Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Hoàn thiện việc kiểm soát chi phí tại Công ty trách nhiệm hữu hạn Đồng Tâm

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:101

Thêm vào BST

Báo xấu

12
lượt xem 4
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là hệ thống hóa cơ sở lý luận về chi phí và kiểm soát chi phí, cơ sở để đánh giá hiệu quả hoạt động và trách nhiệm quản lý của các nhà quản lý, lý luận về chi phí chất lượng và kiểm soát chi phí chất lượng. Mời các bạn tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Hoàn thiện việc kiểm soát chi phí tại Công ty trách nhiệm hữu hạn Đồng Tâm

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ Tp.HCM ---------- HUỲNH THỊ THÚY PHƯỢNG HOÀN THIỆN VIỆC KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN ĐỒNG TÂM LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ TP.Hồ Chí Minh – Năm 2013
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ Tp - HCM ---------- HUỲNH THỊ THÚY PHƯỢNG HOÀN THIỆN VIỆC KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN ĐỒNG TÂM Chuyên ngành : KẾ TOÁN Mã số : 60340301 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. ĐOÀN NGỌC QUẾ TP. HỒ CHÍ MINH – Năm 2013
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan: Luận văn “Hoàn thiện việc kiểm soát chi phí tại công ty trách nhiệm hữu hạn Đồng Tâm” là công trình nghiên cứu của riêng tôi, các số liệu trong luận văn được sử dụng trung thực. Kết quả nghiên cứu trong luận văn này chưa được công bố tại bất kỳ công trình nào. Nội dung của luận văn có tham khảo và sử dụng các tài liệu, thông tin được đăng tải trên các tác phẩm, tạp trí và trang web theo danh mục tài liệu luận văn. Trong quá trình tiến hành và hoàn thiện luận văn, tôi xin chân thành gởi lời cảm ơn đến TS. Đoàn Ngọc Quế đã tận tình hướng dẫn cho tôi từ những bước đi ban đầu và tạo mọi điều kiện để cho tôi hoàn thiện luận văn. Những chỉ bảo của thầy như là một hành trang quý báu trên con đường học tập của tôi sau này.
MỤC LỤC Mục lục Danh mục các ký hiệu Danh mục các bảng Danh mục các sơ đồ Lời mở đầu ............................................................................................................... 1 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ TRONG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ................................................................................................................ 4 1.1. Kiểm soát và kiểm soát chi phí ........................................................................... 4 1.2. Mục tiêu và vai trò của kiểm soát chi phí ............................................................ 4 1.2.1. Mục tiêu kiểm soát chi phí.......................................................................... 4 1.2.2. Vai trò của kiểm soát chi phí trong kế toán quản trị .................................... 5 1.3. Phân loại chi phí phục vụ cho việc kiểm soát chi phí .......................................... 6 1.3.1. Phân loại chi phí theo chức năng hoạt động ................................................ 6 1.3.2. Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí ........................................... 7 1.3.3. Phân loại chi phí theo chi phí kiểm soát được và không kiểm soát được ..... 8 1.3.4. Phân loại chi phí chất lượng ....................................................................... 8 1.4. Nội dung kiểm soát chi phí ................................................................................. 9 1.4.1. Kiểm soát chi phí phục vụ cho việc kiểm soát hiệu quả hoạt động ............. 9 1.4.1.1. Xây dựng định mức chi phí .............................................................. 10 1.4.1.2. Xây dựng dự toán chi phí ................................................................. 13 1.4.1.3. Sử dụng kỹ thuật phân tích chênh lệch để kiểm soát chi phí ............. 16 1.4.1.4. Báo cáo kiểm soát chi phí................................................................. 19 1.4.2. Kiểm soát chi phí để đánh giá trách nhiệm quản lý ................................... 20 1.4.3. Kiểm soát chi phí chất lượng .................................................................... 22 Kết luận chương 1 ................................................................................................... 30 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TNHH ĐỒNG TÂM ........................................................................................................... 31 2.1. Tổng quan về công ty TNHH Đồng Tâm .......................................................... 31 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty ............................................. 31 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty ............................................................. 32 2.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty .......................................................... 33 2.1.4. Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Đồng Tâm ........................... 35
2.1.5. Tình hình hoạt động của công ty và phương hướng phát triển................... 36 2.2. Thực trạng tổ chức kiểm soát chi phí tại công ty TNHH Đồng Tâm.................. 37 2.2.1. Phân loại chi phí phục vụ cho việc kiểm soát chi phí tại công ty ............... 37 2.2.1.1. Phân loại chi phí theo chức năng hoạt động ...................................... 37 2.2.1.2. Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí ................................. 39 2.2.1.3. Phân loại chi phí theo chi phí kiểm soát được và không kiểm soát được ............................................................................................................. 39 1.2.1.4. Phân loại chi phí chất lượng ............................................................. 40 2.2.2. Xây dựng dự toán chi phí tại công ty ........................................................ 40 2.2.2.1. Xây dựng định mức chi phí tại công ty ............................................. 40 2.2.2.2. Xây dựng dự toán chi phí tại công ty ................................................ 40 2.2.3. Kiểm soát chi phí tại công ty .................................................................... 41 2.2.4. Kiểm soát chi phí chất lượng tại công ty ................................................... 42 2.3. Đánh giá thực trạng kiểm soát chi phí tại công ty TNHH Đồng Tâm ................ 43 Kết luận chương 2......................................................................................... 47 CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN VIỆC KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TNHH ĐỒNG TÂM ........................................................................................................... 48 3.1. Mục tiêu hoàn thiện việc kiểm soát chi phí tại công ty TNHH Đồng Tâm......... 48 3.2. Các quan điểm tổ chức kiểm soát chi phí tại công ty TNHH Đồng Tâm ........... 48 3.3. Giải pháp hoàn thiện việc kiểm soát chi phí tại công ty TNHH Đồng Tâm ....... 49 3.3.1. Kiểm soát chi phí phục vụ cho việc kiểm soát hiệu quả hoạt động ............ 49 3.3.2. Kiểm soát chi phí để đánh giá trách nhiệm quản lý ................................... 61 3.3.3. Kiểm soát chi phí chất lượng .................................................................... 66 Kết luận chương 3......................................................................................... 72 Kết luận chung.............................................................................................. 73 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC
DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU BHXH: bảo hiểm xã hội BHYT: bảo hiểm y tế BHTN: bảo hiểm thất nghiệp BH và QLDN: bán hàng và quản lý doanh nghiệp CBCNV: cán bộ công nhân viên KPCĐ: kinh phí công đoàn HC-NS: hành chính nhân sự NCTT: nhân công trực tiếp NVLTT: nguyên vật liệu trực tiếp SXC: sản xuất chung TSCĐ: tài sản cố định
DANH MỤC CÁC BẢNG TT Ký hiệu Nội dung Trang 1 Bảng 1.1 Bảng báo cáo thành quả quản lý chi phí 21 2 Bảng 1.2 Bảng các cấp độ trong 6 sigma 28 3 Bảng 1.3 Bảng báo cáo kiểm soát chi phí chất lượng 29 Báo cáo thực hiện chi phí chất lượng trong năm 2012 tại 4 Bảng 2.1 45 công ty TNHH Đồng Tâm Bảng tính tỷ lệ từng loại chi phí chất lượng trên tổng chi 5 Bảng 2.2 45 phí chất lượng Bảng thống kê sản phẩm hỏng của công ty TNHH Đồng 6 Bảng 2.3 45 Tâm trong năm 2012 Bảng phân tích biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 7 Bảng 3.1 52 trong tháng 11/2012 Bảng phân tích chênh lệch lượng của chi phí nguyên vật 8 Bảng 3.2 liệu trực tiếp của nhóm ngói lợp sealer trong tháng 53 11/2012 Bảng phân tích chênh lệch giá của chi phí nguyên vật liệu 9 Bảng 3.3 54 trực tiếp của nhóm ngói lợp sealer trong tháng 11/2012 Bảng phân tích biến động chi phí nhân công trực tiếp của 10 Bảng 3.4 nhóm ngói lợp sealer tháng 11/2012 tại công ty TNHH 56 Đồng Tâm Bảng báo cáo thành quả quản lý chi phí tại phân xưởng 11 Bảng 3.5 63 ngói tháng 11 năm 2012 Bảng báo cáo thành quả quản lý chi phí tại phòng hành 12 Bảng 3.6 65 chính – nhân sự tháng 11 năm 2012 Bảng báo cáo kiểm soát chi phí chất lượng năm 2011- 13 Bảng 3.7 68 2012 14 Bảng 3.8 Bảng báo cáo số lượng sản phẩm hỏng năm 2011-2012 69
DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ TT Ký hiệu Nội dung Trang Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Công ty 1 Sơ đồ 2.1 33 TNHH Đồng Tâm Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Công ty TNHH 2 Sơ đồ 2.2 35 Đồng Tâm Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức chứng từ 3 Sơ đồ 2.3 36 ghi sổ Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý hoạt 4 Sơ đồ 3.1 động sản xuất kinh doanh tại Công ty TNHH 62 Đồng Tâm
1 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Sự cần thiết của đề tài Việt Nam đang trong quá trình hội nhập và phát triển, các loại hình doanh nghiệp đang cạnh tranh và phát triển trên thị trường. Do vậy để đảm bảo cho các doanh nghiệp tăng trưởng và phát triển bền vững, các nhà quản trị kinh doanh luôn tìm mọi biện pháp tiết kiệm chi phí tối đa hóa lợi nhuận. Chính điều này đã khẳng định vị trí, vai trò của thông tin kế toán quản trị trong các doanh nghiệp ngày được nâng cao. Thông tin kế toán quản trị trở thành một công cụ quan trọng cho các nhà quản trị kinh doanh tiết kiệm chi phí, đưa ra các quyết định đầu tư, chọn phương án tối ưu để kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp. Giai đoạn hội nhập với kinh tế thế giới hiện nay đã mang đến cho các doanh nghiệp những cơ hội mới để phát triển nhưng đồng thời cũng chứa đựng nhiều thách thức với sự ra đời và gia tăng quy mô hoạt động của các đối thủ cạnh tranh trong ngành đòi hỏi các doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc áp dụng công nghệ kỹ thuật tiên tiến, đa dạng hóa sản phẩm, nâng cao chất lượng sản phẩm…mà còn phải sử dụng các phương pháp để kiểm soát tốt chi phí nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của mình. Do đó, chi phí trong doanh nghiệp mang ý nghĩa quyết định cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, nếu không có sự kiểm soát dễ gây thất thoát và đẩy doanh nghiệp đến bên bờ phá sản. Nếu không kiểm soát được hết chi phí, thì không thể nào nhận biết được tình hình thực hiện các kế hoạch kinh doanh cũng như thực trạng hoạt động của công ty. Do đó, kiểm soát chi phí là vấn đề quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Qua thực tế tìm hiểu hoạt động tại công ty TNHH Đồng Tâm, vấn đề kiểm soát chi phí còn một số hạn chế nhất định. Việc kiểm soát tốt chi phí tại công ty sẽ giúp công ty kiểm soát hiệu quả hoạt động của mình, đồng thời thông qua kiểm soát chi phí công ty cũng đánh giá trách nhiệm quản lý của nhà quản trị. Kiểm soát chi phí giúp doanh nghiệp giảm chi phí nhưng cũng phải gắn liền nâng cao chất lượng, kiểm soát chi phí chất lượng giúp công ty nâng cao năng lực cạnh tranh nhờ đó tạo
2 dựng cho công ty uy tín và hình ảnh trên thương trường. Đây là lý do chính tác giả chọn đề tài: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí tại công ty TNHH Đồng Tâm”. 2. Các công trình nghiên cứu có liên quan đã được công bố trong nước - Hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty TNHH Global Café – luận văn thạc sĩ/ Vũ Long Phụng; người hướng dẫn: Lê Đình Trực – TP.Hồ Chí Minh, Đại học Kinh Tế TP.HCM, 2010. Mục tiêu của đề tài này, tác giả nghiên cứu hệ thống định mức chi phí và phân tích chênh lệch chi phí nhằm kiểm soát hoạt động tại công ty TNHH Global Café. - Hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí tại công ty TNHH 1TV Tín Nghĩa – luận văn thạc sĩ/ Phùng Thế Vinh, người hướng dẫn: Phạm Thị Phụng – TP.Hồ Chí Minh, Đại học Kinh Tế TP.HCM, 2009. Mục tiêu của đề tài này, tác giả nghiên cứu hệ thống định mức chi phí và sử dụng công cụ phân tích chênh lệch chi phí nhằm kiểm soát chi phí tại công ty. - Hoàn thiện hệ thống kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty giày Thượng Đình – luận văn thạc sĩ/ Lê Thị Thu Hiền, người hướng dẫn: TS. Nguyễn Mạnh Toàn, Đại học Đà Nẵng, 2010, Mục tiêu của đề tài này, tác giả hoàn thiện hệ thống định mức chi phí, thủ tục kiểm soát chi phí và sử dụng công cụ phân tích chênh lệch chi phí nhằm kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty. Ngoài việc sử dụng kỹ thuật phân tích chênh lệch để kiểm soát hiệu quả hoạt động và đánh giá trách nhiệm quản lý tại công ty TNHH Đồng Tâm thì đề tài còn tiến hành đề cập đến vấn đề kiểm soát chi phí chất lượng để tăng chất lượng sản phẩm sản xuất từ đó góp phần làm giảm chi phí, nâng cao năng lực cạnh tranh tại công ty TNHH Đồng Tâm. 3. Mục tiêu nghiên cứu - Hệ thống hóa cơ sở lý luận về chi phí và kiểm soát chi phí, cơ sở để đánh giá hiệu quả hoạt động và trách nhiệm quản lý của các nhà quản lý, lý luận về chi phí chất lượng và kiểm soát chi phí chất lượng. - Phân tích thực trạng kiểm soát chi phí để đánh giá hiệu quả hoạt động và trách nhiệm quản lý tại công ty, thực trạng kiểm soát chi phí chất lượng tại công ty
3 TNHH Đồng Tâm. - Đưa ra những giải pháp hoàn thiện kiểm soát chi phí tại công ty TNHH Đồng Tâm; bao gồm các giải pháp hoàn thiện hệ thống định mức, và các công cụ kiểm soát chi phí nhằm phục vụ cho kiểm soát hiệu quả hoạt động, đánh giá trách nhiệm quản lý và kiểm soát chi phí chất lượng. 4. Phạm vi nghiên cứu: Phạm vi nghiên cứu của đề tài chỉ tập trung nghiên cứu việc kiểm soát chi phí để phục vụ kiểm soát hiệu quả hoạt động, kiểm soát chi phí để đánh giá trách nhiệm quản lý và kiểm soát chi phí chất lượng tại công ty TNHH Đồng Tâm. Thời gian nghiên cứu: Để đảm bảo tính khả thi của đề tài tác giả chọn thời gian để kiểm soát chi phí để phục vụ kiểm soát kết quả hoạt động và đánh giá trách nhiệm quản lý là tháng 11/2012 và thời gian để kiểm soát chi phí chất lượng là năm 2011và năm 2012. 5. Phương pháp nghiên cứu: Tác giả đã sử dụng phương pháp thống kê mô tả trong quá trình thực hiện việc nghiên cứu nhằm đạt được mục tiêu nghiên cứu của luận văn. Thông qua việc thu thập các dữ liệu liên quan đến lý thuyết về kiểm soát chi phí trong kế toán quản trị và thực trạng về kiểm soát chi phí tại công ty trách nhiệm hữu hạn Đồng Tâm, tác giả đã tiến hành phân tích, trình bày và giải thích các nội dung có liên quan đến mục tiêu nghiên cứu để làm sáng tỏ các vấn đề về lý thuyết kiểm soát chi phí, tình hình kiểm soát chi phí tại công ty và các giải pháp hoàn thiện việc kiểm soát chi phí tại công ty. 6. Kết cấu luận văn: Luận văn được thực hiện gồm 73 trang, 14 bảng, 4 sơ đồ, 23 phụ lục. Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn được chia thành 3 chương cụ thể như sau: Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát chi phí trong kế toán quản trị Chương 2: Thực trạng kiểm soát chi phí tại Công ty TNHH Đồng Tâm Chương 2: Hoàn thiện việc kiểm soát chi phí tại Công ty TNHH Đồng Tâm
4 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ TRONG KẾ TOÁN QUẢN TRỊ 1.1. Kiểm soát và kiểm soát chi phí Kiểm soát là việc thiết lập các kế hoạch và xây dựng các mục tiêu có liên quan, từ đó thiết lập nên những hành động cụ thể để đạt được mục tiêu đã đề ra. Đồng thời trong quá trình thực hiện các mục tiêu cần phải đưa ra các biện pháp và hành động phụ trợ để đạt được các mục tiêu tốt hơn. Có thể nói kiểm soát là một chức năng của quản lý. Kiểm soát chi phí là một chức năng quản lý có ý thức và rất quan trọng trong quá trình quản lý của doanh nghiệp. Đó là sự tác động của chủ thể quản lý nhằm nhận biết, hiểu biết các nội dung chi phí nhằm sử dụng hiệu quả nhất các khoản chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra. Để làm tốt chức năng này nhà quản lý cần trả lời các câu hỏi: Doanh nghiệp có những khoản mục chi phí nào? tiêu chuẩn, định mức chi phí là bao nhiêu? chi phí nào chưa hợp lý? Nguyên nhân vì sao? biện pháp giải quyết? Để tiến hành kiểm soát chi phí các nhà quản lý doanh nghiệp cần phải đưa ra các tiêu chuẩn, nội dung và mục tiêu kiểm soát chi phí. Từ đó xây dựng hệ thống kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp với những hình thức kiểm soát thích hợp, cùng chi phí kiểm soát, phương tiện công cụ được sử dụng cho hoạt động kiểm soát này và cuối cùng đi tới các giải pháp điều chỉnh. 1.2. Mục tiêu và vai trò của kiểm soát chi phí 1.2.1. Mục tiêu kiểm soát chi phí Khi bắt tay vào xây dựng các chiến lược sản xuất kinh doanh có một điều vô cùng quan trọng mà không một công ty nào được phép bỏ qua là phải tính đến việc các chi phí sẽ được quản lý và sử dụng như thế nào, các đồng vốn bỏ ra hiệu quả đến đâu, có đem lại lợi nhuận và hiệu quả như mong muốn ban đầu hay không? Có thể nói, kiểm soát chi phí là một yếu tố thiết yếu trong đầu tư và kinh doanh. Nếu không có kiểm soát chi phí, thì không thể nào nhận biết được tình hình thực tế của những dự án đầu tư, các kế hoạch kinh doanh cũng như thực trạng hoạt động của
5 công ty. Nhận biết được chi phí và các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí, chúng ta có thể kiểm soát được chi phí theo định mức đã đề ra từ đó hạ chi phí, hạ giá thành để tăng lợi thế cạnh tranh trong thị trường và cuối cùng để nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. 1.2.2. Vai trò của kiểm soát chi phí Kiểm soát chi phí là một hoạt động quan trọng trong doanh nghiệp. Các nhà quản lý luôn quan tâm đến chi phí, bởi chi phí ảnh hưởng nhiều đến lợi nhuận của doanh nghiệp, và tất cả các doanh nghiệp hoạt động đều hướng đến mục tiêu lợi nhuận, làm sao để có được nhiều lợi nhuận nhất mà chỉ bỏ ra ít chi phí hơn. Do đó, cắt giảm chi phí bằng hoạt động kiểm soát chi phí của doanh nghiệp có vai trò rất quan trọng trong quản lý chi phí. Trong kiểm soát chi phí, nhà quản lý có thể chủ động cắt giảm những khoản chi phí mà doanh nghiệp có thể giảm, sử dụng chi phí có hiệu quả hơn. Việc giảm chi phí sẽ làm giảm giá thành, đó là lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường. Thông qua kiểm soát chi phí còn có thể đánh giá trách nhiệm quản lý các cấp trên cơ sở kiểm soát những chi phí mà nhà quản lý cấp đó có quyền ra quyết định tăng hay giảm, nói cách khác có thể kiểm soát được. Kiểm soát chi phí giúp theo dõi và đánh giá công việc của mỗi nhà quản lý trong tổ chức, giúp các nhà quản lý nhận diện được những vấn đề mà mình còn chưa kiểm soát tốt và đưa ra biện pháp giải quyết sao cho hiệu quả kinh doanh là tốt nhất và phù hợp với mục tiêu chung của tổ chức. Kiểm soát chi phí giúp giảm thiểu chi phí phát sinh nhưng việc giảm chi phí đó phải gắn liền với việc chất lượng được đảm bảo vì chất lượng có ý nghĩa quan trọng để giành lợi thế cạnh tranh. Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế, cạnh tranh giữa các sản phẩm và dịch vụ trên thị trường diễn ra ngày càng khốc liệt, chất lượng trở thành vũ khí then chốt, hữu hiệu đảm bảo sự thành công của doanh nghiệp khi cạnh tranh trên thị trường. Do đó, doanh nghiệp tiến hành kiểm soát chi phí, giảm chi phí nhưng vẫn phải đảm bảo chất lượng. Những chi phí bỏ ra để có được chất lượng đó (chi phí chất lượng) phải được quản lý một cách hiệu quả vì khả năng cạnh tranh tốt không chỉ ở chất lượng mà còn phải có sự cân bằng với chi phí chất lượng.
6 1.3. Phân loại chi phí phục vụ cho việc kiểm soát chi phí Đối với kế toán quản trị, chi phí có thể là những phí tổn thực tế phát sinh gắn liền với hoạt động sản xuất kinh doanh hằng ngày của doanh nghiệp, cũng có thể là những phí tổn ước tính để thực hiện một dự án. Do đó, việc phân loại chi phí theo nhiều tiêu thức khác nhau nhằm đáp ứng mục tiêu quản lý khác nhau là một yêu cầu cần thiết. 1.3.1. Phân loại chi phí theo chức năng hoạt động Để trợ giúp các nhà quản lý trong việc vạch kế hoạch và kiểm soát chi phí, các nhân viên kế toán quản trị phân loại chi phí theo chức năng hoạt động của tổ chức. Theo đó, chi phí có thể được phân loại thành chi phí sản xuất (manafacturing costs) và chi phí ngoài sản xuất (non-manufacturing costs). Chi phí sản xuất được chia thành ba khoản mục: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung. Chi phí ngoài sản xuất bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Cách phân loại này phục vụ cho việc kiểm soát chi phí để đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. 1.3.1.1. Chi phí sản xuất: a. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là chi phí nguyên vật liệu sử dụng trực tiếp vào quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm như sắt, thép, gỗ, sợi…hoặc liên quan trực tiếp đến quá trình cung cấp dịch vụ như nhiên liệu sử dụng trong dịch vụ vận tải,… b. Chi phí nhân công trực tiếp Chi phí nhân công trực tiếp là chi phí về sử dụng lao động trực tiếp sản xuất sản phẩm. Chi phí nhân công trực tiếp bao gồm tiền lương phải trả cho lao động trực tiếp và các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và kinh phí công đoàn trên tiền lương phải trả lao động trực tiếp. c. Chi phí sản xuất chung Chi phí sản xuất chung là chi phí phát sinh trong phạm vi phân xưởng để phục vụ và quản lý hoạt động sản xuất. Nói cách khác, đây là chi phí phát sinh trong
7 quá trình sản xuất sản phẩm nhưng không liên quan trực tiếp (không phải là chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp) mà liên quan gián tiếp 1.3.1.2. Chi phí ngoài sản xuất a. Chi phí bán hàng Chi phí bán hàng là những chi phí phát sinh cần thiết để đảm bảo cho việc thực hiện các đơn đặt hàng, giao hàng cho khách hàng. b. Chi phí quản lý doanh nghiệp Chi phí quản lý doanh nghiệp là toàn bộ những chi phí chi ra cho việc tổ chức và quản lý chung trong toàn doanh nghiệp. 1.3.2. Phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí Cách phân loại này chỉ ra chi phí gắn liền với mức độ hoạt động như thế nào. Dựa trên cách ứng xử của chi phí đối với sự thay đổi của mức độ hoạt động có thể chia toàn bộ chi phí thành ba loại: biến phí, định phí và chi phí hỗn hợp. Việc phân loại chi phí sản xuất kinh doanh theo phương pháp này, cho ta thấy mối quan hệ giữa chi phí và sản lượng sản xuất sản phẩm, giúp cho các nhà quản lý tìm ra các biện pháp quản lý thích hợp với từng loại chi phí để hạ thấp giá thành sản phẩm, giúp doanh nghiệp xác định được sản lượng sản xuất, hoặc doanh thu để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, tăng cường công tác kiểm soát chi phí và phân tích thông tin chi phí để đưa ra quyết định quản trị doanh nghiệp. 1.3.2.1. Biến phí Biến phí là những chi phí mà giá trị của nó sẽ tăng, giảm theo sự tăng, giảm của mức độ hoạt động. Biến phí một đơn vị sản phẩm là một hằng số, không thay đổi khi mức độ hoạt động thay đổi. 1.3.2.2. Định phí Định phí là những chi phí mà tổng số của nó không thay đổi hoặc có thay đổi nhưng không đáng kể khi mức độ hoạt động thay đổi. Định phí một đơn vị sản phẩm thay đổi tỷ lệ nghịch theo sự thay đổi của mức độ hoạt động. 1.3.2.3. Chi phí hỗn hợp
8 Chi phí hỗn hợp là chi phí bao gồm cả biến phí và định phí. Ở mức độ hoạt động căn bản, chi phí hỗn hợp thường thể hiện các đặc điểm của định phí, ở mức độ hoạt động vượt quá mức căn bản nó thể hiện các đặc điểm của biến phí. 1.3.3. Phân loại chi phí theo chi phí kiểm soát được và không kiểm soát được Đây là một phương pháp phân loại chi phí có thể hữu ích trong việc kiểm soát chi phí. Nếu một nhà quản lý có thể quyết định về một loại chi phí, thì chi phí ấy được gọi là chi phí kiểm soát được bởi nhà quản lý đó. Ngược lại, chi phí mà nhà quản lý không có quyền ra quyết định hoặc gây ảnh hưởng lớn lên nó thì được phân loại là chi phí không kiểm soát được (Hilton, 1991). Cách phân loại này rất có ý nghĩa trong kiểm soát chi phí, nó giúp nhà quản lý biết được những chi phí nào mình kiểm soát được để đề ra các biện pháp kiểm soát thích hợp và bỏ qua những chi phí không thuộc phạm vi kiểm soát của mình. Đồng thời giúp doanh nghiệp đánh giá được trách nhiệm quản lý của nhà quản trị các cấp thông qua việc phân tích chênh lệch chi phí kiểm soát được thực tế so với dự toán. 1.3.4. Phân loại chi phí chất lượng “Chi phí chất lượng là toàn bộ chi phí nảy sinh để tin chắc và đảm bảo chất lượng thỏa mãn cũng như những thiệt hại nảy sinh khi chất lượng không thỏa mãn” (Theo TCVN 5814:1994). Trong những năm qua, các tổ chức đã phát triển nhiều phương pháp để theo dõi và kiểm soát chi phí về chất lượng. “Bốn loại chi phí chất lượng được thừa nhận phổ biến nhất: - Chi phí phòng ngừa: là những chi phí ngăn chặn những vấn đề về chất lượng bao gồm chi phí cải tiến thiết kế để giảm kém chất lượng, chi phí đào tạo công nhân và chi phí đào tạo nhà cung cấp. - Chi phí tìm ra những vấn đề về chất lượng gồm chi phí của các thiết bị và nhân viên thực hiện kiểm tra chất lượng trong quá trình sản xuất. - Chi phí sửa chữa những vấn đề về chất lượng khi sản phẩm vẫn còn trong tay nhà sản xuất bao gồm các chi phí nhân viên , máy móc, nguyên vật liệu để sửa
9 chữa sản phẩm, cả các chi phí chi ra và chi phí cơ hội, để sản phẩm có thể bán được. - Chi phí sửa chữa những vấn đề về chất lượng khi sản phẩm đã bán, bao gồm chi phí bảo hành, lợi nhuận bị mất đi do hình ảnh của tổ chức bị huỷ hoại do những vấn đề về chất lượng, các chi phí do kiện cáo về chất lượng sản phẩm” (Kaplan and Atkinson, 1998, trang 237). 1.4. Nội dung kiểm soát chi phí 1.4.1. Kiểm soát chi phí phục vụ cho kiểm soát hiệu quả hoạt động Trước khi thực hiện các bước kiểm soát chi phí, các nhà quản lý cần lưu ý rằng việc thực hiện kiểm soát chi phí không phải là công việc của một cá nhân hay nhóm người mà là công việc của tất cả mọi người trong doanh nghiệp. Do đó, để thành công trong vấn đề kiểm soát chi phí, nhiệm vụ quan trọng của các nhà quản lý là xây dựng nhận thức đúng về kiểm soát chi phí cho các nhân viên và kêu gọi sự tham gia, hợp tác trong toàn doanh nghiệp (Nguyễn Thế Lộc, 2009). Chi phí chỉ có thể được kiểm soát khi tuân thủ theo 4 giai đoạn sau: Giai đoạn 1: Xây dựng mục tiêu kiểm soát chi phí: ở giai đoạn này mục tiêu của kiểm soát chi phí là chi phí thực tế phát sinh phải nhỏ hơn hoặc bằng chi phí dự toán. Giai đoạn 2: Xây đựng định mức và lập dự toán chi phí: Định mức cho các khoản chi phí theo những tiêu chuẩn gắn với từng trường hợp cụ thể trên cơ sở phân tích hoạt động của doanh nghiệp, nghiên cứu các dữ liệu trước đây, căn cứ vào diễn biến trên thị trường và chiến lược phát triển của công ty đưa ra một chi phí chuẩn. Căn cứ vào định mức và số lượng sản phẩm sản xuất ra, nhân viên kế toán quản trị lập dự toán chi phí. Đây là giai đoạn quan trọng trong công tác kiểm soát chi phí. Lập dự toán chi phí sản xuất là thước đo thực hiện chi phí trong sản xuất và là công cụ cho việc kiểm soát chi phí sau này. Giai đoạn 3: Đo lường và đánh giá kết quả: Công việc này không chỉ là trách nhiệm của Phòng kế toán, mà còn phải được sự tham gia của các phòng ban khác, để doanh nghiệp chủ động hơn trong xử lý thông tin chi phí. Thu thập các thông tin
10 thực tế về chi phí của quá trình sản xuất. Kết quả của quá trình thực hiện chi phí trong doanh nghiệp được đo lường ghi chép thông qua hình thức kế toán. Sau khi xác định được số liệu thực tế phát sinh trong quá trình sản xuất, tiến hành sử dụng các phương pháp phân tích và đánh giá tình hình kiểm soát chi phí Dựa trên việc thông tin chi phí thực tế và so sánh với định mức đã thiết lập, doanh nghiệp sẽ dễ dàng xác định sự biến động giữa chi phí thực tế và định mức. Giai đoạn 4: Phân tích nguyên nhân và đưa ra biện pháp quản lý: từ việc phân tích biến động chi phí, doanh nghiệp nên tập trung vào các chi phí có biến động lớn để điều tra trước tiên. Khi đã biết được nơi phát sinh chi phí, doanh nghiệp cần xác minh nguyên nhân biến động chi phí là do yếu tố chủ quan hay khách quan, và ai có thể giải quyết việc này. Khi đã xác định nguyên nhân của vấn đề thì doanh nghiệp cần có những thay đổi về chính sách của công ty, quy trình... thì vấn đề mới được giải quyết. 1.4.1.1. Xây dựng định mức chi phí Định mức có ý nghĩa quan trọng trong việc lập kế hoạch và kiểm soát trong một doanh nghiệp. Định mức ảnh hưởng đến quá trình chuẩn bị ngân sách. Định mức được áp dụng cho các chi phí liên quan đến sản xuất và ngoài sản xuất. Nếu không có định mức, các chi phí có thể vượt ra khỏi giới hạn và thời gian cần thiết cho phép (Walther, n.d.). Định mức chi phí là khoản chi được định trước bằng cách lập ra những tiêu chuẩn gắn với từng trường hợp hay từng điều kiện làm việc cụ thể. Định mức chi phí được xem là một thang điểm để đo lường việc thực hiện chi phí trong thực tế sản xuất kinh doanh. Xây dựng định mức chi phí là cơ sở để doanh nghiệp lập dự toán hoạt động vì muốn lập dự toán chi phí nguyên vật liệu phải có định mức nguyên vật liệu, dự toán chi phí nhân công phải có định mức số giờ công. Đồng thời, xây dựng định mức chi phí giúp cho các nhà quản lý kiểm soát hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp vì chi phí định mức là tiêu chuẩn, cơ sở để đánh giá. Góp phần thông tin kịp thời cho các nhà quản lý ra quyết định hàng ngày như định giá bán sản phẩm, chấp
11 nhận hay từ chối một đơn đặt hàng, phân tích khả năng sinh lời. Cuối cùng, gắn liền trách nhiệm của công nhân đối với việc sử dụng nguyên vật liệu sao cho tiết kiệm. Định mức chi phí được xây dựng theo hai tiêu thức cơ bản: định mức lượng và định mức giá. a. Định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp được xây dựng dựa vào định mức lượng nguyên vật liệu tiêu hao và định mức giá của nguyên vật liệu. Sau khi xây dựng định mức về lượng và giá nguyên vật liệu, định mức chi phí NVL trực tiếp được tính theo công thức sau: Định mức về chi phí NVL = Định mức về lượng x Định mức về giá + Định mức lượng nguyên vật liệu tiêu hao là lượng nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất một sản phẩm, có cho phép những hao hụt bình thường. + Định mức giá nguyên vật liệu phản ánh giá của một đơn vị nguyên vật liệu trực tiếp sau khi đã trừ đi mọi khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán. Định mức về giá nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm bao gồm: - Giá mua (trừ đi các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán) - Chi phí thu mua nguyên vật liệu Xây dựng định mức nguyên vật liệu trực tiếp có thể sử dụng phương pháp thống kê kinh nghiệm (Historical Data Analysis), áp dụng cho các doanh nghiệp có quy trình sản xuất ổn định. Để xây dựng định mức về lượng, người ta dựa vào số liệu trong quá khứ, tiến hành phân tích từ đó xây dựng định mức về lượng. Đồng thời, căn cứ vào tình hình thị trường, các quyết định tồn kho để xây dựng định mức về giá. b. Định mức chi phí nhân công trực tiếp Định mức chi phí nhân công trực tiếp cũng được xây dựng bao gồm định mức giá của một giờ lao động trực tiếp và định mức lượng thời gian lao động trực tiếp để sản xuất một đơn vị sản phẩm. Công thức tính: Định mức chi phí NCTT = Định mức lượng x Định mức giá
12 + Định mức giá: là lương trên một giờ lao động trực tiếp bao gồm mức lương căn bản và các khoản phụ cấp lương, BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ của lao động trực tiếp. Nhiều doanh nghiệp xây dựng định mức tiền lương trên một giờ lao động chung cho tất cả người lao động trong một bộ phận. Do đó, định mức giá của một giờ lao động trực tiếp được tính theo công thức sau: Định mức giá = (lương bình quân + các khoản phụ cấp bình quân + lương cấp bậc bình quân) / số giờ lao động trong tháng + Định mức lượng: là thời gian cho phép để hoàn thành một đơn vị sản phẩm. Để xác định thời gian cần thiết cho việc sản xuất một sản phẩm, người ta chia quá trình sản xuất thành các công đoạn, xác định thời gian định mức cho mỗi công đoạn và thời gian định mức cho việc sản xuất một sản phẩm được tính bằng tổng thời gian để thực hiện các công đoạn. Lượng thời gian để sản xuất một sản phẩm = thời gian chuẩn bị + thời gian cần thiết để sản xuất một sản phẩm + thời gian nghĩ ngơi và nhu cầu cá nhân + thời gian ngừng công nghệ. Định mức về lượng có thể được xác định bằng hai cách: - Phương pháp kỹ thuật: chia công việc theo nhiều công đoạn rồi kết hợp với bảng thời gian tiêu chuẩn của những thao tác kỹ thuật để định thời gian chuẩn cho từng công việc. - Phương pháp bấm giờ c. Định mức chi phí sản xuất chung Định mức chi phí sản xuất chung được xây dựng theo biến phí sản xuất chung và định phí sản xuất chung nhằm phục vụ cho việc phân tích biến động chi phí sản xuất chung.  Biến phí sản xuất chung: Định mức biến phí sản xuất chung được xây dựng cho một đơn vị sản phẩm. Định mức biến phí sản xuất chung cũng được xây dựng theo định mức giá và lượng. Định mức giá phản ánh đơn giá biến phí sản xuất chung phân bổ. Định mức lượng