Luận văn Thạc sĩ Định hướng ứng dụng: Chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ tại Ủy ban nhân dân Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh

Chia sẻ: Hao999 Hao999 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:108

Thêm vào BST

Báo xấu

39
lượt xem 9
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục đích nghiên cứu của đề tài là trên cơ sở đánh giá thực trạng tình hình chỉnh lý tài liệu tại các quận, huyện mà cụ thể là phông Ủy ban nhân dân Quận 12, luận văn đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng chỉnh lý tài liệu của phông lưu trữ này.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Định hướng ứng dụng: Chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ tại Ủy ban nhân dân Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh

1 BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI ĐỖ THÀNH TRÍ CHỈNH LÝ KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 12 THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG CHUYÊN NGÀNH: LƯU TRỮ HỌC Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 7 năm 2020
2 BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI ĐỖ THÀNH TRÍ CHỈNH LÝ KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 12 THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG Chuyên ngành: Lưu trữ học Mã số: 8320303 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. NGHIÊM KỲ HỒNG Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 7 năm 2020
3 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT STT CHỮ VIẾT TẮT CHỮ VIẾT ĐẦY ĐỦ 1 QH Quốc hội 2 CTN Chủ tịch nước 3 TTg Thủ tướng Chính phủ 4 BNV Bộ Nội vụ 5 BKHCN Bộ Khoa học Công nghệ 6 HĐBT Hội đồng Bộ trưởng 7 HĐNN Hội đồng Nhà nước 8 SNV Sở Nội vụ 9 HĐND Hội đồng nhân dân 10 UBND Ủy ban nhân dân 11 VTLTNN Văn thư lưu trữ Nhà nước 12 NVTW Nghiệp vụ Trung ương 13 NVĐP Nghiệp vụ địa phương 14 LCT Lệnh Chủ tịch 15 CT Chỉ thị 16 QĐ Quyết định 17 TT Thông tư 18 HD Hướng dẫn 19 TCN Tiêu chuẩn ngành 20 TCVN Tiêu chuẩn Việt Nam 21 KHKT Khoa học Kỹ thuật 22 PGS Phó Giáo sư 23 TS Tiến sĩ 24 ThS Thạc sĩ
4 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi và được sự hướng dẫn của Tiến sĩ Nghiêm Kỳ Hồng. Các trích dẫn, số liệu trong Luận văn là trung thực, có nguồn gốc, xuất xứ rõ ràng, được tác giả thu thập từ các nguồn khác nhau được ghi rõ trong phần tài liệu tham khảo. Học viên cao học Đỗ Thành Trí
5 LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, tôi xin gửi lời cảm ơn đến quý Thầy, Cô Khoa Văn thư - Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tận tình truyền đạt kiến thức cho học viên trong quá trình học tập tại trường. Vốn kiến thức quý báu này không chỉ là nền tảng để tôi thực hiện luận văn mà còn là nền tảng cho quá trình nghiên cứu và học tập sau này. Đặc biệt, học viên xin gửi lời cảm ơn chân thành và tri ân sâu sắc đến Tiến sĩ Nghiêm Kỳ Hồng là giảng viên hướng dẫn trực tiếp đã nhiệt tình hướng dẫn, chỉ bảo và động viên, khích lệ rất nhiều để học viên có thể hoàn thành luận văn này. Xin chân thành cảm ơn gia đình, các anh chị, bạn bè đồng nghiệp đã tạo điều kiện và hỗ trợ, cung cấp tư liệu thực tế để giúp tôi hoàn thành đề tài. Do trình độ lý luận cũng như kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên đề tài không thể tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được sự đóng góp của quý Thầy, Cô để học viên hoàn thiện đề tài tốt hơn. Tôi xin chân thành cảm ơn!
6 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU .................................................................................................... 01 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ PHÔNG ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP QUẬN, HUYỆN ............................. 07 1.1. Cơ sở lý luận về chỉnh lý tài liệu lưu trữ ....................................................... 07 1.1.1. Khái niệm chỉnh lý tài liệu lưu trữ.................................................................. 07 1.1.2. Nguyên tắc và yêu cầu của chỉnh lý tài liệu lưu trữ ....................................... 07 1.1.3. Vị trí, tầm quan trọng của chỉnh lý tài liệu lưu trữ ........................................ 09 1.1.4. Nội dung và quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ ............................................... 09 1.2. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ phông ủy ban nhân dân cấp quận, huyện ............ 15 1.2.1. Một số yếu tố ảnh hưởng đến chỉnh lý tài liệu lưu trữ phông ủy ban nhân dân cấp quận, huyện ……………………………………………………………………15 1.2.2. Phông lưu trữ các cơ quan nhà nước cấp quận, huyện ................................... 16 1.2.3. Chỉnh lý tài liệu phông lưu trữ Ủy ban nhân dân cấp quận, huyện ................ 17 1.3. Cơ sở pháp lý về chỉnh lý tài liệu lưu trữ ...................................................... 19 1.3.1. Văn bản do cơ quan Trung ương ban hành ……………….…………………19 1.3.2. Văn bản do UBND thành phố và Sở Nội vụ ban hành ……….……………..20 1.3.3. Văn bản do UBND Quận 12 ban hành ........................................................... 21 Tiểu kết chương 1 ..................................................................................................... 22 Chương 2: THỰC TRẠNG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 12 .................................................................................. 23 2.1. Khái quát về Ủy ban nhân dân Quận 12 ....................................................... 23 2.1.1. Vị trí, chức năng ............................................................................................. 24 2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn ...................................................................................... 24 2.1.3. Cơ cấu tổ chức ............................................................................................... 26 2.2. Tình hình tài liệu và công tác chỉnh lý tài liệu phông lưu trữ Ủy ban nhân dân Quận 12 ........................................................................................................... 27 2.2.1. Tình hình phân loại, sắp xếp sơ bộ tài liệu từ năm 1997 đến 2003 ............... 27 2.2.2. Tình hình tài liệu từ năm 2004 đến 2017 ....................................................... 36 2.3. Nhận xét chung ............................................................................................... 39 2.3.1. Ưu điểm .......................................................................................................... 39
7 2.3.2. Hạn chế ........................................................................................................... 41 2.3.3. Nguyên nhân .................................................................................................. 43 Tiểu kết chương 2 ..................................................................................................... 43 Chương 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ PHÔNG ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 12........................................ 44 3.1. Một số phương hướng, nhiệm vụ về chỉnh lý tài liệu lưu trữ Phông Ủy ban nhân dân Quận 12 ........................................................................................... 44 3.2. Các giải pháp nâng cao chất lượng chỉnh lý tài liệu lưu trữ phông Ủy ban nhân dân Quận 12..................................................................................... 46 3.2.1. Nhóm giải pháp chung - đảm bảo điều kiện cho công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ .............................................................................................................................. 46 3.2.2. Nhóm giải pháp về nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ .................................. 51 Tiểu kết chương 3 .................................................................................................... 59 KẾT LUẬN.............................................................................................................. 60 TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................................................... 61 PHỤ LỤC .................................................................................................................. Phụ lục số 1 ................................................................................................................... Phụ lục số 2 ................................................................................................................... Phụ lục số 3 ................................................................................................................... PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do nghiên cứu đề tài
8 Đề tài luận văn thạc sĩ “Chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ tại Ủy ban nhân dân Quận 12 Thành phố Hồ Chí Minh” được thực hiện từ những lý do chính sau đây: Thứ nhất, tài liệu lưu trữ là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc. Trong nhiều năm qua, tài liệu lưu trữ đã góp phần tích cực trong việc nghiên cứu lịch sử, phát triển kinh tế, bảo vệ chủ quyền lãnh thổ, phục vụ đời sống xã hội và gìn giữ những giá trị văn hóa của dân tộc. Tài liệu lưu trữ góp phần tái hiện quá trình hình thành và phát triển của đất nước qua các thời kỳ lịch sử. Ngay sau khi Nhà nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa vừa ra đời, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã trực tiếp ký ban hành Thông đạt số 1-C/VP ngày 03/01/1946 và khẳng định: Tài liệu lưu trữ là “… tài liệu có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia”[14]. Ngày 4 tháng 4 năm 2011 Ủy ban Thường vụ Quốc hội ban hành Pháp lệnh số 34/2001/PL- UBTVQH10 khẳng định “Tài liệu lưu trữ quốc gia là tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hoá, giáo dục, khoa học và công nghệ được hình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam, trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) và các nhân vật lịch sử, tiêu biểu phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và hoạt động thực tiễn”. Thứ hai, công tác lưu trữ là hoạt động rất quan trọng nhằm bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên, để phát huy được giá trị, tài liệu lưu trữ cần được tổ chức khoa học, thông qua nhiều nội dung nghiệp vụ của công tác lưu trữ, trong đó, chỉnh lý tài liệu lưu trữ là một trong những khâu nghiệp vụ có ý nghĩa hết sức quan trọng. Bởi vì: - Chỉnh lý tài liệu là quá trình tổ chức khoa học tài liệu hình thành qua hoạt động của cơ quan, tổ chức, làm cho tài liệu đó phản ánh trung thực các hoạt động đã qua. - Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là khâu nghiệp vụ mang tính tổng hợp, kết hợp nhiều khâu nghiệp vụ khác như thu thập, xác định giá trị, thống kê, xây dựng công cụ tra cứu. Vì vậy, thực hiện tốt công tác chỉnh lý rất cần thiết, có ý nghĩa quyết định chất lượng của mỗi phông lưu trữ nói riêng và của toàn bộ tài liệu trong mỗi phòng, kho lưu trữ nói chung, đồng thời góp phần thúc đẩy các nghiệp vụ lưu trữ khác cùng phát triển. Thứ ba, chất lượng công tác chỉnh lý tài liệu hiện nay ở nước ta nói chung và các phông lưu trữ Ủy ban nhân dân quận, huyện nói riêng, trong đó có phông lưu trữ Ủy
9 ban nhân dân Quận 12 đang còn nhiều hạn chế, thiếu sót cần được khắc phục. Qua khảo sát thực tế công tác chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ tại phông Ủy ban nhân dân Quận 12, tài liệu khi giao nộp vào lưu trữ chưa được lập hồ sơ, một số hồ sơ được lập nhưng chưa hoàn chỉnh, tài liệu còn nằm rải rác ở nhiều nơi khác nhau gây khó khăn cho việc bảo quản và tra tìm tài liệu. Việc tổ chức chỉnh lý tài liệu lưu trữ vẫn còn nhiều hạn chế; tài liệu một số năm đã được chỉnh lý nhưng chưa đúng quy định, gây khó khăn cho việc khai thác sử dụng. Với tình trạng như vậy, chỉnh lý tài liệu phông UBND Quận 12 là rất cần thiết. Thứ tư, theo quy định của Luật Lưu trữ (2011), Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp, Quyết định số 7109/QĐ-UBND ngày 30/12/2015 của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh về mạng lưới các lưu trữ lịch sử và chế độ nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử, tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại lưu trữ quận, huyện thuộc thẩm quyền quản lý của Ủy ban nhân dân quận, huyện đều phải giao nộp vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, nên việc chỉnh lý hoàn chỉnh, đạt chất lượng tốt phông lưu trữ UBND Quận 12 để sẵn sàng giao nộp vào lưu trữ lịch sử Thành phố là công việc cần xúc tiến một cách kịp thời. Chính vì những lý do trên, tôi chọn đề tài “Chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ tại Ủy ban nhân dân Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh” để làm luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học của mình. 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Có thể cho rằng, chỉnh lý tài liệu là một nội dung quan trọng trong việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ. Những vấn đề liên quan đến chỉnh lý tài liệu đã được nhiều nhà khoa học trong và ngoài nước nghiên cứu. Trong phạm vi cả nước, đã có nhiều công trình nghiên cứu tiêu biểu là sách chuyên khảo, giáo trình như: “Công tác lưu trữ Việt Nam” do Vũ Dương Hoan chủ biên, 1987; “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm, 1990; “Lịch sử lưu trữ Việt Nam” của Nguyễn Văn Thâm, Vương Đình Quyền, Đào Thị Diến, Nghiêm Kỳ Hồng biên soạn, 2010; “Giáo trình lưu trữ học đại cương” của Phan Đình Nham, Bùi Loan Thùy, 2015; “Lịch sử, lý luận, thực tiễn về lưu trữ và quản trị văn phòng” của Vương Đình Quyền, 2015; Giáo trình “Lưu trữ tài liệu của các cơ quan, tổ chức” của Nguyễn Minh Phương, Triệu Văn Cường, 2017; “Lý luận và phương pháp
10 công tác lưu trữ” của Chu Thị Hậu, 2017; “Từ điển tra cứu nghiệp vụ quản trị văn phòng - văn thư - lưu trữ Việt Nam” của Dương Văn Khảm, 2015, v.v... Trong các công trình tiêu biểu đó, các tác giả đã trình bày về lý luận của công tác lưu trữ nói chung và chỉnh lý tài liệu lưu trữ nói riêng, là cơ sở lý luận rất quan trọng cho việc nghiên cứu đề tài của học viên. Ngoài ra, còn có nhiều bài viết, bài nghiên cứu được đăng tải trong các tạp chí khoa học và kỷ yếu hội thảo khoa học về lưu trữ như: “Tổ chức chỉnh lý tài liệu - Những vấn đề đặt ra” của tác giả Nguyễn Đăng Khải, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 1/2004; “Bàn về thuật ngữ Chỉnh lý trong khoa học Lưu trữ” của tác giả Vũ Thị Phụng, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 2/2015; ... Hội thảo khoa học “Chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại các trung tâm lưu trữ quốc gia” do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức, tháng 10/2004 tại TP. Hồ Chí Minh; Hội thảo nghiệp vụ “Công tác thu thập tài liệu từ các cơ quan, tổ chức cấp quận vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh” do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức tháng 5 năm 2017 tại Lâm Đồng; Hội thảo nghiệp vụ “Hoạt động chỉnh lý và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ” do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức tháng 6 năm 2017 tại Hà Nội, v.v... Chỉnh lý tài liệu lưu trữ cũng là đề tài của nhiều luận án, luận văn khoa học, có thể kể đến các công trình nghiên cứu sau: - Luận án tiến sĩ Sử học: “Tổ chức và hoạt động lưu trữ dưới chế độ Việt Nam Cộng hòa (1955-1975)” của Nguyễn Văn Báu, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn TP. Hồ Chí Minh, năm 2017; - Luận văn thạc sĩ Lưu trữ học về “Nghiên cứu các giải pháp tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Thành phố Đà Nẵng” - Lê Thanh Hùng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội, năm 2014; - Luận văn thạc sĩ Lưu trữ học về “Chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ Ủy ban nhân dân huyện Củ Chi” - Nguyễn Thị Bình, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn TP. Hồ Chí Minh, năm 2018. Nhìn chung các sách, giáo trình, công trình nghiên cứu nêu trên đã hướng dẫn, đánh giá, phân tích những vấn đề cơ bản có tính lý luận về công tác chỉnh lý tài liệu. Những tài liệu này đã cung cấp cơ sở lý luận và thực tiễn tương đối đầy đủ cho đề tài
11 luận văn, góp phần giúp học viên đưa ra những nhận định chính xác, khách quan hơn khi giải quyết vấn đề. Tuy nhiên, hiện chưa có đề tài nào nghiên cứu riêng về chỉnh lý khoa học tài liệu phông lưu trữ Ủy ban nhân dân Quận 12. Do đó đề tài luận văn của học viên không trùng lặp với các đề tài khác. 3. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài 3.1. Mục tiêu nghiên cứu Trên cơ sở đánh giá thực trạng tình hình chỉnh lý tài liệu tại các quận, huyện mà cụ thể là phông Ủy ban nhân dân Quận 12, luận văn đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng chỉnh lý tài liệu của phông lưu trữ này. 3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu - Nghiên cứu, hệ thống hóa cơ sở lý luận và pháp lý về chỉnh lý tài liệu lưu trữ, nhất là chỉnh lý tài liệu Phông Ủy ban nhân dân cấp quận. - Khảo sát tình hình chỉnh lý tài liệu tại Ủy ban nhân dân Quận 12 và một số quận, huyện khác nhằm đánh giá đúng thực trạng, nêu rõ ưu điểm, khuyết điểm và những bài học kinh nghiệm. - Từ đó, luận văn đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác chỉnh lý tại phông lưu trữ Ủy ban nhân dân Quận 12 và có thể vận dụng đối với một số Ủy ban nhân dân quận, huyện khác. 4. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 4.1. Đối tượng nghiên cứu Trong giới hạn của luận văn, học viên chỉ đi sâu vào công tác chỉnh lý tài liệu phông lưu trữ Ủy ban nhân dân Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh. 4.2. Phạm vi nghiên cứu: - Về không gian, luận văn khảo sát tình hình chỉnh lý tài liệu tại khối phông lưu trữ Ủy ban nhân dân quận 12, có tìm hiểu thêm một số phông lưu trữ UBND quận, huyện khác. - Về thời gian, luận văn nghiên cứu các vấn đề liên quan đến chỉnh lý tài liệu Phông lưu trữ UBND Quận 12 từ năm 1997 đến năm 2017 (thời gian Luật lưu trữ có hiệu lực). - Về nội dung, luận văn nghiên cứu về vấn đề chỉnh lý tài liệu phông lưu trữ Ủy ban nhân dân Quận 12.
12 5. Phương pháp nghiên cứu của đề tài 5.1. Phương pháp luận Luận văn vận dụng phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử để giải quyết những vấn đề về lý luận và thực tiễn đặt ra của công tác lưu trữ. Kết hợp vận dụng một số nguyên tắc mang tính phương pháp luận của khoa học lưu trữ như nguyên tắc tính đảng, nguyên tắc lịch sử và nguyên tắc toàn diện và tổng hợp khi tiến hành thu thập, bổ sung, phân loại và xác định giá trị của tài liệu của phông lưu trữ UBND Quận 12. 5.2. Phương pháp cụ thể Để giải quyết các vấn đề nêu lên trong luận văn, tác giả đã vận dụng một số phương pháp nghiên cứu cụ thể chủ yếu sau đây: - Phương pháp phân tích - tổng hợp: Trên cơ sở các quy định của pháp luật, các thông tin từ những tư liệu tham khảo, đề tài sử dụng phương pháp phân tích được vận dụng để đánh giá từng công việc, từng vấn đề của công tác chỉnh lý. Dựa trên kết quả phân tích từ đó đánh giá toàn diện về lý luận và thực tiễn nhằm rút ra những bài học kinh nghiệm và đề xuất các giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả công tác chỉnh lý. - Phương pháp lịch sử: Đề tài nghiên cứu quá trình phát triển của đơn vị hình thành phông (UBND Quận 12) cũng như quá trình tiến hành chỉnh lý tài liệu Phông lưu trữ Ủy ban nhân dân quận 12. Do đó, khi nghiên cứu đề tài, học viên đã vận dụng phương pháp này khi xem xét các nội dung nghiên cứu theo trình tự thời gian từ khi hình thành phông lưu trữ đến nay. - Phương pháp so sánh: Được vận dụng để so sánh nhằm làm rõ những điểm khác biệt giữa lý luận và thực tiễn, giữa phương pháp chỉnh lý tài liệu giữa các phông lưu trữ UBND quận, huyện khác nhau, để từ đó có thể đưa ra những nhận định khách quan, khoa học hơn. - Phương pháp khảo sát thực tế: Phương pháp này được vận dụng khi tiến hành khảo sát thực trạng tài liệu của phông và chỉnh lý tài liệu Phông lưu trữ UBND Quận 12 với những nội dung khảo sát cụ thể về thành phần, nội dung, khối lượng tài liệu lưu trữ; thực trạng công tác thu thập, phân loại, xác định giá trị tài liệu và xây dựng công cụ tra cứu; để từ đó nêu rõ những ưu điểm, hạn chế và đề xuất các giải pháp phù hợp trong chỉnh lý tài liệu của phông. 6. Đóng góp của đề tài
13 a) Về mặt lý luận: Luận văn góp phần làm sáng tỏ hơn những vấn đề cơ bản về lý luận và pháp lý liên quan đến công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ nói chung và chỉnh lý tài liệu phông Ủy ban nhân cấp quận nói riêng, tạo điều kiện vận dụng có hiệu quả vào công tác chỉnh lý một phông lưu trữ UBND quận cụ thể. b) Về mặt thực tiễn: Luận văn đánh giá đúng thực trạng tổ chức chỉnh lý tài liệu Phông UBND Quận 12 với những ưu điểm, khuyết điểm, nguyên nhân từ đó đưa ra một số giải pháp cần thiết, giúp quận 12 và các quận, huyện khác có thể vận dụng để tổ chức chỉnh lý tài liệu lưu trữ đạt chất lượng tốt hơn. Kết quả nghiên cứu của luận văn có thể tham khảo để áp dụng cho chỉnh lý các phông lưu trữ Ủy ban nhân dân các quận, huyện khác trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh và các tỉnh, thành khác trong cả nước. 7. Bố cục của luận văn Ngoài các phần Mở đầu, Phụ lục, kết cấu Luận văn gồm 3 chương: Chương 1. Cơ sở lý luận và pháp lý về chỉnh lý tài liệu lưu trữ phông Ủy ban nhân dân cấp quận. Chương 2. Thực trạng công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ phông Ủy ban nhân dân Quận 12. Chương 3. Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ phông Ủy ban nhân dân Quận 12. Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ CHỈNH LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ PHÔNG ỦY BAN NHÂN DÂN CẤP QUẬN 1.1. Cơ sở lý luận về chỉnh lý tài liệu lưu trữ
14 1.1.1. Khái niệm về chỉnh lý tài liệu lưu trữ Có thể nói, chỉnh lý tài liệu lưu trữ là một khâu rất quan trọng trong toàn bộ hoạt động lưu trữ của các cơ quan, tổ chức. Thuật ngữ “chỉnh lý tài liệu lưu trữ” được nhiều công trình nghiên cứu về nghiệp vụ lưu trữ ở nhiều nước trên thế giới đề cập đến với những cách diễn đạt khác nhau như “chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ’’, “chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu lưu trữ”. Trong luận văn này, để phù hợp với Luật lưu trữ (2011), chúng tôi thống nhất viết là “chỉnh lý tài liệu lưu trữ”. Khái niệm về chỉnh lý tài liệu lưu trữ đang có những cách diễn đạt khác nhau: Theo Từ điển lưu trữ Việt Nam năm 1992, chỉnh lý tài liệu lưu trữ là “Tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học, trong đó sửa chữa hoặc phục hồi những hồ sơ, những đơn vị bảo quản, làm các công cụ tra cứu, xác định giá trị tài liệu để tối ưu hóa khối lượng tài liệu đưa ra chỉnh lý” [55,tr.19]. Theo Từ điển tra cứu nghiệp vụ Quản trị văn phòng Văn thư Lưu trữ Việt Nam của PGS, TS Dương Văn Khảm năm 2015, cho rằng: “Chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu không phải là chỉnh sửa nội dung tài liệu, mà là tổ chức lại tài liệu theo chuẩn mục của khoa học lưu trữ”[67, tr.93] Luật Lưu trữ (2011) nêu rõ: “Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân” [25,tr.2]. Từ các khái niệm nêu trên, chúng ta có thể hiểu chỉnh lý tài liệu lưu trữ là sự kết hợp một cách chẽ và hợp lý các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ để tổ chức khoa học các phông lưu trữ, nhằm bảo quản và sử dụng chúng toàn diện và có hiệu quả nhất. 1.1.2. Nguyên tắc và yêu cầu của chỉnh lý tài liệu lưu trữ Trong hoạt động lưu trữ, để công việc chỉnh lý tài liệu được tiến hành một cách khoa học và hiệu quả, chúng ta cần tuân thủ một số nguyên tắc và yêu cầu sau đây: 1.1.2.1. Nguyên tắc của chỉnh lý tài liệu lưu trữ Chỉnh lý tài liệu thực chất là quá trình tổ chức khoa học tài liệu để lập lại trật tự tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức. Để đạt được mục tiêu đó, chỉnh lý tài liệu cần đảm bảo các nguyên tắc sau đây:
15 - Không làm phân tán phông lưu trữ, nghĩa là toàn bộ tài liệu của một phông lưu trữ phải được bảo toàn nguyên vẹn, không được xé lẻ phân tán ở nhiều phông khác nhau. - Tài liệu trong phông không bị phá vỡ kết cấu tự nhiên nhằm đảm bảo mối liên hệ lịch sử của tài liệu trong phông, nghĩa là trong quá trình chỉnh lý, hồ sơ, tài liệu được hình thành từ các đơn vị, tổ chức và cá nhân đã được sắp xếp theo một phương pháp nhất định, cần tôn trọng trật tự sắp xếp tài liệu được lập theo từng hồ sơ, từng đơn vị tổ chức và theo từng năm. - Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan, tổ chức, nghĩa là tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của cơ quan. Để đảm bảo nguyên tắc này cần phải nắm vững chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và những hoạt động cơ bản của cơ quan. 1.1.2.2. Yêu cầu của chỉnh lý tài liệu lưu trữ Để công việc chỉnh lý đảm bảo chất lượng và nguyên tắc chỉnh lý tài liệu lưu trữ đạt hiệu quả thì chỉnh lý tài liệu lưu trữ phải thực hiện được các yêu cầu rất chặt chẽ về công tác chỉnh lý. Luật Lưu trữ (2011) đã nêu rõ: Tài liệu sau khi chỉnh lý phải bảo đảm các yêu cầu cơ bản sau đây: - Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ. Nghĩa là khi phân loại tài liệu lưu trữ phải tuân thủ các nguyên tắc của nghiệp vụ lưu trữ nhằm đảm bảo tài liệu trong phông không bị phân tán, trong quá trình chỉnh lý chỉ được chọn một phương án phân loại, hồ sơ được lập phải đảm bảo mối liên hệ logic giữa các tài liệu, các hồ sơ lập ra phản ánh được chức năng, nhiệm vụ của cơ quan. - Được xác định thời hạn bảo quản. Thời hạn bảo quản tài liệu là thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu. Hồ sơ, tài liệu sau khi chỉnh lý hoàn chỉnh phải được xác định thời hạn bảo quản ở một trong hai mức độ đó là vĩnh viễn hoặc có thời hạn. - Hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống hoá. Hồ sơ sau khi tiến hành chỉnh lý phải được hoàn thiện có nghĩa là phải được tiến hành biên mục bên trong và biên mục bên ngoài. Hồ sơ sau khi lập phải được hệ thống hóa theo phương án để cố định trật tự sắp xếp các hồ sơ. - Có Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu và Danh mục tài liệu hết giá trị. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải được thống kê vào mục lục hồ sơ hoặc cơ sở dữ liệu tra cứu để quản lý và tra tìm tài liệu được nhanh chóng, chính xác. Đối với những tài liệu hết giá
16 trị phải được thống kê theo từng nhóm tài liệu loại như tài liệu trùng thừa, tài liệu hết giá trị, ...để tiêu hủy. Nhìn chung, trong quá trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ cần phải kết hợp các yêu cầu trên trong toàn bộ quá trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ để tài liệu sau khi chỉnh lý đạt chất lượng tốt hơn. 1.1.3. Vị trí, tầm quan trọng của chỉnh lý tài liệu lưu trữ Có thể nói, chỉnh lý tài liệu lưu trữ chiếm một vị trí rất quan trọng trong toàn bộ hoạt động của công tác lưu trữ. Cụ thể là: - Giúp cho tài liệu được phân loại khoa học, thiết lập các công cụ tra tìm, tạo điều kiện tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ - Giúp giữ lại được những tài liệu thực sự có giá trị phục vụ cho hoạt động của các cơ quan trước mắt cũng như lâu dài về sau. - Hàng năm, các cơ quan, tổ chức trong quá trình hoạt động của mình đã hình thành một khối lượng tài liệu tương đối lớn. Trong đó, có những tài liệu có giá trị cao nhưng cũng có những tài liệu không có giá trị, tài liệu hết giá trị hoặc giá trị không cao. Vì vậy, ngoài mục đích lựa chọn những tài liệu thực sự có giá trị để giữ lại, qua chỉnh lý còn giúp loại ra những tài liệu không có giá trị nhằm giải phóng kho tàng, tiết kiệm chi phí bảo quản tài liệu. 1.1.4. Nội dung và quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ Tất cả công việc được tiến hành một cách khoa học, thống nhất thì chúng ta phải xây dựng cho mình nội dung, quy trình chỉnh lý tài liệu hợp lý. Chỉnh lý tài liệu cũng như vậy: 1.1.4.1. Nội dung chỉnh lý tài liệu lưu trữ Như trên đã nói, chỉnh lý tài liệu là một khâu nghiệp vụ lưu trữ mang tính tổng hợp. Điều đó được giải thích rõ trong Từ điển tra cứu nghiệp vụ Quản trị văn phòng - Văn thư - Lưu trữ Việt Nam, với năm nội dung cụ thể như: - Phân loại tài liệu theo một phương án phân loại; - Lập hoặc phục hồi hồ sơ; - Xác định giá trị tài liệu: Lựa chọn những tài liệu cần giữ lại để bảo quản và loại những tài liệu trùng thừa, hết giá trị để tiêu hủy; - Thống kê, làm công cụ tra cứu: Lập mục lục hồ sơ cần giữ lại để bảo quản và xây dựng cơ sở dữ liệu tra tìm thông tin tài liệu lưu trữ;
17 - Thống kê danh mục tài liệu hết giá trị để làm thủ tục tiêu hủy. 1.1.4.2. Quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ Mục đích của việc tổ chức chỉnh lý tài liệu lưu trữ là tổ chức sắp xếp hồ sơ, tài liệu của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý một cách khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu; loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ, qua đó, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiện bảo quản. Tuỳ theo điều kiện cụ thể của từng cơ quan, tổ chức và tình hình khối tài liệu đưa ra chỉnh lý mà thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh hoặc một số công đoạn của quy trình chỉnh lý. Hiện nay, chỉnh lý tài liệu lưu trữ hành chính được thực hiện theo quy định của Luật lưu trữ và các hướng dẫn cụ thể của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tại Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính và Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ theo tiêu chuẩn VN ISO 9001:2000. Theo đó, chỉnh lý tài liệu lưu trữ của một phông hoặc một phần phông tài liệu lưu trữ thường thực hiện với một số nội dung công việc như sau: a) Chuẩn bị chỉnh lý Có thể nói, chuẩn bị chỉnh lý tài liệu là một nội dung quan trọng trong quá trình tiến hành chỉnh lý tài liệu một phông lưu trữ. Trong quá trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ thường do nhiều người cùng tham gia, để đảm bảo tài liệu sau khi chỉnh lý đạt kết quả thì phải thực hiện các nội dung như: - Thu thập, bổ sung tài liệu Để tiến hành chỉnh lý tài liệu đạt hiệu quả, cần phải tiến hành thu thập đầy đủ khối tài liệu cần đưa ra chỉnh lý. Phải xác định rõ các nội dung như tên phông, giới hạn thời gian sớm nhất và muộn nhất của tài liệu trong phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý. - Biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý và lập kế hoạch chỉnh lý Mục đích đầu tiên của việc biên soạn các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ là giúp cho những người tham gia chỉnh lý thực hiện thống nhất các công việc cụ thể trong quá trình chỉnh lý.
18 Lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông là bản tóm tắt lịch sử về tổ chức và hoạt động của đơn vị hình thành phông hoặc khối tài liệu và tóm tắt tình hình, đặc điểm của phông tài liệu. Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông phải được biên soạn chi tiết, đầy đủ khi tổ chức chỉnh lý lần đầu; những lần chỉnh lý sau chỉ cần bổ sung thông tin về sự thay đổi trong tổ chức và hoạt động của đơn vị hình thành phông và về khối tài liệu đưa ra chỉnh lý. Lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông giúp cho những người tham gia thực hiện chỉnh lý nắm bắt khái quát được lịch sử của cơ quan và tình hình tài liệu đưa ra chỉnh lý. Trên cở sở lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông làm căn cứ để xây dựng kế hoạch chỉnh lý và biên soạn các bản hướng dẫn nghiệp vụ khác. Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ là bản hướng dẫn phân chia tài liệu của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý thành các nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ theo một phương án phân loại nhất định và phương pháp lập hồ sơ. Hướng dẫn phân loại được dùng làm căn cứ để những người tham gia chỉnh lý thực hiện việc phân loại tài liệu, lập hồ sơ và hệ thống hoá hồ sơ toàn phông được thống nhất. Phương án phân loại tài liệu và những hướng dẫn cụ thể trong quá trình phân chia tài liệu của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý thành các nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ phù hợp theo cơ cấu tổ chức hoặc theo mặt hoạt động của cơ quan. Hướng dẫn lập hồ sơ là hướng dẫn chi tiết về phương pháp tập hợp các văn bản, tài liệu theo đặc trưng chủ yếu như vấn đề, tên gọi của văn bản, tác giả, cơ quan giao dịch, thời gian v.v.. thành hồ sơ đối với những phông hoặc khối tài liệu còn ở trong tình trạng lộn xộn, chưa được lập hồ sơ. Bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu được xây dựng nhằm xác định các nhóm tài liệu cần giữ lại bảo quản hoặc loại ra khỏi phông. Hướng dẫn xác định giá trị tài liệu được dùng làm căn cứ để những người tham gia chỉnh lý thực hiện việc xác định giá trị và quy định thời hạn bảo quản cho từng hồ sơ được thống nhất. Khi biên soạn bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu phải dựa vào các nguyên tắc như nguyên tắc tính đảng, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện tổng hợp để xem xét giá trị tài liệu. Ngoài ra, phải dựa vào các phương pháp, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu, các quy định của pháp luật có liên quan đến thời hạn bản quản tài liệu và các bảng thời hạn bảo quản tài liệu mẫu khác.
19 Đối với bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu phải được biên soạn chi tiết, cụ thể đối với các phông tài liệu được chỉnh lý lần đầu, những lần sau chỉ cần sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với tình hình thực tế khối tài liệu đưa ra chỉnh lý. Kế hoạch chỉnh lý là bản dự kiến nội dung công việc, tiến độ thực hiện, nhân lực và cơ sở vật chất phục vụ cho việc chỉnh lý. Khi chỉnh lý các phông hoặc khối tài liệu lớn với nhiều người tham gia thực hiện, cần phải xây dựng kế hoạch chỉnh lý chi tiết, cụ thể. Các văn bản hướng dẫn chỉnh lý và kế hoạch chỉnh lý phải được người có thẩm quyền phê duyệt hoặc người có trách nhiệm thông qua và có thể bổ sung, hoàn thiện trong quá trình thực hiện cho phù hợp với thực tế. b) Thực hiện chỉnh lý Sau khi công việc chuẩn bị cho giai đoạn chỉnh lý xong, chúng ta tiến hành bước vào giai đoạn thực hiện chỉnh lý: Thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ là tiến hành phân loại, lập hồ sơ, hệ thống hoá hồ sơ, đánh số hồ sơ chính thức, viết và dán nhãn hộp (cặp), xây dựng công cụ quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu, thống kê, kiểm tra và làm thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị. Những công việc này ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của tài liệu trong phông cũng như chất lượng của từng phông lưu trữ. Vì vậy, đòi hỏi nhưng người tham gia chỉnh lý phải thật cẩn thận, tỷ mỷ trong các khâu nghiệp vụ. - Phân loại tài liệu Có thể hiểu, phân loại tài liệu là tiến hành phân chia tài liệu toàn phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý thành các nhóm căn cứ theo bản hướng dẫn phân loại. Cụ thể tài liệu được phân theo các bước như sau: Bước 1: Phân chia tài liệu ra thành các nhóm lớn; Bước 2: Phân chia tài liệu trong nhóm lớn thành các nhóm vừa; Bước 3: Phân chia tài liệu trong nhóm vừa thành các nhóm nhỏ và cuối cùng là hồ sơ (đơn vị bảo quản) - Lập hồ sơ Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định [25,tr.2]
20 Tài liệu sau khi đã được phân chia thành các nhóm nhỏ sẽ tiến hành lập hồ sơ. Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và đơn vị trong cơ quan. Tài liệu trong hồ sơ phải được sắp xếp, đánh số tờ (đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 20 năm), lập mục lục văn bản (đối với những hồ sơ có thời hạn bảo vĩnh viễn). Mỗi hồ sơ được lập hoặc được chỉnh sửa hoàn thiện cần được để trong một tờ bìa tạm hoặc một sơ mi riêng và đánh một số tạm thời; đồng thời, ghi số đó và những thông tin ban đầu về mỗi hồ sơ (như tên viết tắt của các nhóm (nếu có) theo phương án phân loại tài liệu, tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản và thời gian sớm nhất và muộn nhất của tài liệu có trong hồ sơ) lên một tấm thẻ tạm hoặc một phiếu tin. - Hệ thống hoá hồ sơ + Sắp xếp, hệ thống hóa phiếu tin thẻ tạm Hồ sơ sau khi được lập sẽ được tiến hành sắp xếp các phiếu tin hoặc thẻ tạm trong phạm vi mỗi nhóm nhỏ, sắp xếp nhóm nhỏ trong từng nhóm vừa, các nhóm vừa trong mỗi nhóm lớn và các nhóm lớn trong phông theo phương án phân loại tài liệu và đánh số thứ tự tạm thời lên phiếu tin hoặc thẻ tạm. + Trên cơ sở phiếu tin hoặc thẻ tạm đã được sắp xếp để hệ thống hóa hồ sơ (đơn vị bảo quản) Sắp xếp toàn bộ hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản của phông theo thứ tự tạm thời của phiếu tin hoặc thẻ tạm. Khi tiến hành hệ thống hoá hồ sơ phải kết hợp với việc kiểm tra và chỉnh sửa những hồ sơ được lập bị trùng lặp, bị xé lẻ hay việc xác định giá trị tài liệu giữa các cá nhân tham gia lập hồ sơ chưa đồng nhất. Cần kiểm tra lần cuối cùng trước khi đánh số chính thức cho hồ sơ. Căn cứ phiếu tin hoặc thẻ tạm, tiến hành viết bìa hồ sơ, bìa hồ sơ phải được ghi đầy đủ tên phông, tên đơn vị tổ chức, tiêu đề hồ sơ, thời gian bắt đầu và kết thúc, số lượng tờ, số phông, số mục lục, số hồ sơ và thời hạn bảo quản lên bìa hồ sơ được in sẵn theo quy định. - Đánh số hồ sơ chính thức, viết và dán nhãn hộp (cặp) Đánh số hồ sơ giúp cho việc quản lý hồ sơ được chặt chẽ, tạo thuận lợi cho việc tra tìm tài liệu nhanh chóng, số hồ sơ chính thức được đánh cho toàn phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý. Hồ sơ sau khi được đánh số chính thức sẽ đưa vào cặp, hộp, viết nhãn hộp, nhãn hộp phải dùng loại mực đen, bền màu, chữ viết trên nhãn phải rõ ràng,