểm soát. Mục tiêu của các bộ phận sẽ cố gắng hoàn thành, đạt được (tuân thủ) các ngân quỹ đã được phê duyệt. Sau từng giai đoạn thực hiện (tháng, quý, năm), các nhà quản lý sẽ so sánh giữa kết quả thực hiện thực tế và ngân quỹ, từ đó xác định mức độ hoàn thành kết quả công việc của các bộ phận. Ngân quỹ doanh thu Ngân quỹ Ngân quỹ chi phí bán sản xuất hàng và quản lý DN Ngân quỹ Ngân quỹ lao Ngân quỹ chi phí nguyên vật liệu động trực tiếp sản xuất chung trực tiếp Ngân quỹ tiền mặt Ngân quỹ vốn Hình 6.3. Hệ thống ngân quỹ hoạt động của doanh nghiệp Để việc kiểm soát bằng ngân quỹ hiệu quả, nhà quản lý phải tuân thủ những nội dung sau: Thứ nhất, việc lập và quản lý ngân quỹ phải thu hút được sự quan tâm đặc biệt của cả những nhà lãnh đạo doanh nghiệp và những nhà quản lý cấp dưới. Khi đã được lập, kiểm tra và phê chuẩn, ngân quỹ mang tính bắt buộc thực hiện đối với các bên liên quan, chỉ thay đổi trong những trường hợp đặc biệt. Các nhà quản lý phải luôn tập trung mọi nguồn lực để hoàn thành các bản ngân quỹ. Thứ hai, việc kiểm soát ngân quỹ phải được tiến hành định kỳ, tất cả những biến động phải được phân tích và giải trình chi tiết. Thứ ba, nhà quản lý phải xác định được những tiêu chuẩn hợp lý mà dựa vào đó các chương trình và công việc có thể chuyển thành nhu cầu về lao động, chi phí hoạt động, chi phí về vốn, về thời gian, không gian và các nguồn lực khác. Đó chính là cơ 128 NEU_MAN301_Bai6_v1.0013108213
  13. Bài 6: Chức năng kiểm soát sở để lập và phê duyệt ngân quỹ. Nhiều ngân quỹ thất bại vì thiếu các tiêu chuẩn như vậy. Lúc đó nhà quản lý cấp trên sẽ lưỡng lự trong việc cho phép các bộ phận cấp dưới đưa ra các kế hoạch ngân quỹ vì sợ rằng họ không có cơ sở để xét duyệt các yêu cầu về ngân quỹ1. Hộp 6.1. Kiểm soát tại cơ quan quản lý nguồn lực con người ở thành phố New York “Barbarra, lãnh đạo Cơ quan quản lý nguồn lực con người ở thành phố New York đã quyết định tìm hiểu tận gốc rễ hoạt động trợ cấp của thành phố, Bà muốn biết liệu một người dân nếu muốn xin trợ cấp sẽ gặp những khó khăn hay thuận lợi gì về hồ sơ, thủ tục. Các yêu cầu hành chính mà thành phố đưa ra, đội ngũ nhân viên thực thi... có thực hiện được mục tiêu sàng lọc chính xác những người đủ điều kiện xin trợ cấp và thuận tiện, dễ thực hiện đối với họ, đó là những băn khoăn của Barbarra. Cải trang trong chiếc áo sơ mi đầy mồ hôi, quần bò, khăn quàng cổ và tóc giả, Sabol đã đóng giả là người xin trợ cấp. Trong những lần đi xin trợ cấp của mình, bà đã phải gửi rất nhiều hồ sơ và đều không thấy có phản hồi, ngoài ra khi đến văn phòng trợ cấp, bà cũng phải chịu sự quát mắng, coi thường của những nhân viên công quyền, phải chờ đợi trong không khí nóng nực và chen chúc. Từ những lần đi thực tế với tư cách là “khách hàng” đó, Sabol nhận thấy luôn có sự khác nhau giữa quan điểm, các báo cáo của nhân viên trong tổ chức với cách nhìn của “khách hàng”- những người mà bà thật sự quan tâm và muốn được phục vụ họ”. 6.2.2.2. Công cụ kiểm soát thời gian  Kỹ thuật sơ đồ ngang (Gantt bar chart) Sơ đồ ngang là một trong những công cụ cổ điển nhất mà vẫn được sử dụng phổ biến trong quản lý tiến độ thực hiện dự án. Sơ đồ này được xây dựng vào năm 1915 bởi Henry L. Gantt, một trong những nhà tiên phong về lĩnh vực quản lý khoa học. Trong sơ đồ Gantt, các công tác được biểu diễn trên trục tung bằng thanh ngang, thời gian tương ứng được thể hiện trên trục hoành. Ví dụ: Một công ty đang xây dựng một nhà máy sản xuất, thời gian tối đa để hoàn thành nhà máy là 15 tuần. Những công việc để xây dựng nhà máy được viết tắt từ A đến H. Bảng sau đây là trình tự công việc xây dựng nhà máy. Bảng 6.1. Trình tự công việc lắp đặt thiết bị kiểm soát ô nhiểm không khí Thời gian thực hiện STT Công tác Công tác trước (tuần) 1 A - 3 2 B - 2 3 C A 2 4 D A 3 5 E B 4 6 F C 4 7 G D 5 8 H F, G 4 Từ trình tự công việc nói trên, công cụ sơ đồ thanh ngang sẽ được xây dựng (bảng 6.2). Các công tác A-D-G-H nằm trên đường găng (đường găng là đường dài nhất, bất cứ sự chậm trễ của các công tác trên đường găng đều dẫn đến sự chậm trễ của 1 PGS,TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền, TS Nguyễn Thị Hồng Thủy, (1997), Lý thuyết quản trị kinh doanh, NXB Khoa học kỹ thuật. NEU_MAN301_Bai6_v1.0013108213 129
  14. Bài 6: Chức năng kiểm soát dự án). Các công tác B-C-E-F không nằm trên đường găng và chúng có thể dịch chuyển trong giới hạn cho phép mà không ảnh hưởng tới thời gian hoàn thành dự án. Bảng 6.2. Sơ đồ thanh ngang Thời gian (tuần) STT Công tác 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 1 A 2 B 3 C 4 D 5 E 6 F 7 G 8 H Công tác găng Công tác không găng Ưu điểm của sơ đồ thanh ngang: o Dễ xây dựng và làm cho người đọc dễ nhận biết công việc và thời gian thực hiện của các công tác. o Thấy rõ tổng thời gian thực hiện các công việc. Nhược điểm của sơ đồ thanh ngang: o Không thể hiện được mối quan hệ giữa các công tác, không ghi rõ quy trình công nghệ. Trong dự án có nhiều công tác thì điều này thể hiện rất rõ nét. o Chỉ phù hợp áp dụng cho những dự án có quy mô nhỏ, không phức tạp.  Kỹ thuật sơ đồ PERT - đường găng (PERT - CPM) Trước đây để kiểm soát thời gian thực hiện một công việc lớn, bao gồm các công việc nhỏ, người ta thường dùng sơ đồ ngang (Gantt bar chart). Nhược điểm của sơ đồ ngang là không xác định được quan hệ giữa các công việc nhỏ, nên không áp dụng được cho các công việc lớn, đòi hỏi việc lập kế hoạch, điều hành thực hiện và kiểm tra một cách hệ thống. Vì vậy, gần như đồng thời vào năm 1956-1958, hai phương pháp kế hoạch, điều hành và kiểm soát đã ra đời, đây là công cụ rất quan trọng giúp nhà quản lý có thể kiểm soát được thời gian thực hiện tổng thể các công việc. Hai phương pháp đó là Phương pháp đường găng (Critical path method, viết tắt là CPM) được E.I.du Pont de Nemous đưa ra và phương pháp thứ hai có tên là Kỹ thuật xem xét và đánh giá dự án (Project evaluation and review technique, viết tắt là PERT) - đây là kết quả nghiên cứa của một công ty tư vấn theo đặt hàng của hải quân Mỹ, dùng để điều hành các hoạt động nghiên cứu và phát triển chương trình tên lửa đối cực. Hai phương pháp được hình thành độc lập nhưng rất giống nhau, cùng nhằm vào mục đích điều hành, kiểm soát thời gian. 130 NEU_MAN301_Bai6_v1.0013108213
  15. Bài 6: Chức năng kiểm soát Phương pháp điều hánh dự án PERT-CPM gồm ba pha (tức là ba khâu): kế hoạch, điều hành và kiểm soát. Trong đó việc kiểm soát bao gồm việc sử dụng sơ đồ mạng lưới, và biểu đồ thời gian để theo dõi và báo cáo định kỳ tiến triển của công việc. Nếu cần thì phải phân tích lại và xác định sơ đồ mới cho phần dự án còn lại. Ví dụ: Ta có một dự án có 14 công việc nhỏ như sau: Công việc Thời gian chi phí (tuần) Trình tự công việc x1 3 Làm ngay không trì hoãn x2 3 Làm ngay không trì hoãn x3 4 Làm ngay sau khi xong x1 x4 3 Làm sau khi x1 xong x5 6 Làm sau khi x1 xong x6 5 Làm sau khi x2, x3 xong x7 6 Làm sau khi x2, x3 xong x8 4 Làm sau khi x4 xong x9 3 Làm sau khi x5, x6, x8 xong x10 5 Làm sau khi x5, x6, x8 xong x11 2 Làm sau khi x5, x6, x8 xong x12 4 Làm sau khi x7, x11 xong x13 2 Làm sau khi x9 xong x14 3 Làm sau khi x10, x12 xong Trình tự sử dụng phương pháp sơ đồ mạng lưới như sau: Bước 1: Vẽ sơ đồ logic của toàn bộ các công việc, mỗi công việc biểu thị bằng một mũi tên, mỗi đầu có một vòng tròn gọi là các đỉnh, trên mỗi mũi tên ghi rõ nội dung và thời gian thực hiện các công việc. Trong vòng tròn sẽ có 4 ô. Ô trên: tên đỉnh, ghi theo trình tự tăng dần từ bắt đầu đến kết thúc. Ô bên trái là thời hạn bắt đầu sớm các đỉnh. Ô bên phải là thời hạn kết thúc muộn các đỉnh. Ô bên dưới sẽ là hiệu số của thời hạn kết thúc muộn trừ thời hạn bắt đầu sớm. Việc vẽ sơ đồ được thực hiện trên máy vi tính hoặc trên bản tính vẽ tay (giấy, bảng...) phản ánh đúng logic của bảng các công việc đã cho. Để vẽ được một công việc nhỏ, cần xác định điểm (đỉnh) đầu và điểm (đỉnh) kết thúc của công việc đó, nếu các công việc nhỏ là điểm đầu cho công việc khác thì sẽ chung nhau đỉnh kết thúc. VD: công việc x2, x3 là các công việc là điểm đầu cho công việc x6, do vậy công việc x2, x3 sẽ có chung đỉnh kết thúc (đỉnh 3) Bước 2: Tính thời hạn bắt đầu sớm các đỉnh, ghi vào góc bên trái, theo quy tắc: o Tính từ đỉnh nhỏ đến đỉnh lớn kế tiếp 1, 2... o Đỉnh 1 có một thời hạn bắt đầu sớm bằng 0. NEU_MAN301_Bai6_v1.0013108213 131
  16. Bài 6: Chức năng kiểm soát o Các đỉnh còn lại lấy số lớn nhất của tổng giữa thời hạn bắt đầu ở đỉnh liền trước cộng với thời gian thực hiện công việc tiến về nó. Trong hình vẽ: Đỉnh 2 có một mũi tên (công việc) tiến về nó là x1 có thời hạn t1 = 3 tuần, nên thời hạn bắt đầu sớm ở đỉnh 2 sẽ là: 0 + 3 = 3 Còn đỉnh 3, có 2 mũi tên tiến về nó là x2 và x3 nên thời hạn bắt đầu sớm ghi ở đỉnh 3 sẽ là: max (0 + 3; 3 + 4) = 7 Bước 3: Tính thời hạn kết thúc muộn các đỉnh ghi vào góc phải của đỉnh; theo quy tắc: o Tính lùi từ đỉnh có số thứ tự lớn về đỉnh có thứ tự nhỏ kế tiếp. o Đỉnh cuối có thời hạn kết thúc muộn bằng thời hạn bắt đầu sớm. Trong ví dụ đang xét đỉnh 9 là đỉnh cuối có thời hạn bắt đầu sớm bằng thời hạn kết thúc muộn = 21 tuần. Hình 6.4. Sơ đồ mạng Pert Các đỉnh còn lại lấy số nhỏ nhất của hiệu giữa thời hạn kết thúc muộn đỉnh trước trừ với thời gian thực hiện công việc của tên (công việc) lùi về nó. Chẳng hạn, trong hình vẽ sau khi tính thời hạn kết thúc muộn đỉnh 9 là 21, lùi về đỉnh 8 có 1 mũi tên x14 có thời gian thực hiện 3 tuần, đỉnh 8 có 1 mũi tên x14 có thời gian thực hiện 3 tuần, đỉnh 8 sẽ có thời hạn kết thúc muộn là 21  3 = 18; tương tự, đỉnh 8 sẽ có thời hạn kết thúc muộn là 21  3 = 18; tương tự, đỉnh 7 có thời hạn kết thúc muộn là 21  2 = 19 tuần. Đỉnh 6 có thời hạn kết thúc muộn là 18  4 = 14 tuần. Còn đỉnh 5 có tới 3 mũi tên lùi về nó là x9 (3 tuần), x10 (5 tuần) và x11 (2 tuần). Thời hạn kết thúc muộn đỉnh 5 sẽ là: min (19  3, 18  5, 14  2) = 12 Bước 4: Tìm các đỉnh găng, là các đỉnh có hiệu số giữa thời hạn kết thúc muộn với thời hạn bắt đầu sớm bằng 0, (ghi ở góc dưới); trong hình 6 là các đỉnh: 1, 2, 3, 5, 6, 8, 9. Bước 5: Tìm các công việc găng là các công việc nối liền 2 đỉnh găng và có thời gian dự trữ bằng 0. Trong hình 5 là các công việc x1, x2, x3, x6, x11, x12, x14. Nếu công việc găng thực hiện chậm trễ sẽ ảnh hưởng tới công việc khác và ảnh hưởng tới kết quả công việc cuối cùng. 132 NEU_MAN301_Bai6_v1.0013108213
  17. Bài 6: Chức năng kiểm soát Bước 6: Tìm đường găng: Là đường nối liền các công việc găng và đỉnh găng liên tục từ đỉnh 1 về đỉnh cuối và có tổng thời hạn thực hiện các công việc bằng đúng thời hạn kết thúc muộn đỉnh cuối. Trong ví dụ đang xét đó là đường găng x1 x3 x6 x11 x12 x14, (trong sơ đồ: Công việc nằm trên đường găng ghi 2 nét có gạch). Trong một nhóm các hoạt động có điểm khởi đầu và điểm kết thúc, luôn có ít nhất 1 đường găng. Đường găng biểu thị tất cả các công việc xung yếu mà nhà quản lý tổ chức phải đặc biệt quan tâm. Những công việc găng không được phép làm trễ vì nếu trễ sẽ ảnh hưởng đến kết quả tổng thể công việc. Nhà quản lý phải tập trung kiểm soát nguồn lực để hoàn thành đúng hẹn các công việc găng. Nếu muốn giảm thời gian hòan thành công việc thì nhà quản lý cũng phải bắt đầu từ các công việc găng. Nhà quản lý phải tăng năng suất lao động, dựa vào kỹ thuật và công nghệ, trình độ của người lao động để có thời gian thực hiện các công việc găng ngắn hơn. Lúc này sẽ hình thành các công việc găng mới và các đường găng mới với thời hạn ngắn hơn. 6.2.2.3. Công cụ kiểm soát chất lượng  Quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO ISO (International Standardization Organization) là tổ chức quốc tế phi Chính phủ về tiêu chuẩn hóa được thành lập từ năm 1946 trên phạm vi toàn thế giới. ISO hoạt động trên nhiều lĩnh vực như văn hóa, khoa học, kỹ thuật, kinh tế, môi trường... Trụ sở chính của ISO ở Geneve (Thụy Sĩ). Ngôn ngữ sử dụng là Anh, Pháp và Tây Ban Nha. ISO có trên một trăm thành viên. Việt Nam là thành viên chính thức của ISO từ năm 1977. Việt Nam đã được bầu vào ban chấp hành ISO nhiệm kỳ 1997 - 1998. Theo quan điểm của ISO hệ thống bộ máy của một tổ chức nào đó có hoạt động tốt mới cho ra sản phẩm hoặc dịch vụ có chất lượng cao. Để hệ thống bộ máy đó hoạt động tốt, tổ chức phải thực hiện các nguyên tắc sau: "viết những gì đã làm, làm những gì đã viết, kiểm tra những gì đã viết so với những gì đã làm, lưu trữ hồ sơ, xem xét và duyệt lại hệ thống một cách thường xuyên". Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 được tổ chức Tiêu chuẩn hoá Quốc tế (ISO) công bố năm 1987. Sự ra đời của bộ tiêu chuẩn ISO-9000 đã tạo ra một bước ngoặt trong hoạt động tiêu chuẩn và chất lượng trên thế giới nhờ nội dung thiết thực của nó và ở sự hưởng ứng rộng rãi, nhanh chóng của nhiều nước, đặc biệt là trong các ngành công nghiệp.Trong lịch sử phát triển 50 năm của Tổ chức Tiêu chuẩn hoá Quốc tế thì bộ tiêu chuẩn này là những tiêu chuẩn quốc tế có tốc độ phổ biến áp dụng cao nhất, đạt được kết quả chung rộng lớn nhất. ISO 9000 thực chất là một phương thức quản lý hay nói cách khác là hệ thống quản lý chất lượng chứ không phải chỉ là chất lượng sản phẩm. ISO 9000 là tổng hợp, tổng kết và chuẩn hóa định hướng những thành tựu và kinh nghiệm quản lý chất lượng của nhiều nước giúp cho việc quản lý các doanh nghiệp, quản lý các định chế công ích một cách có hiệu quả hơn. Có thể áp dụng bộ ISO 9000 để kiểm soát chất lượng ở bất kỳ loại hình tổ chức nào (doanh nghiệp, trường học, bệnh viện, hiệp hội, ủy ban...). NEU_MAN301_Bai6_v1.0013108213 133
  18. Bài 6: Chức năng kiểm soát Những triết lý cơ bản mà ISO 9000 đưa ra về một hệ thống quản lý chất lượng là phù hợp với những đòi hỏi của các doanh nghiệp hiện nay. Thể hiện ở những điểm sau: Hiệu quả chất lượng là vấn đề chung của toàn bộ tổ chức. Chỉ có thể tạo ra một sản phẩm, một dịch vụ có chất lượng, có tính cạnh tranh cao khi mà cả hệ thống được tổ chức tốt - đó là sự phối hợp để cải tiến hoàn thiện lề lối làm việc. Phải làm đúng, làm tốt ngay từ ban đầu, từ khi chuẩn bị thực hiện công việc. Nêu cao vai trò Kiểm soát và đảm bảo phòng ngừa là chính trong mọi hoạt động của tổ chất lượng sản phẩm chức. Việc tìm hiểu, phân tích các nguyên nhân ảnh hưởng tới kết quả hoạt động của hệ thống và những biện pháp phòng ngừa được tiến hành thường xuyên với những công cụ kiểm tra hữu hiệu. Thoả mãn tối đa nhu cầu của người tiêu dùng, của xã hội là mục đích của hệ thống đảm bảo chất lượng, do đó vai trò của nghiên cứu và cải tiến sản phẩm hay nghiên cứu sản phẩm mới là rất quan trọng. Đề cao vai trò của dịch vụ theo nghĩa rộng, tức là quan tâm đến phần mềm của sản phẩm, đến dịch vụ sau bán hàng. Việc xây dựng hệ thống phục vụ bán và sau bán hàng là một phần quan trọng của chiến lược sản phẩm, chiến lược cạnh tranh của một doanh nghiệp. Thông qua các dịch vụ này uy tín của doanh nghiệp ngày càng lớn và đương nhiên lợi nhuận sẽ tăng. Trách nhiệm đối với kết quả hoạt động của tổ chức thuộc về từng người. Phân định rõ trách nhiệm của từng người trong tổ chức, công việc sẽ được thực hiện hiệu quả hơn. Quan tâm đến chi phí để thoả mãn nhu cầu - cụ thể là đối với giá thành. Phải tìm cách giảm chi phí ẩn của sản xuất, đó là những tổn thất do quá trình hoạt động không phù hợp, không chất lượng gây ra, chứ không phải do chi phí đầu vào. Điều nổi bật xuyên suốt bộ tiêu chuẩn ISO 9000 là các vấn đề liên quan đến con người. Nếu không tạo điều kiện để tất cả mọi người nhận thức được đúng vai trò và tầm quan trọng của chất lượng có ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của họ và không tạo cho họ có điều kiện phát huy được mọi khả năng thì hệ thống chất lượng sẽ không đạt được kết quả như mong đợi. Các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng được sắp xếp trong 4 mục lớn: o Trách nhiệm của quản lý/ lãnh đạo; o Quản lý nguồn lực; o Thực hiện sản phẩm; o Đo lường, phân tích và cải tiến. Phương pháp tiếp cận quá trình coi mọi hoạt động tiếp nhận đầu vào và chuyển hoá chúng thành các đầu ra là một quá trình. Một tổ chức thường phải quản lý nhiều quá trình có liên hệ mật thiết với nhau và đầu ra của quá trình này sẽ trở thành đầu vào của quá trình tiếp theo. Phương pháp tiếp cận quá trình là việc xác định và quản lý một cách có hệ thống các quá trình đươc thực hiện trong 1 tổ chức và sự tương tác giữa chúng với nhau. 134 NEU_MAN301_Bai6_v1.0013108213
  19. Bài 6: Chức năng kiểm soát Các bước áp dụng ISO 9000 tại tổ chức: o Bước 1: Phân tích tình hình và hoạch định phương án Lãnh đạo phải xác định rõ vai trò của chất lượng và cam kết xây dựng và thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng cho tổ chức mình. Thành lập Ban chỉ đạo xây dựng và thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng. Phổ biến, nâng cao nhận thức về ISO 9000 và tiến hành đào tạo cho các thành viên trong Ban chỉ đạo - Quyết định phạm vi áp dụng Hệ thống. Khảo sát Hệ thống kiểm soát chất lượng hiện có; thu thập các chủ trương, chính sách hiện có về chất lượng và các thủ tục hiện hành. Lập kế hoạch xây dựng và thực hiện Hệ thống chất lượng theo ISO 9000 và phân công trách nhiệm. o Bước 2: Xây dựng Hệ thống chất lượng Đào tạo cho từng cấp về ISO 9000 và cách xây dựng các văn bản. Viết chính sách và mục tiêu chất lượng dựa trên yêu cầu của ISO 9000 và mục tiêu hoạt động của tổ chức. Viết các thủ tục và chỉ dẫn công việc theo ISO 9000. Viết sổ tay chất lượng. Công bố chính sách chất lượng và quyết định của tổ chức về việc thực hiện các yếu tố của Hệ thống quản lý chất lượng. Có thể áp dụng thí điểm rồi sau đó mới mở rộng. Thử nghiệm hệ thống mới trong một thời gian nhất định. o Bước 3: Hoàn chỉnh Tổ chức đánh giá nội bộ để khẳng định sự phù hợp và hiệu lực của Hệ thống quản lý chất lượng. Đề xuất và thực hiện các biện pháp khắc phục sai sót. Mời một tổ chức bên ngoài đến đánh giá sơ bộ. Đề xuất và thực hiện các biện pháp khắc phục sai sót để hoàn chỉnh Hệ thống chất lượng. o Bước 4: Xin chứng nhận Hoàn chỉnh các hồ sơ và xin chứng nhận của 1 tổ chức chứng nhận ISO 9000.  Phương pháp quản lý chất lượng đồng bộ (Total quality management) TQM là một phương pháp quản lý của một tổ chức, định hướng vào chất lượng, dựa trên dự tham gia của mọi thành viên và nhằm đem lại sự thành công dài hạn thông qua sự thoả mãn khách hàng và lợi ích của mọi thành viên của công ty và của xã hội. Mục tiêu của TQM là cải tiến chất lượng sản phẩm và thoả mãn khách hàng ở mức tốt nhất cho phép. Đặc điểm nổi bật của TQM so với các phương pháp quản lý chất lượng trước đây là nó cung cấp một hệ thống toàn diện cho công tác quản lý và cải tiến mọi khía cạnh có liên quan đến chất lượng và huy động sự tham gia của mọi bộ phận và mọi cá nhân để đạt mục tiêu chất lượng đã đề ra. NEU_MAN301_Bai6_v1.0013108213 135
  20. Bài 6: Chức năng kiểm soát Triết lý quản lý chất lượng của TQM bao gồm 6 nội dung chính như sau: o Chất lượng định hướng bởi khách hàng o Vai trò lãnh đạo, nhà quản lý trong công ty o Cải tiến chất lượng liên tục o Tính nhất thể, hệ thống o Sự tham gia của mọi cấp, mọi bộ phận, nhân viên o Sử dụng các phương pháp tư duy khoa học như kỹ thuật thống kê… Từ triết lý nói trên, khi xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo TQM cần tập trung vào 12 điều cơ bản: o Nhận thức: Phải hiểu rõ những khái niệm, những nguyên tắc quản lý chung, xác định rõ vai trò, vị trí của TQM trong doanh nghiệp. o Cam kết: Sự cam kết của lãnh đạo, các cấp quản lý và toàn thể nhân viên trong việc bền bỉ theo đuổi các chương trình và mục tiêu về chất lượng, biến chúng thành cái thiêng liêng nhất của mỗi người khi nghĩ đến công việc. o Tổ chức: Đặt đúng người vào đúng chỗ, phân định rõ trách nhiệm của từng người. o Đo lường: Đánh giá về mặt định lượng những cải tiến, hoàn thiện chất lượng cũng như những chi phí do những hoạt động không chất lượng gây ra. o Hoạch định chất lượng: Thiết lập các mục tiêu, yêu cầu về chất lượng, các yêu cầu về áp dụng các yếu tố của hệ thống chất lượng. o Thiết kế chất lượng: Thiết kế công việc, thiết kế sản phẩm và dịch vụ, là cầu nối giữa marketing với chức năng tác nghiệp. o Hệ thống quản lý chất lượng: Xây dựng chính sách chất lượng, các phương pháp, thủ tục và quy trình để quản lý các quá trình hoạt động của doanh nghiệp. o Sử dụng các phương pháp thống kê: theo dõi các quá trình và sự vận hành của hệ thống chất lượng. o Tổ chức các nhóm chất lượng như là những hạt nhân chủ yếu của TQM để cải tiến và hoàn thiện chất lượng công việc, chất lượng sản phẩm. o Sự hợp tác nhóm được hình thành từ lòng tin cậy, tự do trao đổi ý kiến và từ sự thông hiểu của các thành viên đối với mục tiêu, kế hoạch chung của doanh nghiệp. o Đào tạo và tập huấn thường xuyên cho mọi thành viên của doanh nghiệp về nhận thức cũng như về kỹ năng thực hiện công việc. o Lập kế hoạch thực hiện TQM: Trên cơ sở nghiên cứu các cẩm nang áp dụng TQM, lập kế hoạch thực hiện theo từng phần của TQM để thích nghi dần, từng bước tiếp cận và tiến tới áp dụng toàn bộ TQM. 6.2.2.4. Công cụ kiểm soát tài chính và ngân sách  Công cụ báo cáo tài chính Các báo cáo tài chính là những bảng phân tích tổng hợp nhất về tình hình tài sản, vốn, công nợ cũng như tình hình tài chính, kết quả kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp. Các báo cáo tài chính cũng được sử dụng để theo dõi giá trị tiền tệ của các sản phẩm và dịch vụ vào và ra khỏi doanh nghiệp. Chúng là công cụ để giám sát ba điều kiện tài chính chủ yếu của một doanh nghiệp là: 136 NEU_MAN301_Bai6_v1.0013108213
ADSENSE

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

 

Đồng bộ tài khoản
2=>2