Đề án tốt nghiệp ngành Quản lý công: Đổi mới quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Bệnh viện Quận 11, Thành phố Hồ Chí Minh

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:76

Thêm vào BST

Báo xấu

5
lượt xem 1
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Đề án "Đổi mới quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Bệnh viện Quận 11, Thành phố Hồ Chí Minh" được hoàn thành với mục tiêu nhằm phân tích thực trạng và đánh giá hoạt động quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Bệnh viện Quận 11, Thành phố Hồ Chí Minh; Đề xuất một số giải pháp và lộ trình thực hiện nhằm đổi mới, nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Bệnh viện Quận 11, Thành phố Hồ Chí Minh.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Đề án tốt nghiệp ngành Quản lý công: Đổi mới quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Bệnh viện Quận 11, Thành phố Hồ Chí Minh

BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA PHẠM MINH QUÂN ĐỔI MỚI QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN QUẬN 11, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG NGÀNH QUẢN LÝ CÔNG Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 10 năm 2024
BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA PHẠM MINH QUÂN ĐỔI MỚI QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN QUẬN 11, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG NGÀNH: Quản lý công MÃ SỐ: 8340403 NGƯỜI HƯỚNG DẪN: TS. Trần Việt Hà DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 10 năm 2024
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề án “Đổi mới quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Bệnh viện Quận 11, Thành phố Hồ Chí Minh” là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các thông tin, số liệu thống kê và kết luận nghiên cứu được trích dẫn, trình bày trong đề án đảm bảo chính xác, trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất cứ công trình khoa học nào./. Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 10 năm 2024 HỌC VIÊN Phạm Minh Quân
LỜI CẢM ƠN Xin chân thành cám ơn Ban Giám đốc, Quý thầy cô Học viện Hành chính quốc gia đã hỗ trợ, tạo điều kiện và truyền đạt cho học viên những kiến thức bổ ích trong thời gian học tập tại trường. Xin gửi lời cám ơn chân thành đến Ban Giám đốc, Quý đồng nghiệp tại Bệnh viện Quận 11, Thành phố Hồ Chí Minh đã tạo điều kiện và hỗ trợ học viên trong việc khảo sát và cung cấp số liệu để hoàn thành đề án tốt nghiệp. Đặc biệt, học viên xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến TS. Trần Việt Hà - Giảng viên Học viện Hành chính Quốc gia đã nhiệt tình hướng dẫn, hỗ trợ học viên trong quá trình thực hiện và hoàn thành đề án tốt nghiệp thạc sĩ chương trình định hướng ứng dụng với đề tài: “Đổi mới quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Bệnh viện Quận 11, Thành phố Hồ Chí Minh”. Xin chân thành cảm ơn! Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 10 năm 2024 HỌC VIÊN Phạm Minh Quân
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Nghĩa của từ viết tắt 1 VTLT Văn thư, lưu trữ 2 CNTT Công nghệ thông tin
DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU Số Sơ đồ, bảng biểu Trang hiệu SƠ ĐỒ 1 Sơ đồ 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức Bệnh viện Quận 11 24 BẢNG BIỂU 1 Bảng 2.1. Cơ cấu nhân sự Bệnh viện Quận 11 24 Bảng 2.2. Hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ cơ quan sau khi 43 2 chỉnh lý 3 Bảng 2.3. Danh mục cơ sở vật chất phục vụ công tác 44 HÌNH Hình 2.1. Theo dõi giải quyết văn bản đến tại Bệnh viện Quận 27 1 11 Hình 2.2. Kết quả khảo sát khả năng, năng lực của nhân sự 29 2 phụ trách công tác văn thư lưu trữ Hình 2.3. Kết quả khảo sát nhân viên VTLT về thực trạng 30 3 công tác VTLT tại Bệnh viện Quận 11 Hình 2.4. Kết quả khảo sát về thể thức và kỹ thuật trình bày 34 4 văn bản hành chính Hình 2.5. Kết quả khảo sát hiểu biết về quy trình quản lý văn 36 5 bản đi của nhân viên các khoa, phòng chức năng Hình 2.6. Kết quả khảo sát liên quan đến thực hiện quy trình 38 6 văn bản đến Hình 2.7. Khảo sát về hướng xử lý khi cá nhân tiếp nhận văn 39 7 bản đến liên quan đến công việc Hình 2.8. Kết quả khảo sát về việc bảo quản, sử dụng con 40 8 dấu tại Bệnh viện Quận 11 Hình 2.9. Khảo sát lý do không nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào 41 9 lưu trữ cơ quan 10 Hình 2.10. Hình ảnh hồ sơ, tài liệu chưa được chỉnh lý 43 11 Hình 2.11. Hình ảnh hồ sơ kho 44 12 Hình 2.12. Phần mềm quản lý văn bản Bệnh viện Quận 11 45 13 Hình 2.13. Kết quả khảo sát về phần mềm quản lý 46
MỤC LỤC 1. Lý do xây dựng đề án ................................................................................................. 1 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu.............................................................................. 2 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề án .......................................................... 3 4. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề án .......................................................... 4 5. Phương pháp nghiên cứu .......................................................................................... 4 6. Hiệu quả của đề án ứng dụng trong thực tiễn ....................................................... 5 7. Kết cấu của đề án........................................................................................................ 6 Chương 1: Cơ sở lý luận và pháp lý về đổi mới quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Bệnh viện Quận 11 ........................................................................................7 1.1. Cơ sở lý luận về quản lý công tác văn thư, lưu trữ .........................................7 1.1.1. Một số khái niệm ................................................................................................... 7 1.1.2. Ý nghĩa của đổi mới quản lý công tác văn thư, lưu trữ ..................................10 1.1.3. Nguyên tắc đổi mới quản lý công tác văn thư, lưu trữ ...................................11 1.1.4. Nội dung đổi mới quản lý công tác văn thư, lưu trữ .......................................12 1.1.5. Trách nhiệm trong đổi mới quản lý công tác văn thư, lưu trữ ......................15 1.2. Cơ sở pháp lý về quản lý công tác văn thư, lưu trữ ......................................17 1.2.1. Văn bản quy phạm pháp luật .............................................................................18 1.2.2. Văn bản do Bệnh viện Quận 11 ban hành .......................................................18 Chương 2: Thực trạng đổi mới quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Bệnh viện Quận 11, Thành phố Hồ Chí Minh................................................................22 2.1. Tổng quan về Bệnh viện Quận 11, Thành phố Hồ Chí Minh ......................22 2.1.1. Khái quát về quá trình phát triển của Bệnh viện Quận 11 ............................22 2.1.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của Bệnh viện Quận 11......................................22 2.1.3. Cơ cấu tổ chức, nhân sự của Bệnh viện Quận 11 ...........................................23 2.2. Kết quả quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Bệnh viện Quận 11, Thành phố Hồ Chí Minh .....................................................................................................25
2.2.1. Lịch sử hình thành công tác văn thư lưu trữ tại Bệnh viện Quận 11, Thành phố Hồ Chí Minh. .............................................................................................25 2.2.2 Tổ chức bộ phận phụ trách và tham mưu cho lãnh đạo Bệnh viện Quận 11 về công tác văn thư, lưu trữ ....................................................................................26 2.2.3. Tuyển chọn và bố trí nhân sự phụ trách công tác văn thư, lưu trữ tại Bệnh viện Quận 11 ........................................................................................................28 2.2.4. Phổ biến, ban hành các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ tại Bệnh viện Quận 11 .............................................................................30 2.2.5. Về thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ của viên chức, người lao động Bệnh viện Quận 11 ........................................................................................32 2.2.6. Về cơ sở vật chất cho công tác văn thư, lưu trữ tại Bệnh viện Quận 11 ...44 2.2.7. Số hoá công tác văn thư, lưu trữ tại Bệnh viện Quận 11 ...............................45 2.2.8. Kiểm tra, đánh giá khen thưởng, xử lý vi phạm trong công tác văn thư, lưu trữ tại Bệnh viện Quận 11 .....................................................................................47 2.3. Đánh giá thực trạng quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Bệnh viện Quận 11, Thành phố Hồ Chí Minh ....................................................................................47 2.3.1. Kết quả đạt được ..................................................................................................47 2.3.2. Những mặt hạn chế ............................................................................................48 2.3.3. Nguyên nhân của những hạn chế .....................................................................49 Chương 3: Giải pháp và các nguồn lực tổ chức thực hiện đổi mới quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Bệnh viện Quận 11, Thành phố Hồ Chí Minh .................50 3.1. Một số giải pháp nhằm đổi mới, nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Bệnh viện Quận 11, Thành phố Hồ Chí Minh ..............................50 3.1.1. Nâng cao nhận thức về vai trò công tác văn thư, lưu trữ đối với lãnh đạo, nhân viên Bệnh viện Quận 11......................................................................................50 3.2.2. Nâng cao năng lực của đội ngũ nhân viên phụ trách công tác văn thư, lưu trữ tại Bệnh viện Quận 11 .....................................................................................51 3.2.3. Triển khai thực hiện các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ tại Bệnh viện Quận 11 theo đúng quy định ...................................................................................................52
3.2.4. Tổ chức phổ biến, ban hành các văn bản về nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ .....................................................................................................................53 3.2.5. Đảm bảo kinh phí, cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác văn thư, lưu trữ tại Bệnh viện Quận 11 .....................................................................................54 3.2.6. Số hóa công công tác văn thư, lưu trữ..............................................................54 3.2.7. Đẩy mạnh công tác kiểm tra, thi đua khen thưởng và kỷ luật trong công tác văn thư, lưu trữ tại Bệnh viện Quận 11 ................................................................56 3.2. Lộ trình thực hiện ..............................................................................................56 3.2.2. Lộ trình thực hiện sau khi đề án được thông qua ...................................57 KẾT LUẬN...............................................................................................................59 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ...............................................................60 PHỤ LỤC .................................................................................................................62
1 1. Lý do xây dựng đề án Công tác văn thư, lưu trữ (gọi tắt là VTLT) có vai trò quan trọng và không thể thiếu đối với hoạt động của tổ chức. Quản lý VTLT tốt giúp cung cấp thông tin, dữ liệu cho hoạt động quản lý, điều hành; giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, kịp thời, tiết kiệm thời gian, công sức, tài chính cho tổ chức; bảo quản an toàn và khai thác sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ. Ngược lại, quản lý công tác VTLT không tốt sẽ ảnh hưởng đến hoạt động quản lý, điều hành của tổ chức do thiếu thông tin, thông tin không kịp thời, đầy đủ; tốn nhiều thời gian, công sức, tài chính…làm cho hoạt động của tổ chức kém hiệu quả. Xuất phát từ tầm quan trọng của công tác VTLT, trong những năm qua, Đảng và Nhà nước ta đã ban hành và hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về công tác VTLT. Từ đó đưa công tác VTLT dần đi vào nề nếp, thực hiện đúng quy định, phục vụ cho hoạt động quản lý đạt hiệu lực, hiệu quả. Bệnh viện Quận 11 là một đơn vị sự nghiệp công lập hạng II trực thuộc Sở Y tế Thành phố Hồ Chí Minh, hoạt động của bệnh viện luôn nằm trong mối quan hệ với nhiều đơn vị khác nhau, gồm cơ quan cấp trên trực tiếp, cơ quan đơn vị liên quan. Vì vậy, công tác VTLT được bệnh viện đặc biệt quan tâm bằng việc đầu tư phần mềm quản lý văn bản từ năm 2017 và trở thành một trong những bệnh viện đầu tiên trong các bệnh viện quận/huyện trên địa bàn thành phố ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý, điều hành văn bản; bố trí đầy đủ nhân sự phụ trách công tác VTLT; đầu tư trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ công tác VTLT;… Tuy nhiên, công tác VTLT tại Bệnh viện Quận 11 vẫn còn tồn tại một số hạn chế như: thể thức và kỹ thuật trình bày của một số khoa, phòng chưa đúng quy định; việc lập hồ sơ công việc chưa tốt; tài liệu lưu trữ còn phân tán chưa được thu thập đầy đủ, còn nhiều hồ sơ, tài liệu được hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức chất đống, bỏ trong bao tải, thùng carton chưa được xác định, chỉnh lý, sắp xếp; chưa có kho lưu trữ chuyên dụng, Bệnh viện chưa thực hiện số hóa trong công tác văn thư, lưu trữ;… - Xuất phát từ thực trạng quản lý VTLT tại Bệnh viện Quận 11, tác giả chọn đề tài “Đổi mới quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Bệnh viện Quận 11” làm đề án
2 tốt nghiệp thạc sĩ chương trình định hướng ứng dụng nhằm đổi mới và nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý VTLT tại Bệnh viện Quận 11. 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu Nghiên cứu, tìm hiểu về công tác VTLT là chủ đề được các nhà khoa học, các nhà nghiên cứu quan tâm. Trên cơ sở khảo cứu, tổng hợp các công trình nghiên cứu trước, trong phạm vi của đề án, tác giả xin trình bày sơ lược một số công trình nghiên cứu, cụ thể như sau: 2.1. Nhóm sách, giáo trình - Hoàng Lê Minh (2009), Nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, Nxb Văn hoá, thông tin, Hà Nội. - Vương Đình Quyền (2011), Lý luận và phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội. - Lưu Kiếm Thanh (2010), Giáo trình văn phòng và văn thư, lưu trữ trong cơ quan nhà nước, Hà Nội. - PGS.TSKH. Bùi Loan Thùy và CVCC. TS. Phan Đình Nham (2021), NXB Đại học Quốc Gia TP.HCM, Giáo trình Lưu trữ học đại cương nhằm cung cấp các lý thuyết cơ bản, phương pháp và các vấn đề nền tảng quan trọng nhất liên quan đến khoa học lưu trữ, nghiệp vụ lưu trữ, tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ trong mọi thời đại đặc biệt là trong thời đại công nghệ số hiện nay. - Nguyễn Thị Hà, Nguyễn Văn Hậu (2014), Hỏi - Đáp về công tác văn thư, lập hồ sơ và lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội. - Triệu Văn Cường và cộng sự (2016), Giáo trình Văn thư, NXB Lao động. - Chu Thị Hậu [2016]. Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ. NXB Lao động. Những sách, giáo trình trên đã đề cập tới vấn đề lý luận, nghiệp vụ liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ như: Khái niệm công tác văn thư, công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ...; ý nghĩa của công tác văn thư, lưu trữ; quy trình và phương pháp thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân đối với công tác văn thư lưu trữ. 2.2. Nhóm Luận văn thạc sĩ
3 - Lê Minh Nguyệt (2018), Quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân tỉnh Thanh Hoá giai đoạn 2011-2017, Luận văn cao học, Học viện Hành chính Quốc gia. - Ngô Thị Vân Quỳnh (2018), Tổ chức, thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ trong cơ quan, tổ chức Đảng tại tỉnh Bắc Ninh, Luận văn cao học, Học viện Hành chính Quốc gia. - Nguyễn Ngọc Ánh (2020), Công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn huyện Kim Bôi, tỉnh Hoà Bình, Luận văn cao học, Học viện Hành chính Quốc gia. - Tô Thị Đào (2022), Công tác văn thư, lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân quận Dương Kinh, thành phố Hải Phòng, Luận văn cao học, Học viện Hành chính Quốc gia. - Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam. Đổi mới công tác văn thư lưu trữ trong bối cảnh cách mạng công nghiệp 4.0”. Bài báo cáo bàn về những thách thức và cơ hội trong việc áp dụng công nghệ mới vào công tác văn thư lưu trữ. - Quyết định 4367/QĐ-BV ngày 30/10/2020 của Giám đốc Bệnh viện Quận 11 về việc ban hành Quy chế văn thư, lưu trữ tại Bệnh viện Quận 11. - Quyết định 304/QĐ-BV ngày 27 tháng 01 năm 2021 của Giám đốc Bệnh viện Quận 11 ban hành nội quy bảo vệ bí mật nhà nước tại Bệnh viện Quận 11. - Quy trình quản lý văn bản đến, quy trình quản lý văn bản đi, quy trình xử lý công việc trên phần mềm Online Office. Có thể nói, các sách, giáo trình và các công trình nghiên cứu, các văn bản liên quan nêu trên đã đề cập đến những vấn đề cơ bản về lý luận và phương pháp thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ. Tuy nhiên, cho đến nay, chưa có công trình nghiên cứu chuyên sâu nào đề cập đến đổi mới quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Bệnh viện Quận 11, Thành phố Hồ Chí Minh. Đề tài mà tác giả chọn ở đây hoàn toàn không có sự trùng lặp với bất cứ công trình nghiên cứu nào đã có trước đó. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề án - Đối tượng nghiên cứu: Đổi mới Quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Bệnh viện Quận 11, Thành phố Hồ Chí Minh. - Phạm vi nghiên cứu:
4 + Về không gian: Luận văn tập trung nghiên cứu về vấn đề đổi mới quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong phạm vi Bệnh viện Quận 11, Thành phố Hồ Chí Minh. + Về thời gian: Từ năm 2020 đến nay. (Từ Bệnh viện Quận 11 được chính thức được nâng cấp thành Bệnh viện đa khoa hạng II, trực thuộc Sở Y tế Thành phố Hồ Chí Minh). + Về nội dung: Đề án tập trung nghiên cứu về đổi mới quản lý công tác văn thư, lưu trữ. 4. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề án - Mục tiêu nghiên cứu: Đề án nghiên cứu đề xuất những giải pháp nhằm đổi mới, nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại Bệnhh viện Quận 11, Thành phố Hồ Chí Minh. - Nhiệm vụ nghiên cứu: + Nghiên cứu, hệ thống hóa cơ sở lý luận về đổi mới quản lý công tác văn thư, lưu trữ. - Phân tích thực trạng và đánh giá hoạt động quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Bệnh viện Quận 11, Thành phố Hồ Chí Minh. - Đề xuất một số giải pháp và lộ trình thực hiện nhằm đổi mới, nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Bệnh viện Quận 11, Thành phố Hồ Chí Minh. 5. Phương pháp nghiên cứu Trong quá trình nghiên cứu, đề án sử dụng quan điểm của chủ nghĩa Mác- Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh về xây dựng nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa làm cơ sở phương pháp luận. Để giải quyết các vấn đề thực tiễn, tác giả sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: tác giả sử dụng phương pháp này để nghiên cứu các văn bản quy phạm pháp luật quy định về văn thư, lưu trữ và các tài liệu, báo cáo về công tác văn thư, lưu trữ tại Bệnh viện Quận 11 để viết cơ sở lý luận và thực trạng công tác quản lý văn thư, lưu trữ tại Bệnh viện Quận 11.
5 - Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: thông tin được thu thập từ các tài liệu thứ cấp bao gồm các kế hoạch, báo cáo của Bệnh viện Quận 11 về công tác văn thư, lưu trữ làm cơ sở để đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Bệnh viện Quận 11. - Phương pháp phân tích và tổng hợp: dựa trên kết quả nghiên cứu tài liệu, học viên tập trung phân tích thực trạng và tổng hợp đưa ra những nhận xét, đánh giá những mặt đạt được cũng như hạn chế trong quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Bệnh viện Quận 11. - Phương pháp điều tra xã hội học: tác giả thiết kế bảng câu hỏi qua Google Forms nhằm thu thập thông tin về quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Bệnh viện Quận 11 của đội ngũ viên chức, người lao động các khoa, phòng chức năng trong bệnh viện và Lãnh đạo, nhân viên phụ trách văn thư, lưu trữ Phòng Hành chính quản trị nhằm cung cấp thông tin để viết chương II, chương III của đề án. Tổng số mẫu khảo sát là 97 người. 6. Hiệu quả của đề án ứng dụng trong thực tiễn Đề án tập trung nghiên cứu thực trạng và chỉ ra những mặt đạt được, hạn chế trong quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Bệnh viện Quận 11 từ đó giúp cho viên chức, người lao động Bệnh viện nhận thức rõ hơn về vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và có những hành động cụ thể, thiết thực giúp cho hoạt động quản lý công tác văn thư, lưu trữ được hiệu quả hơn. Các văn bản của Bệnh viện được ban hành đúng thể thức và kỹ thuật trình bày Tất cả hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản từ 5 năm trở lên được nộp vào Lưu trữ Bệnh viện. Các tài liệu được số hóa trong quá trình quản lý. Đội ngũ viên chức người lao động làm công tác văn thư, lưu trữ có trình độ chuyên môn được bồi dưỡng nghiệp vụ theo đúng quy định của pháp luật. Bố trí kho lưu trữ đảm bảo diện tích và đảm bảo trang thiết bị phục vụ công tác VTLT.
6 7. Kết cấu của đề án Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục, danh mục tài liệu tham khảo và các phụ lục đính kèm, đề án được chia thành ba chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về đổi mới quản lý công tác văn thư, lưu trữ. Chương 2: Thực trạng quản lý đổi mới công tác văn thư, lưu trữ tại Bệnh viện Quận 11, Thành phố Hồ Chí Minh. Chương 3: Giải pháp và các nguồn lực tổ chức thực hiện đổi mới quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Bệnh viện Quận 11, Thành phố Hồ Chí Minh.
7 CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ ĐỔI MỚI QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI BỆNH VIỆN QUẬN 11 1.1. Cơ sở lý luận về quản lý công tác văn thư, lưu trữ 1.1.1. Một số khái niệm 1.1.1.1. Khái niệm đổi mới Đổi mới trong tiếng Việt nghĩa là sự thay đổi, cải tổ, sáng tạo theo hướng tích cực và tiến bộ, nhằm tạo ra những điều mới mẻ, khác biệt so với trước đây. (Nguyễn Như Ý, Đại từ điển Tiếng Việt, Bộ GD&ĐT- Trung tâm ngôn ngữ văn hóa Việt Nam, NXB Văn hóa-thông tin, 1998, tr.658) Đổi mới là một khái niệm ra đời trong thời kì hiện đại nhưng tư duy, ngôn ngữ nhân loại đã sử dụng để nhận thức cả lịch sử của xã hội loài người từ xa xưa. Nội hàm của khái niệm “đổi mới” nhằm chỉ những hoạt động của con người làm thay đổi cái cũ, cái lạc hậu, lỗi thời bằng cái mới tiến bộ hơn. [4, tr.12]. 1.1.1.2. Khái niệm quản lý Quản lý gắn liền với quá trình kinh tế - xã hội, nên trên thực tế đã nảy sinh nhiều quan điểm khác nhau về quản lý. Những quan niệm này có tính lịch sử ra đời khác nhau và gắn với mỗi tổ chức hoạt động trong một lĩnh vực, thậm chí với mỗi quá trình trong tổ chức. Theo F.W. Taylor, quản lý “là biết chính xác điều bạn muốn người khác làm và sau đó biết được rằng họ đã hoàn thành công việc đó một cách tốt nhất và rẻ nhất”. PGS. TS Võ Kim Sơn [2010], Giáo trình Quản lý học đại cương, NXB Khoa Học và Kỹ Thuật. [tr.13] Theo Henry Fayol định nghĩa quản lý là một tiến trình bao gồm cả các khâu lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra các nỗ lực của mỗi thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác nhau của tổ chức nhằm đạt mục tiêu đã định trước. Theo Mary Parker Folett, quản lý là nghệ thuật đạt mục tiêu thông qua con người.
8 Có tác giả cho rằng quản lý là hoạt động phối hợp các hoạt động chung của một đoàn thể hợp tác. Cũng có tác giả lại cho rằng, quản lý là điều khiển con người và sự vật nhằm đạt mục tiêu đã định trước. Từ những điểm chung của các định nghĩa trên ta có thể đi đến một khái niệm tổng hợp về quản lý như sau: Quản lý là sự tác động có tổ chức, có định hướng của chủ thể lên các khách thể nhằm đạt được mục tiêu định trước. [4, 13] 1.1.1.3. Khái niệm công tác văn thư “Công tác văn thư là toàn bộ công việc đảm bảo nhiệm vụ thông tin quản lý bằng văn bản, liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản; tổ chức quản lý, xử lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu; thực hiện nhiệm vụ tham mưu, tổng hợp cho lãnh đạo của cơ quan, tổ chức. Công tác lưu trữ là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức”. Tạp chí khoa học số 29 (12-2017) Theo Điều 1 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư: “công tác văn thư là hoạt động bao gồm các công việc như soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư”. Từ các cách giải thích trên, nhưng có thể hiểu công tác văn thư bao gồm hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ bao gồm các công việc như: soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý văn bản đi và văn bản đến; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. 1.1.1.4. Khái niệm công tác lưu trữ Theo khoản 1 Điều 2 Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011, tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác
9 định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ. Hoạt động lưu trữ được coi là các hoạt động nghiệp vụ. Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của nhà nước (xã hội), bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Có thể hiểu công tác lưu trữ bao gồm hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ. 1.1.1.5. Khái niệm đổi mới quản lý công tác văn thư, lưu trữ Từ các khái niệm trên, đổi mới quản lý công tác văn thư, lưu trữ có thể được hiểu là việc thay đổi tư duy, phương pháp quản lý và áp dụng các biện pháp quản lý tổ chức triển khai các hoạt động nghiệp vụ đúng quy định và nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ, cung cấp kịp thời và bảo quản an toàn thông tin phục vụ điều hành và xử lý công việc tại cơ quan, tổ chức. Đổi mới quản lý công tác văn thư, lưu trữ: Trong bối cảnh hiện đại hóa và hội nhập quốc tế, công tác văn thư, lưu trữ tại Việt Nam đang đứng trước những thách thức lớn, đòi hỏi phải có sự đổi mới mạnh mẽ. Đổi mới quản lý công tác văn thư, lưu trữ không chỉ là nhu cầu cấp thiết mà còn là xu hướng tất yếu để nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức trong việc bảo quản và khai thác tài liệu. Trước tiên, cần phải nhận thức rõ vai trò của công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình quản lý nhà nước và hoạt động của các tổ chức. Văn thư, lưu trữ giữ vai trò quan trọng trong việc bảo đảm tính minh bạch, trách nhiệm giải trình và cung cấp thông tin kịp thời cho các quyết định quản lý. Do đó, việc cải tiến quy trình quản lý văn thư, lưu trữ sẽ góp phần nâng cao chất lượng phục vụ của các cơ quan công quyền và tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp hơn. Bên cạnh đó, công tác đào tạo và nâng cao năng lực cho đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ cũng cần được chú trọng. Những người làm công tác này không chỉ cần kiến thức chuyên môn vững vàng mà còn phải có khả năng sử dụng công nghệ thông tin thành thạo. Các chương trình đào tạo cần được thiết kế phù hợp với thực tiễn và xu hướng phát triển của công nghệ, giúp cán bộ nắm bắt và làm chủ các kỹ năng cần thiết. Ngoài ra, cần có những chính sách và quy định rõ ràng để hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ. Việc xây dựng các tiêu chuẩn, quy trình và hướng dẫn cụ thể sẽ giúp
10 các cơ quan, tổ chức thực hiện công tác này một cách đồng bộ và hiệu quả. Các quy định về bảo mật thông tin, thời gian lưu trữ và tiêu hủy tài liệu cũng cần được cập nhật để phù hợp với thực tiễn. Đổi mới quản lý công tác văn thư, lưu trữ trên môi trường số: Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, việc đổi mới quản lý công tác văn thư, lưu trữ trên môi trường số hóa trở thành một yêu cầu cấp thiết. Số hóa tài liệu không chỉ giúp tiết kiệm không gian lưu trữ mà còn làm tăng hiệu quả truy xuất và chia sẻ thông tin. Việc áp dụng các hệ thống quản lý tài liệu điện tử (EDMS) cho phép các cơ quan, tổ chức dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm và bảo mật thông tin hơn so với phương pháp truyền thống. Đổi mới này cũng đòi hỏi sự thay đổi trong quy trình làm việc, các quy trình tiếp nhận, xử lý và lưu trữ tài liệu cần được tự động hóa để giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian. Hệ thống có thể hỗ trợ quản lý vòng đời tài liệu, từ khi tạo ra, lưu trữ cho đến khi tiêu hủy, đảm bảo tuân thủ các quy định về bảo mật và thời gian lưu trữ. Bên cạnh việc áp dụng công nghệ, nâng cao năng lực cán bộ là yếu tố quan trọng không kém. Đội ngũ nhân viên cần được đào tạo để sử dụng thành thạo các công cụ số hóa, từ đó tối ưu hóa quy trình quản lý tài liệu. Các chương trình đào tạo cũng cần được cập nhật thường xuyên để theo kịp với sự phát triển của công nghệ. 1.1.2. Ý nghĩa của đổi mới quản lý công tác văn thư, lưu trữ Đổi mới Quản lý công tác văn thư, lưu trữ có vai trò, ý nghĩa quan trọng đối với hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Cụ thể như sau: Thứ nhất, góp phần đảm bảo thông tin cho hoạt động lãnh đạo, điều hành và thực hiện công việc của tổ chức Thông tin được thể hiện dưới các hình thức khác nhau như: lời nói (âm thanh), chữ viết (văn bản), hình ảnh… Hoạt động của mọi cơ quan, tổ chức đa phần các thông tin được thể hiện ở hình thức chủ yếu là văn bản. Tất cả các hoạt động đều được triển khai, thông tin và trao đổi qua văn bản. Vì thế, đổi mới để quản lý VTLT tốt sẽ giúp cho hoạt động quản lý, điều hành, thực hiện công việc được thực hiện hiệu quả, đảm bảo thông tin thông suốt, kịp thời, nhanh chóng, chính xác và ngược lại quản lý không tốt sẽ dẫn đến thiếu thông tin, hoạt động kém hiệu quả.
11 Thứ hai, giúp tổ chức thông tin một cách có hệ thống để dễ dàng tìm kiếm, truy xuất và sử dụng khi cần thiết Hiện nay vẫn còn một số cơ quan, đơn vị chưa chú trọng đến quản lý công tác VTLT, chưa ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản, chưa thực hiện lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan theo quy định dẫn tới khi cần thông tin thì mất thời gian cho việc tìm kiếm hoặc tìm kiếm nhưng không có. Do đó, khi tổ chức quản lý công tác VTLT tốt sẽ giúp việc tìm kiếm, truy xuất và sử dụng thông tin một cách dễ dàng, nhanh chóng và đầy đủ. Thứ ba, giúp bảo quản an toàn thông tin Hoạt động của tổ chức lưu giữ nhiều thông tin liên quan đến hoạt động tổ chức và cá nhân trong tổ chức. Do đó, tổ chức quản lý công tác VTLT tốt sẽ giúp bảo mật thông tin, đảm bảo chỉ người có trách nhiệm, người có liên quan mới được nắm nội dung thông tin. Thứ tư, giúp cho tổ chức sắp xếp và tối ưu hoá không gian lưu trữ, bảo đảm rằng không gian được sử dụng một cách hiệu quả và khoa học nhất. Điều này còn góp phần cho việc giảm thiểu được các chi phí lưu trữ và chi phí quản lý, bảo quản và duy trì hệ thống lưu trữ, đặc biệt trong bối cảnh chuyển đổi số ngày càng phát triển mạnh mẽ như hiện nay. 1.1.3. Nguyên tắc đổi mới quản lý công tác văn thư, lưu trữ Nguyên tắc là hệ thống những tư tưởng, quan điểm tồn tại xuyên suốt trong một hoặc toàn bộ giai đoạn nhất định và bằng cách thức, sự ràng buộc nào đó sẽ khiến mỗi cá nhân hay tổ chức phải tuân theo. Để quản lý công tác VTLT cần phải tuân thủ những nguyên tắc cơ bản sau đây: Thứ nhất, tuân thủ pháp luật Đây là nguyên tắc cơ bản nhất trong quản lý công tác VTLT, mọi cơ quan, tổ chức phải đảm bảo tuân thủ pháp luật, trong khuôn khổ pháp luật quy định, không được làm trái với quy định của pháp luật nhằm tránh rủi ro về mặt pháp lý. Thứ hai, nguyên tắc thống nhất