Bài giảng Quản trị hệ thống thông tin: Chương 2 - Huỳnh Phước Hải

Quản trị Hệ thống thông tin<br /> <br /> 10/30/2011<br /> <br /> Tài liệu tham khảo<br /> • Tài liệu tham khảo:<br /> - Bài giảng HTTQL TS Phạm Thanh Hồng<br /> - Bài giảng HTTQL ThS Trần Thái Hòa<br /> - Bài giảng HTTQL ThS. Nguyễn Anh Hào<br /> - Bài giảng HTTQL Nguyễn Huỳnh Anh Vũ<br /> - UDCNTT –TT và TMDT trong DN – VCCI<br /> <br /> Mục tiêu<br /> <br /> Nội dung<br /> <br /> • Nắm vững các khái niệm HTTT<br /> <br /> 1. Các hệ thống của doanh nghiệp<br /> <br /> • Hiểu rõ sự hình thành của HTTTQL<br /> <br /> 2. Hệ thống thông tin<br /> <br /> • Phân loại các loại HTTTQL và đặc điểm của mỗi<br /> loại<br /> <br /> 3. Sự hình thành hệ thống thông tin quản lý<br /> <br /> • Biết thành phần của một HTTT<br /> <br /> 5. Chất lượng của HTTTQL<br /> <br /> 4. Các thành phần của HTTTQL<br /> 6. Cơ chế vận hành của hệ thống<br /> <br /> Nội dung<br /> <br /> 1. Các hệ thống của một doanh nghiệp<br /> <br /> 7. Phân loại HTTTQL trong tổ chức<br /> 7. Phân loại theo mục đích sử dụng<br /> <br /> Hệ quyết định<br /> <br /> 8. Phân loại theo chức năng hoạt động<br /> 9. Phân loại theo quy mô tích hợp<br /> <br /> 8. Thời đại thông tin<br /> 9. Môi trường kinh tế hiện nay<br /> <br /> Hệ thông tin<br /> <br /> 10. Đặc điểm của một thời đại thông tin<br /> 11. Xu hướng phát triển công nghệ thông tin<br /> 12. Vai trò và mục tiêu ứng dụng HTTTQL<br /> <br /> Hệ tác nghiệp<br /> <br /> 6<br /> <br /> 1<br /> <br /> Quản trị Hệ thống thông tin<br /> <br /> 10/30/2011<br /> <br /> Ví dụ: Hệ thống kinh doanh/dịch vụ và các hệ<br /> thống con của nó<br /> <br /> Hệ tác nghiệp, sản xuất<br /> • Hệ tác nghiệp có liên quan với tất cả các hoạt động sản<br /> xuất, tìm kiếm khách hàng mới, v.v... một cách tổng quát là<br /> các hoạt động nhằm thực hiện các công việc có tính cách<br /> cạnh tranh để đạt được mục tiêu đã xác định bởi hệ quyết<br /> định.<br /> <br /> HT QUYẾT ĐỊNH<br /> <br /> Quyết định<br /> <br /> Thông tin vào<br /> từ môi trường<br /> ngoài<br /> <br /> Báo cáo<br /> <br /> Thông tin ra<br /> môi trường<br /> ngoài<br /> <br /> HT THÔNG TIN<br /> <br /> Thông tin<br /> Kiểm tra<br /> <br /> Thông tin<br /> Điều hành<br /> <br /> Nguyên vật liệu<br /> Tiền, sức lao<br /> động<br /> <br /> • Những phần tử cấu thành ở đây là nhân lực (thực hiện các<br /> công việc), phương tiện (máy, thiết bị, dây chuyền công<br /> nghệ, v.v...), các thành phần này tác động tương hổ với<br /> nhau để đáp ứng mục tiêu: ví dụ như sản xuất ra một lượng<br /> xe dự định trước.<br /> <br /> HT TÁC NGHIỆP<br /> <br /> Sản phẩm<br /> Tiền<br /> <br /> 7<br /> <br /> 8<br /> <br /> Hệ thống quyết định<br /> <br /> Hệ thông tin<br /> <br /> • Hệ thống quyết định có liên quan đến các tác vụ<br /> quản lý, có thể tìm ở đây các quyết định chiến lược,<br /> quyết định chiến thuật, dài hoặc trung hạn (tăng<br /> phần thị trường, thay đổi lượng xe tiêu thụ), ngắn<br /> hạn (mục tiêu: thay đổi cách thức quản lý dự trữ,<br /> nghiên cứu một "chiến dịch" thăm dò thị hiếu khách<br /> hàng mhằm hướng họ vào sản phẩm mới của xí<br /> nghiệp)<br /> <br /> • Hệ thông tin là hệ thống có vai trò quan trọng trong việc liên<br /> hệ hai hệ thống quyết định và tác nghiệp, bảo đảm chúng<br /> vận hành làm cho tổ chức đạt các mục tiêu đặt ra. Ta có thể<br /> nối khớp ba phân hệ trên như sau:<br /> HTĐK<br /> (HQĐ)<br /> <br /> Môi<br /> trường<br /> <br /> Hệ Thông tin<br /> <br /> HSX (Hệ TN)<br /> <br /> 9<br /> <br /> 10<br /> <br /> 2. Hệ thống thông tin<br /> <br /> 3. Sự hình thành hệ thống thông tin quản lý<br /> <br /> • Là sự kết hợp của phần cứng, phần mềm và<br /> mạng truyền thông do con người xây dựng và<br /> sử dụng để thu thập, xử lý dữ liệu
tạo ra<br /> thông tin<br /> <br /> • Dây chuyền tạo ra sản phẩm của tổ chức<br /> Dây chuyền tạo sản phẩm là chuỗi các hoạt động biến đổi<br /> đầu vào (nguyên liệu, nhiên liệu, nhân lực,..) nhận được từ<br /> môi trường thành sản phẩm chuyển ra môi trường.<br /> Sản phẩm làm ra (số lượng, đặc tính) phụ thuộc vào môi<br /> trường mà tổ chức vận hành (nhu cầu, giá cả, luật, q) là<br /> những yếu tố khách quan đối với các dự tính của tổ chức.<br /> <br /> People<br /> <br /> Data<br /> Information<br /> Systems<br /> Hardware<br /> <br /> Tổ chức ( = hệ thống mở)<br /> Nhận Inputs từ<br /> môi trường<br /> <br /> Telecommunications<br /> <br /> Biến đổi Inputs<br /> thành Outputs<br /> <br /> Chuyển Outputs<br /> ra môi trường<br /> <br /> Software<br /> <br /> Môi trường<br /> 11<br /> <br /> 2<br /> <br /> Quản trị Hệ thống thông tin<br /> <br /> 10/30/2011<br /> <br /> 3. Sự hình thành hệ thống thông tin quản lý<br /> <br /> 3. Sự hình thành hệ thống thông tin quản lý<br /> <br /> • Vòng hồi tiếp (feedback loop)<br /> <br /> • Trên vòng hồi tiếp, số liệu đo của outputs được chuyển đến<br /> bộ phận điều khiển để so sánh với chuẩn, và từ kết quả so<br /> sánh này, các mệnh lệnh được ban hành để điều chỉnh các<br /> hoạt động xử lý để có được outputs hợp chuẩn<br /> <br /> Sự cân bằng giữa cung và cầu là yếu tố cơ bản giúp tổ chức tồn<br /> tại lâu dài; nó làm phát sinh nhu cầu quản lý sản xuất bằng vòng<br /> hồi tiếp cân bằng để giúp cho tổ chức điều chỉnh kịp thời các<br /> sản phẩm dịch vụ cho phù hợp với yêu cầu từ môi trường.<br /> <br /> Chuẩn<br /> <br /> Những yêu cầu từ quy luật khách quan của môi trường và<br /> những yêu cầu quản lý trong nội bộ của tổ chức được các nhà<br /> quản lý rút kết lại thành các chuẩn (là những gì mà tổ chức cần<br /> phải đạt được hoặc vượt trội) để điều khiển tổ chức theo cơ chế<br /> hồi tiếp.<br /> <br /> So sánh &<br /> điều khiển<br /> Mệnh lệnh<br /> <br /> Vòng hồi tiếp sử dụng hồi tiếp cân bằng để duy trì tính chất của<br /> outputs cho phù hợp với các chuẩn đã quy định trước.<br /> <br /> Nhận Inputs từ<br /> môi trường<br /> <br /> 3. Sự hình thành hệ thống thông tin quản lý<br /> • Vòng hồi tiếp được thêm vào bộ phận xử lý thông tin (có thể<br /> là máy tính và/hoặc con nguời) để trợ giúp người quản lý xử<br /> lý dữ liệu/thông tin thu thập được thành thông tin hữu ích<br /> cho người quản lý.<br /> Chuẩn<br /> & Quy tắc<br /> Quyết định<br /> <br /> Ra quyết định<br /> <br /> Xử lý<br /> thông tin<br /> Dữ liệu<br /> <br /> Nhận Inputs<br /> từ môi trường<br /> <br /> Biến đổi Inputs<br /> thành Outputs<br /> <br /> Chuyển Outputs<br /> ra môi trường<br /> <br /> 3. Sự hình thành hệ thống thông tin quản lý<br /> Chuẩn là yêu cầu về mức độ hoàn thiện của kết quả xử lý, để<br /> người quản lý lập kế hoạch thực hiện, ước tính nguồn lực, đánh giá<br /> kết quả công việc, và đánh giá năng lực tổ chức. Chuẩn được hình<br /> thành khi chi tiết hóa mục tiêu theo 5 khía cạnh S.M.A.R.T.<br /> (S)pecific: có mô tả chi tiết về mức độ yêu cầu cho công việc, dựa<br /> trên chất lượng, thời gian, chi phí, và phương pháp thực hiện.<br /> (M)easurable: có thể đo lường được mức độ hoàn thành (theo khối<br /> lượng, phần trăm, tỉ lệ, q) để người quản lý ước tính thời gian<br /> hoàn thành công việc.<br /> (A)ttainable: có tính khả thi, tức là công việc có thể thỏa mãn (hoặc<br /> vượt mức) yêu cầu trong thời hạn cho phép với nguồn lực hữu hạn<br /> đã được cấp phát.<br /> (R)easonable: có ý nghĩa thực tế và hợp lý, có tính thuyết phục.<br /> (T)imely: có thời hạn hoàn tất công việc để chuyển giao kết quả.<br /> <br /> Mệnh lệnh<br /> Biến đổi Inputs<br /> thành Outputs<br /> <br /> Số liệu đo<br /> Chuyển Outputs<br /> ra môi trường<br /> <br /> 3. Sự hình thành hệ thống thông tin quản lý<br /> •<br /> <br /> •<br /> <br /> Ràng buộc<br /> <br /> Thông tin<br /> <br /> Vòng hồi tiếp<br /> <br /> •<br /> <br /> Dữ liệu có vai trò phản ánh một cách trung thực hiện trạng của tổ<br /> chức. Dữ liệu được thu thập trong nội bộ tổ chức và môi trường để<br /> giúp người quản lý hiểu rõ tổ chức và phát hiện ra các vấn đề đang<br /> tiềm ẩn. Như vậy, dữ liệu là nguyên liệu cơ bản để tạo ra thông tin.<br /> Thông tin được tạo ra từ việc phân tích, tổng hợp, trích lọc dữ liệu<br /> để liên kết hiện trạng của tổ chức với những vấn đề mà người quản<br /> lý đang quan tâm. Thông tin hữu ích là thông tin có thể đưa đến<br /> một vài phương án khả thi. Như vậy, thông tin là nền tảng để tạo ra<br /> các quyết định.<br /> Quyết định là chỉ thị cho các hành động, mệnh lệnh hoặc kế hoạch<br /> thực hiện sau khi người quản lý đã có giải pháp cho vấn đề cần giải<br /> quyết, để biến nhận thức thành hành động thực tế. Như vậy, quyết<br /> định là kết quả xử lý thông tin của người quản lý; nó gắn kết trách<br /> nhiệm, quyền hạn của người quản lý với vấn đề cần giải quyết và<br /> nguồn lực để giải quyết cho vấn đề đó.<br /> <br /> 3. Sự hình thành hệ thống thông tin quản lý<br /> Quy tắc quản lý là những quy định cụ thể cho từng hành<br /> động (hoặc không hành động) để giải quyết cho từng tình<br /> huống - vấn đề, và không cho phép làm khác. Các quy tắc<br /> quản lý gắn liền với quy trình theo nghĩa chúng hướng dẫn<br /> hành động nhưng không ấn định trình tự thời gian.<br /> Quy tắc quản lý là kiến thức, kinh nghiệm làm việc mà tổ chức<br /> đã rút kết được trong quá khứ để áp dụng trong tương lai,<br /> giúp cho tổ chức tránh được những sai lầm đã gặp.<br /> Quy tắc quản lý là cơ sở để thiết lập các xử lý nghiệp vụ và<br /> quy trình trong hệ thống thông tin quản lý.<br /> <br /> 3<br /> <br /> Quản trị Hệ thống thông tin<br /> <br /> 10/30/2011<br /> <br /> 3. Sự hình thành hệ thống thông tin quản lý<br /> <br /> 3. Sự hình thành hệ thống thông tin quản lý<br /> <br /> Chuẩn, người quản lý và bộ phận xử lý thông tin là ba<br /> thành tố cơ bản của hệ thống thông tin quản lý.<br /> <br /> Tiền<br /> <br /> Nguyên liệu<br /> <br /> Sản phẩm<br /> <br /> Thông tin<br /> <br /> Giá trị cộng thêm của hệ thống thông tin quản lý trên dây<br /> chuyền tạo ra giá trị là nó giúp cho tổ chức nhận thức được<br /> điểm mạnh, điểm yếu trong toàn bộ chuổi hoạt động tạo ra<br /> sản phẩm dịch vụ cho tổ chức, để thiết lập các giải pháp sản<br /> xuất tốt hơn từ sự nhận biết về các loại nguồn lực có sẵn<br /> bên trong lẫn bên ngoài tổ chức, như áp dụng công nghệ<br /> tiên tiến của thế giới, tận dụng cơ hội hợp tác với đối tác<br /> hoặc duy trì khách hàng tốt.<br /> <br /> Chức năng tiếp<br /> thi bán hàng<br /> <br /> Sản phẩm<br /> <br /> Nhà cung<br /> cấp<br /> <br /> Tiền<br /> <br /> Thông tin<br /> Khách hàng<br /> <br /> Chức năng<br /> sản xuất<br /> <br /> 3. Sự hình thành hệ thống thông tin quản lý<br /> Dây chuyền tạo ra giá trị cho tổ chức<br /> Firm Infrastructure<br /> <br /> (General management, accounting, financial, strategic planning)<br /> Support Activities<br /> <br /> Human Resource Management<br /> <br /> (Recruiting, training, development)<br /> Technology Development<br /> <br /> (R&D, product and process improvement)<br /> <br /> Profit Margin<br /> <br /> •<br /> <br /> Procurement<br /> <br /> (Purchasing of raw materials, machines, supplies)<br /> <br /> Primary Activities<br /> <br /> 3. Sự hình thành hệ thống thông tin quản lý<br /> <br /> 3. Sự hình thành hệ thống thông tin quản lý<br /> <br /> Chức năng kế<br /> toán tài chính<br /> <br /> Thông tin<br /> <br /> Hệ thống này là hệ ý niệm (conceptual system), trong đó dữ<br /> liệu, thông tin và quyết định là phương tiện để người quản lý<br /> nhận thức và tác động lên thế giới thực (là hệ vật lý -physical<br /> system). Các chuẩn và quy tắc quản lý được ban hành như là<br /> những ràng buộc cần tuân thủ, áp dụng cho cả việc ra quyết<br /> định lẫn xử lý thông tin. Dựa trên các chuẩn và quy tắc quản<br /> lý, bộ phận xử lý thông tin có thể trợ giúp xử lý một phần công<br /> việc giải quyết vấn đề cho người quản lý.<br /> <br /> • Khi tổ chức phát triển quy mô lớn thì nhu cầu xử lý thông tin<br /> cũng tăng cao làm cho bộ phận xử lý thông tin cũng gia tăng<br /> về kích cỡ, do đó nó thường được phân chia chuyên môn<br /> hóa như tài chính, kinh doanh và sản xuất. Sự phân chia<br /> chức năng này giúp cho tổ chức sử dụng được dể dàng<br /> nguồn lực chuyên môn trong xã hội.<br /> • Tuy nhiên, sự phân chia chức năng quản lý riêng biệt ở từng<br /> lĩnh vực chuyên môn không tạo điều kiện để tối ưu hóa các<br /> hoạt động trên nhiều lĩnh vực quản lý chuyên môn. Do đó,<br /> các tổ chức thường sử dụng các hệ thống thông tin quản lý<br /> tích hợp (như CRM, SCM hay ERP) để thay thế, đưa đến<br /> khái niệm dây chuyền tạo ra giá trị của tổ chức.<br /> <br /> Tiền<br /> <br /> Nguồn tài<br /> chính<br /> <br /> Inbound<br /> logistics<br /> (Raw<br /> materials<br /> handling &<br /> warehousing)<br /> <br /> Operations<br /> <br /> (machining,<br /> asembling,<br /> testing)<br /> <br /> Outbound<br /> logistics<br /> <br /> Marketing &<br /> sales<br /> <br /> (ware-housing, (advertising,<br /> distribution of pricing,<br /> finished<br /> promotion)<br /> product)<br /> <br /> Services<br /> <br /> (installation,<br /> repair)<br /> <br /> 3. Sự hình thành hệ thống thông tin quản lý<br /> • Kiến thức tích hợp vào hệ thống thông tin quản lý<br /> <br /> Kiến thức<br /> tổ chức<br /> <br /> Kiến thức<br /> <br /> Hệ thống công nghệ<br /> thông tin<br /> Q.Lý<br /> Kiến thức<br /> quản lý<br /> <br /> 4<br /> <br /> Quản trị Hệ thống thông tin<br /> <br /> 10/30/2011<br /> <br /> 4. Các thành phần của HTTTQL<br /> <br /> 4.1 Các thành phần của HTTTQL<br /> <br /> • Nhìn theo góc độ Chức năg<br /> – Bộ phận thu thập thông tin<br /> – Bộ phận xử lý thông tin<br /> – Bộ phận lưu trữ thông tin<br /> – Bộ phận truyền nhận tin<br /> <br /> 26<br /> <br /> Bộ phận thu thập thông tin<br /> <br /> Bộ phận xử lý thông tin<br /> <br /> •<br /> <br /> Hệ thông tin phải thu nhận các thông tin có nguồn gốc khác nhau và<br /> dưới nhiều dạng khác nhau. Tổ chức chỉ có thể giữ lại những thông tin<br /> hữu ích, vì vậy cần phải lọc thông tin.<br /> <br /> •<br /> <br /> Phân tích các thông tin để tránh sự quá tải, đôi khi có hại.<br /> <br /> •<br /> <br /> Thu thập thông tin có ích: Những thông tin có ích cho hệ thống được cấu<br /> trúc hoá để có thể khai thác trên các phương tiện tin học. Thu thập thông<br /> tin thường sử dụng giấy hoặc vật ký tin từ.<br /> <br /> •<br /> <br /> •<br /> <br /> Thông thường, việc thu thập thông tin được tiến hành một cách hệ thống<br /> và tương ứng với các thủ tục được xác định trước, Ví dụ: nhập vật tư<br /> vào kho, thanh toán cho nhà cung ứng.<br /> <br /> • Công việc lựa chọn thông tin thu thập được coi là bước xử lý<br /> đầu tiên, tiếp theo sẽ tác động lên thông tin, xử lý thông tin<br /> là:<br /> – Tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu.<br /> – Thực hiện tính toán, tạo các thông tin kết quả.<br /> – Nhật tu dữ liệu (thay đổi hoặc loại bỏ).<br /> – Sắp xếp dữ liệu.<br /> – Lưu tạm thời hoặc lưu trữ.<br /> <br /> • Xử lý có thể thực hiện thủ công, cơ giới hoặc tự động.<br /> <br /> Thu thập thông tin là tác vụ rất quan trọng và tế nhị, yêu cầu không được<br /> sai sót.<br /> <br /> 28<br /> <br /> 27<br /> <br /> Bộ phận phân phối thông tin<br /> <br /> Bộ phận lưu trữ<br /> <br /> • Cung cấp thông tin là mục tiêu của hệ thống.<br /> <br /> • Lưu trữ thông tin, dữ liệu chia sẻ hoặc sử<br /> dụng lại sau này như tủ chứa hồ sơ , cơ sở<br /> dữ liệuq<br /> <br /> • Để tối ưu phân phối thông tin, cần đáp ứng ba tiêu<br /> chuẩn:<br /> – Tiêu chuẩn về dạng: Cần tính đến tốc độ truyền thông tin, số<br /> lượng nơi nhận, v.vq cần phải cho dạng thích hợp với<br /> phương tiện truyền:.<br /> – Tiêu chuẩn về thời gian: Bảo đảm tính thích đáng của các<br /> quyết định.<br /> – Tiêu chuẩn về tính bảo mật: Thông tin đã xử lý cần đến thẳng<br /> NSD, việc phân phối thông tin rộng hay hẹp tùy thuộc vào mức<br /> độ quan trọng của nó.<br /> 29<br /> <br /> 30<br /> <br /> 5<br /> <br />