Luận văn Thạc sĩ Định hướng ứng dụng: Tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh

Chia sẻ: Hao999 Hao999 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:122

Thêm vào BST

Báo xấu

26
lượt xem 5
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục đích của việc nghiên cứu đề tài này là chỉ ra mô hình tổ chức quản lý công tác lưu trữ ở một Tổng công ty nhà nước với quy mô và phạm vi hoạt động rộng tại một thành phố lớn như TP. Hồ Chí Minh.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Định hướng ứng dụng: Tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI  NGUYỄN THỊ THU HẰNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG Chuyên ngành: LƯU TRỮ HỌC HÀ NỘI - NĂM 2020
BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI  TP. TP. HỒ HỒ CHÍCHÍ MINH – NĂM MINH 20202017 – NĂM NGUYỄN THỊ THU HẰNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG Chuyên ngành: LƯU TRỮ HỌC Mã số: 8320303 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HOC: Tiến sĩ Cam Anh Tuấn LỜI CAM ĐOAN HÀ NỘI - NĂM 2020
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi và được sự hướng dẫn khoa học của Tiến sĩ Cam Anh Tuấn. Các nội dung nghiên cứu trong đề tài này là trung thực và chưa từng công bố, được chính tác giả thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi rõ trong phần tài liệu tham khảo. Tác giả Nguyễn Thị Thu Hằng
DANH MỤC THUẬT NGỮ VÀ CHỮ VIẾT TẮT EVN Tập đoàn Điện lực Việt Nam EVNHCMC Tổng công ty Điện lực TP Hồ Chí Minh UBND Uỷ ban nhân dân CNTT Công nghệ thông tin CVP Chánh Văn phòng PCVP Phó Chánh Văn phòng Văn phòng TCT Văn phòng Tổng công ty CBCNV Cán bộ công nhân viên XĐGTTL Xác định giá trị tài liệu TLLT Tài liệu lưu trữ SXKD Sản xuất kinh doanh
MỤC LỤC Trang MỞ ĐẦU ............................................................................................................... 1 1. Lý do lựa chọn đề tài .......................................................................................... 1 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài ........................................ 2 3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu ...................................................................... 4 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ...................................................................... 4 5. Phương pháp nghiên cứu .................................................................................... 5 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài ............................................................... 6 7. Kết cấu của đề tài ............................................................................................... 6 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ CỦA TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG DOANH NGHIỆP ...................................... 7 1.1. Lý luận về tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong doanh nghiệp ............ 7 1.1.1 Khái niệm và nội dung của tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong doanh nghiệp ..................................................................................................................... 7 1.1.2. Nguyên tắc, yêu cầu quản lý công tác lưu trữ ............................................ 12 1.1.3. Mục đích và vai trò của tổ chức quản lý công tác lưu trữ đối với hoạt động của doanh nghiệp.................................................................................................. 14 1.2. Quy định pháp lý về tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong doanh nghiệp .................................................................................................................. 17 1.2.1. Quy định pháp lý của Nhà nước ................................................................ 17 1.2.2. Quy định của tập đoàn Điện lực Việt Nam và Tổng Công ty Điện lực thành phố Hồ Chí Minh........................................................................................ 19 Tiểu kết chương 1 ............................................................................................... 21 Chương 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ Ở TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH ................ 22 2.1. Khái quát về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Tổng Công ty điện lực Thành phố Hồ Chí Minh (EVNHCMC) ............................................ 22
2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển................................................................. 22 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức .................................................... 23 2.2. Khảo sát việc tổ chức quản lý công tác lưu trữ ở EVNHCMC............... 25 2.2.1. Tổ chức bộ phận quản lý công tác lưu trữ ................................................. 25 2.2.2. Tổ chức tuyển dụng và bố trí cán bộ thực hiện công tác lưu trữ ............... 26 2.2.3. Ban hành văn bản quy định về công tác lưu trữ......................................... 28 2.2.4. Tổ chức thực hiện nghiệp vụ lưu trữ .......................................................... 29 2.2.5. Tổ chức kiểm tra, đánh giá và cải tiến công tác lưu trữ ............................. 38 2.3. Nhận xét đánh giá kết quả khảo sát tổ chức quản lý công tác lưu trữ ở Tổng công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh............................................. 39 2.3.1. Ưu điểm ...................................................................................................... 39 2.3.2. Hạn chế, khuyết điểm................................................................................. 40 2.3.3. Nguyên nhân của hạn chế khuyết điểm ..................................................... 41 Tiểu kết chương 2 ............................................................................................... 41 Chương 3. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ Ở TỔNG CÔNG TY ĐIỆN LỰC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH42 3.1. Định hướng hoàn thiện tổ chức quản lý công tác lưu trữ ở EVNHCMC42 3.1.1. Hoàn thiện tổ chức quản lý công tác lưu trữ phải phù hợp với xu hướng phát triển của EVNHCMC ................................................................................... 42 3.1.2. Hoàn thiện tổ chức quản lý công tác lưu trữ phải phù hợp với đặc thù TLLT của EVNHCMC trong tương lai ............................................................... 43 3.1.3. Hoàn thiện tổ chức quản lý công tác lưu trữ phải phục vụ có hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của EVNHCMC ......................................................... 44 3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức quản lý công tác lưu trữ ở EVNHCMC ......................................................................................................... 45 3.2.1. Đổi mới phương thức quản lý công tác lưu trữ trong EVNHCMC ........... 45 3.2.2. Xây dựng và hướng dẫn thực hiện các văn bản quy định về công tác lưu trữ trong EVNHCMC ........................................................................................... 49
3.2.3. Bổ sung số lượng và nâng cao chất lượng đội ngũ làm công tác lưu trữ trong EVNHCMC ................................................................................................ 50 3.2.4. Tăng cường đầu tư hạ tầng, cơ sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ tài liệu trong EVNHCMC ................................................................................................ 52 3.2.5. Tăng cường kiểm tra, giám sát công tác lưu trữ tài liệu ở EVNHCMC .... 54 Tiểu kết chương 3:.............................................................................................. 55 KẾT LUẬN ......................................................................................................... 56 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .......................................................... 57
1 MỞ ĐẦU 1. Lý do lựa chọn đề tài Vai trò của công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ ngày càng được khẳng định trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, đặc biệt trong bối cảnh phát triển mạnh mẽ như hiện nay. Những yêu cầu của xã hội đối với công tác lưu trữ cũng ngày một gia tăng. Để có thể đáp ứng những nhu cầu ngày càng cao của xã hội đòi hỏi công tác lưu trữ cần được hoàn thiện một cách toàn diện, không chỉ về mặt nghiệp vụ lưu trữ mà còn về hoạt động tổ chức quản lý công tác này. Tuy nhiền, trên thực tế hiện nay, việc tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của một số các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp vẫn chưa được quan tâm thích đáng. Thực tế này đã ảnh hướng lớn đến vai trò của công tác lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp này. Xuất phát từ vị trí cũng như vai trò và ý nghĩa to lớn của tài liệu lưu trữ của các doanh nghiệp nhà nước, một vấn đề tất yếu được đặt ra là cần phải tổ chức quản lý tốt công tác lưu trữ cũng như tổ chức khoa học khối tài liệu đó, nhằm bảo quản an toàn và tổ chức khai thác sử dụng chúng có hiệu quả, phục vụ tốt cho nhu cầu quản lý, nhu cầu kinh doanh và các nhu cầu chính đáng khác của xã hội. Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh (EVNHCMC) là một doanh nghiệp do Tập đoàn Điện lực Việt Nam nắm giữ 100% vốn điều lệ, được tổ chức dưới hình thức Công ty Trách nhiệm hữu hạn (TNHH) Một thành viên, hoạt động theo mô hình Công ty mẹ - Công ty con theo quy định của Luật Doanh nghiệp, có tư cách pháp nhân, có con dấu, biểu tượng, điều lệ tổ chức và hoạt động. Chức năng chính là quản lý và phân phối điện trên địa bàn 24 quận, huyện trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh với gần 7.400 cán bộ công nhân viên chức lao động. Nhiệm vụ chính của Tổng Công ty là kinh doanh điện năng, cơ khí điện lực và các dịch vụ khác liên quan đến ngành điện. Qua nghiên cứu thực tế tại EVNHCMC, công tác lưu trữ của EVNHCMC đã đạt được một số kết quả bước đầu như: đầu tư một số cơ sở vật chất cơ bản cho lưu trữ, thiết lập được bộ máy và bố trí nhân sự người làm lưu trữ; ban hành một số văn bản tạo hành lang pháp lý ban đầu cho công tác lưu trữ… Tuy nhiên, nhìn chung,
2 công tác lưu trữ của công ty vẫn có nhiều bất cập. Cụ thể như sau: Chưa ban hành hệ thống văn bản hoàn chỉnh về công tác lưu trữ, ở các đơn vị công tác lưu trữ chưa được quan tâm đúng mức mà chỉ coi đó là công việc sự vụ đơn thuần; chưa thấy được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác lưu trữ; nhân sự đảm trách công tác lưu trữ chưa được đào tạo bài bản do đó kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của sự nghiệp đổi mới công tác lưu trữ; chưa tiến hành đánh giá công tác lưu trữ một cách thường xuyên…. Từ đó, dẫn tới hậu quả không thể tránh khỏi là tài liệu bị thất lạc, mất mát, hư hỏng và việc phuc vụ khai thác tài liệu không đạt hiệu quả cao. Từ những lý do trên, tôi quyết định lựa chọn đề tài “Tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh” làm luận văn thạc sĩ của mình. Kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ có giá trị tham khảo đổi với thực tế công tác lưu trữ tại EVNHCMC. 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài Công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp không phải là vấn đề nghiên cứu mới, tuy nhiên lại là hướng nghiên cứu mang tính thời sự, đặc biệt trong thời kỳ ghi nhận được những đóng góp to lớn mà các doanh nghiệp mang lại đối với sự vận động phát triển của nền kinh tế Việt Nam. Nghiên cứu này giúp hiểu rõ được tình hình quản lý công tác lưu trữ cũng như việc quản lý tài liệu lưu trữ có giá trị, mang tính đặc thù ở các tổ chức kinh tế để từ đó có hình thức khai thác thông tin hiệu quả, phù hợp với quy mô, đặc điểm tổ chức hoạt động của doanh nghiệp. Trước đó cũng đã có nhiều Luận văn sau đại học đã đề cập đến vấn đề này song chỉ ở một khía cạnh hay một nội dung của công tác lưu trữ. Chẳng hạn, đề cập đến tình hình tổ chức quản lý công tác lưu trữ ở các doanh nghiệp giữ vai trò chủ đạo trong nền kinh tế Việt Nam có các công trình: Luận văn Thạc sỹ “Tổ chức quản lý tài liệu chuyên môn ở Đại học Quốc Gia Hà Nội” của Lê Thị Hằng Nhung bảo vệ tháng 12/2019; Luận án Tiến sĩ: “Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các Tập đoàn kinh tế Việt Nam” của tác giả Nguyễn Thị Kim Bình bảo vệ năm 2016. Đề tài Luận văn của Thạc sĩ: “Tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Đường sắt Việt Nam” của tác giả Trần Thị Vân Anh. Luận văn thạc sỹ của tác giả Nguyễn Văn Báu
3 với đề tài: “Công tác văn thư, lưu trữ trong doanh nghiệp Nhà nước trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 1986 - 2006” cũng đã nghiên cứu về thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại một số doanh nghiệp Nhà nước trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh. Luận văn thạc sỹ của tác giả Trần Vũ Thành: “Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp 100% vốn đầu tư nước ngoài (nghiên cứu các doanh 6 nghiệp trên địa bàn Thành phố Biên Hòa - Đồng Nai)”. Trên tạp chí “Lưu trữ Việt Nam”, cũng đã có nhiều bài nghiên cứu về vấn đề trên, chẳng hạn như: “Suy nghĩ về công tác lưu trữ của doanh nghiệp trong thời kỳ đổi mới” của tác giả Nguyễn Trọng Biên - Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 3/2000; bài “Thu thập tài liệu của các đơn vị sản xuất, kinh doanh vào Lưu trữ - Thực trạng và giải pháp” của PGS.TS Vũ Thị Phụng, hay bài “Một số biện pháp bước đầu nhằm thực hiện quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ của các doanh nghiệp” của tác giả Nguyễn Thị Kim Bình, cả hai đều được đăng trên Tạp chí Văn thư – Lưu trữ Việt Nam số 5/2004. Cùng với những bài viết này còn có bài viết đăng trong Kỷ yếu Hội thảo khoa học lần thứ hai của Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng nhân kỷ niệm 5 năm thành lập Khoa và 35 năm đào tạo cán bộ lưu trữ ở Việt Nam, đó là bài “TLLT của các doanh nghiệp ở Việt Nam và những vấn đề khoa học cần nghiên cứu” của TS.Vũ Thị Phụng. Hội thảo khoa học “Khai thác và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ trong nghiên cứu khoa học xã hội và nhân văn” do Trường ĐH Khoa học Xã hội và Nhân văn tổ chức tháng 12/2009 có bài viết “TLLT của doanh nghiệp với sự phát triển kinh tế Việt Nam” của ThS. Nguyễn Thị Kim Bình... Các bài viết đã chỉ ra thực trạng của việc thực hiện các nhiệm vụ mang tính cấp thiết trong công tác tổ chức quản lý công tác lưu trữ doanh nghiệp và phần nào cho chúng ta thấy được giá trị vốn có của TLLT hình thành trong họat động của các doanh nghiệp. Đồng thời khẳng định khối tài liệu đó là một thành phần quan trọng thuộc Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam để từ đó có những biện pháp thiết thực nhằm tổ chức quản lý công tác lưu trữ thật tốt phục vụ nhu cầu trước mắt cũng như lâu dài của xã hội. Qua đó có thể thấy rằng, vấn đề tổ chức quản lý công tác ở một Tổng công ty nhà nước cụ thể EVNHCMC một cách tổng quan, khái quát và đầy đủ các nội dung
4 của công tác này là một đề tài chưa được ai nghiên cứu. Mục đích của việc nghiên cứu đề tài này là chỉ ra mô hình tổ chức quản lý công tác lưu trữ ở một Tổng công ty nhà nước với quy mô và phạm vi hoạt động rộng tại một thành phố lớn như TP. Hồ Chí Minh. 3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 3.1. Mục tiêu nghiên cứu: - Khảo sát, phân tích và đánh giá thực trạng tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại EVNHCMC. - Từ đó, đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại EVNHCMC. 3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu - Khái quát lý luận về tổ chức quản lý công tác lưu trữ. - Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của EVNHCMC. - Nghiên cứu các văn bản pháp lý của Nhà nước và quy định của các doanh nghiệp về công tác lưu trữ nói chung và tổ chức quản lý công tác lưu trữ nói riêng. - Khảo sát, phân tích và đánh giá thực trạng hoạt động lưu trữ và tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại EVNHCMC. - Xác định định hướng và đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại EVNHCMC. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4.1. Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu chính của đề tài là vấn đề tổ chức quản lý công tác lưu trữ của EVNHCMC. 4.2. Phạm vi nghiên cứu - Không gian: Đề tài tập trung nghiên cứu hoạt động tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại cơ quan EVNHCMC. - Thời gian: Đề tài tập trung khảo sát tổ chức quản lý công tác lưu trữ từ năm 2010 đến nay. Năm 2010 là năm EVNHCMC chuyển đổi hình thức hoạt động theo mô hình Công ty mẹ, công ty con. Hoạt động tổ chức quản lý nói chung và tổ chức quản lý công tác lưu trữ nói riêng có sự thay đổi cho phù hợp với mô hình mới.
5 - Nội dung: Tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong phạm vi đề tài này gồm tổ chức xây dựng các văn bản quy định về công tác lưu trữ, tổ chức bộ phận quản lý và nhân sự phụ trách công tác lưu trữ, tổ chức thực hiện nghiệp vụ lưu trữ, tổ chức việc kiểm tra, đánh giá và khắc phục các hạn chế công tác lưu trữ ở EVNHCMC. 5. Phương pháp nghiên cứu 5.1. Phương pháp luận Thực hiện đề tài, tác giả dựa trên cơ sở phương pháp luận duy vật biện chứng, duy vật lịch sử. Đây là phương pháp luận mang tính chỉ đạo xuyên suốt trong quá trình nghiên cứu. Phương pháp này được tác giả sử dụng để phân tích, nhìn nhận và đánh giá một cách khách quan về tình hình thực tiễn của hoạt động tổ chức quản lý, công tác lưu trữ tại EVNHCMC. Trên cơ sở vận dụng phương pháp luận trên, tác giả nghiên cứu và đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp này. 5.2. Các phương pháp nghiên cứu cụ thể - Phương pháp phân tích, tổng hợp Tác giả sử dụng phương pháp phân tích, tổng hợp này để thực hiện việc thu thập, tổng hợp và phân tích hệ thống cơ sở lý luận và thực tiễn về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ trong cơ quan, đơn vị của doanh nghiệp. Dựa trên các số liệu và các thông tin thu thập được trong quá trình khảo sát, tác giả thực hiện việc tổng hợp, phân tích và đưa ra các nhận định trong đề tài. - Phương pháp so sánh Phương pháp so sánh, được tác giả sử dụng trong việc so sánh, đối chiếu thực tiễn hoạt động tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ trong doanh nghiệp với cơ sở lý luận của lưu trữ học Việt Nam. Từ kết quả so sánh đó, tác giả hệ thống hóa thành các đặc điểm nổi bật của hoạt động này tại EVNHCMC. - Phương pháp thống kê Phương pháp này tác giả sẽ sử dung các phương pháp (thu thập, tổng hợp, trình bày số liệu và tính toán các đặc trưng của đối tượng nghiên cứu) nhằm phục vụ cho quá trình phân tích, dự đoán và ra quyết định cho các giải pháp của tác giả. - Phương pháp hệ thống Phương pháp này tác giả sẽ đi từ thống kê các số liệu để hệ thống hóa thành các đặc điểm nổi bật của hoạt động này tại EVNHCMC.
6 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài - Về lý luận: Khẳng định thêm vai trò và sự cần thiết của việc tổ chức, quản lý công tác lưu trữ đối với các cơ quan nói chung và trong các doanh nghiệp nói riêng. - Về thực tế: Kết quả nghiên cứu của đề tài góp phần nâng cao hiệu quả việc tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại EVNHCMC. Ngoài ra, kết quả nghiên cứu của luận văn có thể trở thành tài liệu tham khảo cho EVNHCMC, tài liệu cho các học viên, sinh viên khi tham khảo nghiên cứu về lĩnh vực này. 7. Kết cấu của đề tài Đề tài gồm: Phần mở đầu, phần nội dung, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục. Phần nội dung chính được chia thành 03 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận và pháp lý của tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong doanh nghiệp. Trong chương này, tác giả đã đi vào những vấn đề cơ bản về khái niệm tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ. Nội dung của tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong doanh nghiệp. Mục đích và vai trò của tổ chức quản lý công tác lưu trữ đối với hoạt động của doanh nghiệp. Quy định pháp lý về tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong doanh nghiệp. Nội dung cốt yếu của chương là những vấn đề lý luận chung là tiền đề, là cơ sở khảo sát để đánh giá thực tiễn việc tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Cơ quan EVNHCMC. Chương 2: Thực trạng tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh. Trong chương đi từ nghiên cứu cơ cấu tổ chức của EVNHCMC, tác giả đi sâu khảo sát thực hiện công tác lưu trữ và hoạt động tổ chức khoa học công tác lưu trữ ở EVNHCMC làm cơ sở thực tiễn cho đưa ra các giải pháp ở chương 3 Chương 3: Giải pháp hoàn thiện tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh. Trên cơ sở các vấn đề đã được nêu ra và phân tích ở chương 1, 2, tác giả đưa ra các nội dung định hướng và đề xuất các nhóm giải pháp nâng cao hiệu quả cho tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại EVNHC
7 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ CỦA TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1. Lý luận về tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong doanh nghiệp 1.1.1 Khái niệm và nội dung của tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong doanh nghiệp a) Khái niệm tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong doanh nghiệp - Tổ chức: Theo nghĩa rộng, tổ chức là cơ cấu tồn tại của sự vật. Điều này có nghĩa, sự vật không thể tồn tại mà không có hình thức tổ chức liên kết các yếu tố nội tại theo cách nhất định. Vì vậy, tổ chức là thuộc tính của sự vật, bao gồm cả tự nhiên và xã hội. Còn theo nghĩa hẹp hơn thì tổ chức được xem là sự kết hợp của những cá thể độc lập có cùng mục đích. Theo từ điển tiếng Việt thì “Tổ chức là các hoạt động cần thiết để xác định cơ cấu, guồng máy của hệ thống, xác định những công việc phù hợp với từng nhóm, từng bộ phận và giao phó các bộ phận cho các nhà quản trị hay người chỉ huy với chức năng nhiệm vụ và quyền hạn nhất định để thực hiện nhiệm vụ được giao” [25, 1249]. Để phù hợp với nội dung nghiên cứu của đề tài ta hiểu tổ chức với nghĩa là động từ, theo các cách hiểu này thì tổ chức có các đặc điểm sau: Kết hợp các nỗ lực của các thành viên; có mục đích chung; có sự phân công lao động; có hệ thống thứ bậc quyền lực điều hành. Các đặc điểm này cũng có thể được xem như các nguyên tắc của tổ chức và nếu muốn đạt được các mục tiêu đặt ra một cách hiệu quả, bất kỳ tổ chức nào cũng phải tuân theo các nguyên tắc trên. Như vậy, dù dưới nghĩa đơn giản hay đầy đủ, ta thấy điều kiện để hình thành tổ chức là khi một số cá nhân có nhu cầu phối hợp để thực hiện một hoặc một số hoạt động mà nếu thực hiện đơn lẻ sẽ không có kết quả. Tổ chức là công cụ để đạt được mục tiêu, giúp con người phối hợp hoàn thành những điều mà họ không thể hoàn thành được nếu hoạt động riêng lẻ. - Quản lý: Thuật ngữ “quản lý” thường được hiểu theo những cách khác nhau tuỳ theo góc nhìn khác nhau cũng như cách tiếp cận của người nghiên cứu.
8 Mỗi lĩnh vực khoa học có định nghĩa về quản lý dưới góc độ riêng của mình và nó phát triển ngày càng sâu rộng trong mọi hoạt động của đời sống xã hội. Theo nghĩa rộng, “quản lý là sự tác động có mục tiêu lên đối tượng xác định nhằm mục đích ổn định hoặc thay đổi trạng thái của đối tượng đó để đạt mục tiêu đã đặt ra” [26]. Hoặc “Quản lý là trông coi và giữ gìn theo những yêu cầu nhất định”[28]. Các khái niệm này mới chỉ ra sự cần thiết phải có quản lý khi có sự phối hợp hoạt động của nhiều người và mục đích của quản lý, chưa chỉ ra phương thức tiến hành quản lý. Điều này có nghĩa là tổ chức có trước quản lý. Dưới góc độ chính trị, “quản lý được xem là phương thức tốt nhất để đạt được mục tiêu chung của một nhóm người, một tổ chức, một cơ quan, hay nói rộng hơn là một nhà nước” [19, 176]. Trên cơ sở kế thừa những thành quả nghiên cứu của các công trình nghiên cứu trên, ta có thể đưa ra quan niệm về quản lý như sau: Quản lý là sự tác động có mục tiêu của chủ thể đến khách thể bằng nhiều phương thức thông qua việc sử dụng hợp lý các nguồn lực khác nhau. Mỗi chủ thể tương ứng với khách thể và mục tiêu đưa ra khác nhau sẽ có phương thức quản lý khác nhau. Ngoài ra, bối cảnh xã hội và mức độ đầy đủ của các nguồn lực cũng là các yếu tố chi phối đến hoạt động quản lý. - Khái niệm “tổ chức và quản lý công tác lưu trữ” Về công tác lưu trữ, trong giáo trình: “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” của các tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn văn Hàm, Nguyễn Văn Thâm, Vương Đình Quyền. Theo các tác giả trên, “Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của nhà nước (xã hội) bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ” [15, 15]. PGS.TS Văn Tất Thu cũng cho rằng: “Công tác lưu trữ theo nghĩa rộng là một lĩnh vực trong hoạt động của Nhà nước bao gồm các mặt chính trị, khoa học, pháp chế và thực tiễn về bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ”[22,25]. Như vậy, khái niệm công tác lưu trữ được đưa ra trong các công trình nghiên cứu tiêu biểu của Việt Nam về cơ bản có sự thống nhất với nhau. Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011 đưa ra khái niệm về hoạt động lưu trữ và định nghĩa rằng đây “là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ”[18]. Khái niệm này chỉ đề cập đến các nghiệp vụ cơ
9 bản của công tác lưu trữ và rõ ràng hẹp hơn khái niệm công tác lưu trữ nói chung. Theo chúng tôi, hoạt động lưu trữ chỉ là một phần nội dung thuộc công tác lưu trữ. Trên cơ sở nghiên cứu và kế thừa các quan điểm trên ta có thể quan niệm: Công tác lưu trữ là lĩnh vực hoạt động của xã hội bao gồm những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan đến hoạt động của các cơ quan quản lý lưu trữ, đến việc tổ chức lưu trữ tài liệu nhằm bảo vệ và phát huy tối đa giá trị TLLT của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Thực tiễn cho thấy, công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động không thể thiếu của bất kỳ quốc gia nào, được thực hiện theo những chuẩn mực có tính khoa học và quy định định của nhà nước. Nói rộng ra, công tác lưu trữ được thực hiện trên cơ sở khoa học, cơ sở pháp lý và tạo nên thực tiễn đa dạng, phong phú, đạt đến trình độ khác nhau ở mỗi nước khác nhau tùy thuộc vào nhận thức, điều kiện kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, khoa học công nghệ…. Chủ thể tham gia/thực hiện công tác lưu rất đa dạng, với những vai trò và vị trí khác nhau. Trong đó, nhà nước là chủ thể đóng vai trò chi phối việc thực hiện công tác lưu trữ, có trách nhiệm ban hành chính sách, pháp luật để công tác lưu trữ được thực hiện đồng bộ, thống nhất, đảm bảo đạt mục tiêu đặt ra. Các đối tượng còn lại trong xã hội chịu sự chi phối của Nhà nước và có nghĩa vụ tuân thủ các quy định pháp luật của nhà nước trong quá trình thực hiện công tác lưu trữ. Đó là các pháp nhân, thể nhân có sản sinh ra TLLT trong quá trình hoạt động của mình hoặc tham gia cung cấp các dịch vụ về lưu trữ. Mục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ là bảo quản an toàn TLLT và tổ chức khai thác sử dụng có hiệu quả phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau của xã hội. Vì là lĩnh vực hoạt động của xã hội nên công tác này phải được tổ chức và quản lý nhằm đảm bảo sự thống nhất, phát triển, hiệu quả…. Chúng tôi đồng thuận với cách hiểu của tác giả Nguyễn Thị Kim Bình về tổ chức quản lý công tác lưu trữ được trình bày trong luận án Tiến sĩ “Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các Tập đoàn kinh tế Việt Nam” bảo vệ năm 2016. Theo tác giả, tổ chức quản lý công tác lưu trữ là “tổng thể các hoạt động và biện pháp của nhà nước và của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân có tài liệu triển khai thực hiện và áp dụng trên cơ sở khoa học và cơ sở pháp lý nhằm bảo quản an toàn và khai thác có hiệu quả TLLT”.
10 Nội dung quản lý công tác lưu trữ của các cơ quan chức năng là ban hành văn bản quản lý và hướng dẫn công tác lưu trữ; tuyên truyền, phổ biến pháp luật về lưu trữ; chỉ đạo, hướng dẫn triển khai thực hiện công tác lưu trữ; kiểm tra, đánh giá việc thực hiện công tác lưu trữ của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý của mình. Đối với các cơ quan, tổ chức, cá nhân sản sinh ra TLLT trong quá trình hoạt động của mình, tùy thuộc vào loại hình pháp nhân hay thể nhân có thể thực hiện một/một số hoặc các biện pháp sau đây để tổ chức và quản lý TLLT của mình: ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ; triển khai thực hiện nghiệp vụ lưu trữ; kiểm tra, hướng dẫn và đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ. Cùng với việc bảo quản TLLT, công tác lưu trữ còn có nhiệm vụ quan trọng là đáp ứng nhu cầu thông tin cho xã hội và cho người dân. Lưu trữ có vai trò quan trọng như là trung tâm thông tin, đảm bảo việc tiếp cận thông tin quá khứ. Các lưu trữ phối hợp giải quyết nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội của đất nước, điều hành nhà nước hiệu quả cũng như nhận thức quá khứ một cách khoa học. “Lưu trữ - là mức độ tiến bộ của văn minh loài người và là một phần quan trọng của di sản văn hóa thế giới”. Tất nhiên, để bảo quản an toàn và phát huy tối đa giá trị của TLLT, Nhà nước và các cơ quan, tổ chức cần phải làm sao cho công tác lưu trữ có điều kiện phát triển trên cơ sở khoa học và cơ sở pháp luật. Nói cách khác, công tác lưu trữ của cơ quan, doanh nghiệp phải được tổ chức và quản lý tốt nhằm khai thác tối đa giá trị TLLT phục vụ cho nhu cầu hoạt động của bản thân và nhu cầu của xã hội theo quy định của pháp luật. - Doanh nghiệp: Theo Từ điển tiếng Việt với nghĩa là danh từ thì “Doanh nghiệp là đơn vị kinh doanh”, với nghĩa là động từ doanh nghiệp được hiểu là “Làm các công việc kinh doanh”[24, 333]. Để phù hợp với đối tượng nghiên cứu của đề tài thì ta hiểu doanh nghiệp với nghĩa là danh từ với nghĩa này theo Luật Doanh nghiệp ban hành năm 2014 thì “Doanh nghiệp là tổ chức có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao dịch, được đăng ký thành lập theo quy định của pháp luật nhằm mục đích kinh doanh”[17] . Ở nước ta hiện nay có các loại hình doanh nghiệp sau: Công ty
11 trách nhiệm hữu hạn, doanh nghiệp Nhà nước; công ty cổ phần; công ty hợp danh và doanh nghiệp tư nhân. Trong đó, doanh nghiệp nhà nước là doanh nghiệp do Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ và có cơ cấu tổ chức gồm: Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Giám đốc, Tổng giám đốc công ty, Ban kiểm soát. b) Nội dung tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong doanh nghiệp + Tổ chức bộ phận quản lý công tác lưu trữ: Bộ phận quản lý CTLT là một bộ phận không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức của một cơ quan. Bộ phận quản lý công tác lưu trữ có chức năng giúp lãnh đạo quản lý công tác lưu trữ trong cơ quan bằng việc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể như: Xây dựng những văn bản quy định về CTLT trong cơ quan; quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan; đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ cho cơ quan và hàng năm báo cáo tình hình thực hiện CTLT trong cơ quan, lập kế hoạch thực hiện công tác lưu trữ của cơ quan trong thời gian tới. Ở các doanh nghiệp Nhà nước bộ phận làm công tác lưu trữ thường được tổ chức trong Văn phòng hoặc Phòng Hành chính. + Tuyển dụng và bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ: Cán bộ là nhân tố đóng vai trò quan trọng trong công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan. Trình độ của cán bộ lưu trữ có tác động trực tiếp đến phương pháp, cách thức tổ chức khoa học tài liệu trong kho lưu trữ cơ quan. Cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao sẽ tìm ra phương pháp phân loại và sắp xếp tài liệu của cơ quan một cách khoa học hợp lý, dễ tra tìm. Ngược lại trình độ cán bộ chuyên môn thấp sẽ ảnh hưởng không tốt đến cách phân loại và sắp xếp tài liệu của cơ quan ảnh hưởng đến hiệu quả của công tác khai thác và sử dụng tài liệu. Chính vì vậy, việc tuyển dụng và bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ ở cơ quan là một việc làm cần thiết cần được sự quan tâm trực tiếp sát sao của lãnh đạo văn phòng và lãnh đạo doanh nghiệp. + Ban hành văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ: Một trong những yếu tố làm căn cứ pháp lý cho việc thực hiện nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất về công tác lưu trữ trong toàn doanh nghiệp là hệ thống văn bản quy pham pháp luật của ngành lưu trữ. Hiện nay, nhà nước ta đã xây dựng và ban hành một hệ thống văn bản quy phạm pháp luật tương đối đầy đủ về công tác lưu
12 trữ. Đối với các doanh nghiệp Nhà nước ngoài việc tuân theo những quy định của những văn bản trên cần phải thực hiện những quy định cụ thể của cơ quan ban hành hoặc ban hành những quy chế quy định một số điều cụ thể về quản lý công tác lưu trữ, việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và trách nhiệm của nhân viên lưu trữ đối với công tác lưu trữ. + Công tác kiểm tra và cải tiến trong công tác lưu trữ: Công tác kiểm tra trong ngành lưu trữ do lãnh đạo Văn phòng hoặc lành đạo doanh nghiệp Nhà nước đảm nhận dựa theo những quy định của pháp luật về công tác lưu trữ. Hàng năm, tiến hành kiểm tra công tác lưu trữ tại doanh nghiệp mình và việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật tại lưu trữ. đưa ra những kết luận, đánh giá về kết quả đạt được của từng đơn vị, cá nhân từ đó xây dựng cơ chế khen thưởng và kỷ luật khách quan, công bằng. [5] 1.1.2. Nguyên tắc, yêu cầu quản lý công tác lưu trữ a) Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ Theo quan niệm trên thì: Công tác lưu trữ là lĩnh vực hoạt động của xã hội bao gồm những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan đến hoạt động của các cơ quan quản lý lưu trữ, đến việc tổ chức lưu trữ tài liệu nhằm bảo vệ và phát huy tối đa giá trị TLLT của các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Như vậy, công tác lưu trữ là sự nghiệp chính trị thể hiện ở chính bản thân nó làm nhiệm vụ bảo quản và tổ chức sử dụng các tài liệu có ý nghĩa chính trị, phục vụ trước hết cho lợi ích của Nhà nước, của giai cấp, của Đảng cầm quyền nên việc quản lý công tác lưu trữ cần tuân thủ chặt chẽ những nguyên tắc nhất định. Ở nước ta, công tác lưu trữ được quản lý theo nguyên tắc tập trung thống nhất. Nguyên tắc này thể hiện cụ thể ở Điều 3, Luật Lưu trữ năm 2011: - Thứ nhất, Nhà nước thống nhất quản lý tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam. Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước Việt Nam, không phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, chế độ chính trị - xã hội, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin bao gồm: Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
13 Nhà nước quản lý tập trung thống nhất phông lưu trữ quốc gia Việt Nam không có nghĩa là tập trung bảo quản ở một nơi mà là: Tập trung toàn bộ tài liệu phông lưu trữ Đảng cộng sản Việt nam vào bảo quản trong mạng lưới kho lưu trữ cấp uỷ Đảng từ Trung ương đến huyện, quận, thị và đặt dưới sự quản lý thống nhất của Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng; Tập trung toàn bộ tài liệu phông lưu trữ quốc gia vào bảo quản trong mạng lưới các trung tâm lưu trữ, các phòng, kho lưu trữ từ TW đến địa phương và đặt dưới sự quản lý thống nhất của Cục Lưu trữ và bảo quản trong mạng lưới, hệ thống các trung tâm, các kho lưu trữ từ trung ương đến địa phương. Tập trung thống nhất quản lý công tác lưu trữ còn thể hiện ở chỗ, Chính phủ thống nhất quản lý pháp chế, chế độ chính sách và nghiệp vụ công tác lưu trữ. - Thứ hai, hoạt động lưu trữ được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật. Nghĩa là, trước hết các khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ như: Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ phải được thực hiện thống nhất ở tất cả các cấp, các ngành từ trung ương đến địa phương. Quản lý việc chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ được thực hiện thống nhất từ trung ương đến địa phương với sự phân cấp ở các cơ quan Đảng do Cục Lưu trữ Văn phòng TW Đảng còn ở các cơ quan Nhà nước do Cục Lưu trữ Nhà nước tiến hành. - Thứ ba, tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam được Nhà nước thống kê. Nghĩa là, toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước Việt Nam, không phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, chế độ chính trị - xã hội, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin bao gồm: Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam do Nhà nước thống kê và được bảo quản theo phân cấp theo đúng quy đinh của Luật lưu trữ năm 2011. b) Yêu cầu quản lý công tác lưu trữ Để quản lý công tác lưu trữ có hiệu quả cao, phù hợp với yêu cầu, nhiệm vụ công tác lưu trữ hiện nay cần tuân thủ tốt các yêu cầu sau: - Tuân thủ đúng nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ. Điều này có nghĩa là toàn bộ hoạt động tổ chức quản lý công tác lưu trữ ở tất cả các cấp, các ngành từ