Luận văn Thạc sĩ Định hướng ứng dụng: Nâng cao chất lượng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ tại Ủy ban nhân dân Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh

Chia sẻ: Hao999 Hao999 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:114

Thêm vào BST

Báo xấu

53
lượt xem 7
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu của đề tài nhằm xây dựng các tiêu chí đánh giá chất lượng công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại UBND Quận 12. Đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hoạt động lập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan UBND Quận 12.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Định hướng ứng dụng: Nâng cao chất lượng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ tại Ủy ban nhân dân Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI ăn HỌ VÀ TÊN: TRỊNH THỊ TỊNH NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 12, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG Chuyên ngành: Lưu trữ học HƯỚNG DẪN NỘI DUNG BÁO CÁO KIẾN TẬP ĐỊNH HƯỚNG NỘI DUNG BÁO CÁO KIẾN TẬP Hà Nội, năm 2021
BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI HỌ VÀ TÊN: TRỊNH THỊ TỊNH NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 12, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG Chuyên ngành: Lưu trữ học Mã số : 8320303 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. CHU THỊ HẬU Hà Nội, năm 2021
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan Luận văn là công trình nghiên cứu của cá nhân tôi Các kết quả trình bày trong Luận văn do tôi tự tìm hiểu, phân tích trung thực và chưa được công bố trong bất kỳ một công trình nghiên cứu khoa học nào. Nội dung trong Luận văn có sử dụng tài liệu tham khảo đều được trích dẫn nguồn đầy đủ, chính xác. Tác giả Trịnh Thị Tịnh
LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài Luận văn này, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành và sự tri ân sâu sắc đối với Ban Giám hiệu, các phòng, khoa của Trường Đại học Nội vụ Hà nội đặc biệt là khoa Văn thư – Lưu trữ, phòng Quản lý đào tạo sau đại học, các thầy cô của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội; Các thầy cô thỉnh giảng … đã tận tình giảng dạy, giúp đỡ và tạo điều kiện thuận lợi cho tôi trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu và hoàn thiện đề tài Luận văn thạc sĩ. Đặc biệt, tôi xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc nhất đến TS.Chu Thị Hậu đã dành nhiều thời gian chỉ bảo, hướng dẫn cho tôi thực hiện Luận văn này. Xin trân thành cảm ơn Ban Giám đốc Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh; Các anh chị em đồng nghiệp đã tạo điều kiện giúp đỡ trong suốt thời gian tôi thực hiện đề tài luận văn. Xin trân thành cảm ơn lãnh đạo UBND Quận 12, thành phố Hồ Chí Minh; Lãnh đạo các phòng và các anh, chị thuộc các phòng chuyên môn Quận 12, thành phố Hồ Chí Minh đã tận tình giúp đỡ để tôi hoàn thành được đề tài luận văn. Mặc dù bản thân rất nổ lực, cố gắng trong quá trình nghiên cứu thực hiện Luận văn, song do thời gian, trình độ lý luận cũng như kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên đề tài không thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Tôi kính mong nhận được sự thông cảm, chỉ dẫn, giúp đỡ và đóng góp ý kiến của quý thầy, cô giáo, nhà khoa học, đồng nghiệp, bạn bè để Luận văn được hoàn thiện hơn. Tôi xin trân trọng cảm ơn! Ngày tháng năm 2021 Tác giả Trịnh Thị Tịnh
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT STT VIẾT TẮT VIẾT ĐẦY ĐỦ 01 CT Chủ tịch 02 Đoàn TN Đoàn Thanh niên 03 HĐND Hội đồng nhân dân 04 HS Hồ sơ 05 NXB Nhà Xuất bản 06 PCT Phó Chủ tịch 07 P.GD-ĐT Phòng Giáo dục – Đào tạo 08 P. Kinh tế Phòng Kinh tế 09 P. LĐTB và XH Phòng Lao động thương binh và Xã hội 10 P. Nội vụ Phòng Nội vụ 11 P.QLĐT Phòng Quản lý đô thị 12 P. TC-KH Phòng Tài chính – Kế hoạch 13 P.TNMT Phòng Tài nguyên môi trường 14 P. Tư pháp Phòng Tư pháp 15 P.VHTT Phòng Văn hóa thông tin 16 P. Y Tế Phòng Y tế 17 TP.HCM Thành phố Hồ Chí Minh 18 THBQ Thời hạn bảo quản 19 TW Trung ương 20 UBND Ủy ban nhân dân 21 VP Văn phòng 22 VT Văn thư
MỤC LỤC Trang LỜI CAM ĐOAN ....................................................................................................... LỜI CẢM ƠN ............................................................................................................ DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT ...................................................................... PHẦN MỞ ĐẦU ......................................................................................................... 01 CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƢU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƢU TRỮ . 08 1.1. Cơ sở lý luận ......................................................................................................... 08 1.1.1. Một số khái niệm cơ bản ................................................................................... 08 1.1.1.1. Hồ sơ ................................................................................................................ 08 1.1.1.2. Lập hồ sơ ......................................................................................................... 08 1.1.1.3. Các loại hồ sơ .................................................................................................. 09 1.1.1.4. Lưu trữ cơ quan ............................................................................................... 09 1.1.1.5. Nộp lưu hồ sơ .................................................................................................. 10 1.1.2. Yêu cầu, phương pháp lập hồ sơ ...................................................................... 10 1.1.2.1. Yêu cầu lập hồ sơ ............................................................................................ 10 1.1.2.2. Phương pháp lập hồ sơ .................................................................................... 12 1.1.3. Yêu cầu, quy trình nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan ...................... 14 1.1.3.1. Yêu cầu ............................................................................................................ 14 1.1.3.2. Quy trình, thủ tục nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan ........................ 15 1.1.4. Mục đích, ý nghĩa của lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ ......... 16 1.1.5. Chất lượng và tiêu chí đánh giá chất lượng công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ .................................................................................................................... 16 1.1.5.1. Khái niệm ........................................................................................................ 16 1.1.5.2. Các tiêu chí đánh giá chất lượng ..................................................................... 17 1.2. Cơ sở pháp lý ...................................................................................................... 19
1.2.1. Văn bản quản lý, chỉ đạo của cơ quan quản lý nhà nước ở Trung ương ...... 19 1.2.2. Văn bản quản lý, chỉ đạo của UBND Thành phố và UBND Quận ................ 20 CHƢƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƢU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƢU TRỮ TẠIỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN 12 ....................... 22 2.1. Khái quát chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của UBND quận 12 ......... 22 2.1.1. Vị trí, chức năng ................................................................................................ 22 2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn......................................................................................... 22 2.1.3. Cơ cấu tổ chức ................................................................................................... 23 2.2. Thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động quản lý của UBND Quận 12 ........................................................................................................................ 24 2.3. Thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ tại UBND Quận 12 ........................................................................................................................ 25 2.3.1. Tổ chức công tác lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan .......... 25 2.3.1.1. Nhận thức của lãnh đạo, cán bộ công chức về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan .................................................................................... 25 2.3.1.2. Ban hành văn bản quy định, hướng dẫn công tác lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan ..................................................................................................... 26 2.3.1.3. Tổ chức triển khai, quán triệt các văn bản quy định, hướng dẫn công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ cơ quan ................................................................ 27 2.3.1.4. Kiểm tra, đánh giá về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ .................................................................................................................................. 28 2.3.1.5. Công tác tổ chức, bố trí công chức làm công tác Văn thư- Lưu trữ ................ 29 2.3.1.6. Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ.............................................................................................................. 30 2.3.2. Hoạt động nghiệp vụ ......................................................................................... 31 2.3.2.1. Xây dựng danh mục hồ sơ ............................................................................... 31 2.3.2.2. Lập hồ sơ ......................................................................................................... 32 2.3.2.3. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan ..................................................... 39
2.4 Nhận xét, đánh giá ................................................................................................ 42 2.4.1. Ưu điểm .............................................................................................................. 42 2.4.2. Hạn chế .............................................................................................................. 43 2.4.3. Nguyên nhân ...................................................................................................... 45 CHƢƠNG 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƢU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƢU TRỮ UBND QUẬN 12 ................................ 48 3.1. Nhóm giải pháp về hoạt động quản lý ............................................................... 48 3.1.1. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo, cán bộ, công chức về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan .............................................................. 48 3.1.2. Ban hành các văn bản quy định hướng dẫn công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ ................................................................................................. 50 3.1.3. Đa dạng hóa hình thức triển khai, quán triệt văn bản quy định, hướng dẫn công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ .......................................... 51 3.1.4. Tăng cƣờng kiểm tra, đánh giá về công tác lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ ............................................................................................................ 51 3.1.5. Bổ sung, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho bộ phận làm công tác Văn thư Lưu trữ .......................................................................................................... 52 3.1.6. Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan .................................................................................. 54 3.1.7. Chỉ đạo việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ của quận .............................................................................................................................. 54 3.2. Nhóm giải pháp về hoạt động nghiệp vụ .......................................................... 54 3.2.1. Xây dựng Danh mục hồ sơ ................................................................................ 55 3.2.2. Xây dựng Hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ .................................................................................................................... 57 KẾT LUẬN ................................................................................................................. 60 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHẦN PHỤ LỤC
1 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Lập hồ sơ khi thực hiện nhiệm vụ là việc làm bắt buộc của mỗi cán bộ, công chức, viên chức, điều này đã được quy định ở nhiều văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Cách đây hơn nửa thế kỷ, Hội đồng Chính phủ (nay là Chính phủ) đã ra Nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963 để ban hành Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ, trong đó tại điều 21 đã ghi: “Cán bộ, nhân viên làm công tác công văn, giấy tờ và cán bộ, nhân viên làm công tác chuyên môn khác nhưng đôi khi có làm việc liên quan đến công văn, giấy tờ đều phải lập hồ sơ về những việc mình đã làm” 1. Cho đến nay, nhiều văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền vẫn tiếp tục nhắc lại và nhấn mạnh điều đó. Điều 9 Luật Lưu trữ 2011 quy định: “Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan…”. Ủy ban nhân dân (UBND) Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh (TP. HCM) là cơ quan quản lý hành chính Nhà nước cấp huyện, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân (HĐND) Quận 12 và UBND TP. HCM về các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa - xã hội trên địa bàn Quận 12. Để thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước thuộc thẩm quyền và trách nhiệm của mình, hàng năm UBND Quận 12 hình thành rất nhiều văn bản liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của đơn vị. Do vậy công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ tại UBND Quận 12 là nhiệm vụ quan trọng trong hoạt động của đơn vị nói chung và công tác văn thư lưu trữ nói riêng. Trong những năm gần đây công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại UBND Quận 12 đã được thực hiện. Ở các phòng chuyên môn thuộc UNND Quận 12 đã bước đầu lập hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc. Công tác nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cũng đã được tiến hành. Tuy nhiên, còn nhiều đơn vị chưa nhận thức đúng, đầy đủ về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ. 1 Những văn kiện chủ yếu của Đảng và Nhà nước về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ. Cục Lưu trữ xuất bản, Hà Nội, 1982, trang 50
2 Công tác chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ chưa được thực hiện thường xuyên; tình trạng không lập hồ sơ, tài liệu và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan còn phổ biến hoặc có lập hồ sơ nhưng chưa đúng quy trình, phương pháp; Chất lượng hồ sơ, tài liệu được lập chưa cao, chưa phát huy hết được giá trị của tài liệu trong hoạt động quản lý, điều hành của đơn vị. Phần lớn hồ sơ, tài liệu của các đơn vị vẫn do cán bộ, công chức chuyên môn quản lý dẫn đến hồ sơ, tài liệu lưu trữ còn tích đống, phân tán, chưa được thu thập đầy đủ và nộp lưu theo quy định, gây tốn kém ngân sách của nhà nước trong việc chỉnh lý. Việc ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND Quận 12 chưa đầy đủ: Đơn vị chưa xây dựng được bảng thời hạn bảo quản tài liệu và Danh mục hồ sơ hàng năm; chưa có văn bản hướng dẫn về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan… Xuất phát từ những lý do trên, chúng tôi quyết định chọn đề tài: "Nâng cao chất lượng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ tại Ủy ban nhân dân Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh" làm đề tài nghiên cứu của mình. 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài Vấn đề lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan đã được đề cập nhiều trong các giáo trình, sách chuyên khảo; luận văn thạc sỹ; các bài viết trên tạp chí, cụ thể: Về giáo trình, sách chuyên khảo điển hình là: Lý luận và phương pháp công tác văn thư (Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn) - PGS. Vương Đình Quyền, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội năm 2011; Giáo trình văn thư (Trường Đại học Nội vụ Hà Nội) – PGS.TS Triệu Văn Cường, NXB Lao động năm 2016. Một số luận văn thạc sĩ; khóa luận tốt nghiệp của sinh viên và học viên cao học chuyên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, ví dụ như: - Đề tài: “Phương pháp lập hồ sơ hiện hành tại Văn phòng Chính phủ và các biện pháp chỉ đạo và hướng dẫn” - Luận văn thạc sĩ của Vũ Văn Quỳnh năm 2012. Đề tài viết về phương pháp lập hồ sơ hiện hành và các biện pháp chỉ đạo hướng dẫn tại Văn phòng Chính phủ trong đó chủ yếu nêu một số thực trạng; những nhận xét, đánh giá về ưu điểm và những mặt còn hạn chế về lập hồ sơ hiện hành ở Văn phòng Chính phủ
3 đồng thời đề xuất các giải pháp về tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn nhằm nâng cao chất lượng lập hồ sơ hiện hành ở Văn phòng Chính phủ. - Đề tài: “Các giải pháp nâng cao hiệu quả lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ UBND cấp quận thành phố Hà Nội” - Luận văn thạc sĩ của Phạm Thị Hạnh năm 2013. Đề tài nêu lên tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của UBND cấp quận tại Thành phố Hà Nội; Thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ từ đó nêu một số giải pháp nâng cao hiệu quả lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ của UBND cấp quận tại Thành phố Hà Nội. - Đề tài: “Nâng cao chất lượng hoạt động lập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan sở, ban, ngành tại tỉnh Thái Nguyên” - Luận văn thạc sĩ của Nguyễn Thị Hường năm 2019. Đề tài nghiên cứu về thực trạng hoạt động lập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan sở, ban, ngành tại tỉnh Thái Nguyên từ đó đưa ra các giải pháp để nâng cao chất lượng hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan sở, ban, ngành tại tỉnh Thái Nguyên. Ngoài ra có các bài viết trên tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam như bài viết của các tác giả: Lã Thị Hồng “Cần phân loại văn bản đi, đến như thế nào để hình thành các hồ sơ công việc”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 1/2006; Trần Trung Kiên “Một vài suy nghĩ về vấn đề nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ công việc ở địa phương”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 3/2008; PGS Nguyễn Văn Hàm “Trách nhiệm công vụ của cán bộ công chức, viên chức trong lập hồ sơ công việc đã giải quyết xong”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 01/2011; GS Nguyễn Văn Thâm “Trách nhiệm công vụ và thể chế hoá công tác lập hồ sơ trong hoạt động của các cơ quan công quyền”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 01/2011…. Như vậy vấn đề lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ đã được nghiên cứu khá nhiều trong các giáo trình, khóa luận tốt nghiệp, luận văn thạc sỹ, tạp chí … Qua tìm hiểu chúng tôi nhận thấy trong các giáo trình, các tác giả đã đưa ra những vấn đề cơ bản nhất về lý luận của công tác lập hồ sơ hiện hành như: Các khái niệm về hồ sơ, lập hồ sơ, mục đích, ý nghĩa, yêu cầu và phương pháp lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Các khóa luận tốt nghiệp, luận văn thạc sỹ …đã tập trung nghiên cứu công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ ở các cơ quan Đảng, Văn phòng Chính phủ, các cơ quan cấp bộ, cấp quận các sở, ban, ngành thuộc tỉnh …thực trạng, những tồn tại và giải pháp nhằm
4 khắc phục công tác lập hồ sơ hiện hành ở các cơ quan…Tuy nhiên nghiên cứu về các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ vào nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại một cơ quan cụ thể - UBND Quận 12, TP. HCM thì chưa có đề tài nghiên cứu nào. Việc nghiên cứu về nâng cao chất lượng lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại UBND Quận 12, TP. HCM sẽ giúp cho đơn vị có những giải pháp cụ thể nhằm nâng cao chất lượng trong công tác lập hồ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ từ đó có thể rút ra những bài học kinh nghiệm cho những đơn vị trong phạm vi quản lý của đơn vị cũng như các quận khác trên địa bàn TP. HCM. 3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài - Mục tiêu của đề tài: Khảo sát, đánh giá thực trạng hoạt động lập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan của UBND Quận 12, qua đó thấy được tính tất yếu và nhu cầu khách quan cần phải nâng cao chất lượng hoạt động lập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trong giai đoạn hiện nay. Xây dựng các tiêu chí đánh giá chất lượng công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại UBND Quận 12. Đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hoạt động lập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan UBND Quận 12. - Nhiệm vụ nghiên cứu: Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định: Nghiên cứu những vấn đề cơ sở lý luận về hoạt động lập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; cơ sở pháp lý, việc ban hành những văn bản quản lý, chỉ đạo của cơ quan quản lý Nhà nước ở Trung ương, địa phương (TP. Hồ Chí Minh) về hoạt động lập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Khảo sát, tìm hiểu sơ lược chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của UBND Quận 12; khảo sát thực tế, phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động lập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan một số phòng chuyên môn thuộc UBND Quận 12. Đề xuất những giải pháp để thực hiện tốt hoạt động lập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, trong đó chú trọng việc Hoàn thiện Danh mục hồ sơ cho UBND Quận 12. 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
5 - Đối tƣợng nghiên cứu: + Hoạt động lập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan UBND Quận 12. + Phương pháp lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ tại UBND Quận 12, bao gồm các quy trình nghiệp vụ cụ thể như: Xây dựng Danh mục hồ sơ, lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. - Phạm vi nghiên cứu: + Về không gian: Do hạn chế về thời gian nghiên cứu nên đề tài chỉ đề cập, nghiêu cứu đến vấn đề nâng cao chất lượng của công tác lập hồ sơ, tài liệu giấy và nộp lưu hồ sơ, tài liệu giấy vào lưu trữ tại UBND Quận 12. Các cơ quan, đơn vị sự nghiệp khác thuộc Quận 12 không thuộc phạm vi nghiên cứu của đề tài. + Về thời gian: Đề tài tập trung tìm hiểu, khảo sát công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ; thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ UBND Quận 12 trong khoảng thời gian 5 năm (giai đoạn từ năm 2016 đến ngày 04/03/2020 - trước thời điểm nghị định số 30/2020/NĐ-CP có hiệu lực thi hành). 5. Phƣơng pháp nghiên cứu Để thực hiện đề tài này chúng tôi sử dụng, áp dụng các phương pháp nghiên cứu chính như: Khảo sát thực tế, hệ thống, thống kê, phân tích, tổng hợp, phỏng vấn,...dựa trên quan điểm mang tính phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lê nin dưới góc độ Lưu trữ học và quản lý; các phương pháp được kết hợp linh hoạt, đan xen trong quá trình thực hiện đề tài. - Phương pháp khảo sát thực tế được sử dụng khi khảo sát thực tế công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại UBND Quận 12; - Phương pháp hệ thống và thống kê được vận dụng nhằm đánh giá tình hình, chất lượng hồ sơ được lãnh đạo cấp phòng, công chức lập khi giải quyết công việc được giao; - Phương pháp phân tích, tổng hợp được vận dụng khi phân tích các nội dung về hoạt động lập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, chỉ ra những ưu điểm, hạn chế trong hoạt động lập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trên cơ sở đó đưa ra các giải pháp để nâng cao chất lượng công tác này tại UBND Quận 12;
6 - Phương pháp phỏng vấn được thực hiện đối với một số lãnh đạo quản lý các phòng của Quận; công chức văn thư, lưu trữ; công chức chuyên môn của UBND Quận 12 về bố trí biên chế thực hiện nhiệm vụ văn thư, lưu trữ; trình độ chuyên môn, đào tạo, bồi dưỡng; chế độ chính sách cho người làm công tác văn thư, lưu trữ; việc tham mưu thủ trưởng cơ quan ban hành những văn bản quản lý, chỉ đạo và hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư nói chung, hoạt động lập và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan nói riêng; việc thực hiện lập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan của lãnh đạo UBND Quận, Văn thư cơ quan, công chức chuyên môn thuộc UBND Quận 12. 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài - Kết quả nghiên cứu của đề tài góp phần khắc phục những tồn tại, hạn chế về công tác lập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, để từ đó nâng cao chất lượng công tác lập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại UBND Quận 12. Là cơ sở để các cơ quan, tổ chức khác trên địa bàn Quận, các cơ quan Phường thuộc Quận vận dụng ban hành các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn thực hiện công tác lập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. - Góp phần nâng cao nhận thức của lãnh đạo, cán bộ, công chức về vị trí, vai trò của văn bản, tài liệu lưu trữ và trách nhiệm lập hồ sơ công việc khi được giao giải quyết, đưa hoạt động lập và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đi vào nề nếp ở mỗi đơn vị. - Công trình nghiên cứu này có thể là tài liệu tham khảo giúp cho việc học tập, nghiên cứu của các học viên, sinh viên chuyên ngành văn thư, lưu trữ. 7. Kết cấu của luận văn Luận văn chia làm 3 phần: Ngoài phần mở đầu, Phần kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục, phần nội dung của luận văn có cấu trúc gồm 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận và pháp lý về nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ. Trong chương này chúng tôi trình bày về cơ sở lý luận và pháp lý của công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan trong đó tập trung vào một số khái niệm như hồ sơ, lập hồ sơ, các loại hồ sơ, nộp lưu hồ sơ; Mục đích, yêu cầu, phương pháp lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; Tiêu chí đánh giá chất lượng công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
7 Chương 2: Thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ tại Ủy ban nhân dân Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh. Căn cứ những tiêu chí đã được xây dựng ở Chương 1, trong Chương 2 chúng tôi đi vào khảo sát thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động quản lý của UBND Quận 12; Thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại UBND Quận 12 từ đó nêu lên những kết quả đạt được và hạn chế trong công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan tại UBND Quận 12. Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại Ủy ban nhân dân Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh. Từ những hạn chế còn tồn tại được trình bày trong Chương 2, trong Chương 3 chúng tôi đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại UBND Quận 12 như: Nâng cao nhận thức của lãnh đạo, cán bộ, công chức về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Ban hành các văn bản quy định hướng dẫn công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ; Đa dạng hóa hình thức triển khai, quán triệt văn bản quy định, hướng dẫn công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ; Tăng cường kiểm tra, đánh giá về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ; Bổ sung, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho bộ phận làm công tác Văn thư Lưu trữ; Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; Chỉ đạo việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ của quận; Xây dựng Danh mục hồ sơ; Xây dựng Hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ.
8 CHƢƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƢU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƢU TRỮ 1.1. Cơ sở lý luận 1.1.1. Một số khái niệm cơ bản 1.1.1.1. Hồ sơ Trong cuốn Lý luận và phương pháp công tác văn thư của PGS. Vương Đình Quyền (NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, năm 2011) thì: Hồ sơ là một tập văn bản (hoặc một văn bản) có liên quan về một vấn đề, sự việc hay một người hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề, sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức như cùng loại văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban hành” 19, tr.309. Tại Khoản 10 Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011, hồ sơ được định nghĩa như sau: “Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân” 18, tr2. Theo Khoản 14, Điều 3 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư thì:"Hồ sơ" là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân” 09, tr2. Như vậy có rất nhiều khái niệm về hồ sơ khác nhau, mỗi khái niệm có nội dung và cách diễn đạt khác nhau, trong phạm vi của đề tài chúng tôi sử dụng khái niệm hồ sơ trong văn bản quy phạm pháp luật cao nhất là Luật Lưu trữ năm 2011vì đã phản ánh đầy đủ, chính xác đặc điểm, tính chất của hồ sơ cũng như nguồn gốc hình thành của hồ sơ. 1.1.1.2. Lập hồ sơ Theo tác giả Vương Đình Quyền trong cuốn Lý luận và phương pháp công tác văn thư (NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, năm 2011): “Lập hồ sơ là tập hợp những văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo từng vấn đề, sự việc hoặc theo các đặc điểm khác nhau của văn bản, đồng thời sắp xếp và biên mục chúng theo phương pháp khoa học”19, tr312.
9 Theo khoản 11 Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011 định nghĩa: “Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định” 18, tr2. Theo Khoản 15, Điều 3 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư thì:"Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định”09, tr2. Như vậy “Lập hồ sơ” cũng có nhiều định nghĩa khác nhau.Trong phạm vi của đề tài chúng tôi sử dụng khái niệm lập hồ sơ được nêu Luật lưu trữ 2011 vì lập hồ sơ không chỉ là sự tập hợp tài liệu mà chúng phải được sắp xếp theo những nguyên tắc, phương pháp nhằm đảm bảo tính đầy đủ hoàn thiện của hồ sơ được lập và được thuận tiện, dễ dàng hơn trong việc tra cứu, sử dụng. 1.1.1.3. Các loại hồ sơ Trong hoạt động ở các cơ quan, tổ chức thường hình thành 3 loại hồ sơ cơ bản, đó là: Hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc và hồ sơ nhân sự. Theo Giáo trình Văn thư (Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, NXB Lao Động năm 2016), các loại hồ sơ này được định nghĩa như sau: - Hồ sơ công việc: Là tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề một sự việc hoặc có cùng đặc trưng như: tên gọi, tác giả, ... hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị 10, tr154. - Hồ sơ nguyên tắc: Là tập văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng làm căn cứ pháp lý, tra cứu khi giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân 10, tr154. - Hồ sơ nhân sự: Là tập hợp văn bản, tài liệu có liên quan về một cá nhân (hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ học sinh ...)10, tr154. 1.1.1.4. Lưu trữ cơ quan Theo khoản 4 Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011 định nghĩa: “Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức” [18, tr01].
10 1.1.1.5. Nộp lưu hồ sơ Nộp lưu hồ sơ là tập hợp những hồ sơ đã kết thúc có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên từ bộ phận chuyên môn cho bộ phận lưu trữ theo quy trình và phương pháp nhất định. 1.1.2. Yêu cầu, phương pháp lập hồ sơ 1.1.2.1. Yêu cầu lập hồ sơ - Lập hồ sơ phải được tiến hành song song với quá trình giải quyết công việc Theo khái niệm của Luật Lưu trữ năm 2011 thì “Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định” 18, tr2. Từ khái niệm này có thể thấy lập hồ sơ phải được thực hiện trong suốt quá trình giải quyết công việc của cán bộ, công chức nghĩa là phải được tiến hành song song với tiến trình giải quyết công việc của cán bộ, công chức là khi bắt đầu thực hiện một công việc, cán bộ công chức cần mở hồ sơ, thu thập cập nhật toàn bộ văn bản, tài liệu phát sinh vào hồ sơ. Khi công việc kết thúc thì thực hiện kết thúc hồ sơ và hồ sơ được hoàn thành chờ nộp lưu vào lưu trữ theo quy định. - Lập hồ sơ phải tuân thủ theo quy trình, phương pháp lập hồ sơ Quy trình, phương pháp lập hồ sơ đã được quy định cụ thể trong Nghị định, Thông tư hướng dẫn của Chính phủ và các văn bản quản lý, chỉ đạo của UBND Thành phố về công tác văn thư nhằm hướng dẫn cán bộ, công chức lập hồ sơ khi giải quyết công việc. Để lập được những bộ hồ sơ có chất lượng thì khi lập hồ sơ đòi hỏi cán bộ, công chức phải tuân theo những quy trình, phương pháp về lập hồ sơ cụ thể là các phương pháp về việc mở hồ sơ; thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ; kết thúc hồ sơ. - Lập hồ sơ phải do cán bộ, công chức chuyên môn thực hiện Hồ sơ được lập khi công việc bắt đầu và hoàn thiệc hồ sơ khi công việc kết thúc là trách nhiệm của cán bộ, công chức chuyên môn. Bởi chỉ những người trực tiếp theo dõi, giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của mình lập hồ sơ mới hiểu được quá trình, diễn biến của sự việc từ khi công việc phát sinh đến khi công việc kết thúc. Khi lập hồ sơ cán bộ, công chức chuyên môn sẽ biết hồ sơ gồm những tài liệu gì do đó họ sẽ là người thu thập, cập nhật tài liệu liên quan đến công việc đầy đủ, chính xác nhất. - Hồ sơ lập phải có chất lượng, đảm bảo các yêu cầu sau:
11 Hồ sơ phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan, tổ chức hình thành hồ sơ. Lập hồ sơ đảm bảo yêu cầu này có nghĩa là toàn bộ hồ sơ lập ra phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị ở thời điểm mà hồ sơ đó hình thành. Những văn bản không phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị thì không lập hồ sơ. Nếu lập hồ sơ đảm bảo yêu cầu này sẽ góp phần phản ánh đúng đắn hoạt động của cơ quan, đơn vị hình thành hồ sơ, thuận lợi cho việc tra cứu tài liệu đồng thời nâng cao chất lượng hồ sơ được lập. Các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc. Khi lập hồ sơ phải chú ý đến vấn đề cần giải quyết. Văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc có mối quan hệ mật thiết với nhau theo trình tự giải quyết vấn đề. Hồ sơ được lập đảm bảo mối liên hệ khách quan của văn bản sẽ phản ánh vấn đề, sự việc được trọn vẹn và giữ được mối liên hệ lịch sử của chúng, do vậy sẽ giúp cho người nghiên cứu tra tìm, sử dụng tài liệu được dễ dàng và hoàn chỉnh. Khi đã thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu phải xắp xếp theo một trình tự nhất định đảm bảo đúng diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc. Các văn bản trong hồ sơ phải cùng giá trị Trong quá trình hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị thường sản sinh các loại văn bản có giá trị khác nhau. Do các loại văn bản có giá trị khác nhau, yêu cầu nghiên cứu, sử dụng không giống nhau nên thời hạn bảo quản của chúng cũng không giống nhau. Xuất phát từ yêu cầu về sử dụng và bảo quản tài liệu, khi lập hồ sơ cần chú ý phân biệt giá trị của văn bản sao cho các văn bản trong một hồ sơ phải có giá trị giống nhau hay nói cách khác văn bản trong hồ sơ phải cùng giá trị. Tuy nhiên, không nên hiểu yêu cầu này một cách cứng nhắc, không nên tách rời từng văn bản trong hồ sơ để xem xét giá trị của chúng bởi lẽ thực tế có những hồ sơ gồm nhiều văn bản có nội dung liên quan mật thiết với nhau, cho nên toàn bộ văn bản hợp thành mới tạo nên giá trị của hồ sơ. Văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo đúng thể thức văn bản Hồ sơ nếu muốn có giá trị nghiên cứu và có thể làm bằng chứng pháp lý thì đòi hỏi văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo đúng thể thức văn bản do các cơ quan có thẩm
12 quyền quy định như các yếu tố về quốc hiệu, tên cơ quan ban hành, số và ký hiệu văn bản, địa điểm và thời gian ban hành, chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan … Nếu văn bản thiếu những yếu tố trên sẽ không thể dùng làm bằng chứng pháp lý và trở thành sử liệu đáng tin cậy. Do vậy, khi lập hồ sơ cần coi trọng đúng mức yêu cầu này, chú ý thu thập và lựa chọn những văn bản đảm bảo thể thức để đưa vào hồ sơ. Hồ sơ cần được biên mục đầy đủ và chính xác Hồ sơ được biên mục đầy đủ, chính xác sẽ giúp cho công tác người nghiên cứu nắm được thành phần và nội dung các văn bản có trong hồ sơ để tra cứu được nhanh chóng và thuận tiện đồng thời giúp cho cán bộ lưu trữ xác định được giá trị của hồ sơ để bảo quản tài liệu. 1.1.2.2. Phương pháp lập hồ sơ a) Xây dựng Danh mục hồ sơ Thông thường Danh mục hồ sơ do cán bộ phụ trách công tác văn thư (hoặc công tác lưu trữ) của cơ quan dự thảo, rồi gửi xuống các phòng, ban đơn vị có liên quan góp ý kiến; trên cơ sở ý kiến đóng góp của các đơn vị, văn thư cơ quan điều chỉnh, bổ sung và trình thủ trưởng cơ quan duyệt, ký, ban hành. Tuy nhiên cũng có thể xây dựng danh mục hồ sơ bằng cách ngược lại: Từng phòng, ban, đơn vị căn cứ vào nhiệm vụ cụ thể của mình trong năm dự kiến danh mục hồ sơ của đơn vị; cán bộ phụ trách công tác văn thư hoặc lưu trữ cơ quan làm nhiệm vụ bổ sung, điều chỉnh và tổng hợp thành văn bản danh mục hồ sơ của toàn cơ quan, trình thủ trưởng cơ quan duyệt và ký ban hành. Dù được thực hiện theo cách nào thì khi xây dựng danh mục hồ sơ cũng được thực hiện qua 5 bước, cụ thể như sau: Bước 1: Xây dựng khung đề mục, khung phân loại của Danh mục hồ sơ (có thể xây dựng theo cơ cấu tổ chức hoặc theo lĩnh vực hoạt động của cơ quan). Bước 2: Xác định hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị, người lập. Bước 3: Dự kiến thời hạn bảo quản hồ sơ: Căn cứ vào các văn bản hướng dẫn của nhà nước để dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ Bước 4: Sắp xếp, đánh số và ký hiệu hồ sơ: Số và ký hiệu của hồ sơ bao gồm số thứ tự (được đánh bằng chữ số Ả Rập) và ký hiệu (bằng chữ viết tắt) của đề mục lớn.