Bài giảng Quản trị học đại cương: Chương 8 - ThS. Trương Quang Vinh

Chia sẻ: Lavie Lavie | Ngày: | Loại File: PPT | Số trang:45

Thêm vào BST

Báo xấu

164
lượt xem 32
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài giảng Quản trị học đại cương: Chương 8 - Chức năng kiểm soát trình bày về khái niệm kiểm soát; tầm quan trọng của kiểm soát; quá trình kiểm soát; các loại kiểm soát; những nội dung cần quan tâm để kiểm soát. Mời các bạn tham khảo bài giảng để bổ sung thêm kiến thức về lĩnh vực này.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Quản trị học đại cương: Chương 8 - ThS. Trương Quang Vinh

Chương VIII Chức năng kiểm soát 1. Khái niệm kiểm soát 2. Tầm quan trọng của kiểm soát 3. Quá trình kiểm soát 4. Các loại kiểm soát. 5. Những nội dung cần quan tâm để kiểm soát 1
6. Thế nào là một hệ thống kiểm soát có chất lượng 7. Kiểm soát nhân sự trong tổ chức 8. Kiểm soát, kiểm tra tài chính là một trong những hoạt động thuộc chức năng tổ chức 9. Kiểm soát các tác nghiệp cụ thể 10.Hệ thống kiểm soát toàn bộ 2
1. Khái niệm kiểm soát Một định nghĩa chung về kiểm soát chưa thống nhất song có thể coi kiểm soát như một một quá trình giám sát (monitoring) các hoạt động của một cá nhân, nhóm hay tổ chức nhằm bảo đảm cho các thành viên đó thực hiện tất cả các nhiệm vụ đã được thông qua kế hoạch và trong trường hợp cần thiết đưa ra các điều chỉnh cần thiết nhằm khắc phục các sai lệch. 3
con·trol [kən trṓl] transitive verb (past con·trolled, present participle con·trol·ling, 1. operate machine: to work or operate something such as a vehicle or machine • Computers control many of the safety features on board. 2. restrain or limit: to limit or restrict the occurrence or expression of somebody or something, especially to keep it from appearing, increasing, or spreading • The last administration set out to control inflation. 4
3. manage: to exercise power or authority over something such as a business or nation • The company is controlled largely by foreign interests. 4. oversee financial affairs: to regulate the financial affairs of a business or other large organization 5. verify accounts: to examine financial accounts and verify them as correct 5
mon·i·tor [mónnitər] noun (plural mon·i·tors) transitive verb (past mon·i·tored, past participle watch over to check conduct: to watch over somebody or something, especially in order to ensure that good order or proper conduct is maintained 1. check regularly for developments: to check something at regular intervals in order to find out how it is progressing or developing 2. listen to broadcasts or telephone conversations: to use an electronic receiver to listen in on broadcasts or telephone conversations, especially in order to discover secret or illegal plans and activities 6
Giám sát : xem xét và đàn hặc (ĐDA –324) Đàn hặc : chỉ trích tội lỗi của quan lại –censurer –p. 246 Kiểm : tra xét Kiểm sát : tra xét –inspecter ( không có kiểm soát) Kiểm tra : tra xét – e’prouver, esayer –p. 422 Thanh tra : quan lại do chính phủ sai đi xem xét ở nhân dân mà dấu hình không cho người biết, chỉ đi ngầm để xét tra cho được thực tích quan lại và tình hình địa phương, thế gọi là thanh tra – inspection) –p.371 Điều tra : khảo sát sự thực –(enquèter, examiner) 7
Kiểm soát là quá trình áp dụng những phương pháp và cơ chế để đảm bảo rằng các hoạt động và thành quả đạt được phù hợp vối các mục tiêu, kế hoạch và chuẩn mực của tổ chức. Control : the methods and mechanisms used to ensure that behaviours and performance conform to an organization’s objectives, plans, and standards. 8
2. Tầm quan trọng của kiểm soát Đa số mọi người thường quan niệm từ “kiểm soát” mang một ý nghĩa tiêu cực, đó là sự kiềm chế, ép buộc, ngăn cản, theo dỏi hay là những thủ đoạn nhằm chế ngự người khác. Vì vậy, các giải pháp kiểm soát hoạt dộng quản trị thường là trọng tâm của các cuộc tranh giành quyền lực và tranh cải trong tổ chức. Tuy nhiên, từ thập niên 1990s, kiểm soát không chỉ là những biện pháp được các nhà quản trị sử dụng để kiểm soát nhân viên dưới quyền mà còn được dùng để kiểm soát các hoạt độngcủa chính họ. Ngày nay, kiểm soát trở nên hết sức cần thiết và hữu ích đối với tất cả mọi thành viên của tổ chức. 9
Thông qua phân tích sự tác động qua lại giữa kiểm soát và kế hoạch chúng ta có thể thấy được tầm quan trọng của chức năng kiểm soát. Hoạch định là tiến trình chính thức đưa ra các mục tiêu và phân bổ các nguồn lực của tổ chức. Còn kiểm soát là sự đo lường nhằm đảm bảo rằng các hoạt động và kết quả phù hợp với các kế hoạch, mục tiêu và tiêu chuẩn đã được vạch ra. Bởi vậy, kế hoạch và kiểm soát luôn gắn với nhau Kế hoạch vạch ra những hoạt động và kết quả dự kiến, còn kiểm soát giúp duy trì , rà soát 10 lại các hoạt động và kết quả thực tế.
Các nhà quản trị không thể hoạch định một cách hiệu quả nếu không có đủ những thông tin cần thiết, đúng thời điểm. Các hoạt động kiểm soát sẽ đáp ứng yêu cầu nầy. Ngược lại, các nhà quản trị cũng không thể tiến hành những hoạt động kiểm soát một cách hữu hiệu nếu hoạch định không vạch ra những mục đích mà quá trình kiểm soát cần theo đuổi. Kiểm soát là một bước bắt buộc trong tiến trình ra quyết định cũng như lập kế hoạch, thậm chí kiểm soát còn là một trong những chức năng cơ bản của hoạt động quản lý. 11
3. Quá trình kiểm soát Kiểm soát không phải là hoạt động riêng lẻ mà thực chất là một tiến trình bao gồm nhiều hoạt động có thể chia thành các bước sau: Đo lường hoạt động hiện tại của các thành viên và tổ chức So sánh hoạt động hiện tại với những chuẩn mực đã được vạch ra Tiến hành các hoạt động điều chỉnh cần thiết để khắc phục những sai lệch. 12
3. 1 Đo lường hoạt động Trong bước nầy, một số câu hỏi cần được trả lời  Đo cái gì  Đo như thế nào 13
Trong hoạt động quản lý, có thể tìm ra một số tiêu chí chung cho nhiều tổ chức và các nhà quản lý thực hiện. Ví dụ, những tiêu chí như sự hài lòng của người lao động hay của những người có liên quan; về sử dụng ngân sách hay chi phí cho hoạt động; số lượng sản phẩm được sản xuất… Tuy nhiên, khá nhiều công việc khó có thể đo lường bằng số cụ thể. Ví dụ như những đơn vị cung cấp dịch vụ. Trong trường hợp không lượng hoá được thì thường sử dụng chỉ số hài lòng. Nhưng cách nầy thường bị hạn chế bởi tính chủ quan và thường có nhiều tranh luận. 14
Đo như thế nào cũng là một vấn đề trong kiểm soát Sử dụng các phương pháp khác nhau để đo cunõg chính là sử dụng các biện pháp khác nhau để giám sát. Mỗi một cách thức giám sát đều có tính hai mặt của nó do đó, sự kết hợp các phương pháp có thể tạo cơ hội cho các nhà quản lý thực hiện giám sát tốt hơn. Những phưong pháp thường dùng như quan sát, báo cáo thống kê, áo cáo miệng, báo cáo viết … 15
3. 2 So sánh hoạt động thực tế với tiêu chuẩn đã được xác định trong kế hoạch Giá trị Vùng nguy hiểm Sai lệch trên Giá trị chuẩn Vùng cho phép Sai lệch dưới Vùng nguy hiểm Thời gian 16
3. 3 Tiến hành các hoạt động điều chỉnh cần thiết nhằm làm cho mục tiêu của tổ chức đạt được Trong giai đoạn nầy, nếu thấy cần thiết thì có thể tiến hành các hoạt động điều chỉnh Điều chỉnh những hoạt động bị sai lệch không theo như kế hoạch đã được lập. Lúc nầy nhà quản lý cần phải điều chỉnh ngay nhằm đưa các hoạt động trở lại như kế hoạch 17
 Điều chỉnh kế hoạch, phức tạp hơn Khi lập kế hoạch thiếu cơ sở khoa học và kế hoạch được thông qua được thông qua trong điều kiện không đầy đủ thông tin, các nhân viên tác nghiệp khó có thể thực hiện. Điều chỉnh kế hoạch khi môi trường bên ngoài tổ chức có sự thay đổi lớn. Các nhà quản lý thường quan tâm nhiều hơn đến điều chỉnh mang tính tình huống 18
Tiêu chuẩn Không So sánh hoạt động được cần ẩn duy trì điề u với tiêu chu hay chỉnh không ? không Sự biến đổi Không được cần điều Đo chấp chỉnh lường nhận Tiêu hoạ t Mục tiêu chuẩn động hay không ? hiện tại không Tiêu chuẩn Xác định đựơc nguyên chấp nhân nhận hay không không ? Xem lại tiêu Tiến hành chuẩn ? ỉnh điều ch 19
4. Các loại kiểm soát Có 3 loại kiểm soát chủ yếu Kiểm soát trước (kiểm soát đề phòng) Kiểm soát hiện hành Kiểm soát sau (hậu kiểm) 20