Khoá luận tốt nghiệp: Chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp tại Công ty Cổ phần In Nguyễn Văn Thảnh Vĩnh Long

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:98

Thêm vào BST

Báo xấu

7
lượt xem 6
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài "Chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp tại Công ty Cổ phần In Nguyễn Văn Thảnh Vĩnh Long" nhằm phản ánh thực trạng chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp tại Công ty Cổ phần In Nguyễn Văn Thảnh Vĩnh Long; đồng thời nêu lên một số kiến nghị nhằm hoàn thiện chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp tại Công ty Cổ phần In Nguyễn Văn Thảnh Vĩnh Long.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Khoá luận tốt nghiệp: Chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp tại Công ty Cổ phần In Nguyễn Văn Thảnh Vĩnh Long

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC CỬU LONG KHOA TÀI CHÍNH - KẾ TOÁN KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: CHU TRÌNH MUA, NHẬP KHO NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ THANH TOÁN CHO NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN IN NGUYỄN VĂN THẢNH VĨNH LONG GVHD: ThS. ĐẶNG THỊ DIỆU HUYỀN SVTH: NGUYỄN THỊ THANH TUYỀN LỚP: KẾ TOÁN – K18 MSSV: 1811044033 Vĩnh Long, năm 2021 i
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC CỬU LONG KHOA TÀI CHÍNH - KẾ TOÁN KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: CHU TRÌNH MUA, NHẬP KHO NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ THANH TOÁN CHO NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN IN NGUYỄN VĂN THẢNH VĨNH LONG GVHD: ThS. ĐẶNG THỊ DIỆU HUYỀN SVTH: NGUYỄN THỊ THANH TUYỀN LỚP: KẾ TOÁN – K18 MSSV: 1811044033 Vĩnh Long, năm 2021 i
NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN  ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... Vĩnh Long, ngày … tháng … năm 2021 Giáo viên hướng dẫn (Ký, ghi rõ họ tên) ii
NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP  ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... ...................................................................................................................................... Vĩnh Long, ngày … tháng … năm 2021 Xác nhận của đơn vị (Ký tên và đóng dấu) iii
LỜI CẢM ƠN  Trải qua thời gian học tập tại Trường Đại học Cửu Long và thực tập tốt nghiệp tại Công ty Cổ phần In Nguyễn Văn Thảnh Vĩnh Long em đã nhận được sự giảng, truyền đạt kinh nghiệm quý báu của các thầy cô cùng sự chỉ bảo, giúp đỡ tận tình của cô chú anh chị tại Công ty đã tạo điều kiện giúp em mở rộng kiến thức, đưa những ý kiến ở trường vào thực tế tại Công ty và giúp đỡ em hoàn thành bài báo cáo thực tập tốt nghiệp. Em xin gửi đến Ban Giám Hiệu Trường Đại học Cửu Long và Quý Thầy Cô Khoa Tài chính - Kế Toán lòng biết ơn chân thành, đã hết lòng hướng dẫn em trong suốt quá trình thực tập tốt nghiệp và hoàn thành tốt được bài báo cáo thực hành nghề nghiệp của mình. Em xin chân thành cảm ơn Ban Giám Đốc và anh chị phòng kế toán trong Công ty Cổ phần In Nguyễn Văn Thảnh Vĩnh Long đã cung cấp số liệu cần thiết và hướng dẫn tận tình cho em trong suốt thời gian thực tập tốt nghiệp tại Công ty, giúp em hoàn thành tốt bài báo cáo. Sau cùng, em xin kính chúc Quý Thầy Cô Trường Đại học Cửu Long, các cô chú anh chị trong Công ty luôn dồi dào sức khỏe, luôn hoàn thành tốt công tác của mình và thành công trong cuộc sống, chúc Công ty ngày càng thịnh vượng. Em xin chân thành cảm ơn! Vĩnh Long, ngày ........ tháng ...... năm 2021 Sinh viên thực hiện Nguyễn Thị Thanh Tuyền iv
DANH SÁCH TỪ VIẾT TẮT SỬ DỤNG  BHXH: Bảo hiển xã hội BTC: Bộ tài chính DN: Doanh nghiệp GT: Giá thành GTGT: Giá trị gia tăng NH BIDV CN VL: Ngân hàng BIDV chi nhánh Vĩnh Long NVKTTCPS: Ngiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh NVL: Nguyên vật liệu QĐ: Quy định SG: Sài gòn SXKD: Sản xuất kinh doanh TK: Tài khoản TM: Thương mại TNHH: Trách nhiệm hữu hạng TS CB.CNLĐ: Tổng số cán bộ công nhân lao động TSCĐ: Tài sản cố định VAT: Thế giá trị gia tăng v
DANH SÁCH BẢNG SỬ DỤNG  Bảng 2.1: Bảng tình hình hoạt động kinh doanh những năm gần đây giai đoạn năm 2018 - 2020 ............................................................................................. 41 Bảng 2.2: Bảng báo giá tiêu biểu tại công ty............................................................ 53 Bảng 2.3: Đơn đặt hàng tiêu biểu tại công ty ........................................................... 54 vi
DANH SÁCH HÌNH SỬ DỤNG  Hình 1.1: Lưu đồ các ký hiệu của lưu đố chứng từ .................................................. 18 Hình 1.2: Lưu đồ mua nhập kho nguên vật liệu ....................................................... 19 Hình 1.3: Lưu đồ xử lý chấp thuận hóa đơn, theo dõi công nợ ................................ 21 Hình 1.4: Lưu đồ thanh toán cho nhà cung cấp ........................................................ 22 Hình 1.5: Sơ đồ hoạch toán kế toán NVL ................................................................ 24 Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty ............................................................. 32 Hình 2.2: Quy trình công nghệ in Offset .................................................................. 36 Hình 2.3: Bộ máy kế toán ......................................................................................... 37 Hình 2.4: Ghi sổ kế toán công ty .............................................................................. 39 Hình 2.5: Lưu đồ mua NVL ..................................................................................... 52 Hình 2.6: Lưu đồ nhập kho NVL ............................................................................. 56 Hình 2.7: Lưu đồ thanh toán cho nhà cung cấp ........................................................ 61 vii
MỤC LỤC  Phần MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1 1. SỰ CẦN THIẾT CỦA ĐỀ TÀI ........................................................................... 1 2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU ................................................................................. 1 3. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ....................................................................... 2 3.1 Phương pháp thu thập số liệu ........................................................................... 2 3.2 Phương pháp xử lý số liệu ................................................................................ 2 4. PHẠM VI NGHIÊN CỨU ................................................................................... 3 4.1 Không gian ....................................................................................................... 3 4.2 Thời gian .......................................................................................................... 3 5. KẾT CẤU CỦA ĐỀ TÀI ...................................................................................... 3 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHU TRÌNH MUA, NHẬP KHO NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ THANH TOÁN CHO NHÀ CUNG CẤP ................ 4 1.1 KHÁI QUÁT VỀ CHU TRÌNH MUA, NHẬP KHO NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ THANH TOÁN CHO NHÀ CUNG CẤP ................................................. 4 1.1.1 Đặc điểm ....................................................................................................... 4 1.1.2 Mục tiêu ........................................................................................................ 4 1.1.3 Trình tự các bước trong chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp ................................................................................... 5 1.1.3.1 Xử lý các đơn đặt hàng ........................................................................ 5 1.1.3.2 Nhận hàng hóa hay dịch vụ ................................................................. 5 1.1.3.3 Ghi nhận các khoản nợ người bán ...................................................... 5 1.1.3.4 Xử lý và ghi số các khoản thanh toán cho người bán ......................... 5 1.1.4 Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu ........................................ 6 1.2 HỆ THỐNG TÀI KHOẢN SỬ DỤNG ............................................................. 8 1.2.1 Tài khoản tiền mặt tại quỹ - 111 ................................................................... 8 1.2.2 Tài khoản tiền gửi ngân hàng – 112 .............................................................. 9 1.2.3 Tài khoản thuế giá trị gia tăng được khấu trừ - 133 ...................................... 9 1.2.4 Tài khoản hàng mua đang đi trên đường - 151 ........................................... 10 1.2.5 Tài khoản nguyên vật liệu – 152 ................................................................. 10 viii
1.2.6 Tài khoản phải trả cho người bán - 331 ...................................................... 11 1.3 HỆ THỐNG CHỨNG TỪ PHÁT SINH CÓ LIÊN QUAN ĐẾN CHU TRÌNH MUA, NHẬP KHO NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ THANH TOÁN CHO NHÀ CUNG CẤP ....................................................................................................... 12 1.3.1 Các loại chứng từ phát sinh liên quan đến chung trình mua, nhập kho nguyên vật liệu ............................................................................................ 12 1.3.1.1 Phiếu yêu cầu mua hàng .................................................................... 12 1.3.1.2 Bảng báo giá ...................................................................................... 12 1.3.1.3 Đơn đặt hàng ..................................................................................... 13 1.3.1.4 Biên bản kiểm nghiệm........................................................................ 14 1.3.1.5 Biên bản giao nhận hàng ................................................................... 14 1.3.1.6 Phiếu nhập kho .................................................................................. 15 1.3.1.7 Phiếu giao hàng ................................................................................. 15 1.3.1.8 Hóa đơn bán hàng hoặc Hóa đơn GTGT .......................................... 16 1.3.2 Các loại chứng từ phát sinh liên quan đến hoạt động thanh toán cho nhà cung cấp ....................................................................................................... 16 1.3.2.1 Giấy đề nghị thanh toán .................................................................... 16 1.3.2.2 Ủy nhiệm chi ...................................................................................... 17 1.3.2.3 Phiếu chi ............................................................................................ 17 1.4 QUÁ TRÌNH LẬP VÀ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ TRONG CHU TRÌNH............................................................................................................... 18 1.4.1. Lưu đồ mua, nhập kho nguyên vật liệu ...................................................... 19 1.4.2 Lưu đồ thanh toán cho nhà cung cấp .......................................................... 22 1.5 QUY TRÌNH GHI CHÉP VÀ PHẢN ÁNH NGHIỆP VỤ ........................... 23 1.5.1 Sơ đồ hạch toán ........................................................................................... 23 1.5.2 Công việc của kế toán ................................................................................. 24 1.6 CÁC LOẠI SỔ KẾ TOÁN SỬ DỤNG ........................................................... 26 1.6.1 Sổ chi tiết ..................................................................................................... 26 1.6.2 Sổ tổng hợp ................................................................................................. 26 1.7 BÁO CÁO KẾ TOÁN ...................................................................................... 27 Kết luận Chương 1 ................................................................................................. 27 ix
Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN CHU TRÌNH MUA, NHẬP KHO NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ THANH TOÁN CHO NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN IN NGUYỄN VĂN THẢNH VĨNH LONG ................................................................................................... 28 2.1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN IN NGUYỄN VĂN THẢNH VĨNH LONG ..................................................................................... 28 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty ............................................. 28 2.1.1.1 Tên Công ty, địa chỉ, tư cách pháp nhân ........................................... 28 2.1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty ............................... 29 2.1.1.3 Lĩnh vực kinh doanh và sản phẩm chính ........................................... 31 2.1.2 Cơ cấu tổ chức, chức năng và nhiệm vụ của Công ty ................................. 32 2.1.2.1 Cơ cấu tổ chức .................................................................................. 32 2.1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ ..................................................................... 32 2.1.3 Tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh.......................................................... 34 2.1.3.1 Tổ chức sản xuất ................................................................................ 34 2.1.3.2 Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh ........................................................... 34 2.1.3.3 Quy trình công nghệ .......................................................................... 35 2.1.4 Tổ chức công tác kế toán ............................................................................ 37 2.1.4.1 Bộ máy kế toán .................................................................................. 37 2.1.4.2 Chức năng và nhiệm vụ ..................................................................... 37 2.1.4.3 Chế độ và phương pháp kế toán áp dụng tại Công ty ....................... 38 2.1.4.4 Hình thức kế toán .............................................................................. 39 2.1.4.5 Ứng dụng tin học trong công tác kế toán .......................................... 40 2.1.5 Tình hình kinh doanh những năm gần đây giai đoạn năm 2018 - 2020 ..... 41 2.1.6 Thuận lợi, khó khăn và phương hướng phát triển ....................................... 45 2.1.6.1 Thuận lợi ............................................................................................ 45 2.1.6.2 Khó khăn ............................................................................................ 45 2.1.6.3 Phương hướng phát triển .................................................................. 45 2.2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CHU TRÌNH MUA, NHẬP KHO NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ THANH TOÁN CHO NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN IN NGUYỄN VĂN THẢNH VĨNH LONG ................................. 46 2.2.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty .......................................................... 46 x
2.2.2 Trình tự các bước trong chu trình mua, nhập kho và thanh toán cho nhà cung cấp ....................................................................................................... 46 2.2.2.1 Phiếu yêu cầu mua hàng .................................................................... 46 2.2.2.2 Bảng báo giá ...................................................................................... 46 2.2.2.3 Đơn đặt hàng ..................................................................................... 46 2.2.2.4 Biên bản kiểm nghiệm........................................................................ 47 2.2.2.5 Biên bản giao nhận hàng ................................................................... 47 2.2.2.6 Phiếu nhập kho .................................................................................. 47 2.2.2.7 Phiếu giao hàng ................................................................................. 47 2.2.2.8 Hóa đơn bán hàng hoặc Hóa đơn GTGT .......................................... 47 2.2.2.9 Báo nợ (Giấy đề nghị xác nhận công nợ) .......................................... 47 2.2.2.10 Phiếu chi .......................................................................................... 48 2.2.2.11 Thanh toán cho nhà cung cấp ......................................................... 48 2.2.3 Hệ thống chứng từ thực tế phát sinh liên quan ........................................... 49 2.2.3.1 Phiếu yêu cầu mua hàng .................................................................... 49 2.2.3.2 Bảng báo giá ...................................................................................... 49 2.2.3.3 Đơn đặt hàng ..................................................................................... 49 2.2.3.4 Phiếu kiểm nghiệm............................................................................. 49 2.2.3.5 Phiếu gửi hàng ................................................................................... 49 2.2.3.6 Phiếu nhập kho .................................................................................. 49 2.2.3.7 Hóa đơn giá trị gia tăng .................................................................... 49 2.2.3.8 Phiếu Chi ........................................................................................... 50 2.2.3.9 Ủy nhiệm chi (lệnh chi) ..................................................................... 50 2.2.4 Hệ thống tài khoản sử dụng tại công ty....................................................... 50 2.2.5 Chu trình lập và luân chuyển chứng từ khi mua nguyên vật liệu ............... 51 2.2.5.1 Chứng từ và trình tự luận chuyển chứng từ ...................................... 51 2.2.5.2 Lưu đồ trong chu trình....................................................................... 52 2.2.5.3 Một số nghiệp vụ thực tế.................................................................... 53 2.2.6 Chu trình lập và luân chuyển chứng từ khi nhập kho nguyên vật liệu ....... 55 2.2.6.1 Chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ ...................................... 55 2.2.6.2 Tài khoản sử dụng ............................................................................. 55 2.2.6.3 Lưu đồ trong chu trình ...................................................................... 55 xi
2.2.6.4 Một số nghiệp vụ thực tế.................................................................... 56 2.2.6.5 Sổ sách (Phụ lục 6) ............................................................................ 59 2.2.7 Chu trình lập và luân chuyển chứng từ khi thanh toán nhà cung cấp ........ 59 2.2.7.1 Chứng từ và trình tự luận chuyển chứng từ ...................................... 59 2.2.7.2 Tài khoản sử dụng ............................................................................. 60 2.2.7.3 Lưu đồ trong chu trình....................................................................... 60 2.2.7.4 Một số nghiệp vụ thực tế.................................................................... 62 2.2.7.5 Sổ sách (Phụ lục 7) ............................................................................ 63 Kết luận Chương 2 ................................................................................................. 63 Chương 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ KẾ TOÁN CHU TRÌNH MUA, NHẬP KHO NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ THANH TOÁN CHO NHÀ CUNG CẤP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN IN NGUYỄN VĂN THẢNH VĨNH LONG ........................................... 64 3.1 CƠ SỞ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP ....................................................................... 64 3.1.1 Cơ sở đề xuất giải pháp về tình hình hoạt động của Công ty ..................... 64 3.1.2 Cơ sở đề xuất giải pháp kế toán chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp ....................................................................... 65 3.1.3 Cơ sở đề xuất giải pháp về công tác kế toán tại công ty ............................. 66 3.1.3.1 Kế toán quản trị ................................................................................. 69 3.1.3.2 Kiểm toán nội bộ ............................................................................... 69 3.2 GIẢI PHÁP ....................................................................................................... 70 3.2.1 Giải pháp về tình hình hoạt động của công ty............................................. 70 3.2.2 Giải pháp về chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp ................................................................................................ 71 3.2.3 Giải pháp về công tác kế toán tại công ty ................................................... 72 Kết luận Chương 3 ................................................................................................. 73 Phần KẾT LUẬN - KIẾN NGHỊ .......................................................................... 74 1. KẾT LUẬN ......................................................................................................... 74 2. KIẾN NGHỊ ........................................................................................................ 75 PHỤ LỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO xii
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đặng Thị Diệu Huyền Phần MỞ ĐẦU 1. SỰ CẦN THIẾT CỦA ĐỀ TÀI Trong giai đoạn nền kinh tế đang phát triển và đi vào hội nhập như hiện nay thì môi trường cạnh tranh ngày càng gay gắt. Vì vậy muốn chiếm được ưu thế trên thị trường đòi hỏi các doanh nghiệp không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm. Một trong những nhân tố ảnh hưởng mặc thiết tính chất lượng sản phẩm chính là nguyên vật liệu và phục vụ cho quá trình sản xuất. Việc quản lý nguyên vật liệu mua và nhập kho có ý nghĩa quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp sản xuất nào. Nó không những giúp cung cấp kịp thời nguyên vật liệu để phục vụ cho sản xuất mà còn giúp cho doanh nghiệp sử dụng hiệu quả đảm bảo chất lượng cho sản phẩm đầu ra, tiết kiệm chi phí sản xuất tạo điều kiện thuận lợi cho việc cạnh tranh với các sản phẩm tương tự trên thị trường. Bên cạnh việc quản lý quyền lợi nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm tăng tính cạnh tranh để tăng tăng lợi nhuận thì việc thanh toán cho nhà cung cấp cũng là một trong những hoạt động ảnh hưởng lớn đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vì nếu quản lý tốt công tác này các khoản phải trả người bán sẽ được đảm bảo thanh toán đúng hạn, mang lại uy tín đối với nhà cung cấp ổn định nguồn cung ứng nguyên vật liệu trong sản xuất đồng thời tối đa hóa được nguồn vốn từ khoản phải trả nhà cung cấp. Là sinh viên trường Đại Học Cửu Long, sau một thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần In Nguyễn Văn Thảnh Vĩnh Long, nhận thấy tầm quan trọng đó và được sự hướng dẫn của cô Đặng Thị Diệu Huyền, em đã đi sâu nghiên cứu đề tài: “Chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp tại Công ty Cổ phần In Nguyễn Văn Thảnh Vĩnh Long” làm đề tài cho bài khóa luận tốt nghiệp của mình. 2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU - Mục tiêu chung: Phản ánh thực trạng chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp tại Công ty Cổ phần In Nguyễn Văn Thảnh Vĩnh Long; đồng thời nêu lên một số kiến nghị nhằm hoàn thiện chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp tại Công ty Cổ phần In Nguyễn Văn Thảnh Vĩnh Long. SVTH: Nguyễn Thị Thanh Tuyền Trang 1
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đặng Thị Diệu Huyền - Mục tiêu cụ thể: + Phản ánh thực trạng chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp. + Qua đó rút ra được những ưu khuyết điểm của chu trình tại công ty và đưa ra các biện pháp nhằm hoàn thiện hơn việc thực hiện các chỉ tiêu đã đưa ra. + Nêu ra một số giải pháp và một số kiến nghị nhằm hoàn thiện chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp tại Công ty Cổ phần In Nguyễn Văn Thảnh Vĩnh Long. 3. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 3.1 Phương pháp thu thập số liệu - Thu thập các số liệu thứ cấp lấy từ các sổ sách kế toán, chứng từ, hóa đơn, báo cáo tài chính,... của Công ty Cổ phần In Nguyễn Văn Thảnh Vĩnh Long. - Trực tiếp gặp gỡ các cô chú anh chị ở phòng kế toán, phòng kinh doanh để thu nhập các chứng từ có liên quan. - Tham khảo các tài liệu liên quan. 3.2 Phương pháp xử lý số liệu - Các công cụ thống kê kế toán. - Từ các số liệu thu thập các số liệu và chứng từ kế toán liên quan của công ty. - Các dữ liệu thu thập tháng 12 năm 2020. - Phương pháp so sánh tuyệt đối: Dựa trên hiệu số của hai chỉ tiêu so sánh là chỉ tiêu kỳ phân tích và chỉ tiêu cơ sở. Công thức tính: Trong đó: ∆A: là phần chênh lệch tăng giảm giữa kỳ hiện hành so với kỳ gốc A1: là giá trị hiện hành A0: là giá trị kỳ gốc - Phương pháp so sánh số tương đối: Là tỷ lệ (%) của chỉ tiêu kỳ phân tích so với chỉ tiêu gốc đề thực hiện mức độ hoàn thành hoặc tỷ lệ của số chênh lệch tuyệt đối với chỉ tiêu gốc để nói lên tốc độ tăng trưởng. ∆A %A = X 100(%) Công thức tính : A0 SVTH: Nguyễn Thị Thanh Tuyền Trang 2
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đặng Thị Diệu Huyền 4. PHẠM VI NGHIÊN CỨU 4.1 Không gian Đề tài nghiên cứu thực hiện và hoàn thành tại Công ty Cổ phần In Nguyễn Văn Thảnh Vĩnh Long. 4.2 Thời gian Số liệu sử dụng trong đề tài là số liệu thứ cấp được thu thập từ Công ty Cổ phần In Nguyễn Văn Thảnh Vĩnh Long trong năm 2020 và bảng báo cáo tài chính của Công ty trong giai đoạn 2018-2020. 5. KẾT CẤU CỦA ĐỀ TÀI Ngoài phần mở đầu và kết luận-kiến nghị, đề tài gồm có 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp. Chương 2: Thực trạng kế toán chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp tại Công ty Cổ phần In Nguyễn Văn Thảnh Vĩnh Long. Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý kế toán chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp tại Công ty Cổ phần In Nguyễn Văn Thảnh Vĩnh Long. SVTH: Nguyễn Thị Thanh Tuyền Trang 3
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đặng Thị Diệu Huyền Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHU TRÌNH MUA, NHẬP KHO NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ THANH TOÁN CHO NHÀ CUNG CẤP Chương 1 nhằm giới thiệu lý thuyết tổng quan về chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp. Sẽ đi sâu tìm hiểu về các khái niệm, chứng từ và kết cấu của tài khoản, sổ sách kế toán sử dụng...thông qua các sơ đồ, bảng biểu của chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp. 1.1 KHÁI QUÁT VỀ CHU TRÌNH MUA, NHẬP KHO NGUYÊN VẬT LIỆU VÀ THANH TOÁN CHO NHÀ CUNG CẤP 1.1.1 Đặc điểm Chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp là một chuỗi các hoạt động hay sự kiện liên quan đến việc mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp bao gồm các hoạt động kế toán xử lý như tổ chức chứng từ, báo cáo và các lưu trữ thông tin trên sổ sách hoặc trong các tập tin có liên quan để trình trình bày chi tiết về cách tổ chức dữ liệu gần lưu trữ. Các hoạt động này cần được kiểm soát chặt chẽ vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến tính kịp thời trong sản xuất kinh doanh cũng như chi phí, giá thành và khả năng thanh toán của doanh nghiệp. Chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp rất cần thiết trong mỗi chu trình kinh doanh của doanh nghiệp. Vì nó bao gồm các quyết định và quá trình cần thiết để có nguyên vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và thường được bắt đầu bằng sự khởi xướng của một đơn đặt hàng của người có trách nhiệm cần vật tư, hàng hóa và kết thúc bằng việc thanh toán cho nhà cung cấp vật tư, hàng hóa đã nhận được. 1.1.2 Mục tiêu Chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp thực hiện nhằn đạt được các mục tiêu: - Dự toán chu trình mua nguyên vật liệu và dòng tiền. - Theo dõi việc mua hàng và dịch vụ từ nhà cùng cấp. - Theo dõi số tiền phải trả người bán. - Theo dõi các mẫu tin liên quan đến nhà cung cấp. SVTH: Nguyễn Thị Thanh Tuyền Trang 4
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đặng Thị Diệu Huyền - Quản lý nguyên vật liệu tồn kho. - Thanh toán phù hợp và đúng thời điểm cho nhà cung cấp. 1.1.3 Trình tự các bước trong chu trình mua, nhập kho nguyên vật liệu và thanh toán cho nhà cung cấp 1.1.3.1 Xử lý các đơn đặt hàng Sau khi nhận được yêu cầu mua hàng từ các bộ phận có liên quan trong doanh nghiệp, bộ phận mua hàng lựa chọn hoặc tìm kiếm nhà cung cấp nhằm đề ra yêu cầu cơ bản: Giá cả, chất lượng hàng mua và sự tin cậy trong bán hàng, giao hàng. Sau khi lựa chọn nhà cung cấp, bộ phận mua hàng đàm phán và lập đơn đặt hàng gửi cho nhà cung cấp đã lựa chọn để xác định các yêu cầu về hàng mua cũng như yêu cầu liên quan tới việc giao hàng. Một bản sao của đơn đặt hàng chuyển cho các bộ phận nhận hàng để làm cơ sở kiểm tra khi nhận hàng. 1.1.3.2 Nhận hàng hóa hay dịch vụ Khi nhận hàng hóa, bộ phận nhận hàng có nhiệm vụ kiểm tra số lượng, chất lượng hàng, đối chiếu với giấy gửi hàng của nhà cung cấp và đối chiếu với đơn đặt hàng sau đó lập biên bản giao nhận hàng. Bản sao của biên bản giao nhận hàng được chuyển đến bộ phận có liên quan (bộ phận mua hàng và phòng kế toán) theo quy định. Sau khi kiểm nhận, bộ phận nhận hàng lập phiếu nhập kho báo cáo về hàng nhận và hàng được làm thủ tục nhập kho. Lúc này, thủ kho ký vào phiếu nhập kho và trách nhiệm quản lý hàng được chuyển giao cho bộ phận kho hàng. 1.1.3.3 Ghi nhận các khoản nợ người bán Khi nhận được hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp, kế toán kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ và tính toán trên hóa đơn mua hàng. Sau đó, tiến hành đối chiếu các thông tin liên quan như: Tên hàng, số lượng, quy cách, mẫu mã, đơn giá,... Trên hóa đơn báo cáo với các chứng từ gốc có liên quan như: Biên bản nhận hàng, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho. Hóa đơn và phiếu nhập kho là cơ sở để ghi tăng hàng hóa, dịch vụ mua vào còn hóa đơn thì dùng để ghi vào tài khoản phải trả người bán (nếu chưa thanh toán). 1.1.3.4 Xử lý và ghi số các khoản thanh toán cho người bán Đối với hầu hết các đơn vị, các biên lai do kế toán thanh toán lưu giữ cho đến khi thanh toán. Thanh toán thường được thực hiện bằng ủy nhiệm chi hoặc phiếu SVTH: Nguyễn Thị Thanh Tuyền Trang 5
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đặng Thị Diệu Huyền chi làm thành nhiều bản, một bản gốc gửi cho người được thanh toán, một bản sau được lưu lại trong hồ sơ theo nhà cung cấp được thanh toán. Người ký duyệt chứng từ phải kiểm tra các chứng từ như: Hóa đơn, biên bản nhận hàng và đơn đặt hàng. Những chứng từ sau khi đã được sử dụng để thanh toán thì cần được đánh dấu “đã thanh toán” để đảm bảo các chứng từ dùng để ghi sổ nghiệp vụ thanh toán cho người bán. 1.1.4 Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu Để thuận tiện theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng danh điểm nguyên vật liệu cũng như quá trình hạch toán chi tiết và phục vụ tốt cho quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị mình. Doanh nghiệp thường lựa chọn một trong 3 phương pháp sau: + Phương pháp ghi thẻ song song Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập - xuất - tồn nguyên vật liệu về mặt số lượng. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho. Thẻ được mở cho từng danh điểm nguyên vật liệu. Cuối tháng thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập, xuất, tính ra số tồn kho về mặt lượng theo từng danh điểm nguyên vật liệu. Tại phòng kế toán: Kế toán nguyên vật liệu sử dụng thẻ hay sổ chi tiết nguyên vật liệu. Sổ chi tiết nguyên liệu kết cấu như thẻ kho nhưng thêm cột đơn giá và phản ánh riêng sao số lượng, giá trị và cũng được phản ánh theo từng địa danh điểm nguyên vật liệu. Hàng ngày khi nhận được chứng từ nhập - xuất nguyên vật liệu ở kho, kế toán kiểm tra và hoàn thành hoàn chỉnh chứng từ rồi ghi vào sổ (thẻ) chi tiết. Định kỳ phải kiểm tra số liệu trên thẻ kho và sổ chi tiết. Cuối tháng tính ra số tồn kho và đối chiếu số liệu với sổ kế toán tổng hợp. Đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết nguyên vật liệu ở phòng kế toán và thẻ kho của thủ kho bằng cách thông qua các báo cáo tình hình biến động của nguyên vật liệu do thủ kho gửi lên. - Ưu điểm: Việc ghi sổ thẻ đơn giản, rõ ràng, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót trong việc ghi chép, quản lý chặt chẽ tình hình biến động và số hiện có của từng thứ nguyên vật liệu theo số lượng giá trị. SVTH: Nguyễn Thị Thanh Tuyền Trang 6
Khóa luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Đặng Thị Diệu Huyền - Nhược điểm: Việc ghi chép giữa kho và kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng, khối lượng công việc và ghi chép quá lớn. Công việc còn dồn vào cuối tháng nên hạn chế tính kịp thời của kế toán và gây lãng phí về lao động. + Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép số lượng vật liệu nhập xuất tồn kho giống như phương pháp thẻ song song. Tại phòng kế toán: Không mở thẻ kế toán chi tiết mà mở sổ đối chiếu luân chuyển để hoạch toán số lượng và số tiền của từng thứ (danh điểm) nguyên vật liệu theo từng kho. Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất phát sinh trong tháng của từng nguyên vật liệu mỗi thứ trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp. - Ưu điểm: Giảm bớt được khối lượng ghi chép, chỉ tiền hành ghi một lần vào cuối tháng. - Nhược điểm: Việc ghi chép còn chọn lọc từ số lượng. Công việc kế toán dồn vào cuối tháng, việc kiểm tra đối chiếu trong tháng giữa kho và phòng kế toán không được thực hiện do trong tháng kế toán ghi sổ, hạn chế công tác quản lý và tính giá thành sản phẩm. + Phương pháp ghi sổ số dư Tại kho: Ngoài sử dụng thẻ kho để ghi chép sử dụng sổ số dư để ghi chép số tồn kho cuối tháng của từng loại nguyên vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Cuối tháng sổ số dư được chuyển cho thủ kho để ghi số lượng hàng tồn kho trên cơ sở dữ liệu từ thẻ kho. Tại phòng kế toán: Định kỳ kế toán xuống kiểm tra và trực tiếp nhận chứng từ nhập xuất kho, sau đó tiến hành tổng hợp số liệu theo chỉ tiêu giá trị của nguyên vật liệu nhập xuất theo từng nhóm nguyên vật liệu để ghi vào bảng trên nhập xuất, tiếp đó ghi vào bảng kê lũy kế nhập xuất, đến cuối tháng ghi vào phần nhập xuất tồn của bảng kê tổng hợp. Đồng thời cuối tháng ghi nhận sổ số dư từ Thủ kho, kế toán tính giá trị của nguyên vật liệu tồn kho để ghi vào sổ số dư, cột thành tiền số liệu này phải khớp với tồn kho cuối tháng trên bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho cuối kỳ. - Ưu điểm: Giảm bớt được khối lượng ghi chép, kiểm tra đối chiếu tiến hành định kỳ nên bảo đảm tính chính xác, công việc dàn đều trong tháng. SVTH: Nguyễn Thị Thanh Tuyền Trang 7