intTypePromotion=1

Bài giảng Quản trị hệ thống thông tin: Chương 2 - Huỳnh Phước Hải

Chia sẻ: Phong Phong | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:17

0
106
lượt xem
14
download

Bài giảng Quản trị hệ thống thông tin: Chương 2 - Huỳnh Phước Hải

Mô tả tài liệu
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Sau khi học xong chương này người học có thể hiểu nắm vững các khái niệm hệ thống thông tin, hiểu rõ sự hình thành của hệ thống thông tin quản lý, phân loại các loại hệ thống thông tin quản lý và đặc điểm của mỗi loại, biết thành phần của một hệ thống thông tin.

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Quản trị hệ thống thông tin: Chương 2 - Huỳnh Phước Hải

Quản trị Hệ thống thông tin<br /> <br /> 10/30/2011<br /> <br /> Tài liệu tham khảo<br /> • Tài liệu tham khảo:<br /> - Bài giảng HTTQL TS Phạm Thanh Hồng<br /> - Bài giảng HTTQL ThS Trần Thái Hòa<br /> - Bài giảng HTTQL ThS. Nguyễn Anh Hào<br /> - Bài giảng HTTQL Nguyễn Huỳnh Anh Vũ<br /> - UDCNTT –TT và TMDT trong DN – VCCI<br /> <br /> Mục tiêu<br /> <br /> Nội dung<br /> <br /> • Nắm vững các khái niệm HTTT<br /> <br /> 1. Các hệ thống của doanh nghiệp<br /> <br /> • Hiểu rõ sự hình thành của HTTTQL<br /> <br /> 2. Hệ thống thông tin<br /> <br /> • Phân loại các loại HTTTQL và đặc điểm của mỗi<br /> loại<br /> <br /> 3. Sự hình thành hệ thống thông tin quản lý<br /> <br /> • Biết thành phần của một HTTT<br /> <br /> 5. Chất lượng của HTTTQL<br /> <br /> 4. Các thành phần của HTTTQL<br /> 6. Cơ chế vận hành của hệ thống<br /> <br /> Nội dung<br /> <br /> 1. Các hệ thống của một doanh nghiệp<br /> <br /> 7. Phân loại HTTTQL trong tổ chức<br /> 7. Phân loại theo mục đích sử dụng<br /> <br /> Hệ quyết định<br /> <br /> 8. Phân loại theo chức năng hoạt động<br /> 9. Phân loại theo quy mô tích hợp<br /> <br /> 8. Thời đại thông tin<br /> 9. Môi trường kinh tế hiện nay<br /> <br /> Hệ thông tin<br /> <br /> 10. Đặc điểm của một thời đại thông tin<br /> 11. Xu hướng phát triển công nghệ thông tin<br /> 12. Vai trò và mục tiêu ứng dụng HTTTQL<br /> <br /> Hệ tác nghiệp<br /> <br /> 6<br /> <br /> 1<br /> <br /> Quản trị Hệ thống thông tin<br /> <br /> 10/30/2011<br /> <br /> Ví dụ: Hệ thống kinh doanh/dịch vụ và các hệ<br /> thống con của nó<br /> <br /> Hệ tác nghiệp, sản xuất<br /> • Hệ tác nghiệp có liên quan với tất cả các hoạt động sản<br /> xuất, tìm kiếm khách hàng mới, v.v... một cách tổng quát là<br /> các hoạt động nhằm thực hiện các công việc có tính cách<br /> cạnh tranh để đạt được mục tiêu đã xác định bởi hệ quyết<br /> định.<br /> <br /> HT QUYẾT ĐỊNH<br /> <br /> Quyết định<br /> <br /> Thông tin vào<br /> từ môi trường<br /> ngoài<br /> <br /> Báo cáo<br /> <br /> Thông tin ra<br /> môi trường<br /> ngoài<br /> <br /> HT THÔNG TIN<br /> <br /> Thông tin<br /> Kiểm tra<br /> <br /> Thông tin<br /> Điều hành<br /> <br /> Nguyên vật liệu<br /> Tiền, sức lao<br /> động<br /> <br /> • Những phần tử cấu thành ở đây là nhân lực (thực hiện các<br /> công việc), phương tiện (máy, thiết bị, dây chuyền công<br /> nghệ, v.v...), các thành phần này tác động tương hổ với<br /> nhau để đáp ứng mục tiêu: ví dụ như sản xuất ra một lượng<br /> xe dự định trước.<br /> <br /> HT TÁC NGHIỆP<br /> <br /> Sản phẩm<br /> Tiền<br /> <br /> 7<br /> <br /> 8<br /> <br /> Hệ thống quyết định<br /> <br /> Hệ thông tin<br /> <br /> • Hệ thống quyết định có liên quan đến các tác vụ<br /> quản lý, có thể tìm ở đây các quyết định chiến lược,<br /> quyết định chiến thuật, dài hoặc trung hạn (tăng<br /> phần thị trường, thay đổi lượng xe tiêu thụ), ngắn<br /> hạn (mục tiêu: thay đổi cách thức quản lý dự trữ,<br /> nghiên cứu một "chiến dịch" thăm dò thị hiếu khách<br /> hàng mhằm hướng họ vào sản phẩm mới của xí<br /> nghiệp)<br /> <br /> • Hệ thông tin là hệ thống có vai trò quan trọng trong việc liên<br /> hệ hai hệ thống quyết định và tác nghiệp, bảo đảm chúng<br /> vận hành làm cho tổ chức đạt các mục tiêu đặt ra. Ta có thể<br /> nối khớp ba phân hệ trên như sau:<br /> HTĐK<br /> (HQĐ)<br /> <br /> Môi<br /> trường<br /> <br /> Hệ Thông tin<br /> <br /> HSX (Hệ TN)<br /> <br /> 9<br /> <br /> 10<br /> <br /> 2. Hệ thống thông tin<br /> <br /> 3. Sự hình thành hệ thống thông tin quản lý<br /> <br /> • Là sự kết hợp của phần cứng, phần mềm và<br /> mạng truyền thông do con người xây dựng và<br /> sử dụng để thu thập, xử lý dữ liệu  tạo ra<br /> thông tin<br /> <br /> • Dây chuyền tạo ra sản phẩm của tổ chức<br /> Dây chuyền tạo sản phẩm là chuỗi các hoạt động biến đổi<br /> đầu vào (nguyên liệu, nhiên liệu, nhân lực,..) nhận được từ<br /> môi trường thành sản phẩm chuyển ra môi trường.<br /> Sản phẩm làm ra (số lượng, đặc tính) phụ thuộc vào môi<br /> trường mà tổ chức vận hành (nhu cầu, giá cả, luật, q) là<br /> những yếu tố khách quan đối với các dự tính của tổ chức.<br /> <br /> People<br /> <br /> Data<br /> Information<br /> Systems<br /> Hardware<br /> <br /> Tổ chức ( = hệ thống mở)<br /> Nhận Inputs từ<br /> môi trường<br /> <br /> Telecommunications<br /> <br /> Biến đổi Inputs<br /> thành Outputs<br /> <br /> Chuyển Outputs<br /> ra môi trường<br /> <br /> Software<br /> <br /> Môi trường<br /> 11<br /> <br /> 2<br /> <br /> Quản trị Hệ thống thông tin<br /> <br /> 10/30/2011<br /> <br /> 3. Sự hình thành hệ thống thông tin quản lý<br /> <br /> 3. Sự hình thành hệ thống thông tin quản lý<br /> <br /> • Vòng hồi tiếp (feedback loop)<br /> <br /> • Trên vòng hồi tiếp, số liệu đo của outputs được chuyển đến<br /> bộ phận điều khiển để so sánh với chuẩn, và từ kết quả so<br /> sánh này, các mệnh lệnh được ban hành để điều chỉnh các<br /> hoạt động xử lý để có được outputs hợp chuẩn<br /> <br /> Sự cân bằng giữa cung và cầu là yếu tố cơ bản giúp tổ chức tồn<br /> tại lâu dài; nó làm phát sinh nhu cầu quản lý sản xuất bằng vòng<br /> hồi tiếp cân bằng để giúp cho tổ chức điều chỉnh kịp thời các<br /> sản phẩm dịch vụ cho phù hợp với yêu cầu từ môi trường.<br /> <br /> Chuẩn<br /> <br /> Những yêu cầu từ quy luật khách quan của môi trường và<br /> những yêu cầu quản lý trong nội bộ của tổ chức được các nhà<br /> quản lý rút kết lại thành các chuẩn (là những gì mà tổ chức cần<br /> phải đạt được hoặc vượt trội) để điều khiển tổ chức theo cơ chế<br /> hồi tiếp.<br /> <br /> So sánh &<br /> điều khiển<br /> Mệnh lệnh<br /> <br /> Vòng hồi tiếp sử dụng hồi tiếp cân bằng để duy trì tính chất của<br /> outputs cho phù hợp với các chuẩn đã quy định trước.<br /> <br /> Nhận Inputs từ<br /> môi trường<br /> <br /> 3. Sự hình thành hệ thống thông tin quản lý<br /> • Vòng hồi tiếp được thêm vào bộ phận xử lý thông tin (có thể<br /> là máy tính và/hoặc con nguời) để trợ giúp người quản lý xử<br /> lý dữ liệu/thông tin thu thập được thành thông tin hữu ích<br /> cho người quản lý.<br /> Chuẩn<br /> & Quy tắc<br /> Quyết định<br /> <br /> Ra quyết định<br /> <br /> Xử lý<br /> thông tin<br /> Dữ liệu<br /> <br /> Nhận Inputs<br /> từ môi trường<br /> <br /> Biến đổi Inputs<br /> thành Outputs<br /> <br /> Chuyển Outputs<br /> ra môi trường<br /> <br /> 3. Sự hình thành hệ thống thông tin quản lý<br /> Chuẩn là yêu cầu về mức độ hoàn thiện của kết quả xử lý, để<br /> người quản lý lập kế hoạch thực hiện, ước tính nguồn lực, đánh giá<br /> kết quả công việc, và đánh giá năng lực tổ chức. Chuẩn được hình<br /> thành khi chi tiết hóa mục tiêu theo 5 khía cạnh S.M.A.R.T.<br /> (S)pecific: có mô tả chi tiết về mức độ yêu cầu cho công việc, dựa<br /> trên chất lượng, thời gian, chi phí, và phương pháp thực hiện.<br /> (M)easurable: có thể đo lường được mức độ hoàn thành (theo khối<br /> lượng, phần trăm, tỉ lệ, q) để người quản lý ước tính thời gian<br /> hoàn thành công việc.<br /> (A)ttainable: có tính khả thi, tức là công việc có thể thỏa mãn (hoặc<br /> vượt mức) yêu cầu trong thời hạn cho phép với nguồn lực hữu hạn<br /> đã được cấp phát.<br /> (R)easonable: có ý nghĩa thực tế và hợp lý, có tính thuyết phục.<br /> (T)imely: có thời hạn hoàn tất công việc để chuyển giao kết quả.<br /> <br /> Mệnh lệnh<br /> Biến đổi Inputs<br /> thành Outputs<br /> <br /> Số liệu đo<br /> Chuyển Outputs<br /> ra môi trường<br /> <br /> 3. Sự hình thành hệ thống thông tin quản lý<br /> •<br /> <br /> •<br /> <br /> Ràng buộc<br /> <br /> Thông tin<br /> <br /> Vòng hồi tiếp<br /> <br /> •<br /> <br /> Dữ liệu có vai trò phản ánh một cách trung thực hiện trạng của tổ<br /> chức. Dữ liệu được thu thập trong nội bộ tổ chức và môi trường để<br /> giúp người quản lý hiểu rõ tổ chức và phát hiện ra các vấn đề đang<br /> tiềm ẩn. Như vậy, dữ liệu là nguyên liệu cơ bản để tạo ra thông tin.<br /> Thông tin được tạo ra từ việc phân tích, tổng hợp, trích lọc dữ liệu<br /> để liên kết hiện trạng của tổ chức với những vấn đề mà người quản<br /> lý đang quan tâm. Thông tin hữu ích là thông tin có thể đưa đến<br /> một vài phương án khả thi. Như vậy, thông tin là nền tảng để tạo ra<br /> các quyết định.<br /> Quyết định là chỉ thị cho các hành động, mệnh lệnh hoặc kế hoạch<br /> thực hiện sau khi người quản lý đã có giải pháp cho vấn đề cần giải<br /> quyết, để biến nhận thức thành hành động thực tế. Như vậy, quyết<br /> định là kết quả xử lý thông tin của người quản lý; nó gắn kết trách<br /> nhiệm, quyền hạn của người quản lý với vấn đề cần giải quyết và<br /> nguồn lực để giải quyết cho vấn đề đó.<br /> <br /> 3. Sự hình thành hệ thống thông tin quản lý<br /> Quy tắc quản lý là những quy định cụ thể cho từng hành<br /> động (hoặc không hành động) để giải quyết cho từng tình<br /> huống - vấn đề, và không cho phép làm khác. Các quy tắc<br /> quản lý gắn liền với quy trình theo nghĩa chúng hướng dẫn<br /> hành động nhưng không ấn định trình tự thời gian.<br /> Quy tắc quản lý là kiến thức, kinh nghiệm làm việc mà tổ chức<br /> đã rút kết được trong quá khứ để áp dụng trong tương lai,<br /> giúp cho tổ chức tránh được những sai lầm đã gặp.<br /> Quy tắc quản lý là cơ sở để thiết lập các xử lý nghiệp vụ và<br /> quy trình trong hệ thống thông tin quản lý.<br /> <br /> 3<br /> <br /> Quản trị Hệ thống thông tin<br /> <br /> 10/30/2011<br /> <br /> 3. Sự hình thành hệ thống thông tin quản lý<br /> <br /> 3. Sự hình thành hệ thống thông tin quản lý<br /> <br /> Chuẩn, người quản lý và bộ phận xử lý thông tin là ba<br /> thành tố cơ bản của hệ thống thông tin quản lý.<br /> <br /> Tiền<br /> <br /> Nguyên liệu<br /> <br /> Sản phẩm<br /> <br /> Thông tin<br /> <br /> Giá trị cộng thêm của hệ thống thông tin quản lý trên dây<br /> chuyền tạo ra giá trị là nó giúp cho tổ chức nhận thức được<br /> điểm mạnh, điểm yếu trong toàn bộ chuổi hoạt động tạo ra<br /> sản phẩm dịch vụ cho tổ chức, để thiết lập các giải pháp sản<br /> xuất tốt hơn từ sự nhận biết về các loại nguồn lực có sẵn<br /> bên trong lẫn bên ngoài tổ chức, như áp dụng công nghệ<br /> tiên tiến của thế giới, tận dụng cơ hội hợp tác với đối tác<br /> hoặc duy trì khách hàng tốt.<br /> <br /> Chức năng tiếp<br /> thi bán hàng<br /> <br /> Sản phẩm<br /> <br /> Nhà cung<br /> cấp<br /> <br /> Tiền<br /> <br /> Thông tin<br /> Khách hàng<br /> <br /> Chức năng<br /> sản xuất<br /> <br /> 3. Sự hình thành hệ thống thông tin quản lý<br /> Dây chuyền tạo ra giá trị cho tổ chức<br /> Firm Infrastructure<br /> <br /> (General management, accounting, financial, strategic planning)<br /> Support Activities<br /> <br /> Human Resource Management<br /> <br /> (Recruiting, training, development)<br /> Technology Development<br /> <br /> (R&D, product and process improvement)<br /> <br /> Profit Margin<br /> <br /> •<br /> <br /> Procurement<br /> <br /> (Purchasing of raw materials, machines, supplies)<br /> <br /> Primary Activities<br /> <br /> 3. Sự hình thành hệ thống thông tin quản lý<br /> <br /> 3. Sự hình thành hệ thống thông tin quản lý<br /> <br /> Chức năng kế<br /> toán tài chính<br /> <br /> Thông tin<br /> <br /> Hệ thống này là hệ ý niệm (conceptual system), trong đó dữ<br /> liệu, thông tin và quyết định là phương tiện để người quản lý<br /> nhận thức và tác động lên thế giới thực (là hệ vật lý -physical<br /> system). Các chuẩn và quy tắc quản lý được ban hành như là<br /> những ràng buộc cần tuân thủ, áp dụng cho cả việc ra quyết<br /> định lẫn xử lý thông tin. Dựa trên các chuẩn và quy tắc quản<br /> lý, bộ phận xử lý thông tin có thể trợ giúp xử lý một phần công<br /> việc giải quyết vấn đề cho người quản lý.<br /> <br /> • Khi tổ chức phát triển quy mô lớn thì nhu cầu xử lý thông tin<br /> cũng tăng cao làm cho bộ phận xử lý thông tin cũng gia tăng<br /> về kích cỡ, do đó nó thường được phân chia chuyên môn<br /> hóa như tài chính, kinh doanh và sản xuất. Sự phân chia<br /> chức năng này giúp cho tổ chức sử dụng được dể dàng<br /> nguồn lực chuyên môn trong xã hội.<br /> • Tuy nhiên, sự phân chia chức năng quản lý riêng biệt ở từng<br /> lĩnh vực chuyên môn không tạo điều kiện để tối ưu hóa các<br /> hoạt động trên nhiều lĩnh vực quản lý chuyên môn. Do đó,<br /> các tổ chức thường sử dụng các hệ thống thông tin quản lý<br /> tích hợp (như CRM, SCM hay ERP) để thay thế, đưa đến<br /> khái niệm dây chuyền tạo ra giá trị của tổ chức.<br /> <br /> Tiền<br /> <br /> Nguồn tài<br /> chính<br /> <br /> Inbound<br /> logistics<br /> (Raw<br /> materials<br /> handling &<br /> warehousing)<br /> <br /> Operations<br /> <br /> (machining,<br /> asembling,<br /> testing)<br /> <br /> Outbound<br /> logistics<br /> <br /> Marketing &<br /> sales<br /> <br /> (ware-housing, (advertising,<br /> distribution of pricing,<br /> finished<br /> promotion)<br /> product)<br /> <br /> Services<br /> <br /> (installation,<br /> repair)<br /> <br /> 3. Sự hình thành hệ thống thông tin quản lý<br /> • Kiến thức tích hợp vào hệ thống thông tin quản lý<br /> <br /> Kiến thức<br /> tổ chức<br /> <br /> Kiến thức<br /> <br /> Hệ thống công nghệ<br /> thông tin<br /> Q.Lý<br /> Kiến thức<br /> quản lý<br /> <br /> 4<br /> <br /> Quản trị Hệ thống thông tin<br /> <br /> 10/30/2011<br /> <br /> 4. Các thành phần của HTTTQL<br /> <br /> 4.1 Các thành phần của HTTTQL<br /> <br /> • Nhìn theo góc độ Chức năg<br /> – Bộ phận thu thập thông tin<br /> – Bộ phận xử lý thông tin<br /> – Bộ phận lưu trữ thông tin<br /> – Bộ phận truyền nhận tin<br /> <br /> 26<br /> <br /> Bộ phận thu thập thông tin<br /> <br /> Bộ phận xử lý thông tin<br /> <br /> •<br /> <br /> Hệ thông tin phải thu nhận các thông tin có nguồn gốc khác nhau và<br /> dưới nhiều dạng khác nhau. Tổ chức chỉ có thể giữ lại những thông tin<br /> hữu ích, vì vậy cần phải lọc thông tin.<br /> <br /> •<br /> <br /> Phân tích các thông tin để tránh sự quá tải, đôi khi có hại.<br /> <br /> •<br /> <br /> Thu thập thông tin có ích: Những thông tin có ích cho hệ thống được cấu<br /> trúc hoá để có thể khai thác trên các phương tiện tin học. Thu thập thông<br /> tin thường sử dụng giấy hoặc vật ký tin từ.<br /> <br /> •<br /> <br /> •<br /> <br /> Thông thường, việc thu thập thông tin được tiến hành một cách hệ thống<br /> và tương ứng với các thủ tục được xác định trước, Ví dụ: nhập vật tư<br /> vào kho, thanh toán cho nhà cung ứng.<br /> <br /> • Công việc lựa chọn thông tin thu thập được coi là bước xử lý<br /> đầu tiên, tiếp theo sẽ tác động lên thông tin, xử lý thông tin<br /> là:<br /> – Tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu.<br /> – Thực hiện tính toán, tạo các thông tin kết quả.<br /> – Nhật tu dữ liệu (thay đổi hoặc loại bỏ).<br /> – Sắp xếp dữ liệu.<br /> – Lưu tạm thời hoặc lưu trữ.<br /> <br /> • Xử lý có thể thực hiện thủ công, cơ giới hoặc tự động.<br /> <br /> Thu thập thông tin là tác vụ rất quan trọng và tế nhị, yêu cầu không được<br /> sai sót.<br /> <br /> 28<br /> <br /> 27<br /> <br /> Bộ phận phân phối thông tin<br /> <br /> Bộ phận lưu trữ<br /> <br /> • Cung cấp thông tin là mục tiêu của hệ thống.<br /> <br /> • Lưu trữ thông tin, dữ liệu chia sẻ hoặc sử<br /> dụng lại sau này như tủ chứa hồ sơ , cơ sở<br /> dữ liệuq<br /> <br /> • Để tối ưu phân phối thông tin, cần đáp ứng ba tiêu<br /> chuẩn:<br /> – Tiêu chuẩn về dạng: Cần tính đến tốc độ truyền thông tin, số<br /> lượng nơi nhận, v.vq cần phải cho dạng thích hợp với<br /> phương tiện truyền:.<br /> – Tiêu chuẩn về thời gian: Bảo đảm tính thích đáng của các<br /> quyết định.<br /> – Tiêu chuẩn về tính bảo mật: Thông tin đã xử lý cần đến thẳng<br /> NSD, việc phân phối thông tin rộng hay hẹp tùy thuộc vào mức<br /> độ quan trọng của nó.<br /> 29<br /> <br /> 30<br /> <br /> 5<br /> <br />
ADSENSE
ADSENSE

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

 

Đồng bộ tài khoản
2=>2